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a n e x o 6

PMBOK


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Anexo 6: PMBOK 191

MO DELO DE MADUREZ DE GESTIN DEL CONOC IMIENTO v1.1Universidad Santa Mara, Campus Guayaquil http://www.usm.edu.ec/tesis-ss

IntroduccinEl presente anexo extiende una explicacin sobre las generalidades del PMBOKcomo fuente de creacin del manual de prcticas del Modelo S&S.

El PMBOK es una gua utilizada por los gestores de proyectos para dirigir elproceso de un proyecto de xito, y se caracteriza por la definicin de procesos yreas de conocimiento de las cuales se generan prcticas.

La ventaja de utilizar el PMBOK para proyectos es que ste es de aplicacingeneral, es decir que las prcticas y conocimientos descritos en l pueden ser, ensu mayora, adaptados a muchas realidades organizacionales. Adems, puede

decirse que existe una conciencia global acerca de su valor y utilidad.

La informacin presentada en este anexo corresponde al documento delPMBOK, edicin 2000.
http://www.usm.edu.ec/tesis-sshttp://www.usm.edu.ec/tesis-ss


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Anexo 6: PMBOK 192


1 Definiciones y ConceptosEl Instituto de Gestin de Proyectos (PMI por sus siglas en ingls), public en1996 elProject Managament Body of Knowledge (PMBOK), que es un trminoinclusivo que describe la suma de conocimiento adquirido en la profesin deadministracin de proyectos. Incluye conocimiento de prcticas tradicionalesprobadas que son aplicadas en la gestin de proyectos en general, as como elconocimiento de prcticas innovadoras y avanzadas que son aplicables en casosun poco ms especficos.

El PMBOK se estructura por procesos de gestin de proyectos y reas deconocimiento, temas que se explicarn ms adelante.

A continuacin, se desarrollarn las definiciones de proyecto y gestin deproyectos bajo el enfoque del PMBOK.

1.1 Qu es un Proyecto?

Las organizaciones desarrollan trabajos. Generalmente los trabajos envuelvenoperaciones y/o proyectos. Estas operaciones y proyectos comparten ciertascaractersticas:

Son desarrollados por personas

Estn restringidos por recursos limitados

Son planificados, ejecutados y controlados

La diferencia entre las operaciones y los proyectos es que en las primeras lostrabajos son repetitivos y continuos mientras que en los segundos, el trabajo estemporal y nico. Se entiende por proyecto aunesfuerzo temporal iniciadopara crearunnico productooservicio.

1Ms sobre el PMI enhttp://www.pmi.org/

El hecho que sea temporal implica que tenga un comienzo y un fin. El fin esalcanzado cuando los objetivos de proyecto son cumplidos o cuando queda claroque estos no podrn ser cumplidos.

Los proyectos son tomados a cualquier nivel de la organizacin,pueden involucrar a una o cientos de personas, puede requerirmenos de cien horas para ser completados o ms de diez millones.Los proyectos pueden involucrar una o varias unidades de laorganizacin y a su vez pueden pasar los lmites de la misma a travsde sociedades.

1.2 Qu es la Gestin de Proyectos?

La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades,herramientas y tcnicas para las actividades de un proyecto con el objeto de

satisfacer o superar las necesidades y expectativas de los inversores del proyecto.El trmino gestin de proyectos es utilizado para describir un acercamientoorganizacional para la administracin de operaciones actuales. Esteacercamiento, llamado administracin por proyectos, trata varios aspectos uoperaciones actuales como proyectos con la finalidad de aplicarles gestin deproyectos a los mismos.

2 Estructura para la Gestin deProyectos

2.1 Fases y Ciclo de Vida

Como los proyectos son iniciativas nicas, envuelven un ciertogrado de incertidumbre. Las organizaciones que realizan proyectosgeneralmente los dividen en fasespara proveer un mejor controladministrativo y mejores accesos a las diferentes operaciones que serealizan en los proyectos.

2(PMI, 2000)

PMI1

Asociacin lder mundial sin fines de lucroexpertaen gestin de proyectos, establecida

desde 1969 en Philadelphia, USA.

Proyecto2

Esfuerzo temporal iniciadoparacrear un nico producto

o servicio.
http://www.usm.edu.ec/tesis-sshttp://www.pmi.org/http://www.pmi.org/http://www.pmi.org/http://www.usm.edu.ec/tesis-ss


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Anexo 6: PMBOK 193


Cada fase de un proyecto est marcada por la finalizacin de uno o algunosentregables. Un entregable es un trabajo tangible y verificable como un estudiorealizado, un diseo detallado o un prototipo. Los entregables son parte de unasecuencia lgica general diseada para garantizar la definicin apropiada delproducto del proyecto.

inicio fina ltiempo

fase

inicial

fasesintermedias fase

finalnivel de

costo y

personal

Figura A6.1. Ciclo de vidagenrico de un proyecto (PMI, 2000).

Las conclusiones de una fase son generalmente marcadas por una revisin de losentregables y del desarrollo del proyecto con la finalidad de:

Determinar si el proyecto debe continuar hacia la siguiente fase

Detectar y corregir errores efectivamente

Cada fase normalmente incluye un conjunto de productos definidos, diseadospara establecer el nivel de control deseado.

El ciclo de vida del proyecto sirve para definir el comienzo y final de un

proyecto. Por ejemplo, cuando una organizacin identifica una oportunidad quepuede ser aprovechada, generar un estudio para decidir si debe ejecutar unproyecto.

Adems, la definicin del ciclo de vida determina qu acciones transitorias debenser incluidas en la finalizacin del proyecto.

El ciclo de vida de un proyecto generalmente define:

3(PMI, 2000)

Los trabajos tcnicos que deben ser realizados en cada fase

Quin debe estar involucrado en cada fase

Las descripciones del ciclo de vida pueden ser generales o detalladas. Cuando sondetalladas existen varios formularios, diagramas y/o listas de chequeo que ayudana proveer consistencia. A este nivel de detalle se lo llamametodologa degesti n de proyecto.

La mayora de las descripciones de los ciclos de vidas tienen varias caractersticasen comn (Ver Figura A6.1):

Los niveles de costos y de personal son bajos en el comienzo,aumentando en la finalizacin y bajan rpidamente mientras elproyecto obtiene sus conclusiones.

La habilidad de los asociados para influenciar en las caractersticasfinales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto esms alta en el principio y empieza a disminuir progresivamentemientras el proyecto contina.

No hay que confundir el ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida delproducto.

2.2 Tipos de Procesos Existentes

El PMBOK describe la gestin de proyectos en trminos de susprocesos componentes y de sus interacciones con la finalidad de

enfatizar la importancia de la integracin.Se entiende como proceso a una serie de acciones que dan un resultado. Losprocesos de un proyecto son desarrollados por personas y generalmente caen enuna de las siguientes categoras:

Procesos degestindeproyectos, que estn enfocados a describir y organizarel trabajo de un proyecto

Procesos orientados a productos, enfocados en especificar y crear elproducto del proyecto

Entregable3

Trabajo tangible y verificable comoun estudio realizado o un diseo detallado que se

entregaal final de unafase de un proyecto.


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Anexo 6: PMBOK 194


Los procesos de gestin proyectos y los orientados a productos interactan entres a lo largo del proyecto para lograr los objetivos planteados.

2.3 Procesos de Gestin de Proyectos

Los procesos de gestin de proyectos definidos por el PMBOK como los mscomnmente utilizados son los siguientes:

Iniciacin

Se reconoce que un proyecto o una fase debe comenzar.

Planificacin

Se mantiene un esquema trabajable para cumplir las necesidades del negociosobre las cuales el proyecto debe tratar.

Ejecucin

Se coordinan personas y otros recursos para llevar a cabo el plan.

Control

Se asegura que los objetivos del proyecto estn siendo satisfechos medianteel monitoreo y medicin progresiva y tomando acciones correctivas cuandosea necesario.

CierreSe formaliza la aceptacin del proyecto o de la fase siendo llevada a unafinalizacin ordenada.

Cada uno de estos puntos incluye actividades y subprocesos.

4(PMI, 2000)

Los procesos estn relacionados por los resultados que producen. A su vez, losresultados o outputs de ciertos procesos son los inputs de otros.

Estos procesos no son eventos de una sola ocurrencia: ocurren en diferentesniveles de intensidad a lo largo de todas las fases de un proyecto (Ver Figura

A6.2).

faseinicial

fasefinal

tiempo

Proceso de

Iniciacin

Proceso de

Ejecucin

nivel de

actividad

Proceso de

Planificacin

Proceso de Control

Proceso de

Cierre

Figura A6.2. Procesos y fases.

2.4

Proceso4

Serie de acciones que danun resultado. En los proyectos, los procesos son

desarrollados por personas


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2.5 Interaccin de Procesos de Gestin de ProyectosAdems de los procesos(Ver Figura A6.3), los subprocesos estn relacionadosunos con otros por medio de sus inputs y outputs. El PMBOK describe estasrelaciones como:

Inputs: documentos mediante los cuales se actuar.

Herramientas y tcnicas: mecanismos aplicados a los inputs para crearlos outputs.

Outputs: documentos que son el resultado de los procesos.

Inic iacin Planificacin

Control Ejecucin

Cierre

Figura A6.3. Relacin entre procesos.


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3 Descripcin de los Procesos

3.1 Proceso de Iniciacin

Particularmente, el proceso de Iniciacin contiene un nico subproceso(VerFigura A6.4):

Iniciacin, comprometiendo a la organizacin para iniciar la siguientefase del proyecto.

Iniciacin

Proceso de Iniciacin

Figura A6.4. Proceso de Iniciacin.

3.2 Proceso de Planificacin

La planificacin es de gran importancia para un proyecto ya que esteposiblemente involucra hacer algo que no ha sido hecho anteriormente. Por estarazn existe una gran cantidad de subprocesos en este punto. Sin embargo, elnmero de subprocesos no implica que la gestin de proyectos es meramenteplanificar; la cantidad de planificacin realizada debe ser equivalente con elalcance del proyecto y la utilidad que brinde su informacin.

LaFigura A6.5muestra claramente la relacin entre los subprocesos. Estossubprocesos estn sujetos a frecuentes interacciones previas a la finalizacin del

plan. As por ejemplo, si la fecha inicial de finalizacin no es aceptada, losrecursos de proyectos, costos y hasta el alcance pueden necesitar ser redefinidos.

Proceso de Planificac in

Planificacin

delalcance

SubprocesosBsicos

Subprocesosde facilitacin

Definicin

del alcance

Definicin de

actividades

Planificacin

de recursos

Secuencializ.

actividades

Est.d uracin

actividades

Estimac in

de costos

Planif. gestin

riesgos

Desarrollo

cronograma

Presupu esto

del costo

Desarrollo

plan proyecto

Planificacin

de calidad

Planificacin

de comunic.

Planificacin

organizac.

Identific. de l

riesgo

Adquisicin

del p ersonal

Anlisiscu alit.

riesgos

Planificacin

consecucin

Anlisiscua ntit.

riesgos

Planificacin

solicitac in

Planificacin

resp. riesgos

Figura A6.5. Proceso de Planificacin.

La planificacin no es una ciencia exacta; es posible que dos equipos diferentesgeneren dos planes totalmente diferentes para un mismo proyecto.

Subprocesos bsicos

Algunos subprocesos de planificacin tienen una dependencia clara querequiere que estos sean desarrollados esencialmente en el mismo orden en lamayora de proyectos. Por ejemplo, las actividades deben ser definidasantes de ser costeadas u organizadas en un cronograma.

Estos subprocesos son:


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Planifi cacin del alcance, se desarrolla una declaracin escrita delalcance como base para la toma de decisin para el futuro.

Defi nici n del alcance,se dividen los entregables del proyecto encomponentes ms pequeos y manejables.

Definicin de las actividades, se identifican las actividadesespecficas que deben ser desarrolladas para producir los entregablesdel proyecto.

Secuenciali zacin de activi dades, se identifican y documentandependencias interactivas.

Esti macin de la duracin de activi dades, se estima el nmero deperiodos de trabajo que van a ser necesarios para completaractividades individuales.

Desarrollo del cronograma,se analizan las secuencias de actividades,duracin, y recursos necesarios para crear el cronograma de proyecto.

Planifi cacin de los recursos, se determina qu recursos (personas,equipos, materiales) y qu cantidad de cada uno debe ser utilizado paradesarrollar las actividades del proyecto.

Esti macin de costos, se estima el valor de los costos asociados a larealizacin del proyecto.

Presupuesto del costo,se determina el costo total estimado.

Desarrollo del plan de proyecto,se toman los resultados de otras

planificaciones de procesos y se lo incluye en un documentoconsistente y coherente.

Subprocesos de facilitacin

Las interacciones de los siguientes subprocesos dependen de la naturalezadel proyecto. Por ejemplo, cuando en cierto proyecto se determina unriesgo pequeo o no identificable hasta el momento de terminar laplanificacin, pero el equipo reconoce que el costo y el cronograma sonextremadamente agresivos y que envuelven un alto riesgo.

Aunque estos subprocesos de facilitacin son ejecutados de formaintermitente y cuando son necesarios durante la planificacin del proyecto,no son opcionales. Los subprocesos son:

Planifi cacin de la calidad, se identifican qu estndares de calidadson importantes para el proyecto y se determina cmo se los va asatisfacer.

Planifi cacin organizacional,se identifican, documentan y asignanroles, responsabilidades y relaciones de reportes del proyecto.

Adqui sicin del personal,se obtiene el recurso humano requeridopara trabajar en el proyecto.

Planifi cacin de la comunicaci n, se determina la informacin ycomunicacin requerida para los asociados al proyecto: quin necesitaqu informacin, cundo va a ser necesitada, y cmo debe serentregada.

I dentif icacin de riesgos,se determinan qu riesgos pueden afectaral proyecto y se documentan las caractersticas de los mismos.

Anli sis cualit ati vo de ri esgos,se evala el efecto que puede tenerun riesgo sobre el proyecto.

Anlisis cuantit ativo de riesgos, se evalan los riesgos y lasinteracciones que puedan afectar los resultados del proyecto.

Planifi cacin de respuesta a riesgos,se definen los pasos a realizarpara responder ante las amenazas de riesgos.

Planifi cacin de consecucin,se determina qu conseguir y cundo.

Planifi cacin de solici tacin,se documentan los requerimientos delproducto y se identifican fuentes potenciales.


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3.3 Proceso de EjecucinEl proceso de ejecucin incluye subprocesos bsicos y de facilitacin(Ver Figura

A6.6).

Proceso de Ejecucin

Seleccin

de la fuente

Desarrollo de

equipo

Solicitacin

Planificacin

del contrato

Verificacin

delalcance

Aseguramiento

de la calidad


Distribuc in

de informacin

Ejecucin

del plan de

proyecto

Figura A6.6. Proceso de Ejecucin.


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Anexo 6: PMBOK 199


Subprocesos bsicos

Ej ecucin del plan de proyecto,se lleva a cabo el plan de proyectodesarrollando las actividades incluidas.


Verifi cacin del alcance,se formaliza la aceptacin del alcance delproyecto.

Aseguramiento de la calidad, se evala el desarrollo general delproyecto en una base regular para brindar seguridad que el proyectosatisface los estndares de calidad.

Desarrollo de equipo, se desarrollan habilidades grupales e

individuales para mejorar el desenvolvimiento del equipo.

Di stribucin de la informacin, se hace disponible toda informacinnecesaria para los asociados con el proyecto.

Solicitacin,se obtienen ofertas, propuestas.

Seleccin de la fu ente,se escoge de algunos vendedores potenciales.

Admi nistracin de contrato, se administra la relacin con losvendedores.


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3.4 Proceso de ControlEl desenvolvimiento del proyecto debe ser medido regularmente para identificar

variaciones con respecto al plan.

El proceso de Control contiene subprocesos bsicos y de facilitacin(Ver FiguraA6.7).

Proceso de Control

Control de c ambio

de la lcance

C ontrol de

calidad M onitoreo y

control de riesgos

C ontrol de

cronograma

Control de

costos

Control de

cambiosgenerales

Reportes de

desenv olvimiento

SubprocesosBsicos


Figura A6.7. Proceso de Control.

El proceso de control se alimenta de estas variaciones a partir de varias reas deconocimiento (de las cuales se habla ms adelante). Una vez que las variacionesson observadas, los ajustes son realizados al plan repitiendo los procesosapropiados de planificacin de proyectos. As por ejemplo, una actividad faltante

puede generar cambios en la planificacin del personal, cambios entre elpresupuesto y los objetivos del cronograma.

Controlar incluye tomar acciones preventivas en anticipacin a posiblesproblemas.

Subprocesos bsicos

Control de cambios generales, se coordinan cambios a lo largo detodo el proyecto.

Reportes de desenvolvimi ento,se colecta y difunde informacin dedesenvolvimiento.


Control de cambi o del alcance, se controlan los cambios referentesal alcance del proyecto.

Control de cronograma,se controlan cambios del cronograma delproyecto.

Control de costos,se controlan los cambios referentes a los costosdel proyecto.

Control de calidad,se monitorean resultados especficos del proyectopara determinar si cumplen con los estndares de calidad establecidos

y se identifican formas de eliminar causas de un desenvolvimientoinsatisfactorio.

Monitoreo y control ri esgos,se responde a los cambios de riesgosdurante el curso del proyecto.


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3.5 Proceso de CierreLos subprocesos del proceso de Cierre son(Ver Figura A6.8):

Cierre admini strativo,se genera, rene y difunde informacin paraformalizar la finalizacin del proyecto.

Cierre del contrato,se completa el contrato incluyendo resolucionesde cualquier tema pendiente.

Proceso de Cierre

Cierre d el

contrato

C ierre

ad ministrativo

Figura A6.8. Proceso de Cierre.

4reas de ConocimientoEl PMBOK define reasdeconocimiento ("Knowledge Areas") en funcin de susprcticas y sus procesos (definidos anteriormente).

Las reas de conocimiento de los proyectos segn el PMBOK son(Ver FiguraA6.9):

Gestin de Integracin

Describe los procesos requeridos para asegurar que todos los elementos delproyecto estn propiamente coordinados. Abarca los subprocesos:

desarrollo del plan de proyecto (Planificacin), ejecucin del plan delproyecto (Ejecucin) y control de cambios generales (Control).

Gestin de Alcance

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todoel trabajo requerido, y slo el trabajo requerido para completar el proyectoexitosamente. Abarca los subprocesos: iniciacin (Iniciacin), planificacindel alcance (Planificacin), definicin del alcance (Planificacin),

verificacin del alcance (Ejecucin) y control de cambio del alcance(Control).

Gestin de Tiempo

Describe los procesos requeridos para asegurar los tiempos completados del

proyecto. Abarca los subprocesos: definicin de actividades (Planificacin),secuencializacin de actividades (Planificacin), estimacin de duracin deactividades (Planificacin), desarrollo del cronograma (Planificacin),control de cronograma (Control).

Gestin de Costos

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto escompletado dentro del presupuesto aprobado. Abarca los subprocesos:planificacin de los recursos (Planificacin), estimacin de costos


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(Planificacin), presupuesto del costo (Planificacin), control de costos(Control).

Gestin de Calidad

Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfar lasnecesidades para las cuales fue concebido y puesto en marcha. Abarca lossubprocesos: planificacin de la calidad (Planificacin), aseguramiento de lacalidad (ejecucin), control de calidad (Control).

Gestin de Recursos Humanos

Describe los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de laspersonas involucradas en el proyecto. Abarca los subprocesos:planificacin organizacional (Planificacin), adquisicin del personal(Planificacin) y desarrollo de equipo (Ejecucin).

Gestin de Comunicacin

Describe los procesos requeridos para asegurar la generacin, recopilacin,difusin, almacenamiento y disposicin de la informacin del proyecto deuna manera puntual y apropiada. Abarca los subprocesos: planificacin dela comunicacin (Planificacin), distribucin de la informacin (Ejecucin),reportes de desenvolvimiento (Control) y cierre administrativo (Cierre).

Gestin de Riesgos

Describe los procesos concernientes con la identificacin, anlisis yrespuesta hacia los riesgos que podran afectar al proyecto. Abarca lossubprocesos: planificacin de gestin de riesgos (Planificacin),identificacin de riesgos (Planificacin), anlisis cualitativo de riesgos(Planificacin), anlisis cuantitativo de riesgos (Planificacin), planificacinde respuesta a riesgos (Planificacin), monitoreo y control riesgos(Control).

Gestin de Consecucin

Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios deentidades externas a la organizacin. Abarca los procesos: planificacin deconsecucin (Planificacin), planificacin de solicitacin (Planificacin),solicitacin (Ejecucin), seleccin de la fuente (Ejecucin), administracinde contrato (Ejecucin) y cierre del contrato (Cierre).


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Anexo 6: PMBOK 203


4.G estin de Integracin del Proyecto

4.1. Desarrollo del plan de proyec to

4.2. Ejecucin del plan de proyec to

4.3. Control de cambios generales

GESTIN DEPROYECTOS

5.Gestin de Alcanc e del Proyecto

5.1. Iniciacin

5.2. Planificacin del alcance

5.3. Definicin del alcance

5.4. Verificacin del alcance

5.5. Co ntrol de cambio del alcance

6.Gestin de Tiempo del Proyecto

6.1. Definicin de ac tividades

6.2. Secuencializacin de a ctividades

6.3. Estimacin duracin de a ctividades

6.4. Desarrollo del cronograma

6.5. Co ntrol de cronograma

7.Gestin de Costosdel Proyecto

7.1. Planificacin de los recursos

7.2. Estimac in de costos

7.3. Presupuesto de l costo

7.4. Co ntrol de costos

8.G estin de Calidad del Proyecto

8.1. Planificacin de la calidad

8.2. Aseguramiento de la calidad

8.3. Co ntrol de calidad

9.Gestin de RRHHdel Proyecto

9.1. Planificacinorganizacional

9.2. Adquisicind el personal

9.3. Desarrollo de equipo

10. Gestin de Comunicac in del

Proyecto

10.1. Planificacin de la comunicac in

10.2. Distribucin de la informacin

10.3. Reportes de desenvolvimiento

10.4. Cierre administrativo

11. Gestin de Riesgosdel Proyecto

11.1. Planificacin de ge stin de riesgos

11.2. Identificacin de riesgos

11.3. Anlisiscualitativo de riesgos

11.4. Anlisiscuantitativo de riesgos

11.5 Planificacin respuesta a riesgos

11.6. M onitoreo y control de riesgos

12.Gestin de Consecucin del

Proyecto

12.1. Planificacin de ??

12.2. Planificac in de solicitud

12.3. Solicitud

12.4. Seleccin de fuente

12.5 Administracin de contrato

12.6. Cierre de contrato

Figura A6.9. reas de conocimiento y procesos de gestin de proyectos.

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