FUNDICIONES
DE LIMA S.A
SISTEMA DE GESTION INTEGRALPROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REGISTROS CODIGO : PGI - 02
VERSION : 08
FECHA: MAYO 28 DE 2014
1. PROPOSITO.
Con el control de los registros FUNDICIONES DE LIMA S.A, busca
demostrar la conformidad de las operaciones, con los requisitos
especificados y la gestin eficaz del sistema de gestin integral. Es
importante identificar el recorrido de los documentos para que en
caso que sea necesario esta documentacin sirva de base para el
anlisis de problemas o diseo de acciones correctivas/ preventivas,
as como servir de prueba demostrativa de la gestin integral en
situaciones contractuales.
Para FUNDELIMA los registros y formatos de Calidad, Seguridad y
Salud Ocupacional y Ambiente, son todos aquellos datos, almacenados
en papel o en otro sistema, que permite demostrar la gestin
obtenida en un momento determinado en el tiempo.
2. ALCANCE.
Los requisitos indicados en el procedimiento se aplican a todos
los registros y formatos de gestin producidos por la aplicacin de
las disposiciones del sistema, incluyendo los registros originados
por los subcontratistas como resultado de actividades
subcontratadas.
3. DOCUMENTOS.
3.1 DOCUMENTO PRIMARIO.
Manual de Gestin Integral
3.2 DOCUMENTOS DERIVADOS
Control de Registros. FGI - 12
4. RESPONSABILIDADES.
El Coordinador de Gestin Integral asume la responsabilidad de
supervisar que cada uno de los registros se ajusta a lo establecido
en este procedimiento.
Por otro lado, los departamentos designados en los
procedimientos e instrucciones de trabajo son responsables de la
adecuada gestin y custodia de los registros que se les asignan.
5. DESARROLLO.
Para identificar el recorrido de los registros y formatos que
sirven como soporte del sistema y asi ejercer control sobre los
mismos se especifican en un documento de control de registros la
siguiente informacin:
IDENTIFICACION: permite reconocer los registros y relacionarlos
con el producto o la actividad involucrada o el procedimiento del
sistema de gestin integral, en FUNDELIMA los registros se
identifican por su nombre, y estan identificados en la tabla de
control de registro.
CODIGO: Codificacin alfa numrica establecida en el procedimiento
control de documentos para los casos en que aplique. A los
registros generados por Sistema UNO se colocara en el listado
maestro la sigla S.U en la columna del cdigo.
VERSION: Corresponde al nmero de veces que se ha emitido el
documento.
RESPONSABLE: Persona encargada de la recoleccin, clasificacin,
almacenamiento, y conservacin de los registros.
ACCESO: Medidas establecidas para recuperar los registros y para
permitir su consulta solamente a reas autorizadas. En la empresa la
consulta de los registros ser permitida al personal autorizado,
establecido en la tabla de control de registros.
CONSERVACION: Tiempo durante el cual se retienen los registros,
el tiempo que ha establecido la empresa para la conservacin de los
registros es de acuerdo a lo establecido al Control de Registro
FGI-12, a menos que en el procedimiento, instructivo o por
disposiciones legales se indique otro trmino.
ALMACENAMIENTO: Condiciones que permiten asegurar el buen estado
de los registros, para garantizar que los registros permanezcan en
adecuadas condiciones se protegen guardndolos en carpetas, archivos
o como lo disponga el responsable del registro. Ver tabla de
control de registro.
DISPOSICION: Accin por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de
conservacin establecido para los registros, la empresa especifica
que cumplido el tiempo de la conservacin los registros se destruyen
o van a un archivo muerto.
CODIGO PROCEDIMIENTO: Corresponde al cdigo del procedimiento del
cual se deriva.
CONTROL DE CAMBIOS: Identificacin de los cambios efectuados
sobre el registro.
Todos los registros de calidad deben ser legibles, recuperables
(cuando aplique) y diligenciados a tinta, en el sistema o
mquina.
Cuando amerite cambiar un dato registrado equivocadamente se
subrayar y se anotar el dato correcto en la parte de abajo del
formato o en la columna de observaciones con la firma y nombre de
quien corrige, anotando adems el motivo de la equivocacin.
6. REGISTROS.
El registro original derivado de este procedimiento permanece
diligenciado y actualizado en las oficinas del Coordinador de
Gestin Integral y se conserva segn las disposiciones de este. Se
entrega una copia actualizada al responsable de la recoleccin,
almacenamiento y conservacin de los diferentes registros.
7. CONTROL DE CAMBIO
VersinDescripcin del CambioFecha
1Edicin del DocumentoEnero/99
2Noviembre/99
3Septiembre/11
4Septiembre/04
5Enero/06
6Febrero/08
7Se incluye el item Control de Cambios en el numeral 5.
DesarrolloEnero/14
8Cambio en la codificacin del documento. Se alinea con la
migracin a un sistema de gestin integral. Mayo/2014
Revis:Aprob:
Cargo: Coordinador de Gestin IntegralCargo: Gerente General
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