PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR …...PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR CONCEJO DE MEDELLÍN LEONOR GAVIRIA BEDOYA SECRETARIA GENERAL NANCY ESTELLA VELÁSQUEZ PARRA LÍDER PROGRAMA

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

PINAR

CONCEJO DE MEDELLÍN

LEONOR GAVIRIA BEDOYA

SECRETARIA GENERAL

NANCY ESTELLA VELÁSQUEZ PARRA

LÍDER PROGRAMA

UNIDAD DE INFORMÁTICA

LINA DEL SOCORRO MESA BURITICÁ

TÉCNICA ADMINISTRATIVA - ARCHIVO CENTRAL

MEDELLÍN – ANTIOQUIA

DICIEMBRE DE 2017

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3

1. GLOSARIO .............................................................................................................. 5

2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PINAR ................................... 8

3. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL .................................................... 9

4. IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL ...................................................... 16

4.1. Aspectos Administrativos .......................................................................................... 16

4.2. Aspectos Técnicos ...................................................................................................... 19

4.5. Aspectos de infraestructura ...................................................................................... 23

4.4. Aspectos Tecnológicos .............................................................................................. 24

5. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS .................................................... 25

6. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES ........ 26

7. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR ................................................................... 27

8. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ........................................................................ 28

9. IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS ................................................................... 28

10. MAPA DE RUTA ................................................................................................ 44

11. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ......................................... 45

12. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN ..................................................................... 48

13. ANEXOS ............................................................................................................. 48

14. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 48

INTRODUCCIÓN El Concejo de Medellín, como ente descentralizado de orden municipal debe

acogerse a lo establecido en la normatividad archivística colombiana que busca

garantizar entre otras cosas, el acceso oportuno a la información pública por parte

de los ciudadanos, los funcionarios y contratistas de la misma entidad.

Esta normatividad contempla la elaboración e implementación de instrumentos

archivísticos en materia de gestión documental y administración de archivos,

priorizando aquellas necesidades que deberán atenderse oportunamente, para

minimizar el riesgo de pérdida de información y optimizar los recursos necesarios

para organizar y preservar documentos que garantice el acceso a la información.

En el Decreto 1080 de 2015 expedido por el Ministerio de Cultura de Colombia,

específicamente en el Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión

documental, establece que las entidades públicas, obligatoriamente, desarrollarán la

gestión documental a partir de los siguientes:

a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

b) La Tabla de Retención Documental (TRD).

c) El Programa de Gestión Documental (PGD).

d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

e) El Inventario Documental.

f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.

h) Los mapas de procesos, flujos documentales y descripción las funciones de las

unidades administrativas la entidad.

i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento categorías adecuadas de

derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Administrativamente, el primer documento que se construye es el PINAR, toda vez

que a partir de su diseño se logran identificar las necesidades cuya atención debe

priorizarse y la forma más conveniente de satisfacerlas, teniendo en cuenta los

recursos humanos, administrativos, de infraestructura, tecnológicos y económicos

con los que cuenta el Concejo de Medellín para su gestión documental.

Por su parte, la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) en su artículo 35 indica

las sanciones a que hubiere lugar en caso de incumplimiento de la misma o sus

normas reglamentarias.

Es por ello, que el Concejo de Medellín suscribió el Contrato Nº 4600072084 de

2017 el pasado mes de septiembre, con la Escuela Interamericana de

Bibliotecología de la Universidad de Antioquia, para que esta a través de un proceso

de asesoría y consultoría, guiara la elaboración del presente documento.

En el PINAR, se describe la situación actual del Concejo de Medellín y los aspectos

críticos en materia de gestión documental y administración de archivos que

requieren atención prioritaria, indicando los proyectos que deberán ejecutarse para

ello, asociándolos con los programas del Plan de Estratégico 2016-2019 de la

entidad.

1. GLOSARIO

Administración de archivos1: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a

la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,

financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Acceso a la información2: Comprende aspectos como la transparencia, la

participación y el servicio al ciudadano y la organización documental.

Archivo3: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o

privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para

servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a

los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la

institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la

investigación y la cultura.

Archivo central4: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una

vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Aspecto crítico5: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística

que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.

Aspectos tecnológicos y de seguridad6: Abarca aspectos como la seguridad de la

información y la infraestructura tecnológica.

Conservación digital7: Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o

retardar el deterioro del soporte de obras digitales con objeto de tenerlas

permanentemente en condiciones de usabilidad, así como la estabilización

tecnológica, la reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales para

garantizar la trascendencia de los contenidos.

Depósito de archivo8: Local especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

1 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 2 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 3 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de .. 4 Ibídem. 5 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 6 Ibídem. 7 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 8 Ibídem.

Documento de archivo9: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones

Documento electrónico de archivo10: Registro de la información generada,

recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en

estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón

de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos

archivísticos

Ejes articuladores11: Se basa en los principios de la función archivística dados en el

artículo 4 de la ley 594 de 2000. Éste es un campo fijo y se estructura de la siguiente

forma: administración de archivos, acceso a la información, preservación de la

información, aspectos tecnológicos y de seguridad, y fortalecimiento y articulación.

Fortalecimiento y articulación12: Involucra aspectos como la armonización de la

gestión documental con otros modelos de gestión.

Función archivística13: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su

eliminación o conservación permanente.

Gestión documental14: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida

y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de

facilitar su utilización y conservación.

Instrumentos archivísticos15: Herramientas con propósitos específicos, que tienen

por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la

gestión documental.

Plan16: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

Plan Estratégico Institucional17: Instrumento que organiza y orienta

estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para

alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.

9 Ibídem. 10 Ibídem. 11 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 12 Ibídem. 13 Ibídem. 14 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 15 Ibídem. 16 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 17 Ibídem.

Plan de Acción Anual18: Es la programación anual de las actividades, proyectos y

recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad,

articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.

Preservación a largo plazo19: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y

estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad

física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del

objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o

almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico

(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y

formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.

Preservación de la información20: Incluye aspectos como la conservación y el

almacenamiento de información.

Programa de Gestión Documental21: Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el

objeto de facilitar su utilización y conservación

Procesos técnicos de la gestión documental22: son aquellos que contemplan todo

el ciclo vital de los documentos, para el caso de Colombia se cuenta con los

siguientes: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Preservación a

Largo Plazo, Valoración, Disposición Final y Transferencias de documentos.

Riesgo23: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los

objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y

consecuencia.

Seguridad de la información24: Los sistemas de gestión documental deben

mantener la información administrativa en un entorno seguro. Preservación de la

confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información; además, puede

involucrar otras propiedades tales como: autenticidad, trazabilidad (Accountability),

no repudio y fiabilidad.

18 Ibídem. 19 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 20 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 21 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 22 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 23 Ibídem. 24 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de .

Tabla de retención documental25: Listado de series, con sus correspondientes

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa

del ciclo vital de los documentos

Valores secundarios26: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su

importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo

2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PINAR

Para la elaboración de este documento, se implementaron diferentes técnicas de

recolección de la información, con el fin de ser precisos y de obtener información

completa y suficiente, que sirviera de insumo para las etapas posteriores de

formulación del PINAR.

Análisis documental

Se tomaron en cuenta los siguientes documentos:

Organigrama institucional

Mapa de procesos

Visión

Misión

Acuerdo 69 de 2013, Reglamento Interno del Concejo de Medellín

Acuerdo 08 de 2015, Manual de funciones y competencia laborales del

Concejo de Medellín

Acuerdo 25 de 2007 modificado por Acuerdo 17 de 2010 del Concejo de

Medellín, sobre obligatoriedad de la implementación del sistema de

Gestión de la Calidad.

Manual de Gestión Documental

Manual de políticas usos y administración de recursos tecnológicos

Manual del Sistema de Gestión Corporativo

Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

Plan Estratégico Corporativo Concejo de Medellín 2016-2019

Procedimiento P-GEC 005 sobre atención PQRSF

Programa de Gestión Documental

Protocolo de atención incluyente (D-GEC-004)

Manual de Gestión Documental

Resolución SG 2013-214, conformación del Comité Interno de Archivo del


Tablas de Retención Documental

Tablas de Valoración Documental

25 Ibídem. 26 Ibídem.

Observación

Mediante revisión al depósito de archivo y a las diferentes unidades visitadas, se

obtuvo información relacionada con la producción documental, la gestión y trámite, el

volumen documental en custodia y la preservación.

Entrevistas

A través de reuniones con la líder de la Unidad Informática, área a la que se

encuentra adscrita el Archivo, se recogió la información que no estaba disponible ni

publicada, o que requería aclaración.

También, mediante visitas a las oficinas productoras de documentos, se obtuvo

información sobre cada unidad para identificar su situación actual.

Finalmente, a través los servidores del archivo se recogió la información adicional

requerida.

Con toda esta información se diligenció el diagnóstico integral de archivo, insumo

base para la elaboración del PINAR

3. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

Breve reseña histórica

La Fundación de Medellín

El 20 de marzo de 1671 el gobernante de la Provincia de Antioquia, Francisco de

Montoya y Salazar, decretó la fundación de la Villa en el sitio de Aná, considerado el

más adecuado, porque allí estaban asentadas más de treinta mil familias de

españoles y otras de mulatos y mestizos. El 29 de marzo de ese mismo año se

reunió el primer cabildo de Aburrá, en el que se escogió como iglesia parroquial la

de La Candelaria, la cual desde ese entonces llegó a ostentar la calidad de patrona

formal de la Villa y símbolo de la comunidad.

El 14 de octubre de 1675 se recibió la real cédula de fundación y decretó que se

efectuara la matrícula de todas las personas que había en el Valle, contabilizándolas

por familias, tres mil quinientos habitantes en total. Se fijó por jurisdicción de la Villa

todo el Valle de Aburrá, desde el nacimiento del río Porce, desde las cumbres de

San Miguel hasta la confluencia del Riogrande con el río Medellín.27

Los Concejos Municipales tienen sus antecedentes históricos en los Cabildos de la

España colonial, siendo el órgano básico de administración municipal para la época.

27 Concejo de Medellín:

http://www.concejodemedellin.gov.co/concejo/concejo/index.php?sub_cat=2499#.WfomoLUrUdU

El Primer cabildo de Nuestra Señora de La Candelaria se realizó el 6 de noviembre

de 1675.

Con la Constitución de 1886 se crearon como tal los concejos municipales y se abrió

la posibilidad de que los cabildantes fueran elegidos popularmente (Acto legislativo

02 de 1908). La Constitución de 1991 incrementó y fortaleció el papel de los

Concejos Municipales, definiéndolos como una Corporación Político-Administrativa,

y encargándole el ejercicio del Control Político sobre la administración municipal.28.

Misión29

El Concejo de Medellín es una corporación administrativa de elección popular que

cumple las funciones que le señalan la Constitución Política y la ley, garantizando

mecanismos para el debate democrático y participativo, actuando como

interlocutora, vocera y representante de la comunidad en el trámite de proyectos de

acuerdo municipal y el ejercicio de control político.

Visión

El Concejo de Medellín logrará un mayor reconocimiento en la comunidad local,

regional y nacional, destacándose por su eficiencia administrativa en el manejo y uso

de los recursos disponibles con responsabilidad ambiental y, por la implementación

de mecanismos efectivos para poner a disposición la información corporativa y la

generación de espacios de participación para acercar al ciudadano, soportado en el

sistema de gestión corporativo.

Valores Institucionales

Honestidad: Actuamos con transparencia, rectitud, honradez y veracidad en

todos y cada uno de nuestros actos, de acuerdo con las reglas y los valores

aceptados por la sociedad.

Responsabilidad: Reconocemos y aceptamos las consecuencias de las

decisiones tomadas libremente.

Respeto: Reconocemos los derechos de las otras personas, valorando sus

cualidades y el medio que los rodea. Es un valor esencial para la convivencia

social y la paz.

Solidaridad: Actuamos en unión, sintiendo como propias las causas, intereses

y responsabilidades compartidas de los demás, asumiendo y compartiendo

beneficios y riesgos.

28 Federación Nacional de Concejos Fenacon https://sites.google.com/site/fenaconcolombia/concejos 29 Manual Sistema de Gestión Corporativo

Principios Institucionales:

Igualdad: Reconocemos que todos los seres humanos son iguales ante la

Ley, principio esencial de la democracia.

Moralidad: Actuamos de manera justa, aplicando las normas que regulan las

relaciones de las personas o grupos de personas, por constituir parte del todo

social.

Eficacia: Actuamos en procura de la consecución de los objetivos, metas y

estándares orientados a la satisfacción de las necesidades y expectativas del

ciudadano, enmarcados en nuestros planes institucionales.

Economía: Utilizamos racionalmente los recursos públicos.

Celeridad: Actuamos de manera oportuna y optimizamos los procesos y

procedimientos institucionales.

Imparcialidad: Tomamos decisiones atendiendo a criterios objetivos, sin

influencias de sesgos, prejuicios o tratos diferenciados por razones

inapropiadas.

Publicidad: Entregamos información veraz y oportuna, en los términos de ley.

Objetivos Institucionales

Más y mejores servicios que promueven la innovación la eficacia del sistema

de gestión Integral.

Reconocimiento social y gestión financiera eficiente, eficaz y económica.

Satisfacción de expectativas de los usuarios y partes interesadas.

Hacer gestión de conocimiento que sustente la labor constitucional y legal del

Concejo.

Modernizar estructura organizacional.

Consolidar capacidades.

Cumplir los requerimientos y contribuir a la satisfacción de las expectativas de

los entes públicos y privados, receptores de los servicios y la acción pública

del Concejo.

Fortalecer la infraestructura tecnológica.

Más y mejores servicios que promuevan la innovación, la eficiencia, la eficacia

del sistema de gestión Integral.

Funciones del Concejo de Medellín30

1. Reglamentar las funciones y la eficiente prestación de los servicios a cargo del

Municipio.

2. Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo económico y

social de obras públicas (Ley 152 de 1994).

30 Acuerdo 69 de 2013 del Concejo de Medellín.

3. Autorizar al Alcalde para celebrar contratos y ejercer protémpore precisas

funciones de las que corresponden al Concejo. La autorización al Alcalde para

ejercer pro-témpore precisas funciones de las que corresponden al Concejo será

hasta por seis (6) meses no prorrogables. (Artículo 29 de la Ley 1551 de 2012 que

modifica el artículo 91 de la Ley 136 de 1994, literal d, numeral 4).

4. Votar de conformidad a la Constitución y la Ley los tributos y los gastos locales.

5. Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto

de rentas y gastos. (Decreto Ley 111 de 1996).

6. Determinar la estructura de la Administración Municipal y las funciones de sus

dependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas

categorías de empleos; crear, por iniciativa del Alcalde, establecimientos públicos y

empresas industriales o comerciales y autorizar la constitución de sociedades de

economía mixta.

7. Reglamentar los usos del suelo y, dentro de los límites que fije la ley, vigilar y

controlar las actividades relacionadas con la construcción y enajenación de

inmuebles destinados a vivienda. (Leyes 9 de 1989, 152 de 1994, 388 de 1997,

artículo 313 numeral 7 de la Constitución Política Colombiana y artículo 187 de la

Ley 136 de 1994).

8. Elegir Personero para el período que fije la ley y los demás funcionarios que ésta

determine. (Ley 136 de 1994 artículos 158 y 170, modificado por el 35 de la Ley

1551 de 2012).

9. Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del

patrimonio ecológico y cultural del Municipio. (Leyes 9 de 1989, 152 de 1994, 388 de

1997 y 99 de 1993).

10. Citar y requerir a los secretarios del despacho del alcalde para que concurran a

las sesiones. (Artículo 6 Acto Legislativo 1 de 2007, Ley 136 de 1994 artículo 88).

11. Proponer y decidir la moción de censura en los términos establecidos en la

Constitución y en este Reglamento. (Acto Legislativo 1 de 2007 artículo 6).

12. El 30 por ciento de los concejales del país podrán presentar proyectos de ley

(Constitución Política artículo 155).

13. El 20 por ciento de los concejales del país podrán presentar proyectos de

reforma constitucional (Constitución Política artículo 272).

14. Organizar la respectiva Contraloría como entidad técnica, dotada de autonomía

administrativa y presupuestal. (Constitución Política artículo 272).

15. Elegir Contralor para período igual al del Alcalde. (Constitución Política artículo

272).

16. Ejercer la delegación que le haga la Asamblea Departamental en los casos que

señale la Ley (Constitución Política artículo 301).

17. Dividir sus municipios en comunas cuando se trate de áreas urbanas, y en

corregimientos en el caso de las zonas rurales. (Constitución Política artículo 318,

Ley 136 de 1994 artículo 117 y Ley 388 de 1997).

18. Delegar la toma de decisiones en asuntos de su competencia en las Juntas

Administradoras Locales (Constitución Política artículo 318, numeral 5).

19. Protocolizar, junto con el Alcalde, la conformación del área metropolitana a la

cual se integre el municipio y definirle sus atribuciones, financiación y autoridades de

acuerdo con la Ley de Ordenamiento Territorial. (Constitución Política artículo 319).

20. Determinar el porcentaje de los ingresos corrientes del Municipio que éste

aportará a la provincia de la cual vaya a ser parte. (Constitución Política artículo

321).

21. Ejercer las competencias en materia tributaria en los términos del artículo 338 de

la Constitución Política.

22. Adoptar y modificar la estructura administra del Concejo, fijar las funciones de

sus dependencias y las escalas de remuneración correspondientes a las distintas

categorías de empleo (numeral 6o artículo 313 de C.P.).

23. Las demás que la Constitución Política le asigne.

Estructura orgánica

Según el Acuerdo 08 de 2015, “Por el cual se deroga el Acuerdo Municipal 19 de

2006, Acuerdo Municipal 43 de 1995, Acuerdo Municipal 36 de 1996, se adecúa la

denominación de los niveles y empleos de la planta de personal del Concejo de

Medellín, se ajusta el manual de funciones y competencias laborales, así como el

sistema de nomenclatura y clasificación general de empleos” la estructura

organizacional se encuentra encabezada por la Secretaría General, seguida por las

dependencias de primer nivel: Oficina de Control Interno, Subsecretaría de

despacho, Unidad de Informática, Unidad de Servicios Generales y la Unidad de

Comunicaciones y Relaciones Corporativas, tal como se muestra en el gráfico 1.

Gráfico 1. Organigrama Área Administrativa.31

Mapa de procesos

Cuenta con un mapa de procesos compuesto por cinco (5) macro procesos:

Estratégico, Transversales, Apoyo y Misional, conformados por 9 procesos, como se

puede detallar en el siguiente gráfico 2.

31 Concejo de Medellín.

http://www.concejodemedellin.gov.co/concejo/concejo/index.php?sub_cat=2593#.WdZ9wFKpUdU

Gráfico 2. Mapa de Procesos.32

Política de Calidad - Sistema de Gestión Corporativo

“El Concejo de Medellín en cumplimiento de sus funciones constitucionales y

legales, gestiona sus procesos de manera oportuna y transparente, ajustados al

marco legal y al mejoramiento continuo. Para lograrlo, contamos con un talento

humano competente y comprometido con su salud y seguridad, que nos permite

prevenir lesiones y enfermedades laborales, en el marco de nuestra decisión de

cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,

de nuestro país”.

32 Programa Sistema de Gestión Corporativo. Acuerdo del Concejo de Medellín No. 25 de 2007 modificado por Acuerdo 17 de 2010, sobre obligatoriedad de la implementación del sistema de Gestión de la Calidad. Fuente: Aplicativo Isolución de la Intranet http://www.concejodemedellin.gov.co

Objetivos de calidad

Para el Concejo de Medellín, los objetivos que la NTCGP1000 denomina

“objetivos de calidad” se han asimilado a los objetivos estratégicos que son

los siguientes:

Generar acuerdos de colaboración con la administración central.

Aportar valor al desarrollo institucional a través de la

implementación de esquemas de TI.

Revisar, ajustar, construir y adoptar los instrumentos archivísticos

para la gestión documental.

Identificar y articular los instrumentos disponibles para generar el

conocimiento ante los cambios normativos.

Rediseñar los mecanismos de comunicación para mejorar la

interacción de la comunidad con el Concejo de Medellín.

Adoptar al SGC el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo (SGSST)

Fortalecer la presencia institucional del Observatorio de Políticas

Públicas del Concejo de Medellín.

Diseñar e implementar un sistema de gestión de la información para

el control político.

Ejecutar la integración de Sistema de Información Misional (SIMI)

Crear un instrumento que permita conocer los cambios normativos,

analizar sus implicaciones y aplicarlos.

Diseñar un canal convergente cualificado para gestionar y

administrar la información interna corporativa.

Desarrollar mecanismos para que los generadores de información

en los procesos corporativos dispongan la información de manera

responsable y oportuna.

4. IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL

La información detallada encontrada en cada uno está registrada en el Diagnóstico

Integral de Archivos realizado para el proceso de elaboración del PINAR (Ver anexo

1)

4.1. Aspectos Administrativos

El Concejo de Medellín cuenta con un sistema de archivos descentralizado

con control central, es decir, existe un Archivo Central, adscrito a la Unidad

de Informática, desde donde se establecen y difunden las políticas

archivísticas a toda la entidad, al igual que se reciben las transferencias

primarias realizadas desde los diferentes archivos de gestión, quienes

aplican los lineamientos establecidos, no obstante, la Unidad de

Correspondencia hace parte de la Unidad de Servicios Generales.

El Concejo de Medellín tiene implementado un Sistema de Gestión de la

Calidad, reglamentado por el Acuerdo Municipal 25 de 2007. Como

requerimiento de este sistema se elaboró el Mapa de Procesos, uno de los

instrumentos archivísticos contemplados en el Decreto 1080 de 2015 del

Ministerio de Cultura.

El proceso asociado a la gestión documental se define como Gestión de la

Información, y hace parte del proceso de apoyo, como se evidencia en el

mapa de procesos de la entidad.

En el mapa de riesgos anticorrupción, se registra la comunicación interna y

externa no eficaz y la no utilización de herramientas tecnológicas de

comunicación.

La entidad no cuenta con un presupuesto definido para el archivo, debido a

que su presupuesto depende de la asignación que le dé la Alcaldía de

Medellín.

El Concejo de Medellín no cuenta con todos los instrumentos archivísticos

para la gestión documental, específicamente en lo establecido en el Artículo

2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015; por ello, suscribió el contrato

Interadministrativo 4600072084 de 2017 con la Escuela Interamericana de

Bibliotecología de la Universidad de Antioquia, en el que se encuentra en

proceso de elaboración el Plan Institucional de Archivo (PINAR).

Otros instrumentos, como el Modelo de Requisitos (MOREQ), los bancos

terminológicos de series y subseries y las tablas de control de acceso no han

sido elaborados.

Las Tablas de Retención Documental (TRD), el Programa de Gestión

Documental (PGD) y el Manual de Gestión Documental deben ser

actualizados a la normatividad de los últimos 5 años e incluyendo el

tratamiento de documentos generados en medios electrónicos.

El Concejo de Medellín cuenta con un comité de archivo, creado mediante

Resolución SG 2013-214 de la Secretaría General, conformado de la

siguiente manera:

INTEGRANTES DEL COMITÉ

Secretario General o su delegado X

Subsecretario de Despacho X

Funcionario de nivel directivo de la dependencia a la que pertenece el

archivo (No es directivo, sino líder de programa)

X

Jefe responsable del Archivo X

(No es jefe, sino Técnico administrativo) X

Jefe de la Oficina Jurídica X

De acuerdo con los instrumentos de acceso a la información mencionados en

la Ley 1712 de 2015, reglamentado parcialmente por el Decreto 103 de 2015

de la Presidencia de la República; la entidad solo cuenta con el PGD, que

debe ser actualizado. Por lo tanto, se debe garantizar la elaboración de los

instrumentos faltantes y su debida implementación e integración con los

sistemas institucionales, así como su publicación.

En el perfil de los cargos para el archivo no se especifica el requerimiento de

estudio en gestión documental o archivística. Las personas que tienen estos

cargos no cuentan con formación superior en este campo; sin embargo, a

través del Contrato Interadministrativo 4600072084 de 2017 con la Escuela

Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia, se les está

brindando capacitación.

CARGO/

DENOMINACIÓN

FUNCIÓN ESPECÍFICA

DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

PERFIL

Técnico administrativo Coordinación del archivo Título de Técnico profesional o

tecnólogo en disciplina académica

del Núcleo Básico del Conocimiento

en:

Administración.

Auxiliar administrativa Administración del

Software Orfeo

Experiencia: Seis (6) meses de

experiencia relacionada o un (1)

año de experiencia Laboral.

Auxiliar administrativa

Atención de consultas Título de bachiller en cualquier

modalidad 24 meses de experiencia

laboral o un (1) año de experiencia

relacionada con las funciones del

cargo.

Técnico administrativo Unidad de

correspondencia

Título de Técnico profesional o

tecnólogo en disciplina académica

del Núcleo Básico del Conocimiento

en: Administración.

Auxiliar administrativo Unidad de

correspondencia

Título de bachiller en cualquier

modalidad, Licencia para conducir

moto y licencia de conducción C1

para vehículo de servicio público.


correspondencia






correspondencia





CARGO/

DENOMINACIÓN

FUNCIÓN ESPECÍFICA

DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

PERFIL


correspondencia





Adicionalmente, en el archivo se cuenta con apoyo de dos contratistas, una de los

cuales sí tiene formación tecnológica en archivística.

La entidad cuenta con un Plan Anticorrupción, en el cual se contemplan los

siguientes componentes, vitales para la gestión documental:

o Consulta y divulgación

o Estrategia antitrámites

o Atención al ciudadano

Entre los servicios que prestan el archivo y la unidad de correspondencia se

encuentran: préstamo de documentos, asesorías a usuarios internos para

organización de archivos, transferencia y uso del aplicativo ORFEO,

radicación y distribución de documentos, reproducción a través de fotocopias

prestado por un proveedor externo, consulta de documentos telefónica,

presencial y en línea mediante SIPA e Isolucion.

4.2. Aspectos Técnicos Se describen a continuación los aspectos más relevantes relacionados con cada

proceso técnico.

Planeación

El Concejo de Medellín cuenta con un Programa de Gestión Documental

(parcialmente implementado) y un Manual de Gestión Documental, así como

Tablas de Retención; instrumentos que permiten regular y normalizar la

gestión documental. Sin embargo, deben ser actualizados para que estén

acordes con la situación actual institucional y con la normatividad archivística.

Todavía no se ha elaborado el Registro de Activos de Información, así como

el Esquema de Publicación. Tampoco se cuenta con el Modelo de Requisitos

para los documentos electrónicos.

Las directrices para la creación y diseño de documentos se encuentran

establecidas en el Manual de Gestión Documental, numeral 1.1

Producción

Debido a la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), ya

se encuentran normalizados los procedimientos para creación de documentos

y establecimiento de formatos, tantos físicos como digitales, mediante el

numeral 3 - Requisitos de la información documentada y a través del Manual

de Gestión Documental numerales 1.1, 1.4 y 2. Isolucion es la herramienta

donde se publican todos los documentos y formatos aprobados por el SGC.

También se tienen control de la numeración de actos administrativos. Sin

embargo, no se cuenta con políticas para la conservación de documentos

electrónicos enviados o recibidos a través de correo electrónico.

Las directrices que definen la estructura de los documentos y sus condiciones

diplomáticas se encuentran establecidas en el Manual de Gestión

Documental, numerales 1.1 y 2.

Gestión y trámite

El Concejo de Medellín cuenta con Unidad de Correspondencia, que se

encuentra ubicada en el primer piso del edificio. Su horario de atención es:

Lunes a jueves: 7:30 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m.

viernes de 8:00 a.m. a 12:30 p.m. y de 1:00 p.m. a 3:30 p.m.

Para solicitudes no presenciales, se tiene dispuesto el siguiente correo

electrónico: [email protected]

La radicación se realiza a través del software Orfeo, el cual tiene aún

problemas de aplicación por parte de los usuarios. Aunque es un aplicativo

amigable, todavía no es de total comprensión para los usuarios, quienes no

manejan todos los recursos de manera adecuada, generando problemas en la

radicación.

Se cuenta con un instructivo para la atención de Peticiones, Quejas y

Reclamos (P-GEC-005) y en el Manual de Gestión Documental, numerales

1.2 y 1.3, se normaliza la recepción, despacho y distribución de documentos.

Todavía no se cuenta con políticas claras sobre el uso y la conservación de

los correos electrónicos, y no se realiza copia de seguridad de dicha

información.

Con respecto a la consulta, se reglamenta en el Manual de gestión

documental, numeral 8, todas las actividades tendientes a la atención de

consultas internas y externas, horarios de atención y requisitos.

Organización

Mediante las Tablas de Retención Documental se realiza la Clasificación y

ordenación. En el numeral 4 del Manual de Gestión Documental se dan las

directrices para este proceso.

Con respecto a la información que se conserva en el archivo central, está

pendiente la verificación de la aplicación de la Tabla de Valoración

Documental elaborada en el 2013. Allí se conservan todavía algunas

unidades documentales sin organizar.

En el Manual de Gestión Documental se encuentra registrado un

procedimiento para intervenir las unidades documentales de Actas de

Comisión, una vez han sido transferidas al archivo central.

La información que reposa en el Archivo Central no cuenta con un inventario

documental que permita su recuperación oportuna, toda vez que solo se

conservan aquellos correspondientes a las transferencias primarias, los

cuales carecen de ubicación topográfica.

Transferencia

Anualmente se expide el calendario de transferencias, aprobado por el

Comité Interno de Archivo.

Aunque hay documentación pendiente para transferencia secundaria (254

tomos), esta tarea no se ha realizado ya que en el Archivo Histórico de

Medellín no se cuenta con el espacio requerido.

El Manual de Gestión Documental reglamenta en el numeral 7 el

procedimiento para transferencias primarias, pero no para transferencias

secundarias.

Disposición de documentos

La entidad cuenta con Tablas de Retención Documental y Tablas de

Valoración Documental, donde se indica la disposición final de los

documentos. Sin embargo, las TVD elaboradas en el año 2011 y corregidas

en 2013 para documentos de 1995-2009, fueron aplicadas en el año 2012 y

en adelante no se ha realizado anualmente dicho proceso.

Se cuenta con un procedimiento documentado para la eliminación

documental, registrado en Manual de Gestión Documental, numeral 6.

No se diligencia el Formato Único de Inventario Documental para la

eliminación. En su lugar se registran las series con sus fechas y volumen

en los formatos de autorización y acta de eliminación.

No se publican las actas de documentos a eliminar según lo establece el

artículo 15 del Acuerdo 04 de 2013 del Archivo General de la Nación.

Preservación a largo plazo

La entidad en el año 2017 ha elaborado una Guía de para la Conservación de

Documentos y un Manual para el Sistema Integrado de Conservación que

permita implementar planes y programas con medidas preventivas,

correctivas y de control con el fin de evitar pérdidas o daños en los

documentos a futuro o para mitigar el deterioro actual, este se encuentra

pendiente de revisión y aprobación por parte del Comité Interno de Archivo.

Para los documentos de conservación total, como Actas de plenaria y

Proyectos de Acuerdo se utilizan carpetas desacidificadas, y los documentos

en ningún momento son perforados.

Las Actas de las Comisiones Accidentales se generan en audios que se

envían al archivo central en CD y que tienen respaldo en los servidores del

Concejo.

No existe un plan de emergencia institucional ni uno para el archivo, donde se

contemplen procedimientos para la recuperación o el tratamiento de

documentos en caso de siniestros o desastres.

Los extintores con que cuenta el archivo no son los adecuados para esta

unidad.

Los documentos más antiguos todavía tienen con material metálico y algunos

no se encuentran en unidades de conservación adecuadas. No están

almacenados en carpetas o legajos dentro de las cajas.

Las fotografías no tienen el tratamiento adecuado y están en riesgo de

deterioro porque se encuentran adheridas con pegante a cartulinas.

También, algunas se pegan entre sí, ni están descritas en su totalidad.

Hay riesgo de deterioro en la Unidad de Comunicaciones por un archivador

que se encuentra pegado a la pared donde hay humedad y en la

Subsecretaría por una gotera que cae del aire acondicionado cerca del

archivador.

Los procedimientos para la conservación documental se encuentran

registrados en el numeral 10 del Manual de Gestión Documental.

Valoración

La entidad cuenta con Tablas de Retención Documental y Tablas de

Valoración Documental convalidadas por el Consejo Departamental de

Archivos. Las TVD fueron elaboradas en el año 2011 y corregidas en 2013

para documentos de 1995-2009, se aplicaron por última vez en el año 2012 y

en adelante no se ha realizado anualmente dicho proceso. Esta aplicación de

TVD incluyó solo eliminación ya que la transferencia no fue posible debido a

que el Archivo Histórico de Medellín no cuenta con el espacio suficiente para

recibir dicha transferencia.

Las Tablas de Retención Documental se encuentran en proceso de

actualización, debido a cambios normativos que afectan las funciones, lo que

ha originado nueva producción documental. Actualmente se ha avanzado

hasta la aplicación de encuestas a algunas oficinas productoras.

En el numeral 3 del Manual de Gestión Documental, se encuentran

registradas las instrucciones para la elaboración y actualización de TRD.

4.5. Aspectos de infraestructura

El archivo central se encuentra ubicado en el primer piso del Concejo de Medellín,

edificio que data de 1987 y que se encuentra en riesgo de atentados por ser la zona

administrativa municipal.

El área de depósito que está en el mismo lugar del área administrativa y de consulta,

es un espacio que hace parte también del edificio de la Alcaldía de Medellín. Ya se

tienen acciones adelantadas para realizar la separación de estas áreas, para lo cual

se ha solicitado concepto a los restauradores del Archivo Histórico de Medellín.

El aire acondicionado del archivo no es de control de los servidores del Concejo,

sino que se maneja desde el edificio de la Alcaldía, por lo que su funcionamiento no

es adecuado para los documentos, los cuales requieren de medidas estables.

Se realizó una adecuación para la separación de la iluminación en el archivo, de

manera que el depósito pueda permanecer en penumbra y solo se encienda cuando

haya personas dentro, y se tiene control en el área administrativa y de consulta para

que permanezca iluminada cuando lo requieran.

Las estanterías son metálicas, fijas y rodantes, y no cuentan con las signaturas

topográficas adecuadas para acceder a la información (se deben actualizar de

acuerdo a la disposición en el depósito y a la información que contienen).

4.4. Aspectos Tecnológicos

El Concejo de Medellín no cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo - SGDEA ni con el Modelo de Requisitos - Moreq, y no

cuenta con políticas relacionadas con la preservación a largo plazo de los

documentos electrónicos de archivo.

Sí se realizan copias de seguridad completas de la información, con periodicidad

semanal y mensual.

Sistemas de información

El concejo de Medellín cuenta con los siguientes aplicativos para la gestión de la

información:

Sistema de

información

Descripción general Motor de

base de

datos

Sistema

operativo

Áreas

usuarias

SIPA

Sistema de información

para el trámite de

Proyectos de Acuerdo.

MySQL

PHP

Todas

ISOLUCION


para el sistema de calidad

y SGSST

SQL express

Windows

server 2016

estándar

Todas

ORFEO


para la gestión

documental.

MySQL

PHP

Todas

SIPA es de acceso libre y se puede consultar a través del sitio web de la entidad: ,

en la pestaña Proyectos y Acuerdos. Isolucion y Orfeo son aplicativos de uso

interno.

Hardware

En la entidad se cuenta con computadores de las siguientes características:

MODELO DISCO

DURO

MEMORIA PROCESADOR FECHA DE

COMPRA

Dell Vostro 320 500 Giga 4 GB Core Duro 2,9 Gh Octubre/2010

Lenovo ThinkCent

M72Z

500 Giga 4 GB Inter Core i5, 2.9 G Julio-Agos 2013

Lenovo ThinkCent

M72Z

500 Giga 4 GB Inter Core i5, 2.9 G Julio-Agos 2013

HP Compaq

DC5800MT

250 GB 2 GB Core 2 Duro Diciembre 2009

HP Compaq

DC5800MT

250 GB 2 GB Core 2 Duro Diciembre 2009

Dell Optiplex 3030 AIO 500 GB 4 GB Intel Core i5 3.0

Ghz

Noviembre 5 de

2015 (4 años de

garantía)

Dell Vostro 320 500 Giga 4 GB Core Duro 2,9 Gh Octubre/2010

HP Promo4300P 500 Giga 4 GB Inter Core i5, 2.9 G Febrero de 2013

HP Compaq DC5800 250 GB 3 GB Core 2 Duro Diciembre 2009

HP Compaq 8200 1000 GB 4 GB Inter Core I5 Agosto de 2012

También, se cuenta en total con 9 escáneres, distribuidos así:

REFERENCIA CANTIDAD DEPENDENCIA

Canon DR-M160 3 Comisiones primera, segunda y tercera

Canon Scanfront 400 2 Archivo Central y la Secretaría General

Kodak i1220 Plus 2 Unidad de Correspondencia

Ricoh Fi-7030 2 Equipo de Contratación y la Subsecretaría de

Despacho.

5. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

A continuación, se relacionan los aspectos críticos identificados durante el proceso

de diagnóstico, los cuales deberán ser atendidos por el Concejo de Medellín:

ASPECTO CRÍTICO RIESGO

1. El uso de ORFEO, no es óptimo debido al

desconocimiento de algunos usuarios por no

asistencia a las capacitaciones programadas o por

falta de información sobre el ingreso de nuevos

usuarios. También se da subutilización por falta del

desarrollo de todos los módulos que esta herramienta

ofrece.

Producción documental innecesaria en contravía de la

optimización de recursos.

Confusión al momento de hacer consulta y trazabilidad

de la información.

Pérdida de información por falta de políticas de

preservación.

Dificultad de acceso a los documentos.

Incumplimiento de la normatividad archivística

(Decreto 1080 de 2015, capítulo VII, del Ministerio de

Cultura).

2. Algunos archivos de gestión no cuentan con el Pérdida de información por exposición de los

ASPECTO CRÍTICO RIESGO

mobiliario adecuado.

En cuanto a la infraestructura física del Archivo

central, se requieren adecuaciones que garanticen la

conservación de documentos.

El archivo fotográfico no cuenta con las unidades de

conservación adecuadas.

documentos a agentes de deterioro.

3. Se cuenta con políticas establecidas para la gestión

documental y administración de archivos para el

Concejo, no obstante, es necesario ajustarlas a los

cambios institucionales e incluir aquellas directrices

para la gestión de los documentos producidos y

recibidos en medios electrónicos. Además, no se

cuenta con algunos instrumentos de gestión de la

información pública.

Incumplimiento del Acuerdo AGN 02 de 2014, artículos

8 y 13. Se altera el principio de orden original al

ingresar documentos de diferentes fechas al final del

expediente.

Se incumple política de Cero Papel del Ministerio de

las TICs

Incremento del volumen de datos ocupando más

espacio en los servidores.

Sanciones por incumplimiento de la ley 1712 de 2014

Dificultades y obstáculos para acceder a la

información por parte de los ciudadanos.

4. No se cuenta con una herramienta que permita al

personal del Archivo atender oportunamente las

consultas de distintos usuarios, ya que la búsqueda

de estos depende de una persona que recuerde

dónde se encuentran almacenados.

Aunque se cuenta con inventarios producto de las

transferencias primarias, estos no relacionan la

ubicación topográfica y parte de estas transferencias,

aún se encuentran pendientes de revisión.

Dificultad de acceso a los documentos.

Incumplimiento de la LEY 1712 DE 2014.

5. Los perfiles de los cargos para el personal de

archivo y correspondencia, no exigen formación en

archivística, gestión documental o profesiones afines.

El archivo central y la unidad de correspondencia se

encuentran adscritos a Unidades administrativas

diferentes.

Toma de decisiones erradas frente a los procesos de

gestión documental.

Trabajo no alineado

6. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES

Atendiendo a la metodología establecida por el AGN, mediante la aplicación de la

tabla de criterios por cada eje articulador, a continuación, se ilustra los resultados

obtenidos por cada aspecto crítico que fue evaluado, siendo Administración de

Archivos – AA, Acceso a la Información – AI, Preservación de la Información – PI,

Aspectos tecnológicos y de Seguridad – ATS y Fortalecimiento y Articulación - FA:

ASPECTO CRÍTICO - AC EJES ARTICULADORES

AA AI PI ATS FA Total

ASPECTO CRÍTICO - AC EJES ARTICULADORES

AA AI PI ATS FA Total

1.El uso de ORFEO no es óptimo, debido al desconocimiento

de algunos usuarios por no asistencia a las capacitaciones

programadas o por falta de información sobre el ingreso de

nuevos usuarios. También se da subutilización por falta del

desarrollo de todos los módulos que esta herramienta ofrece.

6 8 1 2 7 24

2. Algunos archivos de gestión no cuentan con el mobiliario

adecuado.

En cuanto a la infraestructura física del Archivo central, se

requieren adecuaciones que garanticen la conservación de

documentos.

El archivo fotográfico no cuenta con las unidades de

conservación adecuadas ni están descritas en su totalidad.

7 2 7 2 9 27

3. Se cuenta con políticas establecidas para la gestión

documental y administración de archivos para el Concejo, no

obstante, es necesario ajustarlas a los cambios institucionales

e incluir aquellas directrices para la gestión de los documentos

producidos y recibidos en medios electrónicos. Además, no se

cuenta con algunos instrumentos de gestión de la información

pública.

9 8 8 7 10 42

4. No se cuenta con una herramienta que permita al personal

del Archivo atender oportunamente las consultas de distintos

usuarios, ya que la búsqueda de estos depende de una

persona que recuerde dónde se encuentran almacenados.

Aunque se cuenta con inventarios producto de las

transferencias primarias, estos no relacionan la ubicación

topográfica y parte de estas transferencias, aún se encuentran

pendientes de revisión.

8 5 1 3 7 24

5. Los perfiles de los cargos para el personal de archivo y

correspondencia, no exigen formación en archivística, gestión

documental o profesiones afines.

El archivo central y la unidad de correspondencia se

encuentran adscritos a Unidades administrativas diferentes.

5 4 1 3 9 22

TOTALES 35 27 18 17 42

Teniendo en cuenta el orden de prioridad establecido tanto para los aspectos críticos

como para los ejes articuladores, a continuación, se plantea la visión estratégica del

presente plan, los objetivos y proyectos a desarrollarse para cumplirla.

7. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR

El Concejo de Medellín para el año 2020 contará con un sistema de gestión

documental fortalecido, mediante las políticas y programas archivísticos

adecuados, articulado con los objetivos estratégicos de participación ciudadana,

eficiencia administrativa y cuidado del medio ambiente, a través de la óptima

utilización de tecnologías de la información y las comunicaciones, con

instrumentos archivísticos que garanticen la administración de los archivos, el

acceso a la información y la preservación de la memoria institucional.

8. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

Diseñar, actualizar e implementar las políticas archivísticas a través de

planes, programas, instrumentos y procesos que garanticen la adecuada

gestión documental y administración de archivos.

Asegurar la adecuada conservación de los documentos de archivo durante

todo el ciclo vital

Garantizar el acceso y recuperación oportuna de la información

Sensibilizar a los usuarios de los Sistemas de Información con que se

cuentan, frente a su uso y aprovechamiento.

Promover la eficiencia administrativa mediante la identificación de acciones

de mejora en materia archivística.

9. IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS PROYECTO 1

Nombre:

Estudio técnico reglamentario sobre la serie

Proyectos de Acuerdo

Responsable del plan:

Unidad Informática / Archivo Central

Objetivo:

Diseñar, actualizar e implementar las políticas

archivísticas a través de planes, programas,

instrumentos y procesos que garanticen la

adecuada gestión documental y administración de

archivos.

Alcance:

Aplica una revisión archivística y reglamentaria

de la serie, desde su planeación y producción

hasta su disposición final

Plazo: 3 meses Valor: $ 12.900.000

Ver detalle presupuesto P1 (Anexo 4)

Actividad Responsable Fecha

inicio

Fecha fin Entregable Observaciones

Conformación y

sensibilización del equipo de

trabajo

Profesional en

archivística

01/02/2018 08/02/2018 Presentación

capacitación

Se deberá sensibilizar al

personal que hará parte

del equipo de trabajo

Revisión y ajuste del

procedimiento de Proyecto

de Acuerdo y los

procedimientos de

producción y conservación

del Manual de Gestión

Documental

Profesional en

archivística

Abogado

09/02/2018 28/02/2018 Procedimientos

ajustados

Infografía


inicio


Compilación de información

para elaboración de

diagnóstico de la serie con

respecto a cada uno de los

procesos técnicos,

procedimientos, reglamento,

la normatividad existente

Profesional en

archivística

Abogado

01/03/2018 15/03/2018 Diagnóstico

Elaboración de informe de

recomendaciones técnico y

reglamentario

Profesional en

archivística

16/03/2018 30/04/2018 Informe

INDICADORES

INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META

N/A N/A N/A N/A

RECURSOS

Tipo Características Observaciones

Humano Profesional archivista

Humano Abogado

Tecnológico Computador portátil

PROYECTO 2

Nombre:

Actualización de las Tablas de Retención

Documental


Unidad Informática / Archivo Central

Objetivo:





archivos.

Alcance:

Aplica solo para la actualización de las TRD de

2015 en adelante de acuerdo con los cambios

normativos de los últimos 2 años y teniendo en

cuenta que en este año fue su última

actualización.

Plazo:

10 meses

Valor: $47.357.143



inicio


Revisión de la

información

institucional

contenida en

Profesional

archivista

01/02/2019 15/02/2019 Información

compilada

15 dias


inicio


disposiciones

legales del

Concejo de

Medellín

Entrevista a

servidores

faltantes y

revisión de las

encuestas

previamente

realizadas

Profesional

archivista

16/02/2019 16/03/2019 Encuestas

diligenciadas

y firmadas

1 mes

Revisión y

ajuste del

Cuadro de

Clasificación

Documental

Profesional

archivista

16/02/2019 16/03/2019 Cuadro de

Clasificación

Documental

1 mes

Valoración de

series

documentales

Profesional

Archivista

Abogado

Historiador

Administrador

15/03/2019 15/04/2019 Fichas de

valoración

1 mes

Elaborar las

TRD para

cada una de

las unidades

administrativas

Profesional

Archivista

Abogado

Historiador

Administrador

15/04/2019 15/05/2019 Formato TRD

para

aprobación

Formato TRD

para registro

en el RUSD

1 mes

Aprobación

por parte del

Comité Interno

de Archivo y

Representante

Legal

Comité Interno

de Archivo

Representante

Legal

15/05/2019 30/05/2019 Acta de

Comité

Acto

administrativo

de aprobación

15 dias

Envío de TRD

para

convalidación

al Consejo

Departamental

de Archivos de

Antioquia

Líder Unidad

Informática 08/06/2019 30/11/2019 Oficio

remisorio

Concepto

técnico de

convalidación

Registro de las

TRD en el

RUSD

Líder Unidad

Informática

01/12/2019 15/12/2019 Evidencia de

registro

https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co/SedeElectroni

ca/#no-back-button

INDICADORES


Oficinas con TRD

actualizadas

Cantidad de oficinas con TRD actualizada * 100

Total oficinas productoras de la entidad

Ascendente 100%

RECURSOS

RECURSOS


Humano Profesional archivista Tiempo completo

Humano Abogado

Medio tiempo (empleado del

Concejo)

Humano Historiador Medio tiempo

Humano Administrador


Concejo)

Tecnológico 4 computadores

Uno para cada responsable de

las actividades y por el tiempo

de ejecución de las mismas

PROYECTO 3

Nombre:

Revisión y ajuste del Sistema Integrado de

Conservación- SIC.


Unidad Informático/Archivo Central

Objetivo:





archivos.

Alcance:

Este SIC contempla los planes y programas

establecidos en el Acuerdo AGN 06 de 2014,

específicamente en los artículos 4 y 6.

Plazo:

3 meses

Valor: $18.814.286



inicio


Revisión y

ajuste de los

programas

de

conservación

Profesional en

archivística 01/02/2018 28/02/2018 Revisión y ajuste de siete

programas de conservación

preventiva

A) Programa de sensibilización y

toma de conciencia

B) Programa de inspección y

mantenimiento

C) Programa de monitoreo y

control de condiciones ambientales

D) Programa de limpieza de áreas

E) Programa de saneamiento y

control de plagas

F) Programa de conservación en

la producción y manejo

documental

G) Programa de prevención y

atención de desastres

Elaboración 1 programa de

Elaboración 1 programa

de conservación

preventiva que no está

incluido en el

documento Sistema

Integrado de

Conservación

H) Almacenamiento y

realmacenamiento


inicio


conservación preventiva

H) Almacenamiento y

realmacenamiento

Elaboración

plan de

conservación

documentos

Profesional en

archivística Ingeniero de

sistemas-Líder

Unidad

Informática

Restaurador

01/03/2018 31/03/2018 Plan de conservación de

documentos

Elaboración

del plan de

preservación

digital

Profesional en

archivística Ingeniero de

sistemas-Líder

Unidad

Informática

Restaurador

01/04/2018 30/04/2018 Plan de preservación digital a largo

plazo

INDICADORES


Programas y

planes de

conservación y

preservación

Cantidad de programas y planes diseñados * 100

Total de programas y planes contemplados en el

Acuerdo 06 de 2014 del AGN

Ascendente 100%

RECURSOS


Humano Profesional en archivística Tiempo completo

Humano Ingeniero de sistemas


Concejo)

Humano Restaurador


Archivo Histórico de Medellín)

Tecnológico 3 computadores

PROYECTO 4

Nombre:

Organización de los documentos del Archivo

Central del Concejo de Medellín


Unidad Informática/Archivo

PROYECTO 4

Objetivo:

Garantizar el acceso y recuperación oportuna de la

información

Alcance:

Contempla la organización de 350ML

aproximadamente de documentos en medio

físico

Plazo: 24 meses

Valor: $ 607.542.857



inicio


Elaboración de inventario

de los documentos

objeto de organización

Profesional en

archivística

Auxiliares técnicos

y tecnólogos en

archivística

01/07/2018 01/07/2019 Inventario

documental

actualizado

1 año

70000 registros

aproximadamente

Identificar y separar los

documentos que de

acuerdo con las TVD han

cumplido el tiempo de

retención y puedan

eliminarse o transferirse

Profesional en

archivística


y tecnólogos en

archivística

01/07/2019 15/08/2019

Eliminar los documentos

que ya cumplieron sus

tiempos de retención y

que no tengan valores

secundarios

Auxiliares técnicos 01/07/2019 15/08/2019 Inventario

documental

Acta de

aprobación del

comité interno

de archivo

Acta de

eliminación y

confidencialidad

Suponiendo que

aproximadamente un

10% sea de eliminación

Organizar (clasificar,

ordenar y describir) los

documentos de

conservación total que

deban ser transferidos al

Archivo Histórico de

Medellín y aquellos que

aún no hayan finalizado

sus tiempos de retención

Profesional en

archivística


y tecnólogos en

archivística

15/07/2019 30/05/2020 Documentos

organizados

Suponiendo que

aproximadamente un

90% sea de

Conservación Total (315

ML)

Incluye

desencuadernación

Separar físicamente y en

los inventarios, los

documentos que

deberán ser transferidos

al Archivo Histórico de

Medellín y aquellos que

aún deben reposar en el

Archivo Central, con el

propósito de adelantar

las transferencias

secundarias, una vez se

cuente con el espacio

Profesional en

archivística


y tecnólogos en

archivística

01/06/2020 30/06/2020 Inventarios

documentales

Transferencias

secundarias


inicio


adecuado para la

conservación total.

INDICADORES


Documentos

descritos

Cantidad de documentos descritos * 100

Cantidad total de documentos a describir (70.000 aprox)

Ascendente 100%

Documentos

organizados

Cantidad de documentos organizados * 100

Cantidad total de documentos a organizar (315ML aprox)

Ascendente 100%

RECURSOS


Humanos

7 archivistas técnicos y

tecnólogos

Humanos 1 profesional

Tecnológicos 8 Computadores

Mobiliario 8 puestos de trabajo

PROYECTO 5

Nombre:

Diseñar e implementar los instrumentos de gestión

de información pública contemplados en la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información y el

instrumento archivístico Tablas de Control de

Acceso


Unidad Informática/Archivo

Objetivo:





archivos.

Alcance:

Contempla el diseño del Índice de Información

Clasificada y Reservada, el Esquema de

Publicación de Información, el Registro de

Activos de Información y las Tablas de Control

de Acceso

Plazo:

6 meses

Valor: $30.500.000



inicio



inicio


Compilación y

análisis de

información

necesaria para el

diseño de los

instrumentos

Profesional

archivista/Abogado

01/07/2018 31/07/2018 Se debe contar con

los CCD, las TRD,

los Inventarios

Documentales,

Inventario de

Sistemas de

Información,

Políticas de

acceso, roles y

perfiles a los

sistemas de

información

Diseño de Índice de

información

clasificada y

reservada

Profesional

archivista/Abogado

01/08/2018 31/08/2018 Índice de

información

clasificada y

reservada

Diseño de Registro

de activos de

información

Profesional

archivista/Abogado

01/09/2018 30/09/2018 Registro de

Activos de

Información

Diseño de Esquema

de Publicación de

información

Profesional

archivista/Abogado

01/10/2018 31/10/2018 Esquema de

Publicación

de

Información

Diseño de Tablas de

Control de Acceso

Profesional

archivista/Abogado

01/11/2018 30/11/2018 Tablas de

Control de

Acceso

Publicación en

página web de la

entidad

Líder Unidad de

Informática

01/12/2018 10/12/2018 Instrumentos

publicados

INDICADORES


Instrumentos

de gestión

de

información

pública

Cantidad de instrumentos de información diseñados y

publicados * 100

Total de instrumentos de información contemplados en el

alcance

Ascendente 100%

RECURSOS



Humano Abogado Medio tiempo

PROYECTO 6

Nombre:

Actualización del Programa de Gestión

Documental, ajuste de los ocho procesos técnicos

y la elaboración de los Programas Específicos.


Unidad de Informática/Archivo

Objetivo:





archivos.

Alcance:

Las políticas contemplan la gestión de

documentos de archivo tanto en soporte

análogo como electrónico. Además, la

actualización a través de procedimientos,

instructivos y formatos de los 8 procesos

técnicos de la gestión documental y la

formulación de 7 programas específicos y el

plan, establecidos en el anexo del Decreto

2609 de 2012 contenido en el Decreto 1080 de

2015 del Ministerio de Cultura.

Plazo:

8 meses

Valor: $80.114.286



inicio


Revisión de la

información

organizacional y

elaboración de

las políticas de

Gestión

Documental

Profesional

archivista

02/05/2018 01/06/2018 Políticas de

Gestión

Documental

Elaboración de

los Programas

Específicos de

la Gestión

Documental.

Profesional

archivista

02/06/2018 30/08/2018 Siete

programas

específicos de

gestión

documental y 1

plan

Los programas específicos

son: a. Programa de

normalización de formas y

formularios electrónicos. b. Programa de documentos

vitales o esenciales c. Programa de gestión de

documentos electrónicos. d. Programa de archivos

descentralizados e. Programa de reprografía f. Programa de documentos

especiales


inicio


g. Plan Institucional de

Capacitación. h. Programa de auditoría y

control. Ajuste de los

ocho procesos

técnicos de la

gestión

documental

Profesional

archivista

01/09/2018 30/11/2018 Ocho

Procedimientos

para el

Programa de

Gestión

Documental.

3 Instructivos y

formatos

Los procesos son: a. Procedimiento Planeación

Documental b. Procedimiento Producción c. Procedimiento de Gestión

y trámite d. Procedimiento de

Organización e. Procedimiento de

Transferencias f. Procedimiento

Preservación a largo Plazo g. Procedimiento Disposición

final h. Procedimiento Valoración

Actualización del

Programa de

Gestión

Documental

Profesional

archivista

01/12/2018 30/12/2018 Programa de

Gestión

Documental-

PGD, con los

anexos

elaborados, un

normograma y

el cronograma

de

implementación

Contempla:

La redacción del PGD y el

cronograma de

implementación

INDICADORES


Programa

específicos

Cantidad de programas específicos * 100

Cantidad de programas específicos requeridos

Ascendente 100%

Procesos

técnicos

Cantidad de procesos técnicos * 100

Cantidad de procesos técnicos de la gestión documental

Ascendente 100%

RECURSOS



Humano Tecnólogo archivista Tiempo completo

Humano Equipo interdisciplinario: 4 horas a la semana

RECURSOS

Humano Profesional especializado

(Abogado)

Técnico administrativo de

archivos

Líder de programa Unidad de

Informática

Subsecretario de Despacho

Jefe de oficina de Control

Interno

Historiadora (Alcaldía de

Medellín)

4 horas a la semana

Humano 4 horas a la semana



Tecnológicos 2 computadores

PROYECTO 7

Nombre:

Campaña de sensibilización para los usuarios del

Concejo de Medellín en materia de gestión

documental y uso y aprovechamiento de los

sistemas de información



Objetivos:

Asegurar la adecuada conservación de los

documentos de archivo durante todo el ciclo vital.

Sensibilizar a los usuarios de los Sistemas de

Información con que se cuentan, frente a su uso y

aprovechamiento.

Alcance:

Para los usuarios internos del Concejo de

Medellín

Plazo:

24 meses

Valor: $14.621.428



inicio


Diseño de la

campaña de

gestión

documental

Profesional

archivista

Comunicador

01/02/2018 28/02/2018 Plan de comunicaciones de

la entidad articulado con la

gestión documental

Difusión de

información por

diferentes

medios y

canales de la

entidad

Comunicador 01/03/2018 30/12/2019 Boletín electrónico


inicio


Capacitación

de gestión

documental

Profesional

archivista

01/03/2018 30/12/2019 Listados de

asistencia/Diapositivas/Fotos

1 capacitación de

4 horas mensual

durante 22 meses

Exposiciones

permanentes

Técnico de

archivo

01/03/2018 30/12/2019 Fotos

Visitas guiadas Técnico de

archivo

01/03/2018 30/12/2019 Listados de asistencia/

Reseña fotográfica

INDICADORES


Plan de comunicaciones 1 plan

RECURSOS


Humanos Profesional archivista

Humanos Comunicador Del Concejo de Medellín

Humanos Técnico de archivo Del Concejo de Medellín

Tecnológicos 3 computadores

Mobiliario Vitrinas, carteleras

PROYECTO 8

Nombre:

Diagnóstico del estado del acervo fotográfico del




Objetivo:



Alcance:

Contempla 3 cajas X300 de fotografías y las

que están por fuera de cajas (3 álbumes y 1

carpeta con fotos grandes) que reposan en el

Archivo Central

Plazo:

2 meses (sujeto a disponibilidad del AHM)

Valor: N/A (Archivos Histórico de Medellín –

AHM)


inicio



inicio


Realizar diagnóstico del

estado de conservación

Restaurador -

AHM

02/01/2018 31/01/2018 Diagnóstico

Elaboración informe de

recomendaciones

Restaurador -

AHM

01/02/2018 28/02/2018 Informe

INDICADORES


N/A N/A N/A N/A

RECURSOS


Humano Restaurador

A disposición del AHM

Material fungible

Lápices, carpetas, borradores,

Guantes, tapabocas, delantal,

gorro

Tecnológicos 1 computador

PROYECTO 9

Nombre:

Adecuación de las áreas del Archivo Central



Objetivo:



Alcance:

Adquisición e instalación de la división entre el

área de depósito y el área administrativa del

Archivo del Concejo de Medellín

Plazo:

2 meses

Valor: $28.180.152

Proceso de contratación adelantado en

noviembre de 2017


inicio


Seleccionar y contratar

el proveedor de la

división

Unidad de

Servicios

Generales

30/11/2017 10/12/2017 Contrato

Instalación de la

división

Contratista 11/12/2017 15/01/2018


inicio


Verificación de

cumplimiento

Supervisor

contrato

15/01/2018 30/01/2018 Informe de

supervisión

INDICADORES


N/A N/A N/A N/A

RECURSOS


N/A N/A N/A

PROYECTO 10

Nombre:

Adquisición de mobiliario adecuado para la

conservación de documentos en medio físico en

archivos de gestión, equipos de medición

ambiental y extintores para el archivo central y los

archivos de gestión requeridos.



Objetivo:



Alcance:

Comprende desde la solicitud hasta la compra

e instalación de los productos requeridos

Plazo:

4 meses

Valor: $5.000.000


inicio


Elaboración de

especificaciones

para compra de

mobiliario, equipos

de medición y

extintores

Unidad

Informática/Archivo

01/02/2018 28/02/2018 Estudios

previos/Pliego

de

condiciones

Realizar proceso de

contratación

Secretaría General 01/03/2018 30/04/2018 Contrato

Verificar la compra

e instalación del

mobiliario y los

Supervisor 01/05/2018 31/05/2018 Informe de

supervisión


inicio


equipos adquiridos

INDICADORES


N/A N/A N/A N/A

RECURSOS


Mobiliario

2 Estanterías

1 Archivador vertical

2 Extintores con soportes y

señalización

2 Termohigrómetro

PROYECTO 11

Nombre:

Revisar transferencias primarias



Objetivo:

Garantizar el acceso y recuperación oportuna de la

información

Alcance:

Incluyen las transferencias pendientes de

revisión y las que se realicen a diciembre de

2017, que corresponden a 70.2 ML

aproximadamente, además de lo que ingrese

en 2018.

Plazo:

11 meses

Valor: $27.500.000

Contrato de prestación de servicios de un

tecnólogo en gestión documental.

Ver presupuesto P11 (Anexo 4)


inicio


Verificación de las

unidades

documentales

transferidas con el

inventario

Tecnólogo en

archivística

01/02/2018 30/12/2018 Inventarios

revisados


inicio


Diligenciamiento del

formato de hallazgos

Tecnólogo en

archivística

01/02/2018 30/12/2018 Formato de

hallazgos

Notificación de errores

en la transferencia a

las unidades

correspondientes

Técnico de

Archivo

01/02/2018 30/12/2018 Comunicación

de

notificación

Corrección de los

errores encontrados en

la transferencia

Productor

documental/

Tecnólogo en

archivística

01/02/2018 30/12/2018

Actualización del

inventario documental

Tecnólogo en

archivística

01/02/2018 30/12/2018 Inventario

actualizado

INDICADORES


Transferencias

primarias

Transferencias revisadas *100

Transferencias por revisar

100%

RECURSOS


Humano 1 Tecnóloga en archivística

Tecnológico 1 Computador

PROYECTO 12

Nombre:

Estudio técnico de los perfiles y la estructura

administrativa relacionados con la gestión de la

información



Objetivo:

Promover la eficiencia administrativa mediante la

identificación de acciones de mejora en materia

archivística.

Alcance:

Revisión y propuesta para el proceso de

gestión de la información y la estructura que lo

soporta

Plazo: 3 meses Valor: $ 11.807.143

Ver presupuesto P12 (Anexo 4)


inicio



inicio


Revisión de

diagnóstico y de

información

organizacional

Profesional

archivista

01/07/2018 31/07/2018

Proponer el

rediseño de la

estructura que

soporta la gestión

de la información

del proceso

misional

Profesional

archivista/Líder

Unidad

Informática/Abogado

01/08/2018 31/08/2018 Informe

rediseño

estructura.

Adecuar el proceso

de gestión de la

información según

la alternativa de

optimización de

flujo de información

elegida.

Profesional

archivista/Líder

Unidad

Informática/Abogado

01/09/2018 30/09/2018 Informe

propuesta

proceso de

gestión de la

información.

INDICADORES


N/A N/A N/A N/A

RECURSOS


Humanos Profesional archivista

Humanos

Líder de Programa Unidad de

Informática Del Concejo de Medellín

Humanos Abogado Del Concejo de Medellín

10. MAPA DE RUTA

Plan o proyecto / Tiempo

Corto

plazo

(1 año)

Mediano plazo (1 a 4

años)

Largo plazo (4 años en

adelante)

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027

P1: Estudio técnico reglamentario sobre la

serie Proyectos de Acuerdo X

P2: Actualización de las Tablas de X

Plan o proyecto / Tiempo

Corto

plazo

(1 año)

Mediano plazo (1 a 4

años)

Largo plazo (4 años en

adelante)

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027

Retención Documental

P3: Revisión y ajuste del Sistema

Integrado de Conservación- SIC. X X X

P4: Organización de los documentos del

Archivo Central del Concejo de Medellín X

P5: Diseñar e implementar los

instrumentos de gestión de información

pública contemplados en la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información y

el instrumento archivístico Tablas de

Control de Acceso X

P6: Actualización del Programa de Gestión

Documental, ajuste de los ocho procesos

técnicos y la elaboración de los Programas

Específicos. X X

P7: Campaña de sensibilización para los

usuarios del Concejo de Medellín en

materia de gestión documental y uso y

aprovechamiento de los sistemas de

información X X

P8: Diagnóstico del estado del acervo

fotográfico del Concejo de Medellín X

P9: Adecuación de las áreas del Archivo

Central X

P10: Adquisición de mobiliario adecuado

para la conservación de documentos en

medio físico en archivos de gestión,

equipos de medición ambiental y extintores

para el archivo central y los archivos de

gestión requeridos. X

P11: Revisar transferencias primarias X

P12: Estudio técnico de los perfiles y la

estructura administrativa relacionados con

la gestión de la información X

11. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Planes y

proyectos

asociados

Indicadores Meta Medición trimestral Gráficos Observaciones

P1: Estudio técnico

reglamentario sobre

la serie Proyectos

de Acuerdo

N/A La medición es en

cumplimiento del

cronograma.

Planes y

proyectos

asociados


P2: Actualización de

las Tablas de

Retención

Documental

Cantidad de oficinas

con TRD actualizada *

100

Total oficinas

productoras de la

entidad

100% 30% 30% 20% 10%

P3: Revisión y

ajuste del Sistema

Integrado de

Conservación- SIC.

Cantidad de programas

y planes diseñados *

100

Total de programas y

planes contemplados

en el Acuerdo 06 de

2014 del AGN

100% 100%

P4: Organización de

los documentos del

Archivo Central del


Cantidad de

documentos descritos *

100

Cantidad total de

documentos a describir

(70.000 aprox)

100%

25%

25%

25%

25%

Desde el 3er

trimestre 2018,

durante 1 año.

Cantidad de

documentos

organizados * 100

Cantidad total de

documentos a organizar

(315ML aprox)

100%

25%

25%

25%

25%

Desde el 3er

trimestre 2019,

durante 1 año.

P5: Diseñar e

implementar los

instrumentos de

gestión de

información pública

contemplados en la

Ley de

Transparencia y

Acceso a la

Información y el

instrumento

archivístico Tablas

de Control de

Acceso

Cantidad de

instrumentos de

información diseñados

y publicados * 100

Total de instrumentos

de información

contemplados en el

alcance

100% 50% 50%

P6: Actualización

del Programa de

Gestión

Documental, ajuste

de los ocho

Cantidad de programas

específicos * 100 Cantidad de programas

específicos requeridos

100% 70%

30%

8 Programas

Planes y

proyectos

asociados


procesos técnicos y

la elaboración de los

Programas

Específicos.

Cantidad de procesos

técnicos * 100 Cantidad de procesos

técnicos de la gestión

documental

70%

30%

8 Procedimientos

P7: Campaña de

sensibilización para

los usuarios del


en materia de

gestión documental

y uso y

aprovechamiento de

los sistemas de

información

Plan de

Comunicaciones.

1

plan

El cumplimiento es

contar con el Plan

de

Comunicaciones

en 2 años.

P8: Diagnóstico del

estado del acervo

fotográfico del


N/A Lo realiza el

Archivo Histórico

de Medellín.

P9: Adecuación de

las áreas del Archivo

Central

N/A Se verifica con el

informe de

interventoría del

contrato.

P10: Adquisición de

mobiliario adecuado

para la conservación

de documentos en

medio físico en

archivos de gestión,

equipos de medición

ambiental y

extintores para el

archivo central y los

archivos de gestión

requeridos.

N/A Se verifica con el

informe de

interventoría del

contrato.

P11: Revisar

transferencias

primarias

Transferencias revisadas

*100

Transferencias por revisar

100% 25% 25% 25% 25% Se realiza durante

el 2018.

P12: Estudio técnico

de los perfiles y la

estructura

administrativa

relacionados con la

gestión de la

información

N/A

12. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN

El día viernes 15 de diciembre se reunió en las instalaciones del Concejo Municipal

de Medellín, el Comité de Archivo y se aprobó el presente documento mediante acta

de reunión Nº 06.

13. ANEXOS

Anexo 1: Diagnóstico

Anexo 2: Presupuesto detallado por proyecto.

14. BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de

http://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario.

Consultado septiembre 11 de 2017

Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan

Institucional de Archivos PINAR.

Historia de los Concejos Municipales. Federación Nacional de Concejos Fenacon

(2017). Recuperado de https://sites.google.com/site/fenaconcolombia/concejos.

Concejo de Medellín. Manual Sistema de Gestión Corporativo.

Acuerdo No. 69 de 2013 del Concejo de Medellín.

Acuerdo No. 25 de 2007 del Concejo de Medellín.

Manual de Funciones y Competencias Laborales. Acuerdo No. 08 de 2015. Concejo

de Medellín.

Manual de Gestión Documental. Concejo de Medellín (2017).

Manual de Políticas, Uso y Administración de Recursos Tecnológicos. Concejo de

Medellín (2015).

Manual del Sistema de Gestión Corporativo. Concejo de Medellín (2017).

Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Concejo de Medellín (2016).

http://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario

Plan Estratégico Corporativo 2016 - 2019. Concejo de Medellín (2016).

Programa Sistema de Gestión Corporativo. Acuerdo del Concejo de Medellín No. 25

de 2007 modificado por Acuerdo No. 17 de 2010. Fuente: Aplicativo Isolución de la

Intranet http://www.concejodemedellin.gov.co

Programa de Gestión Documental. Concejo de Medellín (2014).

Protocolo de Atención Incluyente (D-GED-004). Concejo de Medellín (2014).

Resolución SG-2013-214. Secretaría General del Concejo de Medellín. (2013).

Resolución SG-2016-142. Secretaría General del Concejo de Medellín. (2016).

Documents

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR …...PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR CONCEJO DE MEDELLÍN LEONOR GAVIRIA BEDOYA SECRETARIA GENERAL NANCY ESTELLA VELÁSQUEZ PARRA LÍDER PROGRAMA