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O Portal de Pesquisa e Extensão é uma solução moderna e confiável para gerenciar de forma ágil e simplificada todo o processo de concessão de bolsas para pesquisa e extensão, desde a abertura dos editais até o seminário de apresentação dos projetos.
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PARCEIRA DOS EDUCADORES
PORTAL DE
PARA IES
Com 19 anos de experiência no desenvolvimento de soluções
para gestão do ensino, a AIX Sistemas desenvolveu uma
solução moderna e confiável para gerenciar de forma ágil e
simplificada todo o processo de concessão de bolsas para
pesquisa e extensão, desde a abertura de editais até o
seminário de apresentação dos projetos.
O sistema automatiza os processos internos e possibilita a gestão de
todas as informações vinculadas aos editais e projetos. Com uma maior
agilidade na tramitação das informações e menor burocracia, o portal para
submissão eletrônica de projetos de pesquisa e extensão gera um salto de
qualidade no serviço prestado, representando melhorias como maior
comodidade aos envolvidos, otimização das atividades dos funcionários,
redução de gastos e tempo, além de também facilitar o monitoramento dos
investimentos.
Com a centralização das informações, os dados são consolidados de forma ágil e
coerente, formando um banco de dados robusto e confiável, capaz de fornecer
informações precisas e relevantes para os tomadores de decisões e para a prestação de
contas aos órgãos financiadores.
Portal de pesquisa e extensão
A tríade Ensino-Pesquisa-Extensão constitui um dos instrumentos primordiais para produção,
disseminação e aplicação do conhecimento em uma sociedade. Em nosso País, poucas instituições de
ensino possuem o privilégio de exercer todas essas atividades, contribuindo de forma significativa para a
evolução das comunidades nas quais estão inseridas.
A AIX Sistemas percebeu uma carência no mercado educacional de uma solução completa e específica
para auxiliar as IES na administração do processo de concessão e acompanhamento de bolsas para
pesquisa e extensão, que, em muitas instituições, ainda é realizado de forma semi ou completamente
manual.
Além dos grandes gastos com desperdício de materiais, as instituições podem perder muito tempo e
recursos para gerenciar todas as etapas, sofrendo ainda com o risco de perda de dados relevantes e com a
dificuldade de reunir e apresentar as informações necessárias aos seus órgãos financiadores.
Como funcionaCom o sistema, é possível controlar pela internet todo o processo de concessão e administração de bolsas de pesquisa e extensão. Todos os dados ficam reunidos e armazenados em um único local, gerando informações necessárias para tomada de decisão e prestação de contas.
O sistema é organizado por cenários, ou seja, cada tipo de usuário tem acesso a informações específicas do seu papel no processo, e são divididos da seguinte forma: Administrador, Reitoria, Coordenador, Professor, Relator e Aluno.
Após os cadastros e configurações iniciais, a Reitoria abre os editais com períodos pré-determinados e configura os subprogramas com seus respectivos critérios de avaliação.
Os cadastros, inscrições de projetos e pedidos de bolsa são realizados via formulários eletrônicos, reduzindo tempo e a possibilidade de erro na inserção dos dados.
Os arquivos do projeto ficam disponíveis para visualização e download para Alunos, Professor, Relator (que classifica o projeto segundo os critérios de avaliação), Reitoria e Coordenador (que realiza distribuição das bolsas e acompanha o desenvolvimento do projeto).
Depois de concluído o projeto, é realizado o agendamento e organização do evento de apresentação.
Atribuições Por Cenário
1 2
3 4
5 6
Fluxograma do Processo
ProfessorRegistro de projetos, w
cronogramas, alunos participantes e materiais de consumoEnvio de arquivos e w
documentos Alteração das w
informações pertinentes à participação em projetos
CoordenadorVisualização de todos w
os arquivos do projetoCancelamento de bolsaw
Substituição de w
bolsista e professorRegistro e aprovação w
de materiais do projetoDownload de editaisw
Atribuição de Relatorw
Distribuição de Bolsaw
AlunoAltera informações w
pertinentes à participação em projetos
Envio de arquivosw
RelatorRealiza a classificação w
dos projetos a partir dos critérios de
ReitoriaAbertura dos editais e w
configuração dos subprogramasCriação de regras de w
classificação para análise e distribuição das bolsaswClassificação e distribuição de verbas entre os candidatos.Emissão de relatórios w
de controle
Reitoria abre os editais a partir
das fontes de financiamento
Criação e configuraçãodos subprogramas
(formulários e critérios de avaliação)
Professor cadastrao projeto com os documentos
necessários, vincula os alunos e o
inscreve no edital
Relator avalia e classifica os
projetos inscritosde acordo com os
critérios estabelecidos
Os projetos aprovadossão iniciados e
acompanhados pelos responsáveis através
do Portal
O projeto se encerrae é marcado
o evento para sua apresentação
Se inár m ios
e on e s C gr s os
O sistema também realiza o agendamento e organização de seminários, congressos e quaisquer outros eventos que aconteçam na instituição de ensino. Também é divido em cenários (Coordenador do Evento, Parecerista, Ouvinte, Apresentador) e automatiza o controle de todos os processos para realização do evento: cadastro, inscrições, impressão de boletos de cobrança, controle dos pagamentos, checagem de conflito de horários e locais de apresentações, lista e controle de presença, etiqueta para crachá e impressão de certificados.
O processo acontece todo pela internet e permite a inscrição de qualquer um dos cenários anteriores, inclusive de Ouvintes e Apresentadores externos. Com o Calendário de Eventos, os usuários tem a visão de todos os eventos em aberto.
Atribuições Por Cenário
Coordenador de Eventosw Emissão de boletos de cobrançawMontagem de grades de apresentação, com checagem de horários e salaswRelatórios de pagamentos realizadoswEmissão do comprovante de inscrição, lista de presença e etiqueta do cracháwLançamento de notas e presençaswImpressão de certificados
OuvinteParticipação na apresentação como w
ouvinte
ApresentadorResponsável por apresentar o w
projeto em um evento ou seminário
6
9
3
45
7 8
1 2
A apresentaçãoé aprovada ou nãopelo Parecerista
designado
Montagem da grade com as datas,
horários e locaisdisponíveis para as apresentações
Os ouvintes realizam a inscrição pela
internet, imprimemo boleto e realizam
o pagamento
Durante o evento,são lançadas as
notas e presenças
O Coordenador acompanha através dosrelatórios do sistema todas as inscrições
e pagamentos
Emissão da lista de presença
e etiquetas para crachás
Cadastro do evento
no sistema
Inscrição dos apresentadores e
atribuição do Parecerista
Emissão e entrega dos certificados
Fluxograma de Eventos
PARCEIRA DOS EDUCADORES
Com mais de 19 anos de experiência, a AIX Sistemas é uma empresa mineira especializada no desenvolvimento de soluções para a
gestão do ensino. Nosso foco é contribuir para a melhoria do desempenho da educação brasileira, atuando como parceira dos
educadores. Esta é a filosofia que sempre apoiou a empresa no desenvolvimento dos softwares, na prestação de serviços e também
na execução das ações e projetos sociais.
uSuporte Técnico por telefone e internet durante 13 horas diárias ininterruptas, de segunda à sexta-feira.
uPortal para registro de dúvidas e solicitações, com dicas do sistema, download de novas versões e diversas outras funcionalidades.
uOs manuais do sistema em formato Wiki, atualizados constantemente, contribuindo para a colaboração mútua entre usuários.
uTreinamentos presenciais e virtuais, permitindo a capacitação de usuários a baixos custos e em horários flexíveis
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