Slide 1
PERENCANAAN, PENJADUALAN, DAN PENGENDALIAN PROYEKCircle
managementORGANIZERACTUATINGcONTROLLINGPLANS Survey
I InvestigasiD DesignC ConstructionO OperationM
MaintenanceFUNGSI PERENCANAANMeningkatkan EfisiensiMeningkatkan
kualitas pelayanan publikMemberikan arahMemberikan alternatif
tindakanMengurangi resikoMenarik komitmentDasar evaluasiDasar
penerapan akuntabilitasTRADITIONAL PLANNINGAntisipasi terhadap
situasi masa depanPemilihan kondisi yang diinginkanPemilihaan
tindakan yang sesuai
STRATEGIC PLANNINGAlat manajemen untuk meningkatkan kinerjaUntuk
mmemastikan setiap edlemen bergerak simultanPenyesuaian arah secara
terus menerusBerorienstasi hasilPERGESERAN PENDEKATANTRADITIONAL
PLANNINGBerorientasi input dan kergiatanTeknokratPerencanaan
linearKaku dalam penerapanBerdasarkan rutinitasPenekanan pada
dokumen perencanaanFokus pada penghargaan dan hukuman
STRATEGIC PLANNINGBerorientasi hasilPartisipatifPerencanaan
iteratifFleksibel Berorientasi perubahanPenekanan pada penerapan
perencanaanFokus pada pembelajaranPERGESERAN PENDEKATANTRADITIONAL
PLANNMengukur pekerjaanPimpinan sebagai penilai pekerjaan
STRATEGIC PLANNINGMengukur manfaat pada masyarakatMasyarakat
sebagai penilai pekerjaanPERGESERAN PENDEKATANTerlalu fokus pada
perencanaan kurang memperhatikan pelaksanaanDisusun berdasarkan
pendekatan Top DoewnKurang memperhatikan perubahan lingkunganKritik
pada traditional planningBagaimana Kondisi ExistingBagaimana
Kondisi Yang DiinginkanStrategi apa yg dikembangkanBagaimana
mengenali perubahanAnalisis lingkungan
strategikImplementasiInstrumen monitoringEvaluasimonitoringDefinisi
perencanaan (Erly Suandy 2001) :Secara umum perencanaan merupakan
proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian
menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi
(program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan
operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan
secara menyeluruh.Fungsi Perencanaansuatu proses pengambilan
keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan
penggunaan sumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang
memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta
perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di
buat.Manfaat aspek perencanaan sebagai berikut:Dengan adanya
perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan
efektif dan efisien.Tujuan dapat dicapai dan dapat dilakukan
koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal
mungkin.Dapat diidentifikasi hambatan dan ancaman yang timbulDapat
dihindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak
terarah dan terkontrol.
Kegunaan Perencanaanterciptanya efesiensi dan efektivitas
pelaksanaan kegiatan perusahaan, dapat melakukan koreksi atas
penyimpangan sedini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan
yang timbul menghindari kegiatan, pertumbuhan dan perubahan yang
tidak terarah dan terkontrol.Dengan Perencanaan akan membuat kita
dapat melihat dengan jelas apakah usaha yang dijalankan nanti
memiliki prospek keberhasilan yang tinggi dan juga harus bisa
menyakinkan orang lain tidak akan merugi bila melakukan
kerjasamaPerencanaan harus didasarkan pada kebutuhan masyarakat
sehingga perencanaan usaha harus berbasis pada kebutuhan
masyarakatAda beberapa alasan menyusun perencanaan usaha, antara
lain :Untuk dipakai sebagai alat pengawasan dan pengendalian
kegiatan usaha sehari-hari Untuk mendapatkan pembiayaan dari
Lembaga Pemberi Pinjaman Untuk mendapatkan dana investasi Untuk
mengatur dengan siapa harus bekerjasama Untuk mendapatkan kontrak
besar Untuk menarik tenaga kerja inti Untuk memotivasi dan fokus
Ada beberapa alasan penting mengapa harus disusun perencanaan,
antara lain :Sebagai alat pengawasan dan pengendalian kegiatan
usaha sehari-hari Denga Perencanaan yang baik akan memudahkan para
pelaksana untuk mengetahui apakah tindakan mereka menyimpang atau
sesuai dengan rencana.Dengan adanya perencanaan maka dapat dipilih
dan ditetapkan kegiatan-kegiatan mana yang diperlukan dan mana yang
tidakDengan adanya perencanaan usaha, maka segala kegiatan dapat
dilakukan secara tertib dan teratur sesuai dengan tahap-tahap yang
semestinya.Untuk mendapatkan pembiayaan dari Lembaga Pemberi
Pinjaman (To obtain the institution financing).Memudahkan kita
untuk mencari bantuan kerjasama dari berbagai pihakMemungkinkan
kita untuk mendapatkan pinjaman melalui pihak-pihak lain yang
potensial yang akan mendukung pemenuhan investasi usaha.3. Untuk
menarik tenaga kerja inti. Perencanaan dapat mengundang orang yang
potensial atau mempunyai keahlian untuk bergabung bekerja sama
dengan anda. Mungkin saja anda memerlukan orang-orang yang
mempunyai kemampuan untuk menduduki posisi kunci dalam perusahaan
anda namun anda harus berhati-hati menerima orang-orang tertentu
yang dapat pula menjerumuskan perusahaan anda yang baru berdiri
Dokumen perencanaanRencana Pembangunan Jangka Panjang, yang
selanjutnya disingkat RPJP, adalah dokumen perencanaan untuk
periode 20 (dua puluh) tahun. RPJP nasional diatur dalam
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007.Rencana Pembangunan Jangka
Menengah, yang selanjutnya disingkat RPJM, adalah dokumen
perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun.Dokumen perencanaanRencana
Pembangunan Jangka Menengah Kementerian/Lembaga, disebut juga
Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra-KL), adalah dokumen
perencanaan kementerian / lembaga untuk periode 5 (lima)
tahun.Rencana Pembangunan Jangka Menengah Satuan Kerja Perangkat
Daerah, disebut juga Renstra-SKPD, adalah dokumen perencanaan
Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk periode 5 (lima) tahun.Dokumen
perencanaanRencana Pembangunan Tahunan Nasional, disebut juga
Rencana Kerja Pemerintah (RKP), adalah dokumen perencanaan Nasional
untuk periode 1 (satu) tahun.Rencana Pembangunan Tahunan Daerah,
disebut juga Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD), adalah dokumen
perencanaan daerah untuk periode 1 (satu) tahun.Dokumen
perencanaanRencana Pembangunan Tahunan Kementerian/Lembaga, disebut
juga Rencana Kerja Kementerian/Lembaga (Renja-KL), adalah dokumen
perencanaan Kementerian/Lembaga untuk periode 1 (satu)
tahun.Rencana Pembangunan Tahunan Satuan Kerja Perangkat Daerah,
disebut juga Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah
(Renja-SKPD), adalah dokumen perencanaan satuan kerja perangkat
daerah untuk periode 1 (satu) tahun.
UU No 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan UU No. 25
Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan
Daerah.Peran daerah menjadi sangat penting artinya bagi upaya
meningkatkan peran serta dan kesejahteraan masyarakat. Barangkali
itulah proses yang harus dilalui secara bertahap dan
berkesinambungan untuk bisa menghasilkan sesuatu yang lebih baik.
Perencanaan pemb. partisipatif adalah:pola pendekatan yang
melibatkan peran serta masyarakat bukan saja sebagai obyek tetapi
sekaligus sebagai subyek pembangunan (bottom-up approach). Namun
masih banyak kesulitanKarena tingkat pendidikan dan pengalaman
masyarakat yang belum memadaiPerencanaan akan menjadi tidak efektif
dan efesien, bersifat mendua antara idealisme kepakaran seorang
perencana atau mengikuti selera atau kemauan-kemauan, sehingga
berimplikasi pada kualitas perencanaan dalam pencapaian goal
(tujuan) dan objektif (sasaran) yang dituju.Disamping itu komitmen
seluruh pemangku kepentingan (stake holder) yang terlibat sangat
dibutuhkan
Perubahan mendasar semenjak reformasi, amandemen UUD 1945,
demokratisasi yang melahirkan desentralisasi dan otonomi daerah (UU
Nomor 22/1999 dan UU Nomor 25/1999 yang telah diganti dengan UU
Nomor 32/2004 dan UU Nomor 33/2004, UU Nomor 17 tahun 2003 tentang
Keuangan Negara, UU Nomor 23 tahun 2003 tentang Pemilihan Umum
Presiden dan Wakil Presiden, penguatan prinsip-prinsip Good
Governance : transparansi, akuntabilitas, partisipasi, bebas KKN,
pelayanan publik yang lebih baik. Disamping itu dokumen perencanaan
pembangunan nasional juga dipengaruhi oleh desakan gelombang
globalisasi (AFTA, WTO, dsb) dan perubahan peta geopolitik dunia
pasca tragedi 11 September 2001.
UU nomor 25 tentang Sistem Perencanan Pembangunan Nasional.
Intinya dokumen perencanaan pembangunan nasional yang terdiri dari
: Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) dengan periode 20 (dua
puluh) tahun, Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) dengan
periode 5 (lima) tahun, dan Rencana Pembangunan Tahunan yang
disebut dengan Rencana Kerja Pemerintah dan Rencana Kerja
Pemerintah Daerah (RKP dan RKPD) untuk periode 1 (satu) tahun.
Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional mencakup 5 pendekatan
dalam perencanaan,
yaitu:(1)Politik;(2)Teknokratik;(3)Partisipatif;(4)Atas-bawah
(top-down); dan(5)Bawah-atas (bottom-up).Tujuan Perencanaan :1.
Standar pengawasan, 2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya
3. Mengetahaui struktur organisasinya4. Mendapatkan kegiatan yang
sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan5. Memimalkan
kegiatan-kegiatan yang tidak produktif 6. Memberikan gambaran yang
menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan7. Menyerasikan dan memadukan
beberapa subkegiatan8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal
ditemui9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan 10. Menghemat biaya,
tenaga dan waktu
Adapun manfaat dari perencanaan yaituStandar pelaksanaan dan
pengawasanPemilihan sebagai alternatif terbaikPenyusunan skala
prioritas, baik sasaran maupun kegiatanMenghemat pemanfaatan sumber
daya organisasiMembantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan
lingkunganAlat memudahakan dalam berkoordinasi dengan pihak
terkaitAlat meminimalkan pekerjaan yang tidak pas
Prinsip Perencanaan Yang BaikKeadaan sekarangKeberhasilan dan
factor-faktor kritis Kegagalan masa lampauPotensi, tantangan dan
kendala yang ada.Kemampuan merubah kelemahan menjadi kekuatan dan
ancaman menjadi peluang analisis.Mengikut sertakan pihak-pihak
terkait.Prinsip Perencanaan Yang Baik.Memerhatikan komitmen dan
mengkoordinasikan pihak-pihak terkaitMempertimbangkan efektifitas
dan efisiensi, demokratis, transparan, realistis, legalistis dan
praktis.Jika mungkin, menguji cobakan kelayakan perencanaan.
STUDI KELAYAKAN PROYEKBenefit cost analisismenganalisis manfaat
proyek dengan menganalisis aspek-aspek berikut ; lingkungan,
manajemen dan keuangan, ekonomi, sosial, budaya, hukum,teknis,
serta aspek lain yang berhubungan dengan proyek. Detail engineering
design (ded) susunan organisasi proyek, rencana anggaran
biayajadwal , perhitungan dan rancangan teknis, spesifikasi umum
dan teknis, gambar kerja serta kelengkapan administrasi
lainnya.Pada fase ini konsultan melakukan :Melakukan
perhitungan-perhitungan teknis terhadap instalasi proyek yang akan
dibangun lalu dibuat gambar kerja detail.Membuat uraian kegiatan
sesuai langkah-langkah pelaksanaan proyek , beserta organisasi
untuk koordinasi pihak-pihak yang terlibat dalam proyek.
selanjutnya masing-masing paket dibuat spesifikasi teknis mengenai
penggunaan material, peralatan, dan jumlah tenaga kerja .Membuat
perhitungan rencana anggaran biaya proyek (owner estimate),
digunakan sebagai dasar bagi pemilik proyek untuk penyediaan dana
keseluruhan proyek.Bila jumlah anggaran biaya sudah disetujui oleh
pemilik, dilakukan perencanaan jadwal induk proyek, dengan alokasi
waktu dan alokasi sumber daya secara garis besar. Menyiapkan
kelengkapan administrasi dan teknis bentuk dokumen lengkap
perencanaan, selanjutnya disebut Dokumen Kontrak. Langkah
perencanaan tahapan pelaksanaan. :Melakukan kajian terhadap gambar
rencana dan spesifikasi teknis proyek yang ada, bila tidak sesuai
konfirmasi ke konsultan perencana.Melakukan perhitungan yang lebih
teliti terhadap volume pekerjaan, kebutuhan material,peralatan
serta tenaga kerja yang digunakan. Menyusun anggaran biaya
pelaksanaan yang rinci dan disesuaikan dengan alokasi sumber
daya.Langkah perencanaan tahapan pelaksanaan. :Memilih jenis
teknologi dan peralatan yang sesuai dengan kebutuhan
pelaksanaan.Perumusan rincian kegiatan dengan jadwal yang
akurat.Persiapan aspek administrasi , pengadaan serta
pengorganisasian pihak-pihak yang terlibat, penyusunan progran
kerja, perencanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja serta sistem
informasi manajemen.Terima kasih
