Pietari Brahen rotaryklubi 26.1.10 LEO ILKKO

Suomen Rotary © 2009-2010

•1

Pietari Brahenrotaryklubi26.1.10LEO ILKKO

2009 / MKa

Tietotekniikka Klubihallinnon tukena

Suomen Rotary © 2009-2010 •2

Kirjeet ja laskut

Klubipressa / kuvernööri

Sihteeri

RI SR

Jäsenistö

Rahastonhoitaja

Tietovirtoja


Miten hallitset kubisi tietovirtoja ?

Näinkö .. vai näin ?


Tietotekniikan ja sähköisen viestinnän hyväksikäyttö ovat voimakkaassa kasvussa rotarymaailmassa

Internet on tehokkain väline ajantasaisen rotarytiedon hankintaan

Rotarypiirejä ja klubeja kehoitetaan avaamaan omat nettisivut, sekä käyttämään sisäisessä viestinnässään sähköpostipalveluita sekä sähköisiä pikaviestimiä

Tavoitteena tehokas viestintä ja hallintorutiinien keventäminen

Tietotekniikka ja sähköinen viestintä


SähköpostiSähköpostin käyttö klubin sisäisessä viestinnässä Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä(kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne.)

Klubin nettisivut Tarkoitettu omille jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille.(viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot ..)Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistäTällä hetkellä n. 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot

Tietotekniikka ja sähköinen viestintä


Rotaryn tietojärjestelmäkartta

RI:n kotisivutwww.rotary.org

Rotary Member Access

SR:n Webbipalvelut www.rotary.fi

On-Line Jäsentietojärjes-telmä

Sähköposti-SR- Piirit- Klubit

RI SR

Huom:Eivät integroidukeskenään

Klubit japiirit


Perustehtävät ja tietojärjestelmät klubien kannalta

Suomen RotaryJäsentietojärjestelmä

Rotary InternationalMember Access

Uudet klubivirkailijat joulukuussa

SR:n Matrikkelitietojen päivitys tammikuussa

Puolivuotisraportitheinäkuussa ja tammikuussa

Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen

jatkuva ylläpito

RI Official Directorytiedot joulukuussa

Läsnäoloraportitkuukausittain


RI:n nettisivut www.rotary.org

Valtava rotarytietouden lähde.Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella.

RI:n nettisivut www.rotary.orgSisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille.


Klubeilla (pesidentti ja sihteeri) ja kuvernööreillä on mahdollisuus (jopa välttämättömyys) liittyä RI:n klubi- ja jäsenistötietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus.Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta.

RI / Rotary Member Access (MAP)


Rotaryklubit (presidentti, sihteeri)• Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti• Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory:a varten• Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen• Jäsenraporttien tulostaminen• Rotary Official Directory-hakemiston selailu• Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta• Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet

Kuvernöörin toiminnot • Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin.• DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet.

RI Member Access- toiminnot


Rotary Member Access päävalikko


SR:n tietotekniikkapalvelut

Suomen Rotaryn nettisivut kotisivut (www.rotary.fi)– Julkinen osa– Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana)

Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli)

Klubeille ja piireille tarjottavat nettipalvelut SR:n

webbihotellissa

SUOMEN ROTARY -FINLANDS ROTARY ry


Suomen Rotaryn nettisivut

www.rotary.fi


Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut

Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti

aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : www.rotary.fi/suoja (tunnus: rotary, salasana: ratas) Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät suomenkieliset

kuvaukset ja ohjeet Osa aineistosta on myös ruotsinkielellä Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen

ajantasaisuudesta


SR:n sisäiset jäsensivut


SR:n sisäiset jäsensivut


Klubit / tietojen päivitys

JÄSENTEDOT

Matrikkelitkirjapainosta

On

-line m

atrikkeli

Järjestelmän hallinta /

Rotarytoimisto

Tietoja omalle

koneelle

SR:n jäsentietojärjestelmäSR:n jäsentietojärjestelmä



Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn

verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä

SISÄÄN:

- klubi- ja jäsentietojen päivittäminen

- klubivirkailijatietojen päivittäminen- kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi

ULOS:

- lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi- online-hakutoiminnot- tietojen alaslataukset omalle koneelle- vuosittaisen matrikkelikirjan perusta

Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,SR).

Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta




SR:n jäsentietojärjestelmän raporttejaSR:n jäsentietojärjestelmän raportteja


o Hotellin ovet avattiin klubeille alkuvuodesta 2005, Tällä hetkellä hotellissa yli 100 klubia ja kaikki piirit

o Sopimus antaa piireille ja klubeille mahdollisuuden sivustojensa rakentamiseen ja ylläpitoon yhteisessä ”rotarywebbihotellissa” SR:n neuvottelemin hinnoin. o Sopimus sisältää myös sähköpostin sekä mahdollisuuden käyttää sivustojen ylläpidossa webselaimella käytettävää julkaisujärjestelmää.

o SR tarjoaa piireille ja klubeille veloituksetta ”Rotary-look” sivustopohjat

Suomen Rotaryn webbihotelli


Piirien ja klubien omat sivustotYksi esimerkki klubin kotisivuista


Yksi esimerkki piirin sivuista


Verkkokokoukset

Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös

verkkokokouksina

Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa yksi / piiri

Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi

Sosiaaliset verkostotRotaryn monet harrasteryhmät käyttävät kommunikoinnissaan

esim. FaceBook-, Twitter-, MySpace-palveluita

Rotary on omaksut videoitten jakelupaikaksi myös YouTuben

Uusia mahdollisuuksia


Rotaryjärjestön internetsivustot eri organisaatiotasoilla (RI, SR, piirit, klubit) ovat erinomainen ja helposti käytettävä tietolähde sekä toiminnan johtamiseen, käytännön toteuttamiseen ja tiedonvälitykseen. RI:n ja SR:n tietojärjestelmiä ( RI:n Member Access ja SR:n jäsentietojärjestelmä) ei tule nähdä vain tietoja keräävinä rekistereinä, ne tukevat erinomaisesti klubien ja piirien hallintoa ja ajantasaisen tiedon käyttöä.

Yhteenvetona


Mistä saa tarvittaessa tukea ja apua ?

SR:n järjestelmät- Piirien IT-vastaavat- Rotarytoimisto - Ohjeet ja oppaat ja SR:n nettisivuilla

RI:n järjestelmät- Piirien IT-vastavat, RI Zűrich, RI Data Service

RI:n raportointien osalta:

- RI:n Zürichin toimisto- Ohjeet ja oppaat RI:n ja SR:n nettisivuilla

Yhteystiedot löytyvät matrikkelista ja SR:n kotisivuilta


Rotarinkotitoimisto

Documents

Pietari Brahen rotaryklubi 26.1.10 LEO ILKKO