Perencanaan Pesan Komunikasi BisnisPerencanaan Pesan Komunikasi Bisnis merupakan suatu langkah strategis

bagai pencapaian faktor penetu tujuan organisasi secara menyeluruh dan

merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-

pesan bisnisyang terencana dengan  baik akan mempermudah pencapaian

tujuan komuniksasi (Hajiji 2005).

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

1.       Fase perencanaan, adanaya pemikiran yang sangat mendasar seperti

masksud/tujuan komunikasi audience yang akan menerima pesan, ide pokok

pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan

digunakan dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi suara juga

perlu diatur, pakah melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting adalah

mensiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat

tercapai.

2.       Fase Komposisi, erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan kata-

kata, kalimat, dan parakraf. Karena dalam penyusunan kata-kata harus

dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan dalam kata-kata

tersebut dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta

melakukan penyusunan mendukung ide pokok, gunakan kata-kata yang

sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si

penerima  pesan.

3.       Revisi, setelah ide yang disusun dituangkan dalam kata-kata, kalimat,

parakraf, perhatikan apa kata-kata itu telah diekspereesikan dengan

benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali, apakah

sesuai dengan yang direncanakan  sebelumnya. Kalau ternyata belum

sesuai perlu dilakukan pengecekan sekaligus Revisi/perbaikan

seperlunya, sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai.

Dalam melakukan perencanaan, maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan

bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus

disamping itu dalam tahap perencanaan, analisis audien yang mencakup

pengembangan profil audience, pemenuhan kebutuhan informasi

audience dan pemenuhan kebutuhan motivational audience perlu dilakukan.

Langkah dalam proses perencanaanpesan-pesan komunikasi bisnis adalah

menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman dari pesan-pesan

yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan diperoleh

arahan tau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan.

Merencanakan pesan-pesan komunikasi bisnis, perlu juga dilakukan

pemilihan saluran komunikasi lisan, atau komunikasi tulisan. Media yang

ingin digunkan, seperti pakah yang digunkan media surat, laporan, media

pidato, atau perentasi harus juga ditentukan.

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

1. Perencanaan

Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan, dan slauran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.

2. Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3. Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat , maupun paragraf perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapaiseefektif mungkin.

B. PENETUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2. Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3. Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

C. ANALISIS AUDIENS

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

a. Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

e. Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

f. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What, Why, When, Where, dan How).

4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

D. PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea).Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangakan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens.

Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kretifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :

1. Brainstorming

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarka pikiran mencari bebrbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih berfariatif, baru dan orisinil.

2. Petunjuk atasan

Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3. Kebiasaan

Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relative sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi lisan Komunikasi tertulis

Anda menginginkan umpan balik segera dari audien.

Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .

Anda tidak memerlukan catatan permanan

Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Anda tidak memerlukan unpan balik segera.

Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

Anda memerlukan catatan permanen.

Anda ingin mencapai audiens yang luas

Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan Media pada saluran

Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

Telpon, voice mail

Radio, televisi, Computer

Pita audio dan video

Teleconference

Video conference

Surat, memo, laporan, proposal

Elektronik mail / email

Telepon (sms)

Computer

Faks

Telegram

Pos biasa dan khusus

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

A. MENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.

Hal-hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis :

1. Bagian awal terlalu panjang ( bertele-tele)

Seringkali pesan pembuka terlalu panjang hingga beberapa paragraf. Bagian awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya.

2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis

Hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang waktu, dan mengaburkan pesan pokok.

3. Informasi penting terlupakan

Informasi penting sering terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide-ide pendukung atau pelengkap.

4. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukan satu kesatuan yang logis.

Butir-butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima.

B. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motifasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantanngan bagi komunikator. Untuk dapat meng organisasi pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3. Ide-ide harus di kelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang penting harus sudah mencakup.

C. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUT LINE

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu anda mendefinisikan dan menggolaongkan ide-ide kemudian anda menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendengar bagi setiap komunikator yang harus di pecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila anda menyusun pesan yang panjang dan koimplek, maka out line sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa dengmikian ? hal ini karena dengan adanya aot line akan membantu anda memvusualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya.

Susunan suatu out line secara garis besar dapat di golongakan kedalam tiga golongan :

a. Mulailah dengan ide

Ide pokok akan membantu anda dalam menetapkan tujuan dab strategiu umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum kedalam dua hal, yaitu : (1) apa yang anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya. (2) alas an yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikarkannya.ide pokok merupakan titik awal untuk membuat out line.

b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesa yang disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c. Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide anda, anda siap untuk memutuskan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menetukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:

a. Pendekatan Langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan Tak Langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audiens cenderung negative atau tidak menyenangkan.

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu:

1. Direct Request

Direct Request atau permintaan langsung adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

2. Pesan Rutin, good news, atau good will

Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerimanya.

3. Bad news

Bad news adalah pesan- pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya, penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat, dan

rasionalisasi pekerja. Pesan seperti itu sebaiknya menggunakan pendekatan tak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak ditempakan dibagian awal.

4. Pesan Persuasif

Pesan Persuasif bertujuan membujuk dan penerima tidak tetarik pada pesan tersebut. Ada kemungikanan penerima akan bereaksi negatif. Oleh karena itu, sebaiknya pesan disususn dengan pendekatan tak langsung.

JUWITA DEPARTEMENT STORE

Kentingan Rt.04 Rw10 Jebres Surakarta-57126

Telepon (0271) 65241

10 januari 2008

Sdr. Ridho Amiruddin

Jln. Slamet Riyadi No. 35

Surakarta 57126

Dengan hormat,

Terima kasih saya sampaikan atas kesediaan bapak menggunakan CD Player merk Tashika yang bapak beli paga tanggal 31 Desember 2007. Merupakan suatu hal yang penting bahwa kami mengatasi problem yang terjadi pada produk yang bapak beli.

Sebagaimana diketahui bahwa semua produk yang dibeli di Juwita Departement Store memperoleh jaminan sampai batas waktu 30 hari setelah tanggal pembelian. Produk yang bapak beli masih dalam batas garansi dari Tashika Corporation. Apabila bapak memerlukan pelayanan purnajual, harap berkirim surat ke :

Sdr. Muhammad Rifal

Tashika Corporation, Bagian Produksi

PO Box 5555, Jakarta 10001

Menurut pengalaman, saya tahu bahwa para teknisi Tashika Corporation selalu mengutamakan kepuasan bagi komsumen.

Tuan Ridho, jalinan kerja sama yang selama ini sangat berharga bagi kami. Oleh karena itu, sebagai bentuk kepedulian kepada pelanggan, kami menyelenggarakan bulan promosi yang menawarkan produk-produk baru dengan diskon hingga 50% pada bulan maret 2008.

Terimakasih atas perhatian Bapak.

Hormat kami

Rizki Nur Hidayanti

Bagian Pelayanan Konsumen

C. MEMFORMULASIKAN PESAN BISNIS

Ketika menyusun naskah pertama kali, hal-hal yang diperhatikan adalah nada dan gaya. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang.

a. Mengendalikan gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komun ikasi tetap terbuka.

Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi bisnis tertulis dikatalkan efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut :

1. Courtesy ( sopan santun )

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati. Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, gender-neutrral ( penggunaan kata tidak membedakan jenis kelamin ), dan permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.

2. Correctness ( tepat/benar)

Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan , format, tanda baca , pengunaan kata, ejaan, dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon ) yangtidak familiar akan membingungkan para audiens.

3. Conciseness ( ringkas )

Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang relevan secra ringkas. Tidak menggunakan kata-kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang tidak perlu.

4. Clarity atau Clearness (jelas)

Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis (coherence ).

5. Concreteness ( tepat )

Tidak menimbulkan kesalahan interprestasi karena disajikan secara spesifik dan tidak biasa.

6. Completeness (lengkap )

Memberikan informasi lerngkapo sesuai kebutuhan dan keinginan penerima. Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian ( misalnya , gagalnya penjualan, rugi waktu, pegembalian barang, dan kehilangan pelanggan potensial ).

b. Mengembangkan Paragraf yang logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik umum. Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan.

Paragraf umumnya terdiri atas 3 unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik, dan unsur peralihan.Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan dikembangkan.

Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat 5 tekhnik yang paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu :

1. Ilustrasi adalah mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh yang dapat memperjelas ide pokok.

2. Perbandingan atau kontras adalah mengembangkan paragraf dengan menguraikan persamaan dan perbedaan.

3. Sebab-akibat adalah mengembangkan paragraf dengan tekhnik sebab-akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu

4. Klasifikasi adalah mengembangkan paragraf dengan memecahkan ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

5. Masalah dan penyelesaian adalah mengembangkan paragraf dengan menyajikan suatu masalah dan kemudian menbahas penyelesaiannya.