Embed Size (px)
Citation preview
Országos Sportegészségügyi Intézet Dr. Soós Ágnes Fıigazgató
1123 Budapest, Alkotás u. 48 Levelezési cím: 1525 Bp. 114. Pf. 39.
e-mail cím: [email protected] Tel.: (1) 488-61-11 Fax.: (1)375-3292
PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT Hatálybalépés idıpontja: 2009. december 01.
Jóváhagyta: Dr. Soós Ágnes Fıigazgató fıorvos
2/39
TARTALOMJEGYZÉK
I. Általános rész 4 1. A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma 4 II. Bankszámla kezelés 6 1. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése 6 2. A bankszámlaforgalom lebonyolítása 6 2.1. A bankszámla feletti rendelkezés módja 6 2.2. Bankszámlakivonat 6 3. Alkalmazható fizetési módok 7 III. Házipénztár kezelési szabályok 7 1. Házipénztár funkciója, kialakítása, védelmi rendszere 7 1.1. Házipénztár funkciója 7 1.2. A házipénztár elhelyezése 7 1.3. A házipénztár védelme 8 1.4. A készpénz, egyéb értékek biztonságos kezelésének, tárolásának
követelményei 8
1.5. A kulcsok kezelése és nyilvántartása 9 2. A pénzkezelés személyi feltételei, a feladat ellátásának
követelményei 10
2.1. Személyi feltételek 10 2.2. Pénztáros feladata, felelıssége 10 2.3. Pénztár-helyettes feladata, felelıssége 11 2.4. A pénztárellenır feladata 12 2.5. Az utalványozók köre és feladataik 13 2.6. A készpénzállomány ellenırzésekor követendı eljárás 13 3. A házipénztár mőködése, pénztári mozgások és azok bizonylati
rendje 14
3.1. A házipénztár pénzellátása 14 3.1.1. Készpénzfizetés a kincstári számlára 15 3.1.2. Készpénz befizetése bankszámlára 16 3.1.3. Készpénzbefizetések átvételével megbízott pénzkezelı helyek 16 3.2. A házipénztári készpénz keret 17 3.3. A pénzszállítás szabályai 18 3.4. A pénz valódiságának ellenırzése 18 3.5. Pénztárzárlat, munkaköri átadások rendje, a pénztár átadása a
pénztáros távollétében 19
4. Pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása, alapbizonylatok kezelése
20
4.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolásának általános szabályai
20
4.2. Pénztári bevételek bizonylatolása 21 4.3. Pénztári kifizetések bizonylatolása 21 4.4. Pénztári jelentés 22 4.5. Készpénzfelvételi utalvány 22 4.6. A bizonylat-nyomtatványok felhasználás utáni nyilvántartása,
kezelése 23
5. A munkabér kifizetéseknél alkalmazott szabályok 23
3/39
5.1. A munkabér jellegő kifizetések felvétele a pénzintézettıl 23 5.2. A Járandóságok kifizetése 23 5.3. Bérfizetési napon fel nem vett bér jellegő kifizetések 24 6. Elıleg, ellátmány kifizetésének rendje 24 6.1. Elszámolásra történı kiadások jogcímei 25 6.2. Készpénz elszámolására történı felvételének engedélyezése 25 6.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 25 IV. Pénz- és értékkezelés rendje 27 1. Pénz és értékcikkek tárolása 27 2. Az értékcikkek kezelése, nyilvántartása 28 V. Utólagos vezetıi ellenırzés 28 VI. Záró intézkedések 28 1. számú melléklet 29 2. számú melléklet 30 3. számú melléklet 32 4. számú melléklet 33 5. számú melléklet 35
4/39
PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT A Országos Sportegészségügyi Intézet (továbbiakban: Intézet) pénzkezelési szabályzatát a számvitelrıl szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény (továbbiakban: sztv.), az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, többször módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendeletben (továbbiakban: vhr.) foglaltak szerint, valamint a számviteli politikában rögzített alapelvek alapján a következık szerint határozom meg.
I.
ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma
A pénzkezelési szabályzat célja, hogy az Intézetnél meghatározásra kerüljenek azok a szabályok, amelyeket a pénzforgalom és pénzkezelés folyamán érvényesíteni kell. Továbbá szabályozza a pénzmozgások, a pénz- és értékkezelés bizonylati rendjét, valamint a vezetendı nyilvántartások rendszerét. A szabályzat a következı jogszabályi elıírások alapján került összeállításra:
– 2000. évi C. törvény a számvitelrıl,
– 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról,
– 2008. évi III. törvény az 1 és 2 forintos címlető érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól,
– 2008. évi IV. törvény az 1 és 2 forintos címlető érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól, társadalombiztosítási és szociális ellátások megállapítása során, továbbá a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény módosításáról,
– 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás mőködési rendjérıl,
– 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól,
– 227/2006. (XI.20.) Korm. rendelet a pénzforgalmi szolgáltatásokról és az elektronikus fizetési eszközökrıl,
– 10/2007. (X.1.) MNB rendelet az 1 és 2 forintos címlető érmék bevonásáról,
– 21/2006. (XI.24.) MNB rendelet a pénzforgalom lebonyolításáról,
– 16/2005. (VII. 27.) MNB rendelet a jegybanki információs rendszerhez kapcsolódó jogcímezési kötelezettségrıl.
5/39
A pénzkezelés során a kerekítés szabályai A forintban, készpénzzel – bankjegy vagy érme átadásával – történı fizetés esetén, ha a fizetendı végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végzıdik, akkor az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendı összeget megállapítani és kiegyenlíteni:
• a 0 forinttól 2,00 forintig végzıdı összegeket lefelé, a legközelebbi 0; • a 2,00 forinttól 5,00 forintig végzıdı összegeket felfelé a legközelebbi 5; • az 5,01 forinttól 7,00 forintig végzıdı összegeket lefelé a legközelebbi
5; • a 7,00 forinttól 9,99 forintig végzıdı összegeket felfelé a legközelebbi
10 forintra végzıdı összegre kell kerekíteni. Az ellátások esetében az összeget a legközelebbi 0 és 5 forintra végzıdı összegre, felfelé kell kerekíteni. Az Intézetnél a kerekítési különbözetek összegét bevételként, kiadásként ahhoz a bevételi, kiadási jogcímhez kapcsolódóan kell elszámolni, ahol az ténylegesen felmerült. A kerekítésbıl adódó különbözetet – amennyiben az eredeti bizonylaton, számlán, egyéb dokumentumon nem került feltüntetésre – a bevételi, kiadási bizonylaton elkülönítetten fel kell tüntetni. Abban az esetben, ha egy számlán (bizonylaton) több kiadási jogcímet érintı tétel szerepel, úgy a kerekítési különbözetbıl adódó összeget ahhoz a kiadási jogcímhez kell rendelni, amelyik a bizonylaton a legnagyobb összeget képviseli. A kerekítési különbözeteket minden esetben a pénztári bevételek, kiadások teljesítésével egyidejőleg el kell végezni.
A pénzkezelés során érvényesítendı alapelvek
Az Intézetnél törekedni kell a készpénz nélküli és készpénz kímélı fizetési módok alkalmazására, a pénzforgalom lebonyolítása során a bankszámlán történı tranzakciókat kell elınyben részesíteni. A házipénztár létesítésénél biztosítani kell a pénz és egyéb értékek, valamint azok kezelésével foglalkozó munkatársak fokozott védelmét. A szabályzat – a hatályos jogszabályok, valamint Intézetünk számviteli politikájának elıírásait figyelembe véve – a következı témákhoz kapcsolódóan tartalmaz elıírásokat:
– a bankszámla nyitására, kezelésére,
– az alkalmazható fizetési módokra,
– készpénzkezelés szabályaira
� a házipénztár elhelyezésére, védelmére,
– a pénzkezelés személyi feltételeire,
– utalványozók körére,
– pénzszállítás szabályaira,
6/39
– a munkabér fizetésének rendjére,
– pénz- és értékkezelés rendjére,
� a pénztár által használt bizonylatok nyilvántartásának rendjére.
II.
BANKSZÁMLA KEZELÉS
1. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése
Az Intézet a költségvetési gazdálkodásával és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat a kincstári számlán köteles lebonyolítani. Az Intézet számlavezetı pénzintézete a Magyar Államkincstár.
A számla nyitására, vezetésére vonatkozó bankszámla szerzıdés(ek) aláírására a fıigazgató és az általa banki aláírásra bejelentett kettı személy együttesen jogosult.
2. A bankszámlaforgalom lebonyolítása
2.1. A bankszámla feletti rendelkezés módja A kincstári számlán elhelyezett pénzeszközök felett a Kincstárnál bejelentett aláírásra jogosultak rendelkezhetnek, a bejelentésben meghatározott módon. A Kincstárnál bejelentett aláírásra jogosult személyek nevét és aláírását a házipénztárban elhelyezett – hatályos, érvényben lévı - aláírás bejelentı tartalmazza. Az aláírások akkor érvényesek, ha az aláírás mellett feltüntetésre kerül a Kincstárnál bejelentett bélyegzı lenyomata is.
2.2. Bankszámlakivonat
A Kincstár az Intézetet, mint számlatulajdonost a bankszámlán történı terhelésrıl, illetıleg jóváírásáról, a vele kötött megállapodás alapján írásban számlakivonattal.
7/39
3. Alkalmazható fizetési módok Amennyiben törvény vagy kormányrendelet a pénztartozás megfizetésének módját kötelezıen nem írja elı, az ügyfelekkel az alábbi fizetési módokban lehet megállapodni:
− átutalás = egyszerő átutalás = csoportos átutalás,
− beszedési megbízás = azonnali beszedési megbízás (azonnali inkasszó), = csoportos beszedési megbízás (csoportos inkasszó), = beszedési megbízás (határidıs inkasszó),
− meghitelezés (akkreditív), − pénz-helyettesítı fizetési eszköz − készpénzfizetés.
Ha a fizetés módjában nincs megállapodás, a fizetést egyszerő átutalással kell teljesíteni.
III. Házipénztár kezelési szabályok
1. Házipénztár funkciója, kialakítása, védelmi rendszere
1.1. A házipénztár funkciója
A házipénztárban kell kezelni:
– az Intézet mőködéséhez szükséges készpénzt,
– szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat,
– egyéb értékeket (pl. étkezési utalvány, üdülési csekk stb.),
1.2. A házipénztár elhelyezése
Házipénztár az Intézet mőködéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására és megırzésére kijelölt helyiség. Az Intézetben egy pénztár helység került kialakításra. A házipénztár kialakításánál figyelembe kell venni az átlagos napi készpénzforgalom nagyságát. A pénzmegırzés és tárolás feltételeit mindig a tényleges záró állomány szerint kell biztosítani.
8/39
1.3. A házipénztár védelme Az Intézet házipénztár céljára tőz-és betörés ellen védett, riasztóval felszerelt, külön helyiséget biztosít.
A védelmi rendszer a házipénztár esetében kiterjed:
– a fizikai védelemre,
– az adatok védelmére,
– a személy védelmére,
– a pénzforgalom szabályszerőségére. A pénztárhelyiség védelmi rendszerének kialakításakor, és mőködése során az alábbiakat kell figyelembe venni:
– a biztosító társaság biztosítási szabályzatában, szerzıdésében foglalt (rablás, betörés, pénzszállítás, vásárlásra felvett pénzkezelés) elıírásait,
– a pénztárhelyiség jól megközelíthetı helyen legyen,
– a pénztárhelyiségben csak az ott dolgozók tartózkodhatnak, a pénzforgalom pénztárablakon keresztül bonyolódjon.
1.4. A készpénz, egyéb értékek biztonságos kezelésének, tárolásának
követelményei
A házipénztár céljára külön kialakított helység szolgál az Intézetnél. A házipénztárban lévı készpénz, valamint az ott tartható értékek megırzésére Toldi típusú páncélszekrény került beállításra. A riasztóberendezés használatára a pénztárost ki kell oktatni. A riasztóberendezések kezelési utasítását be kell tartani, a szabályos mőködést naponta ellenırizni kell. A pénztárhelységekbe szerelt riasztó kódolása és a kód titokban tartása a pénztáros kötelessége.
A vaskazettát a zárás után biztonsági zárral felszerelt lemezszekrényben, illetve páncélszekrénybe kell elhelyezni.
A pénztáros ki és befizetéseket csak a pénztári órák alatt és zárt ajtó mögött – fizetıablakon keresztül – teljesíthet. A pénztárhelyiség elhagyása esetén a fizetıablakot és a pénztárhelyiséget köteles a pénztáros bezárni. A riasztóberendezést megfelelıen kezelni. A pénztárba felhatalmazás nélkül beléphet: pénztárellenır. A pénztárba eseti felhatalmazással beléphetnek: belsı ellenır, riasztóberendezés karbantartója.
9/39
A házipénztárban az alkalmazottak, illetve más szervezetek pénzét (egyéb értékét) csak a Fıigazgató fıorvos írásbeli engedélyével szabad tartani, melyeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. A pénztári be és kifizetések rendjének biztosítására pénztári órákat kell meghatározni és arról az ügyfelek részére, tájékoztatást kell a pénztár ajtaján kifüggeszteni. Pénztári nyitva tartás rendje Hétfıtıl csütörtökig: 800 - 15 00
Péntek: 800 - 1200 Ebédidı 1200 - 1300
A rendkívüli nyitva tartásról az ügyfeleket az elıbbiekben meghatározott módon kell értesíteni.
1.5. A kulcsok kezelése és nyilvántartása
A pénztárhelyiség, valamint az értékek megırzését, védelmét biztosító páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta kulcsának eredeti példányát a pénztáros kezeli. A pénz tárolásra szolgáló helyiség kulcsának "elsı példányát" a pénztáros kezeli. A pénztári kulcsok "másod" példányát az "elsı példányt" kezelı által lepecsételt vaskazettában a gazdasági igazgatóhoz páncélszekrényében kell tartani. A kulcsok bármely példányának elvesztését követıen - a kulcsok kezeléséért felelıs személy jelzése alapján - azonnal ki kell cserélni a zárat. A pénztáros munkahelyérıl - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála levı kulcsot (kulcsokat) és a riasztó kódját munkakezdésre lezárt és a ragasztón átírt borítékban gazdasági igazgatóhoz eljuttatni. A kulcsokat kezelı személyekrıl, a másolatok ırzésérıl nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért pénztáros a felelıs. A nyilvántartásnak a következı adatokat kell tartalmaznia:
– a kulcs átvevıjének a nevét, – az átvétel idejét, – az átvétel okát, (pl. munkakör betöltés, helyettesítés, stb.), – az átvevı sajátkező aláírását.
10/39
2. A pénzkezelés személyi feltételei, a feladat ellátásának követelményei
2.1. Személyi feltételek
Pénz és értékkezeléssel csak büntetetlen elıélető, erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkezı dolgozó bízható meg. Pénz- és értékkezelésre, annak ellenırzésére a következı dolgozók jogosultak:
– pénztáros,
– pénztár-helyettes,
– pénztárellenır.
Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek a munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. Összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni a pénzügyi, a könyvelési, a bérelszámolási és anyagbeszerzési feladatkörben foglalkoztatott dolgozókat, akik utalványozási vagy ellenırzési jogosultsággal rendelkeznek. Ugyancsak összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni azokat a személyeket is, akiknek a bankszámla feletti rendelkezési jogosultságuk van, továbbá a pénztárosnak és helyettesének a Ptk. 685. §-ának b) pontjában meghatározott közeli hozzátartozói. Két vagy több személy egy idıpontban közösen, a pénztárat még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.
2.2. Pénztáros feladata, felelıssége
A pénztárost teljes anyagi felelısség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében. A pénztárosnak a munkakör átvételekor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni, melyet a szabályzat 1. sz. melléklete tartalmaz. A pénztáros által aláírt nyilatkozat megırzéséért Pénzügyi osztályvezetı a felelıs.
A pénztáros feladatai:
– a pénztárban tartott készpénz kezelése és megırzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása a pénzügyi fegyelem betartásával,
– köteles gondoskodni a napi pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg idıbeni és megfelelı címletenkénti rendelkezésre állásról, (készpénz szükséglet felmérése, a készpénz igénylése, készpénz helyettesítı utalvány beszerzése) a pénztári bizonylatok érvényességének, alaki és
11/39
tartalmi helyességének ellenırzésérıl, a pénztár rendjének és tisztaságának biztosításáról,
– a kincstári számláról felvett pénz bevételezése,
– a pénztárral kapcsolatos elszámolások vezetése, a bizonylati fegyelem betartása,
– a pénztárban elhelyezett értékek és szigorú számadású nyomtatványok (csekk, utalványfüzetek) ırzése, kezelése, a pénzügyi fegyelem betartása,
– az üzleti (üzemi) titkok, illetve a tevékenységre vonatkozó alapvetı fontosságú információk megırzése,
– a vagyonvédelmi és adatvédelmi elıírások betartása, részvétel a készpénz pénzintézetben történı felvételében,
– a pénztárban tartott készpénz és értékpapírok (értékek) szabályszerő kezelése, megırzése,
– az alapbizonylatok elfogadás elıtti alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, iktatása
– a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok számítógépes kiállítása,
– a pénztárzárlatra vonatkozó elıírások betartása,
– a pénztárjelentés naponkénti elkészítése. Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról - átvételérõl jegyzıkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell õrizni (2.sz.melléklet). A pénztár átadásánál - átvételénél az átadón és átvevın kívül a pénztár ellenırnek jelen kell lennie.
2.3. Pénztár-helyettes feladata, felelıssége
A pénztárost távolléte esetén a munkaköri leírásban meghatározott személy, vagy a helyettesítések rendjére vonatkozó hatályos irodavezetıi utasításban meghatározott személy helyettesíti/k/. A pénztáros helyettese feladatait a munkaköri leírásban foglaltak szerint köteles maradéktalanul ellátni, a pénztáros helyettesítésekor feladatai a pénztáros munkaköri feladataival azonosak. A pénztáros helyettesét teljes anyagi felelısség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében, amikor a pénztárat kezeli. A pénztáros helyettesének felelısségi nyilatkozatot kell tenni, melyet a szabályzat 1. sz. melléklete tartalmaz. A pénztáros helyettese által aláírt nyilatkozat megırzéséért Pénzügyi osztályvezetı a felelıs.
12/39
2.4. A pénztárellenır feladata A pénztárellenırnek vizsgálni kell, hogy
– az alapbizonylatokat hitelességi szempontból, hogy azokat az arra jogosult személyek utalványozták-e,
– a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz a pénztáros csatolta-e a szükséges alapbizonylatokat, azok adatai megegyeznek-e a pénztári bizonylaton feltüntetett adatokkal,
– az egyes gazdasági események dokumentálása a szabályzatban meghatározott bizonylatokon történt-e,
– a bizonylatokon nincsenek szabálytalan javítások,
– a pénzkifizetések során meghatalmazás volt-e, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel.
– a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelı nyomtatványt használták-e,
– megtörtént-e az alapbizonylatok "érvénytelenítése". Az érvénytelenítés: az alapbizonylatok kilyukasztásával történik.
Az ellenırnek egyrészt meg kell vizsgálni az alapbizonylatot abból a szempontból, hogy az tartalmi, formai szempontból megfelel-e, másrészt, hogy a pénztári bizonylat adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival. A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, értékpapírok, egyéb értékek meglétének ellenırzése során ellenırizni kell, hogy
– a pénztárjelentésbe rögzített tételekhez megvannak-e a pénztári- és alapbizonylatok,
– pénztárzárás alkalmával a pénztárjelentésben szereplı pénzkészlet összege egyezik-e a tényleges pénzkészlettel,
– az egyéb értékek nyilvántartása naprakész-e, A pénztári ellenırzés tényét az ellenırzött bizonylatokon és okmányokon, valamint a pénztárkönyvben a pénztárellenırnek kézjegyével el kell látni. Abban az esetben, ha a házipénztári zárlat ellenırzésekor a készpénzkészletben eltérést állapít meg a pénztárellenır, akkor köteles az eltérés rendezésérıl intézkedni, (többletet bevételeztetni, hiányról jegyzıkönyvet felvenni).
A pénztárellenıri feladatokat naponként kell elvégezni. A pénztárellenırzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell a pénzügyi osztályvezetı felé. A pénztárellenırt távolléte esetén a kijelölt pénztárellenır helyettesíti.
13/39
2.5. Az utalványozók köre és feladataik
Az utalványozási joggal rendelkezı személyek nevét, beosztását, utalványozási területét és maximálisan utalványozható összegét a mindenkor hatályos fıigazgatói utasítás tartalmazza. A pénztárosnak gondoskodni kell az utalványozásra jogosult személyek névsorának, aláírásának jól látható helyen történı kifüggesztésérıl. A Kincstári számláról kifizetést és pénztári kifizetést csak az utalványozási joggal felruházott személyek aláírásával ellátott bizonylatra lehet teljesíteni. Amennyiben a felsorolt munkakörökben személyi változás történik, a munkakört ellátó új személyt az utalványozási jogkörrel is meg kell bízni, az ide vonatkozó szabályok betartásával.
2.6. A készpénzállomány ellenırzésekor követendı eljárás
Rendszeres ellenırzési feladat a pénztárzárás ellenırzése. Munkaköri kötelezettségként ez a pénztárellenır feladata. A pénztáros – a nyitvatartási napokon - naponta készít pénztárzárást. A pénztárzárást a pénztárellenır minden alkalommal ellenırizni köteles. Pénztárrovancs Eseti ellenırzés, célja annak megállapítása, hogy a pénztárban található pénzösszeg és értéke megegyezik-e a bizonylatokon szereplı összegekkel. A rovancsolást elızetes bejelentés nélkül kell végrehajtani, az ellenırzésnek váratlannak kell lennie. (Több azonos rendeltetéső pénztár esetén a pénztárellenırzést valamennyi pénztárban egyidejőleg kell elvégezni.) Rovancsolás esetén ideiglenesen, a rovancsolás idejére fel kell függeszteni a pénztár munkáját. Elıször meg kell kérni a pénztárost, hogy készítsen pénztárzárást. A zárást követıen el kell végezni a rovancsolást. A pénztárosnak összesítenie kell címletenként megszámolva és összegezve az ellenır ellenırzése mellett a pénztárban található készpénzt. Az összeget egyeztetni kell a pénztárzárás során kimutatott összeggel. Összegezni kell a pénztárban talált étkezési utalványokat, bélyegeket és egyéb értéket képviselı tárgyakat, okmányokat. A rovancsról jegyzıkönyvet kell felvenni. Fel kell tüntetni a pénztárzárás eredményét és az esetleges hiányt vagy többletet.
14/39
Eltérés esetén a pénztárosnak nyilatkoznia kell, hogy véleménye szerint mibıl származik az eltérés. A pénztárhiányt a pénztárosnak meg kell térítenie, kivéve, ha bizonyítható, hogy más személy szándékos károkozása, rablás történt, vagy elemi kár a hiány oka, vagy a kerekítésbıl adódó pénztárhiány. A kerekítésbıl adódó többletet, illetve hiányt a könyvelésben egyéb bevétel vagy egyéb ráfordítás jogcímeként kell elszámolni. Pénztárbizonylatok ellenırzése Ellenırizni kell:
• a készpénzes értékesítések tételei bevételezésre kerültek-e, • a számláról felvett pénz bevételezése megtörtént-e, • kifizetések bizonylatainak összegszerősége megegyezik-e az
alapbizonylaton feltüntetett adatokkal, • az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartásánál az elszámolás
megfelelı idıben megtörtént-e, • letétek nyilvántartása biztosított-e.
3. A házipénztár mőködése, pénztári mozgások és azok bizonylati rendje
3.1. A házipénztár pénzellátása
A házipénztár pénzszükséglete a pénztárba befolyt készpénzbevételbıl, valamint a Kincstári számláról felvett készpénz, útján biztosítható.
A készpénzkifizetéssel járó döntésekrıl, intézkedésekrıl az ügyben érintett vezetıknek, ügyintézıknek a kifizetést megelızı napon tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések összegérıl. A pénztáros az elızı napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan mőködését biztosító készpénz mennyiségérıl és címletérıl.
Ennek keretében a pénztáros:
− felméri a pénztár pénzszükségletét,
− összeállítja a címletjegyzéket,
− az elıírásoknak megfelelıen kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt,
− gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány - arra jogosultak által történı - aláíratásáról.
15/39
3.1.1. Készpénzfizetés a kincstári számlára
A kincstári számlára készpénz a számlavezetı pénzintézet pénztáránál fizethetı be. A számlavezetı pénzintézeten kívül más pénzintézet is elfogadhat - a hitelintézetek között megállapodás alapján készpénz befizetéseket. Postahelyeken a bankszámlák javára készpénz-átutalási megbízással teljesíthetı készpénzbefizetés. A postai pénzforgalmi közvetítı tevékenységet végzı szervezet (a továbbiakban: Posta) a postahelyeknél befizetett) (bevételezett) készpénz átutalási megbízások összegét a Posta Elszámoló Központ útján juttatja el, a bankszámlát vezetı pénzintézethez. A Posta a befizetésbıl származó részletezı adatokat a számlatulajdonos részére vagy a számlavezetı pénzintézeten keresztül adja át.
Készpénzfelvétel bankszámláról készpénzfelvételi utalvánnyal A számláról kifizetés csak a kötelezettségvállalás szabályszerően kiállított, igazolt, érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett bizonylat alapján történhet. A banki átutalás számítógépen történik. Intézményünk, mint költségvetési szerv a Kincstár számláján lévı szabad pénzeszközeit betétként kizárólag a számlavezetı pénzintézetnél a költségvetési elszámolási számlához kapcsolódó alszámlán kötheti le. Az átmenetileg szabad pénzeszközök betétként való elhelyezésérıl a fıigazgató a gazdasági igazgató bevonásával dönt. Intézményünk a Magyar Államkincstárnál vezetett számlán kívül más számlával nem rendelkezik. Az Intézmény a bankszámlája terhére kiállított készpénzfelvételi utalvánnyal a hitelintézet pénztáránál pénz vehet fel. A készpénzfelvételi utalványfüzet szigorú számadásra kötelezett, felhasználásáról nyilvántartást kell vezetni. A készpénzfelvételi lapot a rovatoknak, illetve az elınyomott szövegnek megfelelıen olvashatóan kell kiállítani a pénztárosnak úgy, hogy utólagos betoldás vagy egyéb módosítás, illetve hamisítás lehetısége kizárt legyen. A kelet rovatba a kiállítás helyét és idejét (év, hó, nap) kell bejegyezni, a hónapot mindig betőkkel megjelölve. A készpénzfelvételi utalvány nem javítható. A rontott utalvány helyett új utalványt kell kiállítani, és a rontott példányokat a tömbben a tıszelvényekkel együtt meg kell ırizni.
16/39
A készpénzfelvételi utalványt a Kincstárnál bejelentett módon kell aláírni. A készpénzfelvételi utalványfüzetet, ezen belül az egyes lapokat, a sorszámok emelkedı sorrendjében kell felhasználni. A készpénzfelvételi utalvány beváltásánál, ha az személyre szól, az utalványt benyújtó személynek a személyazonosságát személyi igazolvánnyal igazolnia kell.
3.1.2. Készpénz befizetése bankszámlára
A Kincstári számlára készpénz a Kincstár pénztáránál. és a postán fizethetı be.
Az Intézményi házipénztár létesítése és mőködtetése
- készpénz - étkezési utalvány, valamint - egyéb szigorú számadású nyomtatványok - letétek kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megırzésére kijelölt helyiség. Az Intézmény házipénztára az Intézmény területén, a Pénzügyi Osztályon kialakított külön helyiségben mőködik. Az ügyfelek tartózkodására szolgáló tértıl pénztár ablakkal ellátott fal választja el. A helyiség nyílászárói megfelelı rácsozattal és biztonsági jelzıberendezéssel ellátottak.
3.1.3. Készpénzbefizetések átvételével megbízott pénzkezelı helyek
Készpénzbefizetések átvételével megbízott pénzkezelı helyek készpénzbevételek beszedésére jogosultak, kifizetéseket nem teljesíthetnek.
Az Intézményben az alábbi egységek jogosultak készpénz átvételére, illetve az átvételrıl bizonylat kiállítására.
- kartonozó - sebészeti osztály és rendelı - ergometriás labor - portaszolgálat - élelmezés - sportorvosi rendelı - rehabilitációs osztály és rendelı - Testnevelési Egyetem kirendeltség - KSI - Sportcsarnok - OSH szolgáltató egységei
17/39
A bevételt aznap, de legkésıbb a bevételezést követı munkanapon, a házipénztárba be kell fizetni. A pénzbeszedı helyek csak készpénzben teljesített befizetések beszedésére jogosultak. A beszedett összegbıl kifizetést semmilyen jogcímen teljesíteni nem lehet. A befizetések bizonylatolására készpénzfizetési nyugtát kell használni. Az OSH szolgáltató egységei 200 ezer Ft bevétel elérése esetén, de legalább havonta kötelesek a befizetéseket jogcímenként összesíteni és elszámolni. Az összesítést két példányban kell elkészíteni a jelen a szabályzat mellékeltét képezı összesítı ív alkalmazásával az összesítı ív egy példánya az elszámolás mellékletét képezi, és a bevételek bizonylatolását szolgálja. Az elszámolást a pénzügyi osztály részére kell eljuttatni. Az Intézmény telephelyén lévı pénzbeszedı helyekrıl a beszedéssel megbízott dolgozók összegtıl függetlenül legalább hetente kötelesek elszámolni a beszedett készpénzzel az pénztárba. Mind az OSH szolgáltatói, mind az intézményi pénzbeszedı helyek a pénztáros helyettestıl az átvételt igazoló aláírás mellett csak már nyilvántartásba vett, felbélyegzett készpénzfizetési számlatömböket, nyugtákat használhatnak (nyilvántartási számmal ellátott) a betelt készpénzfizetési számlatömböket nyugtákat a pénztáros helyettes részére át kell adni azok nyilvántartásból történı kivezetésérıl és további ırzésérıl gondoskodik.
3.2. A házipénztári készpénz keret
Az Intézmény házipénztára az átlagos napi készpénzforgalom alapján jelentıs értékő készpénzforgalmat lebonyolító pénztárnak minısül.
Az Intézmény házipénztárában a napi zárlat után tartható házipénztári pénzállomány (házipénztári keret) 800.000,-Ft, azaz nyolcszázezer forint. Ettıl eltérni esetenként csak a gazdasági igazgató írásbeli engedélyével lehet. A pénztárkeretet meghaladó összeget még a pénztárzárlat elıtt vissza kell fizetni a Magyar Állam Kincstárnak.
A házipénztár mőködéséhez szükséges pénzkészlet az Intézmény kincstári számlájáról felvett készpénz és a pénztárnál befizetett bevételek biztosítják. A pénztáros az elızı napi záró egyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan mőködését biztosító készpénz mennyiségérıl és címletérıl. Ennek keretében a pénztáros felméri a pénztár pénzszükségletét, kiállítja a készpénz felvételi igény bejelentési bizonylatot és összeállítja a címlet jegyzéket.
18/39
3.3. A pénzszállítás szabályai
A házipénztár mőködéséhez szükséges készpénz pénzintézettıl történı felvételére, illetve szállítására:
- 200.000 Ft-ig a pénztáros, - 200.000 Ft-500.000 Ft közötti összeg esetén a pénztáros és
gépkocsivezetı (összesen 2 fı), - 500.000 Ft-2.000.000 Ft közötti összeg esetén a pénztáros,
pénztárellenır és gépkocsivezetı (összesen 3 fı) jogosult.
Az 200.000 Ft feletti összeget csak riasztó jelzést adó táskában lehet szállítani.
Az 2.000.000 Ft feletti összeget csak pénzszállítói szolgáltatás
igénybevételével szabad szállítani.
A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követıen a készpénzt a legrövidebb idın belül a pénztárba kell szállítani.
A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelısek az általuk átvett készpénzért. A felelısség addig tart, amíg a pénzt a pénztárba el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevezetésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette.
A 2.000.000 Ft-on felüli összegnek a pénztárban történı elhelyezésénél a pénztári ellenırnek is jelen kell lennie.
3.4. A pénz valódiságának ellenırzése
A pénztáros csak valódi és forgalomban lévı pénzeket (bankjegyeket, érméket) fogadhat el a befizetıktıl és kifizetést is csak így teljesíthet. A bankjegyek és pénzérmék valódiságának és forgalomképességének megállapítását a következı elıírások megtartásával kell végezni:
– A valódinak és forgalomképesnek minısül az a forgalmi
bankjegy, illetve pénzérme, amely a forgalomba hozatalkor az MNB által a Magyar Közlönyben közzétett hirdetményben foglalt leírásnak megfelel.
– Bankjegy esetében forgalomképesnek tekintendı az a valódi
bankjegy, amely a mechanikai hibáktól mentes.
– Pénzérme esetében nem tekintendı forgalomképesnek a megcsonkított (átlyukasztott), súlyában jelentısen megfogyott, nehezen felismerhetı, vagy valamilyen módon meghamísított forgalmi pénzérme.
19/39
– Nem fogadható el hiányos, sérült, szakadt bankjegy, kivéve, ha teljes értékben beváltható (befizethetı).
A pénztáros hamis vagy annak látszó bankjegyeket, érméket nem fogadhat el, azt átvételi elismervény ellenében vissza kell tartania. A befizetıvel tisztázni kell a hamisnak látszó bankjegy vagy érme eredetét. Az ilyen eseményrıl jegyzıkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmazni kell:
– a befizetı nevét,
– címét,
– személyi igazolványának számát. A jegyzıkönyvet a befizetıvel alá kell íratni. Az aláírás megtagadása esetén annak tényét a jegyzıkönyvben fel kell tüntetni. A gyanús bankjegyeket, érméket a jegyzıkönyvvel együtt az MNB-be be kell szállítani. Az intézkedést a pénztárjelentésben is fel kell tüntetni.
3.5. Pénztárzárlat, munkaköri átadások rendje, a pénztár átadása a
pénztáros távollétében
A pénztáros helyettesítésekor pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárban lévı készpénzrıl, értékekrıl, értékpapírokról szigorú számadású nyomtatványokról átadás átvételi jegyzıkönyvet kell készíteni a szabályzat 2. számú melléklete szerint. A pénztáros munkahelyérıl - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála levı kulcsot (kulcsokat) és a riasztó kódját munkakezdésre lezárt és a ragasztón átírt borítékban gazdasági igazgatóhoz eljuttatni. A pénztáros távollétében történı pénztár felnyitásra gazdasági iroda Pénzügyi osztályvezetıje jogosult.
A pénztár felnyitásánál - a pénztár ellenırnek és - a pénztárat átvevı személynek jelen kell lennie.
A pénztár - bármilyen ok miatti - felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékek átadásáról jegyzıkönyvet kell készíteni.
A jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell:
- a jelenlevık nevét, - a pénztár felnyitásának idıpontját, okát, - a pénztárban talált
= készpénz összegét címletenként, = egyéb értékeket, = szigorú számadású nyomtatványok sorszámát, darab számát,
- a pénztárat átvevı személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, - a jelenlévık aláírását.
20/39
A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni, és a pénzt és egyéb értékeket az átvevınek jegyzıkönyvileg kell átadni. A jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell a zárlati pénzkészlet összegét, valamint a pénztárban tárolt egyéb pénzjellegő értékek mennyiségét és értékét. Az átvevı pénztáros köteles meggyızıdni az elszámolások és pénzkészlet helyességérıl, a nyilvántartások naprakész állapotáról. A felvett jegyzıkönyvet az átadó, átvevı, illetve a pénztárellenır írja alá.
4. Pénztári bevételek és kiadások, bizonylatolása, alapbizonylatok
kezelése
4.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolásának általános szabályai
A készpénzforgalom lebonyolításához minden esetben pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványokat és számítógéppel elıállított bizonylatot kell alkalmazni, a használatba vétel elıtt nyomtatványtömböket a Pénzügyi osztályvezetınek kell (aláírni) hitelesíteni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, tehát azokat ennek megfelelıen nyilván kell tartani. A bizonylatok felhasználásának ellenırzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell az alapbizonylatokat. Alapbizonylat: a számla, készpénzjegyzék, a bérjegyzék, az útiköltség-elszámolás, ki- vagy befizetéseket elrendelı utalvány, stb. A pénztárbizonylatokat tollal vagy számítógéppel kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell (stornó jelzéssel) és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A rontott bizonylatot (annak valamennyi példányát a bizonylattömbben a tıpéldányokkal együtt) meg kell ırizni.
4.2 Pénztári bevételek bizonylatolása
Minden házipénztári befizetésrıl bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani.
21/39
A bizonylatot - a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából - a befizetıvel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell.
A bevételi pénztárbizonylatot nyomtatással három példányban kell kiállítani, melybıl - az elsı példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári
alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni,
- a második példányt a befizetı részére kell átadni, - a harmadik példány a tömbben marad. A bankszámlát vezetı Kincstártól közvetlenül felvett készpénz bevételezésérıl készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a pénzintézet készpénzfelvételérıl szóló banki terhelési értékesítéséhez. A pénztáros a pénztárba történı befizetésekrıl készpénzes számlát állít ki, amely három példányban készül. Az eredeti példány a befizetıé, a második a pénztár bevételi bizonylat mellékletét képezik, a harmadik példány a számlatömbben marad. A számla kiállítás alap bizonylata lehet az intézmény által rendszeresített térítési díj ellenében végzett egészségügyi szolgáltatásról járó-fekvıbetegek részére, amely szerzıdést a betegellátó osztály állítja ki.
4.3. Pénztári kifizetések bizonylatolása
Minden házipénztári kifizetésrıl a számítógépes rendszer segítségével kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (számla, útiköltség elszámolás, bérjegyzék). A pénztáros csak szabályszerően kiállított, érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt.
A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkezı személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerően kiállított -(B.Sz.ny. 18-21.r.sz.) vagy ennek megfelelı tartalmú - meghatalmazás ellenében fizethetı ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Rendszeres kifizetéseknél, esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is elfogadható. Ezekrıl a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni, és a kiadási pénztárbizonylaton hivatkozni kell a meghatalmazás nyilvántartási számára. (Az Intézmény vezetıje által adott meghatalmazás 3.sz. melléklet)
22/39
A kiadási pénztárbizonylatot számítógépes nyomtatással két példányban kell kiállítani, melybıl
- az elsı példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári
alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni,
- a második példányt a készpénzt átvevı személynek kell adni bizonylatként.
4.4. Pénztári jelentés
A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést idısorrendben a számítógépes program pénztár rendszerében, valamint a pénztárjelentésbe fel kell jegyeznie.
A pénztárjelentés céljára a számítógépes rendszer által a pénztárzárást követıen nyomtatható pénztárnapló használatos. Az informatikai rendszer hibája, mőködésképtelensége esetén a B.Sz.ny. 13-25/ N.r.sz. nyomtatványt kell alkalmazni, amit használatba vétel elıtt a Pénzügyi osztályvezetınek hitelesítenie kell. A pénztárjelentésben elszámolt kiadási tételek alapbizonylatain az elszámolás tényét a kiadási pénztár bizonylat sorszámának az alapbizonylaton történı feljegyzésével meg kell jelölni. A pénztári órák befejezésével a pénztáros naponta pénztárzárlatot köteles készíteni.
A pénztárjelentés ( gépi és kézi is) két példányban készül, amelybıl - az elsı példányt - a mellékletekkel együtt - a könyvelés részére kell
átadni, - a második példányt a pénztáros ırzi meg a gépi bizonylatokat
sorszámozva. a betelt tömböket a pénztáros vezeti ki a nyilvántartásból és a továbbiakban a pénztár helyettes gondoskodik az ırzésérıl.
4.5. Készpénzfelvételi utalvány
A készpénzfelvételi utalvány a számlavezetı Kincstártól történı készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a Kincstár bocsátja a pénztár rendelkezésére. Az utalványt egy példányban kell kiállítani és a Kincstárnál bejelentett módon kell aláírni.
A készpénzfelvételi utalvánnyal a Kincstártól felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat
23/39
második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételrıl szóló banki terhelési értesítéshez kell csatolni.
4.6. A bizonylat-nyomtatványok felhasználás utáni nyilvántartása,
kezelése
A bizonylat-nyomtatványok szigorú számadás alá tartoznak, azokat felhasználás elıtt a pénztáros helyettes tartja nyilván és ırzi. A nyilvántartás tartalmazza: sorszám, átadás idıpontja, átvevı neve és aláírása. A nyilvántartás sorszámot az adott nyomtatvány fedılapjára rá kell vezetni. A használatból kivont (betelt, év végével lezárt) bizonylat-nyomtatványokat a pénztárosnak kell megıriznie.
A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást 10 évig, a kiadási-, és bevételi pénztárbizonylatot - mint számviteli bizonylatokat - 8 évig kell olvasható formában megırizni a számvitelrıl szóló, többször módosított 2000.évi C. törvény alapján.
A pénztárból bizonylatot kiadni csak a pénzügyi osztályvezetı írásbeli engedélyével és átvételi elismervény ellenében szabad.
5. A munkabér kifizetéseknél alkalmazott szabályok Az Intézetnél a munkabérek kifizetése bankszámlára utalással vagy postai úton történı kézbesítéssel történik. Az eseti jellegő kifizetésekre vonatkoznak az alábbi szabályok.
5.1. A munkabér jellegő kifizetések felvétele a pénzintézettıl
A pénztáros a munkabérek kifizetése céljából a pénzintézettıl, csak a készpénzben ténylegesen kiadható, nettó járandóságot veheti fel. A pénz felvételére a fizetési nap elıtti napon kerülhet sor.
5.2. A járandóságok kifizetése
A pénztáros csak a készpénzben ténylegesen kiadható nettó járandóságot dolgozók részére, illetve csak ezeket az összegeket adhatja át kifizetés céljából a kifizetıhelyek részben önálló intézmények, belsı szervezeti egységek megbízottai részére. A megbízottak kötelesek a pénz átvételét nyugtán elismerni. Az elismervényt a munkabérek kifizetésének elszámolásáig a pénztáros ırzi, az elszámolás megtörténte után pedig köteles azt visszaadni a megbízottnak. A megbízottak a pénztárostól átvett összegekért anyagilag felelısek. A pénztárostól átvett összeggel a megbízott 48 órán belül köteles a járandóság átvételét igazoló bérjegyzékkel, valamint a fel nem vett munkabérrel a pénztáros felé elszámolni.
24/39
5.3. Bérfizetési napon fel nem vett bér jellegő kifizetések
Ha a dolgozó a bérfizetés napján távol van, a munkabérének átvételére másnak meghatalmazást nem adott, vagy munkabérét elızetesen nem vette fel, elızetes megbízása alapján a részére járó összeget legkésıbb a bérfizetés napját követı második munkanapon belföldi postautalványon el kell küldeni lakcímére vagy az általa megjelölt tartózkodási helyre.
A belföldi postautalványon történı kifizetés esetén a postai feladóvényt a fizetési jegyzékhez kell csatolni.
A dolgozónak járó (nettó) munkabért teljes összegben a bérfizetés napján kiadásba kell helyeznie a pénztárnak. A dolgozók által fel nem vett, illetve a részükre postán el nem küldött munkabéreket a bérfizetés napján vissza kell vételezni a házipénztárba. Az ilyen összeggel a pénztárzárlatkor a házipénztárban tartható készpénz összege (1.4.pont) nem növelhetı. A pénztáros a fel nem vett munkabéreket köteles tételesen nyilvántartani.
A nyilvántartásnak a következı adatokat kell tartalmaznia:
- sorszám, - dolgozó neve, - fel nem vett összeg, - a bérfizetés idıpontja, - a visszavételezés idıpontja, - a bevételi pénztárbizonylat száma, - a postán történı elküldés idıpontja, - pénztárból történı kifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat száma
és a kifizetés idıpontja. 6. Elıleg, ellátmány kifizetésének rendje
Intézményünknél a kötelezettségvállaló írásos engedélye alapján esetenként – szabályszerő utalványozás alapján – határidıhöz kötött elszámolási kötelezettséggel a pénztárból elıleget vehetnek fel. Az elıleg felvételére és elszámolására a B. Sz. ny. 13-134/N.r.sz. Készpénzigénylés elszámolásra elnevezéső szabvány nyomtatványokat kell használni. 6.1. Elszámolásra történı kiadások jogcímei Készpénzt elszámolásra csak a következı célokra adhat ki a pénztáros:
- kiküldetési költségre, - beszerzésre, vásárlásra,
25/39
- reprezentációra, - postaköltségre, - üzemanyag vásárlásra, - OSH ellátmányra (60 ezer Ft/hó), - egyéb, engedélyezett jogcímre.
6.2. Készpénz elszámolásra történı felvételének engedélyezése
Készpénz elszámolásra történı felvételi jogosultsága van: • OSH megyei fıorvosa • Anyagazdálkodási osztályvezetı • Gyógyszertárat vezetı Fıgyógyszerész • Egyedileg a Gazdasági igazgató engedélyével
Készpénzt elszámolásra csak névre szólóan, az arra jogosultak utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelıen nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni.
Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidı még nem telt el.
6.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegrıl a pénztáros - a pénzügyi osztályvezetı által hitelesített - nyilvántartást köteles vezetni.
Az elszámolásra kiadott elılegekrıl a pénztáros nyilvántartást vezet a B.Sz.ny.13-135. r.sz. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása elnevezéső nyomtatványon. A nyilvántartásban fel kell tüntetni:
– a kiadás keltét és tételszámát,
– a felvevı nevét,
– az összeg jogcímét,
– az igénylést aláíró vezetı nevét,
– a felvett összeget,
– az elszámolás határidejét (mely egyéb elıírások hiányában a 30 napot nem haladhatja meg),
– a felhasznált összeget,
26/39
– az elszámolás keltét,
– az esetlegesen visszafizetett összeget,
– a bevételezés tételszámát.
Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegek a pénztár pénztárkeretét nem terhelik.
Kiküldetéssel kapcsolatos elıleg és költség elszámolásához a B.Sz.ny. 18-70. r.sz. Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás elnevezéső nyomtatványt kell használni. Amennyiben úti- vagy szállodai költség miatt a kiküldöttnek elılegre van szüksége, akkor az utalványozásra jogosult személy a nyomtatvány megfelelı kitöltésével és aláírásával a pénztárnak utasítást ad a készpénz elıleg kifizetésére.
A kiküldetéssel kapcsolatban kiadott elılegekkel, illetve költségekkel belföldi és külföldi kiküldetés esetén 5 napon belül kell elszámolni.
30 napon belül kell elszámolni, mert minden 30 napon túli elszámolási kötelezettség kölcsönnek minısül 30 nap után és SZJA fizetési kötelezettséggel terheltté válik. Az utólagos elszámolásra kiadott elılegek határidıre történı elszámolásának elmulasztása esetén az elıleget felvett dolgozót írásban fel kell szólítani. Amennyiben a felszólítás ellenére sem számol el az elıleggel a dolgozó, akkor az eseményt jelenteni kell a Pénzügy osztályvezetınek. Abban az esetben, ha a tett intézkedésének nincs eredménye, akkor a felvett készpénz összegétıl függıen kártérítési, illetve bőnügyi eljárást kell kezdeményezni. Amennyiben az elszámolásra kiadott összeggel – a felszólítások ellenére – mégis 30 napot meghaladóan kerül sor az elszámolásra, az elıleget felvevı magánszemélynek kamatkedvezménybıl származó jövedelme keletkezik. Ez után kamatadót kell fizetnie a kifizetınek, ennek összege továbbhárításra kerül a magánszemély részére. Az elszámolással együtt be kell fizettetni a kamatkedvezménybıl származó jövedelem utáni adót, melynek mértéke a kamatkedvezmény 44%-a.
Kiszámítása: Kamatkedvezménybıl származó jövedelem:
Az elılegként felvett összeg * az elszámolásig eltelt napok száma*(érvényes jegybanki alapkamat mértéke + 5)
360*100
27/39
Adófizetési kötelezettség: Kamatkedvezménybıl származó jövedelem* 44%
IV.
PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉS RENDJE 1. Pénz és értékcikkek tárolása
A pénztárban elkülönítetten kell tárolni az alábbi értékeket:
– a belföldi fizetıeszközöket címletenként,
– az értékeket,
– a letéteket,
– az étkezési és vásárlási utalványokat,
– az üdülési csekkeket,
– bankgaranciákat,
– a hitelleveleket, a szigorú számadású bizonylatokat.
A házipénztárban idegen - más szervezetek, saját alkalmazottak vagy más személyek - pénzét, illetve értékét a Fıigazgató fıorvos külön engedélyével szabad tartani. Ezen idegen pénzeket és értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. A nyilvántartásnak a következı adatokat kell tartalmaznia:
– a letét keletkezésének idıpontja,
– a letétet elhelyezı neve és címe,
– a letét tartalma,
– a letét jogcíme és a rendelkezés száma,
– a kiadás idıpontja,
– a kiadást elrendelı rendelkezés száma,
– az átvevı neve és címe,
– az átvevı aláírása.
2. Az értékcikkek kezelése, nyilvántartása A pénztárban értékcikknek kell tekinteni az étkezési jegyeket, üdülési csekket, tüzelı és ajándék utalványt és egyéb értékkel bíró utalványokat.
28/39
Kezelésükre a szigorú számadási kötelezettségő bizonylatokra vonatkozó elıírások érvényesek. Kiadás esetén a pénztári kifizetésekre vonatkozó utasítások érvényesek.
V.
UTÓLAGOS VEZETİI ELLENİRZÉS
A FEUVE keretében a házipénztáron keresztül lebonyolított készpénzforgalom szabályszerő végrehajtását, a szabályzatban nevesített felelısök meghatározott feladatainak elvégzését a Gazdasági Igazgató idıközönként ellenırzi. Az ellenırzést írásban dokumentálni kell, arról jegyzıkönyvet kell felvenni, melynek módját az 5. számú melléklet tartalmazza. Amennyiben az utólagos vezetıi ellenırzést végzı szabálytalanságot állapít meg, abban az esetben kezdeményezi az érintett felelısségre vonását.
VI.
ZÁRÓ INTÉZKEDÉSEK
Ez a szabályzat 2009. december 01. napján lép hatályba, rendelkezéseit ettıl a naptól kell alkalmazni. A szabályzat hatályba lépésével egyidejőleg a 2008. március 01-én kiadott „Pénzkezelési Szabályzat” hatályát veszti. Budapest, 2009. december 01. Dr. Soós Ágnes Fıigazgató fıorvos
29/39
1.sz. melléklet
N Y I L A T K O Z A T
Alulírott,......................…………………......................... pénztáros
tudomásul veszem, hogy .....................………..... (költségvetési szerv)
házipénztárában kezelt valamennyi pénzeszköz és egyéb értékek
kezeléséért teljes anyagi felelısség terhel.
............................. dátum
............................. pénztáros
30/39
2.sz. melléklet
J E G Y Z İ K Ö N Y V
Készült: A.....................................................................házipénztárában
20...............…………….....-án. Tárgy: Házipénztár átadás-átvétel. Jelen vannak: ........................ ...... pénztár ellenır .............................. pénztárt átadó .............................. pénztárt átvevı.
A …….........................pénztárban a pénztárosi teendıket
20............…………...-tıl a korábbi pénztáros ............…………................
miatt ............…………………......(név) látja el.
A jelen pénztár-átadás során az alábbi értékek, bizonylatok kerülnek átadásra, illetve átvételre. a.) Használatban lévı
Pénztárjelentés.................................................... ...(sorszámtól-ig) Kiadási pénztárbizonylat.............................................(sorszámtól-ig) Bevételi pénztárbizonylat............................................(sorszámtól-ig) Készpénz-felvételi utalvány.........................................(sorszámtól-ig) b.) Páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta kulcsa:.......………………….....(db) c.) Étkezési utalványok 500,-Ft-os címlet ………………………… 200,-Ft-os címlet ………………………… d.) Készpénz:......…...........Ft, melyek összege a következı címletekben került átadásra: Részletezése: …………./ 20.000,- Ft = ………………………………..Ft …………./ 10.000,- Ft = …………………………………..Ft …………./ 5.000,- Ft = …………………………………..Ft
31/39
…………./ 2.000,- Ft = ……… ……………………….Ft …………./ 1.000,- Ft = ………… ………………………..Ft …………./ 500,- Ft = … ……….………………………..Ft …………./ 200,- Ft = …………………………………..Ft …………./ 100,- Ft = …………………………………..Ft …………./ 50,- Ft = …………………………………..Ft …………./ 20,- Ft = …………………………………..Ft …………./ 10,- Ft = …………………………………..Ft …………./ 5,- Ft = …………………………………..Ft …………./ 2,- Ft = …………………………………..Ft …………./ 1,- Ft = …………………………………..Ft Összesen: = ……………………………………..Ft
k.m.f.
......……………...……….. ...........………………… ……………..................... átadó átvevı pénztár ellenır
32/39
3. sz melléklet
Aláírási címpéldány Intézmény neve: ………………………………………………………………… Intézmény címe:…………………………………………………………………. Sorszá
m Kötelezettségvállaló/ Utalványozó neve,
beosztása
Kötelezettségvállaló/ Utalványozó
aláírása
Kötelezettségvállaló/ Utalványozó
szignója
1.
2.
3.
4.
5.
Bélyegzı lenyomat: Az aláírás hiteles elıttünk, mint tanuk elıtt történt: 1. 2. ………………………………….. …………………………………… név, lakcím név, lakcím személyi igazolvány száma személyi igazolvány száma
Budapest, 200. …………………………
33/39
4. sz. melléklet ……………………………………………. intézmény megnevezése
JEGYZİKÖNYV
Készült: 20…… év ……………..hó ……..nap alkalmával a …………………………intézmény pénztárhelyiségében. Tárgy: Utólagos vezetıi ellenırzés Jelen vannak: …………………………….. intézményvezetı ……………………………. pénztár ellenır ……………………………. pénztáros ……………………………. pénzár-helyettes ……………………………. stb. (érintett dolgozó) A Országos Sportegészségügyi intézmény házipénztárán keresztül lebonyolított készpénzforgalom szabályszerő végrehajtását a 20…. …./hó/ ……/napjától/ a 20… …../hó/ ……. /napjáig/ terjedı idıszakra vonatkozóan az utólagos vezetıi ellenırzés kertében a ………………….. (/intézményvezetı) ellenırizte. Az ellenırzés az alábbi tevékenységekre terjedt ki:
- a szabályzatban meghatározott pénztárellenıri feladatok végrehajtása;
- a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok szigorú számadású nyomtatványként történı nyilvántartása;
- a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokon az ellenırzési jogkört gyakorlók (ellenjegyzı, érvényesítı, szakmai teljesítést igazoló) feladatának végrehajtására;
- stb.
Az utólagos vezetıi ellenırzés során szabálytalanságot nem állapítottam meg, a feladatokat az érintettek a pénzkezelési szabályzatban elıírtak szerint végezték/nem végzeték. Egyéb megállapítás:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………….
k.m.f.
………………………….. …..………………..... jegyzı/intézményvezetı pénztár ellenır pénztáros
5. sz
. m
ellékle
t
Pén
ztá
rba
n h
aszn
ála
tos n
yom
tatv
án
yok
hatá
r-
ide
je
tén
yle
ges
idı
pon
tja
12
34
56
78
910
11
Kia
dás
i pé
nzt
ár-
biz
on
yla
t sz
áma
A f
elve
vı n
eve
Be
v. p
énzt
ár-
bizo
nyla
t s
zám
a
B.S
z.n
y.13
-13
5.r
.sz.
Me
gje
gyz
és
Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
Év…
……
……
……
……
……
……
…..
Old
als
zám
……
……
……
…..
A f
elv
étel
jogc
íme
Els
zám
olá
sra
felv
ett
össz
eg
Ft
Els
zám
olá
sT
ényl
ege
sen
felh
asz
nál
t ö
ssze
g
F
t
So
r-
szá
m
Fel
véte
l
idı
pon
tja
JEGYZİKÖNYV Készült: 200…. év…….….hó ….nap alkalmával a
….…………………..intézmény pénztárhelyiségében. Tárgy: Házipénztár átadás-átvétel Jelen vannak: ....................... ..pénztár ellenır .......................... pénztárt átadó .......................... pénztárt átvevı Az intézménynél a pénztárosi teendıket 200........................-tıl a korábbi pénztáros .................... (betegsége, munkaviszonyának megszőnése) miatt ................. (név) látja el.
Az elızıekben említett okok miatt a pénztárátadás során az alábbi értékek, bizonylatok kerülnek átadásra illetve átvételre: a) Használatban lévı bizonylatok
Bizonylat megnevezése Bizonylat sorszáma
- tól - ig Pénztárjelentés Kiadási pénztárbizonylat Bevételi pénztárbizonylat Készpénz-felvételi utalvány Pénzforgalmi betétkönyv ................……( sorszám) b) Használatból kivont (betelt) bizonylatok
Bizonylat megnevezése Bizonylat sorszáma - tól - ig
Pénztárjelentés Kiadási pénztárbizonylat Bevételi pénztárbizonylat Készpénz-felvételi utalvány Pénzforgalmi betétkönyv ................……( sorszám)
36/39
c) Páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta kulcsa: ................... (db) d) Készpénz: ................... Ft, mely összeg a következı címletekben került átadásra: ..................... (valutanemenként), mely összeg a következı címletekben
került átadásra:
k.m.f.
……………………………….. átadó
……………………………….. átvevı
……………………………….. pénztárellenır
37/39
f f
B.Sz.ny.13-20/új.r.sz.
Sor-szám
Be-,kifiz.napja
Kp.forg.jog.sz.
Kiadás
Ft
Bevételi
Kiadási
bizonylat sz.
Bevétel
Ft
Átvitel:
Szöveg
200 …………..……..…………………….
…………………………..……..idıszakról
Sorszám:Idıszaki pénztárjelentés
………………………………………………………..… pénztár
38/39
jogcím sz.
db Ft f Bevétel
5000
1000
500
100
50
20 Összesen
10 Kiadás f
5
2
1
50
20
10
Összesen
B.Sz.ny.13-20/új.r.sz.
Pénzforgalom jogcím szerintPénzt árellenırzés
fFtpénznem
Többlet
Hiány
Ft
fori
ntos
fill
éres
Összesen
Záró pénz-
készlet
f f
Be-, kifiz. napja
Bevételi Kp. forg. jog. sz.
Sor- szám Szöveg
Bevétel Kiadás Kiadási
bizonylat sz. Ft Ft
Forgalom
Átvitel Kezdı
pénzkészlet Záró
pénzkészlet Összesen
Mellékletek:
…………………..db bevételi bizonylat …………………..db kiadási bizonylat
ellenır
pénztáros
39/39
által (megbízásából) fizetett
Ft, azaz
B. 318-100/A/N. r.sz.
Utalványozó:
Ellenır (ellenjegyzı):
Sorszám:Bevételi pénztárbizonylat
költségvetési szervek részére
ÉrvényesítésKészpénz-forgalmi jogcím
bélyegzı helye
Érvényesítı:
Fıkönvi számlaszám szakfeladat
SzövegFt
Kelt:
forintot az alábbiak szerint kell bevételezni
Összeg
Könyvelı:
Pénztáros:
dbMelléklet:
Az összeg befizetıjének aláírása, személyi igazolvány száma
A pénztár fizessen az alábbiak szerint: _____________________
- nakFt, azaz forintot
B. 318-101/N
Sorszám:Kiadási pénztárbizonylat
költségvetési szervek részére
Érvényesítés
szakfeladat
Fıkönvi számlaszám
Készpénz-forgalmi jogcím
bélyegzı helye
Érvényesítı:
Utalványozó:
Ellenır (ellenjegyzı):
SzövegFt
Kelt:
________________________________________________________
Összeg
Könyvelı:
Pénztáros:
dbMelléklet:
Az összeg átvevıjének aláírása, személyi igazolvány száma
