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INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI
COLDEPORTES
VISOR_COLDEPORTES_PLG_003 Página 1 de 20
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
Visor geográfico y georreferenciación de escenarios deportivos - Coldeportes
Versión 3.0
Bogotá, Septiembre 10 de 2012
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Visor Geográfico y georreferenciación de escenarios deportivos – Coldeportes
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CONTENIDO
0 INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO ........................................................................................................ 5
1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 7
2 PLAN DE RIESGOS ................................................................................................................................ 9
2.1 TIPO DE RIESGO ....................................................................................................................................... 9
2.2 CUANTIFICACIÓN DEL RIESGO ....................................................................................................................... 13
2.2.1 Probabilidad...................................................................................................................................... 13
2.2.2 Impacto ............................................................................................................................................. 13
2.2.3 Calificación de la Probabilidad de los riesgos ................................................................................... 13
2.2.4 Matriz de calificación de riesgos ....................................................................................................... 15
2.2.5 Mapa de riesgos ............................................................................................................................... 16
2.3 PLAN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGOS ....................................................................................................... 16
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LISTADO DE TABLAS
Tabla 13 Análisis Cualitativo __________________________________________________________________ 13
Tabla 14 Valoración y tratamientos del Riesgo ___________________________________________________ 16
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0 INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO
Proyecto: Convenio interadministrativo No.078 de 2012, entre el
departamento administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del tiempo libre – Coldeportes y el instituto geográfico Agustín Codazzi – IGAC (numeración IGAC 4223 – 2012)
Identificador: VISOR_COLDEPORTES_PLG_003 Nombre del Documento: Plan de Gestión Tipo de documento: Agudo Etapa: 1 Planificación Responsable: Oficina CIAF, Instituto Geográfico Agustín Codazzi –
IGAC. Elaborado por: José Luis Gómez, Mireya Ruiz Fernández Control de Versiones del Documento
Versión Fecha Descripción del cambio Elaborado Por Autorizado Por 1.0 27/03/2012 Es un documento que debe
ser aprobado por Coldeportes, en el cual se define como se va a ejecutar, verificar, validar, supervisar, controlar, y finalizar el proyecto antes que sea realizado.
José Luis Gomez, Mireya Ruiz Fernández
Juan Manuel Higuera
2.0 12/06/2012 Se ajusta el documento con base en las observaciones realizadas el día 25 de mayo relacionadas con no desarrollar funcionalidades adicionales al alcance.
Mireya Ruiz Fernández
Juan Manuel Higuera
3.0 10/09/2012 Se realizan los ajustes de acuerdo con las observaciones realizadas por la ingeniera Sandra Bernate, supervisora del convenio.
Mireya Ruiz Fernández
Juan Manuel Higuera
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1. Introducción
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1 INTRODUCCIÓN
Este documento presenta la descripción del plan de gestión del Convenio interadministrativo No.078 de 2012, entre el departamento administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del tiempo libre – Coldeportes y el instituto geográfico Agustín Codazzi – IGAC (numeración IGAC 4223 – 2012). El plan de gestión del convenio, es el documento guía con el cual el proyecto es definido, ejecutado, administrado y consolidado mediante cada uno de los capítulos descritos a continuación, y en el cual se listan las etapas, tareas, actividades, recursos, cronograma, riesgos, comunicaciones y parámetros de calidad entre otros, que permitan satisfacer las necesidades de negocio que Coldeportes ha planteado para el desarrollo del convenio. También, el plan gestión es el documento que organiza y describe las actividades que el grupo de trabajo realizará para lograr el alcance y los objetivos del convenio, transitando por las etapas acordadas para elaborar cada uno de los productos entregables de acuerdo a la propuesta técnico económica que presentó el IGAC a Coldeportes. El proceso de desarrollo del trabajo seguirá los lineamientos del IGAC en cuanto a la metodología de desarrollo de software1 y el sistema de gestión integrado de calidad, en la aplicación de los métodos y procedimientos establecidos para la ejecución de este tipo de proyectos.
1 http://geoservice.igac.gov.co/mds/igac/
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2. Plan de Riesgos
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2 PLAN DE RIESGOS
Un riesgo se define como un evento probable que afecta negativamente las habilidades del proyecto para obtener los objetivos definidos, y por tanto debe ser identificado y tratado adecuadamente para evitar que se presente, o tomar las acciones necesarias si este es materializado. 2.1 TIPO DE RIESGO
Los tipos de riesgo que se han definido para el convenio son el operacional, político, administrativo, y tecnológico. Estos se enmarcarán dentro de las etapas que han sido definidas para el convenio. En la siguiente tabla se listan los riesgos:
Tabla 1 Identificación de los riesgos
COD RIESGO CLASIFICACIÓN GENERADOR CAUSAS EFECTOS
1
Definición poco clara del alcance del proyecto - Planificación
Operativo IGAC-COLDEPORTES
-Levantamiento preliminar deficiente de requerimientos. -Falta de claridad de necesidades para el proyecto.
-Programación y definición incompleta del alcance y plan de gestión del proyecto. -Sobre estimación de los resultados y entregables del proyecto. -Estimación de recursos y tiempos no acordes con las necesidades.
2
Identificación parcial de los stakeholders del proyecto - Planificación
Operativo Coordinadores,
supervisores IGAC- COLDEPORTES
-Falta de visión general del proyecto al interior de la entidad.
-Exclusión de personas que son fundamentales para el proyecto y que pueden dar claridad sobre necesidades o requerimientos para el proyecto.
3
Acceso parcial o limitado de la información requerida por el proyecto - Planificación
Operativo Coordinadores,
supervisores IGAC- COLDEPORTES
-Gestión de reservas de información en la entidad. -Cambios administrativos al interior de la entidad
-Datos e información parcial o incompleta que es requerida para el proyecto. -Desarrollo incompleto por desconocimiento de los datos o la información. -Modelamiento de una solución parcial o incompleta por falta de datos o información.
4
Participación baja o incumplimiento de los convocados a las diferentes reuniones - Planificación
Estratégico Funcionarios
convocados IGAC- COLDEPORTES
-Motivos institucionales o personales que impiden cumplir con la convocatoria o reunión establecida con anterioridad. -Error en la comunicación de los involucrados a la reunión. -Incumplimiento no
-Retraso en el desarrollo de las actividades del proyecto. -Posible incumplimiento del cronograma del proyecto. -Demora en la toma de decisiones relativas al proyecto
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COD RIESGO CLASIFICACIÓN GENERADOR CAUSAS EFECTOS justificado a reuniones por alguno o más de los involucrados.
5
Dificultad para la definición de las variables específicas para la construcción de los mapas coropléticos - Planificación
Operativo
Funcionario delegados para el
análisis de variables COLDEPORTES
-Falta de profesionales temáticos.
-Definición de requerimiento incompleta o no acorde a las necesidades de la entidad.
6
Demora en la concertación y aprobación del plan de gestión del proyecto - Planificación
Operativo
Interventor, coordinadores,
supervisores IGAC- COLDEPORTES
-El incumplimiento con lo establecido en las reuniones de definición de los contenidos del documento -Demora por alguno de los involucrados en la revisión, corrección y/o aprobación del documento.
-Retraso en el desarrollo de las actividades del proyecto. -Desconocimiento de los involucrados de las responsabilidades en el marco del proyecto. -Inicio de actividades sin un plan de acción y soporte totalmente claro.
7
Demora en la selección de las ciudades donde se van a levantar los escenarios deportivos - Evaluación y Determinación de ciudades
Estratégico
Comité operativo, comité técnico,
supervisor IGAC - COLDEPORTES
-Demora por alguno de los involucrados en la definición de las ciudades a incluir en el proyecto.
-Retraso en todas las actividades que son procedentes a esta actividad en el cronograma de proyecto.
8
Demora en la selección de los 3860 escenarios deportivos a georreferenciar - Evaluación y Determinación de ciudades
Estratégico
Comité operativo, comité técnico,
supervisor COLDEPORTES
-Demora por alguno de los involucrados en la definición de los escenarios deportivos a incluir en el proyecto.
-Retraso en todas las actividades que son procedentes a esta actividad en el cronograma de proyecto.
9
Datos alfanuméricos incompletos y no oficiales de las ligas y federaciones para estructurar las capas - Estructuración de la información Geográfica y Diseño
Estratégico
Comité operativo, comité técnico,
supervisor COLDEPORTES
-Demora por alguno de los involucrados en la definición de los datos de las ligas y federaciones a incluir en el proyecto.
-Retraso en todas las actividades que son procedentes a esta actividad en el cronograma de proyecto.
10
Definición incompleta y no oficial de los atributos del formulario del censo de escenarios deportivos y recreativos (DANE 2007) - Diseño
Operativo
Comité operativo, comité técnico,
supervisor COLDEPORTES
-Demora por alguno de los involucrados en la definición de los atributos del formularios del censo de escenarios deportivos y recreativos (DANE 2007)
-Retraso en todas las actividades que son procedentes a esta actividad en el cronograma de proyecto.
11
Demora en la concertación y aprobación del diseño del sistema (base de datos, arquitectura de la aplicación y diseño gráfico) - Diseño
Operativo
Interventor, coordinadores,
supervisores IGAC- COLDEPORTES
-El incumplimiento con los criterios de aceptación del documento. -Demora en la realización de las jornadas de validación -Demora por alguno
-Retraso en el desarrollo de las actividades del proyecto. -Proyecto abierto a inclusión de nuevos cambios o rechazo de cambios acordados
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COD RIESGO CLASIFICACIÓN GENERADOR CAUSAS EFECTOS de los involucrados en la revisión, corrección y/o aprobación del documento.
previamente.
12
Falta asesoría en la definición apropiada de la plataforma tecnológica - Diseño
Operativo Coordinador, líderes de desarrollo y de
apoyo - IGAC
-No se realizó un levantamiento preliminar de requerimientos adecuado. -Información entregada por Coldeportes de forma parcial o incompleta, o que no es verídica con la realidad de la entidad.
-Implementar una plataforma tecnológica no adecuada para la entidad en el marco del proyecto, y proyectando crecimiento de las necesidades de la entidad.
13
Falta de software y hardware específico para la adecuación del ambiente de desarrollo y pruebas - Construcción
Tecnología
Interventor, coordinador, oficina
informática y comunicaciones -
IGAC
-Demora en la disposición del software y hardware solicitado para el proyecto por el área de sistemas. -Demora en la solicitud y en el seguimiento y control de la actividad.
-Retraso en todas las actividades que son procedentes a esta actividad en el cronograma de proyecto.
14
Solicitud de nuevos requerimientos, no relacionados en el alcance o solicitud de cambio de los requerimientos iniciales - Planificación, construcción e implementación
Operativo
Comité operativo, comité técnico,
supervisor COLDEPORTES
-No se realizó un levantamiento preliminar de requerimientos adecuado. -Falta de claridad al definir las necesidades para el proyecto. -La entidad desea modificar el alcance establecido en el plan de gestión y otros documentos. -La entidad quiere la inclusión de nuevos requerimientos para el proyecto.
-Insatisfacción del cliente. -Retraso en todas las actividades que son procedentes a esta actividad en el cronograma de proyecto.
15
Falta de personal capacitado para el mantenimiento y operación del sistema - Implementación
Operativo
Comité operativo, comité técnico,
supervisor COLDEPORTES
-Demora en la solicitud del personal y de seguimiento y control al desarrollo de esta actividad. -Desconocimiento del perfil requerido para las personas a involucrar en esta actividad.
-Información publicada desactualizada -Colapso de la aplicación
16
Condiciones físicas y tecnológicas insuficientes y/o inapropiadas para la instalación y operación del sistema (servidores de aplicación y BD, licencias, redes de comunicaciones, condiciones de seguridad) - Implementación
Tecnología
Comité operativo, comité técnico,
supervisor COLDEPORTES
-Demora en la disposición del software y hardware solicitado para el proyecto -Demora en la gestión por los encargados del proyecto para esta actividad.
-Retraso en todas las actividades que son procedentes a esta actividad en el cronograma de proyecto.
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COD RIESGO CLASIFICACIÓN GENERADOR CAUSAS EFECTOS
17
Cambios de versión del software utilizado en el ambiente de pruebas y producción - construcción e Implementación
Tecnología
Comité operativo, comité técnico,
supervisor IGAC- COLDEPORTES
-Desconocimiento de las partes de la infraestructura informada y requerida para el proyecto -La no realización del levantamiento preliminar de requerimientos -Comunicación deficiente entre las partes
-Inestabilidad en el sistema desarrollado en ambiente de producción. -Demora en las actividades de desarrollo e implementación del sistema. -Posible no implementación del sistema en producción.
18
Cambios en el desempeño del sistema al migrar del ambiente de pruebas al de producción - Implementación
Operativo Coordinador, líderes de desarrollo y de
apoyo - IGAC
-Existe en el ambiente de producción nuevas necesidades de configuración de base de datos, y de la aplicación, no conocidas con anterioridad. -Incompatibilidad de alguno de los elementos de software utilizados en el proyecto con la arquitectura dispuesta en producción.
-Inestabilidad en el sistema desarrollado en ambiente de producción. -Poco uso o ningún uso del sistema por demora en los tiempos de respuesta. -Posible no implementación del sistema en producción.
19
Dificultad para la realización de las actividades programadas en el marco del convenio
Cumplimiento IGAC-
COLDEPORTES
-Demora en la gestión por los encargados del proyecto en las actividades y toma de decisiones -Falta de compromiso de los involucrados para el cumplimiento de las actividades solicitadas en el marco del proyecto. -Desconocimiento de los involucrados de sus responsabilidades en el marco del proyecto. -Falta de personal competente requerido para el proyecto
-Retraso en todas las actividades que son procedentes a las actividades retrasadas en el cronograma de proyecto. -Entrega de una solución parcial o incompleta por el no desarrollo de las actividades establecidas. -Incumplimiento de los plazos establecidos en el convenio
20
Demora en la concertación, validación y aprobación de los entregables del proyecto
Cumplimiento
Comité operativo, comité técnico,
supervisor, interventor,
coordinador IGAC - COLDEPORTES
-Falta de compromiso de las partes en el desarrollo de la actividad. -Demora por alguno de los involucrados en la revisión, corrección y/o aprobación de los entregables.
-Demora en la gestión de los recursos contractualmente establecidos contra entrega de productos o entregables y aprobación de los mismos. -Retraso en el desarrollo de las actividades del proyecto.
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2.2 CUANTIFICACIÓN DEL RIESGO
La probabilidad de ocurrencia de cada uno de los riesgos y su impacto sobre el convenio se muestra a continuación. Cada uno de los riesgos es priorizado de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y nivel de impacto, actividad que fue realizada y sensibilizada en conjunto con los funcionarios de Coldeportes. 2.2.1 Probabilidad
El sistema de puntajes para medir la probabilidad de que un riesgo se presente, se indica a continuación:
Parámetro Puntaje Alta 3
Media 2
Baja 1
2.2.2 Impacto
El sistema de puntaje para medir la magnitud o impacto en caso de presentarse el riesgo se indica a continuación:
Título Puntaje Descripción
Leve 5 Impacto muy bajo sobre el proyecto. No es posible medirlo y puede ocasionar entre un 5% de desviación en el alcance, y en la fecha final del cronograma.
Moderado 10 Impacto medio que es medible sobre el proyecto, es decir, puede ocasionar entre 5% y 20% de desviación en el alcance, y en la fecha final del cronograma.
Catastrófico 20 Impacto muy alto sobre el proyecto, es decir, mayor a 20% de desviación en el alcance, y en la fecha final del cronograma.
2.2.3 Calificación de la Probabilidad de los riesgo s
Tabla 2 Análisis Cualitativo
COD RIESGO VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO GRADO DE EXPOSICIÓN
1 Definición poco clara del alcance del proyecto - Planificación
2 MEDIA 10 MODERADO ZONA DE RIESGO
MODERADO
2 Identificación parcial de los stakeholders del proyecto - Planificación 1 BAJA 5 LEVE
ZONA DE RIESGO
ACEPTABLE
3 Acceso parcial o limitado de la información requerida por el proyecto - Planificación
1 BAJA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
MODERADO
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COD RIESGO VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO GRADO DE EXPOSICIÓN
4 Participación baja o incumplimiento de los convocados a las diferentes reuniones - Planificación
1 BAJA 10 MODERADO ZONA DE RIESGO
TOLERABLE
5 Dificultad para la definición de las variables específicas para la construcción de los mapas coropléticos - Planificación
2 MEDIA 10 MODERADO ZONA DE RIESGO
MODERADO
6 Demora en la concertación y aprobación del plan de gestión del proyecto - Planificación
1 BAJA 10 MODERADO ZONA DE RIESGO
TOLERABLE
7
Demora en la selección de las ciudades donde se van a levantar los escenarios deportivos - Evaluación y Determinación de ciudades
1 BAJA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
MODERADO
8 Demora en la selección de los 3860 escenarios deportivos a georreferenciar - Evaluación y Determinación de ciudades
2 MEDIA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
9
Datos alfanuméricos incompletos y no oficiales de las ligas y federaciones para estructurar las capas - Estructuración de la información Geográfica y Diseño
2 MEDIA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
10
Definición incompleta y no oficial de los atributos del formulario del censo de escenarios deportivos y recreativos (DANE 2007) - Diseño
2 MEDIA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
11
Demora en la concertación y aprobación del diseño del sistema (base de datos, arquitectura de la aplicación y diseño gráfico) - Diseño
2 MEDIA 10 MODERADO ZONA DE RIESGO
MODERADO
12 Falta asesoría en la definición apropiada de la plataforma tecnológica - Diseño 1 BAJA 20 CATASTROFICO
ZONA DE RIESGO
MODERADO
13 Falta de software y hardware específico para la adecuación del ambiente de desarrollo y pruebas - Construcción
1 BAJA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
MODERADO
14
Solicitud de nuevos requerimientos, no relacionados en el alcance o solicitud de cambio de los requerimientos iniciales - Planificación, construcción e implementación
1 BAJA 10 MODERADO ZONA DE RIESGO
TOLERABLE
15 Falta de personal capacitado para el mantenimiento y operación del sistema - Implementación
3 ALTA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
16
Condiciones físicas y tecnológicas insuficientes y/o inapropiadas para la instalación y operación del sistema (servidores de aplicación y BD, licencias, redes de comunicaciones, condiciones de seguridad) - Implementación
2 MEDIA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
17 Cambios de versión del software utilizado en el ambiente de pruebas y producción - construcción e Implementación
1 BAJA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
MODERADO
18 Cambios en el desempeño del sistema al migrar del ambiente de pruebas al de producción - Implementación
1 BAJA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
MODERADO
19 Dificultad para la realización de las actividades programadas en el marco del convenio
1 BAJA 10 MODERADO ZONA DE RIESGO
TOLERABLE
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COD RIESGO VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO GRADO DE EXPOSICIÓN
20 Demora en la concertación, validación y aprobación de los entregables del proyecto
2 MEDIA 20 CATASTROFICO ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
2.2.4 Matriz de calificación de riesgos
A continuación se presenta la calificación, evaluación y respuesta que debe realizarse a cada riesgo según el cuadrante en el que se presente, y la responsabilidad que se puede asumir dependiendo el impacto y probabilidad presente.
IMPACTO VALOR
CATASTRÓFICO 20
20 40 60 Zona de riesgo moderado Zona de riesgo importante Zona de riesgo inaceptable - Reducir el riesgo: Proteger la entidad - Compartir
- Reducir el riesgo: Prevenir el riesgo o Proteger la entidad - Compartir
- Evitar el riesgo - Reducir el riesgo: Prevenir el riesgo o Proteger la entidad Compartir
MODERADO 10
10 20 30 Zona de riesgo tolerable Zona de riesgo moderado Zona de riesgo importante
- Reducir el riesgo: Proteger la entidad - Compartir
- Reducir el riesgo: Prevenir el riesgo o Proteger la entidad - Compartir
- Reducir el riesgo: Prevenir el riesgo o Proteger la entidad - Compartir
LEVE 5
5 10 15 Zona de riesgo aceptable Zona de riesgo tolerable Zona de riesgo moderado
- Asumir el riesgo - Reducir el riesgo: Prevenir el riesgo
- Reducir el riesgo: Prevenir el riesgo
PROBABILIDAD BAJA MEDIA ALTA
VALOR 1 2 3
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2.2.5 Mapa de riesgos
La matriz de calificación presenta los principales riesgos que se deben controlar para evitar un desfase en la ejecución de las actividades y tareas definidas en el cronograma.
IM
PA
CT
O
CATASTROFICO
16 7 12 17 3 13 18 8 9 10 20 15
MODERADO
6 1 11 4 14 19 5
LEVE
2
BAJA MEDIA ALTA
PROBABILIDAD
2.3 PLAN PARA LA GESTIÓN DEL RIESGOS
El plan de riesgos que se presenta a continuación busca realizar un conjunto de acciones para evitar, transferir o mitigar cada riesgo, basado en la probabilidad e impacto asignado a este riesgo. Así mismo actividades a realizar en caso de que se materialice este riesgo en el convenio, y quienes son los responsables o encargados de mitigar el riesgo.
Tabla 3 Valoración y tratamientos del Riesgo
RIESGO GRADO DE EXPOSICIÓN
¿Existen controles?
CONTROLES EXISTENTES
PLAN DE CONTINGENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Definición poco clara del
alcance del proyecto -
Planificación
ZONA DE RIESGO MODERADO SI
Reuniones con el comité operativo y técnico
-Reunión de comité técnico,
operativo, IGAC - Coldeportes para
conciliar
Comité técnico
Reunión para levantamiento de requerimientos con los funcionarios de COLDEPORTES -----
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RIESGO GRADO DE EXPOSICIÓN
¿Existen controles?
CONTROLES EXISTENTES
PLAN DE CONTINGENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Identificación parcial de los stakeholders del proyecto - Planificación
ZONA DE RIESGO ACEPTABLE SI
Reuniones con el comité operativo y técnico
-Definir los stakeholders a involucrar en el
proyecto. -Reunión de
comité técnico, operativo, IGAC - Coldeportes para
aprobar stakeholders
Comité técnico
Requerimiento de los stakeholders
-----
Acceso parcial o limitado de la
información requerida por el
proyecto - Planificación
ZONA DE RIESGO MODERADO
SI
Reuniones con el comité operativo y técnico
-Redefinir parámetros de
aceptación de los entregables. -Reunión de
comité técnico, operativo, IGAC - Coldeportes para
aprobación.
Comité técnico
Seguimiento a los compromisos acordados en las reuniones de trabajo Reporte de los compromisos en las reuniones con el comité operativo y técnico
Participación baja o
incumplimiento de los
convocados a las diferentes reuniones -
Planificación
ZONA DE RIESGO TOLERABLE
SI
Citación por correo electrónico
-Notificación por oficio de los
incumplimientos y retraso de las actividades.
-Ajuste del plan de trabajo y de
gestión.
Comité técnico
Acta de reunión
-----
Dificultad para la definición de las variables específicas
para la construcción de
los mapas coropléticos - Planificación
ZONA DE RIESGO MODERADO
SI
Reunión de validación de requerimientos
-Definición mínimos
requeridos para aprobación del comité técnico.
-Reunión de comité técnico,
operativo, IGAC - Coldeportes para
aprobación.
Comité técnico
Reuniones con el comité operativo y técnico
-----
Demora en la concertación y aprobación del plan de gestión del proyecto - Planificación
ZONA DE RIESGO TOLERABLE SI
Reuniones con el comité operativo y técnico
-Oficio indicando el incumplimiento en la aprobación del plan de gestión. -Definir plazos
límite de aprobación del
documento, ajuste de la planificación.
Comité técnico
Verificación y validación del documento entregable
-----
Demora en la selección de las ciudades
donde se van a levantar los escenarios deportivos - Evaluación y
Determinación de ciudades
ZONA DE RIESGO MODERADO
SI
Seguimiento a los compromisos acordados en las reuniones de trabajo
-Notificación por oficio de los
incumplimientos y retraso de las actividades.
-Ajuste del plan de trabajo y de
gestión.
Comité técnico
-----
-----
Demora en la selección de
los 3860 escenarios
deportivos a georreferenciar - Evaluación y
ZONA DE RIESGO IMPORTANTE SI
Seguimiento a los compromisos acordados en las reuniones de trabajo
-Notificación por oficio de los
incumplimientos y retraso de las actividades.
-Ajuste del plan de trabajo y de
Comité técnico -----
-----
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RIESGO GRADO DE EXPOSICIÓN
¿Existen controles?
CONTROLES EXISTENTES
PLAN DE CONTINGENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Determinación de ciudades
gestión.
Datos alfanuméricos incompletos y no oficiales de
las ligas y federaciones
para estructurar las
capas - Estructuración
de la información Geográfica y
Diseño
ZONA DE RIESGO IMPORTANTE SI
Seguimiento a los compromisos acordados en las reuniones de trabajo
-Notificación por oficio de los
incumplimientos y retraso de las actividades.
-Ajuste del plan de trabajo y de
gestión.
Comité técnico
Reuniones con el comité técnico
Control de calidad de los datos (verificación y validación)
Definición incompleta y no
oficial de los atributos del
formulario del censo de
escenarios deportivos y recreativos
(DANE 2007) - Diseño
ZONA DE RIESGO IMPORTANTE SI
Reuniones con el comité técnico y operativo
-Notificación por oficio de los
incumplimientos y retraso de las actividades.
-Ajuste del plan de trabajo y de
gestión.
Comité técnico
Reunión con profesionales de infraestructura
-----
Demora en la concertación y aprobación del
diseño del sistema (base
de datos, arquitectura de la aplicación y diseño gráfico)
- Diseño
ZONA DE RIESGO MODERADO SI
Reunión de verificación del documento de diseño
-Definición mínimos
requeridos para aprobación del comité técnico.
-Reunión de comité técnico,
operativo, IGAC - Coldeportes para
aprobación.
Comité técnico
Seguimiento y control
Reuniones con el comité técnico y operativo
Falta asesoría en la definición apropiada de la
plataforma tecnológica -
Diseño
ZONA DE RIESGO MODERADO SI
Reunión con el grupo TICS -Verificación del alcance definido en el proyecto.
-Definir acciones legales
pertinentes.
Oficinas Asesora Jurídica
competente.
Aplicación de la encuesta
Lista de chequeo software y hardware
Falta de software y hardware
específico para la adecuación del ambiente
de desarrollo y pruebas -
Construcción
ZONA DE RIESGO MODERADO SI
Solicitud de disposición del ambiente de desarrollo
-Notificación por memorando de los incumplimientos y
retraso de las actividades.
-Ajuste del plan de trabajo y de
gestión. -Solicitud de
modificación y aprobación al
comité operativo.
Coordinador técnico IGAC
Definición y aprobación de la arquitectura requerida para el proyecto en la etapa de planeación
-----
Solicitud de nuevos
requerimientos, no
relacionados en el alcance o
solicitud de cambio de los
ZONA DE RIESGO TOLERABLE
SI
Aprobación del plan de gestión del proyecto
-Verificación del alcance definido en el proyecto.
-Definición mínimos
requeridos para aprobación del
comité operativo.
Comité técnico
Reuniones con el comité técnico para aprobación
-----
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RIESGO GRADO DE EXPOSICIÓN
¿Existen controles?
CONTROLES EXISTENTES
PLAN DE CONTINGENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE
requerimientos iniciales -
Planificación, construcción e
implementación
-Reunión de comité técnico,
operativo, IGAC - Coldeportes para
aprobación. Falta de personal
capacitado para el
mantenimiento y operación del
sistema - Implementació
n
ZONA DE RIESGO INACEPTABLE SI
Capacitación sobre la temática requerida -Notificación por
memorando de la inexistencia del perfil requerido
para el mantenimiento y
operación del sistema.
Comité técnico
Entrenamiento sobre la herramienta
soporte y mantenimiento al sistema
Condiciones físicas y
tecnológicas insuficientes
y/o inapropiadas
para la instalación y operación del
sistema (servidores de aplicación y
BD, licencias, redes de
comunicaciones, condiciones de seguridad) - Implementació
n
ZONA DE RIESGO IMPORTANTE
SI
Aprobación de la arquitectura definida para el proyecto
-Notificación por oficio del
incumplimiento de los requerimientos
mínimos de instalación y retraso de las actividades.
-Definición de una fecha límite para el
cumplimiento de los requisitos.
Jefe de oficina CIAF del IGAC
Lista de chequeo para instalación en producción
Acta con reporte de inconvenientes
Cambios de versión del software
utilizado en el ambiente de pruebas y
producción - construcción e Implementació
n
ZONA DE RIESGO MODERADO SI
Aprobación del plan de gestión del proyecto
-Notificación por oficio del
incumplimiento de los requerimientos
de software definido y del retraso de las actividades.
-Definición de una fecha límite para el
cumplimiento de los requisitos.
IGAC - COLDEPORTES
Aprobación de la arquitectura definida para el proyecto
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Cambios en el desempeño del
sistema al migrar del
ambiente de pruebas al de producción -
Implementación
ZONA DE RIESGO MODERADO SI
Lista de chequeo para instalación en producción -Verificación del
alcance definido en el proyecto.
-Definir acciones legales
pertinentes.
Oficinas Asesora Jurídica
competente.
Reporte de incidencias por el cliente
Ejecución casos de prueba
Dificultad para la realización
de las actividades
programadas en el marco del
convenio
ZONA DE RIESGO TOLERABLE SI
Citación concertada por correo electrónico
-Notificación por oficio del
incumplimiento de las actividades. -Verificación del alcance definido en el proyecto. -Definición de
mínimos
IGAC - COLDEPORTES
Seguimiento y control
Informe con reporte de inconvenientes
INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI
COLDEPORTES
VISOR_COLDEPORTES_PLG_003 Página 20 de 20
RIESGO GRADO DE EXPOSICIÓN
¿Existen controles?
CONTROLES EXISTENTES
PLAN DE CONTINGENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE
requeridos para aprobación del
comité operativo. -Reunión de
comité técnico, operativo, IGAC - Coldeportes para
aprobación.
Demora en la concertación, validación y
aprobación de los entregables
del proyecto
ZONA DE RIESGO IMPORTANTE SI
Reunión de validación de entregables
-Notificación por oficio del
incumplimiento de las actividades. -Verificación del alcance definido en el proyecto. -Definición de
mínimos requeridos para aprobación del
comité operativo. -Reunión de
comité técnico, operativo, IGAC - Coldeportes para
aprobación.
IGAC - COLDEPORTES
Seguimiento y control
Informe con reporte de inconvenientes