Plan Estrategico de Comunicacion Organizacional

8/13/2019 Plan Estrategico de Comunicacion Organizacional

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PLAN ESTRATGICO DE COMUNICACINORGANIZACIONAL

2009 - 2010(DOCUMENTO DE TRABAJO)

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Elabor: Revis: Aprob:VICTOR MANUEL ARDILA SOTO

Jefe Oficina de PlaneacinHCTOR MIGUEL PARRA LPEZ

RectorCoordinador Implementacin MECI:

SAMUEL VILLAMIZAR BERDUGOProfesional Universitario

Fecha 26/09/2008 Fecha 24/11/2008 Fecha

1. Objetivo

Definir las actividades necesarias para disear, socializar y adoptar las polticas decomunicacin organizacional basadas en lineamientos y directrices de lacomunicacin pblica establecidas en el Modelo Estndar de Control Internoadoptado por la Universidad Francisco de Paula Santander.

2. Alcance

El documento es una estrategia del proceso de Direccionamiento Estratgico paraapoyar el proceso de Gestin de Comunicacin y Relaciones Externas.

3. Responsables

Los responsables de la ejecucin de ste plan sern los lderes de los procesos deDireccionamiento Estratgico y de Gestin de Comunicacin y RelacionesExternas.

4. Definiciones

4.1 Control InternoSe entiende por control interno el sistema integrado por el esquema deorganizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas,procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por unaentidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y

actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, serealicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro delas polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivosprevistos.1

4.2 MECI 1000:2005Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano, adoptadomediante Decreto 1599 de 2005.2

4.3 Comunicacin Organizacional Elemento de Control, que orienta la difusin de polticas y la informacin generada

al interior de la entidad pblica para dar una clara identificacin de los objetivos,las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestin de

1 Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidaorganismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artculo 1.2 Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005. Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.


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operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad. 3

5. Contenido

5.1 Introduccin5.2 Misin y Visin de la UFPS5.2.1 Misin5.2.2 Visin5.3 Condiciones y factores crticos para la efectividad del plan5.4 La comunicacin organizacional en la UFPS5.5 Marco general5.6 Procesos ejecutores del plan5.7 Visin compartida del plan5.8 Lneas de accin del plan y objetivos estratgicos

5.9 Articulacin con el Plan de Desarrollo Fortalecimiento Acadmico 2005-20125.1 Introduccin

La Universidad Francisco de Paula Santander como institucin pblica deeducacin superior debe asegurar un entorno comunicativo acorde con suspropias necesidades y su entorno social y cultural.

Una de las funciones de la comunicacin es posibilitar la participacin, laexpresin y la relacin del capital humano, como proceso permanente deinterpretacin de mensajes verbales y no verbales; debe ser tambin una actividad

que difunda y socialice los aspectos que identifican a la organizacin y el conjuntode valores, normas y principios que constituyen su cultura.

El deber ser de los procesos comunicativos en la UFPS se enmarca en el respeto,la comprensin y la tolerancia a la diferencia otorgada por la universalidad delpensamiento. Sin embargo, la Institucin debe medir permanentemente elcomunicar de los diferentes grupos de inters, para detectar posibles puntoscrticos que impidan el adecuado flujo de informacin de manera veraz y oportunaal interior de la Universidad.

La comunicacin organizacional es uno de los elementos primordiales para la

gestin por procesos, la cual, enmarcada en sus principios de participacin activade los servidores pblicos, de mejora continua y de coordinacin, cooperacin yarticulacin se presenta como una facilitadora para lograr que la modernizacinadministrativa sea comprendida y valorada por el personal docente yadministrativo de la UFPS.

3 Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005.


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5.2 Misin y Visin de la UFPS

5.2.1 Misin.

La Universidad Francisco de Paula Santander es una Institucin Pblica deEducacin Superior que orienta su actividad a la generacin y difusin deconocimientos, por medio de la docencia, la investigacin y la extensin, confundamento en el aprendizaje permanente y la flexibilidad del currculo, connfasis en su aplicacin a la solucin de los problemas de su entornoregional y binacional, para fortalecer y promover su desarrollo econmico ysocial, egresados altamente cualificados, con competencias tcnicas,pensamiento crtico e innovador, sentido de responsabilidad, en su contextode pluralismo y diversidad cultural.4

5.2.2 Visin.En su quincuagsimo aniversario la Universidad Francisco de PaulaSantander habr logrado la acreditacin institucional por la calidad,pertinencia y competitividad de sus programas de docencia, investigacin eintegracin con la comunidad, con un excelente clima organizacional yplenamente comprometida con el desarrollo sostenible de la regin y delPas.

El desarrollo de esta Visin se fundamenta en:

Un modelo pedaggico centrado en el estudiante, articulado a travs de: elfomento e innovacin de los procesos educativos, la flexibilizacin acadmicay la internacionalizacin del currculo, requisitos indispensables para facilitarla movilidad intra y extramuros de estudiantes y egresados.

Una investigacin basada en la utilizacin y el desarrollo de conocimientos ytecnologas avanzadas, aplicadas a la identificacin de problemas ynecesidades del entorno y de posibles alternativas de solucin.La promocin, liderazgo y fortalecimiento de alianzas estratgicas encontextos multiculturales para la transferencia de tecnologa e intercambio deexperiencias a nivel nacional e internacional.

Un adecuado clima organizacional caracterizado por: la calidad de vida de sucapital humano; su capacidad de gestin administrativa y financiera; unaeficiente infraestructura tanto fsica como tecnolgica.

Un cuerpo docente debidamente preparado, motivado, con un alto sentido de

4 Nueva Misin y Visin de la UFPS, Acuerdo 097 de Diciembre 1 de 2004. Consejo Superior UniversUFPS Ccuta. Artculo nico.


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pertenencia hacia su labor acadmica.5

5.3 Condiciones y factores crticos para la efectividad del plan

Para la construccin del plan, los factores de mayor relevancia son el trabajo enequipo y el clima organizacional.

Para asegurar el xito en la ejecucin del plan se debe tener en cuenta:

Factor crtico: Cultura de la planeacin estratgica. La cultura de la planeacinestratgica debe ser vinculada al desarrollo de las actividades del proceso deGestin de Comunicacin y Relaciones Externas.

Factor crtico: La Comunicacin Organizacional como agente de cambio. La

comunicacin organizacional debe aportar mejoras a la gestin institucionallogrando motivar al personal hacia una actitud positiva y coherente frente a loscambios.

Factor crtico: Cultura Organizacional. La cultura organizacional puede mejorarsignificativamente al fortalecer la comunicacin al interior de la Institucin.

Factor crtico: Informacin a Comunicar. La informacin institucional debe fluir anivel descendente, ascendente y transversal para as llegar a los diferentes gruposde inters mediante mensajes claros, precisos y concisos.

5.4 La comunicacin organizacional en la UFPSLa Universidad Francisco de Paula Santander durante sus primeros 46 aos halogrado posicionarse dentro de la regin y el pas, como una institucin pblicacomprometida con la comunidad nortesantandereana. Es por ello que da a dapresenta un crecimiento progresivo, puesto que voluntariamente decidisometerse a la Acreditacin en Alta Calidad de Programas Acadmicos y a nivelInstitucional.

De esta manera la UFPS viene trabajando sobre lineamientos de calidad exigidospor el Estado Colombiano, como son la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin

Pblica y el Modelo Estndar de Control Interno. Todo ello, en la bsqueda de lacalidad, excelencia y mejoramiento de los procesos internos de la Institucin.

5.5 Marco general

Los usuarios del servicio. Se denomina usuario a todo ciudadano que acuda a laUniversidad para obtener alguna informacin o servicio.

5 Ibid.


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Los clientes de la Universidad se clasifican en:

Clientes Internos. Funcionarios docentes y administrativos, contratistas.Clientes Externos. Estudiantes, proveedores y sector productivo.

5.6 Procesos ejecutores del Plan

Direccionamiento EstratgicoGestin de Comunicaciones y Relaciones Externas

5.7 Visin compartida del Plan

El presente plan, deber ser analizado por los directivos y funcionarios de lainstitucin, en el marco de la concertacin y el trabajo en equipo.

5.8 Lneas de accin del plan y objetivos estratgicos

LINEA 1.PENSAMIENTO ESTRATGICO

Formar permanentemente a los altos directivos y Comunicadores Socialesen planeacin y direccionamiento estratgico.

Promover desde el proceso de Gestin de Comunicacin y RelacionesExternas el apoyo generalizado en aspectos comunicativos a todos losprocesos de la Institucin.

Apoyar la creacin de estrategias comunicativas para todos los procesos,dado que la comunicacin es transversal a toda la Institucin

LINEA 2.IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Reconocer la importancia del Director de Comunicaciones en la UniversidadFrancisco de Paula Santander para la definicin, impulso y conduccin dela comunicacin organizacional en la UFPS.

Formular y adoptar polticas de Comunicacin Organizacional clarasmediante lineamientos y directrices.

Disear el Plan General de Comunicacin.


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LNEA 3.FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

Mediante el fortalecimiento del trabajo en equipo, programar y ejecutar jornadas estratgicas de sensibilizacin al interior de la Institucin.

Sensibilizar a travs de los diferentes medios de comunicacin sobre laidentidad corporativa de la UFPS.

LINEA 4.FUENTES, FLUJO Y CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN

Identificar claramente las fuentes y el flujo de informacin para el apoyo delos procesos comunicativos.

Capacitar a los funcionarios en la clasificacin de la informacin que se va acomunicar entre los diferentes procesos de la Institucin.

5.9 Articulacin con el Plan de Desarrollo Fortalecimiento Acadmico 2005 2012.

El presente Plan Estratgico se encuentra articulado con el Plan de Desarrollo dela Institucin. (Ver Cuadro 1).


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Cuadro 1. Articulacin del Plan Estratgico de Comunicacin Organizacional 2009- 2010 con el Plan de Desarrollo Fortalecimiento Acadmico 2005 2012.


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Continuacin Cuadro 1.


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6. Documentos de Referencia

Plan de Desarrollo Fortalecimiento Acadmico 2005 2012.

7. Historial de modificaciones

Aqu se citan los cambios que ha tenido el documento por la actualizacin de suversin, en el siguiente cuadro:

CONTROL DE CAMBIOSVERSION FECHA DESCRIPCI N DEL

CAMBIORESPONSABLEAPROBACIN

8. Control de registros

Aqu se encuentra la informacin base de los registros que pertenecen aldocumento y asean internos o externos, se relacionan los registros que genera undocumento y se identifica su control de la siguiente forma:

Cdigo Nombre Responsable Almacenamiento AccesoTiempo

deRetencin

DisposicinFinal

9. Anexos

Ninguno.

Documents

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