Upload
phamnhu
View
233
Download
6
Embed Size (px)
Citation preview
RAKORNAS
21-23/11/2005
PETUNJUK TEKNIS
PENCITRAAN DIGITAL ARSIP STATIS
YANG DIMUAT DI
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL
( J I K N )
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
2005
ii
DAFTAR ISI
Hal.
DAFTAR ISI ............................................................................................…...... ii
BAB I PENDAHULUAN...........................................................................…..... 1
1.1. LATAR BELAKANG..................................................................... 1
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN ............................................................. 1
1.3. RUANG LINGKUP ........................................................................ 2
1.4. PENGERTIAN ................................................................................ 2
BAB II PENGELOLAAN PENCITRAAN DIGITAL ................................... 4
2.1. UMUM ........................................................................................... 4
2.2. PENETAPAN TEMPAT KEGIATAN PENCITRAAN DIGITAL 5
2.3. PERALATAN PENCITRAAN DIGITAL....................................... 8
2.4. SELEKSI BAHAN ARSIP STATIS YANG AKAN
DICITRADIGITALKAN…………………………………..….….. 17
2.5. DOKUMENTASI PROSES PENCITRAAN DIGITAL…….……. 22
BAB III PRINSIP DAN KETENTUAN TEKNIS PENCITRAAN
DIGITAL..24
3.1. PRINSIP PEMINDAIAN HANYA SATU KALI ………………….. 24
3.2. KETENTUAN TEKNIS ..................................................................... 26
3.2.1. Elemen-elemen Objek Digital ............................................... 26
3.2.2. Jaminan Kualitas .................................................................... 36
BAB IV PROSEDUR PENCITRAAN DIGITAL .............................................. 38
4.1 JENIS BAHAN ARSIP YANG DICITRADIGITALKAN ............... 38
4.2 PROSEDUR PEMINDAIAN DIGITAL …………………………… 39
4.3 PROSEDUR PENCITRAAN MENGGUNAKAN KAMERA
DIGITAL ........................................................................................... 40
BAB III PENUTUP .............................................................................................. 42
LAMPIRAN ............................................................................................................ 43
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang merupakan
sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi arsip statis secara
nasional dan memiliki tujuan mewujudkan layanan arsip statis yang
merupakan memori kolektif Bangsa Indonesia secara lengkap, cepat, tepat,
mudah dan murah tentunya harus didukung oleh pangkalan data yang
berisikan informasi mengenai arsip statis yang dimiliki Bangsa Indonesia
secara akurat, lengkap dan terpadu. Pada sistem JIKN yang bentuk layanan
informasi arsip statisnya berbasis teknologi informasi dan komunikasi,
informasi mengenai arsip statis tersebut akan lebih efektif apabila disertai
citra digital dari arsipnya. Keberadaan citra digital dari arsip statis yang
dibutuhkan masyarakat luas dalam sistem JIKN akan sangat membantu
pengguna dalam memperoleh layanan arsip statis secara lengkap, cepat,
tepat, mudah dan murah.
Mengingat keberadaan dan pengelolaan arsip statis Bangsa
Indonesia tersebar sifatnya maka diperlukan sebuah standar tentang proses
pencitraan digital arsip statis yang dilakukan oleh para anggota jaringan
untuk keperluan layanan melalui sistem JIKN.
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN
Petunjuk Teknis Pencitraan Digital Arsip Statis yang Dimuat di
JIKN dimaksudkan sebagai petunjuk teknis dalam proses pencitraan digital
arsip statis dalam rangka layanan arsip melalui JIKN secara efektif dan
efisien. Sedangkan tujuannya adalah agar citra digital yang ditampilkan
dalam sistem JIKN memiliki keseragaman format dan kualitas yang dapat
memenuhi kebutuhan pengguna.
2
1.3. RUANG LINGKUP
Petunjuk Teknis ini mencakup prosedur pembuatan citra digital (digital
image) dari arsip statis dengan mempergunakan perangkat penangkapan
(capture) berupa pemindai digital (scanner) atau kamera digital untuk
kebutuhan layanan arsip statis melalui sistem JIKN. Secara garis besar
mencakup pengelolaan pencitraan digital yang meliputi tempat
pelaksanaan, peralatan yang digunakan, seleksi bahan arsip yang akan
dicitradigitalkan, dokumentasi proses pencitraan digital, prinsip dan
ketentuan teknis serta prosedur pencitraan digital..
1.4. PENGERTIAN
Citra digital adalah hasil penangkapan suatu objek fisik menggunakan
peralatan pencitraan digital, dimana setiap bagian dari gambar tersebut
direpresentasikan dalam bentuk piksel (picture elements). Suatu citra digital
dapat diedit, dimanipulasi, dikirim, dihapus, dikopi atau dimasukkan ke
berkas komputer lainnya atau ke halaman web.
Pencitraan digital adalah proses memperoleh suatu representasi digital
dari suatu objek asli menggunakan peralatan pencitraan digital seperti
pemindai atau kamera digital.
Penangkapan (capture) perekaman suatu objek ke dalam bentuk digital.
Pemindaian adalah proses pembuatan suatu citra digital dari suatu objek
asli menggunakan peralatan pemindai dan perangkat lunak pemindaian.
Citra digital master adalah kopi dengan kualitas terbaik dari citra digital,
yang diharapkan bisa mewakili arsip asli. Citra digital master harus
merepresentasikan bahan arsip asli yang tidak termanipulasi dan diciptakan
dengan resolusi tinggi serta disimpan dalam format yang tidak dikompresi.
Citra digital akses adalah kopi dengan resolusi rendah yang diperoleh dari
master dan biasanya dibuat untuk penayangan yang baik pada layar atau
halaman web.
3
Thumbnail adalah kopian dengan ukuran dan resolusi yang rendah (1/4 dari
ukuran citra digital akses) yang biasanya dihubungkan (hyper linked) ke
versi dengan ukuran dan resolusi citra digital yang lebih tinggi.
4
BAB II
PENGELOLAAN PENCITRAAN DIGITAL
2.1. UMUM
Istilah pencitraan digital (digital imaging) mengandung makna
pembuatan suatu citra digital dari suatu objek fisik. Suatu citra digital terdiri
dari piksel (picture elements), yang sama seperti titik (dot) pada foto di surat
kabar atau butiran (grain) pada foto hasil cetakan, yang tersusun berdasarkan
perbandingan kolom dan baris yang telah ditetapkan sebelumnya. Setiap
piksel merepresentasikan bagian dari citra digital dalam satu warna atau
degradasi kelabu tertentu. Suatu citra digital dapat diedit, dimanipulasi,
dikirim, dihapus, dikopi atau dimasukkan ke berkas komputer lainnya atau
ke halaman web.
Citra digital dapat digunakan untuk pencetakan, dokumentasi,
penelitian, dan publikasi secara sambung jaring (on-line) sehingga
memungkinkan khazanah arsip dapat diakses secara lebih luas. Disamping
itu dengan teknologi digital, khazanah arsip statis yang rentan untuk
digunakan atau dilihat oleh pengguna secara langsung, dapat dilihat dan
digabungkan dengan khazanah arsip statis yang berkaitan namun berada pada
lokasi yang berbeda-beda. Selain itu juga mendukung strategi preservasi
karena penanganan terhadap bahan arsip asli secara langsung dapat
dikurangi.
Berkaitan dengan penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan
Nasional (JIKN), maka pengembangan suatu pangkalan data citra digital
akan sangat mendukung akses yang efisien dan efektif terhadap khazanah
arsip statis yang terdapat di seluruh lembaga kearsipan statis di Indonesia.
Untuk itu anggota jaringan selain membuat pangkalan data yang berisi
informasi arsip statis juga menghubungkannya dengan pangkalan data citra
digital. Meskipun proses ini sebenarnya tidak begitu rumit, namun karena
berkaitan dengan teknologi dan prosedur yang mungkin belum begitu dikenal
5
oleh anggota jaringan maka perlu disusun sebuah petunjuk teknis tentang
bagaimana pencitraan digital arsip statis dilakukan.
Meskipun kegiatan pencitraan digital tidaklah murah namun harus
dipandang sebagai investasi jangka panjang bagi suatu organisasi yang
berkaitan dalam bidang kearsipan. Perencanaan kegiatan tersebut perlu
mempertimbangkan waktu dan sumber daya yang diperlukan bagi persiapan
fisik arsip yang akan dicitradigitalkan dan pengembangan dokumentasi yang
diperlukan untuk menjamin kontrol intelektualnya.
2.2. PENETAPAN TEMPAT KEGIATAN PENCITRAAN DIGITAL
Satu di antara pertimbangan penting saat akan memulai kegiatan
pencitraan digital adalah menetapkan ruang kerja di mana proses pencitraan
digital akan dilakukan. Meskipun mungkin beberapa saran yang akan
dikemukakan tidak relevan untuk semua anggota jaringan, dalam petunjuk
teknis ini akan diberikan skenario terbaik dan alasan-alasan mengapa hal
tersebut harus dilakukan, sehingga instansi penyelenggara dapat mengambil
keputusan yang tepat sesuai dengan sarana dan prasarana di instansinya
masing-masing. Idealnya instansi dapat merancang suatu tempat khusus
untuk melakukan kegiatan pencitraan digital yang menjadi tempat yang
sempurna untuk melakukan pemindaian atau melakukan proses foto digital.
Kondisi ideal ini mungkin jarang didapatkan sehingga instansi-instansi
seringkali dihadapkan dengan kenyataan tersedianya ruangan yang bersifat
multi-fungsi atau diperlukan adanya penataan ulang yang menimbulkan
masalah-masalah baru dengan sumber dana yang mungkin terbatas.
Dalam rangka memanfaatkan ruangan yang telah ada secara
maksimal sebagai tempat pencitraan digital perlu dipertimbangkan hal-hal
sebagai berikut:
6
1) Apakah ruangan digunakan hanya untuk kerja fisik pencitraan digital atau
juga untuk membuat metadata dan melakukan kegiatan preservasi
lainnya? Sebaiknya ruangan hanya digunakan untuk pencitraan digital.
2) Apakah ada perencanaan yang jelas mengenai format dari bahan asli yang
akan dicitrakan? Beberapa format dapat memiliki ketentuan-ketentuan
ruang yang bersifat spesifik atau proses pencitraan digital mungkin
memiliki dampak secara fisik. Ruangan dengan permukaan yang datar
merupakan keharusan, karena sangat terkait dengan keamanan dan
keselamatan arsip dan pelaksananya.
3) Jenis peralatan apa yang akan digunakan? Perbedaan metode pencitraan
digital akan menuntut perbedaan konfigurasi fisik dari ruang kerjanya.
Pemindai digital membutuhkan meja, sedangkan kamera digital
memerlukan bidang untuk tripod dan sarana lainnya yang mirip dengan
studio foto dalam rangka mengoptimalkan proses penangkapan digital.
4) Berapa banyak petugas yang akan bekerja di ruangan? Jumlah orang yang
akan bekerja di dalam satu ruangan secara bersamaan secara efektif akan
menentukan konfigurasi ruangan kerja. Adalah penting untuk
mempertimbangkan kapasitas maksimal untuk suatu ruangan kerja
terlebih dahulu sebelum membuat jadwal kerja bagi para operator yang
akan melakukan proses pencitraan digital.
Bilamana pertanyaan-pertanyaan di atas telah dipertimbangkan
dan dilakukan survei ke fasilitas fisik yang ada, beberapa hal berikut perlu
juga dipertimbangkan dalam rangka konfigurasi ruang kerja untuk
melaksanakan kegiatan pencitraan digital:
1) Kesehatan dan keamanan
Ini tidak hanya mencakup lingkungan fisik namun juga fasilitas kerja
(workstation), kursi, dan peralatan yang dipilih untuk melakukan proses
pencitraan digital. Demikian juga perhatian terhadap instalasi, seperti
kabel-kabel yang merentang pada jalan yang dilalui atau outlet yang
terlalu banyak beban sehingga dapat menimbulkan resiko kebakaran.
Proses pencitraan dan pembuatan metadata juga memerlukan waktu
7
duduk yang lama sehingga rancangan kursi dan meja juga merupakan hal
yang penting.
2) Bidang pencahayaan (lighting)
Pencitraan digital memerlukan banyak sekali penayangan dan manipulasi
visual. Oleh karena itu pencahayaan harus distandarkan sehingga
penilaian secara kasat mata dapat dilakukan secara konsisten. Teknik-
teknik untuk membantu dalam hal ini antara lain:
a) melakukan pengecatan ruangan dengan warna netral.
b) mengurangi kilauan cahaya selain dari cahaya yang diperlukan untuk
mengurangi keletihan mata.
c) memberi warna latar belakang destop (desktop) yang keabu-abuan
(mid-gray) untuk menyeimbangkan citra digital di layar monitor.
Pencahayaan yang sama diperlukan juga dalam melakukan kalibrasi
peralatan saat melakukan proses pencitradigitalan atau proses fotografi.
3) Kepuasan kerja petugas
Operator atau petugas yang berkaitan dengan pembuatan citra digital
harus mendapatkan perhatian secara khusus. Perlu dilakukan pengamatan
untuk memastikan bahwa mereka merasa nyaman dan senang. Dipastikan
juga bahwa mereka dapat melakukan istirahat secara berkala,
menghilangkan kebosanan, misalnya dapat bekerja sambil mendengarkan
radio atau musik. Harus ditetapkan sasaran yang mesti dicapai dan
diupayakan para petugas tersebut bangga atas pencapaiannya. Perlu
dilakukan pertemuan secara berkala untuk memastikan komunikasi
terbuka dan ditanyakan mengenai rasa kepuasan mereka. Perhatian
terhadap keluhan-keluhan yang berkenaan dengan masalah ergonomis
yang mungkin ada perlu dilakukan. Di samping itu sedapat mungkin
diakomodir pola-pola kerja individual namun dengan tetap
mempertahankan keutuhan kelompok.
8
4) Stabilitas
Lingkungan ruangan kerja sedapat mungkin dijaga agar tetap stabil, tidak
banyak berubah-ubah, bagi anggota kelompok. Hal ini tidak hanya untuk
meningkatkan performan proses pencitraan terhadap bahan-bahan yang
ada namun juga akan menghilangkan kekhawatiran atau
ketidakharmonisan di antara anggota kelompok kerja.
Penciptaan suatu lingkungan yang fungsional dan menyenangkan
akan memberi dampak pada efisiensi pelaksanaan, peningkatkan
produktivitas serta kualitas citra digital yang dihasilkan.
2.3. PERALATAN PENCITRAAN DIGITAL
1) Pemindai digital dan kamera digital
Pemilihan peralatan untuk pencitraan digital, yakni pemindai digital atau
kamera digital, harus dipertimbangkan tidak hanya dikaitkan dengan
karakteristik objek yang akan dicitrakan, tetapi juga maksud penggunaan
citra digital hasil pencitraan digital tersebut. Tidak perlu untuk membeli
pemindai digital yang canggih dan mahal bila citra digital hasil
pemindaian tersebut hanya digunakan untuk ditayangkan di situs web.
Dilain pihak bila akan dibuat citra digital master yang dapat digunakan
untuk beberapa penggunaan yang belum jelas di masa mendatang maka
pemilihan peralatan dan proses pencitraan digitalnya memerlukan
perhatian khusus.
Terdapat beberapa peralatan pencitraan digital dengan jenis-
jenis sebagai berikut:
a) Pemindai digital rata (flat-bed scanner)
Merupakan jenis yang paling banyak dipergunakan dengan
beragam format, kualitas dan harga. Pemindai digital rata biasanya
diperuntukkan bagi bidang pindai 8" x 11", namun terdapat juga
9
pemindai untuk bidang yang lebih besar. Pemindai digital ini dapat
dibeli sekaligus dengan adapter transparansi (transparency
adapters) sehingga dapat memindai film negatif dan slide dengan
sangat mudah. Pemindai digital dengan kualitas tinggi (high end)
memiliki masalah "flare" yang lebih sedikit, selain itu juga telah
terdapat konektor untuk USB dan fire wire yang sangat
memudahkan penggunaannya.
b) Pemindai digital lembar-tunggal (single-sheet scanner)
Pemindai digital jenis ini dirancang untuk memindai kertas lembar
per lembar. Mekanismenya adalah dengan memasukkan salah satu
ujung lembaran kertas, kemudian pemindai digital akan menarik
dan mengarahkannya ke sensing array hingga kemudian
dikeluarkan ke sisi lainnya. Pemindai digital ini tidak cocok untuk
membuat citra digital dengan kualitas yang tinggi.
c) Pemindai digital pengumpan lembaran (sheet-fed scanner)
Pemindai ini biasanya digunakan untuk batch work dan tidak
boleh digunakan untuk naskah arsip asli karena dapat terjadi
jamming yang dapat menyebabkan kerusakan atau kehancuran
pada naskah arsip asli tersebut.
d) Pemindai digital drum
Menghasilkan citra digital dengan kualitas tinggi namun
harganya cukup mahal. Karena bahan-bahan yang akan
dipindai ditempatkan pada suatu drum yang berputar (rotating
drum), pemindai ini tidak disarankan untuk bahan-bahan yang
memiliki nilai tinggi, melainkan cocok untuk film negatif dan
transparansi. Sekarang ada yang menamakan drum pemindai
digital sebagai roll pemindai digital, bukan rotating drum,
karena ia menggunakan suatu pengaturan dengan memakai
conveyor belt sehingga mengurangi kemungkinan kerusakan
terhadap naskah asli. Harga drum pemindai digital cukup
mahal.
10
e) Pemindai digital tangan
Pemindai digital jenis ini memerlukan tindakan operator
secara manual, yakni dengan memegang peralatan pemindai
digital. Untuk melakukan pemindaian, operator mengeser
secara manual peralatan tersebut pada dokumen yang dipindai.
Pemindai digital tangan ini cocok untuk objek yang kecil yang
tidak lebih besar dari peralatan itu sendiri.
f) Pemindai digital film
Secara khusus dirancang untuk pencitraan digital bahan-bahan
transparansi seperti film 35 mm. Pemindai digital film sangat
cocok untuk roll film, namun kurang cocok untuk slides; Ia
memiliki masalah dengan "flare."
g) Kamera digital
Sangat cocok untuk objek 3 dimensi, memiliki kualitas dan
harga yang sangat beragam. Kamera digital memiliki masalah
dengan "flare," atau bright patches pada citra digital. Jika
kamera digital yang diperlukan sebaiknya ia digunakan pada
suatu ruangan yang terkontrol seperti studio.
Dalam pengadaan pemindai digital perlu dipertimbangkan hal-
hal berikut ini:
a) Bagaimana kemampuan resolusinya?
b) Apakah ukuran bidang pindainya cukup besar untuk
menangani arsip asli yang akan dipindai?
c) Berapa lama kemampuannya melakukan pemindaian terhadap
satu arsip pada kualitas untuk citra digital master?
d) Apakah perusahaan pembuatnya memiliki reputasi yang baik
terhadap servis dan jaminannya?
e) Pertimbangan lain, termasuk juga kualitas optik dari pemindai
digital.
11
Klaim dari pembuat kadang kala tidak benar, misalnya dalam
hal jumlah halaman yang dapat dipindai per menit atau dalam hal
resolusi maksimal yang dimungkinkan. Perlu dilakukan penelaahan
terhadap kajian-kajian dan pertanyaan-pertanyaan yang ditujukan
terhadap peralatan tersebut. Kecepatan sebuah pemindai digital dapat
berkaitan secara langsung dengan kemampuan komputer. Semakin
besar memori RAM, hard disk dan kecepatan CPU maka akan
semakin baik.
Kelebihan dan kekurangan peralatan pencitraan digital:
Jenis Peralatan Kelebihan Kekurangan
Pemindai digital
rata (flat-bed
scanner)
• Murah
• Kebanyakan jenisnya dapat
menangani bahan film
positif maupun negatif
• Menggunakan perangkat
lunak driver yang fleksibel
• Mudah untuk dipelajari
• Produktivitas rendah,
memerlukan banyak
penanganan dokumen
Pemindai digital
pengumpan
lembaran
(sheet-fed
scanner)
• Produktivitas tinggi
• Sebaik atau bahkan lebih
baik dari pemindai digital
rata
• Memiliki banyak
kemampuan otomatis
• Tidak sesuai untuk bahan
yang rentan (fragile),
jilidan, bahan yang
berkerus (wrinkled), 3-D,
atau objek yang tidak
fleksibel
• Lebih mahal dari pemindai
digital datar
• Tidak dapat menangani
semua ukuran dokumen
Pemindai digital
drum • Kualitas citra digital sangat
tinggi
• Resolusi tinggi
• Noise rendah
• Dynamic range tinggi
• Tone/color fidelity bagus
• Perangkat lunak driver
sangat fleksibel
• Mahal
• Produktivitas rendah
• Memerlukan operator
yang terlatih
• Hanya dapat menangani
dokumen jenis tertentu
yang dapat dipasangkan
pada drum
Kamera digital • Dapat menangani berbagai
jenis dokumen/objek (3-D,
jilidan, glass plate, bahan
yang tidak rata, bahan
dengan ukuran besar)
• Ukuran bidang bidik tidak
terbatas
• Pencahayaan diatur oleh
pengguna
• Penangkapan dilakukan
tanpa kontak langsung
• Untuk tipe yang baik
relatif mahal
• Sulit mencapai
keseragaman
• Cenderung memiliki
dynamic range yang
rendah akibat flare
• Memerlukan keahlian
khusus
12
Jenis Peralatan Kelebihan Kekurangan
• Ada memiliki lensa yang
dapat diganti-ganti
• Umumnya memiliki
kualitas hasil citra digital
yang baik
Pemindai digital
film • Sangat produktif untuk rol
film
• Flare rendah
• Dynamic range baik
• Produktivitas rendah untuk
lembaran film atau slide
• Potensial mengalami flare
• Pengaturan kualitas citra
digital relatif sulit karena
keterbatasan target
2) Komputer
Untuk keperluan proses pencitraan digital disarankan
menggunakan satu komputer yang khusus untuk keperluan
tersebut. Berikut ini beberapa hal yang dapat dipertimbangkan
dalam pemilihan komputer:
a) Pilih komputer yang memiliki Random Access Memory
(RAM) sebesar mungkin (paling tidak 512 MB). Semakin
besar memori semakin memungkinkan komputer untuk
memproses data citra digital dalam jumlah banyak dan dengan
lebih cepat.
b) Pilih komputer yang memiliki processor yang tinggi untuk
mengolah citra digital (Pentium IV atau yang lebih tinggi)
c) Pilih komputer yang mendukung input data berkecepatan
tinggi melalui koneksi USB 2.0 atau IEEE 1394 "Firewire."
d) Pilih komputer yang memiliki CD-RW burner yang sesuai
dengan standar dari ISO bila ingin menyimpan hasil pencitraan
ke dalam CD-ROM.
e) Bila perlu dapat juga dilengkapi dengan DVD burner, namun
standar untuk format DVD belum ada dan masalah-masalah
migrasinya mungkin lebih cepat terjadi dari pada CD.
13
Jika suatu instansi akan membeli komputer baru sebagai perangkat
keras untuk pencitraan digital disarankan untuk melihat publikasi-
publikasi mengenai komputer yang telah ada, misalnya majalah
komputer untuk membantu pengambilan keputusan. Dalam
mengambil keputusan disarankan sedapat mungkin
mengikutsertakan staf di bidang teknologi informasi (TI). Staf TI
tidak hanya akan membantu pengambilan keputusan namun juga
akan sangat membantu dalam proses pencitraan digitalnya.
3) Perangkat Lunak
Beberapa jenis perangkat lunak kadang kala disertakan dalam paket
peralatan pencitraan digital. Untuk pemindai digital adalah perangkat
lunak pemindaian (scanning software) sedang bagi kamera digital
adalah perangkat lunak yang menyediakan antar-muka (interface)
untuk men-download citra digital dari kamera ke komputer. Jenis
perangkat lunak lainnya adalah yang digunakan untuk memanipulasi
citra digital yang telah dipindai. Perangkat lunak tersebut biasanya
juga disediakan menyatu dengan paket pemindai digital namun
biasanya hanya memiliki fungsi-fungsi dasar pengeditan citra digital.
Dalam hal ini ada kualitas ada harga. Perangkat lunak untuk
memanipulasi citra digital diinstalkan pada hard drive sebuah
komputer dan digunakan untuk mengorientasi citra digital;
melakukan cropping, mengatur tingkat kecerahan, kontras dan
resolusi citra digital; melakukan transformasi; flip; atau memanipulasi
citra digital tersebut.
Saat pengadaan perangkat lunak untuk memanipulasi citra
digital, beberapa kemampuan yang sebaiknya dimiliki adalah:
a) Kemampuan untuk bekerja secara langsung dengan perangkat
lunak pemindai digital melalui TWAIN atau plug-in lainnya.
b) Mendukung berbagai jenis format file.
c) Memiliki peranti untuk pengoptimasian citra digital (misalnya,
pengaturan warna atau space untuk warna).
14
d) Memiliki dokumentasi yang dapat dipergunakan dan dukungan
teknik yang andal.
e) Memiliki kemampuan untuk dapat diperluas (extensibility).
f) Memiliki kemampuan menciptakan macro untuk fungsi-fungsi
yang sering dipakai.
g) Melakukan pemrosesan batch.
Pemilihan peralatan yang diperlukan memiliki dampak yang
sangat besar terhadap kualitas citra digital yang akan diproduksi.
Perkembangan teknologi pemindaian dan kamera digital telah
mengarah kepada peningkatan kualitas dan kemampuannya. Terdapat
sejumlah pertanyaan lainnya yang harus dijawab dalam pengambilan
keputusan oleh instansi sebelum melakukan pembelian suatu
peralatan, seperti misalnya: Apa yang mampu ditangani oleh staf
yang ada dan bagaimana lingkungan fisik yang terdapat di instansi?
Apa yang mampu didukung oleh teknologi yang telah dimiliki oleh
instansi saat ini? Bahan arsip apa yang akan dicitrakan (foto, naskah,
audio visual, dll.)? Berapa anggaran yang tersedia? Bagaimana
rencana penyimpanan terhadap hasilnya?
Bagi instansi yang baru pertama kalinya memulai kegiatan
pencitraan digital sangat perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai
berikut:
1) Harga
Pemindai digital dan kamera digital memiliki harga bervariasi
sesuai tingkat kecanggihannya. Umumnya berlaku hukum: ada
harga ada kualitas. Perlu diperhatikan dengan seksama
mengenai garansi purna jual, reputasi pemeliharaan,
keandalan, dokumentasi, fleksibilitas platform pemindaian dan
kartu antar-muka (interface card) yang bersifat non-
proprietary.
15
2) Instalasi
Instalasi pemindai digital dapat dilakukan sendiri secara
langsung. Pemindai digital pada umumnya merupakan
periferal yang bersifat pasang dan pakai (plug and play). Hati-
hati untuk membeli pemindai digital yang tidak membutuhkan
kartu antar-muka (interface card) yang bersifat non-
proprietary, karena kartu ini dapat menimbulkan
inkompatibilitas dengan fungsi-fungsi komputer lainnya. Antar
muka USB telah menjadi standar (meskipun SCSI-2 masih
tetap lebih baik dan sebagai konektor fire wire yang terkenal
cepat). SCSI-2 memungkinkan penambahan perangkat lainnya
ke komputer dengan komplikasi yang sedikit (tape-drives, Zip-
drives, CD ROM drives, dll.) namun juga memerlukan suatu
kartu perangkat keras (hardware card) yang khusus. Perangkat
lainnya mungkin diperlukan untuk penyimpanan dan
pemindahan berkas komputer yang banyak dan besar.
Kegiatan instalasi pada dasarnya tidak berpengaruh langsung
terhadap kamera digital meskipun harus dipastikan bahwa
perangkat lunak yang menyertainya dapat berkerja dengan
platform komputer yang telah dipunyai.
3) Tujuan penggunaan citra digital
Hasil dari pencitraan digital dapat digunakan untuk web,
preservasi, atau pencetakan. Jika digunakan hanya untuk di
web, mungkin cukup menggunakan perangkat penangkapan
digital yang murah atau jenis untuk pemula. Jika dipergunakan
untuk preservasi arsip statis atau migrasi memerlukan
perangkat yang lebih berkualitas dan memiliki banyak fungsi.
Baik karena pertimbangan masalah ekonomi maupun
preservasi disarankan melakukan pemindaian satu kali saja
karena tidak akan menjadi masalah jika ingin dijadikan
sebagai citra digital master atau citra digital untuk akses.
16
4) Resolusi yang diperlukan
Foto dengan ukuran A 4 x 5 sudah cukup baik dipindai dengan
kualitas 600 dpi. Contact print dengan ukuran A 1 x 2
memerlukan resolusi yang lebih tinggi, misalnya dengan
resolusi hingga 1200 dpi, dan tentunya memerlukan pemindai
digital yang lebih mahal.
5) Jumlah item yang akan dipindai
Jika instansi akan memproses khazanah arsip yang banyak,
paling tidak diperlukan kecepatan pemindai digital 30 detik
atau lebih untuk menghasilkan satu citra digital. Harus
dipertimbangkan apakah perlu membeli pemindai digital yang
memiliki kemampuan lebih cepat atau membeli beberapa
pemindai digital (ini tidak membantu jika staf yang ada hanya
sedikit). Namun hati-hati terhadap pemindai digital "single
pass" karena meskipun merupakan pemindai digital yang cepat
tetapi tidak dapat menangkap semua informasi.
6) Format arsip yang akan dicitrakan
Format slide, foto, warna, skala kelabu, half-tone print, citra
digital, teks, objek tiga dimensi, dan lainnya memerlukan
perlakuan yang berbeda-beda untuk mendapatkan hasil yang
terbaik. Dapatkah pemindai digital menangani beragam
format? Jika terdapat objek tiga dimensi atau bahan dengan
ukuran yang besar yang akan dicitrakan maka perlu membeli
kamera digital. Slide dan film memerlukan pemindai digital
yang lebih canggih dan tentu saja harganya lebih mahal
dibanding dengan pemindai digital biasa.
7) Peranti tambahan
Beberapa peranti telah disertakan secara langsung dengan
pemindai digital-nya, misalnya pelindung (masks) untuk
transparansi dan negatif. Beberapa peranti tambahan lainnya
17
harus dibeli secara terpisah, misalnya tripod yang diperlukan
oleh kamera digital untuk melakukan proses pencitraan digital
yang stabil.
Jika akan membeli suatu peralatan penangkapan digital yang mahal,
maka penjual atau perwakilan dari perusahaan pembuatnya harus
datang untuk mempresentasikan kemampuan dari peralatan yang akan
dibeli tersebut. Juga harus dilakukan negosiasi selama masa
percobaan di mana instansi dapat mengevaluasi hasil proses
pencitraan digital dengan berbagai bahan arsip yang ada.
2.4. SELEKSI BAHAN ARSIP STATIS YANG AKAN DICITRA-
DIGITALKAN.
Keberhasilan program pencitraan digital dimulai dari pengetahuan dari
koleksi/khazanah yang dimiliki institusi yang bersangkutan dan
keterkaitannya dengan misi instansi. Penilaian tersebut merupakan langkah
penting untuk prakarsa, kerjasama, serta program-program regional,
nasional dan internasional yang lebih besar di bidang preservasi dan
penggunaan arsip statis.
Perencanaan pencitraan digital harus dimulai dari suatu kajian
terhadap sumber-sumber arsip konvensional dan bahan-bahan fisiknya,
bukan hanya dipandang dari ketersediaan teknologi atau kepentingan-
kepentingan lainnya. Oleh karena itu merupakan hal yang penting untuk
melakukan penilaian secara keseluruhan terhadap khazanah yang dimiliki
institusi sebelum memutuskan prioritas-prioritas dalam pencitraan digital.
Dengan demikian meskipun pencitraan digital dimulai dari skala yang kecil
namun perkembangannya akan terencana dengan baik dan akan sesuai
dengan strategi dan tujuan dari institusi yang bersangkutan. Berkaitan
dengan masalah tersebut, hal penting yang menjadi dasar dari penentuan
prioritas dalam proses seleksi bahan untuk dipencitraan digital di antaranya
analisis terhadap nilai intelektual, karakteristik fisik dari bahan arsip, dan
tujuan dari pencitraan digital.
18
1) Nilai intelektual
Hal pertama yang harus dilakukan dalam proses penilaian terhadap
khazanah arsip statis untuk keperluan pencitraan digital adalah
menganalisis nilai intelektualnya terhadap sasaran pengguna tertentu.
Dilakukan penilaian apakah bahan-bahan arsip konvensional yang akan
dicitrakan memiliki nilai intrinsik dan kualitas untuk menjamin
ketertarikannya dalam bentuk digital dan untuk memungkinkannya
dapat diakses dalam bentuk digital. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini
merupakan contoh pertanyaan yang perlu dipertanyakan saat
mempertimbangkan apakah suatu bahan arsip akan dipilih untuk
dicitradigitalkan atau tidak:
a) Apakah isi informasi dari arsip bernilai tinggi?
b) Apakah signifikansi intelektual dari bahan-bahan konvensional
tersebut?
c) Bagaimana hal tersebut diperbandingkan dari sisi kepentingan,
otoritas, keunikan, dan ketepatan waktu?
d) Apakah objek yang dipertimbangkan untuk pencitraan digital
merupakan contoh yang baik dari periode yang ditelaah?
e) Apakah arsipnya asli (original)?
f) Apakah terdapat alternatif dalam khazanah yang dimiliki yang
lebih mampu untuk mengilustrasikan momen-momen tertentu?
g) Apakah arsip lengkap atau terdapat bagian yang hilang?
h) Apakah up to date?
i) Apakah akurat?
j) Apakah akan bertahan lama atau hanya karena ketertarikan yang
bersifat sementara?
Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut terdapat elemen subjektivitas saat
mengambil keputusan dan menimbang sifat keintelektualan dari
19
khazanah. Presepsi dan evaluasi akan tergantung pada perspektif dan
akan terus berubah. Untuk itu kerja sama antara unit yang akan
melakukan kegiatan pencitraan digital, unit pengolahan arsip statis, unit
penyimpanan, dan unit layanan merupakan hal yang penting.
2) Karakteristik fisik dari bahan arsip asli
Meskipun isi intelektual dari bahan yang akan dicitrakan merupakan hal
yang sangat penting namun karakterisitik fisiknya juga memberi
pengaruh terhadap pemilihan karena ia akan memberi dampak langsung
terhadap hasil dalam bentuk digitalnya. Oleh karena itu analisis
terhadap karakteristik fisik dari arsip merupakan langkah penting yang
akan menentukan bagaimana cara menangani bahan arsip tersebut,
sekaligus menentukan proses pencitraan digital selanjutnya. Petugas
pencitraan digital harus bekerja sama dengan unit yang menangani
keseharian penyimpanan bahan-bahan tersebut. Adapun beberapa hal
yang perlu ditelaah dalam mengamati karakteristik fisik arsip secara
umum:
a) Jenis dan kategori objek, misalnya apakah berbentuk lembaran
terlepas, berbentuk buku, foto, arsip rekaman suara, arsip
pandang dengar?
b) Proses produksi, misalnya apakah dokumen tercetak, teks
tulisan tangan, bahan asli atau hasil reproduksi?
c) Usia, misalnya berapa usianya, apakah diketahui kapan dibuat?
Jika tidak, dapatkah diperkirakan?
d) Ukuran atau dimensi fisik, misalnya kertas berukuran A-4,
atau satu bundel dengan ukuran yang bervariasi? Berapa
panjang/lebarnya dalam cm?
e) Tipe Media, misalnya, kertas, kulit.
f) Sensitivitas terhadap Cahaya, misalnya, pada tingkat level
cahaya berapa ia dapat di-ekspos dengan aman selama proses
pencitraan digital? Selama berapa lama?
20
g) Informasi Warna, misalnya apakah bahan arsip mengandung
informasi warna, apakah warna padanya merupakan informasi
penting? Apakah warna tersebut merupakan elemen penting
untuk memahami dan mengapresiasi objek?
h) Jajaran Tonal (Tonal Range), misalnya apakah bahan arsip
memiliki tonal range yang lebar? Apakah merupakan elemen
penting untuk memahami dan mengapresiasi objek?
i) Gangguan (Noise), misalnya apakah rekaman audio memiliki
suara-suara yang bersifat mengganggu? Apakah terdapat suara-
suara atau citra digital latar belakang, yang terekam dalam arsip
rekaman suara atau pandang dengar aslinya, namun tidak
berkaitan langsung dengan bahan utamanya? Apakah penting
juga untuk mempertahankannya?
j) Karakteristik dan struktur isi arsip, misalnya untuk arsip
tercetak: apakah mencakup baik ilustrasi maupun tulisannya?
k) Struktur dari bahan, misalnya apakah bahan arsip dijilid?
l) Kondisi bahan dan konservasi, misalnya apakah status
preservasinya? Apakah telah diperiksa oleh petugas konservasi?
Apakah memerlukan penanganan khusus?
3) Tujuan pencitraan digital
Sebagai tambahan dari langkah-langkah sebelumnya, prinsip dari proses
seleksi itu adalah tujuan dari program pencitraan digital itu sendiri. Ini
akan bervariasi di antara instansi-instansi, namun berikut beberapa
tujuan yang paling umum untuk memulai suatu program pencitraan
digital dan bagimana hal tersebut dapat mempengaruhi seleksi terhadap
bahan-bahannya:
a) Peningkatan akses
Dalam menelaah apakah pencitraan digital akan memberikan
peningkatan secara substansial pada aksesibilitas terhadap khazanah
yang ada, beberapa pertanyaan ini harus dikaji:
21
i) Apakah instansi telah menyediakan akses ke khazanah arsip
statis yang ada dalam format non-digital?
ii) Apakah dapat dilakukan dengan mudah?
iii) Apakah memenuhi kebutuhan komunitas pengguna secara
memadai?
iv) Apakah terdapat pembatasan untuk mengakses karena
keterbatasan fisik dari arsip asli?
v) Apakah bahan-bahan arsip asli tersebar dalam lingkup geografi
di luar instansi?
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu
dalam penetapan prioritas. Sebagai contoh, beberapa bahan arsip
konvensional yang dapat diakses dengan mudah mungkin
diturunkan prioritasnya dibandingkan bahan-bahan yang sulit
diakses karena letak penyimpanannya yang jauh atau sulit
dijangkau.
Dalam usaha untuk mengidentifikasi kelompok
pengguna yang akan mendapat manfaat dari arsip yang telah
dicitradigitalkan, sebaiknya dimulai dari analisis informasi yang
dikumpulkan mengenai bahan-bahan arsip konvensional yang
digunakan pada saat ini. Jumlah, informasi yang dibutuhkan,
karaktersik dan lokasi dari pengguna saat ini sangat berguna sebagai
pijakan awal dalam memperkirakan penggunaan di masa
mendatang, meskipun hal ini tidak selalu akurat, karena pencitraan
digital itu sendiri dapat meningkatkan akses dan penggunaan arsip
yang belum diketahui atau jarang dipergunakan. Di samping itu,
potensialitas informasi digital dan akses menggunakan internet
sangat berdayaguna dan sulit diprediksi, sehingga pengguna aktual
dari arsip dalam bentuk digital tidak selalu dapat diantisipasi sama
seperti dengan penggunaan arsip secara konvensional, terutama bila
lembaga kearsipan membuka layanan kepada komunitas di seluruh
dunia.
22
b) Membantu preservasi arsip asli
Pencitraan digital bahan-bahan arsip konvensional tidak
dimaksudkan mengganti investasi dalam preservasinya, namun
dapat membantu preservasi arsip asli. Bahan-bahan arsip statis
yang sangat sering dipergunakan dapat memperoleh manfaat
dari penggunaan kopi digitalnya, yakni bisa mencegah
kerusakan bahan asli, terutama pada bahan-bahan yang rentan
atau beresiko. Dalam hal ini harus dinilai apakah keuntungan
dari pencitraan digital lebih besar daripada resiko menempatkan
bahan tersebut pada proses pencitraan digital.
Berkas-berkas komputer digital juga rentan terhadap
keterusangan terutama akibat dari perubahan format-format berkas
dan juga melalui kerusakan dari media penyimpanannya. Beberapa
langkah untuk menanggulangi permasalahan ini adalah menetapkan
spesifikasi yang seksama terhadap kualitas penangkapan dan
melakukan penilaian kualitas secara berkala, menggunakan
metadata yang konsisten dan rinci, serta menggunakan format
standar, dan langkah-langkah tambahan lainnya.
2.5. DOKUMENTASI PROSES DIPENCITRAAN DIGITAL
Saat ini semakin nyata kebutuhan pentingnya mendokumentasikan proses
pencitraan digital. Banyak alasan mengapa hal tersebut diperlukan. Salah
satunya yang paling penting adalah karena teknologi terus berubah, migrasi
dari informasi yang terdahulu merupakan suatu yang nyata. Semakin
lengkap dokumentasi yang tersedia, semakin mudah dan semakin murah
biaya migrasi yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Oleh karena
itu standar metadata untuk preservasi diperlukan guna membantu
mendokumentasikan produksi digital yang dilakukan dengan cara mencatat
semua informasi mengenai setiap objek digital yang diciptakan. Beberapa
aspek metadata preservasi pada umumnya tetap namun terdapat beberapa
yang berbeda untuk setiap citra digitalnya. Dokumentasi lainnya yang dapat
23
memberi informasi mengenai proses pencitraan dan manajemen bahan
digital mencakup:
1) Mendokumentasikan keputusan-keputusan dalam perencanaan.
Apakah semua khazanah akan dicitradigitalkan? Jika tidak, apa yang
akan menjadi dasar proses penyeleksiannya?
2) Mendokumentasikan keputusan-keputusan dalam proses penangkapan,
pengeditan dan pengolahan.
Bagaimana citra digital hasil pemindaian dimanipulasi? Apakah citra
digital ditangkap melalui proses batching?
3) Menyimpan arsip keputusan-keputusan yang ada.
Arsip keputusan memungkinkan untuk melihat kembali keputusan-
keputusan yang telah dibuat sebelumnya.
4) Mendokumentasikan revisi-revisi keputusan yang ada.
Sama seperti mendokumentasikan keputusan-keputusan awal, revisi-
revisi yang ada perlu terus dipantau dan dimungkinkan untuk dikaji
ulang.
5) Petunjuk-petunjuk teknis administratif.
Petunjuk-petunjuk teknis administratif dan bahan-bahan pelatihan
memberikan kerangka kerja yang berharga baik untuk kegiatan
pencitraan digital yang sedang berlangsung maupun yang akan
dilaksanakan di masa yang akan datang.
6) Petunjuk-petunjuk teknis atau revisi-revisi terhadap alur kerja.
Hal ini akan memperjelas hal-hal yang berkaitan dengan tanggung
jawab dan membantu melacak citra-citra digital tertentu.
BAB III
PRINSIP DAN KETENTUAN TEKNIS
PENCITRAAN DIGITAL
24
3.1 PRINSIP PEMINDAIAN HANYA SATU KALI
Begitu merencanakan untuk melakukan pencitraan digital dan menetapkan
tingkat kualitasnya perlu juga dipertimbangkan penggunaan citra-citra digital
tersebut di masa yang akan datang. Sebaiknya tidak merencanakan untuk
kembali melakukan pencitraan digital ulang. Banyak bahan-bahan arsip
original yang mengalami kerusakan karena penanganan dan terkena cahaya
pada saat dilakukan proses pencitraan digital. Sebagai contoh, terdapat hasil
penelitian bahwa pencahayaan pada saat proses penmindaian terhadap suatu
dokumen memiliki daya perusak empat kali lipat daripada proses fotokopi.
Oleh karena itu adalah sangat bijaksana untuk melakukan pemindaian hanya
satu kali saja yakni untuk membuat citra digital master (master image) dan
membuat duplikasi-duplikasi untuk keperluan lainnya dari citra digital
master tersebut.
Langkah-langkah penerapan prinsip ”pemindaian hanya satu kali”
dilakukan sebagai berikut:
1) Pembuatan citra digital master
Kopi dengan kualitas terbaik dari citra digital, yang sering disebut citra
digital master, diharapkan menjadi suatu kualitas prima yang bisa
mewakili arsip asli. Oleh karena itu citra digital master harus
merepresentasikan bahan arsip asli yang tidak termanipulasi dan
diciptakan dengan resolusi tinggi serta disimpan dalam format yang
tidak dikompresi. Resolusi tinggi berarti jumlah informasi yang
ditangkap sangat banyak dan berarti bahwa citra digital tersebut
berkualitas tinggi. Semakin tinggi kualitasnya semakin lama daya tahan
kopi digital tersebut dan semakin banyak kemungkinan
pemanfaatannya. Hanya citra digital master yang dapat menjanjikan
penggunaan yang banyak (versatility) dan daya tahan (longevity) yang
andal. Dari kualitas terbaik ini, cetakan atau publikasi dengan kualitas
tertinggi dapat dibuat, demikian juga untuk berbagai penggunaan yang
perlu pengkopian dari aslinya.
2) Pembuatan citra digital untuk akses
25
Citra digital untuk akses merupakan kopi dengan resolusi rendah yang
diperoleh dari master dengan menggunakan suatu fungsi “save as” serta
perubahan format penyimpanan dan resolusi. Citra digital untuk akses
dapat dalam berbagai kualitas dan biasanya dimanipulasi untuk
penayangan yang baik pada layar atau halaman. Citra-citra digital
tambahan, seperti "thumbnail" yakni kopian dengan resolusi yang lebih
rendah lagi, dapat juga dibuat dari citra digital master atau untuk akses.
Citra-citra digital thumbnail ini memungkinkan proses pengambilan
data (download) halaman web dapat dilakukan dengan lebih cepat, dan
temu balik terhadap citra digital dalam jumlah banyak dapat
berlangsung lebih cepat. Resolusi, kedalaman bit (bit depth), dan format
penyimpanan yang disarankan untuk masing-masing jenis reproduksi
digital akan dikemukakan pada bagian berikutnya.
3) Penyimpanan citra digital master
Citra digital master merupakan kopi digital yang akan disimpan dalam
jangka panjang. Oleh karena itu harus disimpan dengan baik. Citra
digital master memerlukan banyak ruang simpan dan sebaiknya jangan
menyimpannya untuk jangka panjang pada cakram keras (hard disk)
komputer. Sebagai alternatif penyimpanan dapat digunakan media back
up seperti pada pita (tape) atau melakukan kopi master ke CD. Jika
diputuskan CD sebagai media simpannya, disarankan untuk
menyiapkan dua kopi dan disimpan secara terpisah. Satu kopi akan
berperan sebagai CD "master" sedang CD lainnya sebagai CD
"penggunaan" di mana kebutuhan untuk citra digital akses, kopi untuk
pengguna, dan lain-lain dapat dilayani. CD yang digunakan untuk
keperluan ini harus di "refreshed" secara berkala, yakni dikopi dari CD
lama ke CD baru (sekitar setiap 5 tahun). Tidak semua kualitas CD
sama. Citra-citra digital master harus disimpan dalam CD-R emas.
Emas pada CD jenis itu tidak mengalami oksidasi sehingga media
penyimpanan tersebut dapat bertahan lebih lama.
3.2 KETENTUAN TEKNIS
26
3.2.1. Elemen-elemen Objek Digital
1) Tipe pemindaian
Pemindai digital pada umumnya mendukung tiga tipe pemindaian
dan mempresentasikan pilihan-pilihan berikut ini kepada
pengguna.
a) Bi-tonal, juga dikenal sebagai ”line art” atau "black and
white" Ini sangat baik untuk teks tercetak atau citra-citra
digital dengan kontras yang tinggi. Meskipun dulu
merupakan tipe pemindaian yang terkenal namun sekarang
sudah jarang dipergunakan.
b) Skala kelabu (grey scale), memberikan lingkup degradasi
kelabu dalam suatu citra digital dan menayangkannya
menjadi kualitas pemindaian yang lebih baik dari pada
“black and white”. Tipe ini sangat baik untuk dokumen-
dokumen dengan nada (tone) yang berkelanjutan dan negatif
“black and white”.
c) Warna, menduplikasikan lingkup warna yang
dimungkinkan pada citra digital. Semakin tinggi lingkup
warna tersebut semakin akurat pemindaian tersebut. Sangat
cocok untuk foto dan dokumen-dokumen berwarna.
2) Format File
Citra-citra digital sebaiknya disimpan dalam tiga jenis format utama,
dengan tipe format dan level resolusi yang berbeda-beda. Dalam
rangka untuk menghemat ruang simpan dan dapat ditransfer dengan
cepat di internet, beberapa format menanggalkan beberapa informasi
dari citra digitalnya. Selanjutnya perangkat lunak akan menganalisis
apa yang tidak ditanggalkan dan merekonstruksi sebagian citra
digital asli tersebut. Proses ini disebut dengan kompresi
(compression). Pelaksanaan pencitraan digital untuk tujuan
27
preservasi berusaha menyimpan sebanyak mungkin informasi
aslinya. Berikut ini beberapa jenis format yang dipergunakan:
a) TIFF (Tagged Image File Format), merupakan format
penyimpanan yang tidak mengkompresi citra digital dan oleh
karenanya tidak menanggalkan atau kehilangan informasi
dari penangkapan digital asli. Biasanya digunakan untuk
citra-citra digital master. TIFF merupakan format file yang
disukai karena dirancang untuk semua platform dan dapat
ditempatkan di berbagai tempat. Program pengeditan citra
digital yang dibuat pada sepuluh tahun terakhir dapat
membuka TIFF sehingga format ini dapat bertahan dalam
jangka waktu yang lama.
b) JPEG (Joint Photographic Experts Group), merupakan
format yang dikompresi dan menanggalkan beberapa
informasi piksel sehingga citra digital dapat disimpan dalam
ukuran simpan yang lebih sedikit dan dapat ditemubalik
dengan cepat. Seringkali digunakan untuk citra-citra digital
akses dan thumbnail yang akan dipresentasikan melalui web.
c) GIF (Graphic Image File Format) merupakan format yang
dikompresi dan menanggalkan beberapa informasi piksel
sehingga citra digital dapat disimpan dalam ukuran simpan
yang lebih sedikit dan dapat ditemubalik dengan cepat.
Seringkali digunakan untuk citra-citra digital akses dan
thumbnail yang akan dipresentasikan melalui web. Sangat
tepat untuk citra-citra digital dengan bidang yang besar
dengan satu atau beberapa warna.
d) PNG (Portable Network Graphic), merupakan format
penyimpanan yang dikompresi namun tidak menanggalkan
beberapa informasi piksel. Memiliki warna 24-bit namun
tidak memungkinkan untuk menyimpan metadata seperti
yang dilakukan pada TIFF dan JPEG. Format ini masih
28
relatif baru dan masih belum didukung oleh semua peranti
pemandang citra (image viewers).
e) JPEG 2000, merupakan format yang tidak berkaitan dengan
JPEG umumnya. Menggunakan alogaritma kompresi dengan
suatu pilihan untuk tidak menghilangkan informasi piksel.
Format ini masih dalam proses pengkajian dan belum
banyak tersedia.
Ketentuan penggunaan format pemindaian dan ketentuan
teknis lainnya dapat dilihat pada tabel berikut:
TINGKAT
PEMINDAIAN
FORMAT
FILE PENGGUNAAN PERUBAHAN
Citra digital
master
TIFF Penyimpanan
jangka panjang
atau pencetakan
Tidak boleh diubah
kualitas dan ukurannya
atau dikompresi
Citra digital akses TIFF atau
JPEG
Tampilan pada
layar komputer
atau pencetakan
Diambil dari citra
digital master, diubah
untuk presentasi pada
web atau untuk
penggunaan lainnya
Thumbnail JPEG atau
GIF
Tampilan pada
layar komputer
Diambil dari citra
digital akses, dikurangi
kualitas dan ukurannya
Citra digital master untuk tujuan preservasi harus
memiliki kualitas yang paling baik. Citra-citra digital pada web
tidak memerlukan kontrol kualitas yang seketat itu. Namun
demikian, publikasi di web akan membuka kemungkinan
permintaan terhadap kopi-kopi citra digital yang berkualitas. Hal-hal
ini harus dipertimbangkan sebelum melakukan produksi citra digital
master. Sekali lagi perlu diingat prinsip ”memindai satu kali dan
menyimpannya dua kali"
3) Ukuran citra digital dan proporsi
Saat menentukan ukuran citra digital yang muncul di layar
komputer, sering kali timbul kebingungan pada metode
pengukurannya. Apa perbedaan antara dpi, ppi, dan lpi?
29
Citra asli (original image) dapat diukur dengan inchi,
centimeter atau milimeter. Sedangkan citra digital pada layar
(screen image) diukur dengan ppi (pixels per inch) atau dpi (dots
per inch).
DPI (Dots Per Inch), para pembuat awal printer laser
bersepakat menggunakan dpi sebagai patokan untuk kualitas
pencetakan suatu citra digital. Istilah dpi digunakan saat
menyiapkan citra digital untuk dicetak.
LPI (Lines Per Inch), kadang kala dipergunakan secara
bergantian dengan dpi. Sebagai contoh, perangkat lunak FotoLook,
bersama-sama dengan berberapa pemindai digital Agfa,
menggunakan lpi menggantikan dpi sebagai tolok ukur.
PPI (Pixels Per Inch), merupakan tolok ukur yang lebih
akurat untuk mendeskripsikan citra digital dalam format digital pada
layar monitor. Istilah piksel merupakan singkatan dari "picture
elements." Ppi digunakan untuk menunjukkan resolusi dari suatu
foto. Piksels tidak memiliki ukuran dalam sebuah computer dan
tidak juga memiliki ukuran digital. Komputer mengkonversi piksel
kedalam angka, dan susunan angka ini dikenali sebagai citra digital.
Ukuran dari citra digital atau objek yang dipindai menentukan
piksel. Ukuran horizontal selalu diberikan terlebih dahulu. Layar
komputer standar biasanya 640 kali 480 piksel, atau dengan aspek
rasio 4 : 3. Piksel dalam citra digital tidak dapat melebihi ukuran
layar. Jika hal ini terjadi, pengguna harus melakukan gulung ke atas
(scroll up) atau gulung ke bawah (scroll down) untuk melihat citra
digital tersebut, dan tidak akan bias melihat sekaligus secara
keseluruhan.
30
Tampilan Landscape
640 x 480 piksels
Tampilan Potret
480 X 640 Piksels
Jika dimensi horizontalnya lebih panjang, maka akan
menunjukkan tampilan "landscape". Jika dimensi vertikalnya lebih
panjang, maka ia menunjukkan tampilan "portrait". Pada contoh di
atas, jika ingin seluruh citra digital terlihat pada layar computer
standar, maka harus mengatur ulang ukuran tampilan portrait untuk
dikurangi dimensi vertikalnya menjadi 480 piksels atau kurang.
31
Informasi dalam piksel adalah tetap dan tidak berubah. Yang
dapat berubah adalah susunan angka pikselnya. Peningkatan jumlah
piksel akan meningkatkan ukuran dan resolusi suatu citra digital.
Semua pemindaian adalah "sampling" porsi dari bahan asli. Semakin
tinggi resolusi dari sampling ini, semakin nyata informasi dari citra
digital yang akan tangani. Namun demikian, semakin tinggi ppi,
semakin lama waktu yang dibutuhkan komputer untuk memuat (load)
citra digital ke layar.
Pertimbangkan contoh-contoh berikut saat menghitung
proporsi citra digital pada layar komputer terhadap bahan asli.
Jika citra asli
tingginya 4 inch, dan
diinginkan citra
digital di layar
setinggi 1 inch, maka
untuk mendapatkan
citra digital dengan
ukuran 1/4 dari
aslinya perlu
dipindai citra
tersebut 25%. Untuk
mendapatkan detail
yang baik pilih ppi
300 atau lebih tinggi.
Bila telah siap untuk
menempatkan citra
digital di halaman web,
digunakan aplikasi
pengeditan citra digital
untuk mengurangi
resolusi hingga 72 ppi.
Citra digital akan
memiliki tinggi 1 inch
dan akan tampil baik di
web. Juga akan dapat di
load dengan cepat,
karena semakin rendah
ppi semakin cepat
proses pemuatannya
(loading).
Sebagai contoh, jika akan mencetak citra digital 600 dpi
maka akan diperoleh hasil cetakan yang memuaskan, namun
resolusi pada tampilan di layar (screen resolution) mungkin tidak
begitu sempurna. Pada umumnya, resolusi untuk citra digital akses
(access image) paling tidak setengah dari resolusi versi cetaknya.
32
4) Kedalaman Bit (Bit Depth)
Informasi mengenai warna dalam suatu citra digital tergantung pada
jumlah warna atau tingkat degradasi kelabu (shades of gray) yang
dapat dibawa oleh suatu piksel. Kemampuan membawa ini
mengandung arti lingkup dinamika atau kedalaman bit (bit depth)
dari piksel yang bersangkutan. Standar minimal kemampuan
membawa ini adalah 8 bit dan untuk saat ini maksimal hingga 42
bit. Namun demikian, kebanyakan perangkat lunak pemandang citra
digital (imager viewer) masih belum mampu menayangkan 42 bit.
Sebuah bit adalah unit penyimpanan terkecil dalam sebuah
komputer. Merupakan unit pengukuran untuk menentukan lingkup
dari warna atau skala kelabu yang terdapat dalam suatu citra digital.
Semakin besar lingkup dinamik atau kedalaman bit, akan semakin
kecil nuansa perbedaan antar warna atau degradasi. Dalam
kaitannya dengan tiga tipe pemindaian (bi-tonal, skala kelabu, dan
warna), pada masing-masing tipe tersebut terdapat perbedaan
kedalaman bit (bit-depth) untuk pemindaiannya.
Tabel berikut menunjukkan hubungan antara kedalaman
bit dengan tipe pemindaian:
TIPE
PEMINDAIAN
KEDALAMAN
BIT KETERANGAN
Bi-tonal 1 bit setiap piksel berwana salah satu,
hitam atau putih
Skala kelabu
(grayscale)
8 bit setiap piksel dapat berwarna salah
satu dari 256 degradasi kelabu
Warna 8 bit
24 bit
8 bit: setiap piksel dapat berwarna
salah satu dari 256 degradasi warna
24 bit: setiap piksel dapat berwarna
salah satu dari 16,8 juta
kemungkinan warna
Satu bit dari bi-tonal sangat cocok untuk
mencitradigitalkan garis dan teks, sedang 8 bit dan 24 bit warna
sangat cocok untuk citra digital yang memerlukan banyak warna.
33
Skala kelabu 8 bit pada kenyataannya merupakan standar de facto
untuk foto hitam putih dan beberapa jenis citra digital. Satu bit bi-
tonal mungkin juga tidak cukup untuk beberapa teks dan citra digital
karena tidak menangkap cukup informasi. Mungkin juga perlu
dilakukan percobaan dengan skala kelabu. Di samping itu, beberapa
foto berwarna yang sudah sangat memudar, mungkin akan lebih
baik juga dipindai dengan 8 bit skala kelabu.
Ada kemungkinan bahwa beberapa lembaga harus
melakukan pencitraan digital dengan resolusi yang lebih tinggi dari
pada yang dapat ditayangkan di layar komputer. Hal ini tergantung
pada kemungkinan penggunaannya dan variasi penggunaannya.
Printer yang memiliki kemampuan kualitas tinggi, misalnya yang
digunakan untuk pencetakan buku atau majalah, menggunakan
resolusi yang lebih tinggi daripada yang dapat dilakukan pada layar
komputer. Jika seseorang memilih suatu citra digital dalam suatu
koleksi digital, ia mungkin akan menggunakan untuk karya dalam
bentuk tercetak. Jika bahan asli tersebut hanya dipindai untuk
kebutuhan akses dengan resolusi rendah atau dikompresi, maka citra
digital tersebut perlu dipindai ulang dengan resolusi yang lebih
tinggi dan tidak dengan format yang dikompresi. Ini berarti
melakukan pekerjaan ulang dan ekposur ulang terhadap sumber
aslinya. Semakin sering hal ini dilakukan, semakin besar
kemungkinan terjadi kerusakan pada bahan aslinya.
5) Perbandingan Sinyal terhadap Gangguan (Noise)
Perbandingan sinyal terhadap gangguan (noise ratio) merupakan
tolok ukur utama dari kualitas citra digital. Jika perbandingan sinyal
terhadap noise (S/N) tinggi maka kualitas citra digital akan tinggi
pula. Namun demikian, pengukuran perbandingan sinyal dan
gangguan merupakan proses yang bersifat subjektif. Gangguan atau
degradasi citra digital tidak selamanya merupakan hal yang baik.
Semakin banyak gangguan semakin kurang kualitas citra digital.
34
Tujuan dari pemindaian yang baik adalah untuk mengurangi
gangguan. Terdapat beberapa cara untuk melakukan ini, yakni
menggunakan kemampuan kontrol kualitas citra digital standar yang
terdapat pada perangkat lunak manipulasi citra digital pada
umumnya. Beberapa fitur pengurangan gangguan yang paling
umum adalah:
a) Despeckling
Melakukan despeckling (penghilangan spot) terhadap suatu foto
berarti melakukan perubahan global terhadap seluruh foto
tersebut, memperhalus (smoothing) transisi warna dalam suatu
citra digital, yang mungkin akan membantu dalam
menghilangkan bintik-bintik kecil (graininess).
b) Descreening
Pemindaian objek yang dicetak secara half-tone seringkali
menghasilkan ripples atau bentuk-bentuk seperti pola "bintang."
Ini disebut moire effect. Descreening berfungsi mengurangi efek
ini dengan cara melakukan defocusing terhadap citra digital yang
telah dipindai dari aslinya.
c) Low pass filtering
Low pass filtering berfungsi meratakan (averages) informasi
piksel sepanjang garis-garis yang memiliki perbedaan
(contrast) yang besar, melakukan smoothing atau softening
terhadap suatu citra digital.
d) Mengurangi kontras atau menyeimbangkan gamma
Gamma merupakan kontras yang mempengaruhi mid-level
grays atau midtones dari suatu citra digital. Pengaturan
gamma dari suatu citra digital memungkinkan untuk
35
mengubah tingkat kecerahan terhadap gray tones pada range
tengah tanpa mengubah secara dramatis shadows dan
highlights. Pengurangan gamma akan “mengurangi” tingkat
kecerahan atau kontras.
e) Mengatur atau mengoptimalkan palet warna (color palette)
Beberapa citra digital di layar membutuhkan manipulasi agar
sesuai dengan aslinya. Jika suatu perubahan terhadap suatu citra
digital master diperlukan, maka harus disimpan sebagai bagian
dari metadata yang berkaitan dengan kopi digitalnya.
Hati-hati jangan sampai kemampuan yang ada justru
menambah gangguan. Berikut ini beberapa kemampuan yang harus
digunakan dengan penuh kehati-hatian karena dapat meningkatkan
gangguan dari suatu pemindaian:
a) Meningkatkan kontras atau meningkatkan gamma
Gamma merupakan kontras yang mempengaruhi mid-level grays
atau midtones dari suatu citra digital. Pengaturan gamma dari
suatu citra digital memungkinkan anda untuk mengubah tingkat
kecerahan (brightness values) terhadap gray tones pada range
tengah tanpa mengubah secara dramatis shadows dan highlights.
Pengurangan gamma akan mengurangi tingkat kecerahan atau
kontras.
b) Manjemen dan manipulasi warna yang agresif
Warna ditimbulkan oleh citra-citra digital yang dipindai dengan
cara “mencampur” piksel dari sejumlah nilai warna dasar, seperti
merah, hijau dan biru. Dengan cara mengubah nilai-nilai dari
masing-masing piksel ini, pencampuran warna dari keseluruhan
citra digital dapat diubah.
c) Penajaman (sharpening)
Penekanan perbedaan antara bidang-bidang yang disatukan yang
memiliki perbedaan hue atau tone yang menyolok.
36
d) Penayangan pada layar monitor
Saat citra digital dilihat pada layar monitor, resolusi monitor
sering berbeda dengan jenis monitor yang dipergunakan.
Resolusi monitor standar adalah sebagai berikut.
Monitor Jumlah piksel x Jumlah line Kualitas
VGA 640 x 480 Rendah
SVGA 800 x 600 Menengah
XGA 1024 x 768 Tinggi
SXGA 1280 x 1024 Tinggi
Monitor juga harus dikalibrasi untuk mendapatkan hasil yang
terbaik. Paket perangkat lunak manipulasi citra digital sering
memasukkan peranti dasar untuk kalibrasi monitor.
3.2.2 Jaminan Kualitas
Kualitas citra digital pada umumnya diukur dengan cara mengevaluasi
beberapa atau keseluruhan ciri di bawah ini.
1) Reproduksi tone (tone reproduction)
2) Resolusi (resolution)
3) Reproduksi warna (color reproduction)
4) Gangguan (noise)
5) Reproduksi rinci dan tepian (detail and edge reproduction)
6) Artefak (artifacts), termasuk ketidakseragamanan, debu, gores,
streak (garis yang tidak beraturan), color misregistration (warna
yang tidak teregistrasi), aliasing, contouring/quantization
(kontur/kuantisasi)
37
Jaminan kualitas perlu dilakukan sepanjang pekerjaan
pencitraan digital. Meskipun terlihat seperti tugas yang menakutkan,
citra-citra digital harus diperiksa untuk menjamin bahwa telah
memenuhi tingkat kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga. Arsip
dapat saja ditangani namun tidak dilaporkan oleh petugas yang
melakukan pencitraan digital. Sebaiknya selalu ditugaskan lebih dari
satu pasang mata untuk memastikan bahwa citra digital yang
diciptakan konsisten dan memiliki kualitas tinggi.
Disarankan dibuat suatu mekanisme kerja terlebih dahulu
untuk jaminan kualitas, baru kemudian melakukan pekerjaan secara
reguler. Objek-objek digital cenderung untuk menumpuk dan mungkin
kita tidak ingin menghabiskan waktu untuk memeriksanya secara satu
per satu karena hal tersebut dapat menimbulkan kejenuhan dalam
pemeriksaan. Beberapa lembaga mungkin memilih untuk melakukan
teknik sampling terhadap citra digital begitu persiapan produksi awal
sudah dilakukan.
Program jaminan kualitas yang baik akan sangat membantu
dalam menjalankan prinsip “pemindaian satu kali” dengan menjamin
bahwa citra digital master yang dibuat benar-benar akurat.
BAB IV
PROSEDUR PENCITRAAN DIGITAL
4.1. JENIS BAHAN ARSIP YANG DICITRADIGITALKAN
Tabel berikut ini menunjukkan jenis bahan-bahan arsip yang dapat
dicitradigitalkan. Saran-saran ini didasarkan pada standar dan best practice
yang telah dilakukan oleh beberapa negara yang telah melaksanakan program
pencitraan digital.
38
JENIS
FILE
TEKS/
LINE-ART FOTO
“NASKAH
UTUH”
PETA,
CITRA
DIGITAL,
BI-TONAL
OBJEK
MA
ST
ER
FIL
E
• Resolusi
200-300 dpi
skala kelabu.
• Tidak
dikompresi.
• Format TIFF.
• Kedalaman
bit 8.
• Resolusi
4000 piksel
pada sisi
panjang, atau
resolusi 600
dpi.
• Tidak
dikompresi.
• Format
TIFF.
• Berwarna;
RGB warna
24 bit;
• Hitam Putih;
8 bit skala
kelabu.
• Resolusi
4000 piksel
pada sisi
panjang, atau
resolusi 600
dpi.
• Tidak
dikompresi.
• Format TIFF.
• RGB warna,
bit-depth 24.
• Resolusi 300
dpi.
• RGB warna,
kedalaman
bit 24.
• Gunakan
kamera
digital pada
300 - 600
dpi.
• Format
TIFF.
• Tidak
dikompresi.
• RGB warna,
kedalaman
bit 24.
AC
CE
SS
FIL
E
• 8 bit skala
kelabu.
• Format JPEG
(medium).
• Resolusi file
200 dpi
• 8 bit skala
kelabu, 24
bit warna.
• Format
JPEG (high).
• Resolusi file
300 dpi
• 8 bit skala
kelabu, 24
bit warna
• Format JPEG
(high).
• Resolusi file
300 dpi
• 8 bit skala
kelabu, 24 bit
warna.
• Format JPEG
(high).
• Resolusi file
200-300 dpi,
atau
dikurangi
hingga sama
dengan
8” x 10"
• 8 bit skala
kelabu, 24
bit warna.
• Format JPEG
(high).
• Resolusi 300
dpi.
TH
UM
BN
AIL
• Umumnya
tidak
digunakan
untuk file
tekstual
• 4 bit skala
kelabu, 8 bit
warna.
• Format
JPEG
(medium)
• Resolusi 72
dpi
• 4 bit skala
kelabu, 8 bit
warna.
• Format JPEG
(medium)
• Resolusi 72
dpi
• Opsional
untuk bitonal
peta & citra
digital.
• 4 bit skala
kelabu,
8 bit warna.
• Format JPEG
(medium)
• Resolusi file
72 dpi
• 4 bit skala
kelabu, 8 bit
warna.
• Format
JPEG
(medium)
• Resolusi 72
dpi
4.2. PROSEDUR PEMINDAIAN DIGITAL
Prosedur dasar dalam proses pemindaian digital suatu arsip akan ditentukan
oleh format dari bahan yang akan dipindai tersebut, namun semua format
(berwarna, B&W, dan bi-tonal) memiliki beberapa kesamaan dalam teknik
pemindaiannya. Prosedur dasar pemindaian adalah sebagai berikut:
39
1) Tempatkan bahan arsip pada bidang pindai yang bersih, beri pelindung
jika perlu karena arsip tua kadang kala mengalami kerontokkan
sehingga pembersihan setiap selesai pemindaian mungkin diperlukan.
2) Pratonton (preview) hasil pemindaian.
3) Crop citra digital, beri margin secukupnya (white space).
4) Gunakan perangkat lunak pemindai digital untuk menetapkan resolusi.
5) Lakukan pemindaian (scan).
6) Simpan citra digital dengan resolusi tinggi dalam format TIFF jika
merupakan file master.
7) Transfer master TIFF ke suatu berkas (file) di komputer dengan
dokumentasi yang menyertainya.
8) Buka citra digital yang telah disimpan dengan perangkat lunak
manipulasi citra digital.
9) Operasikan perangkat lunak manipulasi, lakukan cropping dengan
seksama. PERHATIAN: jangan over-crop. File master harus
dipertahankan marginnya.
10) Lakukan penyesuaian histogram, misalnya grafik nilai kecerahan versus
jumlah piksel yang memiliki nilai tersebut namun perlu berhati-hati
dalam proses ini karena dapat mengurangi jumlah informasi aslinya.
11) Atur ukuran (size) citra digital jika diperlukan.
12) Lakukan penyesuaian misalnya pada tone, sharpness, noise, dan lain-
lain untuk mendapatkan citra digital sejelas mungkin.
13) Atur resolusi yang diperlukan untuk akses.
14) Cek kualitas dengan membandingkannya dengan yang asli.
15) Simpan berkas komputer kedua ini ke format JPEG untuk keperluan
akses.
16) Ubah resolusi (dpi/ppi) dan simpan ke format JPEG untuk keperluan
thumbnail.
40
17) Simpan citra digital master pada media yang aman.
4.3. PROSEDUR PENCITRAAN MENGGUNAKAN KAMERA
DIGITAL
Prosedur dasar dalam pencitraan digital menggunakan kamera digital adalah
sebagai berikut:
1) Tempatkan objek pada copy stand langsung dibawah kamera.
2) Bersihkan lensa kamera.
3) Pratonton (preview) citra digital melalui jendela bidik (viewfinder) atau
pemandang (viewer) LCD pada kamera sebelum mengambil citra
digitalnya. Ini akan memberikan ide yang lebih tepat mengenai apa yang
akan ditangkap. Jika kamera anda disambungkan langsung ke komputer
kita dapat melihat citra digital tersebut pada layar komputer.
4) Periksa pencahayaan (lighting) di dalam ruangan untuk memastikan
bahwa sudah tepat. Matikan lampu overhead dan tutup tabir (curtains).
5) Periksa setelan (setting) kamera anda untuk kesesuaian objek yang akan
ditangkap.
6) Simpan citra digital dengan resolusi tinggi dalam format TIFF.
7) Transfer master TIFF ke komputer dengan dokumentasi yang
menyertainya.
8) Buka citra digital yang telah disimpan dengan perangkat lunak
manipulasi citra digital.
9) Operasikan perangkat lunak manipulasi, lakukan cropping dengan
seksama. PERHATIAN: jangan over-crop. File master harus
dipertahankan marginnya.
10) Lakukan penyesuaian histogram, misalnya grafik nilai kecerahan versus
jumlah piksel yang memiliki nilai tersebut namun perlu berhati-hati dalam
proses ini karena dapat mengurangi jumlah informasi aslinya.
41
11) Atur ukuran (size) citra digital jika diperlukan.
12) Lakukan penyesuaian misalnya pada tone, sharpness, noise, dan lain-
lain untuk mendapatkan citra digital sejelas mungkin.
13) Atur resolusi yang diperlukan untuk akses.
14) Cek kualitas dengan membandingkannya dengan yang asli.
15) Simpan berkas komputer kedua ini ke format JPEG untuk keperluan
akses.
16) Ubah resolusi (dpi/ppi) dan simpan ke format JPEG untuk keperluan
thumbnail.
17) Simpan citra digital master pada media yang aman.
42
BAB V
PENUTUP
Petunjuk Teknis Pencitraan Digital Arsip Statis yang Dimuat di Jaringan
Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) ini sangat sarat dengan hal ikhwal yang
berkaitan dengan teknologi informasi. Oleh karena itu pelaksanaan petunjuk
teknis ini sangat berkaitan dengan ketersediaan perangkat keras dan perangkat
lunak, keterampilan staf pelaksana serta sumber daya pendukung lainnya.
Sementara itu di lain pihak disadari bahwa teknologi informasi sangat
cepat perkembangannya. Berkaitan dengan masalah tersebut, materi dari petunjuk
teknis inipun akan sangat mungkin cepat dirasakan tidak sesuai lagi dengan
standar teknologi informasi terkini. Untuk itu akan terus dilakukan upaya
penyesuaian materi sesuai dengan lingkungan teknologi informasi yang terakhir.
43
LAMPIRAN:
ALUR PEMILIHAN BAHAN ARSIP STATIS YANG AKAN DICITRADIGITALKAN
Apakah bahan arsip memiliki nilai intelektual yang membuatnya menarik dalam bentuk digital?
Apakah karakteristik fisik arsip memungkinkan untuk dicitradigitalkan?
Tujuan-tujuan apa yang akan terpenuhi dengan dilaksanakannya pencitraan digital?
• Preservasi untuk mengganti bahan asli yang mengalami kerusakan atau untuk mengurangi penanganan (handling) secara manual terhadap bahan yang rentan dan/atau bahan-bahan yang bernilai tinggi.
• Meningkatkan kontrol intelektual, misalnya menciptakan suatu sarana temu balik elektronik yang di-link ke gambar digital; menciptakan daftar isi digital dan indeks yang telah dicitradigitalkan dan di-link ke dokumen-dokumen bibliografi.
• Menambah fungsionalitas, misalnya kemampuan untuk mendistribusikan secara luas, untuk mencari dan memanipulasi teks, dll.
• Penghematan, misalnya penciptaan koleksi virtual dengan biaya dan tanggung jawab yang dibagi ke beberapa institusi
Apakah sudah ada produk yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah diidentifikasi?
Apakah hak dan ijin untuk distribusi elektronik aman atau dapat dijamin keamanannya?
Apakah teknologi yang ada dapat menjamin kualitas citra untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan?
Apakah teknologi memungkinkan penangkapan digital yang memadai dari foto hasil reproduksi?
• Mempertimbangkan jenis pemindaian (bitonal, skala kelabu, warna), dan resolusi atau kompresi yang diperlukan.
• Mempertimbangkan kontrol kualitas: bagaimana hal tersebut harus dilaksanakan?
• Mempertimbangkan pengkatalogan dan pembuatan metadata: apa yang diperlukan untuk mengelola koleksi dan mendukung akses?
• Mempertimbangkan, hingga seberapa besar, pada media apa, dan dimana data akan diarsipkan.
Apakah biaya pencitraan digital atau pemrosesan setelahnya mendapat dukungan? Apakah institusi memiliki keahlian dan sumber-sumber yang diperlukan untuk merencanakan dan mengimplementasikan proyek tersebut? Apakah infrastruktur organisasi dan infrastruktur teknis memadai untuk menciptakan, mengelola dan mengirimkan produk-produk hasil digitalisasi?
Apakah program tersebut dapat dipersempit lingkupnya atau dikurangi tujuannya? Dapatkah masalah kebutuhan infrastruktur ditanggulangi?
Pelaksanaan rencana, implementasi dan evaluasi proyek kegiatan pencitraan digital
ya
↓
tidak → stop
ya
↓
tidak → stop
tidak
↓
ya → stop
ya
↓
tidak → stop
ya
↓
tidak → stop
tidak
↓
tidak
↓
tidak
↓
stop
ya
ya
ya
ya
ya