Pm05 Pr02 Atencion

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA

Procedimiento de atención de solicitudes en materia de señalización

Código: PM05-PR02 Fecha: 20/09/2012

PL02-PE01-PR05 – V4 Página 1 de 14

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN No. 312 del 19 de Junio de 2008

Acta de Aprobación No. 070 de septiembre 21 de 2012

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS

1.0 Adopción del procedimiento

2.0 Modificación del procedimiento

3.0 Modificación del procedimiento

AUTORIZACIONES

ELABORÓ: REVISÓ

NOMBRES: Martha Liliana Sánchez Aparicio Angela Yohana Jaime Buriticá

NOMBRE: Juan Carlos Abreo Beltrán B

FIRMA

FIRMA

CARGO: Profesionales universitarios CARGO: Director de Control y Vigilancia






1. OBJETIVO Describir las actividades para la adecuada atención de requerimientos o solicitudes de usuarios sobre señalización en las diferentes localidades de la ciudad. 2. BASE LEGAL

• Ley 1437 de 2011 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo

y de lo Contencioso Administrativo.” • Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

• Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”.

• Ley 1383 de 2010 “Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002-Código Nacional de Tránsito y se dictan otras disposiciones”

• Decreto 371 de 2010 “ Por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las entidades y Organismos del distrito Capital”

• Ley 1239 de 2008 " Por medio de la cual se modifican los artículos 106 y 107 de la ley 769 del 2 de agosto de 2002 y se dictan otras disposiciones"

• Ley 769 de 2002 “Código Nacional de Tránsito Terrestre. • Decreto 567 de 2006 “Por la cual se adopta la estructura organizacional y las

funciones de la Secretaría Distrital de Movilidad, y se dictan otras disposiciones”. • Resolución 1050 de Mayo de 2004 - Ministerio de Transporte - Manual de

Señalización Vial – Dispositivos para la regulación del tránsito en calles, carreteras y ciclorrutas de Colombia, o la norma que lo modifique.

• Decreto 319 de 2006. “Por el Cual se Adopta el Plan Maestro de Movilidad Para Bogotá Distrito Capital, que Incluye el Ordenamiento de Estacionamientos, y Se Dictan Otras Disposiciones.”

• Decreto 190 de 2004 “Por medio del cual se compilan las disposiciones contenidas en los Decretos Distritales 619 de 2000 y 469 de 2003”.

• Manual de Planeación y Diseño para la Administración del Tránsito y el Transporte. Secretaría de Tránsito y Transporte, versiones 1998 y 2005.

3. ALCANCE El procedimiento inicia con el recibo de solicitudes provenientes de la comunidad, otras Entidades, entes de control u otras direcciones de la Secretaria Distrital de Movilidad, solicitudes en las que describen los requerimientos o necesidades en materia de






señalización y finaliza con la entrega a correspondencia para envío de la respuesta al peticionario y archivo del cumplido del oficio de respuesta, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental de la Entidad. 4. DEFINICIONES Contratista: Persona que suscribe un acuerdo o contrato con una organización para desarrollar un trabajo específico. Control : Actividades tendientes a verificar y sancionar el no cumplimiento de la normatividad vigente o de una especificación o requisito técnico. Correspondencia: Conjunto de documentos o correos electrónicos que se reciben o se expiden Cumplido: Copia de documento de respuesta en el que se evidencia que fue recibido, mediante firma de quien lo recibió. Derecho de petición: Derecho que la constitución Nacional en su Artìculo 23 ha concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las autoridades para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y/o particular. Dispositivos para la regulación del tránsito: Son los mecanismos físicos o marcas especiales, que indican la forma correcta como deben circular los usuarios de las calles y carreteras. Los mensajes de los dispositivos para la regulación del tránsito se dan por medio de símbolos, elementos y leyendas de fácil y rápida interpretación. Documento : Escrito en que consta iinformación fidedigna o susceptible de ser empleada como tal para probar algo. El medio de soporte de los documentos puede ser papel, disco magnético, óptico, electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Operativo: Acción o conjunto de acciones desarrolladas por un sujeto o sujetos con un objetivo o fin definido. Pliego de Condiciones: Documento contractual, de carácter comprensivo y obligatorio donde se establecen las condiciones o cláusulas que se aceptan en un contrato de obras o servicios, una concesión administrativa o una subasta. Profesional interno: Persona asignada para desarrollar una labor dentro del grupo de señalización de la entidad, ya sea personal de planta o por contrato de prestación de servicios.






Señal de Tránsito: Dispositivo físico o marca especial. Preventiva, reglamentaria e informativa, que indica la forma correcta como deben transitar los usuarios de las vías. Señal preventiva : Señales lllamadas también de prevención, tienen por objeto advertir al usuario de la vía la existencia de una condición peligrosa y la naturaleza de ésta. Se identifican con el código SP. Señal reglamentaria : Las señales reglamentarias o de reglamentación tienen por objeto indicar a los usuarios de la vía las limitaciones, prohibiciones o restricciones sobre su uso. Estas señales se identifican con el código SR. Señal informativa : Las señales informativas o de información, tienen por objeto guiar al usuario de la vía suministrándole la información necesaria sobre identificación de localidades, destinos, direcciones, sitios de interés turístico, geográficos, intersecciones, cruces, distancias por recorrer, prestación de servicios, etc. Estas señales se identifican con el código SI. Señalización: Señalización es el conjunto de elementos que condicionan la actuación de las personas que los captan frente a determinadas situaciones que se pretender resaltar. La señalización tiene como misión llamar la atención sobre los objetos o situaciones que pueden provocar peligros. Vigilancia : Verificación y seguimiento del comportamiento frente a las normas de tránsito y transporte. Visita de Campo: Actividad que se debe realizar para comprobar in situ (en el propio lugar) los hechos, aseveraciones o recabar los datos específicos de que trate el estudio o asunto en cuestión. 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Secretario (a) de Movilidad Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta a las solicitudes en materia de señalización, cuando sea de su competencia. Subsecretario(a) de Servicios de la Movilidad Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta a las solicitudes en materia de señalización, cuando sea de su competencia.






Director(a) de Control y Vigilancia Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta en materia de señalización, cuando sea de su competencia, dar visto bueno a los oficios que deben ser firmados por la Subsecretaría de Servicios o por el Secretario (a) de Movilidad Profesional Universitario y/o Especializado. Recibir, hacer una evaluación técnica integral y generar concepto técnico y/o atender los requerimientos que le sean asignados en materia de señalización. Auxiliar Administrativo Recibir y actualizar las bases de datos de correspondencia recibida y entregada, imprimir las planillas, entregar los requerimientos o solicitudes al profesional asignado, fotocopiar y escanear los documentos y archivar los cumplidos. 6. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIÓN Atender oportunamente las solicitudes en materia de señalización, con respecto a la implementación, retiro, traslado y/o mantenimiento de los dispositivos de señalización. Para dar respuesta a los diferentes requerimientos se deberá realizar una evaluación inicial de antecedentes de la solicitud, a fin de verificar si el tema ya ha sido evaluado o se han desarrollado acciones por parte de la entidad. Al proyectar las respuestas a las solicitudes o requerimientos, acatar la normatividad vigente en materia de señalización y los conceptos técnicos establecidos por la Entidad. Para atender una solicitud, se debe identificar la necesidad y el sector, así como llevar a cabo una evaluación técnica integral y una verificación de la información correspondiente en las bases de datos de señalización de la Entidad, al igual que una evaluación de las condiciones operativas observadas en la en la visita técnica (cuando ésta se requiera), que incorpora el inventario de la señalización existente, características técnicas y de circulación de los segmentos viales, caracterización de los usos del suelo, espacio público y de la infraestructura complementaria, caracterización del tránsito y usuarios y de todos aquellos elementos que permitan un planteamiento integral de la señalización. Cuando se trate de dar respuestas a través de contratistas, estas deberán ser revisadas previamente por el profesional asignado del grupo de señalización antes de ser enviadas al (a) director(a) de Control y Vigilancia para su respectiva firma. Los documentos que sean remitidos para generar respuesta, deberán ser previamente relacionados en una planilla, la cual se firmará por quien recibe los respectivos documentos.






La Dirección de Control y Vigilancia llevará un control de fechas y asignación de los documentos recibidos y entregados, a fin de evitar que se incumpla con los tiempos legales establecidos para dar respuesta a los mismos. La respuesta a las solicitudes se proyectará de acuerdo con el orden cronológico de llegada, no obstante, se dará prioridad a los derechos de petición y a los casos que se consideren como urgentes. Las actividades que realice el contratista estarán sujetas a las definidas en el pliego de condiciones del contrato suscrito con la Secretaría Distrital de Movilidad. 7. FORMATOS Y DOCUMENTOS ANEXOS

F01-PM05-PR02 Formato de control de Entrada y salida de correspondencia F02-PM05-PR02 Formato de visita de campo F04-PA01-PR23 Acta de Reunión

Planilla del programa de correspondencia 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. Responsable Dependencia Descripción Soporte Tiempo

1

Auxiliar Administrativo

Dirección de Control y Vigilancia

Recibir la correspondencia diariamente por parte de la oficina de radicación.

Planilla de Correspondencia

Programa de Correspondencia

1 día

2



Asignar al profesional líder del grupo de señalización o al auxiliar administrativo del grupo de señalización las solicitudes o requerimientos asignados por contener necesidades en referencia al tema de señalización

Planilla de Correspondencia. 30 minutos

3

Profesional Universitario y/o

Especializado y/o auxiliar

Dirección de

Control y Vigilancia

Recibir, clasificar por localidad y asignar solicitudes relacionadas con señalización. Definir si se asigna a

Planilla de Correspondencia

Programa de Correspondencia

30 minutos







Administrativo profesional interno o a contratista externo.

4 Auxiliar Administrativo


Registrar en base de datos de seguimiento la correspondencia entregada a los profesionales o a contratistas externos.

Base de Datos 30 minutos



Asignar el documento en el aplicativo de correspondencia e Imprimir la planilla de entrega de correspondencia.

Planilla de Correspondencia 30 minutos



Entregar correspondencia al contratista externo o personal de la entidad según corresponda y obtener firma de parte de quien recibe los documentos. Si la entrega se realizó al contratista externo continuar con la actividad No.13.

Planilla de Correspondencia 20 minutos

7

Profesional Universitario y/o Especializado


� Verificar si existen antecedentes del requerimiento y a su vez verificar a través de las bases de datos georeferenciadas, información relacionada en la solicitud.

1 hora

8 Profesional

Universitario y/o Especializado


Establecer si requiere visita de campo. Si: Seguir actividad No 9 No: Seguir actividad No 10

10 minutos

9 Profesional



Programar y realizar visitas de campo y/o reuniones de atención a la comunidad previstas, para complementar y actualizar información Diligenciar formato de visita de campo y/o acta de reunión cuando aplique.

Acta de reunión y/o formato de visita de campo

1 día







10 Profesional



Hacer un Análisis técnico integral de la información recolectada y de las condiciones físicas y operativas del segmento vial y determinar las acciones a desarrollar.

30 minutos

11 Profesional



Ingresar a base de datos de compromisos para diseño de señalización, implementación Retiro, Mantenimiento o reubicación de señalización y/o solicitar operativo al grupo de transporte de la Dirección de Control y Vigilancia.

Base de datos

30 minutos

12 Profesional



Proyectar oficio de respuesta al peticionario, descargar consecutivos del aplicativo de correspondencia, enviar comunicaciones a otras dependencias, ya sea a través de medio físico, o electrónico si se considera necesario; informando acerca de las acciones y registrar. Entregar el oficio al líder del grupo Mediante el registro en el formato F1-PM05- PR02 Continuar con la actividad No.14.

Correo electrónico, Aplicativo de

correspondencia, memorando u

oficio Formato de

entrega de oficios.

2 Horas



Recibir los proyectos de respuesta de parte del(os) contratista(s) externos y firmar planilla de recibido.

Planillas de correspondencia

20 minutos

14

Profesional Universitario y/o Especializado y



Entregar a un profesional del grupo de señalización los proyectos de respuesta de los contratistas externos e internos del personal de la Entidad para revisión.

Oficio de respuesta

30 minutos







15

Profesional Universitario y/o

Especializado del grupo de

señalización


� Revisar y determinar ¿Existen observaciones?

Si: Devolver oficio al contratista externo o al profesional interno para su corrección. Continuar con actividad No. 16 No: Continuar con la actividad No.17

Oficio de respuesta

30 minutos

16



Corregir el oficio de respuesta y volver a la actividad No.14.

Oficio de respuesta 30 minutos

17



Entregar para revisión y firma de el(a) Director(a) de Control y Vigilancia, si fuere de su competencia.

Oficio de respuesta

1 día

18

Director de Control y Vigilancia


Aprobar oficio de respuesta y/o dar visto bueno para remitir al Despacho o a la Subsecretaría de Servicios de la Movilidad, de ser necesario. Hacer la entrega mediante planilla que deberá ser firmada por el auxiliar administrativo de la Dirección de Control y Vigilancia.

Oficio de respuesta

1 día

19

Director de Control y Vigilancia Dirección de

Control y Vigilancia

Remitir al Despacho o a la Subsecretaría de Servicios de la Movilidad para aprobación, si fuere de su competencia.

Oficio de respuesta

½ día

20

Secretario (a) de Movilidad o

Subsecretario(a) de Servicios de la

Movilidad

Despacho o Subsecretaría de Servicios de la Movilidad

Firmar la respuesta si fuere de su competencia.

Oficio de respuesta

1día


Dirección de Control y

Fotocopiar oficio firmado y aprobado.

Oficio de respuesta

10 minutos







Vigilancia

22



Entregar al contrato de correspondencia de la Entidad la respuesta al requerimiento para enviar al peticionario.

Oficios recibidos y contestados

30 minutos

23



Archivar los cumplidos de acuerdo con las especificaciones establecidas en las tablas de retención documental.

Archivos escaneados

20 minutos

9. CAMBIO O MEJORA REALIZADA EN EL PROCEDIMIENTO No. CAMBIO O MEJORA REALIZADA 1 Modificación del logo imagen institucional 2 Se modificó el nombre del procedimiento 3 Se actualizó la base legal del procedimiento 4 Se modificó el alcance 5 Se complementaron algunas responsabilidades y autoridades 6 Se incluyeron algunas definiciones adicionales. 7 Se eliminó un lineamiento o política de operación 8 Se complementaron los pasos 2 y 11 9 Se modificaron los pasos 12,15,19,23 y 24 10 Se modificó el tiempo del paso 13 11 Se ajustó el flujograma de acuerdo con los cambios realizados en el procedimiento






10. FLUJOGRAMA

1

INICIO

Recibir, clasificar por localidad y asignar solicitudes relacionadas con señalización. Definir si se asigna a profesional interno o a contratista externo

Entregar correspondencia al contratista externo o al funcionario de la Entidad según corresponda y obtener firma de parte de quien recibe los documentos

Registrar en base de datos de seguimiento la correspondencia entregada a los profesionales o a contratistas externos.

Recibir la correspondencia diariamente de parte de la oficina de radicación

Asignar en el aplicativo de correspondencia e imprimir la planilla de entrega de correspondencia.

1

Entregar al profesional líder del grupo de señalización o al auxiliar administrativo del grupo deseñalización

¿Fue asignado a un funcionario de

la Entidad?

Sí

NO






1

� Verificar en las bases de datos de señalización de la Entidad, la información relacionada con la solicitud y verificar si existen antecedentes del requerimiento

¿Requiere visita?

Programar y realizar visitas de campo y/o reuniones de atención a la comunidad previstas, para complementar y actualizar información.Diligenciar formato de verificación y/o acta de reunión si se requiere

2

2

Ingresar a base de datos de compromisos para diseño de señalización, implementación Retiro, Mantenimiento o reubicación de señalización. Si se requiere, solicitar operativo al grupo de Transporte Público de la Dirección de Control y Vigilancia

Proyectar oficio de respuesta al peticionario, descargar consecutivos del aplicativo de correspondencia, enviar comunicaciones a otras dependencias o a otras Entidades cuando se requiera, ya sea a través de medio físico, o electrónico si se considera necesario; informando a cerca de las acciones y registrar. Entregar el oficio al líder del grupo ( F1-PM05- PR02) . Continuar con la actividad No.14.

Analizar la información recolectada y determinar las acciones a desarrollar.

3

2

NO

SI






2

Entregar para revisión por parte de un profesional del grupo de señalización los proyectos de respuesta de los contratistas externos o del personal interno de la Entidad

Recibir los proyectos de respuesta de parte del(os) contratista(s) externos y firmar planilla de recibido

¿Existen observaciones?

Corregir oficio y continuar con la actividad No.14

Remitir al Despacho o a la Subsecretaria de Servicios de la Movilidad para aprobación, si fuere de su competencia.

Aprobar oficio de respuesta y/o dar visto bueno para remitir al Despacho o a la Subsecretaría de Servicios de la Movilidad si se requiere

Entregar para revisión y firma de el(a) Director(a) de Control y Vigilancia, si fuere de su competencia.

3

Devolver al contratista externo o al profesional para su corrección.

1

3

4

4

5

5

� Revisar el documento de respuesta.

NO

SI






Firmar la respuesta si fuere de su competencia.

Entregar a correspondencia y escanear los oficios.

FIN

Fotocopiar oficio firmado y aprobado

Archivar los cumplidos de acuerdo con lo establecido en la tabla de

retención documental de la Entidad

3

Documents

Pm05 Pr02 Atencion