Plan contraloria

JUSTIFICACIONJUSTIFICACION

• La Contraloría Municipal para el desarrollo de las funciones y actividades de su competencia, requiere de la planeación estratégica técnica y dinámica, que permita la gestión con elevado nivel de previsión, de adaptación al cambio y con facilidad para comprender los fenómenos sociales, políticos y administrativos y traducirlos en decisiones en el área de su competencia, con potencial para liderar e irradiar el cambio y las tecnologías del mejoramiento continuo con calidad. La adopción del Plan Estratégico de la Contraloría Municipal para el período 1999 - 2000 se fundamenta en :

1. La necesidad de contar con planes técnicos, objetivos y realizables.

2. La importancia de unificar criterios a nivel de objetivos, políticas, directrices, procedimientos técnicos y de gestión.

3. Conveniencia de elevar la moral administrativa, los niveles de eficiencia y eficacia de la entidad.

OBJETIVOSOBJETIVOS

1. Mejorar la calidad y cobertura de los servicios prestados.

2. Aumentar la capacidad administrativa y de gestión para el cumplimiento de los propósitos institucionales.

3. Mejorar la labor inherente a las áreas funcionales, equipos de trabajo y cargos especializados.

MISIONMISION

Nuestra misión se dirige a la Prevención, Sanción y Reorientación en situaciones relacionadas con el ejercicio de la función pública en el Municipio de Bucaramanga, sus entidades descentralizadas en todos los grados y niveles y a particulares que administren fondos y bienes públicos de carácter municipal, teniendo en cuenta los principios morales, éticos, de igualdad e imparcialidad. A ella estarán subordinados todos los recursos tecnológicos, científicos y lo más valioso de nuestra entidad, el talento humano.

La calidad del servicio se garantiza por el desarrollo de los siguientes aspectos:

* Compromiso de trabajo en equipo

* Servicio abierto a la comunidad

* Atención y apoyo humanizado a los clientes

VISIONVISION

Liderar a partir del nuevo milenio, la gestión de la fiscalización con la creación de nuevos modelos y sistemas de control, constituyéndose es una entidad eficiente dentro de la comunidad Bumanguesa, actuando conjuntamente con la sociedad civil bajo el esquema de participación ciudadana, a fín de optimizar el uso efectivo y productivo de los fondos y bienes públicos.

OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

• Desarrollar e incentivar una cultura institucional y social en el uso racional y productivo de los recursos públicos para la optimización de la gestión y la erradicación de la Corrupción Administrativa.

OBJETIVOS ESPECIFICOSOBJETIVOS ESPECIFICOS

• Fomentar el Espíritu de Servicio y el Sentido de Pertenencia en los funcionarios públicos.

• Desarrollar programas de capacitación y entrenamiento de clientes internos y Externos de la Institución.

• Formular e implantar los manuales de procedimientos que permitan la verificación y mejoramiento de la calidad en el control de las Instituciones Públicas.

• Conformar equipos interinstitucionales con participación comunitaria para el ejercicio eficiente del control fiscal y erradicación de la Corrupción Administrativa.

POLITICASPOLITICAS

La Contraloría Municipal de Bucaramanga, desarrolla el control fiscal

en forma eficiente y transparente en el Municipio de Bucaramanga, sus

entidades descentralizadas en todos los grados y niveles y a

particulares que administren fondos y bienes públicos, teniendo en

cuenta los siguientes aspectos:• Fomento del espíritu de servicio entre sus funcionarios, orientado

hacia la satisfacción de las necesidades básicas.• Se enfatiza en el Sistema de selección y capacitación de personal

para la marcha del proceso de mejoramiento continuo.• Aplicación y utilización de mecanismos que conlleven a un buen

control de los procesos técnicos y administrativos.

POLITICASPOLITICAS

• Se propicia un clima organizacional adecuado con base en una comunicación efectiva, trabajo en equipos y buenas relaciones interpersonales.

• Se propenderá el ejercicio de hacer las cosas bien desde la primera vez.

• Se promulgará la cultura de la planeación activa para anticiparse a fallas para que estas no ocurran.

• Los planes, programas y procesos que desarrollen en la institución estarán enmarcados en una visión estratégica y objetivos comunes.

DIAGNOSTICO DIAGNOSTICO INSTITUCIONALINSTITUCIONAL

FORTALEZASFORTALEZAS

1. Personal calificado con experiencia para el ejercicio del control fiscal.

2. Estructura administrativa adecuada a los nuevos parámetros establecidos por la constitución de 1991.

3. Carrera Administrativa.

4. Mejoramiento de las Instalaciones ubicadas en la Administración Central.

5. Consolidación de un sistema de participación a partir de la veeduría ciudadana.

6. Programas de bienestar en áreas deportivas, familiar y recreativa que benefician a los servidores públicos

7. Amplio conocimiento y experiencia sobre la función fiscalizadora y la no competencia.

8. Proceso gradual de sistematización de la entidad como apoyo efectivo para la realización de las actividades.

DEBILIDADESDEBILIDADES

1. Ausencia de compromiso en algunos de sus funcionarios.

2. Falta de una cultura de trabajo en equipos interdisciplinarios.

3. Emocionalismo funcional, generador de conflictos internos, en razón a que cada dependencia se considera la más importante.

4. Falta canales de información adecuados y oportunos.

5. Falta de mejoramiento en la calidad de los informes.

6. Falta de elaboración y aplicación de los manuales de procedimientos a las dependencias de la Entidad.

7. Limitaciones de recursos presupuestales para desarrollar proyectos específicos en la Entidad.

8. No dispone de un sistema de información y banco de datos que permita la toma de decisiones.

DEBILIDADESDEBILIDADES

9. Falta de un programa de capacitación en aspectos especializados.

10. Falta de coordinación para efectos de traslados de los funcionarios.

11. Deficiencia en la distribución del personal de acuerdo a las necesidades de las dependencias.

12. Falta de participación e integración para la elaboración de los planes y políticas de la Entidad.

13. Falta de inducción al personal que ingrese a la Entidad.

OPORTUNIDADESOPORTUNIDADES

1. Fortalecimiento del programa bandera de participación ciudadana.

2. Disposición por parte de unas entidades en mejorar su gestión a partir de las recomendaciones y observaciones impartidas por la Contraloría.

3. Participación activa de la Contraloría en el consejo Nacional de Contralores.

4. Normatividad en materia de control fiscal.

5. Normatividad existente en planes Institucionales de capacitación, bienestar social e incentivos.

AMENAZASAMENAZAS

1. Contratación de auditorias externas para ejercer el control fiscal a la entidades municipales.

2. Privatización de las Entidades Fiscalizadas

.

3. Falta de credibilidad en las entidades de control por parte de la ciudadanía.

4. Deficientes sistemas de información en las entidades auditadas y resistencia a proporcionar la información requerida para la evaluación.

5. Plan de desempeño.

ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS 1. Establecimiento y consolidación del proceso de Planeación

Estratégica Institucional en la Contraloría Municipal de Bucaramanga.

2. Elaboración de manuales de procedimientos, mejoramiento del sistema de información y creación del banco de Datos Técnicos y Administrativos.

3. Capacitación y motivación permanente a los funcionarios en mejoramiento continuo de la calidad y el servicio.

4. Planificación de la distribución y desarrollo de talento humano, teniendo en cuenta el perfil del cargo, hoja de vida y las necesidades de las dependencias.

ESTRATEGIASESTRATEGIAS

5. Elaboración y adopción de procedimientos de inducción y reinducción a los funcionarios que ingresan a la Entidad, para contrarrestar los efectos causados por los deficientes sistemas de información y la resistencia a proporcionar los datos en la entidades fiscalizadas, que permitan posicionar a la Contraloría en sus servicios de control dentro de los clientes externos.

6. Posicionamiento de la Contraloría Municipal en el control, utilización y Preservación de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente.

7. Mercadeo de los servicios como Auditorías, Seminarios, Control interno a los diferentes entes locales y entidades del orden municipal y departamental que lo requieran.

8. Implementación de un programa de Incentivos que motiven el mejoramiento de la actitud del funcionario frente al trabajo a realizar y ante sus compañeros.

9. Divulgación a través de los diferentes medios de comunicación de las bondades del programa de participación ciudadana teniendo como base el talento humano calificado que posee la entidad.

10. Gestión de Recursos a través del Consejo Nacional de Contralores para fortalecer la efectiva realización de los planes institucionales.

11. Implantación de procesos de información a las instituciones municipales como apoyo efectivo al mejoramiento y funcionamiento de los procesos técnicos y Administrativos.

PLAN INDICATIVOPLAN INDICATIVO2002 - 20032002 - 2003

COMPROMISO DescripciónEquipo de Trabajo Tiempo

• Convocatoria e inducción del proceso de planeación de la Institución, como preparación para cumplir los objetivos.

• Diagnostico Institucional participativo, determinación de laMisión, Visión, política y objetivos generales de la Entidad.

• Prestación de los Resultados.

• Fomento de una cultura de planeación Estratégica mediante el involucramiento del talento humano a través de equiposde trabajo en un marco de competencias e incentivos.

• Institucionalización de la planeación y Ejecución de laContraloría municipal.

• Evaluación del proceso de planeación.

* Planeación *Control Interno * Control Técnico y Ambiental * Dpto Sistemas

1.Establecimiento y consolidación del Proceso de Planeación estratégica Institucional en la Contraloría de Bucaramanga.

8 meses

COMPROMISO DescripciónEquipo de Trabajo

Tiempo

* Levantamiento, análisis, formulación, aprobación e implantación de los manuales de procedimiento.* Mejoramiento de la información para el análisis de la Gestión y toma de decisiones, mediante la organización de estadísticas Administrativas y creación de la Base de Datos.

2. Elaboración de la munales de procedimientos, mejoramiento del sistema de información y creación del Banco de Datos técnicos y Administrativos.

* Control Interno* Planeación* Correspondencia* Dpto de Sistemas

10 meses




Tiempo

Organizar y desarrollar planes y programas para propiciar la adquisición de conocimientos especializadosque posibilite a los funcionarios desempeñandose de manera eficiente el cargo y el mejoramiento de las dependencias.

Actualizar a los funcionarios en la Normatividad que rigea los organismos de control en procedimientos,herramientas jurídicas, conceptos relacionados con la razón de la Entidad.

* Secretaria General* Desarrollo Humano* Planeación

7 meses

3. Capacitación y motivación permanente a los funcionarios en el mejoramiento continuo de la calidad del servicio.



Tiempo

Identificar los cargos y las personas nombradas para desempeñarlos.

Elaborar un aplicativo donde se determine el grado de estudio de cada uno de los funcionarios y la experiencia,el cual se actualizará permanentemente y será la base para determinar los traslados cuando sea necesario.

Oficiar a la dependencias que conforman la entidad, para que informen las necesidades del personal y los perfiles necesarios para suplirlas.

Formulación d Recomendaciones para la adaptación de los funcionarios al nuevo cargo.

* Secretaria General* Dirección Administrativa* Dirección Operativa

12 meses

4. Planificación de la distribución y desarrollo del talento humano, teniendo en cuenta el perfil del cargo y hoja de vida y las necesidades de la Dependencia.



Tiempo

5. Elaboración y aplicación de procedimientos de Inducción y Reinducción a los funcionarios que ingresen a la Entidad, para contrarestar los efectos causados por los deficientes sistemas de información y la resistencia a proporcionar los datos en las entidades fiscalizadas que permitan posicionar a la Contraloría en sus servicios de Control dentro de los clientes externos.

Desarrollar procesos que permitan orientar a los funcionarios que ingresan a la Entidad en los aspectos fundamentales, encaminados a facilitar su ubicación y actividad a desarrollar

* Secretaria General* Desarrollo Humano* Dpto Sistemas

12 meses


Tiempo

6. Posicionamiento de la Contraloría Municipal en el control de la utilización y preservación de los Recursos Naturales y del medio Ambiente.

* Control Técnico y Ambiental* Dirección Operativa

8 meses



Tiempo

* Determinar los posibles clientes y sus necesidades.* Establecer las debilidades de cada uno de los posibles clientes.* Elaborar el Portafolio de Servicios de la Contralorìa de Bucaramanga.* Dar a conocer el Portafolio de servicios, mediante reuniones con los representantes legales de las Entidades, visitas a las Instituciones, publicidad televisiva, radial y escrita.* Actualización permanente del talento Humano encargado del mercadeo de los servicios.* Evaluación y mejoramiento del Portafolio de Servicios.

7. Mercadeo de los servicios de la Institución, como Seminarios, Auditorías, Control Interno, a diferentes Municipios y entidades del orden municipal y Departamental.

12 meses

* Contralor Municipal* Director Operativo * Oficina Jurídica* Jefe de División y Comunicaciones* Planeación* Coordinador de Control Interno



Tiempo

* Estudio de Normatividad, procedimientos

* Conformación de comité Incentivo* Formulación y elaboración del plan de incentivos.

* Aplicación y divulgación del Plan de Incentivos

8. Implementación de un programa de incentivos que motive al mejoramiento de la actitud del funcionario frente al trabajo a realizar y ante sus compañeros.

* Planeación* Secretaria General* Desarrollo Humano* Representante Empleados.

3 meses



Tiempo

8 meses

* Participación Ciudadana* Planeación* Dpto Sistemas* Comunicaciones

9. Divulgación a través de medios de comunicación de las bondades del programa de Participación Ciudadana teniendo en cuenta el talento humano que posee la entidad.

* Definir el enfoque orientador sobre la organización y Particpación Ciudadana. * Definir cobertura, temas, medios y clientes.



Tiempo

10. Gestión de Recursos a través del Concejo Nacional de Contralores para fortalecer la efectiva realización de los planes institucionales.

* Identificar necesidades de planes, programas y proyectos de la institución.* Formulación de necesidades para el desarrollo y mejoramiento de la Institución.

* Planeación* Dirección Administrativa* Dirección Operativa* Contralor Municipal

3 meses



Tiempo

11. Impalntación de procesos de información a las instituciones municipales como apoyo efectivo al mejoramiento y funcionamiento de los procesos técnicos y administrativos.

* Análisis de requerimientos de las instituciones en cuanto a procedimientos técnicos y Administrativos.* Concertación de propuesta de programación, Desarrollo y evaluación de los programas

* Dirección Operativa* Dtpo Sistemas

10 meses



Tiempo

12. Conformación de equipos de Interdisciplinarios y capacitación de los mismos para la realización de Auditorias Integrales eficaces a las Entidades Municipales.

* Conformar equipos interdisplinarios de tal manera que puedan participar en todas las etapas del proceso de fiscalización.* Capacitación de los eqquipos de trabajo en las labores propias de la Entidad.

* Dirección Operativa* Contralor Municipal* Secretaria General

10 meses


Documents

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