PERMISOS, AUTORIZACIONES BUROCRÁTICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

PERMISOS, AUTORIZACIONES BUROCRÁTICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

¿Qué es el protocolo o organizador de eventos?

•El protocolo sencillamente esta creado para que los actos salgan redondos como la única vocal de la que esta palabra se sirve, la “o”.

•El origen de la palabra protocolo procede del origen griego”protokolom” (primera hoja o tapa de un manuscrito importante).

•Y el texto más antiguo que se conoce que pueda relacionarse con un códigoprotocolario es el Código Hammurabi(aprox.1750 a.C.), establecía las normas para la convivencia de los ciudadanos y los esclavos.


FormaciónOrganización de eventos, protocolo oficial, técnicas de organización de actos públicos, el nuevo protocolo de empresa, protocolo internacional y diplomático, medios de comunicación, protocolo en el deporte, protocolo social...

Formación académica universidadPeriodismo, Económicas, Empresariales, Relaciones Públicas, Historia, Diplomacia, Oposiciones a la Administración, Ciencias de la Educación, Profesorado, Ejecutivos, Relaciones Internacionales, Políticas y Sociología.


Como profesión

•Jefe de Protocolo y Ceremonial en instituciones públicas y privadas•Director de Relaciones Institucionales•Director de Gabinete•Director de Comunicación•Técnico en Protocolo en un departamento de protocolo•Relaciones Públicas en la Hostelería y en la empresa en general•Consultor asesor de protocolo y organización de actos•Empresas de organización de Congresos y eventos•Profesor de Protocolo y educación social en la enseñanza básica y obligatoria•Profesor de Protocolo para escuelas especializadas•Secretaria /o de Alta Dirección•Heráldica


Perfil de un profesional de protocolo

Discreta y honrada, tener claro que no es el anfitrión, sinceridad, Tranquilo (sobretodo en momentos críticos) , manejar con soltura la dualidad (izquierda y derecha), amable con los invitados y estar pendientes de ellos.

Debe ser el más experto en la improvisación, los detalles y programar con tiempo es algo muy importante, abierto al dialogo (con información que contente a todos), Diplomático (porque no actúa en su nombre propio), sutil, humilde, estar preparado (tradiciones, normas, historia, idiomas, etc), ante la duda siempre preguntar, práctico (en función objetivos del acto), sencillo y no engreídos. ...


Manual para experto en eventos. Consejos.

•globalización•costumbres nacionales propias•creación e imaginación•Horizontalidad (no es cosa de uno sino de todos)•comunicación: transmitir los fines a través de técnicas de comunicación.•Sencillez, sobriedad, claridad, movimientos limpios•Estrategias: normas y técnicas que posibiliten las actividades•Avances tecnológicos (Relaciones Humanas y Relaciones Internas) •Discreción•Trabajo en equipo•Organización•Lógica y equilibrio: control y flexibilidad•Seguridad•Normativa


Para empezar….


Crear un timing de trabajo del eventoque se va a hacer y comodondecuandoque tiempo


Cronograma: establecimiento horario del desarrollo del acto /s, desde la llegada de los invitados.Anexos: ampliaciones puntuales a modo de información adicional a algunos de los puntos del cronograma.Libro de ruta: documentación informativa a los itinerarios. A fin de facilitar al conductor el recorrido, presentando también rutas alternativas.Planos: conjunto de croquis en los que se detalla las instalaciones a visitar, el recorrido por las mismas y también la ordenación protocolaria de los asistentes.Grafismos :no es tan importante, solo se trata de incluir los diseños de la elaboración de todo lo relativo a invitaciones, minutas o carteles para el acto.Listados: conjunto de listas en las que se recogen la relación de los invitados al acto. También la relación general de las confirmaciones.Protocolo: notas, conjunto de notas dirigidas de forma personalizada a algunos o a todos los invitados en los que se detallan aspectos relativos al protocolo.Documentación: toda la información que se incluye en el programa relacionado con el acto y el lugar de este.


Veamos un ejemplo

Timing Gala Dia de Europa



Normativa por la que nos regimos en Makyre Eventos

•Código Deontológico de Eventos•Prevención de riesgos laborales•LPD•Normativa de espectáculos•Decreto Policia •Manual de eventos sotenibles•Normativa regional


COMO TRAMITAR UN EVENTOEsta documentación podrá ser ampliada o reducida según la naturaleza y/o alcance del evento.

Solicitud de Autorización para celebración de eventos en la vía pública.

Modelo de certificación de Seguro de RC.

Modelo de certificación de Seguridad y Solidez de las instalaciones eventuales.

Modelo de certificación de Presencia de Servicio Sanitario.

Certificado de Seguridad de la instalación eléctrica.

Plan de autoprotección



Se trata del primer documento que se debe tramitar, solicitando al Ayuntamiento la autorización para la celebración del evento. En dicho documento se deberá reflejar, como mínimo, los siguientes datos del organizador del evento, pudiendo ser persona física o persona jurídica, en cuyo caso se identificará a su representante legal:

Nombre y dos apellidos.DNI ó NIFDomicilioEmailTeléfonoFaxEn nombre propioEn representación de



Además, deberá describir el evento a celebrar con los datos exactos de:espacios de celebración, con plano de ubicación.horario de comienzo y de finalización,uso previsto (exposición, baile, concierto, comercio, hostelería, barracas, etc…)instalaciones (carpa, txoznas, escenario, grada, plataforma, vallado, atracciones, almacenes, cocinas, sillas, mesas etc…)aparcamiento especial o influencia sobre el tráfico que se prevé.tipo de público al que está destinado este evento (infantil, juvenil, adulto...)


1. Cuando elegimos el lugar de celebración del evento.

Exterior

1. Preparar dossier con toda la información del evento.2. Si utilizamos la calle solicitar permiso al Ayuntamiento:• Si no ocupamos espacio que moleste el paso simplemente vale la notificación al

Distrito u Área correspondiente.• Si ponemos música se manifiesta las horas y permisos tanto al Ayuntamiento

como a los vecinos.





Exterior. Feria comercial.

1. Documento de solicitud del espacio. Se incluye dossier con toda la información.2. Espacio a ocupar3. Tipo de stands

Las tasas de ocupación la confirmará el propio Ayuntamiento.





Interior.

Cualquier responsabilidad en cuanto a normativa es nuestra por subcontratar el espacio. Como responsables debemos solicitar:

• Documento certificado que el personal esta dado de alta y con todos la documentación en regla.

• Plan de evacuación del lugar.• Aforo del lugar



Interior. Selección del lugar, normativa a tener en cuenta.

Selección de sedes y hoteles u otros alojamientos que tengan alguna certificación ambiental o que lleven a cabo buenas prácticas ambientales, siempre que cumplan con los objetivos del evento.

Selección de lugares de celebración que se ajusten al número de asistentes para evitar el desaprovechamiento de espacios y de recursos.

Verificación del cumplimiento de los requisitos de accesibilidad en los espacios seleccionados.



Interior. Selección del lugar, normativa a tener en cuenta.

Señalización de los recorridos y accesos para personas con movilidad reducida.Previsión y contratación de servicios de traducción al lenguaje de signos para

personas con necesidades sensoriales especiales.


Certificación de Seguro de RC.

La Ley 4/1995, de 10 de noviembre, de espectáculos públicos y actividades recreativas, recogió la obligatoriedad de que los locales e instalaciones destinados a este tipo de eventos, así como los organizadores de espectáculos públicos y actividades recreativas, dispongan de una póliza de seguro que cubra la responsabilidad civil como consecuencia de la celebración de espectáculos públicos, así como de las condiciones de los locales, o de la actividad del personal a su servicio.En aquellos espectáculos públicos o actividades recreativas que se celebren en vías públicas u ocupen espacios abiertos de uso público, con o sin estructuras desmontables, la entidad organizadora deberá presentar una certificación de compañía aseguradora o correduría de seguros de la contratación de una póliza de seguro de responsabilidad civil, en función de la población del municipio donde vaya a realizarse el espectáculo, de acuerdo con la siguiente escala:Municipios de hasta 25.000 habitantes:150.253,03 €Municipios de 25.001 a 50.000 habitantes:210.354.23 €Municipios de 50.001 a 100.000 habitantes:300.506,05 €Municipios de más de 100.000 habitantes:450.759,07 €


Certificación de fin de obra de seguridad de la instalación eléctrica

Finalizada la instalación eléctrica temporal del evento, el Técnico responsable de la misma (Técnico Superior si la potencia es superior a 10 Kw), emitirá un Certificado fin de obra, acreditando la adecuación de la instalación a la normativa vigente en materia de Baja Tensión, que será entregado al técnico municipal de protección civil, responsable de la inspección previa al comienzo del evento.

Con dicho certificado se deberá adjuntar:Fotocopia del carnet de instalador autorizado.Fotocopia del Título (si fuera necesario Técnico Superior).Si la instalación fuera enganchada a un local con licencia de actividad otorgada previamente, se deberá aportar:Copia de revisión anual de la instalación eléctrica del local, conforme modelo oficial de la Delegación de Industria.


PLAN DE AUTOPROTECCIÓN.Recomendable siempre.

En espacios cerrados:Edificios cerrados: con capacidad o aforo superior a 300 personas, o con una altura de evacuación igual o superior a 28m.Instalaciones o estructuras cerradas eventuales, portátiles, desmontables o de temporada: con capacidad ó aforo superior a 300 personas.

Al aire libre:En general, aquellas con una capacidad ó aforo igual o superior a 10.000 personas.El Ayuntamiento podrá exigir Plan de Autoprotección a actividades por debajo de los 10.000 asistentes, si las condiciones de seguridad o el nivel de riesgo así lo aconsejan.


PLAN DE AUTOPROTECCIÓNLa redacción de su Plan de Autoprotección para un evento al aire libre deberá considerar:

El análisis del riesgo en los espacios destinados al público, asegurando los accesos de seguridad, instalaciones técnicas, riesgos naturales, etc….

Las medidas de seguridad o medios de protección a implementar, tales como sistemas de información, vallados de seguridad, vías de evacuación, etc…

La organización del sistema de atención de emergencias, con los propios recursos de la organización y coordinado con el Sistema Municipal de Protección Civil (alertas meteorológicas, inundaciones, mareas, etc…)

Este Plan prevé la planificación del evento desde el análisis del riesgo, medidas de prevención, dotación de medios de protección y organización de la seguridad antes, durante y después de la celebración del mismo.


2. Proveedores

En general

• Documento firmado por el proveedor que certifique el alta de sus trabajadores en el régimen de la seguridad social, o autónomo.

• Certificado de Plan de Prevención de riesgos Laborales.


2. Proveedores

Carpas, escenarios o materiales decoración

• básicos certificado de homologación• Alta de trabajadores de montajes

ESCENARIOS-PLAFORMAS:En la actualidad una estructura layer, habitualmente utilizada para escenarios, soporta una

carga de 750 Kg m2, lo que supone un margen suficiente para las posibles cargas previstas durante el evento.

Asegúrese de que todas las estructuras desmontables que contrate, le acreditan resistencia al viento, resistencia a la carga de nieve, resistencia a sobrecargas, tipo de sujeción al suelo, calificación ignífuga del tejido, condiciones de evacuación,

accesibilidad, etc… CARPAS:Norma UNE-EN 13782-2007 ESTRUCTURAS TEMPORALES. CARPAS. SEGURIDAD. Especifica los requisitos necesariospara el diseño, calculo, instalación, mantenimiento y operación con carpas de más de 50 m2 de superficie


3. Espectáculos y conciertos

GRADAS:

El Reglamento General de Policía de Espectáculos y Actividades Recreativas de 1982 especifica que:

Artículo 32. Las graderías, escaleras y toda clase de dependencias y lugares destinados al público deberán resistir en condiciones normales, además de su propio peso, una sobrecarga de 400 kilos por metro cuadrado horizontal.



GRADAS:Artículo 28

1. Las localidades, en todos los campos o recintos cualquiera que sea su categoría, serán fijas y numeradas las destinadas a asientos, debiendo ser las filas de 0,85 metros de fondo, de los cuales se destinarán 0,40 metros al asiento y los 0,45 metros restantes al paso, con un ancho de 0,50 metros cada asiento, como mínimo.2. Los pasos centrales o intermedios serán, cuando menos, de 1,20 metros de ancho.3. Las galerías o corredores de circulación serán de 1,80 metros por cada 300 espectadores, con un aumento de 0,60 metros por cada 250 más o fracción.4. Entre dos pasos, el número de asientos de cada fila no podrá ser mayor de 18 y por cada 12 filas deberá existir un paso con el ancho señalado en el párrafo 2.5. Se dispondrán las localidades con la pendiente y requisitos necesarios de modo que desde cualquiera de ellas, cuando el lleno sea completo, pueda verse la cancha, el terreno de juego o el circuito de carrera en toda su extensión.6. Las de terraza, donde el público pueda permanecer de pie, serán aforadas a razón de una persona por cada 0,50 m2, en el frente que da al terreno de juego, cancha o circuito.



GRADAS:Artículo 29.

1. Se prohíben los planos inclinados para los espectadores que han de permanecer de pie. A éstos se destinarán graderías de peldaños horizontales que, aún en el caso de que fueran de tierra, tendrán, cuando menos, un borde construido con algún material fijo y suficientemente sólido. Estos peldaños serán de 60 centímetros de altura y a cada espectador se destinará un ancho de 50 centímetros.2. En la primera fila y cada seis se dispondrán fuertes barandillas para contención del público. También se dispondrán en lo alto de las graderías y en los pasos de éstas, cuando ofrezcan peligro.3. Cada 14 metros de gradería habrá un paso de un metro que no podrá ocuparse durante el espectáculo.4. Las localidades deberán estar separadas de la cancha, terreno de juego o circuito, con una barandilla o cerramiento debiendo estar esta separación a una distancia mínima de 2,50 metros


2. Proveedores

Catering

• Certificado de calidad• Manipulación de alimentos• Altas de los trabajadores


3. Espectáculos y conciertos. Normativa.

R.Decreto 2816/1982 de 27 de agostoREGLAMENTO GENERAL DE POLICÍA DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS Y ACTIVIDADES

RECREATIVASMinisterio de InteriorBOE núm. 267 de 6-11-1982BOE núm. 286 de 29-11-1982BOE núm. 235 de 01-10-1983



Ley 13/1999, de 15 diciembre.NORMAS REGULADORAS DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS Y ACTIVIDADES

RECREATIVASPresidencia de la Junta de Andalucía.BOE núm. 15 de 18-01-2000BOJA núm.152 de 31-12-1999

Decreto 78/2002 de 26 de febreroNOMENCLÁTOR Y CATÁLOGO DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS, ACTIVIDADES

RECREATIVAS Y ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ANDALUCÍA

Consejería de la GobernaciónBOJA núm. 37 de 30-03-2002

Decreto 316/2003, de 18 de noviembrePOR EL QUE SE MODIFICA EL EPÍGRAFE III.2.9.C), DEL ANEXO II DEL DECRETO 78/2002.BOJA. núm.232 de 2-12-2003



Decreto 165/2003,de 17 de junioAPRUEBA EL REGLAMENTO DE INSPECCIÓN, CONTROL Y RÉGIMEN SANCIONADOR DE

ESPECTÁCULOS PÚBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVAS DE ANDALUCÍAConsejería de GobernaciónBOJA. núm.130 de 9-07-2003



Decreto 195/2007,de 26 de junioESTABLECE LAS CONDICIONES GENERALES PARA LA CELEBRACIÓN DE

ESPECTÁCULOS PÚBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVAS DE CARÁCTER OCASIONAL Y EXTRORDINARIO

Consejería de GobernaciónBOJA. núm.137 de 12-07-2007



Decreto 278/2011, de 20 de septiembreMODIFICA EL REGLAMENTO DE ESCUELAS TAURINAS DE ANDALUCÍA APROBADO POR

EL DECRETO 112/2001, DE 8 DE MAYO, EL DECRETO 143/2001, POR EL QUE SE REGULA EL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS PLAZAS DE TOROS PORTÁTILES, EL REGLAMENTO DE FESTEJOS TAURINOS POPULARES APROBADO POR EL DECRETO 62/2003, Y EL REGLAMENTO TAURINO DE ANDALUCÍA APROBADO POR EL DECRETO 68/2006.

Consejería de Gobernación y JusticiaBOJA núm.196 de 05-10-2011



Decreto 68/2006APRUEBA EL REGLAMENTO TAURINO DE ANDALUCIA.Consejería de GobernaciónBOJA. núm. 63 de 03-04-2006 Decreto 62/2003, de 11 de marzoAPRUEBA EL REGLAMENTO DE FESTEJOS TAURINOS POPULARES Y SE REGULAN

DETERMINADOS ASPECTOS DE LOS ESPECTÁCULOS TAURINOSConsejería de Gobernación BOJA. núm. 50 de 14-03-2003Decreto 99/2003 Corrección de erroresBOJA. núm. 79 de 28-04-2003



Decreto 145/1996REGLAMENTO DE ESPECTÁCULOS TAURINOS. Ministerio Justicia e InteriorBOE núm. 54 de 02 –03- 1996

Decreto 1649/1997Regula las instalaciones sanitarias y los servicios médico-quirúrgicosMinisterio PresidenciaBOE núm. 271 de 12-11-1997

Decreto 2283/1998Modifica el art. 58 del R.D. 145/1996, de 2-2-1996Ministerio InteriorBOE núm. 265 de 05-11-1998

Decreto 1034/2001Modifica el R.D. 145/1996, de 2-2-1996Ministerio InteriorBOE núm. 240 de 06-10-2001



Decreto 143/2001, de 19 de junioREGULA EL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS PLAZAS DE

TOROS PORTÁTILES Consejería de Gobernación BOJA. núm. 74 de 30-06-2001BOJA. núm. 133de 17-11-2001

Orden 26-07-2006REGULA LA ACREDITACIÓN DE ENTIDADES COMO COLABORADORAS DE LA

CONSEJERÍA PARA LAS INSPECCIONES PERIÓDICAS DE LAS PLAZAS DE TOROS PORTÁTILES

BOJA. núm 115 de 10-08-2006



Real Decreto 393/2007, de 23 de marzo, por el que se aprueba la Norma Básica de Autoprotección de los centros, establecimientos y dependencias dedicados a actividades

que puedan dar origen a situaciones de emergencia.



Seguro de responsabilidad civil que cubra los riesgos por siniestros queafecten la integridad física de los concurrentes, de conformidad con riesgodel evento y la capacidad admitida.

Copia del contrato realizado con la empresa de asistencia médica

Copia del servicio de seguridad y vigilancia contratado



Copia del contrato de alquiler de los grupos electrógenos y de sonido.

Informe firmado por profesional responsable matriculado, con encomiendaprofesional ante el consejo respectivo, mediante el cual se haga responsableque la totalidad de las instalaciones eléctricas fijas y transitorias han sidorealizadas en forma reglamentaria conforme lo establecido en el Código deEdificación. Garantizando el funcionamiento del grupo electrógeno en casode corte de energía en el predio, especificando la forma mediante la cual sematerializará el mismo, y debiendo disponerse de una guardia permanenteen su manejo.



Informe técnico profesional firmado por profesional idóneo y matriculado,con encomienda profesional ante Bomberos donde segarantice que la totalidad de las estructuras realizadas en formatransitoria y las fijas presentan condiciones de seguridad para su uso.

Deberá acompañar un plan de evacuación y simulacro para casos deincendio, explosión o advertencia de explosión, firmado por profesionalidóneo en la materia.



Deberá acompañar nota que acredite la contratación de un servicio delimpieza del predio y sus alrededores.

En caso de instalarse baños del tipo químico, para el público concurrente,se deberá acompañar la correspondiente contratación donde se especifiquela cantidad de baños a emplazarse, como así también los previstos por laOrdenanza Municipal.





Pirotecnia

Solicitud dirigida a la Subdelegación del Gobierno provincialCon 5 días de antelaciónPermiso municipal de ocupación de la vía públicaConjunto de esquemas de los artificiosPóliza del seguro de responsabilidad civil de la empresa


4. Ferias Comerciales

DECRETO 174/2011, de 7 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Ferias Comerciales Oficiales de Andalucía.

Adjuntamos reglamento para su observación.



Conocer la temática de la Feria e informarnos sobre los trámites oportunos.

Ejemplo Feria de Animales y Mascotas

• Solicitar autorización a la Consejería de Agricultura y Medio Ambiente.• En el permiso nos incluye la normativa que tenemos que seguir.



Conocer la temática de la Feria e informarnos sobre los trámites oportunos.

Ejemplo Feria de Animales y Mascotas

• Solicitar autorización a la Consejería de Agricultura y Medio Ambiente.• En el permiso nos incluye la normativa que tenemos que seguir.



Los expositores deben hacerse cargo del personal que trabajará en su stand, así como firmar un certificado en el que cumplen con la normativa que se exige para la feria.


Nuestra biblia…

Se considerarán Empresas, a los efectos de este Reglamento, las personas físicas o jurídicas, Entidades, Sociedades, Clubes o Asociaciones que, con ánimo de lucro o sin él y habitual u ocasionalmente organizan espectáculos o actividades recreativas y asumen frente a la Autoridad y al público, las responsabilidades y obligaciones inherentes a su organización, celebración y desarrollo, previstas en este Reglamento.

Siempre que se trate de Sociedades, Clubes o Asociaciones, habrán de estar constituidas e inscritas en los Registros públicos que procedan y ostentar personalidad jurídica de acuerdo con la legislación aplicable en cada caso según su naturaleza, debiendo constar expresamente en la documentación legal necesaria para su constitución, entre sus fines, la organización de espectáculos o actividades recreativas.


Nuestra biblia…

Todas las Empresas comunicarán a la autoridad gubernativa y a la Autoridad municipal correspondiente, antes de dar comienzo al desarrollo de sus actividades, en materia de espectáculos y recreos públicos, su nombre o denominación y domicilio, y los de sus directivos, gerentes o administradores, con los que dichas autoridades habrán de entenderse directamente; presentando copias autorizadas de sus documentos constitutivos o nombramientos y relación de los locales o recintos de que se dispongan para la organización de espectáculos o actividades recreativas; quedando obligadas a manifestar oportunamente los cambios de nombres y domicilio cuando se produzcan, así como las modificaciones de los locales, recintos o establecimientos.


Nuestra biblia…

Las empresas deberán estar presentes a través de sus titulares o representantes en la realización de tales inspecciones.

Llevar el Libro de Reclamaciones previsto en el artículo siguiente y tenerlo siempre a disposición del público, y de las Autoridades y sus agentes.

En todos los espectáculos o actividades recreativas en que puedan producirse concentraciones superiores a 100 personas, la Empresa deberá disponer de personal encargado de vigilancia, al que encomendará el buen orden en el desarrollo del espectáculo. Se comunicarán a la Autoridad gubernativa y

a la municipal los datos de identificación y las altas y las bajas de este personal, que podrá recibir órdenes de las mismas o de sus agentes para el mejor cumplimiento de su función.


Nuestra biblia…

Se dispondrá respectivamente, de una enfermería o botiquin convenientemente dotados para prestar los primeros auxilios en caso de accidente o enfermedad repentina. Su instalación y dotación de personal, medicamentos y materiales estará de acuerdo con las disposiciones sanitarias vigentes.

Revisar que se han tomado por la Empresa organizadora las medidas sanitarias y de seguridad obligatorias o necesarias para cada espectáculo o actividad . Mínimo 4 horas antes del espectáculo.

Llevar siempre toda la documentación en digital y en papel.


Nuestra biblia…

Para trabajar con base de datos y listados de invitados es necesario tener vigente el RD 1720/2007 e 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.


DINAMICA DE GRUPO


MESA DE PREGUNTAS Y RESOLVER DUDAS


MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN

Macarena Regueira [email protected]

648213079

mailto:[email protected]

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