PLANNING THE PERFECT PRESS CONFERENCE

المثالي الصحفي للمؤتمر التخطيط

)www.al-raeed.net/training) :للتدريب الرائد مركز موقع المصدراإلعالمي والتطوير

PLANNING THE PERFECT PRESS CONFERENCE

The words.

The participants.

The look.

The media.

الكلمات المشاركينالمظهراالعالم

المثالي الصحفي للمؤتمر التخطيط

الكلمات

How does this press conference contribute to your party’s communications strategy?

• Are you recruiting supporters?• Building support for a particular initiative?

What is the message for the event?

THE WORDS

االعالمية؟ حزبك خطة مساعدة في الصحفي المؤتمر هذا سيساهم كيف

لك؟ • المؤيدين بتجنيد تقوم انت هلمعينة؟ • مبادرة اجل من التاييد بجمع تقوم هل

الحدث؟ هذا في ايصالها تريد التي الرسالة ماهي

THE WORDS

Your message needs to be consistent across all the press conference materials:

• A media alert inviting reporters to the press conference and the script you use to call

reporters• The script for speakers at the press conference• The press release that you put out after the press conference

: الصحفي المؤتمر وقت طوال و خالل المستخدمة االعالمية المادة ضمن رسالتك تكون ان بد ال

المراسلين • دعوة تتضمنه ان يجب الذي النص و المؤتمر الى المراسلين يدعو اعالمي اعالنالمؤتمر • في للمتحدثين النصوصالصحفي • المؤتمر بعد ستطلقه الذي الصحفي البيان

الكلمات

THE WORDS

For example, if your press conference is to announce a new legislative initiative on healthcare, your primary message could be:

We need the Iraqi government’s help to make disease a part of the past and make ahealthy Iraq our future. We need more care centers around the country and to trainnew medical personnel.

All the speakers at your press conference should make points that argue in favor of yourview and deflect the expected criticism.

الكلمات

, , فان الصحية الرعاية تخص جديدة تشريعية مبادرة طرح اجل من المؤتمر كان اذا المثال سبيل على: تكون ان ممكن رسالتك

مستقبال هدفنا لجعل و الماضي من جزء االمراض نجعل ان اجل من الحكومة لدعم بحاجة نحن . بحاجة اننا كما و البلد انحاء جميع في الصحية المراكز من للمزيد بحاجة نحن لذا صحي عراق

. الجديدة الصحية الكوادر من المزيد لتدريب

النقد مسار تحرف و نظرك وجهة تاييد على تحث نقاط يطرحو ان يجب المؤتمر في المتحدثين كلرسالتك يخدم بما لك المتوقع

THE WORDS

Account for your opposition’s criticisms in your participants remarks and press release.

“This initiative is not free, but investing in a healthy Iraq will not be free. Our

families’ safety and health is worth this investment. Iraq will be stronger when

disease is in our past and healthy, full lives are our future.”

الكلمات

التي المالحظات طريق عن وذلك المعارضين قبل من لك يوجه الذي النقد الحسبان في تضع ان البد. رسالتك يخدم بما و الحقا ستنشره الذي الصحفي البيان و المشاركين سيبديها

. ان” , ثمن بال تكون ان يجب ال العراق صحة في االستثمار ان كما ثمن بال ليست المبادرة هذه ان . يكون و صحيا يكون حين اقوى سيكون العراق االستثمار هذا تستحق صحتهم و عوائلنا سالمة

“. , مستقبلنا هي الطويلة الحياة الماضي من المرض

THE PARTICIPANTS

MESSAGE:

We need the Iraqi government’s help to make disease a part of the past and make ahealthy Iraq our future. We need more care centers around the country and to trainnew medical personnel.

POTENTIAL PARTICIPANTS:• Coalition party leaders and elected officials • Doctors• Families impacted by lack of health care, or benefited from health care

المشاركين

الرسالة:

عراق مستقبال هدفنا لجعل و الماضي من جزء االمراض نجعل ان اجل من الحكومة لدعم بحاجة نحنلتدريب. بحاجة اننا كما و البلد انحاء جميع في الصحية المراكز من للمزيد بحاجة نحن لذا صحي

. الجديدة الصحية الكوادر من المزيد

: المحتملون المشاركونالمنتخبون • المسؤولون و المتحالفة االحزاب قادةاالطباء•• , الصحية الرعاية من ستستفاد التي او الصحية الرعاية قلة من المتضررة و المتاثرة العوائل

المظهر THE LOOK

عنه؟ يتحدثون الذي ما و الرجال هؤالء هم من

Who are these men and what are they talking about?

نوبل جائزة على للحائز الصحفي . 2000االمؤتمر تسكوبا , جامعة في شيراكاوا ح البروفسور

Nobel Prize winner press conference 2000, for Prof. H. Shirakawa at University of Tskuba

المظهر THE LOOK

Who are these women and what are they talking about?

يتحدثن؟ ماذا عن و النساء هؤالء من

Bulgarian press conference on waste-water management, 2006 , المياه مخلفات معاملة عن البلغاري الصحفي 2006المؤتمر

المظهر THE LOOK

الكلمات االف عن تغني صورك اجعلMAKE YOUR PICTURES WORTH THOUSANDS OF WORDS

A hospital celebrates a new law to help fight a blood disease that affects mostly blacks.

قانون القرار مستشفى في احتفاليصيب مرض محاربة في يساعد جديد

الغالب في السود

Ground breaking for a high schoolمدرسة بناء اجل االساسمن حفر

ثانوية

New York City Mayor announces that Argentina and Peru will play a soccer game in New York City, 2004.

كرة لعبة عن يعلن نيويورك مدينة عمدةو االرجنتين بين المدينة في قدم

2004البيرو,

Does what’s planned to be in the picture tell your viewer what’s going on?Use literal signs or visual clues like uniforms.

Is your target audience reflected by the planned speakers or audience members? Choose to include men and/or women, diverse ethnic groups in your picture.

Will your planned picture be interesting for TV or a newspaper?Use action, famous people, interesting or surprising people.

PRESS CONFERENCE VISUAL IMAGE CHECKLIST

الصحفي المؤتمر في ابرازها المطلوب بالصور قائمة

الفكرة؟ يوصل و يحصل الذي ما للمشاهد يقول الصورة في ابرازه و لظهوره خططت ما هل

؟ ال ام المستهدف الجمهور يمثلون الجمهور من الحضور و اعددتهم الذين المتحدثين هل

الصحافة؟ او التلفزيون انتباه ستجذب لها اعددت التي الصورة هل , , في مفاجئين و لالهتمام مثيرين او مهمين ناس او فعالين مشهورين ناس صور تستخدم ان يجب

تصرفاتهم.

THE MEDIA

The reason for doing a press conference is to get your viewpoint broadcast by TV, radio

and print journalists.

You need to tell journalists about your press conference in advance so they can be

available to attend and plan their article.

Write a media advisory with all the details about your event. Send to journalists using

email and fax and then call to make sure they plan on coming to your event.

االعالم وسائل

, , و الراديو التلفزيون بواسطة اذاعتها و نظرك وجهة اليصال هي صحفي مؤتمر اقامة من الهدفالمطبوعة الصحافة

يخططو و للحضور متواجدين يكونوا لكي مسبقا الصحفي مؤتمرك عن الصحفيين اعالم عليك يجب. مقالهم لكتابة

. الصحفيين كافة الى ابعثه الحدث هذا تخص التي التفاصيل جميع يتضمن اعالمي استداللي دليل اكتب. الحدث لهذا حضورهم لتاكيد بهم اتصل ثم الفاكس او االلكتروني بالبريد او بالبريد المراسلين و

THE MEDIA – SAMPLE MEDIA ADVISORY

CONTACT: Your Name

DATE: Event Date

COALITION TO ANNOUNCE NEW HEALTH CARE INITIATIVE FOR FAMILIES

Baghdad – A coalition of political parties will announce an effort to improve health care

availability across Iraq at a press conference on Sunday, August 20.

WHO: [names of coalition parties]

WHAT: New health care initiative for families and doctors

WHERE: El Rashid Hotel, Baghdad

WHEN: 12:00

- االعالمي االستداللي الدليل االعالم وسائل

اسمك: المنضمالحدث: تاريخ التاريخ

للعوائل الصحية الرعاية قطاع تطوير في جديدة مبادرة عن لالعالن التحالفو – الصحي الوضع تحسين اجل من المبذولة الجهود عن تعلن سوف السياسية االحزاب تحالفمن بغداد

االحد يوم سيعقد صحفي مؤتمر في العراق انحاء في الصحية اب 20الرعايةالمشاركة: المتحالفة االحزاب اسماء من

االطباء: و للعوائل الصحية للرعاية جديدة مبادرة ماذا , بغداد: الرشيد فندق اين

12:00متى:

النسوي – للتجمع الصحفي للمؤتمر االستبياني الدليل االعالم وسائلالسياسية االحزاب لمكاتب

THE MEDIA – REAL MEDIA ADVISORY FROM WOMEN’S CAUCUS

THE MEDIA

Follow up calls are very important. After you send out your media advisory, call key

journalists to explain to them why your event is important.

You need to be able to say why your event, viewpoint or issue is matters to a broader

audience:

• Demonstrates increasing support for an issue• The beginning of a new campaign (with some kind of activities)• A surprising collection of supporters• A national leader backs your effort

االعالم وسائل

, . تشرح لكي البارزين باالعالميين اتصل الستبياني الدليل ارسال بعد جدا مهمة المتابعة اتصاالت. الحدث اهمية لهم

تهم موضوعك او له تعد الذي الحدث او نظرك وجهة لماذا القول على قادرا تكون الن بحاجة انتالحضور من اوسع مستوى على تؤثر او

معين • لموضوع المتصاعد التاييد لتعرض•( الفعاليات ( بعض مع جديدة لحملة بدايةللمؤيدين • مفاجئ تحالفالمبذولة • جهودك يساند وطني قائد

THE MEDIA

Write a press release that explains your event:• Who was involved• The message and any important quotes• Why this is important to the Iraqi people• What’s next for your organization• How to contact you with questions

Send your press release to reporters by email and fax. Call reporters who didn’t cover yourevent to see if they want the press release.Reporters who could not come to the event may write from your press release if it is veryinformative and interesting. This is especially important if security makes it difficult for reportersto travel.

االعالم وسائل

الحدث هذا يفسر صحفي بيان اكتبالمشاركين • هم منعنها • االعالن تريد مهمة شعارات اي و الرسالةالعراقي • للشعب الحدث اهمية ماالمستقبل • في لمنظمتك القادم هو مااسئلة • اي وجود حال في بك االتصال يمكن كيف

. يغطو لم الذين بالصحفيين اتصل الفاكس او االلكتروني البريد بواسطة الصحفيين الى الصحفي بيانك ابعثنشره ارادوا اذا لهم الصحفي البيان ارسال امكانية عن استفسر و المؤتمر

من يتمكنوا لم الذين المراسلين يفيد قد الحدث عن وافية معلومات على يحتوي و واضحا الصحفي البيان كان اذاحركة من تحد و تمنع درجة الى سيئا االمني الوضع كان حال في اهمية ذو هذا و منه مقالهم القتباس الحضور

المراسلين

THE MEDIA – CAPTURE YOUR COVERAGE

Ask reporters when their article or news story will run. Call NDI and we will try to capture

the news or newspaper for you.

Keep a folder of all your clips. Share your clips with other reporters to demonstrate that

you are news-worthy experts on an issue.

Share your clips with Members of Parliament and Ministers. They are more likely to

support your issue when they see that you are getting the public’s attention. Make a nice

packet of clips for them.

عليها – حصلت التي االعالمية التغطية سجل االعالم وسائل

. الوطني بالمعهد اتصل الخبر يعرض او المقابلة فيه ستنشر الذي الوقت عن المراسلين اسالالتلفزيون او الصحف في سواء التغطية لك نسجل ان سنحاول و الديمقراطي

االعالمية االهمية لهم لتبين اخرين صحفيين على التسجيالت اعرض و بالمؤتمر خاص بملف احتفضمعينة مواضيع في تمتلكها التي

. تاييدهم على ستحصل النك تسجيالتك على االطالع في الوزراء و البرلمان في اخرين اعضاء اشرك . لهم التسجيالت من لطيفة رزمة باعداد قم لك العامة تاييد لمسوا ما اذا لك