PERTINENCE DES ROBOTS DE DELIVRANCE … · DE L’INTRODUCTION DE LA ... 11 LES AVANTAGES DE LA SOLUTION AUTOMATISÉE ... en PUI entraîne une forte augmentation de l’activité

PERTINENCE DES ROBOTS DE DELIVRANCE AUTOMATIQUE DANS LE CADRE

DE L’INTRODUCTION DE LA DISPENSATION A DELIVRANCE INDIVIDUELLE ET NOMINATIVE AU SEIN DE LA PHARMACIE HOSPITALIERE

Collection Livre Blanc Swisslog – Pharmacie Hospitalière (2010)

SWISSLOG | LIVRE BLANC © Swisslog PAGE 2

SOMMAIRE

REMERCIEMENTS.............................................................................................................................................3

PREAMBULE ......................................................................................................................................................4

1 POURQUOI AUTOMATISER LA DISPENSATION DES MEDICAMENTS EN HOPITAL ?.......................6

2 LA DDIN DOIT RESPECTER CERTAINES OBLIGATIONS ......................................................................7

3 LA DDIN PEUT SE PRESENTER SOUS DIFFERENTS MODES..............................................................7

4 LA DISPENSATION AUTOMATISEE PERMET DE TRAITER LA MAJORITE DES PRODUITS..............7

5 UNE REPONSE D’AUTOMATISATION AUTOUR DU SYSTEME PILLPICK DE SWISSLOG..................8

5.1 La dispensation centralisée (en PUI)...................................................................................................8

5.2 La dispensation décentralisée en antennes ou PUI locales..............................................................10

6 L’AUTOMATISATION ENTRAINE DES REPERCUSSIONS SUR L’ORGANISATION ...........................10

7 LA QUALITE DU SYSTEME D’INFORMATION DE L’ETABLISSEMENT HOSPITALIER CONTRIBUE A LA REUSSITE DU PROJET D’AUTOMATISATION .........................................................................................12

8 LES PERFORMANCES ATTEINTES PAR UN ROBOT DE TYPE PILLPICK .........................................13

9 COMPARAISON ECONOMIQUE ENTRE SOLUTIONS DE DISPENSATION AUTOMATIQUE ET MANUELLES.....................................................................................................................................................13

9.1 Hypothèses de base..........................................................................................................................13

9.2 Solution 1 : Délivrance traditionnelle en US ......................................................................................14

9.3 Solution 2 : DJIN manuelle décentralisée en antennes ....................................................................14

9.4 Solution 3 : DJIN manuelle centralisée en PUI .................................................................................15

9.5 Solution 4 : DJIN automatisée en PUI...............................................................................................15

9.6 Récapitulatif .......................................................................................................................................16

10 UN EXEMPLE D’ORGANISATION HORAIRE EN DJIN AUTOMATISEE............................................17

11 LES AVANTAGES DE LA SOLUTION AUTOMATISÉE.......................................................................18

ANNEXE 1 : VUE EN SITUATION ....................................................................................................................19

ANNEXE 2 : LISTE DES SIGLES UTILISES ....................................................................................................20


REMERCIEMENTS

Nous tenons particulièrement à remercier Mme Marie-Agnès Urbina et Dr Etienne Cousein du Centre Hospitalier de Valenciennes, le Pr Gilles Aulagner et Mr Xavier Dode du Centre Hospitalier Universitaire de Lyon ainsi que Mr Michel Guizard du Centre Hospitalier de Meaux.

TEMOIGNAGE

« L’informatisation du système apporte de multiples bénéfices (aide à la prise de décision, communication entre les différents intervenants du circuit du médicament,…) et permet d’établir une cohérence entre le déploiement d’un dossier patient informatisé et une solution logistique adaptée, dans des organisations manuelles souvent sources d’erreurs et chronophages »

« L’automatisation de la DDIN est une opportunité pour la pharmacie de se resituer dans l’organisation du CDM de l’hôpital, en replaçant les personnels (pharmaciens, préparateurs) sur des tâches à valeur ajoutée. »

Etienne Cousein, Pharmacien (CH de Valenciennes)


PREAMBULE

SECURISONS LA PHARMACIE HOSPITALIERE

Alors que l’hôpital en France accueille par jour en moyenne 280 000* patients, que les établissements de santé emploient environ 1,25 million de personnes*, on annonce encore des suppressions de postes, et des regroupements d’hôpitaux…

Un grand débat s’installe, autour de l’avenir de l’hôpital en France, de sa sécurité, de sa gestion, de ses patients, de ses médecins, des soignants, des pharmaciens, du personnel administratif, et de sa logistique.

La pharmacie hospitalière, poste clé à l’hôpital représente environ 10 à 15% de son budget, second poste de dépense derrière les frais de personnel. Chaque année, l’iatrogénie médicamenteuse serait responsable de plus de 140 000 hospitalisations et d’environ 15000 décès.

Economie et restriction engendrent pénurie de personnel infirmier et pharmaceutique. Sans trop alerter, il est cependant temps de réagir et de redonner aux infirmières et au personnel soignant leur fonction première auprès des malades en sécurisant leur quotidien et en automatisant les processus pharmaceutiques.

Ce livre blanc dédié aux directeurs d’établissements, pharmaciens, médecins, directeurs financiers, informaticiens et gestionnaires des ressources humaines, a pour objectif de trouver et mettre en place de nouvelles solutions de centralisation et d’automatisation pour :

> DIMINUER les charges des hôpitaux dans le cadre de budgets en contraction > DIMINUER les erreurs de dispensation > APPORTER une vraie réflexion porteuse de réponses sur la :

SECURISATION DE L’HOPITAL DE DEMAIN

SECURISATION DU QUOTIDIEN DU PERSONNEL SOIGNANT

SECURISATION DES PATIENTS


Quelques chiffres sur l’hôpital public en France :

(* sources ministère de la santé 2007)

514 415 lits ou places d’hospitalisation

249 319 lits ou places de MCO (court séjour)

14,5 millions de passages aux urgences

13,2 millions d’entrées en hospitalisation complète

172,6 millions de journées d’hospitalisation complète

12,8 millions de venues en hospitalisation de jour ou de nuit et en anesthésie ou chirurgie ambulatoires (dont 3,3 millions pour anesthésie ou chirurgie ambulatoires)

17,9 millions de séances de traitements et cures ambulatoires

2,7 millions de journées de prise en charge en hospitalisation à domicile

43,8 millions de consultations et soins externes

72,7 milliards d’euros, estimation des dépenses de soins hospitaliers pour un déficit cumulé des hôpitaux de 525 millions d’euros en 2007, et de près de 400 millions en 2008.


1 POURQUOI AUTOMATISER LA DELIVRANCE DANS LE CADRE DE LA DISPENSATION DES MEDICAMENTS EN HOPITAL ?

Afin de répondre à de réels problèmes de santé publique (risques iatrogènes liés aux erreurs de délivrance de médicaments, difficultés de traçabilité, …) et de maîtrise des coûts, la réglementation française a récemment évolué, et recommande vivement la dispensation à délivrance individuelle et nominative des médicaments (DDIN) dans les établissements de santé :

> Le décret du 31 octobre 2008 relatif au contrat de bon usage du médicament (CBUM), impose aux établissements de santé un double objectif d’amélioration et de sécurisation du circuit du médicament.

> En réponse à ces objectifs, l’article 7 de l’arrêté du 9 août 1991 définit les règles de dispensation des médicaments, et demande que ces opérations soient réalisées par le personnel de la Pharmacie (PUI) et non plus par les unités de soin comme c’est le cas pour la grande majorité des établissements.

La dispensation est un maillon clé du circuit du médicament.

Prescription

Les grandes phases du circuit du médicament

Dispensation Administration

> Rédaction et saisie de la prescription> Consultation du livret du médicament> Mise à jour du dossier du patient> Signature de la prescription

> Analyse de la conformité administrative> Analyse pharmaco-thérapeutique> Validation de la prescription> Préparation des médicaments> Délivrance des médicaments> Mise à disposition des informations et

conseils

> Visualisation des prescriptions> Consultation du livret du

médicament> Préparation de l’administration> Réalisation de l’administration> Validation de l’administration

La dispensation à délivrance individuelle et nominative (DDIN) implique :

> d’une part l’acheminement jusqu’au lit du patient de mono-doses comportant un identifiant code barre (nom du médicament, dosage, lot, péremption, nom du patient, localisation, heure de prise), permettant un contrôle de l’administration au patient,

> d’autre part le transfert de tout ou partie des tâches de dispensation vers le personnel de la pharmacie centrale (PUI).

Au-delà de sa contribution à l’amélioration de la qualité de la dispensation, le transfert de la DDIN en PUI entraîne une forte augmentation de l’activité de préparation de celle-ci.

A titre d’exemple, par rapport à la délivrance hebdomadaire globale, le nombre de lignes de préparation de la PUI peut être de 15 à 20 fois plus élevé qu’en dispensation journalière nominative.


La dispensation nominative automatisée (DNA) apporte une double réponse :

> une réponse aux exigences de sécurité du CBUM et, > une réponse à l’accroissement des tâches et des volumes à traiter en PUI.

2 LA DDIN DOIT RESPECTER CERTAINES OBLIGATIONS La dispensation à délivrance individuelle et nominative (DDIN) nécessite de pouvoir délivrer la plus petite dose possible de médicaments (la mono dose) dans la mesure où celle-ci est individuelle, c’est-à-dire par prise et nominative. C’est pourquoi la constitution de mono doses (comprimés, gélules, ampoules, …) est indispensable à la réalisation de la DDIN, les multi doses (flacons de gouttes, …) restant traitées en dispensation globale.

Par ailleurs, à la différence de la délivrance globale, qui consiste en un réapprovisionnement des US par dotation en médicaments sans transmission des ordonnances à la PUI, la DDIN consiste en un traitement direct des ordonnances par la PUI. Le pharmacien valide ainsi les prescriptions et assure leur délivrance. Les IDE sont par conséquent exemptées de la préparation des médicaments tout en conservant la vérification de sa concordance avec la prescription médicale. Il en résulte, pour la PUI, la nécessité de rendre les mono doses de médicaments clairement identifiables.

3 LA DDIN PEUT SE PRESENTER SOUS DIFFERENTS MODES La DDIN peut également être réalisée selon plusieurs modes : mode centralisé en PUI ou décentralisé en antennes (pharmacie d’étage ou US); mode manuel ou automatisé.

Il y a lieu, par ailleurs, de distinguer deux grands types d’application de la DDIN : le cas des US de MCO, nécessitant la DJIN (journalière), et le cas des US de long séjour (SSR, gériatrie, EHPAD, UCSA) pour lesquelles la DHIN (hebdomadaire ou bihebdomadaire) est plus adaptée.

Enfin les prescriptions adressées par le corps médical sont réalisées selon leur niveau de priorité (demandes normales, demandes urgentes), ce qui se traduit par des processus et des délais de mise à disposition différents.

4 LA DELIVRANCE AUTOMATISEE PERMET DE TRAITER LA MAJORITE DES PRODUITS

La dispensation concerne toutes les formes galéniques, et tous les types de conditionnement : formes orales sèches (comprimés en vrac ou sous blister), formes liquides (injectables, buvables), …

Elle porte a priori sur toutes les familles techniques de produits : médicaments, DM, DMS, solutés, chimio.

Cependant les solutions de DDIN automatique génèrent des restrictions de la gamme de produits traités, selon les dimensions, poids et conditionnements autorisés.


5 UNE REPONSE D’AUTOMATISATION AUTOUR DU SYSTEME PILLPICK DE SWISSLOG

Les solutions diffèrent selon le degré de centralisation de la dispensation.

5.1 La dispensation centralisée (en PUI) Implanté en PUI, le robot PillPick® permet d’automatiser la DDIN en solution centralisée, aussi bien en MCO qu’en long séjour.

US

US

USPUI(PillPick)

DDIN centralisée

Les prescriptions validées en amont par le pharmacien sur le logiciel de prescription, alimentent le robot par interface pour la dispensation.

Les fonctions principales du robot sont les suivantes :

> Le conditionnement des médicaments en sachets mono doses identifiés individuellement (module PillPicker)

> Le stockage des mono doses (module DrugNest) > La délivrance des prescriptions par production d’anneaux individuels par patient regroupant

les doses prescrites (module PickRing) : le contenu d’un anneau correspond aux doses prescrites pour une période donnée paramétrable : matin, midi, soir, semaine, …. Cette fonction intervient après validation de la prescription par le pharmacien. Une variante du PickRing permet d’alimenter directement des tiroirs par patient (le FillBox)

En amont du robot est proposé un système de « pré conditionnement » (BoxStation), suivant trois modes possibles :

> Le transfert du contenu du conditionnement fournisseur (boîtes de blisters, boîtes d’ampoules, …) dans des bacs spéciaux pour approvisionnement du robot (bacs PhialBox), acceptables ensuite par le module de découpe AutoPhial pour les blisters puis par celui de conditionnement PillPicker

> Le mode vrac : remplissage de bacs de comprimés ou gélules en vrac (bacs PillBox) acceptables directement par le module de conditionnement PillPicker

> Le mode manuel : chargement manuel pour les conditionnements non acceptés par les deux méthodes précédentes : sachets, tubes, pommades, seringues, …


Pré conditionnement Conditionnement

Stockage & Délivrance

PhialBox

PillBox

Box Station

AutoPhial

AutoBox

PillPicker

DrugNest

PickRing

Le robot présente un haut niveau de flexibilité vis-à-vis des conditionnements fournisseur. Il est notamment capable de traiter des conditionnements en vrac, très répandus dans les hôpitaux nord américains.

Il accepte également les produits dont les poids unitaires sont inférieurs à 65g, le diamètre inférieur à 50 mm, et de longueur inférieure à 145 mm.

Toutes les formes galéniques à l’exception des doses multiples, sirops, formes liquides (injectables, poches), DM sont acceptées par le robot. Les stupéfiants/narcotiques qui nécessitent des contrôles spécifiques, et les produits sous température dirigée demandent un traitement non automatisé.

Ce système d’automatisation admet environ 80 % de la gamme des médicaments stockés par la PUI: boîte, blister, forme orale sèche (comprimés en vrac ou sous blister), injectables, ampoules, flacons, tubes, suppositoires, sachets dose (granulés, poudres).

De plus, pour finaliser la dispensation de chaque prescription, les produits traités par le robot et ceux traités hors robot doivent ensuite être regroupés manuellement ou automatiquement par patient.


5.2 La dispensation décentralisée en antennes ou PUI locales Les distances peuvent être plus ou moins importantes au sein d’un même établissement. Il est intéressant de réduire les délais d’acheminement en installant des antennes à proximité des unités de soin. Ces antennes dépendent de la PUI. Le robot alimente en mono doses des armoires manuelles ou automatisées de délivrance implantées en antennes.

DDIN décentralisée en antennes

Cas d’un CH unique

US

US

US

US

Antenne(Armoire sécurisée)

Antenne(Armoire sécurisée)

PUI de CH(PillPick)

On trouve aussi des armoires sécurisées implantées directement en US. Le personnel de l’US en assure la délivrance, ce qui n’est pas conforme aujourd’hui aux souhaits du législateur.

Plusieurs établissements peuvent grouper leurs ressources (en formant un GCS), et assurer la DIN à partir d’une plateforme centrale. Le robot installé sur cette plateforme dessert alors plusieurs PUI d’établissement situées à proximité des unités de soin.

US

US

US

US

PUI en CH(Armoire sécurisée)

PUI en CH(Armoire sécurisée)

PUI multi CH(PillPick)

DDIN décentralisée en antennes

Cas d’un groupementde CH

6 L’AUTOMATISATION ENTRAINE DES REPERCUSSIONS SUR L’ORGANISATION

La mise en place d’un système automatisé entraîne des répercussions pour le personnel (médical, soignant, PUI, logistique, technique, …) en termes d’organisation horaire du travail et de formation notamment.

Les tâches les plus répétitives, fastidieuses et potentiellement génératrices d’erreurs sont accomplies par le système automatisé, notamment :

> Le conditionnement en mono doses, > La mise en stock des mono doses,


> La sortie de stock des mono doses (cueillette), > La remise en stock des retours de mono doses, > La gestion du stock de mono doses.

L’automatisation permet de garantir la sécurité de ces opérations.

Le personnel doit assurer par ailleurs certaines tâches :

> Le pré conditionnement, identification du produit à mettre dans les PhialBox ou PillBox sur la « BoxStation » (par le préparateur),

> La validation des données enregistrées dans les PhialBox ou PillBox (second contrôle effectué par le pharmacien ou le préparateur par délégation),

> Le chargement du robot en PhialBox ou PillBox (par le magasinier), > La récupération des anneaux en sortie de robot (par le préparateur), > La cueillette des compléments de prescription (produits hors robot) (par le préparateur), > Le regroupement des anneaux avec les flux hors robot et préparation des chariots de

transport ou de soin (par le préparateur), > La réintroduction des retours dans le robot (par le préparateur ou le magasinier, la

procédure étant sécurisée par la lecture du code barre), > L’exploitation et maintenance du robot (par l’agent de maintenance interne ou en sous-

traitance).

L’organisation horaire du travail en PUI dépend de la taille de l’établissement (nombre de lits), de la nature des services concernés (MCO, SSR, …) et du type de dispensation (journalière, hebdomadaire, bihebdomadaire).

Le nombre de lits engendre le nombre de prescriptions à préparer, tandis que la nature des services détermine la moyenne des lignes par prescription (environ 8 à 10 lignes en MCO, au moins 15 lignes en long séjour), par ailleurs le type de dispensation détermine la fréquence et le délai de dispensation.

Tous ces critères jouent sur le volume à traiter par la PUI, sur les délais de réponse et donc sur l’organisation interne à la PUI capable de traiter ces flux dans les délais.

Les caractéristiques et les performances du robot sont également à prendre en compte dans l’organisation de la PUI.

Pour justifier de la pertinence économique du robot, il est nécessaire de faire tourner les équipements sur une plage de fonctionnement la plus grande possible.

Nous verrons plus loin, sur un exemple, l’organisation liée à la solution automatique Swisslog par comparaison à différentes solutions de dispensation manuelle.

La délivrance automatisée demande moins de préparateurs en PUI par rapport à une DDIN manuelle et réduit de 10 à 20 % les tâches infirmières en US pour leur redonner davantage de temps soignant tout en améliorant le niveau de sécurité.

Source d’allègement des tâches manuelles, l’automatisation fait appel à de nouvelles compétences. Il y a lieu de prévoir la présence d’un conducteur de machine (ressource interne ou


sous-traitance) pour assurer l’aide à l’exploitation, la maintenance préventive et le dépannage des robots. Ce rôle est primordial pour garantir la fiabilité et la réactivité du dispositif d’ensemble.

Par ailleurs, le personnel médical et soignant doit être formé au nouveau processus lié au robot.

7 LA QUALITE DU SYSTEME D’INFORMATION DE L’ETABLISSEMENT HOSPITALIER CONTRIBUE A LA REUSSITE DU PROJET D’AUTOMATISATION

Avant d’installer un système de dispensation à délivrance automatisée, il est indispensable que le centre hospitalier dispose d’un système de prescription informatisé, associé à un réseau de terminaux fixes ou mobiles à disposition des médecins prescripteurs, de façon à acquérir et transmettre à la PUI les prescriptions en temps réel sans ressaisie.

De même, afin d’assurer la cohérence de l’information sur le médicament, un identifiant commun doit être utilisé dans tous les modules informatiques hospitaliers comme, par exemple, le nom des spécialités.

L’architecture fonctionnelle du SIH intégrant un système robotisé comprend différents niveaux ayant chacun leur propre champ d’application :

> Système de gestion de l’hôpital (responsabilité de l’hôpital), incluant les logiciels de prescription, facturation, gestion du dossier patient, gestion du stock pharmaceutique, interfaçage avec le système de pilotage Swisslog notamment,

> Système de supervision du robot (PillPick Manager pour Swisslog) : interfaçage avec le logiciel de prescription, et éventuellement avec d’autres modules du système de gestion, traitement des prescriptions, gestion des stocks DrugNest, contrôle-commande du robot.

Dossier Patient

Prescription

Système de pilotage des magasins

Système de Gestion Central

Facturation

Gestion des stocks

Robot de Dispensation

(PillPick

Terminaux magasins

Terminaux US

Don

nées

Pat

ient

Pres

crip

tion

Réapprovisionnement


L’intégration du système automatisé avec le SIH existant est un élément clé de la mise en œuvre de la solution tant au niveau du respect des délais que du budget. Pour garantir les délais et les budgets l’expérience de la société en matière d’intégration (combien la société possède-t-elle de références d’interfaçage, quels logiciels ont-ils été interfacés ?) est un facteur déterminant.

8 LES PERFORMANCES ATTEINTES PAR UN ROBOT DE TYPE PILLPICK

Les performances du robot dépendent de sa configuration : un ou deux modules de conditionnement PillPicker,un ou deux et de sortie PickRing. Pour les modules de conditionnement, les performances dépendent également du type de bac : PhialBox ou PillBox (vrac).

Un robot PillPick équipé d’un module de conditionnement et de deux modules de sortie peut conditionner 450 mono doses par heure à partir de PhialBox (650 mono doses à partir de PillBox) et sa cadence de sortie est de 900 mono doses. Avec un second module de conditionnement les cadences de conditionnement sont doublées (900 mono doses à partir de PhialBox et 1100 mono doses à partir de PillBox).

Un robot muni d’un module de conditionnement et de deux modules de sortie répond à une capacité d’environ 400 lits de type MCO.

9 COMPARAISON ECONOMIQUE ENTRE SOLUTIONS DE DELIVRANCE AUTOMATIQUE ET MANUELLES

Les exemples qui suivent sont construits à partir de cas réels. Ils permettent de comparer la solution PillPick automatisée à trois solutions manuelles pour un hôpital type de 800 lits :

> Solution 1 : délivrance traditionnelle en US par les IDE et réapprovisionnement de l’US en global bi hebdomadaire par la PUI,

> Solution 2 : DJIN manuelle décentralisée en antenne, approvisionnée en global par la PUI > Solution 3 : DJIN manuelle en PUI, > Solution 4 : DJIN automatique en PUI avec un robot de type PillPick.

Cette liste n’est pas exhaustive, elle a uniquement pour objectif de mettre en évidence le positionnement économique et qualitatif de solutions couramment rencontrées.

A noter : Ce comparatif prend en compte la totalité du circuit du médicament, depuis la prescription jusqu’à l’administration au patient. L’objectif n’est pas de réduire les effectifs des US mais de leur redonner du temps soignant pour mieux se consacrer à leurs tâches essentielles.

9.1 Hypothèses de base > 800 lits dont 740 de MCO, et 60 lits de SSR, environ 30 US > 8 lignes par ordonnance en MCO, 12 lignes en SSR > 800 références environ en stock central


Les chiffres qui suivent portent sur l’ensemble des flux de médicaments et de DM mais excluent les tâches de transport entre PUI et US.

9.2 Solution 1 : Délivrance traditionnelle en US > Les US sont approvisionnées par dotation par la PUI, les IDE réalisent les piluliers en US et

les disposent sur les chariots de soin > Préparation en PUI : 600 lignes / jour > Valeur du stock : en PUI : 1M€ et en US : 500 K€ (estimation) > Effectif estimé :

- en PUI : 6 préparateurs, 1 PH, 2 assistants → total : 9 personnes ; - en US : une étude menée aux HCL de Lyon a estimé que 20 % du temps IDE était

consacré à la préparation des piluliers et à la gestion des stocks en US, 30 US, 6 IDE par US, total 180 IDE*0,20 → total 36 équivalent temps plein (ETP)

> Effectif total (hors transport entre PUI et US) : 9 + 36 = 45 ETP

Délivrance traditionnelle en US Préparation multi doses

ConditionnementsFournisseurs

Préparationchariots transport

Rédactionprescriptions

DélivrancePrescription

Préparationchariots patient

Administration Unité de Soins Pharmacie Centrale

Demande de Réapprovisionnement

9.3 Solution 2 : DJIN manuelle décentralisée en antennes > Les prescriptions nominatives sont réalisées manuellement au niveau de chaque antenne

de pharmacie a par un préparateur sur un poste de cueillette, celui-ci charge les casiers patient directement sur les chariots de soin à proximité des US

> Préparation en PUI : 600 lignes / jour > 14 antennes, une pour deux US > Montant des achats de médicaments : réduction de 7,5% grâce au réapprovisionnement par

les antennes : 7,4M€/an (estimation)


> Valeur du stock : en PUI : 1M€ et en antennes : 200 K€ (estimation) > Effectif estimé :

- en PUI : 6 préparateurs, 1 PH, 2 assistants → total : 9 personnes ; - en antenne : 14 antennes de pharmacie dans l’hôpital : 16 préparateurs ; - en US : 0

> Effectif total (hors transport entre PUI et antennes) : 9 + 16 = 25 ETP

9.4 Solution 3 : DJIN manuelle centralisée en PUI > Les prescriptions nominatives sont réalisées manuellement au niveau de la PUI sur des

postes de cueillette, les préparateurs de la PUI constituent les casiers et les chariots pour transport vers les US

> Préparation en PUI : 7100 mono doses / jour > 8 postes de cueillette > Montant des achats de médicaments : réduction de 12,5% grâce au réapprovisionnement

par la PUI : 7,0M€/an (estimation) > Valeur du stock : en PUI : 1M€ et en US : 100 K€ (estimation) > Effectif estimé :

- en PUI : 20 préparateurs, 3 PH, 2 cadres → total : 25 personnes ; - en PUI : 2 ETP pour la gestion des DM et des dotations pour couvrir les urgences

> Effectif total (hors transport entre PUI et antennes) : 25 + 2 = 27 ETP

9.5 Solution 4 : DJIN automatisée en PUI > En PUI les prescriptions nominatives sont réalisées au moyen de 2 robots, les préparateurs

effectuent le pré conditionnement et constituent les casiers et les chariots pour transport vers les US, chaque préparation nominative regroupe par un anneau les mono doses ensachées et identifiées individuellement.

> Préparation en PUI : 7100 mono doses / jour > Maintien de quelques antennes réduites (communes à plusieurs US) pour les DM, DMS,

produits non automatisables et urgences > 2 robots PillPick, 2 postes de pré conditionnement (BoxStation) > L’informatisation de la prescription est nécessaire à la solution 4, en permettant une

transmission directe de la prescription à la PUI > Montant des achats de médicaments : réduction de 15 % grâce au réapprovisionnement

automatique par la PUI : 6,8 M€/an > Valeur du stock : en PUI : 750 K€ et en US : 100 K€ > Effectifs :

- en PUI : tâches classiques (réceptions, DM, DMS) : 4 préparateurs; validation des prescriptions : 1 PH, 2 assistants ; chargement des robots et dispensation : 5 préparateurs, maintenance et exploitation : 2 techniciens → 14 ETP

- En US : gestion des DM et des dotations pour couvrir les urgences : 2 ETP > Effectif total : 14 + 2 = 16 ETP

A noter : Les demandes urgentes ou de dépannage de week-end peuvent être traitées par une armoire automatique. Son réapprovisionnement également automatique permet ainsi d’éviter les stocks en US souvent mal contrôlés.


DJIN automatisée en PUI (PillPick)

Validation Prescriptions

Chargementchariots transport

Rédactionprescriptions

PillPickConditionnement

Préparationchariots patientAdministration et

ContrôleUnité de Soins Pharmacie Centrale

Sachets demono doses

PillPickDélivrance

Anneaux desachets

9.6 Récapitulatif Le tableau ci-dessous récapitule les estimations de coûts annuels et d’investissements. Il fait apparaître l’amortissement en 2,5 ans de la solution automatisée en PUI basée sur le système de type PillPick par rapport à la délivrance traditionnelle en US (solution 1) et à la DJIN décentralisée (solution 2), et en 5 ans par rapport à la DJIN manuelle en PUI (solution 3).

Ecarts entre solutions1 ‐Délivrance traditionnelle

en US

2 ‐DJIN manuelle en antennes

3 ‐DJIN manuelle en PUI

4 ‐DJIN automatisée en

PUI

Effectifs PUI (ETP) 9 9 25 14Effectifs antennes (ETP) ‐ 16 ‐ ‐Effectifs US (ETP) 36 0 1 2Effectifs totaux (ETP) 45 25 26 16Coûts personnel hors US (‘000€/an) 405 1 125 1 125 630Achats médicaments (‘000€/an) 8 000 7 400 7 000 6 800Maintenance 204*Ecarts sur Coûts d’exploitation (‘000€/an) 8 405 8 525 8 125 7 634

Ecart Solution 4 ‐ Solution 1 (‘000€/an)

771 ‐

Investissements équipements (‘000€) ‐ ‐ ‐ 1 700Informatisation de la prescription 1 000Stocks médicaments (‘000€) 1 500 1 200 1 000 750Ecarts sur investissements (‘000€) 1 500 1 200 1 000 3 450Ecart sur investissement(Solution 4 ‐ Solution 1) (‘000€)

‐ 1 950

Retour sur investissementSolution 4 ‐ Solution 1

2,5 ans**


* Maintenance : pièces de rechanges 50k€ TTC/an et consommables 154k€ TTC/an, le personnel de maintenance est inclus dans l’effectif de la PUI

** L’informatisation de la prescription est nécessaire à la solution 4. Toutefois les autres solutions pourraient également l’intégrer. Le retour sur investissements sol 4/ sol 1 serait alors réduit à 1,3 an.

10 UN EXEMPLE D’ORGANISATION HORAIRE EN DJIN AUTOMATISEE

La solution 4 est basée sur un ensemble de deux robots de type PillPick équipés chacun d’un module de conditionnement et de deux modules de sortie.

HorairesLundi au jeudi

06:0008:00

08:0010:00

10:0012:00

12:0014:00

14:0016:00

16:0018:00

18:0020:00

20:0022:00

Délivrance MCO

Délivrance SSR

Chargement

HorairesVendredi

06:0008:00

08:0010:00

10:0012:00

12:0014:00

14:0016:00

16:0018:00

18:0020:00

20:0022:00

Délivrance MCO

Délivrance SSR

Chargement

Cas 1 : Activité de type MCO : La délivrance MCO peut commencer une fois les prescriptions reçues et validées, soit à partir de 13h environ. Elle nécessite 4h de travail de chaque robot.

Cas 2 : Activité de type SSR : elle est basée sur une prévision de prescription et peut se constituer dès le matin, pendant le chargement des robots, dans la mesure où l’activité SSR est faible. Une heure de travail des robots suffit.

La délivrance du week-end peut être concentrée sur le vendredi grâce à une plage de délivrance étendue à 7h au lieu de 4h en semaine.

Pour le personnel de la PUI, l’activité à assurer pour la délivrance s’étend donc de 6h du matin à 22h, ce qui signifie un travail en deux équipes : 6h/14h et 14h/22h.


11 LES AVANTAGES DE LA SOLUTION AUTOMATISÉE En conclusion, les avantages de l’automatisation de la délivrance sont :

> La réduction des erreurs de thérapie par la sécurisation de la délivrance, et du circuit du médicament en général,

> L’assurance de la qualité hygiénique dans la confection des mono doses, notamment par le sur-conditionnement en sachets,

> Une meilleure utilisation du temps soignant en US,

> Un meilleur contrôle de l’utilisation des médicaments grâce à la possibilité de traçabilité complète du circuit,

> La réduction des délais de réalisation des dispensations,

> Une gestion plus rationnelle des personnels en PUI,

> L’extension des fonctions de la GEF de l’hôpital grâce aux informations fournies par le Pillpick Manager via l’interface avec le SIH.

Critères

Poids critère

1 –Délivrance

traditionn

elle en US

2 ‐D

JIN m

anuelle en

antenn

es

3 ‐D

JIN m

anuelle en

PUI

4 ‐DJIN auto en

PUI

(PillPick)

Note Note Note NoteRéduction des erreurs iatrogéniques 5 1 5 2 10 2 10 5 25

Qualité hygiénique 4 1 4 3 12 3 12 5 20

Gestion du personnel US 4 1 4 5 20 4 16 4 16

Traçabilité 3 1 3 2 6 2 6 5 15

Réduction des délais 3 5 15 4 12 3 9 4 12

Gestion du personnel PUI 2 5 10 1 2 1 2 4 8

Extension de la GEF 1 1 1 5 5 5 5 5 5

Note globale 42 67 60 101

Classement 4e 2e 3e 1er


ANNEXE 1 : VUE EN SITUATION

Centre Hospitalier de Valenciennes

© Samuel DHOTE


ANNEXE 2 : LISTE DES SIGLES UTILISES

CBUM Contrat de Bon Usage du Médicament

CH Centre Hospitalier

DDIN Dispensation à Délivrance Individuelle et Nominative

DJIN Dispensation Journalière Individuelle et Nominative

DHIN Dispensation Hebdomadaire Individuelle et Nominative

DM Dispositifs Médicaux

DMS Dispositifs Médicaux Stériles

EHPAD Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes

ETP Equivalent Temps Plein

GEF Gestion Economique et Financière

IDE Infirmier/Infirmière Diplômée d’Etat

LS Long Séjour

MCO Médecine, Chirurgie, Obstétrique

PUI Pharmacie à Usage Interne

SIH Système Informatique Hospitalier

SSR Soins de Suite et Rééducation

US Unité de Soins


REFERENCES AU 31.12.2009 :

Etats‐Unis

Erlanger Health System, Chattanooga, TN

Cedars Sinai Medical Center ‐ Los Angeles, CA

Lehigh Valley ‐Muhlenberg, Bethlehem, PA

Nebraska Medical Center ‐Omaha, NE

The Methodist Hospital ‐Houston, TX

Loyola University Medical Center ‐Maywood, IL

Holy Name Hospital – Teaneck, NJ

St. AlphonsusRegional Medical Center ‐Boise, ID

Sacred Heart Medical Center ‐ Eugene, OR

Methodist Charlton Medical Center ‐Dallas, TX

Strong Memorial Hospital ‐ Rochester, NY

Singing River Hospital ‐ Pascagoula, MS

Heartland Regional Medical Center ‐ St. Joseph, MO

Bethesda North Hospital ‐ Cincinnati, OH

Lehigh Valley Hosp ‐ Cedar Crest ‐ Allentown, PA

Virginia Hospital Center ‐ Arlington, VA

Ocean Springs Hospital ‐ Ocean Springs, MS

NYUMC Langone ‐New York City

JeanesHospital ‐ Philadelphia, PA

Memorial Medical Center ‐ Springfield, IL

UCSF ‐ San Francisco, CA

Middlesex Hospital ‐Middletown, CT

Asie

Prince court Medical Centre ‐ Kuala Lumpur ‐Malaisie

KK Women and Children Hospital ‐ Singapore ‐ Singapour

Bumrungrad International Hospital ‐Bangkok ‐ Thaïlande

Europe

KAV – Vienne, Autriche

ÅrhusUniversitetshospitalSkejby, Danemark

Centre Hospitalierde Meaux, France

Hospices Civils de Lyon, France

Centre Hospitalierde Valenciennes, France

Reggio Emilla Hospital , Italie

Ospedale S.Sebastiano ‐Correggio (RE), Italie

OspedaleMorgagniPierantoni– Forlì, Italie

AziendaOspedalieraS.Maria– Terni, Italie

Azienda Ospedaliera Spirito Santo – Pescara, Italie

Azienda Ospedaliera di Circolo – Fondazione Macchi – Varese, Italie

ASL Valcamonica– Sebino, Italie

Azienda Ospedaliero – UniversitariaPoliclinico di Modena, Italie

NYE AHUS – Oslo, Norvège

St. OlavsHospital – Trondheim, Norvège

MC Atrium – Heerlen, Pays‐Bas

Canada

Centre Hospitalier Pierre Le Gardeur ‐ Repentigny, Montréal

Centre Hospitalier Universitaire de Québec ‐Québec City, QC

Sudbury Regional Hospital ‐ Sudbury, ON

William Osler Health Centre ‐ Brampton, ON

St. Michael's Hospital ‐ Toronto, ON

London Health Sciences Centre ‐ London, ON

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