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PROPUESTA DE MEJORA EN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
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PROPUESTA DE MEJORA EN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
I. JUSTIFICACIÓN.
La importancia de desarrollar e implementar mejoras en la Comunicación
Organizacional se fundamenta en el hecho de que la Comunicación es un proceso
fundamental para desarrollar las actividades generadoras de la propuesta de valor
que dan sentido al funcionamiento de las organizaciones. De igual manera es la
clave del desarrollo y crecimiento de la empresa.
Asimismo, las funciones de la comunicación dentro de la organización van
desde proporcionar información de procesos internos, posibilitar funciones de
mando, toma de decisiones y soluciones de problemas.
Esta propuesta de mejora va encaminada a que la empresa de recién fundación
“Consultoría Organizacional” sea capaz de implementar una serie de estrategias
enfocadas al desarrollo y mejora de sus procesos de comunicación al interior de sí
misma como al exterior.
II. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.
La empresa de “ConSultoría Organizacional”, es una organización
joven, que en forma reciente inicia sus actividades de consultoría en el área de
la comunicación.
Al tratarse de una empresa novel, no cuenta con un adecuado departamento
de comunicación organizacional que incluya su propio sistema funcional de
imagen corporativa ni de relaciones públicas. Adicional, sus problemas de
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comunicación interna son notorios pues carece de los elementos básicos que
coadyuven a sus propios procesos de comunicación formal, informal y mixta.
Entre sus tareas urgentes, para estar en
posibilidades de operar y atender a sus
clientes de manera eficaz y eficiente, la
empresa Consultoría Organizacional, deberá
re-estructurarse, contratar a los colaboradores
necesarios para dicha adecuación y sobre
todo funcionar de manera que sus problemas
de comunicación interna y externa le sean
fáciles de abordar, de hecho deberá hacerlo
como si ella misma fuese su cliente preferido.
Atentos a la mejora de la empresa de “Consultoría Organizacional” se
propone que a través de una intervención de consultoría, la implementación de
soluciones a su problemática planteada en el ámbito de la Comunicación
Organizacional arriba descrita.
III. ESTRATEGIA PARA LA EMPRESA: “ConSultoría Organizacional”.
En base a la detección de necesidades y como propuesta de mejora, se presenta
para su implementación la siguiente ESTRATEGIA DE MEJORA:
Programa para mejorar la efectividad de comunicación interna y externa de la
empresa “Consultoría Organizacional” desarrollando las actividades propuestas en
tres líneas de acción:
Re-Estructuración Organizacional.
Implementación del Programa se Comunicación Interna y externa.
Mejoramiento de Relaciones Públicas e Imagen Corporativa.
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IV. OBJETIVOS.
Acorde a las líneas de acción que conforman la estrategia de mejora general se
plantean los siguientes objetivos:
1. OBJETIVO DE RE-ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL. Adecuar la
estructura organizacional de la propia empresa “Consultoría
Organizacional” acorde a los servicios que ofrece, en relación a las
funciones, tareas y área de responsabilidad
de sus colaboradores antiguos y los de
recién contratación.
2. OBJETIVO DE DIESÑO DEL PROGRAMA
DE COMUNICACIÓN INTERNA. Diseñar un
programa de comunicación interna que
contenga los elementos primordiales para
sus procesos de comunicación organizacional.
3. OBJETIVO DE MEJORAMIENTO DE RELACIONES PÚBLICAS E
IMAGEN CORPORATIVA. Implementar un programa integral de
capacitación para los colaboradores que brindarán servicio en las áreas de
Relaciones Públicas y de Imagen Corporativa.
V. METODOLOGÍA Y PLANES DE ACCIÓN.
El personal directivo deberá incorporarse a las actividades de las líneas de
acción I y II. Los colaboradores que pertenezcan al departamento de
Comunicación Organizacional deberán asistir a las sesiones programadas de las
líneas de acción II y III. Según cronograma al final de esta propuesta.
A continuación se presentan planes de acción para cada uno de los objetivos
planteados de manera que las actividades del plan de mejora no tengan una
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duración mayor de 2 meses calendario después de la aceptación de este
programa.
VI. LINEA DE ACCIÓN I. RE-ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL.
Actividades a realizar:
1. Fundamentos filosóficos y axiológicos que dan origen a la
organización y sentido de existencia a la organización.
2. Planeación Estratégica. -Análisis FODA.
3. Planeación operativa a corto y mediano plazo.
4. Re-estructuración organizacional resultado de la planeación
estratégica y operativa.
La información de base con la que se cuenta para iniciar esta etapa es la siguiente:
a) Nombre de la organización.
“ConSultoría Organizacional”
b) Misión. Ser una empresa en servicios de consultoría en el ámbito la
comunicación organizacional para que mediante la potencialización de las habilidades de sus propios colaboradores en los procesos de comunicación y el manejo de relaciones públicas, sean capaces de igual manera ofrecer los mismos servicios a través de sus expertos en Comunicación, Relaciones Públicas y Fortalecimiento de Imagen Institucional a las organizaciones que contraten sus servicios.
c) Visión. “ConSultoría Organizacional” es una empresa que contribuye a la
calidad y productividad de sus clientes, con enfoque en la mejora continua, fomentando en sus colaboradores la búsqueda constante de la excelencia, ofreciendo servicios de calidad, colocándose así como una empresa líder en el mercado y fundamentado su desarrollo en la responsabilidad y colaboración que tiene con sus clientes, comprometiéndonos con éxito del servicio que implementamos en su organización, lo cual logramos al trabajar
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bajo el principio de operación: “Servir es un arte que se fundamenta en la confianza y la experiencia.”
d) Valores. Honestidad Respeto Responsabilidad Colaboración
e) Estructura organizacional (organigrama).
f) Realización del Análisis FODA, considerando:Fortalezas. Aspecto o actividad que realiza la organización con un alto grado de eficiencia y que está bajo su control.
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Ger
ente
Gen
eral
Asistente
Administración
Recursos Humanos Asistente
ComunicaciónOrganizacional
Relaciones Púlbicas Asistente
Imagen Corporativa
Asistente
Diseño Gráfico
Asistente
Compras y Ventas
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Oportunidades Es suceso del entorno que de presentarse, facilitaría que la organización logre más fácilmente sus objetivos. No está bajo su control.Debilidades. Es todo aquel aspecto o actividad que realiza la organización con un bajo grado de eficiencia.Amenazas. Es todo aquel evento del medio ambiente, que de presentarse podría afectar negativamente los resultados del negocio en forma significativa. La amenaza no está bajo control de la organización.
VII. LINEA DE ACCIÓN II. DISEÑO DEL PROGRAMA DE COMUNICACIÓN
INTERNA.
Es importante recalcar que la comunicación interna deberá ser efectiva, por
lo que el programa estará diseñado a fin de plantear soluciones ante los
problemas de comunicación en la organización.
La comunicación como proceso no se da en forma natural, dado a la
complejidad de la actividad humana al interior de la
organización, deberá de manera intencional
diseñarse los elementos, los procesos y lo medios
que garanticen que la información sea funcional y de
apoyo para las actividades al interior de la
organización.
Las organizaciones son grupos sociales cuyos
esfuerzos en común se encaminan a generar
valor, como una propuesta establecida en
objetivos definidos previamente. Para lograrlo
requieren de un proceso fundamental que le permita de manera colaborar,
integrarse y coordinarse para lograr sus objetivos; este proceso es el de la
comunicación.
Los conceptos de comunicación y de información en las empresas están
ligados entre sí; por una parte, la comunicación provee de información útil o si
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se quiere ver en sentido inverso, la información propicia el proceso de
comunicación.
Según Fragoso (2000) la Comunicación1 es el proceso de transferencia de
información entre un emisor y un receptor, asegurándose de que éste último la
comprenda. Mientras que la información es el valor neto de la comparación de
los elementos de una situación actual con los elementos apropiados de los
datos.
Elementos principales del programa de comunicación interna.
Formal.
Informal.
Identificación de los públicos.
Diseños medios de comunicación:
Memorandos y oficios.
Correos postales y electrónicos.
Periódicos murales para avisos.
Señalética y ambientación interna.
De esta manera los ámbitos de la comunicación para cualquier tipo de
organización son el individual, grupal, intergrupal, intra-organizacional y al
exterior, con su medio ambiente o entorno en el cual existe y se desarrolla.
En la organización los canales se establecen previamente, dependiendo
de la intención, el contenido, el significado y el propósito que se desea lograr.
Estos canales pueden ser formales e informales.
Comunicación formal. Es aquella en la que el canal lo establece la
organización para transmitir mensajes que se relacionan con las actividades
1 Otro concepto relacionado a información y comunicación es el “dato” que proviene del latín datum y significa –lo que se da- y se refiere a los elementos necesarios para el conocimiento de una cosa.
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profesionales de sus miembros, (Robbins, 2009). Existen tres formas típicas
de comunicación formal dentro de las empresas:
La Comunicación Descendente. Cuya principal utilidad es la
emisión de directrices de un superior a sus subordinados.
La Comunicación Ascendente.- Este tipo de comunicación
suministra retroalimentación de los subordinados.
La Comunicación Horizontal.- Es la comunicación que se
desarrolla entre dos personas del mismo nivel jerárquico.
Comunicación informal. Este tipo de comunicación personal o social se da
a través de canales espontáneos que surgen de elecciones o intereses
individuales, (Robbins, 2009).
Como proceso complejo de actividad humana, la Comunicación va más
allá de codificar/emitir mensajes y recibir/decodificar mensajes; es el
intercambio de ideas, pensamientos y sentimientos entre dos o más
personas que se influirán de manera determinante dependiendo de los
significados y de las percepciones.
COMUNICACIÓN INTERNA:
1. Establecer y difundir la misión, visión, los objetivos y las metas
de la organización.
2. Desarrollar las estrategias y los planes idóneos.
3. Aumentar la aceptación de las reglas de la institución orientadas
a sus integrantes.
2. Obtener mayor dedicación a los objetivos institucionales.
3. Proporcionar los datos necesarios para la toma de decisiones.
4. Clasificar las responsabilidades de tarea, identificar los puestos
de autoridad y fincar responsabilidad para el desempeño.
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5. Para acordar el trabajo que se va a realizar, intercambiar
instrucciones que permitan realizar lo correcto y lograr las
metas y objetivos.
6. Para coordinar el trabajo de sus integrantes.
7. Conocer las necesidades y obtener la comprensión y el apoyo
de los demás.
8. Para la toma de decisiones en grupo.
9. Para alentar el buen desempeño y promover la satisfacción de
los trabajadores mediante la integración y la cooperación.
Para fundamentar el crecimiento y desarrollo de la empresa “Consultoría
Organizacional” mediante la implementación de estrategias encaminadas a la
comunicación organizacional que le permitan a todos sus integrantes, el
manejo adecuado de los procesos de comunicación, de las relaciones
públicas y fortalecimiento de la imagen corporativa, se elabora el presente
manual, como material de apoyo en el aprendizaje y conocimiento de lo que
la organización es, permitiendo el cumplimiento de tres objetivos
primordiales:
1. El del conocimiento y apropiación de la misión, de la visión y de la
estructura y los sistemas que de dan la identidad y fundamentan la
operatividad y funcionamiento como organización.
2. El de apoyo a las actividades instruccionales para el personal de
nuevo ingreso y como guía y orientación para los colaboradores en el
desarrollo y fortalecimiento de habilidades actividades inherentes a la
comunicación organizacional, cubriendo tanto los flujos comunicativos
internos: laterales y los horizontales.
3. El del conocimiento de las políticas y normas establecidas para lograr
una comunicación eficaz, no solo interna sino también hacia el exterior
de la organización.
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Comunicación formal.
1. Periódico mural. Para fines de avisos se utilizará el periódico mural
ubicado en el pasillo de la entrada. Los avisos deberán ser
elaborados bajo la supervisión, y publicados siempre y cuando lleven
la firma del responsable del departamento de Comunicación
Organizacional.
2. Memorandos de oficina. Los responsables de los departamentos
brindarán los formatos diseñados por el departamento de Relaciones
públicas a sus secretarias para que les capturen e impriman los oficios
con la información requerida. Se cuidará la forma: redacción y
ortografía impecables. El estilo será de respeto y dirigiéndose a los
destinatarios en forma clara y sencilla. Será necesaria archivar todos
los documentos emitidos con firma de recepción del destinatario. El
único departamento que puede enviar escritos al exterior será
Relaciones Públicas con el visto bueno de la Gerencia General.
3. Formatos para operación y control. Todos los formatos de registro,
resultado de las actividades de operación y control deberán contener
el logotipo de la organización, vigilando las reglas de aplicación, y
siempre, el formato deberá ser autorizado por el departamento de
Imagen Corporativa.
Comunicación informal.
Todos los colaboradores se dirigirán entre ellos utilizando las reglas de
urbanidad, respeto y ética. Los comportamientos serán armoniosos y de
apoyo, orientados a la cooperación y tolerancia entre las diferencias.
Imperará la verdad y la libertad de comunicación entendida como el
derecho de expresar su punto de vista pero también respetando el punto de
vista del otro. En relación a las órdenes e instrucciones del superior, estas
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serán firmes pero cordiales y no denostarán desigualdad ni opresión. El
convencimiento sobre la utilización del poder por el poder.
VIII: LÍNEA DE ACCIÓN III. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO EN
RELACIONES PÚBLICAS E IMAGEN CORPORATIVA.
Será el área de Relaciones Públicas la responsable de proponer y apoyarse
de las demás áreas o departamentos para establecer y llevar a cabo acciones
tendientes a la mejora de la imagen corporativa de la empresa, para que sea
viable el proyectar lo que es Consultoría Organizacional y lo que ésta ofrece en
servicios para crear o mejorar los procesos de comunicación.
De esta manera, la comunicación formal externa estará a cargo y será
responsabilidad del área de Relaciones Públicas, orientando, marcando políticas y
lineamientos acordes a los propósitos organizacionales.
Cuando este tipo de comunicación esté dirigida a llevar a cabo estrategias de
mercadotecnia y ventas, será el departamento de Compras y Ventas, quien solicite
autorización a sus propuestas para la utilización de Flayers, publicidad en
periódicos, en redes sociales y publicidad en radio.
Los medios para la publicidad y promoción se
ajustarán a los presupuestos establecidos para
efectos de esas actividades. Toda la propaganda
impresa deberá contener el logotipo o imagotipo en
la parte superior derecha y se vigilará la aplicación
de los mismos por parte del Área de Relaciones
públicas.
La función de las Relaciones Públicas es
gestionar la comunicación interna y externa en la
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organización utilizando diversas técnicas y herramientas de difusión e información
para informar sobre las personas u organizaciones y modificar o potenciar sus
actitudes y acciones.
La importancia de Relaciones Públicas radica en que deberán ser eficaces
GENERANDO VALOR para la empresa: imagen, reputación, comprensión de su
mensaje, etc., y son importantes dado que:
Previenen los conflictos laborales.Promueven el desarrollo de la productividad.Manejan la administración de los recursos humanos.Promueven la inversión.Promueven las ventas.Facilitan las compras.Facilitan trámites legales.Generan condiciones ambientales favorables para la empresa.
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PUBLICOS INTERNOS Y EXTERNOS:
Es importante acotar campos de acción bien determinados y fácilmente
aislables para que la función de Relaciones Públicas sea satisfactoria.
Todas las empresas tienen públicos de interés (stakeholders) quienes
deberán ser influenciados dado que afectarán las actividades y resultados que
pretende la organización, ej.:
AccionistasEmpleadosClientesProveedoresDistribuidoresCompetidores directos e indirectosInstituciones financierasMedios de comunicaciónEstado y Administraciones PúblicasComunidades locales
LA IMAGEN CORPORATIVA.
Al considerar la importancia de la misión, visión, filosofía y valores, objetivos, es necesario que la organizaciones sea capaces de dar a conocer estos elementos de forma gráfica o de manera que los diferentes públicos con el simple hecho de ver una imagen, formas y colores, sean capaces de evocar los elementos básicos de la imagen corporativa. En este trabajo, para diseñar el logo arriba presentado, se seleccionaron los siguientes elementos:
1. Singularidad del Logo para que la empresa pueda reconocida al asignarle un logo propia con características que la hagan particular y le den identidad.
2. La homogeneidad para la imagen integral de la empresa se deberá poner cuidado y atención para integrar elementos como serán la página web, anuncios en medios masivos impresos, tarjetas de presentación, etc.
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3. Similitud cromática, el logo para la imagen se propone en dos colores, el negro para evitar el contraste alto y el color azul-morado para generar respeto y confianza, es un color sobrio y maduro.
4. Temas como símbolos es para llamar la atención, las letras dentro de la imagen para que se relacione el símbolo con la consultoría y el color para dar identidad.
5. Elocuencia, nuevamente encontramos en el logo las formas que pueden evocar las letras C S de la palabra consultoría dado que se asociarán a la palabra escrita en el mismo logo.
La imagen corporativa es la “cara” de toda organización, es, digámoslo así,
su personalidad. Es importante que se cuide la percepción que los públicos
internos y externos tienen de la organización, por lo que debe existir congruencia
entre todos los elementos que den pauta a la interpretación de la misión, visión,
valores, objetivos, giro, etc., de la entidad.
Si una organización cambia de imagen corporativa frecuentemente o, no hay
coherencia entre lo que es en sí y lo que demuestra, los públicos no tendrán claro
de qué tipo de organización se trata, y por tanto, los intereses de la misma se
verán afectados.
Elección de al menos cinco elementos de la lista para el diseño en dibujo:
Singularidad del Logo.La homogeneidad.Similitud cromática.Temas como símbolos.Elocuencia.
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IX. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
TIEMPOSEMANAS
ETAPAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
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I. RE ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL.1. Fundamentos filosóficos y axiológicos que dan origen a la organización y
sentido de existencia a la organización.2. Planeación Estratégica. -Análisis FODA.3. Planeación operativa a corto y mediano plazo.4. Re-estructuración organizacional resultado de la planeación estratégica y
operativa.II. DISEÑO DEL PROGRAMA DE COMUNICACIÓN INTERNA.III. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO EN RELACIONES PÚBLICAS E IMAGEN CORPORATIVA.
X. INVERSIÓN.
PROGRAMA COSTO ÚNICOI. RE ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL. $ 50,000.00
1. Fundamentos filosóficos y axiológicos que dan origen a la organización y sentido de existencia a la organización.
2. Planeación Estratégica. -Análisis FODA.3. Planeación operativa a corto y mediano plazo.4. Re-estructuración organizacional resultado de la planeación
estratégica y operativa.II. DISEÑO DEL PROGRAMA DE COMUNICACIÓN INTERNA. $ 50,000.00III. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO EN RELACIONES PÚBLICAS E IMAGEN CORPORATIVA.
$ 50,000.00
Total a pagar en tres exhibiciones: $ 150,000.00
XI. INDICADORES Y EVALUACIÓN DE
OBJETIVOS.
1. Portafolio ejecutivo conteniendo la re-
estructuración y detallado de perfiles
de puestos y descripción de
actividades por funciones. 100%
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2. Paquete entregable de documentos de comunicación interna, con
imagen y normatividad de uso. 100%
3. Historia y evidencias de aprendizaje de los colaboradores inscritos en
cursos/talleres de Relaciones Públicas e Imagen corporativa. 100%
BIBLIOGRAFÍA
http://mercawidget.wordpress.com/2008/02/05/elementos-para-crear-una-imagen-
corporativa-de-tu-empresa/ Consulta efectuada el 9 de julio de 2013.
http://www.imagen-corporativa.com.ar/componentes-identidad-corporativa.htm
Adler, R. B. (2005). Comunicación Organizacional: Principios y prácticas para
negocios y profesiones. México: McGraw-Hill Interamericana Pp. 5-12.
Fernández Collado, C. (2009). La comunicación en las organizaciones. México:
Trillas. Pp. 11‐15.
Robbins, S.P. (1996). Fundamentos de Administración, conceptos y aplicaciones.
México: Prentice Hall. 485pp.
Robbins, S.P. (2009) Comportamiento Organizacional. México: Ed. Pearsons. Pp.
348-375.
Russell, A.L. (2002). Cápsulas de Ackoff. Administración en pequeñas dosis.
México: Ed. Limusa. Pp 156-187.
Wikipedia (2013) Consultado el 26 de junio de 2013, desde [http://es.wikipedia.
org/wiki/Comunicaci%C3%B3n
ConSultoría Organizacional
