Planear y conducir

reuniones eficaces

Neighborhood Watch

Aprendizaje a ritmo propio

Objetivos del curso

• Los participantes aprenderán cómo planear una reunión eficaz

• Los participantes aprenderán cómo conducir una reunión de éxito

¿Por qué nos reunimos?

• Conocer nuevas personas

• Formar relaciones

• Educar y compartir información con los asistentes

• Comentar las ideas y tomar decisiones importantes para el grupo

Alternativas

• Correo electrónico

• Teléfono

• Llamadas telefónicas en conferencia

• Conversaciones en línea

• Volantes

Etapas de una reunión

• Antes de la reunión

• Durante la reunión

• Después de la reunión

Antes de la reunión: Logística• Programación– Seleccione una fecha y una hora que sean

convenientes para la mayor parte de las personas que se invitarán a participar en la reunión

– Seleccione una ubicación que sea conveniente y accesible para todos los invitados

– Considere establecer una fecha y hora de reunión programadas con regularidad

Antes de la reunión: Orden del día

• Todas las órdenes del día deben tomar en cuenta estos puntos:– Fecha y ubicación de la reunión– Hora de inicio y de terminación de la reunión– Encabezados de los temas. Incluya detalles

como quién presenta el tema y el tiempo que le ha sido asignado

• Entregue un ejemplar de la orden del día a cada una de las personas que asistan a la reunión

Antes de la reunión: Invitaciones

• Elabore una lista de los miembros del grupo y de los invitados.– Escriba correctamente

sus nombres– Su dirección completa– Su número telefónico– Su dirección de correo

electrónico

• Cómo invitarlos:– Correo o correo

electrónico– Teléfono – Publique volantes– Utilice invitaciones

en línea

Antes de la reunión: Invitaciones

• En la invitación incluya:

– La fecha, la hora y el lugar de la reunión

– Una razón para asistir

– RSVP

NNEEIIGGHHBBOORRHHOOOODD WWAATTCCHH MMEEEETTIINNGG MMEEEETTIINNGG WHAT: Monthly Meeting

WHERE: Brad and Chandy Moore’s House, 8846 Clearwater Drive

WHEN: 7:30 p.m.

WHY: Topic: Observation Skills Guest Speaker: Officer Ritchie

DIRECTIONS: From I-10, exit Calgary Trail and make a right. Take your first left

onto Clearwater. 8846 is third house on the right.

La reunión

• Dé la bienvenida a las personas

• Tiempo social informal

• Contemple preparar tarjetas de identificación

• Empiece y termine a tiempo

• Señale las normas básicas

• Si es necesario tome minutas

El facilitador

• Permanezca enfocado• Fomente la discusión cortés • Permanezca dentro del horario• Haga un resumen de las decisiones

tomadas y de los asuntos que requieran votación

• Proporcione los detalles de la siguiente reunión

Manejar los desacuerdos

• Requieren respeto • Brinde tiempo a cada persona para que hable

sin dominar la discusión• Escuche lo que no se dice• Trate de encontrar y resolver las fuentes de

confusión, malos entendidos, propósitos ocultos y emociones

Después de la reunión

• Obtenga retroalimentación

• Distribuya las minutas/notas

Conclusión

• Planear reuniones

• Conducir reuniones