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ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S.A E.S.P. NIT 891.500.117-1

NUIR 1-19001000 -1 SSPD

Calle 3 No 4 – 29 Conmutador: (28) 321000 FAX: 24 20 14 - 24 04 66 - 31 81 02 www.acueductopopayan.com.co e-mail: [email protected]

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y MEJORAMIENTO DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO VERSION 2

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

DE POPAYAN S. A. “ESP”

2016

LEONARDO IVAN OROZCO

VIVAS

GERENTE

http://www.acueductodepopayan.com.co/

mailto:[email protected]


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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVO 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4. ALCANCE 5. FUNDAMENTOS LEGALES 6. COMPONENTES DEL PLAN 6.1. PRIMER COMPONENTE: METODOLOGÍA PARA LA

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO.

6.2. SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI TRAMITES 6.3. TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS. 6.4. CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA

ATENCIÓN AL CIUDADANO. 6.5. QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 6.6. SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES




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1. INTRODUCCIÓN:

La Sociedad Acueducto y Alcantarillado de Popayán S. A. “ESP”, como empresa prestadora de servicios públicos, está comprometida con las políticas de anticorrupción, Derechos Humanos y ejecutora de los recursos de transferencias nacionales y porque los recursos se ejecuten con transparencia y lleguen a los ciudadanos, en un Estado de participación ciudadana, en la definición, ejecución y vigilancia. En busca de este compromiso.

AAPSA ESP del municipio de Popayán, ha definido acciones que buscan desarrollar una gestión transparente y dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”.

La Empresa, ha establecido normas, directrices y mecanismos de comunicación generando confianza y participación ciudadana en la administración pública por esta razón presenta el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano versión II”.

Para dar cumplimiento a los artículos anteriores y utilizando la herramienta

diseñada por el DNP, denominada “Estrategias para la Construcción del

Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano”, se elabora el presente

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” el cual constara de cuatro

componentes autónomos e independientes, que contienen parámetros y

soporte normativo propio.

El primer componente hace énfasis en la metodología de la matriz o mapa

de riesgos de corrupción que debe tomar como punto de partida, los

lineamientos impartidos por el Modelo Estándar de Control Interno –

MECI;2014. Sin embargo desarrolla en forma diferente algunos de sus

elementos a la luz de la NTC 31.000 2009 correspondiente a la metodología

propia de la administración de los riesgos, en el entendido que un acto de

corrupción es inaceptable e intolerable y requiere de un tratamiento

especial.

El segundo componente, es un elemento fundamental para cerrar

espacios propensos a la corrupción en él se explican los parámetros

generales para la racionalización de tramites en las entidades públicas.




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El tercer componente, la rendición de cuentas es para crear un ambiente

de empoderamiento de lo público y de corresponsabilidad con la sociedad

civil. De esta forma se beneficia la transparencia en el accionar del Estado y

se recupera la confianza en las Instituciones.

En el cuarto componente se abordan los elementos que deben integrar

una estrategia de Servicio al Ciudadano, indicando la secuencia de

actividades que deben desarrollarse al interior de las entidades para

mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios que se ofrecen

a los ciudadanos y garantizar su satisfacción.

2. OBJETIVO

Actualizar, Adoptar e Implementar en AAPSA “ ESP ” la formulación de políticas y acciones para prevenir los actos de corrupción y fortalecer los mecanismos de interacción y atención a la comunidad.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer y actualizar el mapa de riesgos de corrupción y sus

respectivas acciones preventivas como medida de mitigación y erradicación.

Establecer acciones de racionalización de trámites para la AAPSA “ESP”.

Establecer mecanismos efectivos de rendición de cuentas, presentación de informes sectoriales, e informes de gestión.

Asegurar la confiabilidad de los procedimientos y la información suministrada.

Garantizar la participación de la comunidad. Establecer acciones en la atención al ciudadano y en la

prestación del servicio. Garantizar información oportuna y eficaz.

4. ALCANCE:

Este Plan será de aplicabilidad para todos los trabajadores y contratistas de

apoyo a la gestión de la Sociedad Acueducto y Alcantarillado de

Popayán S. A. “ESP” para la eficiencia, transparencia y lucha contra la

corrupción.




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5. FUNDAMENTO LEGAL

En la Sociedad Acueducto y Alcantarillado de Popayán S. A. “ESP”, se hace necesaria la revisión e implementación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano alineados a la versión II, obedeciendo a las siguientes normas legales:

Constitución Política de Colombia.

Ley 03 de 1990 fortalecimiento personerías municipales

La Ley 136 de 1994 en el artículo 178, establece las funciones que el Personero ejercerá en el Municipio, las funciones de Ministerio Público, además de las que determinen la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

Ley 1474 de 2011, dictan normas para fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1551 de 2012, que modifica aspectos de la ley 136 de 1994.

Ley 1448 de 2011, Ley de Víctimas y Restitución de Tierras.

Decreto 4632 de 2011, reglamenta Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción.

Decreto 0019 de 2012, Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 2641 de 2012 define los parámetros y metodología para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la de Ley 1474 de 2011, a través del documento “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y atención al ciudadano”.

Decreto 124 de 2016 define los parámetros y metodología para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la de Ley 1474 de 2011, a través de la metodología para la versión II.

6. COMPONENTES DEL PLAN

Para dar cumplimiento a las políticas institucionales, señaladas en la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción, Sociedad Acueducto y Alcantarillado de Popayán S. A. “ESP”, busca desarrollar acciones para los siguientes componentes:

6.1. PRIMER COMPONENTE: METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE

RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO.




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I. Riesgo de Corrupción: Se entiende por riesgo de corrupción la posibilidad

de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los

recursos o de la información, se lesionen los intereses de una

entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular.

II. Establecer las causas: Para establecer las causas es necesario identificar las

DEBILIDADES (factores internos) y las AMENAZAS (Factores externos),

que puedan influir en los procesos y procedimientos que generan una gran

vulnerabilidad frente a riesgos de corrupción, analizando a partir del conocimiento

de situaciones del entorno de la entidad, tanto de carácter social, económico,

cultural, de orden público, político, legal y cambios tecnológicos entre otros. Se

alimenta también con el análisis de la situación actual de la entidad, basado en los

resultados de los componentes de ambiente de control, estructura organizacional,

modelo de operación, cumplimiento de los planes y programas, sistemas de

información, procesos y procedimientos y los recursos económicos. En esta etapa

obtendremos los siguientes resultados:

Identificar los factores externos que puedan ocasionar la presencia de riesgos, con

base en el análisis de la información externa y los planes y programas de la

empresa.

Identificar los factores internos que pueden ocasionar la presencia de riesgos con

base en el análisis de los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento

estratégico y demás estudios que sobre la cultura organizacional y el clima laboral

se hayan adelantado en la empresa.

FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS DE RIESGOS

FACTORES INTERNOS

FACTORES EXTERNOS

Infraestructura: Disponibilidad de

activos, capacidad de los activos,

acceso al capital

Económicos: Disponibilidad de capital,

emisión de deuda o no pago de esta,

liquidez, mercados financieros,

desempleo, competencia.

Personal: Capacidad del personal,

salud, seguridad.




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Procesos: Capacidad, diseño,

ejecución, proveedores, entradas,

Medio Ambiente: Emisiones y

residuos, energía, catástrofes naturales,

salidas, conocimiento. desarrollo sostenible

Tecnología: integridad de datos,

disponibilidad de datos y sistemas,

desarrollo, producción, mantenimiento.

Políticos: Cambios de gobierno,

legislación, políticas públicas,

regulación

Sociales: Demografía, responsabilidad

social, terrorismo.

Tecnológicos: Interrupciones,

comercio electrónico, datos externos,

tecnología emergente.

III. Descripción del riesgo de corrupción: una vez identificadas las causas,

definimos el riesgo de corrupción del proceso o procedimiento según sea el

caso. El riesgo debe estar descrito de manera clara, sin que su redacción dé

lugar a ambigüedades o confusiones con la causa generadora de los mismos,

de acuerdo a esto tenemos los siguientes procesos y procedimientos

susceptibles de actos de corrupción a partir de los cuales identificaremos los

riesgos de corrupción.

Direccionamiento estratégico (Alta Dirección)

Concentración de autoridad

Extralimitación de funciones

Ausencia de canales de comunicación

Amiguismo y clientelismo

Gestión Administrativa y Financiera (Esta relacionado con áreas de

Planeación, Presupuesto y contabilidad)

Inclusión de gastos no autorizados

Inexistencia de registros auxiliares que permitan identificar y

controlar los rubros de inversión

Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto

en beneficio propio o a cambio de una retribución económica.




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Inversiones en actividades no contempladas en el Plan operativo Anual

de Inversiones.

Compras y Contratación

Estudios previos o de factibilidad superficiales e incompletos

Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado

en el futuro proceso de contratación. (estableciendo necesidades

inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular.

Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular

Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten

a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en

particular, como la meda geométrica.

Restricción de la participación a través de visitas obligatorias

innecesarias establecidas en el pliego de condiciones

Adendas que cambian condiciones generales del proceso para

favorecer a grupos determinados.

Comunicación y Participación Ciudadana

Concentración de información de determinadas actividades o procesos

en una persona.

Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración

Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública

Deficiencias en el manejo documental y de archivo.

De trámites o servicios internos y externos

Cobro por realización del trámite (Concusión)

Tráfico de influencias, (amiguismo, persona influyente)

Falta de información sobre el estado del proceso del trámite al interior

de la entidad. Salvo las acciones de carácter reservado de conformidad

con la normatividad vigente.

6.1.1. Análisis del Riesgo, Probabilidad de Materialización de los

Riesgos De Corrupción.




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El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los

riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos,

con el fin de obtener información para determinar el nivel del riesgo y las

acciones que se van a implementar. El análisis del riesgo dependerá de la

información obtenida en la descripción efectuada de los riesgos de

corrupción de todos los procesos y procedimiento, de la disponibilidad de

datos históricos y aportes de todos los trabajadores de la Sociedad

Acueducto y Alcantarillado de Popayán S. A. “ESP”.

El Decreto 1599 de 2005 establece: “Elemento de control, que permite

establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos (riesgos) positivos

o negativos y el impacto de sus consecuencias (efectos), calificándolos y

evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su

aceptación y manejo” de acuerdso a la NTC 31000 version 2009

Para adelantar el análisis de los riesgos de corrupción se deben considerar

los siguientes aspectos.

La calificación del Riesgo: se logra a través de la estimación de la

probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la

materialización del riesgo. La primera representa el número de

veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o

puede presentarse y la segunda se refiere a la magnitud de sus

efectos. Para determinar de maneja objetiva la probabilidad,

utilizaremos la siguiente

tabla.

NIVEL

CONCEPTO

DESCRIPCIÓN

A

Casi Seguro

Se espera que ocurra en la mayoría de las

circunstancias

B

Posible

Puede ocurrir en algún momento

La Evaluación del Riesgo: Permite comparar los resultados de su

calificación con los criterios definidos para establecer el grado de

exposición de la entidad al riesgo.




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En cuanto al impacto o consecuencia, este se refiere al “resultado de un

evento que afecta los objetivos. Un evento puede generar un rango de

consecuencias, las cuales se pueden expresar cualitativa o cuantitativamente.

Las consecuencias iniciales pueden escalar a través de efectos secundarios”.

El análisis cualitativo hace referencia a la utilización de formas descriptivas

para presentar la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la

posibilidad de ocurrencia (probabilidad) tomando las siguientes categorías:

leve, moderada y catastrófica en relación con el impacto y alta, media y baja

respecto a la probabilidad.

En cuanto al análisis cuantitativo contempla valores numéricos que

contribuyen a la calidad en la exactitud de la calificación y evaluación de

los riesgos de corrupción. Tanto para el impacto como para la probabilidad se

han determinado.

Tomando como guía la cartilla “Administración del Riesgo” del Departamento

Administrativo de la Función Pública, tomaremos la siguiente matriz para la

evaluación de los riesgos de corrupción en la Personería Municipal

de

Quebradanegra Cundinamarca.

MATRIZ DE CALIFICACIÓN, EVALUACIÓN Y RESPUESTA A LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN

PROBABILIDAD

IMPACTO

INSIGNIFICANTE(1)

MENOR (2)

MODERADO(3)

MAYOR (4)

CATASTRÓFICO(5)

B (Posible) 1

B

M

A

E

E

A (Casi seguro) 2

A

A

E

E

E

B. Zona de riesgo Baja, asumir el riego

M: Zona de Riesgo Moderada, asumir el riesgo, reducir el riesgo

A: Zona de riesgo Alta, reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o transferir

E: Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, reducir el riesgo, compartir o transferir




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Se debe calificar cada uno de los riesgos según la matriz de acuerdo a las

siguientes especificaciones. Probabilidad casi seguro se califica con 2 y

probabilidad posible con 1 y el impacto si es insignificante con 1, si es menor con

2, si es moderado con 3, si es mayor con 4 y si es catastrófico con 5, para poder

determinarlo se toma el mayor valor que se ha obtenido según las tablas de

impacto.

Para realizar la evaluación del riesgo de corrupción se debe tener en cuenta la

posición del riesgo en la matriz según la celda que ocupa, aplicando los siguientes

criterios:

Si el riesgo se ubica en la zona de riesgo Baja (B), significa que su

probabilidad es posible y su impacto es insignificante, lo cual permite a la

entidad asumirlo, es decir, el riesgo se encuentra en un nivel que puede

aceptarlo sin necesidad de tomar otras medidas de control diferentes a las

que se poseen.

Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo extrema (E), su probabilidad

es casi seguro y su impacto moderado, mayor o catastrófico, por tanto es

aconsejable eliminar la actividad que genera el riesgo en la medida que sea

posible. De lo contrario se deben implementar controles de prevención para

evitar la probabilidad del riesgo de corrupción.

Si el riesgo se ubica en cualquiera de las otras Zonas moderada o alta (M o

A), se deben tomar medidas para llevar en lo posible los riesgos a la zona

baja (B). Siempre que el riesgo sea calificado con impacto catastrófico, la

entidad debe diseñar planes de contingencia, para protegerse en caso de

su ocurrencia.

6.1.2. Valoración del Riesgo de Corrupción.

Una vez identificados los riesgos de corrupción la entidad debe establecer los

controles teniendo en cuenta:

(i) Controles preventivos, que disminuyen la probabilidad de ocurrencia o

materialización del riesgo, y

(ii) Controles Correctivos, que buscan combatir o eliminar las causas que lo

generaron, en caso de materializarse.




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La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la

evaluación del riesgo con los controles identificados en el elemento de control,

denominado “Controles”; para realizar la valoración de controles existentes es

necesario saber su significado.

(i) Controles Preventivos: Aquellos que actúan para eliminar las causas del

riesgo, para prevenir su ocurrencia o materialización.

(ii)Controles Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la

actividad después de ser detectado un evento no deseable; también

permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia.

6.1.3. Política de Administración de Riesgos de Corrupción.

La política de administración de riesgos es el conjunto de actividades

coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.

Esta política debe estar alineada con la planificación estratégica de AAPSA

“ESP”, con el fin de garantizar de forma razonable la eficacia de las acciones

planteadas frente a los posibles riesgos de corrupción identificados; para la

consolidación de las políticas de Administración de Riesgos se deben tener en

cuenta todas las etapas anteriormente desarrolladas en el ejercicio de la

administración del riesgo.

Las políticas identifican las opciones para tratar manejar los riesgos basadas

en la valoración de los riesgos descritos en el ítem anterior que permiten tomar

decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la Administración del Riesgo,

a su vez transmiten su posición de la dirección y establecen las guías

de acción necesarias a todos los trabajadores de AAPSA “ESP”.

Para los riesgos de corrupción, las acciones que debe tener en cuenta la alta

dirección para su administración son:

Evitar el Riesgo: Tomar las medidas encaminadas a prevenir su

materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra

cuando al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por

mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles

y acciones emprendidas.

Reducir el Riesgo: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir la

probabilidad (medidas de prevención). La reducción del riesgo es




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Probablemente el método más sencillo y económico para superar las

debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles.

Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a

emprender, las cuales deben ser factibles y efectivas, tales como: la

implementación de las políticas, definición de estándares, optimización de los

procesos y procedimientos y cambios físicos entre otros. La selección de las

acciones más conveniente debe considerar la viabilidad jurídica, técnica,

institucional, financiera y económica.

Para estos efectos se debe tener en cuenta la política general de

administración de riesgos, que según los lineamientos del Departamento

Administrativo de la Función Pública, contempla:

Los objetivos que se esperan lograr

Las estrategias para establecer cómo se va a desarrollar las políticas, a

largo, mediano y corto plazo

Los riesgos que se van a controlar

Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los

responsables y el talento humano requerido y,

El seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las

políticas.

6.1.4. Seguimiento de los Riesgos de Corrupción.

Teniendo en cuenta que la dinámica en la cual se desenvuelve la

corrupción puede variar y en algunos casos sofisticarse, dificultando o

incluso impidiendo su detección, es necesario que permanentemente se

revisen las causas del riesgo de corrupción identificado, para lo cual la alta

dirección hará seguimiento a los mapas de riesgos en cada vigencia, por lo

menos una (01) vez al año.

6.1.5. Mapa de Riesgos de Corrupción.

Teniendo en cuenta que AAPSA “ESP” tiene un sistema de administración

de riesgos la cual se encuentra en una etapa de madures y en la versión

VI donde se identificaron los riesgos y las medidas para mitigarlos como

también los controles asociados al igual que la evaluación a la efectividad

de los mismos, de la misma manera venimos trabajando los riesgos de

corrupción desde el año 2.012 en la formulación, calificación y medidas de

para la empresa:




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MAPA O MATRIZ DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DE LA SOCIEDAD

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S. A. “ESP”

A.A.P.S.A. “E.S.P.”

Impact o de

Riesgo

Probables Consecuencias Proceso Descripción del Riesgo Etapa Control Indicador Medidas

Incentivar la Participación ciudadana, mediante mecanismos que apropien a la comunidad en la cultura organizacional sobre el desarrollo de las actividades gubernamentales

En el direccionamiento de la entidad se sobrepongan intereses particulares sobre objeto misional de la Empresa.

Detrimento delos intereses colectivos de los habitantes del municipio y del estado mismo

Direccionamiento estratégico

Direccionami ento

Representante legal

Porcentaje de cumplimento

Alto

Ausencia de Credibilidad de los ciudadanos en la institucionalidad de la Personería

Deficiencia en los canales de comunicación con los ciudadanos, con el fin de favorecer intereses personales

Generar espacios constantes de comunicación, en cumplimento de la norma

Comunicación Pública

Direcciona miento

Representnante Legal

Porcentaje de Cumplimiento

Alto

N°. de situaciones identificadas en cada caso

Atencion al cliente

Connivencia con actuaciones y situaciones que vulneres los Derechos Fundamentales de los usuarios del servicio.

Falla en el cumplimiento de la función Misional de la Entidad

Observancia constante en la conducta y actuación de cada uno de los trabajadores de la empresa

Participación ciudadana

Jefe de Division AIS

Alto

Toma de medidas correctivas pertinentes y realizar un seguimiento mediante auditorías internas, externas, verificadas por los órganos de control y establecimiento de planes de mejoramiento con su respectivo seguimiento.

N°. Procesos Disciplinarios adelantados /Numero de Procesos Disciplinarios existentes*100

Adoptar conducta negligente en el desarrollo y tramite de las actuaciones disciplinarias en contra de los trabajadores

Indagación, Investigació n y sanción

Preccipción de las acciones disciplinarias

Talento Humano Jefe de Division RRII.

Alto

Toma de medidas correctivas pertinentes y realizar un seguimiento mediante auditorías internas, externas, verificadas por los órganos de control y establecimiento de planes de mejoramiento con su respectivo seguimiento

A la toma de decisiones del proceso

Tomar decisiones que vayan en contravía de la norma legal

N° de decisiones revocadas/N° de decisiones tomadas +100

Toma de decisiones no ajustas a la realidad procesal y jurídica.

Procesos Juridicos

Jefe de Division juridica

ALTO




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N° de actuaciones de Ministerio Público/ N° total de Requerimientos¨ *100

Inadecuado o insuficiente prestación de los servicios públicos a la comunidad

Alto En todas las fases de la entidad

Incumplimiento del objeto misional de la entidad

Representante legal

Alta direccion

Verificación de estudios de conveniencia y oportunidad

Elaboración de estudios previos con miras a favorecer intereses particulares

Violación de la snormas de contratación

Observacia constante de las normas de contratación administrativa

Compras y contratación

Representante legall

Alto Planeación

Incumplimiento de los servicios a cargo de la empresa, no satisfacción del interés general, daño fiscal.

(N° de contratos) =( N°. de Contratos incumplidos)* 100

Supervisión a los contratos, requerimientos a contratistas, adecuado diseño negocio al y establecimiento de garantías.

Incumplimiento del objeto contractual por la empresa o por el contratista

Interventor ías o supervisión


Alto Ejecución

Incumplimiento de deberes legales, los cuales podían colocar en riesgo el patrimonio público por deficientes productos, sumado a ello las faltas disciplinarias y/o penales.

Adoptar correctamente el manual de contratación del municipio, y hacer seguimiento periódico a informes de supervisión y los demás que sean requeridos por los órganos de control

N° de contratos) = ( N°. de Contratos no supervisados).*1 00

Inadecuada supervisión y seguimiento a la ejecución contractual, pos contractual


Interventor ías o supervisión ersonero Municipal

Alto Ejecución

Compras y contratación (Bienes e Inventarios)

(N° de bienes) =( N° de bienes dados de baja por detrimento, perdida o extravió.

Realizar mantenimientos e inspecciones periódicas de los sistemas de información mediante auditorías internas

Detrimento, mal uso y Pérdida o extravió de los bienes de lAAPSA

Permanen te

Daño patrimonial y operacional

Subgerencia Administrativa Municipal

Medio

Auditoria interna, actualización documental permanente, que permita aumentar los controles eficientes para la erradicación de la alteración de las hojas de vida o historias laborales.

Inseguridad laboral; violación de derechos laborales; posible detrimento patrimonial

Alteración de historial laborales

Gestión del Talento Humano

Alteración de Hojas de Vida e historias laborales

Permanen te

Division RRII

Medio




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Inobservancia de las normas que rigen el archivo, con miras a suplir intereses particulares o personales

Auditoria interna, actualización documental permanente, que permita aumentar los controles

Archivo existente/archivo Requerido *100

Gestión Documental

Permanen te

Malversación del Archivo institucional

Secretaria General y Seccion Archivo Archivonero Municipal

Medio


Inadecuado manejo de los recursos asignados a la personería

Gestión Administrativa y Financiera

Malversación de los recursos para favorecer fines particulares

Permanen te

Subgerencia Administrativa Personero Municipal

Alto

Realizar inspecciones documentales e interventorías

que permitan identificar claramente los controles

existentes

Desconocimiento de los términos legales, establecidos para responder conforme a las normas vigentes

Sanción legales por violación del

derecho de petición;

N° peticiones : total peticiones extemporáneas

Permanen te

Representante Legal

Gestion Juridica Alto

6.2. SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI -TRAMITES.

Los trámites dentro de la Administración pública fueron concebidos con la finalidad

de facilitarle al usuario la obtención de un servicio, la garantía de la vigencia de un

derecho, regular o controlar determinada actividad de interés para la sociedad,

atender las inquietudes de los ciudadanos y permitir el cumplimiento de una

obligación, así como el acercamiento y la comunicación entre los usuarios y la

empresa.

Sin embargo, las empresas de servicios públicos, para dar cumplimiento al

trámite, deben ejecutar procesos que, a su vez, se desarrollan mediante

procedimientos en los que se compromete toda la capacidad organizacional y es

necesario hacer una identificación, análisis y racionalización interna que

permitan un desarrollo eficiente de la gestión. Esta circunstancia ha obligado a

consolidar en un solo documento la metodología que les permite a las ESP a

comprometerse en un proceso de mejoramiento y racionalización no sólo de los

trámites sino también de los procesos y procedimientos indispensables para

realizarlo.

Cada entidad debe simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los

trámites existentes, así como acercar al usuario a los servicios que presta. No

cabe duda de que los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios,

afectan la eficiencia, eficacia y transparencia de la administración pública.




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Una estrategia de lucha contra la corrupción debe incluir, como eje fundamental,

mecanismos encaminados a la racionalización de trámites, que permitan.

Respeto y trato digno al ciudadano, rompiendo el esquema de desconfianza

para con el Estado.

Contar con mecanismos y herramientas que establezcan la presunción de

la buena fe.

Facilitar la gestión de los servicios públicos

Mejorar la competitividad del País

Construir un Estado moderno y amable con el ciudadano.

6.2.1. Objetivos Generales

Contribuir al acercamiento entre la ESP y el usuario.

Propender a una ESP moderna, democrática y transparente como

instrumento para optimizar el desarrollo de las políticas públicas en

materias de servicios públicos.

Dotar a la ESP de una metodología que de manera efectiva, sencilla y

práctica permita analizar los diferentes trámites y procedimientos, a fin de

obtener una información consistente, necesaria y suficiente para facilitar la

relación con los usuarios y lograr la coherencia entre las funciones y los

procedimientos.

Fomentar la cultura del autocontrol en los trabajadores y contratistas a

través del conocimiento de los procesos y procedimientos propios de su

cargo.

Facilitar la eficiencia y eficacia en la gestión administrativa de las ESP,

como elemento fundamental en la relación Estado/sociedad.

Fomentar los principios constitucionales atinentes a la buena fe, moralidad,

eficiencia, eficacia, transparencia, economía, celeridad y coadyuvar al

desarrollo de las políticas gubernamentales y normatividad vigente.




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6.2.2. Definiciones.

Trámites: Toda ESP, dentro de su quehacer institucional, debe brindar servicios a

la comunidad o a la sociedad para cumplir su objeto social. En la forma de

acceder a los bienes o servicios estatales se identifican los diferentes trámites que

adelantan los usuarios o la ciudadanía ante una ESP en general.

Procesos: Éstos se definen como una serie de fases o etapas secuenciales e

interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se

agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad.

En las ESP, las dependencias tienen nombres muy definidos pero los procesos

no. Es así como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces invisibles

por la estructura organizacional; se les asignan responsabilidades a directivos

y se rinden cuentas de un área o dependencia en particular, pero no se asigna la

responsabilidad por el trabajo completo, esto es, por el proceso.

Procedimientos: Los procedimientos permiten precisar la forma de hacer algo;

incluyen el qué, el cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea e

involucran los elementos técnicos para emplear, las condiciones requeridas, los

alcances y limitaciones fijadas, el número y características del personal que

interviene, entre otros.

Se definen como el conjunto de especificaciones requeridas para cumplir una fase

o etapa perteneciente a un proceso y que varía de acuerdo con los requisitos y

con el tipo de resultado esperado.

Adelantar un proceso de racionalización de trámites, procesos y procedimientos

requiere una metodología práctica que conlleve una aplicación sistémica.

Racionalización de Trámites: Proceso jurídico, administrativo y tecnológico que

permita reducir los trámites y procedimientos administrativos, con el menor

esfuerzo y costo para el usuario, a través de estrategias efectivas de:

Adecuación y eliminación normativa -Estandarización –

Simplificación-Automatización

Interoperabilidad de información pública-Fusión

Orientados a facilitar la acción del ciudadano frente al Estado, y la eliminación de

regulaciones innecesarias y de obstáculos administrativos a los empresarios e

inversionistas, apuntando a mejorar la competitividad del país




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Cadena de Trámites: Relación que se establece a partir de una necesidad del

ciudadano o del empresario entre un trámite principal u origen en función de los

requisitos que éste establece con otros trámites y/o servicios.

Esta relación puede darse intra e intersectorial, ya sea entre entidades del Estado

o con particulares que desempeñan funciones administrativas.

6.2.3. Racionalización de Trámites.

La racionalización es el proceso que permite reducir los trámites, con el menor

esfuerzo y costo para el usuario, a través de estrategias jurídicas, administrativas

o tecnológicas que implican: simplificación, estandarización, eliminación,

automatización, adecuación o eliminación normativa, optimización del servicio,

interoperabilidad de información pública y procedimientos administrativos

orientados a facilitar la acción del ciudadano frente al Estado. El resultado es

optimización de trámites.

De acuerdo al Decreto Ley 19 de 2012, las entidades públicas no podrán:

Exigir tutelas u otras decisiones judiciales como requisito previo para tomar

decisiones administrativas

Devolver o rechazar solicitudes contenidas en formularios por errores de

citas, ortografía, mecanografía, aritmética o similares, salvo que los

resultados aritméticos resulten relevantes para definir la solicitud

Exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos para la

obtención del duplicado de los mismos

Solicitar documentos que reposan en la entidad

Exigir comprobantes de pago anteriores, como condición para aceptar un

nuevo pago

Requerir actuación mediante abogado, salvo que se trate de interposición

de recursos.

El no pronunciamiento por parte de la administración pública en cuanto a

renovación de permisos, licencias o autorizaciones, implicará la renovación

automática de éstas, hasta tanto la administración se pronuncie.

6.3. TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS.




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El documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010, señala que la rendición de

cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de

petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la

gestión y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública

para lograr la adopción de los principios de buen gobierno.

Rendición De Cuentas: En su acepción general la rendición de cuentas es la

obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el

derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la

posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento

inadecuado o de premiar un comportamiento destacado.

Más allá de ser una práctica periódica de audiencias públicas, la rendición de

cuentas a la ciudadanía debe ser un ejercicio permanente que se oriente a

afianzar la relación estado – ciudadano.

De conformidad con el artículo 78 del Estatuto Anticorrupción todas las

entidades y organismos de la Administración Publica deben rendir cuentas de

manera permanente a la ciudadanía.

6.3.1. Componentes

a. Información: Esta dada en la disponibilidad, exposición y difusión de

datos, estadísticas, informes, etc., de las funciones de la entidad y del servidor,

abarca desde la etapa de Planeación hasta la de control y evaluación.

b. Diálogo: Se refiere a:

La justificación de las acciones

Presentación de diagnósticos e interpretaciones

Las manifestaciones de los criterios empleados para las decisiones

Envuelve un diálogo y la posibilidad de que otros actores incidan en las

decisiones.




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c. Incentivos o Sanciones: Son las acciones que refuerzan los

comportamientos de los servidores públicos hacia la rendición de cuentas; así

mismo, los medios correctivos por las acciones de estímulo por el cumplimiento

o de castigo por el mal desempeño.

6.3.2 actividades dentro del Componente:

Identificar las necesidades de información de la población

objetivo de la Entidad.

Definir el cronograma y estrategia de rendición de cuentas.

Establecer los mecanismos de participación de la comunidad en

la rendición de cuentas e informes de gestión.

Realizar solicitud o habilitación página web de la Entidad

Para culminar el tercer componente plan anticorrupción y de atención al Ciudadano la Sociedad Acueducto y Alcantarillado de Popayan S. A.

“ESP” ratifica la rendición de cuentas como una forma de control social, y que comprende no solo la obligación institucional, sino el compromiso de periódicamente informar a la comunicad de las acciones adelantadas, también comprende informar permanentemente y dar explicaciones a los u s u a r i o s y ciudadanos respecto a la gestión pública de forma integral, por tales razones a través de la estrategia Gobierno en Línea.

La Empresa se compromete a:

Publicar periódicamente informe de cumplimiento del Plan de Acción de la Entidad

Publicar Anualmente el informe ejecutivo de gestión Publicar las tarifas de sus servicios

Publicar el Presupuesto de la Entidad

Rendir cuentas de conformidad con la norma y en conjunto con el municipio de Popayan

Presentar anualmente informe de gestión ante el Concejo Municipal.

6.4. CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA

ATENCIÓN AL CIUDADANO.




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Tal cual como se manifiesta en el documento estrategias para la

construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano versión dos (2)

este es componente que busca mejorar la calidad y el acceso a los trámites y

servicios de las entidades públicas, mejorando la satisfacción de los

ciudadanos y facilitando el ejercicio de sus derechos.

La Sociedad Acueducto y Alcantarillado de Popayan S. A. “ESP

encamina el presente plan a fortalecer las herramientas que sean

necesarias para la adecuada atención al ciudadano, a saber:

Fortalecer el sistema de Atención al Ciudadano

Está en proceso de mantenimiento del Sitio Web, de la

ESP.

Atención Presencial Personalizada, Oficina ubicada en la Calle 3

N° 4-29 . Atención al público De Lunes a Viernes de 8:00 AM a

12:00 M y de 2:00 PM a 5:00 PM

Cartelera institucional.

Buzón de Peticiones, quejas, reclamos y Felicitaciones ubicado

en la entidad.

Audiencias de Rendición de cuentas en conjunto con el municipio.

Responder las Acciones de tutela, Derechos de Petición y demás

solicitudes en el tiempo reglamentario para permitir al ciudadano

reclamar o informarse.

Medios de Comunicación.

Interacción a través del Correo electrónico

[email protected]

acueductopopayan.com.co

P B X 8321000 extensión 142 y 1432

Medio Telefónico de Atención al Ciudadano daños 116

6.5. QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA

Y ACCESO A LA INFORMACIÓN



mailto:%[email protected]

mailto:%[email protected]


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Este componente se enmarca en las acciones para la implementación de la

Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública Nacional 1712 de 2014 y

los lineamientos del primer objetivo del CONPES 167 de 2013 “Estrategia para

el mejoramiento del acceso y la calidad de la información pública”.

Por tal razón La Sociedad Acueducto y Alcantarillado de

Popayan S. A. “ESP encaminara acciones que permitan fortalecer

este componente como parte integral dentro del MECI de la Empresa, para

lo cual:

Divulgará la información pública de la ESP con las herramientas y

mecanismos a su alcance.

Responderá de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y

accesible a las solicitudes de acceso.

Propenderá por generar una cultura de transparencia, a los funcionarios

de la empresa.

Se compromete a implementar adecuadamente la ley y sus

instrumentos, de conformidad con las herramientas y recursos a su

alcance.

6.6. SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES

Dado que las ESP deberán contemplar iniciativas que permitan fortalecer su

estrategia de lucha contra la corrupción. En este sentido, recibida la

invitación a las entidades del orden nacional, departamental y municipal, para

que incorporen dentro de su ejercicio de planeación, estrategias encaminadas a

fomentar la integridad, la participación ciudadana, brindar transparencia y

eficiencia en el uso de los recursos físicos, financieros, tecnológicos y de talento

humano, con el fin de visibilizar el accionar de la administración pública.

Por esta razón será eje principal de esta entidad será velar por el

cumplimiento del código de ética de la AAPSA “ESP”, toda vez que es

un documento que nos servirá para establecer los parámetros de

comportamiento en la actuación de los trabajadores y contratistas, este

documento incluye documentos claros y precisos sobre temas de conflicto de

intereses, canales de denuncia de hechos de corrupción, mecanismos para la

protección al denunciante, unidades de reacción inmediata a la corrupción entre

otras.




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RESOLUCIÓN Nº 000 (31 de Marzo de 2016)

“POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA Y SE ADOPTA EL PLAN ANTICORRUPCION Y

ATENCION AL CIUDADANO PARA LA SOCIEDAD ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S. A. “ESP” PARA EL AÑO DOS MIL DIECISEIS (2016)”

EL REPRESENTANTE LEGAL DE AAPSA “ESP”, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, el Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, el Decreto 2641 de 2012, el Decreto 943 de 2014, Decreto 124 de 2015

CONSIDERANDO:

a) Que la Constitución Política en su Artículo 209, establece: "La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley";

b) Que, a su vez, entre otros aspectos, el Artículo 269 de la Constitución Política establece que: "En las Empresas de Servicios Publicos, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley";

c) Que, respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", dispuso en el artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos";

d) Que el Titulo XI capítulo III de la Carta Política establece el marco de funciones de las Entidades, y el mismo fue desarrollado por la Ley 136 de 1994;

e) Que mediante el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno -MECI”, en su artículo 1 establece la obligación de adoptar la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

f) Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su Artículo 34, Numeral 31 establece entre los Deberes de todo Servidor Público: “Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”.

g) Que el Gobierno Nacional ha hecho énfasis en la lucha de la corrupción, y busca que todas las instituciones públicas trabajen en pro de la transparencia basándose en los parámetros establecidos en las diferente leyes que hacen alusión a este tema, en especial a la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción; cuyo objetivo es introducir disposiciones a las nuevas prácticas en materia de corrupción, subsanar e integrar aspectos en los cuales se requiere una acción contundente del estado y de la sociedad.




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h) Que en cumplimiento con la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, en su Artículo 73 establece la obligación de adoptar el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano como estrategia de lucha contra la corrupción.

i) Que el Decreto 124 de 2015 sustituyo el Título 4 de la Parte '1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano", en su parágrafo transitorio del artículo 2.1.4.8 estableció: “Para el año 2016, las entidades tendrán hasta el 31 de marzo para elaborar y publicar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el Mapa de Riesgos de Corrupción según los lineamientos contenidos en los documentos "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Versión 2" y en la "Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción."

j) Que el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano busca crear confianza entre la comunidad y la Institución; asegurando el control social y las garantías de los derechos mediante procesos trasparentes que garanticen la igualdad de oportunidad.

k) Que en vista de lo anterior, se hace indispensable para la Sociedad Acueducto y Alcantarillado de Popayán S. A. E.S.P adoptar el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano Versión II, el cual define las acciones que buscan desarrollar una gestión transparente e íntegra al servicio de la comunidad.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar y Adoptar para la sociedad Acueducto y Alcantarillado de Popayán S. A. E.S.P., el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano para el año Dos Mil Dieciséis (2016), el cual se publicara en la página web de la Sociedad (http://www.acueductopopayan.co.com), según lo establecido en el art. 73 de la Ley 1474 de 2011.

ARTÍCULO SEGUNDO: El representante de la dirección o quien haga sus veces en AAPSA “ESP” será el encargado de elaborar anualmente el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano, según lo establece la Ley 1474 de 2011.

ARTÍCULO TERCERO: Vigencia, la presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la resolución anterior en materia de anticorrupcion.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en el despacho de la sociedad Acueducto y Alcantarillado de Popayán S. A. ESP, a los treinta y un (31) días del mes de Marzo de dos mil dieciséis (2016)

(ORIGINAL FIRMADO)

LEONARDO IVAN OROZCO

VIVAS Gerente



http://www.acueductopopayan.co.com/

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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y MEJORAMIENTO DE …€¦ · se hayan adelantado en la empresa. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS DE RIESGOS FACTORES INTERNOS ... inexistentes o aspectos que benefician