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Plan stratégique
de la
Direction
Générale 2014 - 2018
Piloter stratégiquement l'Association dans le cadre :
des statuts, du Règlement Intérieur Associatif et du Règlement Général de Fonctionnement, en application des décisions des instances ;
des trois missions de la Direction Générale : accompagner, développer, contrôler.
des trois missions de la Direction Générale : accompagner, développer, contrôler.
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SOMMAIRE
I/ ASSURER UNE VEILLE STRATEGIQUE .......................................................................... 4 1.1. Veille sociétale ......................................................................................................... 4 1.2. Veille juridique (législative et réglementaire) .......................................................... 4 1.3. Veille environnementale .......................................................................................... 4 1.4. Veille créative ........................................................................................................... 4
II/ ACCOMPAGNER LE PILOTAGE STRATEGIQUE DES POLES ........................................... 5 (MISSIONS ET ORGANISATIONS) 2.1. Pilotage de la conception des plans stratégiques sectoriels ................................... 5 2.2. Aide à la conception des projets de pôles et des projets d’établissements
et services ................................................................................................................. 5 2.3. Appui et suivi de la mise en œuvre .......................................................................... 5 2.4. Développer le contrôle interne ................................................................................ 6
III/ DEVELOPPER LE CONTROLE DE GESTION .................................................................. 7 3.1. Mettre en place une politique de prévention et de gestion des risques ................ 7 3.2. Développer et renforcer la lisibilité des procédures internes ................................. 7 3.3. Gérer les données associatives ................................................................................ 7 3.4. Mettre en place un dialogue de gestion interne ..................................................... 7
IV/ CONDUIRE LA POLITIQUE DE COMMUNICATION ...................................................... 8 4.1. Resituer l'action de l'association dans les enjeux sociétaux .................................... 8 4.2. Rendre visible et lisible l'action de l'association en interne et à l'externe .............. 8 4.3. Elaborer et développer des outils ............................................................................ 8
V/ URBANISER LES SYSTEMES D'INFORMATION............................................................. 9 5.1. Formaliser et rendre lisible le schéma directeur des systèmes d'information ....... 9 5.2. Développer des espaces collaboratifs (internes à la DG, internes dans l'association
et externes) .............................................................................................................. 9 5.3. Renforcer la protection des données à caractère personnel ................................ 10 5.4. Créer la fonction observatoire : des publics, des personnels et des besoins des
territoires ............................................................................................................... 10
VI/ COORDONNER ET SOUTENIR LES PROCESSUS EVALUATIFS ..................................... 11 6.1. Evaluer le Plan d’Action et de Développement Associatif ..................................... 11 6.2. Evaluer la mise en oeuvre des plans stratégiques ................................................. 11 6.3. Evaluer les activités et la qualité des prestations .................................................. 11
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I/ ASSURER UNE VEILLE STRATEGIQUE
La veille stratégique consiste à collecter puis analyser les informations les plus à jour sur son environnement afin de prendre les meilleures décisions possibles. Anticiper les changements pour mieux les comprendre et permettre une meilleure adaptation.
1.1. VEILLE SOCIETALE
Identifier les sujets considérés comme stratégiques (droit et citoyenneté des personnes, évolution du concept de la famille, contexte économique, place de l’économie sociale et solidaire, contexte de travail, désinstitutionnalisation …)
Commission Recherche Formation, comité éthique … Sensibilisation : Journées d’études, Empan …
1.2. VEILLE JURIDIQUE (LEGISLATIVE ET REGLEMENTAIRE)
Identifier les besoins et les hiérarchiser
Etablir un système de veille mutualisée au niveau associatif et des pôles
Abonnement aux revues spécialisées et aux banques de données Diffusion : Chemins de Colasson, intranet, réunions, formations...)
1.3. VEILLE ENVIRONNEMENTALE
Assurer la veille sur la mise en oeuvre des politiques publiques (schémas, appels à projet, appel d’offres …)
Participer à des rencontres inter-associatives et à des groupes de réflexion (fédérations, syndicat employeur, groupements professionnels) et aux groupes de concertation avec les autorités Adhérer à des organismes spécifiques
Partager les informations (réunions de services ou d'informations, instances associatives et représentatives du personnel
Analyser les évolutions et les besoins des territoires
S’appuyer sur les travaux des laboratoires universitaires et des observatoires nationaux et locaux et des réflexions issues des conseils territoriaux.
1.4. VEILLE CREATIVE
Repérer et valoriser les différents projets innovants au sein de l'association
Rechercher des expériences et (ou) des projets innovants à l’externe de l'association
Créer des groupes témoins qui se déplacent dans les pôles
Diffuser à l’interne (chemins de Colasson, intranet) et à l’externe (presse locale, presse
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II/ ACCOMPAGNER LE PILOTAGE STRATEGIQUE DES POLES (MISSIONS ET
ORGANISATIONS)
2.1. PILOTAGE DE LA CONCEPTION DES PLANS STRATEGIQUES SECTORIELS
Piloter et animer des plans stratégiques.
Accompagner méthodologiquement, soutenir les directions à la conception des plans stratégiques (médico-social, prévention et protection de l'enfance, social, sanitaire et formation)
2.2. AIDE A LA CONCEPTION DES PROJETS DE POLES ET DES PROJETS D’ETABLISSEMENTS ET SERVICES
Co-définir et accompagner le processus d'élaboration avec les directeurs concernés
Veiller à la coordination de l'ensemble des éléments du projet
Accompagner une méthodologie commune d'élaboration des projets de pôle (outils, formation, trame commune) Identifier les leviers de faisabilité
Organiser le circuit d'information
2.3. APPUI ET SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE
Amélioration continue de la qualité
Accompagner, soutenir la qualité des prestations
Par rapport : aux conditions d’élaboration, de mise en œuvre et d’actualisation du projet
d’établissement ou de service et l’organisation de la qualité de la prise en charge ou de l’accompagnement des usagers,
à l’ouverture de l’établissement ou du service sur son environnement institutionnel, géographique, socioculturel et économique,
à la personnalisation de l’accompagnement,
à l’expression et la participation individuelle et collective des usagers,
à la garantie des droits et la politique de prévention et de gestion des risques.
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Favoriser l’appropriation des recommandations de bonnes pratiques professionnelles (ANESM, HAS)
Harmoniser et mutualiser les bonnes pratiques, procédures associatives et documents communs
Cartographier les processus Créer un livret d'utilisation des bonnes pratiques
Organiser le circuit d'informations
Institutionnaliser et définir les missions des correspondants au sein des pôles Mettre en commun les procédures, calendriers et tableaux de bord sur un espace partagé associatif/Intranet
Optimiser la gestion des ressources (GPEMC, politiques des achats, …) et oeuvrer pour le développement durable des patrimoines matériels et immatériels de l'association
Poursuivre et mettre en oeuvre la mission relative au patrimoine immobilier de l'association Agir pour la prévention des RPS Prévenir la pénibilité et l'inaptitude Assurer l'égalité professionnelle H/F
Développer des politiques associatives (Qualité, RH, Gestion, …) adaptées à l'accompagnement de la mise en œuvre des projets de pôle, d'établissement et de service
Mettre en place des outils adaptés et partagés (dossier de l'usager, Projet Personnalisé, charte, processus de mobilité, PPI...)
2.4. DEVELOPPER LE CONTROLE INTERNE
Le contrôle interne est un dispositif de l’association, défini et mis en œuvre sous sa responsabilité. Il comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et d’actions adaptés aux caractéristiques propres de l’association qui :
- contribue à la maîtrise de ses activités, à l’efficacité de ses opérations et à l’utilisation efficiente de ses ressources,
- doit lui permettre de prendre en compte de manière appropriée les risques significatifs, qu’ils soient opérationnels, financiers ou de conformité.
Contrôler l'application des procédures
réaliser des audits internes
proposer des actions d’amélioration
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III/ DEVELOPPER LE CONTROLE DE GESTION
La fonction « contrôle de gestion » produit et analyse des données nécessaires à la mise en œuvre de la politique, de la stratégie et du management de l’association. Elle fournit à la Direction Générale et aux Directeurs de pôles et d’établissements les informations nécessaires au pilotage du dispositif (tableaux de bord, indicateurs de gestion, entrepôts de données, études transversales). Elle élabore et suit la mise en œuvre des procédures. Elle s’assure de la disponibilité, de la qualité et de la fiabilisation des données en étroite relation avec les directions de la direction générale, des pôles et des établissements.
3.1. METTRE EN PLACE UNE POLITIQUE DE PREVENTION ET DE GESTION DES RISQUES
Recenser les risques potentiels internes et externes
Définition des plans d'action et sécurisation Assurer des ressources nécessaires à la mise en oeuvre des plans
3.2. DEVELOPPER ET RENFORCER LA LISIBILITE DES PROCEDURES INTERNES
Recenser les process nécessitant une procédure
Etat des lieux des procédures existantes Création de nouvelles procédures Harmonisation des procédures
Diffuser et mettre à disposition les procédures
Création d'une base documentaire
3.3. GERER LES DONNEES ASSOCIATIVES
Construire un entrepôt de données
Définir, recenser et construire des tableaux de bord (transversaux, spécifiques) Garantir la fiabilité des données
Harmoniser et fiabiliser les données
Création de passerelles inter-outils Identification d'un seul point d'entrée source Uniformisation des pratiques et valorisation des compétences des utilisateurs
Créer les outils collaboratifs et indicateurs de suivi et de réalisation des plans stratégiques
et des projets
3.4. METTRE EN PLACE UN DIALOGUE DE GESTION INTERNE
Utiliser les outils collaboratifs et les indicateurs de suivi et de réalisation des plans
stratégiques et des projets
Production de la co-analyse Dégager les axes d'amélioration
Soutenir et accompagner les directions auprès des autorités de tarification
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IV/ CONDUIRE LA POLITIQUE DE COMMUNICATION
4.1. RESITUER L'ACTION DE L'ASSOCIATION DANS LES ENJEUX SOCIETAUX
Valoriser le fait associatif
Faire connaître le positionnement éthique de notre association
Expliciter les enjeux de société en diffusant les éléments de la veille stratégique
Communiquer sur les problématiques des publics en fragilité sociale
4.2. RENDRE VISIBLE ET LISIBLE L'ACTION DE L'ASSOCIATION EN INTERNE ET A L'EXTERNE
Développer la dimension associative (sentiment d'appartenance)
Expliciter les enjeux et la mise en oeuvre de la politique associative
Partager et valoriser les projets mis en oeuvre au sein des pôles et de la Direction Générale
Valoriser l'action de l'ensemble des acteurs associatifs (Dirigeants bénévoles,
professionnels, usagers, bénévoles d’intervention)
4.3. ELABORER ET DEVELOPPER DES OUTILS
permettant la cohérence de l'information
s'appuyant sur des supports de communication favorisant la réactivité et le collaboratif
accompagnant le changement en favorisant l'acculturation des acteurs
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V/ URBANISER LES SYSTEMES D'INFORMATION
Un système d'information (SI) est un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnels, données et procédures) qui permet de collecter, regrouper, classifier, traiter et diffuser de l'information sur un environnement donné. L'urbanisation du système d'information de l’association est une discipline d’ingénierie informatique consistant à faire évoluer son système d'information (SI) pour qu'il soutienne et accompagne de manière efficace et efficiente les missions de cette organisation et leurs transformations.
5.1. FORMALISER ET RENDRE LISIBLE LE SCHEMA DIRECTEUR DES SYSTEMES D'INFORMATION
Rendre cohérent les SI par rapport au schéma d'organisation générale
Renforcer l’adaptabilité des SI à l’évolution des environnements et de l’organisation
Cartographier les utilisateurs actuels et potentiels
Gérer les profils, les utilisateurs et leurs niveaux d’accés
Avoir un annuaire unique des utilisateurs
Lister les projets à conduire
Rédiger et diffuser les chartes informatiques
Fixer les droits et les devoirs des utilisateurs
Utiliser de manière raisonnée les ressources
Définir et garantir la sécurité des systèmes d'information
Identifier les outils les plus pertinents
Développer la formation aux outils pour rendre autonomes les utilisateurs
5.2. DEVELOPPER DES ESPACES COLLABORATIFS (INTERNES A LA DIRECTION GENERALE, INTERNES
DANS L'ASSOCIATION ET EXTERNES)
Identifier, gérer et hiérarchiser les bases de données à partir de l'identification des besoins
Définir les catégories de documents et leurs espaces de stockage
Faciliter la mobilisation, la mise à disposition et la valorisation de l’information
Refondre le site internet et intranet et mettre en place un extranet
Permettre l’accés aux outils métier via un portail spécifique
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5.3. RENFORCER LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Former et sensibiliser à la protection des données
Sécuriser les systèmes d'informations
Assurer la confidentialité, la disponibilité et l'intégrité des informations
Accompagner la mise en place du dossier unique de la personne accueillie et/ou
accompagnée et le dématérialiser
Harmoniser et actualiser en temps réél les dossiers du personnel et les dématérialiser
Définir les modalités de conservation et de destruction des informations
5.4. CREER LA FONCTION OBSERVATOIRE : DES PUBLICS, DES PERSONNELS ET DES BESOINS DES
TERRITOIRES
Définir les critères prioritaires de l'observation
Fixer des indicateurs simples et pertinents
Interfacer la fonction observatoire et les fonctions veille
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VI. COORDONNER ET SOUTENIR LES PROCESSUS EVALUATIFS
6.1. EVALUER LE PLAN D’ACTION ET DE DEVELOPPEMENT ASSOCIATIF
Associer les différents acteurs à la vie associative (parties prenantes internes et externes)
Assurer le suivi annuel de la mise en œuvre du plan d'action auprès du Conseil
d’Administration et de l'Assemblée Générale
Identifier les améliorations et les évolutions à apporter au nouveau plan d'action (PADA)
6.2. EVALUER LA MISE EN OEUVRE DES PLANS STRATEGIQUES
Evaluer les plans sectoriels
Evaluer les projets de pôle
Evaluer le projet de direction générale
6.3. EVALUER LES ACTIVITES ET LA QUALITE DES PRESTATIONS
Soutenir une dynamique continue des démarches évaluatives
Coordonner le processus de réalisation des évaluations internes et externes
Evaluer les outils et les procédures liés à la garantie des droits des personnes
Dégager des axes d'amélioration transversaux des plans d'action issus des démarches
d'amélioration continue de la qualité
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