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PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL AGUAS DE SAN JERÓNIMO

EMPRESA DE SERVCIOS PUBLICOS

Aguas de San Jerónimo E.S.P. Gerente General

Proceso de Gestión Documental

San Jerónimo, Antioquia Mayo de 2018

Versión 01

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 01

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

AGUAS DE SAN JERÓNIMO E.S.P.

FORMATO PRELIMINAR DEL DOCUMENTO

Título: Programa de Gestión Documental Aguas de San Jerónimo E.S.P.

Fecha de elaboración: 2018-05-10

Fecha de aprobación: 2018-05-31

Fecha de publicación: 2018-05-31

Fecha de vigencia:

Sumario: Este documento tiene por objeto presentar la planeación, las estrategias de implementación y publicación del Programa de Gestión Documental de Aguas de San Jerónimo E.S.P., en cumplimiento de: Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Articulo 21:

Programa de gestión Documental Ley 1712 de 2014. Ley de Transparencia y del Derecho de

Acceso a la Información Pública Nacional. Articulo 15, Programa de Gestión Documental y articulo 17, sistema de información.

Decreto 1080 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura”

Decreto 1499 de 2017. Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionada con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 – MIPG.

Palabras claves:

Disposición de documentos, Gestión y trámite, Organización, PGD, Planeación, Preservación a largo plazo, Procesos de gestión documental, Producción, Programa de gestión documental, Programas específicos, Transferencia, Valoración.

Clasificación de la información:

Pública

Lenguaje: Español

Formato: PDF

Código:

Versión: 01

Serie o Subserie: Programas de Gestión Documental

Código TRD: 120.

Estado: Activo

Autores:

John Freddy Ospina Morales Kennya Luz Martínez Acosta Contratistas Servar S.A.S.

Instancia de revisión: Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Instancia de aprobación: Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Elaborado por: Servar S.A.S.


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CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Fecha

Responsable

Descripción

01

2018-05-10

John Freddy Ospina Morales Kennya Luz Martínez Acosta

Servar S.A.S.

Creación del documento


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Contenido

Contenido ............................................................................................................................................ 3

1. ASPECTOS GENERALES .................................................................................................................... 5

1.1. Introducción ............................................................................................................................. 5

1.2. Alcance ..................................................................................................................................... 6

1.3 Objetivo general ........................................................................................................................ 7

1.3.1 Objetivos específicos .............................................................................................................. 7

1.4 Público al cual está dirigido: ...................................................................................................... 8

1.5 Requisitos para el desarrollo del PGD ....................................................................................... 9

1.5.1 Normativos: ............................................................................................................................ 9

1.5.2. Económicos ........................................................................................................................... 9

1.5.3 Administrativos .................................................................................................................... 10

1.5.4 Tecnológicos ......................................................................................................................... 12

1.5.5. Gestión del cambio.............................................................................................................. 13

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL ......................................................... 14

2.1. Planeación: ............................................................................................................................. 14

2.2 Producción: ............................................................................................................................. 16

2.3. Gestión y trámite:................................................................................................................... 18

2.4 Organización: ........................................................................................................................... 20

2.5 Transferencia: .......................................................................................................................... 23

2.6 Disposición de documentos: ................................................................................................... 25

2.7 Preservación a largo plazo: ..................................................................................................... 26

2.8 Valoración: .............................................................................................................................. 28

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD ......................................................................................... 30

4. PROGRAMAS ESPECIFICOS ............................................................................................................ 31

4.1 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos ........................................ 31

4.2 Programa de documentos vitales o esenciales ....................................................................... 33

4.3 Programa de gestión de documentos electrónicos ................................................................ 34

4.4 Programa de reprografía ......................................................................................................... 35

4.5 Programa de documentos especiales ..................................................................................... 36


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4.6 Plan Institucional de capacitación ........................................................................................... 37

4.7 Programa de auditoría y control ............................................................................................. 37

5 ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD ..................................... 39

6 REFERENCIAS .................................................................................................................................. 43

ANEXOS ............................................................................................................................................. 45

ANEXO I: Diagnóstico Integral de Archivos ................................................................................... 45

ANEXO II: Normograma ................................................................................................................. 45

ANEXO III: Cronograma de implementación de PGD .................................................................... 45


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1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Introducción

Aguas de San Jerónimo E.S.P., es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, del

orden Municipal1, comprometida con la gestión documental, la protección de la

memoria institucional, la automatización y modernización de procesos y el servicio al

ciudadano a través del acceso a la información pública. Muestra de ello es el

compromiso de la Administración con la elaboración del Programa de Gestión

Documental.

El Programa de Gestión Documental –en adelante PGD- “es un instrumento

archivístico que formula y documental a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo

sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación,

procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por

una entidad, desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación. Este documento debe ser aprobado, publicado,

implementado y controlado”2.

Este instrumento archivístico, se contempla en el siguiente marco normativo:

Ley General de Archivos 594 de 2000. Título V. Gestión de Documentos. Artículo 21.

Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar

programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas

1 Tomado de la página web: (Aguas de San Jerónimo E.S.P., 2017, s.f.)

2 Colombia. Archivo General de la Nación. Manual: Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Bogotá. El AGN, 2014. Pág. 10.


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tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y

procesos archivísticos.

Decreto 1080 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Título II

Patrimonio Archivístico. Capítulo V. Gestión de Documentos, Artículo 2.8.2.5.8.

Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las

entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:

[…], c) Programa de Gestión Documental.

Artículo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las

entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a

corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan

de Acción Anual.

Con esta herramienta Aguas de San Jerónimo E.S.P., pretende obtener mayor

eficiencia, eficacia y efectividad en la administración de la documentación –

independiente de su soporte; físico o electrónico-, en la atención de usuarios internos

y externos, bajo condiciones adecuadas de seguridad de la información y

preservación de la memoria documental de la Empresa.

1.2. Alcance

Inicia con la elaboración del Diagnóstico Integral de Archivo3 –en adelante DIA- para

identificar el nivel de cumplimiento de aspectos de la función archivística en Aguas de

San Jerónimo E.S.P., y finaliza con la formulación del Programa de Gestión

3 Ver Anexo I. Diagnóstico Integral de Archivos de Aguas de San Jerónimo E.S.P. realizado entre los meses de enero y marzo de 2018.


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Documental de la Entidad como documento orientador de la gestión documental en

Aguas de San Jerónimo.

1.3 Objetivo general

Planificar acciones -a corto, mediano y largo plazo - para controlar la función

archivística en Aguas de San Jerónimo, desde el proceso de planeación hasta el de

valoración, contemplando aspectos administrativos, técnicos, legales y tecnológicos.

1.3.1 Objetivos específicos

Elaborar el Diagnóstico Integral de Archivos de la Entidad, para determinar el nivel

de cumplimiento de los requisitos de la función Archivística.

Identificar las necesidades de Aguas de San Jerónimo en los 8 procesos de la

gestión documental.

Establecer cuales instrumentos archivísticos requeridos por la entidad para la

adecuada gestión de la documentación en Aguas de San Jerónimo.

Comunicar a la Alta Dirección las necesidades de la Entidad en materia de gestión Documental.

Presentar propuesta de cronograma de implementación del Programa de Gestión Documental en Aguas de San Jerónimo.


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1.4 Público al cual está dirigido:

Comité Institucional de Gestión y Desempeño4: El comité tiene la función de

“…asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión

documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a

la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y

demás normas reglamentarias”. (Decreto 1080 de 2015 art. 2.8.2.1.14).

Organismos de vigilancia y control –internos y externos-: Organismos cuya

misión es ejercer control sobre la gestión de las entidades que ejercen funciones

públicas, a través del control eficiente, efectivo y transparente de la

documentación. (Ley 1712 de 2014)

Servidores Públicos (Empleados públicos, trabajadores oficiales,

contratistas). Son los encargados de velar por la organización de la

documentación y que esta puede ser consultada con oportunidad.

Comunidad en general: Solicitan información atendiendo a los requisitos

establecidos por la Empresa al respecto, y que deben estar en consonancia con la

normatividad que garantiza los derechos y deberes de los ciudadanos.

4 El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, según el Decreto 1499 de 2017 artículo xxxx, deroga el Comité Interno de Archivo CIA-; En adelante las funciones del CIA serán desempeñadas por Comité Institucional de Gestión y Desempeño, como consta en la Resolución No. xx de xx de mayo de 2018 de Aguas de San Jerónimo.


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1.5 Requisitos para el desarrollo del PGD

Para dar cumplimiento al Programa de Gestión Documental PGD, la Entidad debe

contemplar los siguientes aspectos:

1.5.1 Normativos:

En el Anexo Técnico No. 01 se detalla el normograma aplicable al proceso de Gestión

Documental en Aguas de San Jerónimo E.S.P. El normograma comprende aspectos

legales, técnicos, administrativos y funcionales del proceso. Está compuesto por

normatividad externa relacionada con aspectos técnicos de gestión documental,

transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, planeación y

gestión.

La elaboración del normograma se realizó durante el primer trimestre de 2018, por

consiguiente será necesario desarrollar jornadas de socialización del mismo, para que

el personal de la Empresa Aguas de San Jerónimo conozca, comprenda, introyecte y

aplique el marco legal del proceso de Gestión Documental. También será necesario

vincular el normograma del proceso de Gestión Documental al normograma de

procesos de la Entidad y publicarlo en la página web institucional.

1.5.2. Económicos

Aguas de San Jerónimo E.S.P. cuenta con los recursos financieros suficientes para la

implementación y sostenimiento del PGD acorde con el Plan de Acción de la vigencia


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2018, en la línea básica institucional, la implementación del Sistema de Gestión

Documental con una asignación presupuestal de 2018

Para las vigencias siguientes no se tiene determinada la asignación presupuestal. En

este aspecto es de subrayar que la continuidad y mayor grado de cumplimiento del

Sistema de Gestión Documental en Aguas de San Jerónimo requiere una inyección

de capital anual para su sostenimiento y mejora continua, labor que recaerá en la

buena visión de la Alta Dirección a través del Comité Institucional de Gestión y

Desempeño.

1.5.3 Administrativos

Para la implementación del Programa de Gestión Documental, Aguas de San

Jerónimo cuenta con las siguientes situaciones.

Por ser una entidad con una estructura orgánica acorde a sus necesidades y a su

capacidad presupuestal –tres dependencias: Gerencia –encargada de la planeación

estratégica, el direccionamiento y algunos procesos de apoyo-; Coordinación Mirs –

encargada de desarrollar la Misión de la empresa-; y Coordinación Administrativa –en

encargada de ejecutar procesos de apoyo-.


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Estructura orgánica Aguas de San Jerónimo

Se determinó5 que el proceso de Gestión Documental estará bajo la responsabilidad

de la Coordinación Administrativa, pero no se creara una dependencia. La

Coordinación Administrativa cuenta con un Auxiliar Administrativo –vinculado a la

empresa- quién será responsable de la administración documental en Aguas de San

Jerónimo.

El sistema de archivo que se implementará en Aguas de San Jerónimo será Archivo

central con control centralizado, delegando así las funciones en un funcionario que

tendrá las competencias suficientes para liderar el proceso, obteniendo la mayor

eficiencia administrativa.

Una instancia importante para la Gestión Documental en la Aguas de San Jerónimo, la

constituye el Comité Institucional de Gestión y Desempeño creado por Resolución No.

002 del 9 de febrero de 2018, que tiene entre sus funciones las de: “b) articular los

esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para la

implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y

Gestión –MIPG. Y f) Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de

5 Ver Anexo Técnico No. 04 Mapa de procesos de la Entidad.


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gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información”6.

Considerando que en MIPG la 5ª dimensión: Información y Gestión, es definida como

una dimensión articuladora, y en este sentido se establece su alcance ligado al

manejo de la información de la siguiente manera: “…tiene como propósito garantizar

un flujo de información interna […], así como de la información externa, esto es,

aquella que le permite una interacción con los ciudadanos; para tales fines se requiere

contar con canales de comunicación acordes con las capacidades organizacionales y

con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la información7”. Más adelante

agrega: “…Es importante que tanto la información como los documentos que la

soportan (escrito, electrónico, audiovisual, entre otros) sean gestionados para facilitar

la operación de la entidad, el desarrollo de sus funciones, la seguridad y protección de

datos y garantizar la trazabilidad de la gestión”. La alta dirección convertirá este

comité en un aliado determinante para el desarrollo del proceso de gestión

documental en la Empresa.

1.5.4 Tecnológicos

La infraestructura tecnológica de Aguas de San Jerónimo, es la indispensable para

garantizar la continuidad del proceso, como lo podemos ver en el siguiente cuadro:

INVENTARIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE ASJ – E.S.P.

No. Nombre del sistema Propósito Ubicación

Internos

1 ARIES

Aplicativo administrativo financiero

Coordinación Administrativa

2 OFFICE Herramienta ofimática Administración ASJ 3 PAGINA WEB Gerencia

6 COLOMBIA. AGUAS DE SAN JERÓNIMO E.S.P. Resolución 002. 9, febrero, 2018. Por medio del cual se crea el

Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Empresa Aguas de San Jerónimo, E.S.P., San Jerónimo Antioquia, P. 4 7 COLOMBIA. CONSEJO PARA LA GESTIÓN Y EL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL. Manual Operativo Sistema de Gestión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG. Bogotá, 13 de octubre de 2017, Pág. 66


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Sin embargo, el proceso de Gestión Documental no se cuenta con herramientas

tecnológicas que permitan el control sobre las comunicaciones oficiales internas y

externas de la entidad, el flujo de información en formato electrónico, la generación y

conservación de documentos electrónicos, etc.

En la vigencia 2018 se podrá en uso una herramienta ofimática básica–Excel- que

permita establecer parámetros de control del proceso de correspondencia, aplicando

alarmas sobre los tiempos de respuesta y vinculando las imágenes al número de

radicado.

1.5.5. Gestión del cambio

Aguas de San Jerónimo para alcanzar la efectividad en la implementación de la

Gestión Documental establecerá dentro de su agenda anual:

-Sensibilización a los servidores públicos: Es indispensable que la comunicación

interna en la Empresa fluya de manera oportuna y transparente. Para ello es

necesario que se sensibilice a todo el personal de la entidad sobre los avances

realizados en la implementación del PGD, de esta manera ellos se sentirán parte

integrante del proceso y poco a poco se generará cultura documental.

-Autodiagnósticos: Diseñar un instrumento de aplicación periódica –semestralmente-

que permita monitorear el proceso e identificar las acciones de mejora que se puedan

implementar para lograr un mayor grado de eficiencia, eficacia y efectividad del

proceso.


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2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

Aguas de San Jerónimo E.S.P., estableció los procesos de gestión documental de

acuerdo con los principios establecidos en el Decreto 1080 de 2015 – planeación,

eficiencia, economía, oportunidad, transparencia, disponibilidad, orientación al

ciudadano y protección de la información8, etc., - y ateniendo a las disposiciones de

carácter administrativo, tecnológico, económico y legales o normativos. Según el

Decreto 1080 de 2015, la gestión documental en las entidades públicas debe contener

mínimamente los procesos mencionados en el grafico anterior.

2.1. Planeación:

8 COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1080. (26, mayo, 2015). Por medio del

cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector. Bogotá D.C. pág. 122.

El decreto 1080 de 2015 (Art. 2.8.2.5.9. literal a), la define como: “Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en sistema de gestión documental”.


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En la vigencia 2018 Aguas de San Jerónimo contrató la elaboración de los siguientes

instrumentos archivísticos: Diagnóstico Integral de Archivos, Programa de Gestión

Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Tablas de Retención Documental e

inventario Documental, con estos instrumentos se avanza eficientemente en la fase de

planeación documental; sin embargo es necesario continuar con la fase de aplicación

para generar un cambio positivo en la Entidad en cuanto al manejo de la

documentación.

En el proceso de planeación estas son las actividades que se deben emprender:

ASPECTO

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Ad

min

istr

ació

n D

ocu

men

tal

Aprobar e implementar la política de Gestión Documental.

Ajustar la Resolución de Constitución del Comité Institucional de Gestión y Desarrollo; para incluir claramente las funciones del Comité Interno de Archivo enunciadas en el decreto 1080/2015 artículo 2.8.2.1.16 Identificar los riesgos de corrupción y los riesgos del proceso e incluirlos en el mapa de riesgos de la Entidad.

Diseñar los indicadores para la medición, seguimiento y control del proceso de Gestión Documental.

Elaborar el Plan Institucional de Archivos y alinearlo con el Plan Estratégico de ASJ E.S.P. (Decreto 612 de 2018).

Elaborar, aprobar, convalidar, publicar e implementar -dependiendo del caso- los siguientes instrumentos archivísticos: Cuadro de Clasificación Documental - CDD Tabla de Retención Documental - TRD Programa de Gestión Documental –PGD Banco Terminológico de series, subseries y tipos documentales. Mapa de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de

las unidades administrativas. Sistema Integrado de Conservación Reglamento de Archivo Establecer la Tabla de Control de Acceso de la Entidad

Dir

ectr

ices

de

pro

du

cció

n

do

cum

enta

l

Documentar procedimiento para la Planeación Documental contemplado en el alcance el diseño, creación, mantenimiento difusión y administración de documentos.

Establecer los parámetros para la preservación de documentos independiente del soporte, la protección de datos personales y la seguridad de la información.

Elaborar, adoptar y publicar: El registro de activos de información El índice de información clasificada y reservada El esquema de publicación de información


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Estas actividades se documentan en los siguientes programas específicos:

Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

Programa de documentos vitales o esenciales.

Programa de gestión de documentos electrónicos.

Programa de auditoría y control.

Marco Normativo Aplicable: Para dar cumplimiento a este proceso, gestión

documental atenderá lo establecido en las siguientes normas y/o documentos:

Plan de acción de Aguas de San Jerónimo E.S.P.

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Decreto 1080 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura

Decreto 1499 de 2017 Sistema de Gestión – MIPG.

Acuerdos 004 de 2013 Elaboración TRD y TVD.

2.2 Producción:

La Empresa de Servicios Públicos Aguas de San Jerónimo está implementando el

Sistema de Gestión (integración de los Sistema de Desarrollo Administrativo, de

Gestión de la Calidad y del Sistema de Control Interno) para alinearse con los

objetivos del Estado. Con este Sistema de Gestión el Estado pretende “dirigir la

gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados

para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los

ciudadanos en el marco de la legalidad y la integridad”.

El decreto 1080 de 2015 (Art. 2.8.2.5.9. literal b) la define como: “Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados”.


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Entre las actividades de este Sistema de Gestión se determina la necesidad de

documentar los procesos –estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación. Esta

implementación conlleva una relación estrecha con el Proceso de Producción

Documental, especialmente porque para ello se analizan todos los aspectos de

estructura de los documentos. Gestión Documental tiene una participación activa e

importante en el desarrollo de esta actividad, especialmente por la vinculación de los

documentos del sistema con la Tabla de Retención Documental para garantizar el

ciclo de vida de los documentos.

En el proceso de producción estas son las actividades que se deben emprender:

ASPECTO


E

stru

ctu

ra d

e

do

cum

ento

s

Identificar los documentos producidos en cada dependencia y analizar: la estructura, las características internas y externas, el soporte –físico, electrónico- el tipo de tinta, la calidad del papel, las instrucciones para el diligenciamiento y el uso que se hace de ellos.

Elaborar y socializar el Manual de Comunicaciones Oficiales, estableciendo la diplomática documental respecto a: imagen corporativa, tipo de letra, firmas autorizadas, uso de tintas, entre otros.

Fo

rma

de

pro

du

cció

n

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gre

so

Identificar la sobreproducción o duplicidad de documentación y establecer las medidas para implementar la política cero papel, contribuyendo a la racionalización del uso del papel.

Elaborar el procedimiento para el control de la información documentada; estableciendo los criterios para la presentación, elaboración y el control de la información documentada en el Sistema de Gestión de Aguas de San Jerónimo, estandarizando y controlando su creación, actualización, distribución, almacenamiento, cambios y disposición final.

Elaborar el procedimiento para la identificación y actualización de los documentos externos, estandarizando y controlando la documentación de referencia asociada a los Procesos del Sistema Integrado de Gestión de Aguas de San Jerónimo E.S.P.

Á

reas

co

mp

eten

tes

par

a el

trá

mit

e

Establecer mediante acto administrativo la creación y los parámetros para el funcionamiento de la Unidad de Correspondencia como encargada directa del manejo de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por Aguas de San Jerónimo E.S.P.

Documentar el (los) procedimiento (s) y los respectivos formatos (planillas, registros, etc.), para la producción o recepción de comunicaciones oficiales y adaptarlos a la herramienta tecnológica de la cual disponga la Entidad.

Socializar el (los) procedimiento (s) y los respectivos formatos (planillas, registros, etc.), con el personal de las dependencias productoras.


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Programas específicos relacionados:

Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.


Marco Normativo Aplicable: Para dar cumplimiento a este proceso, gestión

documental atenderá lo establecido en las siguientes normas y/o documentos:



Acuerdo 060 de 2001

GTC 185 de 2009 Organización Documental

2.3. Gestión y trámite:

En Aguas de San Jerónimo esté es un proceso que se debe establecer desde cero;

debido a que hasta la fecha no se cuenta con unidad de correspondencia, con

parámetros claros para los gestión y trámite de la documentación, con controles que

permitan la transparencia y trazabilidad del proceso.

El decreto 1080 de 2015 (Art. 2.8.2.5.9. literal c) la define como: “Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos”.


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En el proceso de gestión y trámite estas son las actividades que se deben emprender:

ASPECTO


Reg

istr

o d

e d

ocu

men

tos

Parametrizar la herramienta tecnológica que se empleará para el registro de ingreso y despacho de comunicaciones oficiales de la entidad; algunos de los metadatos de captura serán: Número consecutivo de radicado, fecha y hora de recibo o de envío del documento, dependencia productora o receptora del documento, nombre del destinario o remitente, nombre del funcionario responsable, anexos, tiempos de respuesta, número de guía de envío cuando se trata de comunicaciones enviadas o recibidas por correo certificado.

Implementar la subseries documentales: Consecutivos de comunicaciones oficiales enviadas y recibidas.

Dis

trib

uci

ón

Normalizar el procedimiento para la entrega de documentos a usuarios internos y externos de la Empresa.

Establecer y verificar el empleo y correcto diligenciamiento de los instrumentos de control necesarios para la distribución de documentos.

Determinar el registro de las guías de mensajería expresa para los documentos que se envíen o reciban por correo certificado, para evitar la conservación de un documento de remisión cuyo valor administrativo se agota rápidamente.

Acc

eso

y

Co

nsu

lta Incluir en el Reglamento de Archivo de la Entidad un capitulo denominado “Acceso y

Consulta de documentos” donde se establezcan los requisitos de acceso para usuarios internos y externos de Aguas de San Jerónimo.

Diseñar, socializar y aplicar los controles para la consulta y préstamo de documentos –registro de consultas y formato de afuera-

Co

ntr

ol y

seg

uim

ien

to

Implementar los formatos de Actas de apertura y cierre de consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, y aplicarlas en cada vigencia.

Establecer el sistema de alertas para respuesta de comunicaciones oficiales atendiendo a los parámetros legales y normativos en la materia. El sistema de alertas funcionará bajo el esquema se semáforo empleando los colores: Verde para las comunicaciones que están dentro del rango de tiempo de respuesta. Naranja para las que cuentan con la mitad del tiempo establecido para emitir la respuesta. Y rojo para las que están a un día de vencer o cuyos plazos se vencieron y no se generó respuesta alguna.

Verificación de la vinculación de las comunicaciones oficiales en el trámite correspondiente, es decir a la unidad documental correspondiente.



Programa de auditoría y control.


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Marco Normativo Aplicable: Para dar cumplimiento a este proceso, Gestión

Documental atenderá lo establecido en las siguientes normas:



Acuerdo 060 de 2001

Acuerdos 004 de 2013 Elaboración TRD y TVD.

2.4 Organización:

La organización documental comprende tres subprocesos, para ejecutarlos Aguas de

San Jerónimo cuenta con las Tablas de Retención Documental elaboradas en 2018 y

aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño como consta en el

Acta No. 001 de 2018. La implementación de las Tablas de Retención Documental

permitirá consolidar al interior de Aguas de San Jerónimo:

Cultura documental.

Cumplimiento del ciclo vital del documento.

Aplicar la disposición final de los documentos atendiendo a los criterios

técnicos, legales y funcionales.

También se normalizó el rotulo de la carpetas y se implementó y elaboró el inventario

documental de la Entidad utilizando el Formato único de Inventario Documental

establecido por el Archivo General de la Nación.

El decreto 1080 de 2015 (Art. 2.8.2.5.9. literal d) la define como: “Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente”.


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Subprocesos de Organización Documental

En el proceso de organización documental estas son las actividades que se deben

emprender:

ASPECTO


Cla

sifi

caci

ón

Capacitar al recurso humano de la Entidad para aplicar las T.R.D.

Diseñar y socializar un instructivo gráfico para la ejecución del proceso de organización documental.

Aplicar correctamente las Tablas de Retención Documental de la Entidad, después de que sean convalidadas por el Consejo Departamental de Archivos. Para ello será necesario que se clasifiquen los documentos por: dependencia productora, serie, subserie, unidad documental.

Crear un esquema para la clasificación de documentos electrónicos –digitalizados- atendiendo a la Tabla de Retención Documental.

Ord

enac

ión

Ordenar las unidades documentales –simples y compuestas (expedientes)- atendiendo al principio de orden original.

Elaborar instructivos para la ordenación documental de los expedientes de contratos e historias laborales, teniendo en cuenta que estos presentan variables de un expediente a otro.

Diseñar e implementar la Hoja de Control por Expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental, buscando con esta medida garantizar la integridad de la unidad documental.

Clasificación • Procedencia documental.

•

• Conformación de series y subseries documentales.

•

• Identificación de tipos documentales.

Ordenación • Vinculo archivístico.

•

• Sistema de ordenación

•

• Foliación

Descripción • Rotulación carpeta.

•

• Rotulación caja.

•

• Rotulación unidad de instalación

• .

• Inventario Documental.


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Establecer y aplicar el formato de referencia cruzada -como un vínculo archivístico- para los expedientes híbridos o para los expedientes que contengan planos, mapas o dibujos que para efectos de conservación documental deban ser separados de la unidad documental correspondiente.

Foliar las unidades documentales atendiendo al instructivo de foliación documental del Archivo General de la Nación.

Des

crip

ció

n Identificar los expedientes de acuerdo con los criterios normalizados en las unidades

mínimas de conservación –carpetas-.

Ingresar al inventario documental cada uno de los asientos documentales de la dependencia productora, detallando en el campo de observaciones aspectos relevantes tales como referencias cruzadas, la presencia de medios análogos, la ausencia de tipos documentales, etc.


Programa de reprografía

Plan Institucional de capacitación

Programa de auditoría y control





Acuerdo 042 de 2002 Criterios para la organización de archivos de gestión

Acuerdo 005 de 2013 Criterios básicos para la clasificación, ordenación y

descripción de archivos.

Acuerdo 002 de 2014 Criterios básicos para la creación, conformación, control y consulta de los expedientes de archivo.

Acuerdo 003 de 2015 Gestión electrónica de documentos.


23 de 45

2.5 Transferencia:

Aguas de San Jerónimo, tiene un sistema de archivo central con control centralizado,

por esa razón el proceso de transferencias primarias y secundarias se realizará en el

archivo central. El hecho de que la documentación esté bajo la custodia del auxiliar

administrativo no significa que la responsabilidad absoluta recaiga sobre ella; por esta

razón será necesario determinar los niveles de responsabilidad de cada funcionario en

el proceso. A partir de 2018 se realizará el proceso de transferencias documentales

atendiendo a los lineamientos del Archivo General de la Nación.

• Archivo de Gestión

Transferencias Primarias

• Archivo Central

Transferencias Secundarias

• Archivo Histórico

El decreto 1080 de 2015 (Art. 2.8.2.5.9. literal e) la define como: “Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos”.


24 de 45

En el proceso de transferencias estas son las actividades que se deben emprender:

ASPECTO ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Pre

par

ació

n

Tra

nsf

eren

cia

Elaborar el procedimiento y los formatos requeridos para ejecutar el proceso de transferencias documentales

Capacitar al recurso humano de Aguas de San Jerónimo para aplicar las T.R.D.

Establecer el cronograma de Transferencias Documentales primarias y secundarias de la Empresa.

Identificar los espacios y las unidades de instalación necesarias para alojar la documentación que se transferirá.

Val

idac

ión

de

la

Tra

nsf

eren

cia

Confrontar la aplicación de los criterios de clasificación, ordenación y descripción establecidos en la Tabla de Retención Documental con la organización de las unidades documentales –simples o compuestas- que se transferirán,

Confrontar la información relacionada en el Formato Único de Inventario Documental –FUID- con la documentación transferida.

Ingresar la información al inventario documental del archivo central e identifique la fase de archivo en la que se encuentra la documentación, la disposición final que se le dará y la fecha en que deberá aplicarse.

Elaborar las Actas de Transferencias Documentales, relacionar los anexos correspondientes y hacerlas firmar por los responsables del archivo de gestión.

Mig

raci

ón

,

refr

esh

ing

, em

ula

ció

n o

con

vers

ión

Formular los métodos y la periodicidad de aplicación de las técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión, con el objeto de prevenir cualquier degradación o pérdida de información y asegurar el mantenimiento de características de contenido de los documentos.

Met

adat

os

Parametrizar el inventario documental con los metadatos de series y subseries documentales para establecer trazabilidad con la Tabla de Retención Documental, esta parametrización deberá ser aplicable a documentos en soporte físico o electrónico.

Establecer controles para evitar modificaciones o pérdida de información en el FUID.

Realizar copias de seguridad del Inventario Documental.


Programa de documentos vitales o esenciales

Programa de gestión de documentos electrónicos




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Acuerdo 038 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley 594 de 2000

Acuerdo 042 de 2002 Criterios para la organización de archivos de gestión

Acuerdo 005 de 2013 Criterios básicos para la clasificación, ordenación y

descripción de archivos.

Acuerdo 002 de 2014 Criterios básicos para la creación, conformación, control

y consulta de los expedientes de archivo.


2.6 Disposición de documentos:

Actualmente Aguas de San Jerónimo E.S.P. tiene documentación desde el año 1998,

a la cual será necesario aplicar la disposición final establecida en la TRD como una

medida para descongestionar el deposito asignado para el funcionamiento de Archivo

Central e Histórico. En la vigencia 2018 se adelantó la digitalización de la serie

historias Laborales del personal activo en la Empresa.

En el proceso de organización documental estas son las actividades que se deben

emprender:

ASPECTO


Dir

ectr

ices

g

ener

ales

Establecer el procedimiento para controlar la consulta y préstamo de documentos.

Aplicar los criterios de disposición final –conservación total, selección o eliminación- establecidos en las Tablas de retención documental para las series y subseries a cada una de las unidades documentales.

El decreto 1080 de 2015 (Art. 2.8.2.5.9. literal f) la define como: “Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental”.


26 de 45

Co

nse

rvac

ión to

tal,

sele

cció

n y

m

icro

film

ació

n y

/o

dig

ital

izac

ión

Identificar la documentación que se someterá a Microfilmación o Digitalización, teniendo claro que la reprografía no implica la posterior destrucción del documento físico.

Redactar el procedimiento para la microfilmación o digitalización de documentos teniendo en cuenta la normatividad vigente al respecto.

E

limin

ació

n Identificar los documentos a los cuales se les asignará eliminación y separarlos de

los que serán de conservación total.

Controlar los documentos generados en el proceso de eliminación desde que la propuesta de eliminación es aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño hasta que se da la eliminación. (Actas, inventarios, certificados, etc.)

Eliminar la documentación atendiendo a los parámetros establecidos en la normatividad vigente.


Programa de Reprografía





Acuerdo 004 de 2013 Elaboración TRD y TVD.

2.7 Preservación a largo plazo:

Aguas de San Jerónimo E.S.P. debido a su tamaño y a las necesidades

administrativas sólo cuenta con un software para el manejo de la información

El decreto 1080 de 2015 (Art. 2.8.2.5.9. literal g) la define como: “Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”.


27 de 45

contable, generación de nómina y manejo de inventarios. No cuenta con un Sistema

de Gestión de Documentos Electrónico de Archivo SGDEA.

Para dar cumplimiento a este proceso, la dependencia de Gestión Documental

atenderá lo establecido en las siguientes normas:

ASPECTO


S

iste

ma

Inte

gra

do

de

Co

nse

rvac

ión

Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Conservación –SIC-, con el objeto de garantizar la conservación y preservación de la información manteniendo los atributos de integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad desde su producción hasta su destino final.

Formular los planes del Sistema Integrado de Conservación –Plan de conservación documental aplicable a los documentos en soporte físico o en medios análogos. Plan de Preservación Digital a largo plazo aplicado a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.

Documentar los procedimientos que se emplearan en la conservación documental teniendo en cuenta aspectos de: perfiles y competencias, infraestructura física y tecnológica, bioseguridad, trazabilidad del proceso y buenas prácticas.

Seg

uri

dad

de

la

Info

rmac

ión Identificar los medios de almacenamiento y formatos digitales; evaluar los aspectos

técnicos, riesgos y diferentes estrategias de preservación; diseñar las estrategias de preservación y establecer las funciones y responsabilidades de las

Documentar el procedimiento de preservación a largo plazo.

Crear las tablas de control de acceso a la información.

Req

uis

ito

s

con

vers

ión

o

mig

raci

ón

.

Identificar las necesidades de preservación a largo de los documentos electrónicos de archivo y determine los criterios y métodos de conversión refreshing, emulación y migración que permitan prevenir cualquier degradación o pérdida de información y aseguren el mantenimiento de las características de integridad.


Programa de documentos vitales

Programa de gestión de documentos electrónicos

Programa de auditoría y control


28 de 45





Acuerdo 049 de 2000 Condiciones de edificio y locales destinados a archivo

Acuerdo 050 de 2000 Prevención de deterioro de los documentos de archivo y

situaciones de riesgo.


Acuerdo 006 de 2014 Sistema integrado de Conservación


2.8 Valoración:

La Empresa Aguas de San Jerónimo cuenta con Tablas de Retención Documental,

como una herramienta con criterios de valoración –evaluación de valores primarios y

secundarios de la entidad-.

El decreto 1080 de 2015 (Art. 2.8.2.5.9. literal h) la define como: “Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva)”.


29 de 45

Para dar cumplimiento a este proceso, la dependencia de Gestión Documental

atenderá lo establecido en las siguientes normas:

ASPECTO


Dir

ectr

ices

g

ener

ales

Aplicar las Tablas de Retención Documental.

Identificar la creación de nuevos documentos en el sistema de gestión documental de la Empresa y valorarlos atendiendo al contexto funcional, social, cultural y normativo de Aguas de San Jerónimo.

Analizar la frecuencia de consulta de los documentos para establecer los tiempos de gestión en cada fase del ciclo vital de los documentos.


Programa de documentos vitales o esenciales



Ley 594 de 2000

Decreto 1080 de 2015


Circular 003 de 2015 Directrices para la elaboración de TRD.


30 de 45

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

La implementación de un Programa de Gestión Documental consta de 4 fases:

Fases de Implementación de un Programa de Gestión Documental –PGD-.

Fas

e I

Ela

bo

raci

ón

2018

Aplicación del Diagnóstico Integral de Archivo –DIA- en Aguas de San Jerónimo E.S.P., para determinar el nivel de conformidad con los requisitos normativos en la materia.

Redacción del PGD determinando las necesidades de la Empresa y proyectando metas a corto (1 año), mediano (2 años) y largo plazo (3 años en adelante).

Alineación del PGD con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Empresa.

Proyección del plan de trabajo para la ejecución del PGD.

Identificación de los recursos –físicos, técnicos, tecnológicos, humanos y económicos- necesarios para la ejecución del PGD.

Fas

e II

Eje

cuci

ón

2018

-202

0

Aprobación del PGD por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Publicación del PGD en la página web institucional para dar cumplimiento a los requerimientos legales –Ley 1712 de 2014.

Socialización del PGD, al personal de la Empresa, con el objeto de generar una comunicación oportuna y el desarrollo de una cultura documental.

Ejecución de las actividades propuestas a desarrollar en cada uno de los procesos de la Gestión Documental.

Fas

e III

Seg

uim

ien

to9

2018

-201

0

Verificar el cumplimiento de metas establecido en el plan de trabajo de implementación del PGD en la Empresa.

Evaluar que los documentos resultantes de las actividades planteadas en cada proceso de archivo estén en consonancia de las necesidades de Aguas de San Jerónimo.

Realizar los controles, evaluaciones y autodiagnósticos para determinar niveles de cumplimiento y aspectos por mejorar en el proceso.

Fas

e IV

Mej

ora

2018

+

Implementar los planes de mejora para reducir los riesgos identificados en el proceso.

9 La fase de seguimiento inicia paralelamente con la ejecución, considerando que determinar situaciones de riesgo a

tiempo, permite implementar acciones correctivas que beneficiaran la ejecución del cronograma propuesto.


31 de 45

4. PROGRAMAS ESPECIFICOS

Aguas de San Jerónimo, adoptará los programas de gestión documental, que le

permitirán alcanzar las metas y objetivos propuestos para el desarrollo y

fortalecimiento institucional. Los Programas Específicos apuntan al logro de la

eficiencia administrativa a partir de la identificación, racionalización, simplificación y

automatización de los trámites archivísticos, los procesos, procedimientos

relacionados con la documentación, mejorando los sistemas de organización y

recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a

largo plazo.

4.1 Programa de normalización de formas y formularios electrónicos

Objetivo: Normalizar las formas y formularios electrónicos producidos por Aguas de

San Jerónimo.


32 de 45

Alcance: Inicia con el análisis de requisitos legales y funcionales de los procesos,

continúa con la elaboración y registro de las formas, formatos y formularios en el

Sistema de Gestión y finaliza con la socialización de los documentos al personal de


Justificación: No toda la Documentación producida en Aguas de San Jerónimo, está

debidamente normalizada, en ocasiones su producción dependen del criterio del

funcionario que la produzca; con esta situación se descuida la proyección de una

imagen institucional impecable, las características internas y externas del documentos

no son uniformes, y no se tiene control sobre la documentación.

Beneficios:

La documentación de los procesos atendiendo a parámetros uniformes y

cumpliendo con parámetros legales y funcionales.

Normalización de los formatos, formas y formularios de la Empresa.

Racionalización en la producción documental

Registro de los formatos en el sistema de calidad de en la empresa.

Control de los registros para su preservación y consulta.

Lineamientos:

Procedimiento para el control de la información documentada

Procedimiento para la identificación y actualización de los documentos

externos

Tabla de Retención Documental

Responsables: Gerencia (Control Interno) y Coordinación Administrativa (Gestión

Documental).


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4.2 Programa de documentos vitales o esenciales

Objetivo: Establecer los parámetros para la identificación, evaluación, recuperación,

disponibilidad, aseguramiento y preservación de los documentos.

Alcance: Inicia con la identificación de los documentos vitales10 de la Empresa,

continúa con la implementación de medidas para garantizar su preservación a largo

plazo y finaliza con la disponibilidad y recuperación de la información.

Justificación: La unidades documentales de la empresa no están debidamente

organizadas –clasificadas, ordenas y descritas- razón por la cual no se recupera con

oportunidad la documentación y/o en algunos casos simplemente no se pueda

recuperar parcial o íntegramente.

Beneficios:

Documentación completa y disponible para el funcionamiento de ASJ.

Conservación de la documentación que permitirá la reconstrucción de la

Historia de ASJ.

10

Al respecto se debe tener en cuenta la siguiente aclaración: “Los documentos vitales poseen un valor intrínseco legal,

intelectual o económico. No se trata de proteger los documentos históricos o de carácter patrimonial esta suele ser una percepción equivocada, sino de identificar la información que es vital y que ante la posibilidad de la pérdida total o parcial de estos documentos cause grave perjuicio para la restitución de los derechos o deberes de la entidad o persona afectada. Pueden ser registros de la constitución de la entidad, títulos, pagarés, garantías, pólizas, contratos, fórmulas, licencias, bienes culturales, documentos de identificación personal, historias clínicas entre otros, asociados con servicios de salud, educación, economía, etc., registrado en diferentes soportes y que el riesgo de daño o pérdida puede ser causando por desastres derivados de amenazas geológicas como terremotos, tsunamis, erupciones volcánicas o deslizamientos de tierra, o de amenazas climáticas como ciclones o inundaciones”. Referencia: CAMACHO VARGAS, Ángela Marcela. “Uso de cloudcomputing en el Sistema Nacional de Archivos de Colombia: Implementación del Plan de gestión de Documentos Vitales”. Códices. Revista de la facultad de ciencias económicas y sociales, programa de sistemas de información y documentación. Vol. 8, No. 1 enero – junio de 2012. ISSN 1794-9818 p. 133-151. Citado en: Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, 2014, p. 30.


34 de 45

Lineamientos:

Procedimiento para la Planeación Documental

Procedimiento para el control de la información documentada

Plan de conservación documental

Plan de Preservación Digital a largo plazo

Tabla de Retención Documental –TRD-.

Metodología para la aplicación de TRD.

Reglamento de Archivo

Responsables: Gerencia, Coordinación MIRS, Coordinación Administrativa (Gestión

Documental).

4.3 Programa de gestión de documentos electrónicos

Objetivo: Establecer los parámetros para el diseño, implementación, seguimiento y

control de la documentación electrónica durante todo su ciclo de vida.

Alcance: Inicia con la identificación de la necesidad tecnológica de la entidad y

finaliza con la preservación de la documentación.

Justificación: Racionalización de trámites en la empresa e interoperabilidad con otros

sistemas de información.

Beneficios:

Reducción de la producción de documentos en soporte papel.


35 de 45

Documentos producidos, gestionados, almacenados y conservados en

soportes electrónicos durante todo el ciclo de vida.

Lineamientos:

Guía para la implementación de un SGDEA

Guías Cero Papel

Gobierno en Línea

Responsables: Gerencia y Coordinación Administrativa (Gestión Documental).

4.4 Programa de reprografía

Objetivo: Establecer las condiciones administrativas y técnicas necesarias para

realizar la digitalización o Microfilmación de documentación.

Alcance: Inicia con la identificación de la documentación que se desmaterializará y

finaliza con su disposición en herramientas tecnológicas que permitan su consulta,

reproducción y preservación a largo plazo.

Justificación: Desarrollar un programa de reprografía documental pertinente y con la

mayor eficiencia administrativa.

Beneficios:

Documentación soportada en medios tecnológicos.

Mayor eficiencia en la consulta de documentación.

Conservación preventiva de documentos.


36 de 45

Lineamientos:

Tablas de Retención Documental

Metodología para la aplicación de TRD.

Responsables: Coordinación Administrativa (Gestión Documental).

4.5 Programa de documentos especiales

Objetivo: Establecer los parámetros para el tratamiento archivístico para los

documentos no convencionales.

Alcance: Inicia con la identificación de los documentos no convencionales –

cartografía, fotografías, sonoros, audiovisuales, etc. – y finaliza con la aplicación de

las medidas preservación a largo plazo.

Justificación: Los documentos de gran formato y los no convencionales presentan

deterioro físico por no contar con condiciones aptas de almacenamiento.

Beneficios:

Documentación en condiciones de almacenamiento aptas para su

conservación total.

Lineamientos:

Procedimiento para la Planeación Documental

Plan de conservación documental

Plan de Preservación Digital a largo plazo

Tabla de Retención Documental –TRD-.


37 de 45

Responsables: Coordinación Administrativa –Gestión Documental-.

4.6 Plan Institucional de capacitación

Objetivo: Desarrollar las competencias –básicas, comportamentales y funcionales-

del personal de la entidad en cuanto al proceso de gestión documental.

Alcance: Inicia con la identificación de temas de gestión documental en los cuales el

personal de la Entidad requiere capacitación y finaliza con la ejecución de actividades

de capacitación.

Justificación: El personal de Aguas de San Jerónimo E.S.P. no cuenta con las

competencias necesarias para la operar el proceso de Gestión Documental.

Beneficios:

Personal competente para el desempeño de sus funciones.

Desarrollo de una cultura documental.

Lineamientos:

Plan Institucional de Capacitación –PIC-.

Responsables: Gerencia (Talento Humano).

4.7 Programa de auditoría y control


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Objetivo: Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión Documental en


Alcance: Inicia con la programación de la auditoria y finaliza con el cierre de las

acciones no conformes.

Justificación: Evitar el incumplimiento de la ejecución de los procesos archivísticos o

la desactualización en cuanto a requerimientos interno o externos.

Beneficios:

Desarrollo de una cultura de autocontrol.

Mejoramiento continuo del proceso de Gestión Documental.

Lineamientos:

Procedimientos del proceso de Gestión Documental.

Documentos del proceso de Gestión Documental.

Programa de auditorías –anual-.

Responsables: Gerencia (Control Interno) y Coordinación Administrativa (Gestión

Documental).


39 de 45

5 ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

El Decreto 1080 de 2015 en el artículo 2.8.2.5.15. Establece que el Programa de

Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas de gestión

establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.

En 2017 el gobierno nacional expidió el Decreto 1499, que modificó el Decreto 1083

de 2015 en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de

la Ley 1573 de 2015. La modificación consiste en agrupar bajo un único Sistema el

Sistema de Desarrollo Administrativo y de calidad con el Sistema de Control Interno.

Como mecanismo para lograr la integración y articulación se empleará el Modelo

Integrado de Planeación y Gestión. En este orden de ideas, Aguas de San Jerónimo

para alinearse con las políticas gubernamentales adoptó el Modelo Integrado de

Planeación y Gestión –MIPG- mediante Resolución No. 005 del 21 de febrero de

2018.

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión está constituido por 7 dimensiones, tal

como se muestra en el siguiente gráfico:


40 de 45

La 5ª Dimensión: Información y comunicación, es considerada una dimensión

articuladora de las 6 restantes, porque permite que la entidad se vincule con su

entorno y facilita la ejecución de sus operaciones de inicio a fin. Además su alcance lo

convierte en responsable del flujo de la información interna y externa, al respecto dice:

“…Es importante que tanto la información como los documentos que la soportan

(escrito, electrónico, audiovisual, entre otros) sean gestionados para facilitar la

operación de la entidad, el desarrollo de sus funciones, la seguridad y protección de

datos y garantizar la trazabilidad de la gestión”11.

Atendiendo a lo expuesto anteriormente en Aguas de San Jerónimo se han realizado

los siguientes avances, que tocan directamente con el proceso de Gestión

Documental.

1. Creación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño –el cual asume las

funciones del Comité Interno de Archivo-. Esta instancia asesorara a la alta

dirección en “materia archivística y de gestión documental, define la políticas,

los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística

institucional”12 de acuerdo a la normatividad vigente.

2. Inclusión del proceso de Gestión Documental dentro del Sistema de Gestión –

Calidad- de la Empresa, tal como se puede ver en el siguiente mapa de

procesos:

11

Manual COLOMBIA. CONSEJO PARA LA GESTIÓN Y EL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL. Manual Operativo

Sistema de Gestión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG. Bogotá, 13 de octubre de 2017, Pág. 66 12

Decreto 1080 de 2015 art. 2.8.2.1.14. Del Comité Interno de Archivo.


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3. Elaboración, y aprobación por el contratista de Control Interno, de la

Caracterización del Proceso de Gestión Documental atendiendo al ciclo PHVA.

4. Elaboración del Procedimiento y los formatos correspondientes para la Gestión,

trámite y distribución de comunicaciones oficiales en Aguas de San Jerónimo.

5. Desde la dimensión estratégica se incluyó en el Plan de Acción de la vigencia

2018, en la línea básica institucional, la implementación del Sistema de Gestión

Documental con una asignación presupuestal de $ 38.000.000.

6. Elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos –DIA- para identificar las

necesidades de la empresa en cuanto a la Gestión Documental –contemplando

aspectos administrativos, técnicos, tecnológicos, humano, etc. El DIA se

convierte en un insumo necesario para la elaboración del Plan Institucional de

Archivos que deberá vincularse al Plan Estratégico de la Entidad –según lo

establece el Decreto Nacional 612 de 2018.


42 de 45

7. Elaboración de las Tablas de Retención Documental y aprobación de las

mismas por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño como

consta en el Acta No. 001 de 2018. Está pendiente la convalidación de las TRD

por parte del Consejo Departamental de Archivo y su posterior inclusión en el

Registro de Series y Subseries Documentales –RUSD-ante el Archivo General

de la Nación.

8. Implementación, a partir del mes de junio de 2018, de la unidad de

correspondencia para centralizar y controlar la Gestión, trámite y distribución

de comunicaciones oficiales en Aguas de San Jerónimo; empleando una

herramienta ofimática –excel- para la operación del proceso.

9. Digitalización de las Historias Laborales del personal activo de la Entidad,

utilizando tecnologías de la información para el proceso de desmaterialización

y conservación de la documentación.

Los avances obtenidos en esta armonización han sido múltiples y de buena calidad,

pero corresponden a una fase inicial, será necesario apuntarle a la implementación de

las actividades propuestas en cada uno de los 8 procesos de la gestión documental,

para avanzar a la par con el desarrollo de Aguas de San Jerónimo E.S.P.


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6 REFERENCIAS

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de implementación de un Programa de Gestión Documental –PGD. Bogotá D.C. AGN, 2014. COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 527 (18, agosto, 1999). Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. Diario Oficial No. 43673. COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 594 (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. Diario Oficial No. 44084. COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 1409 (30, agosto, 2010). Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones. Bogotá D.C. Diario Oficial No. 47817. COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 1581. (17, octubre, 2012). Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Bogotá D.C. Diario Oficial No.48587. COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 1712. (6, marzo, 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. Diario Oficial No. 49084. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 019. (10, enero, 2012). Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Bogotá D.C. Diario Oficial No 48308. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1080. (26, mayo, 2015). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector. Bogotá D.C. Diario Oficial No. 49523. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1499. (11, septiembre, 2017). Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de


44 de 45

Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá D.C. Diario Oficial No. 50353. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Directiva Presidencial 04. (3, abril, 2012). Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. Bogotá D.C. Diario Oficial No. 48392. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 4. (15, marzo, 2013). Por el cual se reglamentan parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Bogotá D.C. Diario Oficial No.48754. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 05. (15, marzo, 2013). Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. Diario Oficial No. 48754.


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ANEXOS

ANEXO I: Diagnóstico Integral de Archivos

ANEXO II: Normograma

ANEXO III: Cronograma de implementación de PGD

Documents

PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL …aguasdesanjeronimo.com/wp-content/uploads/2018/06/PGD.pdfidentificar el nivel de cumplimiento de aspectos de la función archivística en Aguas