Planiranje i praćenje projekata pomoću programskog alata MS Project

1

Planiranje i praćenje projekata Planiranje i praćenje projekata pomoću pomoću programskog alataprogramskog alata

MS ProjectMS Project

Tehničko Veleučilište u ZagrebuGraditeljski odjel

Boris Uremović, Boris Uremović, dipl.ing.grañ.dipl.ing.grañ.

Što je projekt?Što je projekt?

Projekt je privremeni i unikatni pothvat koji

ima za rezultat ostvarenje odreñenih ciljeva.

2

Značajke projektaZnačajke projekta

Privremeni karakter projekta govori da postoje jasno odreñeni početak i kraj projekta.

Kraj projekta nastupa:

� kad se ispune svi ciljevi

� kada više ne postoji mogućnost ispunjavanja ciljeva

� kada više ne postoji potreba za provoñenjem projekta

Značajke projektaZnačajke projekta

� Privremeni karakter ne znači da projekt ima kratko trajanje.

� Privremeni karakter se ne odnosi na rezultat projekta – rezultati projekta su obično dugotrajni.

3

Upravljanje projektimaUpravljanje projektima

Upravljanje projektima je primjena znanja,

vještina, alata i tehnika na projektne

aktivnosti, a u svrhu postizanja i ispunjavanja

projektnih zahtjeva i ciljeva.

Upravljanje projektima (PMI) Upravljanje projektima (PMI) –– područja područja

� integracija projekta� sadržaj� vrijeme� troškovi� kvaliteta� ljudski resursi� komunikacija� rizici� nabava

4



� Izrazito opsežno – puno različitih faktora

� Svi faktori su usko povezani, pa promjena jednog faktora utječe na promjenu najmanje još jednog od ostalih faktora

5


Projektni plan prolazi kroz iteracije

različitih rješenja tijekom cijelog životnog

ciklusa projekta, te se na taj način plan

neprestano poboljšava i postaje sve

detaljniji i točniji.

Informatički alati Informatički alati ↔↔ upravljanje projektimaupravljanje projektima

� različita područja up-a ↔ različiti alati

� Informatički alati najčešće pokrivaju nekoliko različitih područja upravljanja projektima (npr. vrijeme, troškovi, resursi).

� Rijetko koji alat isključivo pokriva samo jedno područje

6

Informatički alati Informatički alati ↔↔ praćenje projekatapraćenje projekata

S obzirom da su projekti dinamične prirode, te da je tijekom njihovog životnog ciklusa potrebno stalno mijenjanje i prilagoñavanje planova, informatički alati uvelike olakšavaju izradu različitih verzija (iteracija) planova, te na taj način omogućavaju lakše praćenje projekata.


Mogućnosti◦ Unos aktivnosti i njihova trajanja◦ Grupiranje aktivnosti◦ Unos ovisnosti, veza meñu aktivnostima◦ Unos i dodjelu resursa aktivnostima◦ Unos troškova◦ Analiza i usklañivanje vremenskog rasporeda◦ Arhiviranje osnovnog, početnog plana◦ Praćenje plana u stvarnim vremenskim okvirima◦ Kreiranje raznih, pojedinačnih i zbirnih prikaza i

izvješća, te njihov ispis

7


� Prikladan za skoro sve vrste projekata

� Jednostavno sučelje

� Visoka upotrebljivost “iz kutije” – nije potrebno podešavati puno opcija prije početka rada

� Smanjenih mogućnosti ukoliko je potrebno istovremeno pratiti više projekata.

MS Project povijestMS Project povijest

� Verzije◦ 95◦ 98◦ 2000◦ 2002◦ 2003◦ 2007◦ 2010

� Korisnici u najvećem broju koriste verzije 2003 i 2007

8

Izrada plana pomoću MS ProjectIzrada plana pomoću MS Project--aa

MS Project ne sadrži unaprijed definirane baze podataka potrebne za izradu plana (normativi, analize cijena, itd.).

Prije pristupanja izradi plana, mora se odraditi priprema svih potrebnih podataka.

Priprema za izradu planaPriprema za izradu plana

� Bitne komponente za izradu plana grañenja:

◦ Tehnološki i organizacijski uvjeti izvoñenja

◦ Aktivnosti

◦ Resursi

◦ Trajanje aktivnosti

◦ Veze meñu aktivnostima

9

Trajanje aktivnostiTrajanje aktivnosti

� Izračun trajanja aktivnosti se radi na temelju:

◦ Količine gradiva– Q ◦ Učinka UpRG ili norme NsRG radne grupe◦ Broja radnih grupa - NRG◦ Radnog vremena - hd

dRG

sRGA

hN

NQT

×

×=

dRGpRG

AhNU

QT

××=

Precedence Diagramming Method (PDM)Precedence Diagramming Method (PDM)

� 3 pitanja koja vode do slijeda aktivnosti◦ Koja(e) aktivnost(i) mora završiti prije nego što može početi

ova aktivnost◦ Koja se aktivnost može izvršiti usporedno sa ovom◦ Koja aktivnost ne može početi prije nego ova završi

� Aktivnost se prikazuje pravokutnikom (čvor)� Strelice predstavljaju veze meñu aktivnostima

Struktura mrežnog planaStruktura mrežnog plana

10

Struktura planaStruktura plana

� Prethodna aktivnost◦ kontrolira početak ili kraj aktivnosti

� Sljedbena aktivnost◦ ovisi o početku ili završetku aktivnosti

Prethodna akt.Prethodna akt.AktivnostiAktivnosti BB

Sljedbena akt. Sljedbena akt. Aktivnosti BAktivnosti B

Veze meñu aktivnostima Veze meñu aktivnostima –– vrste vezavrste veza

AA

1. aktivnost1. aktivnost

KrajKraj--početak / početak / FinishFinish--Start (FS)Start (FS)

� kada A završi, B može početi

BB


PočetakPočetak--početak / Startpočetak / Start--Start (Start (SSS)S)

� kada A počne, B može početi

KrajKraj--kraj / kraj / FinishFinish--FinishFinish (F(FFF))

� kada A završi, B može završitiAA


BB


AA


BB


11

Veze sa odgodomVeze sa odgodom

� Predstavlja pomak ili odgodu izmeñu

aktivnosti i njene sljedbene aktivnosti

� Može se dodati bilo kojoj vrsti veza

� Uglavnom je pozitivna, ali u iznimnim

slučajevima može biti negativna

Odgoda (Odgoda (LagLag))

Veze meñu aktivnostima Veze meñu aktivnostima –– veze s odgodomveze s odgodom

AA


KrajKraj--početak / početak / FinishFinish--Start (FS)Start (FS)

� B može početi 7 dana nakon završetka A

BB


PočetakPočetak--početak / Startpočetak / Start--Start (Start (SSS)S)

� B može početi 5 dana nakon početka A

KrajKraj--kraj / kraj / FinishFinish--FinishFinish (F(FFF))

� B može završiti 3 dana nakon završetka A

AA


BB


AA


BB


SS 5dSS 5d

FFS S 77dd

FFFF 33dd

12

Lista aktivnosti s izračunom trajanjaLista aktivnosti s izračunom trajanja

Br.Br. Opis aktivnostiOpis aktivnosti KoličinaKoličinaJed. Jed. mj.mj.

Sastav Sastav radne gruperadne grupe

UUpRGpRG TTAA

1.1.

2.2.

3.3.

dRG

sRGA

hN

NQT

×

×=

dRGpRG

AhNU

QT

××=

Iz strukture Iz strukture mrežnog planamrežnog plana

Iz dokaznice Iz dokaznice mjeramjera

Iz organizacije Iz organizacije radnih procesaradnih procesa

Izračun s Izračun s formulomformulom

Trajanje Trajanje aktivnosti aktivnosti

zaokruženo zaokruženo na cijeli na cijeli

broj danabroj dana

Kritični putKritični put

� Kritični put je najduži slijed aktivnostinajduži slijed aktivnosti koji odreñuje ukupno trajanje projekta

� Aktivnosti na kritičnom putu su kritične kritične aktivnostiaktivnosti

� Kritične aktivnosti nemaju vremensku rezervu

� Promjena u trajanju jedne kritične aktivnosti uzrokuje promjenu trajanja cijelog projekta

13

Ukupna rezerva / Total Ukupna rezerva / Total FloatFloat (TF)(TF)

� Vrijeme za koje se trajanje aktivnosti može produžiti ili odgoditi početak aktivnosti, a da ukupno trajanje ukupno trajanje projekta ostane projekta ostane nepromjenjenonepromjenjeno

� Razlika izmeñu kasnog i ranog početka ili kasnog i ranog završetka

� Aktivnosti kojima ukupna rezerva ima vrijednost nulanula

su kritične kritične aktvnostiaktvnosti, a slijed kritičnih aktivnosti je

kritični putkritični put

◦◦ LLS S -- ESES = = TFTF

◦◦ LF LF -- EF = TFEF = TF

�� Vrijeme za koje se trajanje aktivnosti može Vrijeme za koje se trajanje aktivnosti može

produžiti ili odgoditi početak aktivnosti, a da produžiti ili odgoditi početak aktivnosti, a da

najraniji početak najraniji početak sljedbenesljedbene aktivnosti ostane aktivnosti ostane

nepromjenjennepromjenjen

�� Proračunava se ovisno o vrsti vezeProračunava se ovisno o vrsti veze

�� ESES22 -- ((LagLag) ) –– EFEF11 = = FFFF11 -- FS vezaFS veza

�� ESES22 -- ((LagLag) ) –– ESES11 = = FFFF11 -- SS vezaSS veza

�� EFEF22 -- ((LagLag) ) –– EFEF11 = = FFFF11 -- FF vezaFF veza

Slobodna rezerva / Slobodna rezerva / FreeFree FloatFloat (FF)(FF)

14

Primjer izrade plana Primjer izrade plana –– MS ProjectMS Project

� Definiranje projektnog kalendara

� Radni tjedan

� Radni dani

� Radno vrijeme

� Iznimke

� Neradni dani (npr. praznici)

� Radni dani (npr. radne subote)

� Definiranje aktivnosti i veza meñu aktivnostima


• Svakoj aktivnosti odreñuje se prethodna aktivnost, vrsta veze i broj dana odgode

15

� Dodjeljivanje vremenskih ograničenja aktivnostima:

� Najranije/najkasnije moguće

� Završi najkasnije do… ili ne ranije od…

� Počni najkasnije do… ili ne ranije od…

� Mora završiti/početi točno u…



� Dodjela zasebnih kalendara za pojedine aktivnosti ili resurse (npr. kooperant koji ne radi subotom)

16


• Identifikacija kritičnog puta


• Kritični put

17


• Izrada liste resursa

•• Za materijale Za materijale se može upisati se može upisati jedinica mjere, jedinica mjere, a za radnike i strojeve broj a za radnike i strojeve broj maxmax. radnika ili . radnika ili strojeva kojim raspolažemostrojeva kojim raspolažemo

•• U U ResourceResource SheetSheet--uu upisuju se imena resursa, upisuju se imena resursa, a pod a pod TypeType vrstu (vrstu (WorkWork ili ili MaterialMaterial))


•• Dodjeljivanje resursa aktivnostimaDodjeljivanje resursa aktivnostima

•• Svakoj aktivnosti dodjeljuju se svi Svakoj aktivnosti dodjeljuju se svi resursi potrebni za njeno izvršenjeresursi potrebni za njeno izvršenje

18


• Prikaz histograma•• U U pogledu ResourceResource GraphGraph prikazat će se prikazat će se

histogramihistogrami resursaresursa

• Ako nam broj resursa u jednom danu prelazi maximalni broj (crveno), te ako imamo veliki broj naglih promjena moramo napraviti optimizaciju


� Rješavanje prekoračenja broja resursa u odnosu na max. broj

� Leveling se može raditi na cijelom projektu ili na odreñenom periodu

� Dopuštenja koja se mogu postaviti:� “Ravnati” samo unutar rezerve

� “Ravnanje” može podesiti broj resursa dodijeljen aktivnosti

� “Ravnanje” može podijeliti aktivnost

19


• Unos troškova u plan

• Svakoj se aktivnosti može odrediti i fiksna cijena

•• Svakom resursu dodjeljuje se jedinična cijenaSvakom resursu dodjeljuje se jedinična cijena


� Moguće je mijenjati prikaz aktivnosti korištenjem filtara za prikaz, npr.:◦ Nekritične ili kritične aktivnosti

◦ Aktivnosti koje koriste odreñeni resurs

◦ Završene ili nezavršene aktivnosti

◦ Koje završavaju/počinju prije/poslije odreñenog datuma

◦ Samo skupne aktivnosti

◦ …

20


� Moguće je mijenjati prikaz aktivnosti grupiranjem prema odreñenom kriteriju, npr.:◦ Nekritične ili kritične aktivnosti

◦ Trajanje aktivnosti

◦ Završene ili nezavršene aktivnosti

◦ Dogañaji

◦ Vrsta ograničenja

◦ …

Praćenje izvoñenja Praćenje izvoñenja projekta projekta –– MS ProjectMS Project

• Kada je izrañen početni plan, spremamo ga kao “baseline” plan

• “baseline” = osnovna, početna linija

•• Priprema za praćenje planaPriprema za praćenje plana

21

Praćenje izvoñenja projekta Praćenje izvoñenja projekta –– MS ProjectMS Project

• Praćenjem izvoñenja aktivnosti, uz postotak izvršenja unosi se i datum stvarnog početka aktivnosti te ako je aktivnost izvršena, datum stvarnog završetka aktivnosti

•• Unos stvarnih podataka o aktivnostimaUnos stvarnih podataka o aktivnostima

•• Prikaz aktualnog stanja planaPrikaz aktualnog stanja plana

Praćenje izvoñenja projekta Praćenje izvoñenja projekta –– MS ProjectMS Project

• Sada se može vidjeti stvarno stanje projekta u odnosu na odreñeni dan

22

� Do verzije 2003◦ Izvještaji su ograničeni na standardizirane

oblike bez velikih mogućnosti promjena◦ Ne postoji mogućnost spajanja s drugim

programima, npr. MS Excel

� Od verzije 2007◦ Omogućena izrada interaktivnih izvještaja –

Visual Reports – u obliku tablica (Excel) i dijagrama (Visio)

◦ Fiancijska realizacija, Ljudski resursi, S-krivulja,…

Izrada izvještaja Izrada izvještaja –– MS ProjectMS Project

MS Project 2007 MS Project 2007 ↔↔ MS Project 2010MS Project 2010

Najveće promjene doživjelo je korisničko sučelje, koje u verziji 2010 koristi sustav traka (Ribbon) za pristup naredbama.

Ostale promjene “ispod površine” takoñer postoje, ali su ipak manjeg obima.

23

Novosti u verziji 2010Novosti u verziji 2010

� Korisničko sučelje – upotreba traka (Ribbon)


� Team Planner pogled

• Omogućava pregled rasporeda resursa u vremenu i prema pojedinoj aktivnosti.

• Olakšava pregled raspoloživosti resursa

24


� Timeline pogled

Omogućava brže pomicanje i lakše snalaženje po vremenskoj skali, te omogućava jednostavnije pronalaženje aktivnosti u Gantt Chart pogledu.


� Funkcija Compare Projects◦ Omogućava usporedbu dvije verzije projekata

◦ Izvještaj o usporedbi – Comparison Report� Nove aktivnosti

� Stare aktivnosti

� Aktivnosti promijenjenog imena

� Aktivnosti promijenjenih datuma (početak/kraj)

� Promjene u resursima

25


� Funkcija Compare Projects


� “ručno” planiranje – Manual Scheduling◦ Aktivnosti nemaju fiksirane podatke o trajanju,

početku i sl.

◦ Veze ne moraju upravljati vremenskim rasporedom aktivnosti

◦ Omogućena veća fleksibilnost kod ranog definiranja projekta

26


� Napredne Copy i Paste naredbe◦ Copy� Omogućava kopiranje tablica uključujući i njihova

zaglavlja

� Omogućava kopiranje raznih gotovih izvještaja

◦ Copy Picture� Omogućava kopiranje sadržaja cijelog pogleda (npr.

Gantt Chart) u sliku, te lakšeg prijenosa u druge aplikacije


� Napredne Copy i Paste naredbe◦ Paste Special� Omogućava kopiranje gotovih podataka iz Excel

tablica

� Omogućava brzu izradu projekata iz Excel tablica ili Word dokumenata

27

Kompatibilnost sa starim verzijamaKompatibilnost sa starim verzijama

� Projekti napravljeni u starim verzijama MS Projecta (od 2000 do 2007) se mogu bez posebnih konverzija otvarati i mijenjati u verziji 2010

� Projekti napravljeni u verziji 2010 nisu čitljivi u starim verzijama ukoliko prethodno nisu pomoću naredbe Save As… sačuvani u odgovarajućem formatu

Zaključak (I)Zaključak (I)

U odnosu na prošlu verziju 2007, verzija 2010 donosi razne novosti od kojih je svakako najveća novost upotreba novog sučelja.

Osim novog sučelja postoje razni korisni dodaci, koji u osnovi ne mijenjaju drastično mogućnosti MS Project-a, ali svakako doprinose ubrzavanju općenitog rada.

28

Zaključak (II)Zaključak (II)

Novo sučelje zahtjeva odreñenu dozu privikavanja za korisnike koji imaju prethodno iskustvo u radu sa starim verzijama, ali zato novi korisnici neće imati velikih problema s korištenjem i privikavanjem.

Zaključak (III)Zaključak (III)

Dodavanje novih pogleda (Team Planner i Timeline), te omogućavanje naprednijih mogućnosti Copy i Paste naredbi, neke često korištene operacije su dobile dodatno ubrzanje i omogućavaju lakše snalaženje u velikim projektima (velik broj aktivnosti i dugačko trajanje).

29

Zaključak (IV)Zaključak (IV)

Funkcija Compare Projects omogućava daleko lakšu usporedbu dva projekta što je u prošlim verzijama bilo gotovo nemoguće, te na taj način dodatno ubrzava procese praćenja projekata.

Zaključak (V)Zaključak (V)

Iako drastičnih promjena u odnosu na stare verzije nema, nova verzija (2010) donosi neke interesantne novosti, koje mogu ubrzati svakodnevni rad.

Novi korisnici bez iskustva i korisnici koji rade na verzijama do 2003 bi svakako trebali započeti rad na najnovijoj verziji, dok korisnici koji koriste verziju 2007 mogu sačekati još neko vrijeme za prelazak.

30

LiteraturaLiteratura

� A Guide to the Project Management Body of Knowledge – 4th Edition; PMI; 2008

� J. Klepac: Organizacija grañenja; Sveučilište u Zagrebu; Grañevinski fakultet; 1984.

� J. Marušić: Organizacija grañenja; Sveučilište u Zagrebu; 1994.

� B. Uremović, Č. Dunović: Planiranje projekata uz pomoć programskog alata Microsoft Project 2007; Tehničko veleučilište u Zagrebu; 2010.

� Č. Dunović: Nastupno predavanje – Izrada dinamičkih planova grañenja pomoću programskog paketa MS Project

Zahvaljujem na pažnji !

Boris Uremović, dipl.ing.grañ.

31

Uremović, Dunović Uremović, Dunović –– Planiranje projekata uz pomoć Planiranje projekata uz pomoć programskog alata Microsoft Project 2007programskog alata Microsoft Project 2007

Recenzirani nastavni materijal (skripta) za predmete:

� Metode planiranja (Stručni studij graditeljstva)

� Planiranje i praćenje projekata (Specijalistički diplomski stručni studij graditeljstva)

Sve dodatne informacije na mail:

[email protected]

Documents

Planiranje i praćenje projekata pomoću programskog alata MS Project