Podvojné účtovníctvo + sklad - mrpvychod.sk · 8 Podvojné účtovníctvo Blahoželáme vám, vážení zákazníci, k zakúpeniu programu Podvojné účtovníctvo + sklad pre

P.O. BOX 94 977 01 Brezno

telefón: 048/611 1333, 0903/821 211, 0905/821 211 telefax: 048/630 9325

internet: http://www.mrp.sk e-mail: [email protected]

Podvojné účtovníctvo + sklad Vizuálny systém

(určené pre Windows 95/98/ME/NT/2000/XP)

sprievodca užívateľa programom

Podvojné účtovníctvo + sklad Vizuálny systém

Názov: Podvojné účtovníctvo + sklad, Vizuálny systém Vývoj: MRP-Company, spol. s r.o., Divízia informačných systémov Vedúci projektu: Ing. Slavomír Lysina Spoluautori: Ing. Emil Nomilner, Ing. Miroslav Kočtúch, Ing. Peter Balún,

Ing. Marián Šnek, Ivo Houška Vydanie: Tretie (06/2006) Počet strán: 120 Vydáva: MRP-Company, spol. s r.o. Tlač: OBALOTAVA a.s., Slovenská Ľupča Určené: Užívateľom softvérových produktov firmy MRP-Company,

spol. s r.o. MRP logo a názov MRP sú registrované ochranné známky (OZ 192102), ktoré má vo svojej správe firma MRP-Company, spol. s r.o. MS-DOS, Windows, Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows XP, Windows 2000 sú registrované ochranné známky firmy Microsoft Corporation. Ostatné citované značky a názvy produktov sú ochranné známky alebo registrované ochranné známky ich náležitých majiteľov. Softvér aj publikácia sú chránené autorským zákonom SR. Žiadna časť tohto manuálu nesmie byť kopírovaná, rozmnožovaná alebo publikovaná v žiadnej forme bez výslovného písomného súhlasu firmy MRP-Company, spol. s r.o. Firma MRP-Company, spol. s r.o. neberie na seba žiadnu zodpovednosť za prípadné škody spôsobené použitím programu Podvojné účtovníctvo + sklad, Vizuálny systém. Informácie zahrnuté v tejto publikácii môžu podliehať zmenám bez predchádzajú-ceho upozornenia. Táto publikácia neprešla redakčnou ani jazykovou úpravou.

Obsah 5

Obsah 1 Úvod.........................................................................8

2 Licenčné podmienky a rozsah záruk ....................9

3 Inštalácia ...............................................................11 3.1 Hardvérové požiadavky ....................................... 11 3.2 Softvérové požiadavky......................................... 11 3.3 Požiadavky na obsluhu ........................................ 11 3.4 Postup inštalácie Podvojného účtovníctva .......... 12 3.5 Inštalácia Základu systému.................................. 13 3.6 Inštalácia aktualizovanej verzie (upgrade)........... 13 3.7 Inštalácia sieťovej verzie v sieti Windows............ 13 3.8 Inštalácia sieťovej verzie v sieti Novell ................ 14 3.9 Spustenie programu............................................. 14 3.10 Ukončenie chodu programu................................. 14 3.11 Vypnutie počítača................................................. 14 3.12 Odinštalovanie programu..................................... 15

4 Základné pravidlá obsluhy...................................16 4.1 Nápovedný systém .............................................. 16 4.2 Číselné rady ......................................................... 17 4.3 Tabuľka ................................................................ 18 4.4 Zoznam (číselník) ................................................ 20 4.5 Vstupný formulár .................................................. 21 4.6 Kartotéka.............................................................. 22 4.7 Dialógové okno .................................................... 22 4.8 Hľadanie............................................................... 22 4.9 Výstupy ................................................................ 23 4.10 Editor výstupných zostáv ..................................... 27

5 Hlavné okno ..........................................................32

6 Nastavenie.............................................................33 6.1 Program ............................................................... 33 6.2 Účtovný denník .................................................... 36 6.3 Pohľadávky, záväzky, faktúry .............................. 40 6.4 Pomocné knihy..................................................... 44 6.5 Kniha jázd ............................................................ 46 6.6 Sklad .................................................................... 47 6.7 Adresy .................................................................. 52

6 Podvojné účtovníctvo

6.8 Ostatné heslá ....................................................... 52 6.9 Firma .................................................................... 53

7 Nástroje .................................................................56 7.1 Kalkulačka............................................................ 56 7.2 DPH kalkulačka.................................................... 56

8 Účtovný denník .....................................................57 8.1 Pridanie zápisu (skupiny zápisov) ....................... 58 8.2 Editácia skupiny zápisov...................................... 61 8.3 Odstránenie zápisu (skupiny zápisov) ................. 61 8.4 Funkcie................................................................. 61 8.5 Kontrola................................................................ 65 8.6 Zobrazenie ........................................................... 65 8.7 Výstupy ................................................................ 65 8.8 Daň z príjmu......................................................... 66

9 Faktúry, pohľadávky, záväzky .............................67 9.1 Pridanie faktúry .................................................... 67 9.2 Pridanie údajov do faktúry z iných modulov ........ 71 9.3 Editácia faktúry..................................................... 72 9.4 Odstránenie faktúry.............................................. 72 9.5 Zaúčtovanie faktúry.............................................. 72 9.6 Úhrada faktúry...................................................... 72 9.7 Funkcie................................................................. 75 9.8 Kontrola................................................................ 76 9.9 Zobrazenie ........................................................... 76 9.10 Výstupy ................................................................ 77 9.11 Predfaktúra........................................................... 77 9.12 Zahraničná faktúra ............................................... 77 9.13 Ostatné pohľadávky ............................................. 79 9.14 Ostatné záväzky................................................... 81 9.15 Bankové výpisy .................................................... 81 9.16 Príkazy na úhradu................................................ 81

10 Pomocné knihy..................................................82 10.1 Objednávky .......................................................... 82 10.2 Zákazky................................................................ 85 10.3 Pokladničná kniha (pomocná) ............................. 87 10.4 Majetok (HNDM) .................................................. 89 10.5 Drobný majetok.................................................... 91 10.6 Ceniny .................................................................. 91 10.7 Kniha jázd ............................................................ 92

Obsah 7 11 Adresy ................................................................96

11.1 Rýchle vyhľadávanie............................................ 96 11.2 Pridanie adresy .................................................... 97 11.3 Editácia adresy..................................................... 97 11.4 Odstránenie adresy.............................................. 97 11.5 Označenie adresy pre tlač ................................... 97 11.6 Funkcie................................................................. 98 11.7 Výstupy ................................................................ 98

12 Sklad...................................................................99 12.1 Skladové karty...................................................... 99 12.2 Pohyby (príjmy, výdaje) ..................................... 104

13 Analýzy.............................................................108 13.1 Vlastnosti grafu .................................................. 109 13.2 Uloženie grafu .................................................... 109 13.3 Hodnoty grafu..................................................... 110 13.4 Výber roku (firmy) .............................................. 110

14 Údržba dát ........................................................111 14.1 Oprava indexov.................................................. 111 14.2 Zálohovanie dát do súboru ................................ 111 14.3 Obnova dát zo zálohy uloženej v súbore........... 112 14.4 Údržba dát.......................................................... 113 14.5 Nulovanie dát ..................................................... 115 14.6 Export/Import dát................................................ 115

15 HOTLINE A E-MAIL..........................................117


Blahoželáme vám, vážení zákazníci, k zakúpeniu programu Podvojné účtovníctvo + sklad pre Vizuálny systém a zároveň vám ďakujeme za prejavenú dôveru. Vaše skúsenosti, ktoré získate pri praktickom používaní v konkrétnych podmienkach, a ktoré nám oznámite, sa stanú zdrojom cenných informácií pre ďalší vývoj programu.

Autori

1 Úvod Vážení zákazníci, otvárate program Podvojné účtovníctvo z Vizuálneho systému, ktorý bol schválený audítorom vedeným pod číslom dekrétu 391. Pri využívaní tohto programu vám však odporúčame dodržiavať účtovné predpisy vyplývajúce zo Zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a ostatných súvisiacich predpisov. Táto nová verzia vám prináša mnoho novi-niek, ako sú: • Prepojenie so mzdovými programami z našej ponuky univerzálneho

a vizuálneho účtovného systému. • Doplnenie manažérskych štatistických analýz s prehľadnými grafickými

výstupmi. • Podpora obchodovania cez Internet a prepojenie s programom MRP

Maloobchod. • Prepojenie s programom MRP E-mail Manažér, ktorý podporuje

internetové obchodovanie - umožní automatizovane rozposielať objednávky, faktúry a predfaktúry.

Táto užívateľská príručka obsahuje základné informácie potrebné na obsluhu programu MRP Podvojné účtovníctvo + sklad, multiverzia, sieťová verzia. Informácie o rozdieloch v obsluhe „odľahčených“ verzií programu (tým sa rozumie samotná MRP Fakturácia alebo MRP Sklad, jednoužívateľské a ostatné verzie) sú popísané na príslušných miestach tohto manuálu. Pretože rukopis musel byť odovzdaný do tlače v predstihu, mohlo medzitým dôjsť k drobným zmenám. Ich popis nájdete v súboroch Dodatky.txt, alebo News.rtf, ktoré si môžete prečítať už počas inštalácie a taktiež v nápovede. Táto príručka neposkytuje rady ani postupy ako účtovať. Príklady uvedené v nej sú pripravené umelo a tento manuál nenahrádza prácu účtovníka alebo daňového poradcu. Prosíme vás, aby ste s týmto vedomím pristupovali k používaniu tejto príručky.

Dôležité upozornenie! Vaše údaje, ktoré do programu zadáte budú mať postupom času stále väčšiu cenu - cenu vašej práce. Ani ten najdrahší počítač nemôže byť stopercentne spoľahlivý. Prečítajte si kapitolu o Údržbe dát a venujte stálu pozornosť pravidelnému zálohovaniu vašich údajov na spoľahlivé média.

Licenčné podmienky 9

2 Licenčné podmienky a rozsah záruk Firma MRP – Company, spol. s r.o. zaručuje, že dodané médiá nie sú mechanicky poškodené a záznam je v poriadku, čo zaručuje správnu inštaláciu programov do počítača užívateľa. V prípade zistenia nečitateľnosti dodaných médií ich firma MRP – Company, spol. s r.o. okamžite vymení. Nárok na bezplatnú výmenu dodaných médií v prípade ich nečitateľnosti má užívateľ do 30 dní od zakúpenia programu. Firma MRP – Company, spol. s r.o. neposkytuje žiadne iné záruky a ani na seba neberie žiadnu zodpovednosť za prípadné škody, vzniknuté v súvislosti s použitím dodaných softvérových produktov. Kúpou softvéru (programu alebo jeho upgrade) si užívateľ kupuje iba licenciu na používanie tohto softvéru podľa podmienok stanovených firmou MRP – Company, spol. s r.o., výkon majetkových práv ale zostáva aj naďalej výhradne v právomoci firmy MRP – Company, spol. s r.o. MRP – Company, spol. s r.o. ako vykonávateľ autorských a majetkových práv si vyhradzuje právo neposkytnúť užívateľovi licencie zľavy na upgrade všetkých MRP programov, v prípade že MRP – Company, spol. s r.o. zistí porušenie týchto licenčných podmienok užívateľom. MRP logo aj samotný názov MRP® sú ochranné známky, ktoré má vo svojej správe firma MRP – Company, spol. s r.o.

Užívateľ smie: 1. Mať nainštalovaný dodaný softvérový produkt iba na jednom počítači

v tom istom reálnom čase. 2. Vytvoriť si na účely archivácie jednu záložnú kópiu dodaného

softvérového produktu (čo odporúčame). 3. Používať dodaný softvérový produkt v počítačovej sieti na viacerých

počítačoch iba vtedy, ak sa jedná o licenciu určenú pre počítačovú sieť. Upozornenie: MULTI alebo MULTIVERZIA neznamená MULTILICENCIA, a preto MULTIVERZIA môže byť nainštalovaná iba na jednom počítači v tom istom reálnom čase.

Nasledujúce body 4. a 5. tohto odstavca platia len pre účtovný systém MRP-K/S. 4. Inštalovať a používať iba jednu kópiu dodaného softvérového produktu na

jednom počítači, ktorý bude z pohľadu programu slúžiť ako SERVER. 5. Používať dodaný softvérový produkt iba na toľkých KLIENTských

počítačových staniciach, na koľko staníc má zakúpenú zvlášť licenciu. Nasledujúce body 6. a 7. tohto odstavca platia len pre užívateľov systému MRP-Video. 6. Inštalovať a používať iba jednu kópiu dodaného softvérového produktu na

jednom počítači, ktorý bude z pohľadu programu slúžiť ako SERVER. 7. Inštalovať a používať KLIENTskú časť softvérového produktu MRP-Videa

na toľkých počítačových staniciach, na koľkých bude potrebovať.

Užívateľ nesmie: 1. Robiť na dodanom softvérovom produkte akékoľvek zmeny, ani ho

dekódovať a využívať tak získaný kód alebo databázy alebo ich časti samostatné alebo v spojení s iným programovým vybavením. Pri spojení alebo používaní nášho softvéru (alebo jeho častí) s iným programovým


vybavením, na ktoré užívateľ nemá písomný súhlas od MRP-Company, spol. s r.o. okrem iného stráca licenciu na používanie softvéru bez náhrad!

2. Poskytnúť ani požičať dodaný softvérový produkt ani jeho časť tretej osobe.

3. Predať dodaný softvér ani sa zriecť užívateľských práv v prospech tretej osoby. (Smie sa iba zriecť užívateľských práv bez nároku na náhradu.)

Užívateľ je povinný: 1. Zabrániť prípadnému odcudzeniu dodaného softvérového produktu. 2. Pred nasadením softvérového produktu na praktické využívanie sa plne

zoznámiť so všetkými jeho funkciami, aj s funkciami nepopísanými v manuáli, a s funkciami operačného systému, pod ktorým je softvérový produkt používaný.

3. Vo vlastnom záujme robiť pravidelné zálohy všetkých údajov na kvalitné záznamové médiá (odporúčame robiť na zvláštne médiá dennú zálohu, na zvláštne médiá týždennú zálohu, na zvláštne médiá mesačnú zálohu).

4. Okamžite prekontrolovať všetky výstupy z programu s aktuálnou daňovou a právnou legislatívou, v prípade nezrovnalostí urobiť príslušnú nápravu.

5. Zabrániť prístupu k programu osobám, ktoré nepoznajú jeho funkcie a funkcie operačného systému, pod ktorým je program používaný.

6. Používať program iba na bezporuchových počítačoch nenapadnutých počítačovými vírusmi.

MRP – Company, spol. s r.o. upozorňuje užívateľa, že každý softvérový produkt je chránený, okrem iného, jedinečným licenčným číslom. Rozlepením obalu inštalačných médií užívateľ súhlasí s týmito licenč-nými podmienkami.

V prípade porušenia hore uvedených licenčných podmienok stráca užívateľ programu licenciu na používanie programu bez náhrad a môže byť voči nemu vedené súdne stíhanie podľa Autorského zákona za zneužitie práv na použí-vanie softvéru.

Inštalácia 11

3 Inštalácia Táto kapitola vás zoznámi s hardvérovými a softvérovými podmienkami, ktoré sú nutné pre správny chod programu. Popisuje postup inštalácie pri prvej inštalácii, inštalácie upgrade, aj inštalácie sieťovej verzie. Na záver poukážeme na niektoré problémy, ku ktorým môže dôjsť počas inštalácie a ako ich vyriešiť.

Upozornenie: Pred otvorením balíčka s inštalačnými médiami, si starostlivo preštudujte Licenčné podmienky viď str.9. Presvedčte sa, či všetkým ich bodom rozumiete a súhlasíte s nimi. Až potom pristúpte k otvoreniu. Odporúčame vytvoriť záložné kópie inštalačných médií (možné aj na pevnom disku počítača).

Pri inštalácii programu na počítač, kde už je nainštalovaná univerzálna verzia programu Podvojné účtovníctvo sa netreba obávať poškodenia dát. Prevod dát z univerzálnej verzie (MS-DOS) do vizuálnej verzie (Windows) je popísaný v kapitole Údržba dát na str.113.

3.1 Hardvérové požiadavky Na prevádzku aplikácie Podvojné účtovníctvo vyhovuje na trhu bežne dostupná počítačová zostava PC (v najhoršom prípade starší PC s mikro-procesorom typu Pentium a s pamäťou 64MB RAM a monitorom VGA s min. 256 farbami). Po inštalácii zaberie program asi 30MB diskového priestoru. Pre krátku dobu odozvy je výhodnejší čo najvýkonnejší počítačový systém. Pre správne zobrazenie programových ponúk doporučujeme v nastavení systému Windows nastaviť rozlíšenie zobrazenia min. 800x600 pixelov, malé písmo a krátky formát dátumu (bez medzier – „dd.MM.rrrr“).

3.2 Softvérové požiadavky Podvojné účtovníctvo je aplikácia, vyžadujúca operačný systém Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows ME alebo Windows XP.

3.3 Požiadavky na obsluhu Podvojné účtovníctvo + sklad pracuje pod operačnými systémami Windows 9x/NT/2000/ME/XP čo vyžaduje mať základné znalosti obsluhy týchto operačných systémov. Tieto operačné systémy sú už natoľko všeobecne známe, že nepovažujeme za nutné objasňovať všetky detaily ich obsluhy. Doporučujeme vám preštudovať si niektorú z množstva príručiek pre začiatočníkov prípadne pre pokročilých, alebo absolvovať niektorý z kurzov obsluhy počítača.


3.4 Postup inštalácie Podvojného účtovníctva Upozornenie: Pokiaľ už máte nainštalovanú ostrú verziu programu, a chcete si pozrieť demoverziu toho istého programu, tak ju nainštalujte do iného adresára ako máte inštalovanú ostrú verziu.

3.4.1 Inštalácia z MRP-CD Do CD mechaniky vložte MRP-CD a počkajte kým sa spustí Autorun. Zároveň do disketovej mechaniky počítača vložte disketu MRP-Kľúče s licenčnými údajmi. Ak sa CD nespustí samočinne (t. j. ak nemáte povolené automatické spúšťanie), tak spustite súbor Setup.exe z MRP-CD. MRP-Autorun, spustí sprievodcu inštaláciou, ktorý umožní jednoducho nainštalovať program. Postupujte podľa inštrukcií sprievodcu inštaláciou. V prípade, že sa rozhodnete najskôr si prezrieť CD a až potom inštalovať program, postupujte nasledovne: v ponuke, ktorá sa zobrazí v ľavej časti okna, rozbaľte (kliknutím na +) Účtovné agendy, potom Vizuálne pre Windows 9x/NT/2000/ME a kliknutím označte Podvojné účtovníctvox. Inštaláciu spustíte kliknutím na tlačítko Inštalovať program. Zobrazí sa okno Sprievodcu inštaláciou programu. Ďalej postupujte podľa inštrukcií na obrazovke. Prednastavené hodnoty cieľových adresárov doporučujeme ponechať (v prípade potreby ich samozrejme môžete zmeniť).

3.4.2 Inštalácia z internetu Podvojné účtovníctvo je k dispozícii aj na internetových stránkach MRP – Company, spol. s r.o. (www.mrp.sk), v ponuke Download (Platené služby-Upgrade). Podrobné pokyny na stiahnutie nájdete priamo na stránkach. Pokiaľ sťahujete viac MRP programov, je potrebné každý program ukladať do samostatného adresára na disku počítača. Stiahnuté súbory tvoria samorozbaľovací archív, ktorý po stiahnutí spustíte dvojklikom, čím sa rozbalia vlastné inštalačné súbory. Samotnú inštaláciu spustíte súborom Setup.exe. Ďalej postupujte podľa pokynov inštalátora, ako pri inštalácii z MRP-CD.

Inštalácia 13

3.5 Inštalácia Základu systému Základ systému môžete inštalovať pred, alebo po inštalácii programu. Vždy však pred prvým spustením účtovného programu. Základ systému vznikol trendom smerujúcim k rozdeleniu programov na jednotlivé moduly inštalované oddelene z dôvodu jednoduchšieho upgrade programov cez internet. Obsahuje databázovú knižnicu BDE (Borland Database Engine) a MRP programovú lištu, z ktorej sa dajú jednoducho spúšťať všetky nainštalované MRP aplikácie. Postup inštalácie je podobný ako postup inštalácie programu Podvojné účtovníctvo.

3.6 Inštalácia aktualizovanej verzie (upgrade) Upozornenie: Pred spustením inštalácie aktualizovanej verzie odporúčame z bezpečnostných dôvodov odzálohovať všetky údaje (t. j. údaje všetkých firiem - postup viď kapitola Údržba dát str.111).

Postup inštalácie upgrade je rovnaký ako postup prvej inštalácie programu (viď kapitola 3.4 ). Po inštalácii, upgrade (aktualizovaná verzia) automaticky preberie údaje zo staršej verzie, prípadne uskutoční ich reštrukturalizáciu. Obsah údajov zostane nezmenený, rovnako ako užívateľské predlohy tlačových zostáv.

3.6.1 Prechod z univerzálnej (MS-DOS) verzie Je potrebné zdôrazniť, že program Podvojné účtovníctvo + sklad Vizuálny systém sa dátovo ani funkčne nezhoduje s Podvojným účtovníctvom pre MS-DOS (z univerzálneho systému). Na zjednodušenie prechodu je k dispozícii funkcia prevod dát z verzií pre MS-DOS do verzií pre Vizuálny systém. Postup prevodu dát z verzie pre MS-DOS je popísaný na str. 113.

3.7 Inštalácia sieťovej verzie v sieti Windows Inštalácia sieťovej verzie má dve fázy: Inštalácia na sieťový server (v sieti peer to peer je ním jedna zo staníc) a inštalácia na sieťové stanice. Nasledujúci postup má zabezpečiť, aby cesty k programovým modulom a zdieľaným súborom boli rovnaké pre server aj pre všetky sieťové stanice. Pri sieťovej verzii programu je potrebné základ systému nainštalovať na každý počítač samostatne.

3.7.1 Inštalácia na sieťový server Na disku počítača vyčlenenom ako sieťový server, na ktorom bude program inštalovaný je potrebné povoliť zdieľanie, vytvorením substituovaného disku - napr. X, ktorý bude smerovať napr. do zložky (adresára) C:\MRPWIN (ktorá má nastavené úplné zdieľanie): - Do zložky Štart/Programy/Po spustení pridajte odkaz. Po kliknutím

pravým tlačítkom myši vyberte Preskúmať, v Otvorenom okne znova kliknite pravým tlačítko myši a vyberte Nový/Odkaz a v príkazovom riadku nastavte cestu k subtituovanému disku napr.: - C:\Windows\Command\subst.exe X: C:\MRPWIN (pre operačné systémy Windows 95/98)

Prechod z MS-DOS verzie


- C:\Windows\system32\subst.exe X: C:\MRPWIN (pre operačné systémy Windows NT/2000/XP)

- Nainštalujte program do zložky (adresára) s názvom napr. X:\PU

3.7.2 Inštalácia na sieťové stanice - Pripojte sieťovú jednotku X, s cestou \\Server\C\MRPWIN\ (kde server je

konkrétny sieťový názov počítača). - Nainštalujte program do zložky (adresára) X:\PU (alebo vo vlastnostiach

zástupcu už nainštalovaného programu upravte cieľ na X:\PU\Mrpjus.exe). - Postup vlastnej inštalácie je rovnaký ako je popísané vyššie. - Inštaláciu opakujte z každej stanice zvlášť, rovnakým postupom.

Upozornenie: Je vhodné používať krátke názvy zložiek (adresárov).

3.8 Inštalácia sieťovej verzie v sieti Novell Postup je analogický ako pre sieť Windows. Len je potrebné zmeniť názvy cieľových adresárov tak, aby ich dĺžka nepresiahla osem znakov (podľa MS-DOS konvencie).

3.9 Spustenie programu Podvojné účtovníctvo sa automaticky nainštaluje do ponuky Programy a ak budete súhlasiť, inštalátor umiestni zástupcu na pracovnú plochu. Inštaláciou Základu systému sa pri hornom okraji obrazovky vytvorí MRP programová lišta, ktorá sa bude spúšťať hneď pri spustení počítača.

Program spustíte jedným z doleuvedených postupov: • dvojklikom na zástupcu na pracovnej ploche, alebo • dvojklikom na lištu Podvojné účtovníctvo v MRP programovej lište, pri

hornom okraji obrazovky.

3.10 Ukončenie chodu programu Chod programu ukončíte jedným z doleuvedených postupov: • Kliknite na tlačítko na zatváranie okien v pravom hornom rohu, alebo • vyberte Koniec z hlavnej ponuky, alebo • stlačte klávesu Esc.

3.11 Vypnutie počítača Dodržiavajte nasledujúci postup:

Inštalácia 15

1. Ukončite chod všetkých aplikácií. 2. Kliknite na Štart a z ponuky Štart vyberte položku Vypnúť. 3. Kliknite na tlačítko Áno.

Upozornenie: Dodržiavajte uvedený postup pri vypínaní počítača. Náhle vypnutie počítača počas chodu aplikácií môže spôsobiť poškodenie údajov.

3.12 Odinštalovanie programu Pri požiadavke na odinštalovanie programu, nestačí samotné zmazanie jeho súčastí z pevného disku. Použite službu Pridať alebo odstrániť programy. Z bezpečnostných dôvodov si urobte zálohu údajov viď str. 111. Postup odinštalovania programu: 1. Kliknite na tlačítko Štart a vyberte položku Nastavenia - Ovládací

panel... 2. Dvakrát kliknite na ikonu služby Pridať alebo odstrániť programy. 3. V zozname nájdite názov požadovanej aplikácie. 4. Kliknite na tlačítko Pridať alebo odstrániť... 5. Ďalej sa riaďte pokynmi deinštalačného programu. 6. Po skončení deinštalácie vymažte zložku (adresár), v ktorej sa aplikácia

nachádzala.

Upozornenie: Deinštalácia programu nezmaže dáta ani užívateľské predlohy tlačových zostáv. Je nutné ich zmazať samostatne (viď bod 6. vyššie). Dáta ponechá nedotknuté aj nová inštalácia do tej istej zložky. Pri inštalácii novej verzie dôjde len k ich reštrukturalizácii.


4 Základné pravidlá obsluhy V tejto kapitole uvádzame súhrnný prehľad komponentov programu, ich využitie a popis ovládania. Výhodou pre skúseného užívateľa je znalosť obsluhy Windows aplikácií. Program v hrubých rysoch zachováva ich spôsob obsluhy pomocou ponúk a tlačítok. Naviac sú použité najmodernejšie prvky užívateľského rozhrania, aké poskytuje Windows a zachované niektoré vžité kombinácie funkčných a skratkových kláves. Program je možné v plnej miere ovládať myšou aj klávesnicou.

4.1 Nápovedný systém V prípade, že si nebudete vedieť poradiť s niektorými funkciami programu, použite niektorú z nasledujúcich možností: 1. Manuál – brožúrka, ktorú práve držíte v ruke. Manuál je uložený aj

v elektronickej podobe a dodávaný s programom na CD resp. je dostupný na našich internetových stránkach. Môžete si ho otvoriť z ktoréhokoľvek miesta programu stlačením kláves Ctrl+F1. Na zobrazenie manuálu je potrebné mať v počítači nainštalovaný program AcrobatReader.

2. Novinky – podrobný popis nových funkcií programu. Novinky sa zobrazia po spustení programu, resp. po kliknutí na menu Pomoc a následne na Novinky.

3. Na našej internetovej stránke http://www.mrp.sk aj na CD v časti Otázky a odpovede nájdete najčastejšie kladené otázky a k nim podrobne aj s obrázkami rozpracované odpovede.

4. Aktualizačný manažér – v menu Pomoc. Po jeho nastavení a pri pripojení do siete internet, program v nastavenom intervale kontroluje existenciu novšej verzie programu a upozorní vás na túto skutočnosť.

5. Help – nápovedný systém bol navrhnutý ako kontextový sprievodca. Ku každému oknu existuje najmenej jedna stránka nápovedy s odkazmi na súvisiace témy. Vyvoláva sa stlačením obvyklej klávesy F1 kedykoľvek je to potrebné.

Help spustíte výberom položky Témy z menu Pomoc. Nápoveda sa otvorí na karte Obsah. Listovanie a hľadanie v nápovede prebieha podľa obvyklých pravidiel. Ďalšou možnosťou ako otvoriť nápovedu je priame spustenie súboru s nápovedou, napr. tak že dvakrát kliknete na jeho ikonu, alebo stlačíte klávesu F1. Tlačítko Obsah v nástrojovej lište okna nápovedy umožní jednoduchšie listovanie dlhými prehľadovými témami. Kliknutím naň otvoríte tzv. prehľadové témy, v ktorých si už vyberiete požadovanú časť.

Základné pravidlá obsluhy 17

4.2 Číselné rady Číselné rady slúžia na číslovanie dokladov, faktúr, objednávok, skladových pohybov a pod. Podľa číselného radu sú doklady zoraďované a číselné rady poskytujú najrýchlejší spôsob orientácie v množstve dát.

Program číselné rady vytvára automaticky, ale vždy počas pridávania nového zápisu (napr. faktúry, objednávky, …) skôr ako pridáte položky je možné číselný rad zmeniť prípadne vytvoriť nový. Stlačením klávesy F4 otvoríte dialóg (viď obr.) na definíciu a výber číselných radov.

Číslo v číselnom rade sa spravidla skladá z textovej časti dĺžky max. 7 znakov (Prefix) a numerickej časti (Poradové číslo) dĺžky min. 3 cifry. Počet cifier sa vyjadrí zadaním požadovaného počtu núl. Celková dĺžka čísla je podľa agendy


10 až 15 miest. Pri faktúrach nedoporučujeme v prefixe používať nenumerické znaky, napr. lomítko. Pri definícii poradového čísla pre číselný rad je potrebné odhadnúť počet zá-pisov, koľko číselný rad bude asi obsahovať. Podľa toho zadajte počet cifier poradového čísla. Napr. pri predpoklade max. 999 zápisov stačí trojciferný rad. Pri definícii prefixu je potrebné si uvedomiť, že zaradenie záznamov podľa čísiel prebieha tak, že sa porovnávajú nie ako čísla, ale ako reťazce znakov, t. j. znak po znaku podľa jeho pozície (abecedne). Môže sa teda stať, že neskôr vytvorený číselný rad sa zaradí inde ako si prajete.

4.2.1 Kolízia číselného radu Pri nedodržaní uvedených zásad môže dôjsť ku kolízii číselného radu. V tomto prípade je spravidla nutné odstrániť záznam, na ktorom sa chyba prejavuje a zmeniť číselný rad zvyčajne predsadením núl alebo iných znakov. Prejavy a postup riešenia tohto problému pre jednotlivé moduly nájdete v nápovede.

4.3 Tabuľka V podobe tabuliek (tzv. gridov) sa zobrazujú dáta z databázových tabuliek. Tabuľky slúžia na editáciu (úpravy) dát alebo na výber preddefinovaných údajov. Tabuľky slúžiace na výber preddefinovaných údajov sa nazývajú zoznamy alebo číselníky. Tabuľky sú tvorené riadkami a stĺpcami. Miesto, kde sa pretína riadok a stĺpec tabuľky sa nazýva bunka. Jedna bunka obsahuje jeden údaj. Veľkosť údaja v bunke je udaná dimenziou v dátovej tabuľke, nie rozmerom bunky. Zväčšením šírky bunky (stĺpca) sa teda nedá zväčšiť dĺžka údaja (napr. textu) do nej zapisovaného. V záhlaví tabuľky sú názvy stĺpcov. Uchopením myši za rozhranie stĺpcov v záhlaví tabuľky možno meniť šírku stĺpcov. Podobne je možné meniť poradie stĺpcov uchopením za záhlavie a premiestnením vľavo alebo vpravo. (Tieto zmeny platia len do ukončenia chodu programu.) Pri ľavom okraji je samostatný stĺpec s indikáciou režimu práce s tabuľkou. Rozlišuje štyri základné stavy:

- Bežný riadok.

- Vybraný riadok - je na ňom kurzor a celý riadok (minimálne jedna bunka) je vyznačený.

- Editovaný riadok.

- Nový riadok (práve pridaný alebo vložený).

Na pohyb medzi riadkami a stĺpcami sa používajú kurzorové klávesy (šípky), medzi stĺpcami aj klávesa Tab. Na obsluhu tiež slúžia rolovacie pásy pri pravom, prípadne aj pri dolnom okraji a databázový navigátor.

4.3.1 Databázový navigátor Databázový navigátor slúži na pohodlné ovládanie tabuliek myšou. Ak je vo vstupnom formulári viac tabuliek, spolupracuje databázový navigátor s práve vybranou tabuľkou.


Prehľad tlačítok databázového navigátora

- Skok na prvý riadok tabuľky, tiež aj klávesami Ctrl+Home.

- Skok na predchádzajúci riadok tabuľky.

- Skok na nasledujúci riadok tabuľky.

- Skok na posledný riadok tabuľky, tiež aj klávesami Ctrl+End.

- Pridanie riadku do tabuľky, tiež aj klávesou Insert.

- Zmazanie riadku z tabuľky, tiež aj klávesami Ctrl+Delete.

- Editácia (úpravy) riadku tabuľky.

- Uloženie zmien.

- Stornovanie zmien, tiež aj klávesou ESC.

- Nové načítanie obsahu tabuľky (má význam pri sieťovej verzii).

Tip: Ak sa pohybujete kurzorom myši nad tlačítkami databázového navigátora, objaví sa krátke vysvetlenie ich významu.

4.3.2 Editácia dát (údajov) v tabuľke Editácia alebo zadávanie (zápis) údajov do tabuľky sa deje: • Pomocou vstupného formulára (ak ide o údaje väčšieho rozsahu). • Pomocou priameho zápisu do tabuľky (pri zoznamoch a číselníkoch).

Údaje môžete pridať stlačením klávesy Insert alebo kliknutím na tlačítko databázového navigátora (viď 4.3.1). Otvorí sa vstupný formulár, do ktorého zapíšete požadované údaje (viď 4.5 ). Na úpravy už zapísaných údajov sa znovu používa vstupný formulár. Postupujte nasledovne: 1. Nájdite požadovaný riadok v tabuľke (napr. faktúru, zápis v denníku, …). 2. Stlačte klávesu Enter alebo dvakrát kliknite myšou na požadovaný riadok,

alebo kliknite na príslušné tlačítko databázového navigátora (viď 4.3.1). 3. V otvorenom vstupnom formulári opravte príslušné údaje. Na odstánenie dát (rozumie sa celých jednotlivých zápisov, faktúr, a pod.) použite nasledujúci postup: 1. Nájdite požadovaný riadok v tabuľke. 2. Stlačte kombináciu kláves Ctrl+Delete (t. j. stlačte a podržte Ctrl a stlačte

Delete), alebo kliknite na príslušné tlačítko databázového navigátora (viď 4.3.1).

Upozornenie: V niektorých prípadoch (účtovný denník) sa uvedeným spôsobom dajú zmazať iba skupiny zápisov. Pre zmazanie zápisov je potrebné použiť funkcie popísané v kapitole 8.3 .

Pridávanie

Úpravy

Mazanie


Pozor! Po zmazaní dokladu v účtovnom denníku program neprečísluje čísla dokladov. Prečísluje len poradové čísla zápisov v účtovnom denníku.

4.4 Zoznam (číselník) Zoznam (tiež nazývaný číselník) je tabuľka s údajmi, ktoré je možné dopĺňať (vkladať) do editačných polí a buniek počas zadávania údajov. Niektoré zo zoznamov sú už preddefinované (napr. účtovná osnova), iné je potrebné nadefinovať (napr. zoznam stredísk). Preddefinované zoznamy sú podľa potreby aktualizované, po nainštalovaní aktuálnej verzie (upgrade) zoznam nie je automaticky prepísaný. Aktualizáciu preddefinovaného zoznamu spustíte kliknutím na tlačítko Inštal. štruktúra. Zoznamy je vhodné nadefinovať na začiatku práce s programom v module Nastavenie. Kedykoľvek je možné zoznam doplniť o údaj práve potrebný počas vypĺňania niektorého vstupného formulára. Zoznam sprístupníte na úpravy a zadávanie kliknutím na tlačítko Editácia tak, aby bolo zatlačené.

4.4.1 Prepínanie medzi režimami práce so zoznamom 1. Stlačte klávesu F2 alebo Enter na údaji, ktorý chcete editovať. Objaví sa

textový kurzor, alebo sa otvorí vstupný formulár na úpravu údajov. 2. Zapíšte alebo opravte požadovaný text. 3. Stlačte klávesu Enter na uloženie zmien a niektorú kurzorovú klávesu na

návrat do režimu listovania.

1. Stlačte klávesu Ins na vloženie nového riadku v mieste kurzora alebo klávesu na pridanie nového riadku.

2. Zapíšte požadovaný text, alebo vypíšte údaje vstupného formulára.

3. Stlačte klávesu Enter na uloženie zmien.

4. Stlačte niektorú kurzorovú klávesu na návrat do režimu listovania.

4.4.2 Vyvolanie zoznamu počas editácie Počas editácie vstupného formulára je na vyplnenie niektorých polí možné využiť preddefinované zoznamy a niektoré dátové tabuľky. Tam, kde to program umožňuje, nájdete nasledujúce tlačítka:

Umiestnenie Klávesnicou Myšou

V editačnom poli stlačte klávesu F4

V tabuľke stlačte klávesu F4

Vybraný údaj prenesiete zo zoznamu do editačného poľa alebo tabuľky stlačením klávesy Enter alebo kliknutím na tlačítko OK. Ak sa ako zoznam využíva celá tabuľka dát niektorého modulu (napr. adresy, alebo skladové pohyby), použite namiesto tlačítka OK tlačítko Zobrať.

Prepnutie z listovania do editácie a späť

Prepnutie z listovania do pridávania a späť


4.4.3 Prevzatie údajov zo zoznamu Klávesnicou Myšou Listovanie kurzorovými klávesami pomocou rolovacieho pásu Prevzatie stlačením klávesy Enter dvojitým kliknutím

4.5 Vstupný formulár Vstupným formulárom nazývame dialógové okno slúžiace na zadávanie údajov. Vo vstupných formulároch sa stretávame s niekoľkými pre Windows typickými prvkami ako sú tlačítka, editačné polia, zoznamy, tabuľky, a pod. Ich obsluha je jasná. Pretože predpokladáme ako častejší spôsob ovládania použitie klávesnice, zameriame sa viac na ňu.

4.5.1 Akcelerátory Sú to špeciálne kombinácie kláves, ktoré umožňujú ovládať program pomocou klávesnice (nazývajú sa niekedy tiež klávesové skratky - „horúce klávesy,“ alebo „horúce kľúče“). Ich existenciu signalizujú podčiarknuté znaky v textoch označujúcich komponenty, položky ponúk a pod. Používajú sa v spojení s klávesou Alt (vľavo). Napr. tlačítko OK „stlačíte“ kombináciu kláves Ľavé Alt + O. Druhým prípadom sú špeciálne kódy (väčšinou funkčné klávesy) popísané pri spodnom okraji vstupných formulárov, alebo sú popísané pri jednotlivých funkciách zobrazených v plávajúcej ponuke. Ich platnosť je obmedzená iba na aktuálny vstupný formulár.

4.5.2 Editačné pole Editačné pole (skrátene pole) je základným elementom na vloženie údajov. Má podobu okienka, do ktorého sa zapisuje textový alebo číselný údaj. Nachádza sa vo väčšine zo vstupných formulárov na zadávanie údajov. Pri zápisoch a opravách v editačných poliach je možné používať všetky blokové operácie obvyklé vo Windows. Pre jednoduchú orientáciu sú editačné polia označené textom, ktorým sa na ne odkazujeme aj v tomto manuáli. Napr.: do editačného poľa Firma zapíšte názov firmy. Na presun medzi editačnými poliami slúži klávesa Tab (resp. kombinácia kláves Shift+Tab pre opačný smer). Užívatelia zvyknutí používať na pohyb medzi poliami klávesu Enter, si v menu Nastavenie/Program môžu zapnúť funkciu Enter je Tab. Viď kapitola Hlavné okno str. 34. Na urýchlenie prechodu rozsiahlymi vstupnými formulármi je v označení niektorých editačných polí použitý akcelerátor. Jeho použitím sa presuniete priamo do označeného editačného poľa.

4.5.3 Zaškrtávacie okienko Je malé štvorcové okienko predstavujúce zapnutie alebo vypnutie určitej funkcie. Okienko zaškrtnete, resp. zrušíte zaškrtnutie ak stlačíte medzerník alebo akcelerátor, alebo kliknete naň myšou.


4.5.4 Rozbaľovací zoznam Je editačné pole s možnosťou doplnenia preddefinovaných hodnôt z pripojeného zoznamu. Možnosť rozbalenia je označená tlačítkom so šípkou na pravej strane .

Postup práce s rozbaľovacím zoznamom: 1. Kliknite na rozbaľovací zoznam, alebo v ňom stlačte klávesu F4. 2. Pomocou kurzorových kláves vyberte v rozbalenom zozname požadovaný

údaj. 3. Stlačte klávesu Enter na doplnenie vybraného údaja.

4.6 Kartotéka Prvok grafického rozhrania Windows, ktorý svojim vzhľadom pripomína kartotéku sme pre potreby tohto manuálu nazvali tak isto. Obsahuje karty alebo stránky, ktorých existenciu pripomína záložka s názvom. Presun medzi kartami je z klávesnice možný pomocou kombinácie kláves Ctrl+Tab, resp. Ctrl+Shift+Tab. Myšou je možné odkryť požadovanú kartu kliknutím na jej záložku.

4.7 Dialógové okno Je tiež skrátene nazývané dialóg a je zmenšenou podobou vstupného formulára. Zobrazuje sa vtedy, ak je potrebné odsúhlasiť niektorú akciu alebo zadať doplňujúce informácie. Na výber údajov z číselníkov sa obvykle tiež otvára dialógové okno.

4.8 Hľadanie Funkcia Hľadanie zjednoduší orientáciu vo veľkých tabuľkách. Prehľadávať je možné všetky dostupné stĺpce tabuľky alebo tabuliek podradených. Kliknutím na tlačítko Nájdi prvý sa spustí hľadanie od začiatku tabuľky, ak chcete hľadať od aktuálnej pozície, kliknite na tlačítko Nájdi ďalší (to je prístupné len ak nie je zapnuté hľadanie podľa indexu). Špeciálnou funkciou môžete spustiť hľadanie v indexe tabuľky. Index (súbor špeciálnych informácií, ktorý umožňuje priamy prístup k údajom) je aplikovaný na jeden alebo viac stĺpcov a jeho použitím získate výsledky hľadania v oveľa kratšom čase. Funkcia Hľadanie je k dispozícii v každom z modulov programu: 1. Kliknite na tlačítko Hľadanie. 2. Do editačného poľa rozbaľovacieho zoznamu Hľadaný text zapíšte

hľadaný text, alebo vyberte niektorý z už použitých. 3. V rozbaľovacom zozname Čo prehľadávať vyberte stĺpec tabuľky

(modulu), ktorý má byť prehľadávaný. 4. Zaškrtnite okienko Len celé slovo, ak text zadaný na hľadanie má byť

celé slovo (nie len časť slova). 5. Okienko Hľadať podľa indexu zaškrtnite, ak si prajete pri hľadaní využiť

index. (Táto funkcia je prístupná iba pri stĺpcoch, pre ktoré je index nadefinovaný.) Hľadanie tak bude veľmi rýchle, ale nájde vždy len prvý zodpovedajúci záznam.


6. Kliknite na tlačítko Nájdi prvý na spustenie hľadania. 7. Kliknite na tlačítko Nájdi ďalší, ak nie ste spokojný s nájdeným zápisom a

ak chcete pokračovať v hľadaní.

Tip Hľadanie je možné okrem vyššie uvedeného postupu spustiť aj klávesou H.

4.9 Výstupy Každý z modulov programu má svoje výstupné zostavy. Organizácia výstupov je ale vo všetkých moduloch rovnaká. Kliknutím na tlačítko Výstupy otvoríte dialógové okno Výstupy, kde môžete zadať vstupné údaje.

V zozname Výstupných zostáv (vľavo) pripravených pre konkrétny modul vyberte zostavu. V rozbaľovacom zozname Predloha výstupnej zostavy vyberte zodpoveda-júcu predlohu. Ku každej výstupnej zostave je preddefinovaná jedna alebo viac predlôh, podľa ktorých program zostavu vytvára. Ďalšie predlohy si môžete vytvoriť sami tak, že skopírujete dodávanú predlohu a kópiu si upravíte podľa svojich predstáv (viď ďalej).

Výstupná zostava

Predloha výstupnej zostavy


Špeciálnou predlohou výstupnej zostavy je vždy predloha 99 Popis parametrov. Táto zostava obsahuje informácie potrebné pre tých z vás, ktorí si budete zostavy upravovať sami (viď ďalej). V časti Výber podľa dátumu zadajte rozsah dátumov, alebo obdobie pre zaradenie údajov do výstupnej zostavy. Tento výber zjednodušuje rozbaľovací zoznam Obdobie, ktorý zahŕňa najčastejšie používané obdobia (rok, …). V časti Výber podľa čísla môžete obmedziť rozsah tlače zostavy podľa čísel záznamov (napr. faktúr). Editačné polia automaticky ponúkajú rozsah v rozmedzí prvého až aktuálneho riadku tabuľky. V časti Výber podľa čísla zákazky môžete obmedziť rozsah tlače na jednu alebo viac zákaziek (ich čísla sa zapisujú oddelené čiarkou). V rozbaľovacom zozname Stredisko vyberte požadované stredisko alebo Všetko, ak má zostava zahrnúť celú firmu. Pri požiadavke tlačiť zostavy za viac stredísk, ale ešte nie za celú firmu, môžete do editačného poľa zapísať zoznam čísel stredísk oddelených čiarkami.

4.9.1 Tlač výstupných zostáv Ak máte vybranú výstupnú zostavu, predlohu výstupnej zostavy a zadané údaje o rozsahu tlače, prípadne počte kópií, kliknite na tlačítko Tlač a spustite tlač. Doplňte ďalšie potrebné údaje ako filter záznamov, rozsah, časť zostavy a pod. Prípadne skontrolujte a upravte vypočítané údaje vo vstupnom formulári prislúchajúcom zodpovedajúcej zostave.

4.9.2 Prezeranie výstupných zostáv Výstupnú zostavu si môžete ešte pred tlačou prezrieť na obrazovke monitora. Po kliknutí na tlačítko Ukážka sa zostava zobrazí na obrazovke. Zostavu je možné vytlačiť aj priamo z ukážky. Obsluha prehliadača výstupných zostáv je podrobne popísaná v nápovede, dostupnej po stlačení klávesy F1. Z ukážky je možné získať niektoré inak nedosiahnuteľné spôsoby tlače: • Výber tlačiarne inej ako východzej. • Výber stránok, ktoré majú byť vytlačené (užitočné). • Výber počtu kópií.

Upozornenie: Generátor zostáv pripravuje zostavu s ohľadom na východziu tlačiareň (technológia WYSIWYG). Zmena tlačiarne potom môže ovplyvniť výsledok. Rovnako tak aj zmena počtu kópii, pokiaľ tlačiareň nedokáže vytlačiť viac kópií.

4.9.3 Export výstupných zostáv Exportovať výstupné zostavy môžete viacerými spôsobmi: - V okne Výstupy kliknite na tlačítko Do súboru. Program potom zostavu uloží do súboru v niektorom z uvedených formátov: HTML, RTF, TXT, XLS, DBF. Pri exporte do XLS súboru sú do súboru uložené len údaje bez popisu stĺpcov. - V okne Výstupy kliknite na tlačítko Ukážka. Ak ste spokojný so zobrazenou ukážkou kliknite pravým tlačítkom myši na zobrazenú zostavu, objaví sa

Popis parametrov

Výber podľa…

Stredisko


plávajúca ponuka. Funkcia Uložiť do súboru vám umožní zostavu exportovať do súboru. Vybrať môžete z niekoľkých formátov:

Text textový súbor (grafika sa stratí) RTF textový súbor s riadiacimi kódmi WMF/EMF metasúbor (vektorová grafika) HTML hypertextový súbor s riadiacimi kódmi jazyka HTML (pre

zobrazenie na internete)

4.9.4 Úpravy výstupných zostáv Výstupné zostavy vychádzajú z tzv. predlôh. Úprava predlôh výstupných zostáv je dostupná iba pre užívateľské kópie predlôh. Postup: 1. Vyberte predlohu výstupnej zostavy, ktorú chcete editovať. 2. Vytvorte kópiu predlohy kliknutím na tlačítko Skopírovať. Kópia predlohy

má na rozdiel od originálu označenie začínajúce písmenom (A, B, ...). 3. Nastavte sa na vytvorenú kópiu predlohy v rozbaľovacom zozname

Predlohy výstupných zostáv. 4. Kliknite na tlačítko Editovať.

Poznámka: Postup pri editácii predlôh tlačových zostáv editorom Sinea (je súčasťou dodávky a automaticky sa spúšťa pri spustení editácie) je podrobne popísaný v nápovednom systéme dostupnom po stlačení klávesy F1.

4.9.5 Odstránenie predlohy výstupnej zostavy Zmazať môžete iba užívateľom vytvorenú predlohu výstupnej zostavy. Postup: 1. Vyberte konkrétnu predlohu výstupnej zostavy v rozbaľovacom zozname

Predloha výstupnej zostavy. 2. Kliknite na tlačítko Zmazať.

4.9.6 Nastavenie tlače Kliknutím na tlačítko Nastavenie otvoríte štandardné dialógové okno Nastavenie tlače. Popis jeho obsluhy nájdete v nápovede k Windows a v nápovede k ovládaču vašej tlačiarne.

4.9.7 Voliteľné zostavy Kliknutím na tlačítko Voliteľné zostavy vám program ponúkne možnosť vytvoriť si vlastnú výstupnú zostavu. Upozorňujeme, že sa jedná o problematiku zložitejšiu a na úspešné zvládnutie je potrebné si preštudovať nasledujúcu kapitolu. Tiež je potrebné mať základné znalosti tvorby algebraických a logických výrazov, ako je priorita operácii a operátorov a pod. Po spustení voliteľných zostáv, v okne Výstupy zmiznú všetky preddefinované zostavy, a vytvorí sa miesto pre vaše nové zostavy a ich predlohy.


Kliknutím na tlačítko Nová vytvoríte novú zostavu. Vypíšte názov zostavy, v rozbaľovacom zozname Tabuľka vyberte hlavnú dátovú tabuľku a v rozbaľovacom zozname Detail tabuľku podriadenú. Čo sa pod tým rozumie? Údaje nemôžu byť z úsporných a ogranizačných dôvodov len v jednej dátovej tabuľke (databáze). Spravidla k jednému modulu prináležia dve alebo viac vzájomne prepojených tabuliek. Akonáhle máte vybrané dátové tabuľky, môžete vybrať položky (stĺpce), ktoré požadujete zaradiť do zostavy. Kliknutím na symbol zoznamu otvoríte dialóg pre výber položiek. Položky vyberiete kliknutím na tlačítko so šípkou. Rovnakým spôsobom vyberte položku (alebo položky) podľa ktorej si prajete, aby bola výstupná zostava zotriedená. Teraz máte dokončenú definíciu základných údajov pre vytvorenie voliteľnej zostavy. Kliknutím na tlačítko OK uložíte vytvorenú zostavu a vrátite sa do dialógu Výstupy. Kliknutím na tlačítko Editovať môžete graficky navrhnúť zostavu. Ak pripravujete nekomplikovanú stĺpcovú zostavu, je výhodné prenechať spracovanie prvotného návrhu na program. Podobne, ako ste definovali položky do zostavy, tak teraz vyberte položky, ktoré chcete tlačiť. Nemusia to byť vždy všetky. Niektoré ste mohli vybrať preto, aby sa podľa nich zostava zotrieďovala a podobne. Tlačítkom Navrhnúť program vytvorí návrh zostavy, ktorý potom upravíte spôsobom uvedeným v kapitole 4.10 . Ak máte hotovú predlohu tlačovej zostavy, môžete nastaviť filter, ktorý v zostave zobrazí len požadované údaje. Na vytvorenie filtra je k dispozícii prehľadný dialóg. Dokončenú voliteľnú zostavu si môžete prezrieť alebo vytlačiť. Všetky zadané údaje a nastavenia si program ukladá, môžete sa teda kedykoľvek vrátiť k úpravám zostavy na doplnenie dát, zmenu filtra a pod.


4.10 Editor výstupných zostáv S programom dodávané predlohy výstupných zostáv sú navrhnuté tak, aby pokryli požiadavky väčšiny užívateľov. Uspokojovanie ďalších požiadaviek, ako napr. iné písmo, usporiadanie zostavy, eventuálne iné údaje v zostave a pod., je z väčšej časti ponechané vašej tvorivej iniciatíve. Upravovať môžete ľubovoľné predlohy tlačových zostáv dodávané s programom, alebo vytvárať úplne nové, vlastné predlohy ako tzv. Voliteľné zostavy (viď kapitola 4.9.7). V oboch prípadoch sa pracuje s dodávaným editorom predlôh tlačových zostáv - SINEA. Pre správne pochopenie filozofie je potrebné si uvedomiť, že predlohy výstupných zostáv sú len predpisy, podľa ktorých program vytvára zostavy. Sú to formuláre, do ktorých sa dopĺňajú údaje pri samotnom spustení tlače. Akákoľvek zmena v predlohe sa uloží a potom premietne do všetkých výstupov vytlačených podľa tejto predlohy. Požadované úpravy predlohy teda urobíte len raz. Nerobíte ich pred každou tlačou znovu! Tu nájdete stručný popis práce s dodávaným editorom zostáv, pomocou ktorého môžete spomínané požiadavky uspokojiť. Zameriame sa len na najtypickejšie úkony. Podrobnejšie informácie nájdete v nápovede. Po kliknutí na tlačítko Editovať a následnom prípadnom doplnení potrebných údajov spustíte editor tlačových zostáv. Ako bolo uvedené hore, editovať môžete iba kópie predlôh. To umožňuje kedykoľvek sa vrátiť k pôvodnej podobe zostavy. Okno editora zostáv obsahuje pracovnú plochu, kde sú zobrazené časti zostavy a prvky zostavy. Pri hornom okraji je nástrojová lišta s kartami prvkov zostavy, tlačítkami a ďalšími obslužnými nástrojmi.


4.10.1 Časti zostavy Každá zostava má tieto základné časti, ktoré môžu a nemusia byť využité: Začiatok zostavy sa tlačí len raz na začiatku zostavy. Tu býva umiestnený názov zostavy, dátum tlače a pod. Hlava stránky sa tlačí na začiatku každej stránky. Tu býva napr. číslo stránky, záhlavie tabuliek s nadpismi stĺpcov a pod. Telo zostavy sa opakuje pre každý záznam. Do tela zostavy sa umiestňujú položky zostavy. Telo zostavy sa ďalej môže deliť na skupiny, ktoré v niektorých zostavách zabezpečujú tlač medzisúčtov. Päta stránky sa tlačí na konci každej stránky. Sem je vhodné umiestniť medzisúčty, zakončenie tabuľky na stránke, číslo stránky a pod. Koniec zostavy sa tlačí len raz pod posledným telom zostavy. Sem sa umiestňujú súčty za celú zostavu, zakončenie zostavy a pod. Na pracovnej ploche editora sú časti zostavy oddelené rozhraním (lištou) s popisom. Príslušná časť zostavy je vždy nad lištou. Potiahnutím lišty myšou sa dá meniť výška časti. Ak dvakrát kliknete na rozhranie (lištu) časti zostavy, otvorí sa dialóg, kde môžete upresniť výšku všetkých častí, prípadne potlačiť tlač jednotlivých častí (oddielov).

4.10.2 Prvky zostavy Údaje, ktoré sa do zostavy tlačia sa nazývajú prvky. Poznáme štyri typy prvkov: 1. Dátové prvky Prvky databázy predstavujú položky dátových tabuliek. K dispozícii sú jedine položky tej dátovej tabuľky, ktorú zostave pridelil konkrétny modul programu. Ide o popisy spomínaných dátových položiek. Opäť sú dodané programom. Používajú sa zvyčajne ako nadpisy stĺpcov zostavy. V predlohách tlačových zostáv dodávaných s programom nie sú tieto údaje využívané. Parametre sú dáta, ktoré zostave dodáva program. Využívajú sa na doplnenie zostavy o údaje, ktoré nie sú v položkách. Ide spravidla o údaje o firme a pod. Parametre sú číslované. Čo ktorý parameter obsahuje zistíte v predlohe 99 Popis parametrov. 2. Premenné Premenné dodáva generátor tlačových zostáv. Dátum tlače sa využíva v niektorých zostavách. Je to vždy aktuálny dátum podľa interných hodín počítača. Podobne ako dátum tlače je možné využívať čas tlače. Do tejto premennej sa taktiež doplní aktuálny čas podľa interných hodín počítača. Ide o poradové číslo tela zostavy. Tento údaj nesúvisí s číslami riadkov alebo zápisov v denníkoch. Použitie je jasné. Vďaka dvojfázovej príprave zostavy v generátore je celkový počet strán známy až pred spustením tlače. Prvky Číslo riadku v skupine a Poradové číslo skupiny využijete v zostave, ktorá je členená na skupiny.

Prvky databázy

Popis prvkov databázy

Parametre

Dátum tlače

Čas tlače

Číslo riadku

Číslo strany

Počet strán


3. Užívateľské funkcie Užívateľské funkcie umožňujú robiť v zostave ďalšie výpočty, je možné ich využiť na formátovanie čísel a textov, na podmienenú tlač a pod. Nemajú argumenty obvyklé pri funkciách, ale môžu spracovávať údaje zo všetkých hore uvedených prvkov a funkčné hodnoty skôr vyčíslených funkcií.

Upozornenie: Úpravu alebo definovanie užívateľských funkcií doporučujeme robiť iba servisným technikom alebo skúseným užívateľom.

4. Grafické prvky Grafické prvky sa používajú na dotvorenie vzhľadu zostavy čiarami, rámčekmi, obrázkami a pod. Niekedy ako rámček alebo podčiarknutie stačí doplnenie čiar k hore uvedenému prvku.

4.10.3 Úprava prvku Na obsluhu editora zostáv sa najviac používa myš. Kliknutím na prvok v zostave sa tento aktivuje a je možné s ním pohybovať v rámci aktuálnej časti zostavy, uchopením za rohové alebo stranové úchytky je možné meniť veľkosť prvku. Ďalšie nástroje na zmeny atribútov prvku (ako umiestnenie, rozmery, písmo, zarovnanie, …) nájdete v nástrojovej lište, alebo ak na prvok dvakrát kliknete ľavým tlačítkom myši. Zároveň môžete pracovať aj so skupinou prvkov. Ak podržíte stlačenú klávesu Ctrl, potom každý prvok, na ktorý kliknete, sa pridá do skupiny. Skupinu prvkov môžete tiež vytvoriť, ak pri stlačenom ľavom tlačítku myši potrebné prvky zarámujete. V skupine potom môžete meniť napr. písmo, rozmery alebo umiestnenie pre všetky prvky. Každý prvok, ktorý chcete zmazať je nutné označiť a po stlačení klávesy Delete ho zmažete.

4.10.4 Príklad vloženia parametra Najčastejšou požiadavkou je vloženie parametra, ktorý program zostave poskytuje, ale zostava ho z rôznych dôvodov neobsahuje. Typickým príkladom je požiadavka, na zobrazenie druhého riadku z názvu firmy v adrese odberateľa v zostave vydanej faktúry.

Postup: 1. Najprv v predlohe zostavy 99 Popis parametrov nájdite číslo vkladaného

parametra. 2. Spustite editáciu kópie faktúry (návod viď kapitola 4.9.4) a pre vkladaný

údaj vytvorte potrebný priestor (odsunutím existujúcich prvkov). 3. V nástrojovej lište kliknite na záložku Dátové prvky a následne na ikonu

Parameter zostavy. V rozbaľovacom zozname vyberte parameter s požadovaným číslom a kliknite naň.

4. Kliknutím do vytvoreného priestoru zostavy umiestnite vybraný parameter. Pokiaľ je plocha časti zostavy celkom zaplnená, kliknite na ľubovoľné voľné miesto a posunutím prvok umiestnite.

5. Upravte rozmery, písmo a ostatné atribúty prvku. 6. Upravenú predlohu vyskúšajte a uložte (viď príslušné tlačítka v nástrojovej

lište).

Odstránenie prvku


4.10.5 Príklad vloženia loga Do zostavy je možné vložiť obrázok (napr. logo firmy) typu BMP (Windows Bitmap), typu WMF (Windows Metafile), alebo EMF (Enhanced Metafile). Obrázok je potrebné si vopred pripraviť pomocou niektorého grafického editora a vložiť do zložky (priečinka) Predlohy, k predlohám tlačových zostáv. Ak ste inštalovali program štandardným postupom, tak má cesta k tejto zložke tvar: C:\MRPWIN\PU\Predlohy alebo C:\Program Files\Mrp\Podvojné účtovníctvo\Predlohy (staršie verzie) Ak je obrázok skopírovaný do zložky s predlohami tlačových zostáv, môžete ho potom vložiť do predlohy. Postup pri umiestnení loga firmy do faktúry do priestoru adresy dodávateľa: 1. Spustite editáciu kópie faktúry (návod viď kapitola 4.9.4) a pre vkladaný

údaj vytvorte potrebný priestor (odsunutím existujúcich prvkov, prípadne ich odstránením).

2. V nástrojovej lište kliknite na záložku Grafické prvky a na tlačítko Obrázok.

3. Kliknutím do vytvoreného priestoru zostavy umiestnite vybraný prvok. Ak je plocha časti zostavy celkom zaplnená, kliknite na ľubovoľné voľné miesto a posunutím prvok umiestnite.

4. Na nástrojovej lište sa objaví rozbaľovací zoznam obsahujúci všetky dostupné obrázky. Vyberte požadovaný.

5. Zaškrtnutím okienka Podľa okna prípadne Zachovať pomer strán nastavte prispôsobenie. Upravte rozmery.

6. Predlohu vyskúšajte a uložte (viď príslušné tlačítka v nástrojovej lište).

4.10.6 Príklad definície a vloženia funkcie Úpravu alebo definovanie užívateľských funkcií môžeme doporučiť servisným technikom alebo skúseným užívateľom. Informácie o pravidlách pre vkladanie funkcií v zostave a poradie vyhodnocovania nájdete v nápovede. Tu si na príklade ukážeme ako využiť užívateľské funkcie na zmenu formátu tlače čísla. Použijeme požiadavku na tlač počtu merných jednotiek vo výdajke ako celé číslo (program ho dodáva s tromi desatinnými miestami). Čísla sa tlačia v podobe, v akej ich zostave dodá program. Zmeniť formátovanie je možné pomocou funkcie, ktorej vstupom bude číslo dodané programom a výstupom bude číslo v požadovanom formáte. Postup: 1. Otvorte modul skladových pohybov, kliknite na tlačítko Výstupy. 2. Vyberte tlačovú zostavu Výdajka a Predlohu tlačovej zostavy napr. 01

Výdajka. 3. Kliknutím na tlačítko Skopírovať vytvoríte kópiu predlohy tlačovej zostavy

A1 Výdajka. 4. Spustite editáciu kópie výdajky kliknutím na tlačítko Editovať. 5. V nástrojovej lište Editora predlôh tlačových zostáv kliknite na záložku

Funkcie a na tlačítko Pridať užívateľskú funkciu. 6. V dialógu Nastavenie parametrov funkcie zadajte názov funkcie (napr.:

BezDesMiest).


7. Vypočtový výraz je vlastné telo funkcie a v tomto prípade má jednoduchý

tvar #POCETMJ. Kliknutím na tlačítko s tromi bodkami môžete vytvoriť výpočtový výraz krok za krokom pomocou dialógu.

8. Ako Výstupný formát nastavte formát Fixed a Počet desatinných miest na 0.

9. Hotovú funkciu uložte kliknutím na tlačítko OK. Funkcia sa objaví v rozbaľovacom zozname nástrojovej lišty. Na miesto pôvodnej položky POCETMJ (ktorú ste predtým vymazali) ju prenesiete a vložíte rovnako ako iný prvok.

10. Už len zostáva pomocou príslušných nástrojov z nástrojovej lišty upraviť veľkosť písma, zarovnanie, prípadne orámovanie.


5 Hlavné okno Táto kapitola hovorí o hlavnom okne aplikácie. Nájdete tu informácie ako prispôsobiť program vašim požiadavkám, ako najlepšie využívať nové prvky a kde nájsť veci, na ktoré ste boli zvyknutý v starších verziách.

Hlavné okno sa zobrazí hneď po štarte programu. Jeho hlavné časti:

Titulkový pás okrem obvyklého názvu aplikácie obsahuje číslo a názov otvorenej firmy, účtovný dátum a účtovné obdobie. Ponuková lišta je ďalší obvyklý prvok okna aplikácie. Kliknutím na ponuku sa rozbalia jej položky. Skratkové klávesy uvedené pri niektorých položkách upozorňujú na možnosť zrýchleného prístupu (napr. Ctrl+F – výber firmy v multiverzii). Na panely Agenda sú tlačítka modulov a ikony agend zahrnutých v príslušných moduloch. Nahrádzajú tlačítka modulov (zo starších verzií) a karty agend. Stavový panel zobrazuje informácie o verzii a licencii a krátku základnú nápovedu k obsluhe tabuliek a vstupných formulárov.

Nastavenie 33

6 Nastavenie Táto kapitola hovorí o nastavení parametrov potrebných pre správny chod programu Podvojné účtovníctvo. Naučíte sa napĺňať číselníky a objavíte výhody použitia preddefinovaných položiek na urýchlenie práce. Potrebné údaje a parametre je výhodné nastaviť na začiatku práce s programom. Niektoré funkcie, resp. parametre sú označené farebne. Modrá – nastavenie parametra samostatne pre každého užívateľa. Zelená – zmena možná len s hlavným heslom.

Upozornenie: V multiverzii programu je potrebné urobiť nastavenie v každej jednotlivo definovanej firme.

Ako spustiť Nastavenie: Kliknite na Nastavenie v ponukovej lište aplikácie, alebo stlačte kombináciu kláves Alt+N a vyberte niektorú z prístupných funkcií (viď tiež obrázok).

Tip: Otvorením ponuky Nastavenie máte možnosť priameho výberu konkrétnej karty, na ktorej je otvorený vstupný formulár.

6.1 Program V menu Nastavenie vyberte Program, alebo pomocou kombinácie kláves Ctrl+Tab sa nastavte na záložku Program, alebo kliknite myšou na záložku Program.


6.1.1 Ovládanie Ak zaškrtnete okienko Potvrdenie pri ukončení, program sa pred ukončením pýta „Ukončiť program?“. Zavrieť vstupné formuláre a ukončiť program môžete kedykoľvek aj stlačením klávesy Esc, môžete tým zabrániť nechcenému opusteniu programu, ak náhodne stlačíte klávesu Esc viackrát. Zaškrtnutím okienka Enter je Tab priradíte funkcie tabulátora pri presúvaní sa medzi položkami aj klávese Enter. Tým ten, kto nie je zvyknutý používať tabulátor na premiestňovanie sa od údaja k údaju, získa vyšší komfort obsluhy. Taktiež pri dokončení editácie položky v editačnom okne stlačením klávesy Enter sa kurzor automaticky presunie na ďalšiu položku. Kombinácia Shift+Enter je potom to isté ako Shift+Tab, teda prechod na predchádzajúcu položku. Zapnutím funkcie Automatické zálohovanie zabezpečíte, že program bude sám zálohovať dáta vždy pred spustením nevratnej operácie, počas ktorej ak by došlo k havárii počítača, by mohlo dôjsť k strate dát. Takouto operáciou je napr. prečíslovanie v denníku. Podobne zabezpečíte automatické vytvorenie zálohy dát vždy pred ukončením programu zapnutím funkcie Zálohovať dáta pred ukončením. Program si na tento účel vytvorí zložku (adresár, resp. priečinok) Datazal a v nej potom zložky Zal0001, Zal0002 podľa čísla firmy. V každej z týchto zložiek nájdete ďalšie zložky pomenované dátumom vytvorenia zálohy a v nich záložné súbory pomenované časom vytvorenia zálohy. Program takto automaticky uchováva sedemdňovú postupnosť záloh.

Upozornenie: Tieto automatické zálohy nemôžu nahradiť pravidelné zálohovanie na spoľahlivé externé médiá, pretože sa vytvárajú na rovnakom disku ako je nainštalovaný program. Pri zničení disku by ste takto nenahraditeľne prišli o vaše údaje. Automatické zálohy sú uchovávané 7 dní.

Potvrdenie pri ukončení

Enter je Tab

Automatické zálohovanie Zálohovať dáta pred ukončením

Nastavenie 35

6.1.2 DPH Zaškrtnutím okienka Platca DPH vyjadríte status firmy ako platca alebo neplatca dane z pridanej hodnoty. Do editačného poľa Sadzby DPH – základná zadajte základnú sadzbu dane z pridanej hodnoty. Ak neexistuje znížená sadzba DPH pole Sadzby DPH – znížená ponechajte prázdne.

6.1.3 Zápis dátumu do dokladov Účtovný dátum je pri spustení programu nastavený podľa systémového dátumu počítača. Ak potrebujete účtovať doklady spätne je možné tento dátum prepísať. Do políčok Účtovné obdobie zadajte začiatok (dátum OD) a koniec (dátum DO) účtovného obdobia. Najčastejšie zadávané obdobie je kalendárny rok. Zadajte Kontrolný dátum OD a Kontrolný dátum DO, t. j. ohraničte obdobie, do ktorého požadujete zadávať doklady. Ak zadáte kontrolné dátumy, potom program kontroluje zadanie dátumu do dokladu. Pokiaľ bude dátum v doklade starší alebo novší, program vás na to upozorní, ale doklad zadať umožní.

6.1.4 Prepočet do EURO meny Po zaškrtnutí okienka zobrazovať celkové čiastky v € sa vo výstupných zostavách bude tlačiť informatívna čiastka v EURO mene. Informatívny kurz môžete zadať v kurzovom lístku viď str. 36.

6.1.5 Nahlasovacia povinnosť Sem zadajte čiastku, po ktorej prekročení vznikne nahlasovacia povinnosť o nezdanených výplatách. Pre tlač použite zostavu Nahlasovacia povinnosť vo Výstupoch v Účtovnom denníku.

6.1.6 Edifact Pri požiadavke na používanie EDI komunikácie zaškrtnite okienko Používanie EDI komunikácie, následne sa v programe sprístupnia funkcie umožňujúce import objednávok, aj export faktúr pre komunikáciu s obchodnými reťazcami.

6.1.7 Tlač viacerých kópií Pri zadaní tlače viacerých kópií (zadaním vo Výstupoch) program vyšle požiadavku tlačiarni. Ovládače niektorých tlačiarní nedokážu požiadavku spracovať. V takom prípade odstráňte zaškrtnutie okienka Pomocou ovládača tlačiarne a program bude každú kópiu vytvárať samostatne.

6.1.8 Bankové účty Zaškrtnutím okienka Zápis v nenormalizovanom tvare program umožní zadať číslo bankového účtu aj v inom ako normalizovanom tvare (napr. číslo účtu začínajúce znakom 0).

6.1.9 Hlavné heslo Hlavné heslo zadajte, ak chcete zabrániť spusteniu programu nepovolanými osobami, alebo sprístupniť niektorým užívateľom iba určité moduly (viď Ostatné heslá). V zadávanom hesle nepoužívajte diakritiku! Pri požiadavke na

Platca DPH

Účtovný dátum

Účtovné obdobie

Kontrolný dátum


zmenu hesla najprv zadajte staré heslo, potom nové. Ak zadáte ako nové heslo prázdny reťazec znakov (teda nič), ochranu programu heslom zrušíte.

Upozornenie: Zadaním hesla chránite iba vstup do programu. Nešifrujú sa údaje. Heslo si dobre zapamätajte!

6.2 Účtovný denník Na karte Účtovný denník nájdete zoznamy a ďalšie funkcie, ktoré slúžia na zjednodušenie a sprehľadnenie práce s účtovným denníkom.

6.2.1 Zoznamy Kurzy

Tabuľku kurzov využijete pri zápise zahraničných dokladov. Napĺňa sa aktuálnymi údajmi tu, alebo automaticky počas zápisu zahraničného dokladu. V rozbaľovacom zozname Filter pre (prístupnom len pri vypnutom tlačítku Editácia) vyberte banku, pre ktorú požadujete zadať kurz. Pri výbere EURO-informatívny kurz zadávate kurz pre informatívny prepočet do EURO meny, ktorá sa tlačí do tuzemských výstupných zostáv.

Stĺpec Význam Dátum Dátum poslednej zmeny kurzu. Mena Skratka alebo označenie meny (F4 = zoznam). Kurz zahr. Počet jednotiek zahraničnej meny. Kurz tuzem. Zodpovedajúci počet jednotiek tuzemskej meny. Kód banky Kódové označenie banky.

Meny Program má preddefinovanú tabuľku Kódov mien, ktorú si môžete prezerať resp. modifikovať. Preddefinovanú tabuľku programu, je možné kedykoľvek obnoviť kliknutím na tlačítko Inšt. číselník.

Stĺpec Význam Kód Označenie kódu meny (3 znaky). Názov Názov meny (text max. 30 znakov). Symbol Označenie symbolu meny (3 znaky). Aktívna Označenie aktívnej meny (aktivujete klávesou Medzerník).

Predkontácia Predkontácie, t. j. zoznam vopred nadefinovaných často používaných zápisov v účtovnom denníku. Stĺpec Význam Číslo Poradové číslo predkontácie. MD Syntetika účtu na strane Má dať. Anlt. Analytika účtu na strane Má dať.

Nastavenie 37

Stĺpec Význam D Syntetika účtu na strane Dal. Anlt. Analytika účtu na strane Dal. Doklad Označenie dokladu (text max. 10 znakov). Text Text zápisu (text max. 30 znakov). Stred. Číslo strediska, na ktoré bude zápis zaúčtovaný. Zákazka Číslo zákazky, na ktorú bude zápis zaúčtovaný. Čiastka Peňažná čiastka, na ktorú znie zápis.

Pri definícii predkontácii nie je nutné vypísať všetky stĺpce tabuľky. Zadajte len tie údaje, ktoré sa opakujú. Údaje, ktoré nezadáte, je možné zadať pri účtovaní konkrétneho dokladu priamo do účtovného denníka. V tabuľke predkontácií môžete zadať viac zápisov s rovnakým číslom (poradovým). Pri preberaní do denníka potom budú prenesené všetky predkontácie s rovnakým číslom.

Strediská Zoznam stredísk si nadefinujte pri delení firmy na strediská. Stĺpec Význam Číslo Číslo strediska (text max. 6 znakov). Názov Názov strediska (text max. 30 znakov).

Upozornenie: Po nadefinovaní stredísk doporučujeme pri účtovaní každého dokladu zadávať stredisko. Taktiež je vhodné aj počiatočné hodnoty nadefinovať aj na jednotlivé strediská.

Účtovná osnova Program má preddefinovanú účtovnú osnovu pre podnikateľov, pre rozpočtové alebo príspevkové organizácie, resp. pre neziskové organizácie. Dodávané účtovné osnovy si môžete prezerať, prípadne modifikovať. Skôr ako začnete modifikovať (upravovať) účtovnú osnovu nastavte typ organizácie (viď kap. 6.2.2). Na jednoduchšiu orientáciu v účtovnej osnove je k dispozícii rýchle vyhľadávanie.

Postup rýchleho vyhľadania účtu v účtovnej osnove: Zapíšte číslo účtu, resp. aj analytiku (stačí časť) do editačného poľa Rýchle vyhľadávanie. Ukazovateľ pri ľavom okraji okna sa nastaví na najbližší výskyt zadaného čísla.


Stĺpec Význam Syntet. Číslo syntetického účtu (max. 3 znaky). Analyt. Číslo analytického účtu (max. 3 znaky). Text Názov účtu (text max. 30 znakov). Druh Označenie druhu účtu pre podnikateľské subjekty:

- A (aktívne) – trieda 0 až 4 - P (pasívne) – trieda 0 až 4 - N (nákladové) – trieda 5 - V (výnosové) – trieda 6 - Z (závierkové) – trieda 7 - I (interné) – trieda 8 a 9

-Daň Vylúčenie účtu z výpočtu daňovej výsledovky. Mena Označenie skratky zahraničnej meny (F4 – výber zo

zoznamu). Saldo Označenie saldokontného účtu. Stred. Označenie účtu pre sledovanie na strediská. Zák. Označenie účtu pre sledovanie na zákazky. Text v cudzom jazyku

Názov účtu v cudzom jazyku (max. 70 znakov) napr. v anglickom, nemeckom, resp. dvoch voliteľných.

Postup pridania analytických účtov (najčastejšia modifikácia účtovnej osnovy): 1. Kliknutím na tlačítko Všetko, zobrazíte všetkych účty účtovnej osnovy. 2. Ak ešte nie je, zatlačte tlačítko Editácia. 3. Nájdite účet, ku ktorému požadujete nadefinovať analytiku. 4. Stlačením klávesy Insert pridajte riadok a do buniek tabuľky zapíšte

potrebné údaje.

Nastavenie 39

Upozornenie: V prípade pridávania analytických účtov do účtovnej osnovy je nutné ponechať druh analytického účtu rovnaký, ako je druh zodpovedajúceho syntetického účtu. Ak máte nadefinované analytické účty, program vám neumožní účtovať na príslušnom syntetickom účte.

Použitie filtrov: Na jednoduchšie prehliadanie a úpravy v účtovnej osnove sú k dispozícii filtre, ktoré môžete nastaviť pomocou tlačítok:

- zobrazíte všetky účty súčasne. Analytické aj syntetické. - zobrazíte len syntetické účty. Analytické zostanú potlačené. - zobrazíte len účty analytické, vytvorené k práve vybranému syntetickému účtu.

Ďalšie funkcie:

Spustí kontrolu správnosti zadania účtovnej osnovy.

Doplniť nové účty – táto funkcia doplní do účtovnej osnovy nové účty podľa účtovnej osnovy platnej od 1. 1. 2003. Aktuálna štruktúra – táto funkcia nainštaluje aktuálnu štruktúru účtovnej osnovy dodávanej s programom.

6.2.2 Organizácia Výberom jednej z možností určíte typ organizácie, pre ktorú budete v programe spracovávať účtovníctvo (podnikateľský subjekt, rozpočtová alebo príspevková organizácia, resp. nezisková organizácia).

6.2.3 Účty Zadanie čísla syntetického účtu pre banku a čísla syntetického účtu pre pokladňu.

6.2.4 Sledovanie zmien Zaškrtnutím tohto okienka zabezpečíte, že program bude ukladať informácie o tom, kto zápis do denníka uložil, resp. kto ho opravoval.

6.2.5 Číselné rady Použitie a definícia číselných radov sú popísané na str. 16.

Upozornenie: Ak máte nadefinovaných viac analytických účtov k účtu poklad-ne, pre každú analytiku (pokladňu) si nadefinujte samostatný číselný rad.

6.2.6 Spôsob zaúčtovania dokladov V zobrazených rozbaľovacích zoznamoch vyberte jednu z ponúkaných možností, ktorou môžete nastaviť okamžité automatické zaúčtovanie, napr. faktúry, alebo práve naopak môžete nastaviť, aby sa napr. faktúry do denníka neúčtovali automaticky.

Rozpočtová (príspevková) Nezisková


6.3 Pohľadávky, záväzky, faktúry Na tejto karte je možné zadať a nastaviť údaje na urýchlenie a zjednodušenie práce s knihou faktúr, ostatných pohľadávok a záväzkov.

6.3.1 Zoznamy Formy úhrad

Táto tabuľka obsahuje typy foriem úhrad. Je už naplnená preddefinovanými údajmi, ktoré je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

Konštatné symboly Táto tabuľka obsahuje typy konštantných symbolov. Je už naplnená pred-definovanými údajmi, ktoré je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

Kurzy Vypĺňanie tabuľky kurzov je popísané na str. 36.

Platobné karty Táto tabuľka obsahuje typy platobných kariet. Je už naplnená pred-definovanými údajmi, ktoré je možné podľa potreby dopĺňať resp. meniť (viď str. 19).

Preddefinované položky faktúr a objednávok Tu je možné si preddefinovať najčastejšie používané položky faktúr a objednávok. Počas zápisu faktúry potom jednoduchým výberom zo zoznamu doplníte preddefinované položky priamo do faktúry, resp. objednávky. Potrebné údaje zapíšte do stĺpcov:

Nastavenie 41

Stĺpec Význam Číslo Sem zadajte desatinné číslo na skoršie, prípadne neskoršie

vkladanie riadkov. Text Textový údaj dĺžky max. 50 znakov. MJ Skratka mernej jednotky (F4 = zoznam). Počet MJ Počet merných jednotiek. Cena MJ bez Cena mernej jednotky bez dane z pridanej hodnoty. % Sadzba dane z pridanej hodnoty (F4 = zoznam). DPH Daň z pridanej hodnoty (dopočíta sa). Zľava Percento prípadnej zľavy. Typ Typ položky (F4 = zoznam). Hmotn. MJ Hmotnosť mernej jednotky.

Spôsoby dopravy Táto tabuľka obsahuje typy spôsobov dopravy. Je už naplnená pred-definovanými údajmi, ktoré je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

Stále platby V zozname stálych platieb sa na editáciu a pridávanie riadkov otvára vstupný formulár. V ňom vyplňte potrebné údaje.

Zvláštnu pozornosť si zaslúžia údaje: Dátum splatnosti a Perióda. Dátum splatnosti sa použije pri vytváraní platobného príkazu a po jeho vytlačení sa automaticky zvýši o zadanú periódu (napr. o mesiac, rok). Pri pridávaní novej stálej platby zadajte ako dátum splatnosti dátum najbližšej splátky.


Program umožňuje sledovať, či nenastal termín splatnosti niektorej nadefinovanej stálej platby. Na str. 42 je popísaný spôsob nastavenia upozornenia na potrebu zaradenia stálej platby na príkaz na úhradu.

Strediská Vyplnenie zoznamu stredísk je popísané na str. 37.

Typy ostatných pohľadávok a záväzkov Program umožňuje pracovať iba s dvomi typmi ostatných pohľadávok a záväzkov – úvery a ostatné. Pri zadávaní nových typov je nutné z tejto skutočnosti vychádzať.

Typy plnenia Táto tabuľka obsahuje preddefinované typy plnení – kódy trojstranného obchodu, ktoré nie je možné dopĺňať ani meniť.

Typy položiek Táto tabuľka obsahuje typy položiek. Je už naplnená preddefinovanými údajmi, ktoré je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

6.3.2 Zahraničná mena Po zaškrtnutí okienka V tuzemských faktúrach je možné zadať zahraničnú menu do každej faktúry bez ohľadu na parameter Typ DPH.

6.3.3 Ceny v položkách faktúr Zaškrtnutím okienka Zadávanie čiastok s DPH ovplyvníte požadovaným spô-sobom výpočet základu dane a dane z pridanej hodnoty pri celkových čiastkách daňových dokladov. Pri zaškrtnutom okienku sa bude za východziu považovať cena s DPH, pri nezaškrtnutom okienku sa za východziu bude brať cena bez DPH.

Poznámka: Údaj môžete meniť aj priamo pri pridávaní faktúr, avšak v celom doklade musí byť použitý ten istý spôsob.

6.3.4 Zaokrúhlenie celkovej ceny vydanej faktúry Význam tohto parametra je zrejmý. Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte jednu z preddefinovaných možností zaokrúhlenia celkovej ceny vydanej faktúry. V rozbaľovacom zozname vyberte spôsob zaokrúhlenia celkovej ceny vydanej faktúry. V rozbaľovacom zozname vyberte kam má byť zaradený rozdiel vzniknutý pri zaokrúhľovaní.

6.3.5 Stále platby Sem zapíšte počet dní predstihu pre zaradenie stálej platby na príkaz na úhradu. Výberom niektorého z uvedených spôsobov upozornenia, nastavíte či vás program bude upozorňovať na zaradenie stálych platieb do tlače príkazu na úhradu pri každom spustení prijatých faktúr, alebo pri prvom spustení faktúr.

V tuzemských faktúrach

Zadávanie čiastok s DPH

Zaokrúhliť na:

Spôsob zaokr.

Rozdiel do

Predstih pre zaradenie(dni)

Upozorniť na potrebu zaradenia

Nastavenie 43

6.3.6 Vytlač oznámenie po tlači faktúry V rozbaľovacom zozname nastavte, či chcete alebo nechcete e-mailom posielať oznámenie o vybavení objednávky po vytlačení faktúry.

6.3.7 Splatnosť Do editačného poľa Doba splatnosti v dňoch zadajte počet dní splatnosti pohľadávok a záväzkov. Podľa tohto údaja program vypočíta a do dokladu doplní dátum splatnosti. Ak požadujete zadať pre každého odberateľa inú splatnosť, môžete počet dní splatnosti zadať priamo v adrese odberateľa.

6.3.8 Penalizačné faktúry Sem zadajte údaje na výpočet penalizačných faktúr. Význam údajov je zrejmý z nápovedných textov.


6.3.10 Dátum zaúčtovania vydaných faktúr a ostatných pohľadávok

V rozbaľovacom zozname nastavte dátum, ktorý sa bude vpisovať do denníka pri zaúčtovaní vydanej faktúry a ostatnej pohľadávky. Máte možnosť výberu z nasledujúcich možností:

1. dátum vystavenia 2. dátum daňovej povinnosti 3. skorší z dátumov.

6.3.11 Vydaná faktúra z predfaktúry V rozbaľovacích zoznamoch nastavte parametre pre vytvorenie vydanej faktúry z predfaktúry.

6.3.12 Vydané faktúry Na karte Vydané faktúry (Nastavenie/Pohľ.,záv.,fakt.) môžete zadať ďalšie údaje, ktoré vám zjednodušia prácu s modulom vydaných faktúr.

Preddefinované údaje novej faktúry V editačných poliach Konšt. symbol, Stredisko, Forma úhrady, Spôsob dopravy vyberte po stlačení klávesy F4 údaje, ktoré budú automaticky doplnené do vydanej faktúry pri jej vystavení.

Predplatené služby Po zaškrtnutí okienka Rozúčtovať základ na obdobia bude možné do tabuľky Typy položiek pridať položku s možnosťou rozúčtovania. Pri zaúčtovaní faktúry s takýmto typom položky, program rozúčtuje sumu základu na obdobia.

Doba splatnosti v dňoch


Sledovanie neuhradených dokladov V rozbaľovacom zozname vyberte jednu z možností a nastavte kontrolu neuhradených dokladov. Pri pridaní novej faktúry a zadaní IČO, program zobrazí zoznam neuhradených dokladov podľa nastaveného filtra.

Tlač zaúčtovania Po zaškrtnutí okienka Zahrnúť do zaúčtovania úhrady, budú pri tlači faktúry so zaúčtovaním vytlačené všetky účtovné predpisy súvisiace s faktúrou, t. j. aj zaúčtovanie úhrady faktúry.

6.3.13 Prijaté faktúry Na karte Prijaté faktúry (Nastavenie/Pohľ.,záv.,fakt.) môžete zadať ďalšie údaje, ktoré vám zjednodušia prácu s modulom prijatých faktúr.

Kontrola duplicity variabilného symbolu V rozbaľovacom zozname vyberte jednu z možností a nastavte kontrolu duplicity pri zadávaní variabilného symbolu. Pri pridaní novej faktúry a zadaní variabilného symbolu (resp. IČO podľa nastavenej kontroly), program upozorní na existenciu dokladu s kontrolovanými údajmi.

6.3.14 Homebanking Zadajte masky súborov pre homebanking vrátane kompletnej cesty. Program pri exporte príkazu na úhradu zmení názov súboru podľa dátumu zadávania platobného príkazu.

Číslo bankového výpisu Zaškrtávacími okienkami nastavte ako má byť generované číslo bankového výpisu. Funkcia Ignorovať duplicitné čísla umožní naimportovať bankový výpis s už existujúcim číslom. Funkcia Číslo výpisu nahradiť poradovým číslom dňa v roku automaticky po naimportovaní bankového výpisu jeho číslo nahradí poradovým číslom dňa v roku.

6.3.15 Pošta Sem zadajte údaje potrebné na komunikáciu programu Podvojné účtovníctvo s programom Pošta. Význam údajov je zrejmý z nápovedných textov.

6.3.16 Edifact Zadajte kompletnú cestu k súborom pre EDI komunikáciu.

Rezervácia položiek na sklad Kliknutím označte vašu požiadavku na rezerváciu položiek na sklade po naimportovaní objednávky v EDI formáte.

6.4 Pomocné knihy Na tejto karte je možné zadať a nastaviť údaje na urýchlenie a zjednodušenie práce s knihou objednávok a knihou HNDM.

Nastavenie 45

6.4.1 Zoznamy Preddefinované položky faktúr a objednávok

Tu je možné si preddefinovať najčastejšie používané údaje v položkách faktúr a objednávok. Pri zápise objednávky potom jednoduchým spôsobom doplníte preddefinované položky z preddefinovaného zoznamu. Vyplnenie tabuľky je popísané na str. 40.


Odpisové sadzby HNDM Táto tabuľka je už nadefinovaná (údaje v nej zodpovedajú zákonu). Pokiaľ dôjde k ich zmenám zo zákona, s aktualizáciou programu dostanete tiež novú tabuľku sadzieb. Na prenesenie jej obsahu do vašej tabuľky slúži tlačítko Inštal. sadzby. Stĺpec Význam Druh odpisu Vyberá sa z rozbaľovacieho zoznamu, ktorý sa v bunke

tabuľky objaví po stlačení klávesy F2. Skupina Odpisová skupina (číselný údaj). Prvý rok Sadzba odpisov za prvý odpisový rok. Ďalšie roky Sadzba odpisov za ďalšie roky. Zvýšenie zostatkovej ceny

Sadzba odpisov pri zvýšení zostatkovej ceny.

Typy položiek Táto tabuľka obsahuje typy položiek. Je už naplnená preddefinovanými údajmi, ktoré je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

6.4.2 Ceny v položkách objednávok Zaškrtnutím okienka Zadávanie čiastok s DPH ovplyvníte požadovaným spôsobom automatický výpočet základu dane a dane z pridanej hodnoty. Spomínané údaje sa automaticky dopĺňajú do príslušných stĺpcov v položkách objednávky.

6.4.3 Rozdelenie čiastky v knihe pokladne V rozbaľovacom zozname vyberte spôsob rozdelenia čiastky zadávanej do pomocnej knihy pokladne.

6.4.4 Skl. pohyb pri prenose objednávok do faktúr V rozbaľovacom zozname vyberte, či pri prenose objednávky do faktúry požadujete urobiť skladový pohyb alebo nie.

6.4.5 Pri prenose objednávky prenášať zľavu V rozbaľovacom zozname vyberte spôsob prenosu zľavy z objednávky do faktúry.

Zadávanie čiastok s DPH



6.5 Kniha jázd Na tejto karte definujete zoznamy potrebné na prácu s knihou jázd podľa platných právnych predpisov.

6.5.1 Zoznamy Vodiči

Údaje ukladané do zoznamu vodičov sú zrejmé z nadpisov jednotlivých stĺpcov.

Ceny pohonných hmôt V zozname pohonných hmôt sa zadáva cena čerpaných pohonných hmôt a doba ich platnosti (Od – Do) na neskorší výpočet cestovnej náhrady.

Sadzby základnej náhrady Tabuľka sadzieb základnej náhrady zhromažďuje čiastky základnej náhrady za jeden km jazdy. Kliknutím na tlačítko Inštal. sadzby môžete obnoviť aktuálne údaje v tabuľke.

Stĺpec Význam OCMV Sadzba pre osobné cestné motorové vozidlo (v Sk/km). JV Sadzba pre jednostopové vozidlo (v Sk/km). Od Začiatok platnosti sadzby. Do Koniec platnosti sadzby.

Možné cesty Sem zadávajte najčastejšie cesty. Údaje budú použité na vystavenie cestovných príkazov a vyúčtovanie pracovných ciest.

Stravné Tabuľku stravného pravidelne aktualizujeme a jej posledné znenie získate s novou verziou programu. Potom je potrebné kliknutím na tlačítko Inštal. sadzby obnoviť aktuálne údaje v tabuľke.


Kurzy Vypĺňanie tabuľky kurzov je popísané na str. 36.

6.5.2 Zvýšenie SZN súkromných vozidiel Do editačného poľa zadajte percentuálnu hodnotu pre zvýšenie sadzby základnej náhrady súkromných vozidiel pri použití prívesu.

Nastavenie 47

6.6 Sklad Ak ste užívateľom licencie programu MRP Podvojné účtovníctvo so skladom, (alebo samostatného programu MRP Sklad) na karte Sklad nájdete potrebné údaje na ovplyvnenie a automatizáciu obsluhy skladov.

6.6.1 Zoznamy Druhy skladových pohybov

V zozname Druhy skladových pohybov si preddefinujte potrebné druhy príjmov a výdajov v stĺpcoch: Stĺpec Význam Príjem Číslo druhu pohybu pre príjem. Výdaj Číslo druhu pohybu pre výdaj. Názov Názov druhu pohybu (napr. Príjem na faktúru, Výdaj

v hotovosti, ...). Typ ceny Číslo rabatu (1 - 5) pre výdaje, príjmy majú implicitne typ ceny 0

- cena skladová.

Upozornenie: Po zadaní typu ceny, program umožní urobiť výdaj v predajnej cene (podľa typu), ale zo skladu odpíše tovar v cene skladovej.

Katalógové skupiny tovarov Skupiny tovarov predstavujú stromový spôsob členenia tovaru na využitie v internetovom obchode (viď tiež str. 116) a v niektorých výstupných zostavách. Jednotlivé úrovne katalógu pridajte s využitím tlačítok Pridaj za, Pridaj pred, Podúroveň.


Merné jednotky Táto tabuľka obsahuje zoznam preddefinovaných merných jednotiek, ktorý je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

Platobné karty Táto tabuľka obsahuje typy platobných kariet, ktoré sú preddefinované a je možné ich podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

Sklady Na opravy a pridávanie do zoznamu Sklady sa otvorí vstupný formulár. V ňom vyplňte len názov skladu ako text maximálnej dĺžky 30 znakov. Číslo skladu si program vytvára sám.

Skupiny skladových kariet Skupiny skladových kariet umožňujú členiť jednotlivé skladové karty do skupín. Takéto členenie využijete v niektorých výstupných zostavách.

Typy položiek Táto tabuľka obsahuje typy položiek, je už naplnená preddefinovanými údajmi, ktoré je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

Recyklačné poplatky Tabuľku Recyklačných poplatkov si môžete nadefinovať podľa vašich požiadaviek. Recyklačné poplatky môžete využiť pri tlači niektorých výstupných zostáv.

Spotrebná daň Tabuľku Spotrebných daní si môžete nadefinovať podľa vašich požiadaviek. Spotrebnú daň môžete využiť pri tlači niektorých výstupných zostáv.

Nastavenie 49

6.6.2 Parametre Rabaty

V časti Rabaty môžete nadefinovať až päť rabatov, pre päť odlišných predaj-ných cien. Do editačných polí zapíšte počet percent, o koľko má byť príslušná cena vyššia ako cena skladová. Pri vypĺňaní skladových kariet program automaticky vypočíta predajné ceny podľa zadaných rabatov.

Poznámka: Rabaty 4 a 5 je možné naviac zadať pre každú kartu individuálne priamo v Skladovej karte. Pri zmene rabatov je možné prepočítať predajné ceny všetkých kariet príslušnou funkciou v module Sklad.

Zaškrtnutím okienka Fixovať ceny s nezadaným rabatom zabezpečíte zachovanie tých predajných cien na skladových kartách, pri ktorých v nastavení nie je zadaný rabat.

Pohyby na sklade Zaškrtnutím okienka Povoliť výdaj do mínusu umožníte pri výdaji zo skladu prečerpať stav zásob. Nedoporučujeme mať nastavený výdaj do mínusu. Zaškrtnutím okienka Upozorniť na prechod pod minimum zabezpečíte, že ak zostatok na skladovej karte bude menší ako je zadané minimum na karte, objaví sa pri pokuse o výdaj upozornenie, že tovar na karte je už pod zadaným minimom. Zaškrtnutím okienka Upozorniť na prechod nad maximum zabezpečíte, že ak stav na skladovej karte bude väčší ako je zadané maximum na karte, objaví sa upozornenie, že tovar na karte je už nad zadaným maximom. Zaškrtnutím okienka Upozorniť na rezerváciu zabezpečíte, že ak zostatok na skladovej karte bude celý alebo z časti rezervovaný, objaví sa pri pokuse o ďalšiu rezerváciu alebo výdaj upozornenie, že tovar je už rezervovaný. Zaškrtnutím okienka Zadať v pohybe Druh pohybu program neumožní uložiť zadávaný skladový pohyb pokiaľ nebude vyplnené políčko Druh pohybu. Po zaškrtnutí okienka Meniť cenu MJ vo výdajke bude možné zmeniť predajnú cenu priamo počas vystavovania výdajky. V časti Pri zmene ceny v príjemke kliknutím vyberte jednu z možností, čím nastavíte správanie sa programu po zmene ceny v príjemke. V časti Prepočítať predajné ceny kliknutím vyberte jednu z možností, čím nastavíte možnosť prepočtu predajných cien po zmene skladovej ceny (t. j. ceny v príjemke). V časti Pri zadaní rovnakej karty v príjemke kliknutím vyberte jednu z možností, čím nastavíte správanie sa programu pri zadaní viacerých zápisov do skladového pohybu s rovnakým číslom skladovej karty.

Zaokrúhľovanie (počet desatinných miest) Výberom z preddefinovaných možností v rozbaľovacích zoznamoch Celková cena výdajky, Skl. cena karty s DPH a Predajné ceny karty nastavte zaokrúhlenie príslušných cien. V rozbaľovacích zoznamoch Spôsob zaokr. nastavte spôsob zaokrúhlenia príslušných cien.

Rabaty

Fixovať ceny …

Povoliť výdaj do mínusu

Upozorniť na prechod pod minimum

Upozorniť na prechod nad maximum

Upozorniť na rezerváciu

Zadať v pohybe Druh pohybu

Meniť cenu MJ vo výdajke

Pri zmene ceny v príjemke

Prepočítať predajné ceny

Pri zadaní rovnakej karty v pohybe


V rozbaľovacom zozname Počet desatinných miest vyberte na koľko desatinných miest požadujete zadávať ceny v sklade (t. j. na skladových kartách a v skladových pohyboch).

Poznámka: Ak budete používať prepojenie modulov Sklad a Fakturácia doporučujeme nastaviť rovnaký počet desatinných miest pri zaokrúhľovaní celkovej ceny faktúry a výdajky.

Čiarový kód Táto funkcia umožní zapnúť kontrolu čiarového kódu, alebo nastaviť typ kódu, ktorý chcete kontrolovať (zatiaľ je možné kontrolovať len kód EAN 13). V rozbaľovacom zozname Prefix krajiny vyberte označenie prefixu krajiny, ktorý bude priradený pred čiarový kód. Ak potrebujete zadať iný prefix krajiny ako vám program ponúka, zapíšte ho do tohto zoznamu.

Prenos do položiek faktúr a objednávok Do faktúry (resp. objednávky) môžete preniesť až tri údaje z jednej skladovej karty. Ktoré to budú, si určíte výberom v rozbaľovacích zoznamoch. Zaškrtnutím okienka Na nový riadok zabezpečíte, že každý z prenášaných údajov bude na novom riadku v položkách faktúry (inak sa údaje spoja, čo pri obmedzenej dĺžke textu položky môže mať za následok pretečenie a tým neúplnosť údajov v položke faktúry). Zaškrtnutím okienka Prenášať iba celkové sumy budú do faktúry zo skladu prenášané len celkové sumy za výdajku, resp. príjemku. Po zaškrtnutí okienka Prenášať výrobné čísla budú do faktúry zo skladu prenášané aj výrobné čísla z výdajky, resp. príjemky. V rozbaľovacom zozname Prenos čísla karty do obj. vyberte jednu z ponúkaných možností, ktorou je možné nastaviť napr. automatický prenos čísla karty do objednávky a tým urobiť rezerváciu na sklade. V rozbaľovacom zozname Prenos ceny vyberte jednu z cien, ktorú požadujete prenášať do objednávky, resp. faktúry.

Zaúčtovanie do účtovného denníka Táto funkcia vám umožní z rozbaľovacieho zoznamu vybrať počet zápisov pre zaúčtovanie skladových pohybov do účtovného denníka.

Fiškálny modul Týmto nastavením zabezpečíte, že všetky potrebné výdaje bude registrovať aj pripojený fiškálny modul (prídavné zariadenie pre samostatnú evidenciu). Zároveň tlačiareň na pokladničné bločky vytlačí doklad. Vyberte typ modulu v rozbaľovacom zozname. Vyberte kódovú stránku pre tlač pokladničného dokladu (podľa nastavenia vašej tlačiarne pokladničných dokladov). Pre pokladničný doklad je iná predloha tlačovej zostavy a iný postup jej editácie. Informácie nájdete v nápovede. Nasledujúce parametre je možné nastaviť len pri vybranom type fiškálneho modulu AXIS. V rozbaľovacom zozname Druh obchodu vyberte jednu z možností. V rozbaľovacom zozname Počet znakov v riadku podľa tlačiarne paragónov nastavte príslušnú hodnotu. Ďalšie nastavenia sa zobrazujú len pri vybranom type modulu EURO. Po kliknutí na tlačítko je možné upresniť nastavenia pripojenia pokladnice EURO.

Počet desatin-ných miest

Kontrola kódu

Prefix krajiny

Prenášať iba ...

Prenášať výrobné čísla

Prenos čísla karty do obj.

Prenos ceny

Typ modulu Kódová stránka

Druh obchodu Počet znakov v riadku

Ďalšie nastavenia

Nastavenie 51

Hlásenie pre Štatistický úrad Po zaškrtnutí okienka zadávať údaje pre INTRASTAT program umožní zadať údaje pre vytvorenie INTRASTAT Hlásenia. Sprístupnia sa hodnoty Prahov oslobodenia, resp. zjednodušenia pre prijatie/odoslanie tovaru. Tieto hodnoty sú stanovené zákonom a je možné ich meniť v súlade s platnou legislatívou. V rozbaľovacom zozname Povinnosť odovzdávať hlásenie: vyberte typy hlásení pre prijatie, resp. odoslanie tovaru, ktoré požadujete odosielať.

V riadku Cesta k dátam kliknutím na ikonku nastavte cestu k údajom pre Štatistický úrad.

Zložená karta Pri požiadavke na používanie zložených kariet (v zozname kariet sú podfarbené modrou farbou), môžete v časti Preberanie do pohybu nastaviť preberanie zloženej karty (resp. jej položiek) do skladovej výdajky. V časti Účtovnými položkami budú môžete nastaviť, či za účtovnú položku bude považovaná zložená karta alebo jej položky. Po zaškrnutí okienka Položiť otázku program pri prevzatí zloženej skladovej karty do výdajky položí otázku s možnosťou nastavenia ďalších parametrov.

Preferovaný sklad Program umožňuje evidovať skladové karty pre každý sklad samostatne. V rozbaľovacom zozname vyberte, ako požadujete karty číslovať. Spoločne pre všetky sklady po pridaní skladovej karty sa karta zobrazí na všetkých skladoch (starý systém). Zvlášť pre každý sklad po pridaní skladovej karty sa karta zobrazí len na práve aktuálnom sklade (nový systém).

Upozornenie: Nastavenie číslovania skladových kariet je NEVRATNÁ operácia. Po prechode na nový systém, nie je možné sa vrátiť k starému systému.

Po kliknutí na ikonu vyberte preferovaný sklad, t. j. sklad ktorý bude predstavovať hlavný sklad. V rozbaľovacom zozname Otvárať sklad vyberte, ktorý sklad má byť otvorený pri vstupe do skladu (naposledy otvorený alebo preferovaný). V rozbaľovacom zozname Pridávať pohyb na vyberte, na ktorý sklad má pohyb pridávaný (na všetky sklady alebo preferovaný).

6.6.3 Zoznamy intrastatu V číselníku Zoznamy intrastatu nájdete preddefinované zoznamy slúžiace na zadávanie údajov súvisiacich so zostavovaním INTRASTAT Hlásenia.


Prah oslobodenia ...

Povinnosť odovzdávať ...

Cesta k dátam

Preberanie do pohybu

Účtovnými položkami ...

Položiť otázku

Číslovanie kariet

Preferovaný sklad

Otvárať sklad

Pridávať pohyb


6.7 Adresy Na tejto karte nadefinujte zoznamy potrebné na prácu s modulom adries.

6.7.1 Zoznamy Cenové skupiny

Zoznam Cenové skupiny súvisí s použitím zliav vo faktúrach, objednávkach, skladových pohyboch. Do jednotlivých stĺpcov zapíšte údaje:

Stĺpec Význam Číslo Číslo cenovej skupiny. Kód Kódové označenie cenovej skupiny. Popis Popis skupiny. Číslo karty Číslo skladovej karty, na ktorú sa zľava bude uplatňovať. Skupina Označenie skupiny skladových kariet, na ktorú sa zľava bude

uplatňovať. Platnosť od Začiatok platnosti uplatnenia zľavy. Platnosť do Ukončenie platnosti uplatnenia zľavy. Zľava [%] Priznaná zľava v percentách. Zľava [SKK] Priznaná zľava v SKK. Typ zľavy Možnosť zadať zľavu percentom, čiastkou, resp. zadanie

pevnej čiastky. Druh ceny Výber ceny (pri výdaji zo skladu), na ktorú bude uplatnená

zľava.

PSČ Preddefinovaný zoznam Poštových smerových čísel, v ktorom je možné využiť rýchle vyhľadávanie podľa čísla alebo podľa mesta. PSČ je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

Kódy bánk Preddefinovaný zoznam Kódov bánk, ktorý je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

Štáty Preddefinovaný zoznam Štátov, ktorý je možné podľa potreby dopĺňať, resp. meniť (viď str. 19).

6.8 Ostatné heslá Na karte Ostatné heslá môže SPRAVCA (ten, ktorý ma zadané hlavné heslo do programu) nadefinovať prístupové práva jednotlivým členom pracovnej skupiny. Pri štarte programu sa potom každý užívateľ prihlási svojim heslom, a môže spustiť iba tie moduly, ku ktorým má povolený prístup. Pri otvorení karty Ostatné heslá je nutné zadať hlavné prístupové heslo programu (viď Nastavenie str. 34). Toto heslo by mal poznať jedine SPRAVCA, teda ten, ktorý prideľuje prístupové práva ostatným užívateľom.

Nastavenie 53

SPRAVCA pridá jednotlivých užívateľov kliknutím na tlačítko Nový užívateľ. V otvorenom okne Pridanie nového užívateľa zadá užívateľa, jeho heslo (bez diakritiky), meno a priezvisko. V rozbaľovacích zoznamoch Agenda a Prístup postupne nadefinuje užívateľovi prístup k jednotlivým agendám. Výber potvrdí kliknutím na tlačítko Pridať. Zadané zmeny uloží kliknutím na tlačítko Uložiť zmeny.

6.9 Firma Na karte Firma vyplňte vstupný formulár identifikačných údajov firmy. Obsah editačných polí je zrejmý z textov. Zapísané údaje sa budú vpisovať pri vystavovaní faktúr, do záhlavia zostáv a podobne.

Upozornenie: Vzťah identifikačných údajov firmy s ostatnými dátami je relačný. To znamená, že akákoľvek zmena v adrese alebo čísle účtu sa prejaví (aj spätne) v nadväzujúcich údajoch ako sú faktúry, objednávky a pod.


6.9.1 Voľba a definícia firiem Ak ste užívateľom multiverzie, kliknutím na tlačítko Voľba a definícia firiem otvoríte zoznam, ktorý slúži na prepínanie medzi jednotlivými firmami multiverzie, na pridávanie a mazanie firiem. Pre každú novú firmu pridanú do zoznamu firiem je potrebné vyplniť vstupný formulár.

Názov má význam iba pre orientáciu v tomto zozname a v programe (názov otvorenej firmy je súčasťou názvu okna). Zaškrtnutím okienka Otvárať túto firmu automaticky zabezpečíte, že sa vybraná firma otvorí ihneď po štarte programu.

Nastavenie 55

Tip: Stlačením kombinácie kláves Ctrl+F v hlavnom okne aplikácie (pri multiverzii), vyvoláte zoznam firiem a kedykoľvek sa môžete prepnúť do inej firmy, resp. iného roku.

6.9.2 Použitie multiverzie Spôsob použitia multiverzie na vedenie účtovníctva viacerým firmám je známy. Ďalším využitím je archivácia údajov z minulých rokov a jednoduchý prístup k nim. Na tento účel je potrebné pred ročným prevodom údajov vytvoriť kópiu firmy a urobiť zálohu údajov.

Postup vytvorenia kópie firmy: 1. Otvorte niektorú existujúcu firmu. 2. Otvorte dialóg Voľba a definícia firiem (napr. stlačením kláves Ctrl+F). 3. Vyberte firmu, v ktorej účtujete starý rok a ktorú požadujete skopírovať

(uzavrieť). 4. Kliknutím na tlačítko Skopírovať vytvoríte identickú kópiu vybranej firmy.

Skopírovanú firmu pomenujte tak, aby bolo jasné, ktorého roku sa týka, t. j. aj do názvu aj do účtovného roku zadajte nový rok.

5. Otvorte novovytvorenú kópiu firmy (označenú novým rokom) a v nej spustite funkciu ročný prevod a pokračujte v účtovaní nového roku.

Funkcia Ročný prevod je NEVRATNÁ a po jej spustení dochádza k MAZANIU údajov do dátumu uzávierky a k nastaveniu počiatočných hodnôt.

Upozornenie: Neexistuje žiadne prepojenie medzi údajmi jednotlivých firiem multiverzie. To znamená, že ak urobíte vo firme predstavujúcej starý rok zmenu, tá sa do firmy predstavujúcej nový rok nijako nepremietne. Bude nutné zopakovať vyššie uvedený postup, alebo ručne opraviť počiatočné hodnoty.


7 Nástroje

7.1 Kalkulačka Spustí vstavaný kalkulátor Windows. Túto funkciu je možné vyvolať cez menu Program/Kalkulačka, alebo klávesou F8 z každého miesta programu.

7.2 DPH kalkulačka Spustí DPH kalkulačku, ktorá je súčasťou programu. Túto funkciu je možné vyvolať cez menu Program/DPH Kalkulačka, alebo kombináciou kláves Ctrl+F8 z každého miesta programu.

Účtovný denník 57

8 Účtovný denník V tejto kapitole sa zoznámite s prácou s účtovným denníkom programu Podvojné účtovníctvo. Nájdete tu postup zápisu účtovných dokladov do účtovného denníka, možnosti opráv a spôsoby zobrazenia. Naučíte sa ako získať potrebné výstupné zostavy a podklady pre štatistiku firmy.

Účtovný denník otvoríte v hlavnom okne aplikácie kliknutím myšou na ikonu Účtovný denník, alebo v menu Agendy vyberte Účtovný denník. Zápisy účtovného denníka sú sústredené v dvoch tabuľkách: Skupiny zápisov a Účtovné zápisy (položky skupiny). Každá skupina zápisov je tvorená jednou, alebo viacerými položkami, t. j. účtovnými zápismi. V tabuľke Skupiny zápisov sú jednotlivé skupiny farebne odlíšené – zelenou sú podfarbené všetky výdaje z účtovného denníka. Samotný účtovný denník tvoria účtovné zápisy. Zápisy sú podľa účtovných prípadov členené do skupín. To umožňuje vidieť vždy spolu všetky operácie jedného účtovného prípadu. Zobrazenie podľa skupín môžete buď zapnúť alebo vypnúť zaškrtnutím okienka Zobrazovať zápisy podľa aktuálnej skupiny. Ak je zaškrtnuté, v tabuľke Účtovné zápisy sa objavujú len zápisy práve vybranej skupiny. Ak nie je zaškrtnuté, sú v tejto tabuľke všetky zápisy bez ohľadu na to, ku ktorej skupine patria. Ďalší spôsob zobrazenia účtovného denníka umožňuje filter účtov prístupný po kliknutí na tlačítko Zobrazenie. V účtovnom denníku potom vidíte len zápisy s účtom, ktorý ste vybrali. Nastavený režim zobrazenia zostane v platnosti aj pre výstupy, až do ukončenia práce s modulom, alebo do ďalšej zmeny. Podrobnejšie informácie o nastavení zobrazenia nájdete na str. 64.


8.1 Pridanie zápisu (skupiny zápisov) Zápis (resp. skupinu zápisov) je možné do účtovného denníka pridať buď priamo, alebo vystavením, či úhradou faktúry (resp. pohľadávky či záväzku). Priame pridanie skupiny zápisov je možné stlačením klávesy Insert. Potom program vloží zápis na koniec do novo pridanej skupiny zápisov. Ak chcete zápis vložiť medzi už existujúce zápisy niektorej skupiny, použite funkciu Vloženie zápisu a prečíslovanie (viď str. 65).

Zápis môžete priradiť k už existujúcej skupine zápisov. V takom prípade najskôr vyberte požadovanú skupinu zápisov a použite funkciu Vloženie zápisu do aktuálnej skupiny zápisov, alebo skupinu otvorte na opravu, a zápis pridajte ako novú položku skupiny klávesou Insert.

8.1.1 Záhlavie skupiny zápisov Editačné polia záhlavia skupiny zápisov vyplňte údajmi podľa nápovedných textov. V prípade nejasností použite nápovedu (vyvoláte ju stlačením klávesy F1). V tejto príručke uvedieme optimálny postup, ktorý maximálne využíva automatizovaný prístup. Číslo zápisu program prideľuje sám. Ide o poradové číslo, nie číslo dokladu. Zdroj/doklad predstavuje prepojenie s faktúrami, ostatnými pohľadávkami alebo ostatnými záväzkami, resp. s pomocnou knihou pokladne. Tento údaj si dopĺňa program sám pri zaúčtovaní faktúr, úhrad faktúr, pokladničných dokladov (z knihy pokladne) a pod. Zdroj/doklad je dôležitý pre vygenerovanie tlačovej zostavy Saldokonto. Ak účtujete napr. bankový výpis, alebo pokladničný doklad priamo, potom kliknutím na tlačítko Preniesť doklad, sem vložíte číslo dokladu zo zápisu (položky skupiny). Okrem čísla obsahuje údaj Zdroj/doklad tiež symbol pôvodu. Význam použitých symbolov približuje nasledujúca tabuľka:

Číslo

Zdroj/ doklad


Symbol Význam <FP> Faktúra prijatá. <FV> Faktúra vydaná. <PH> Ostatná pohľadávka. <ZV> Ostatný záväzok. <ZM> Zaúčtovanie miezd. <PK> Pomocná kniha pokladne. <BV> Bankový výpis. <SP> Skladový príjem. <SV> Skladový výdaj.

Program automaticky ponúka účtovný dátum (aktuálny dátum) viď Nastavenie na str.35. Pri zapisovaní dátumu rozhoduje formát, aký máte nadefinovaný v nastavení Windows.

Po kliknutí na ikonu vyberte zo zoznamu stredísk stredisko, na ktoré požadujete zaúčtovať pridávaný doklad. (Len ak máte strediská vopred nadefinované.)

Po kliknutí na ikonu vyberte zo zoznamu zákaziek zákazku, na ktorú požadujete zaúčtovať pridávaný doklad. (Len ak máte zákazky vopred nadefinované.) Sem zadajte identifikačné číslo prípadného odberateľa alebo dodávateľa. Po kliknutí na , alebo po stlačení klávesy F4 môžete IČO vyhľadať v adresári. Využitie nájdete pri tlači pokladničných dokladov, alebo pri tlači nahlasovacej povinnosti. Typ DPH je údaj, ktorý je nutné vyplniť, ak ste platcami DPH. Je dôležitý pre správny výpočet Priznania k DPH. Vyberte ho z preddefinovaného zoznamu po stlačení klávesy F4. Pokiaľ nie ste platcami DPH, program automaticky doplní typ neovplyvňujúci DPH. Text skupiny zápisov môžete vyplniť, alebo nechať prázdny a doplniť až textom z ktoréhokoľvek zápisu, kliknutím na tlačítko Preniesť text. Podobne môžete do záhlavia skupiny preniesť aj doklad z niektorého zo zápisov kliknutím na tlačítko Preniesť dokl. Nasledujúce editačné polia sú určené na zápis účtovanej čiastky. Rozpíšte ju podľa úvodných nápovedných textov: Sem zapíšte daňový základ k základnej sadzbe DPH. Po presunutí ukazovateľa do ďalšieho políčka, program automaticky z tohto základu vypočíta DPH a doplní ju do príslušného políčka. Ak zadávate čiastky vrátane DPH, skôr ako prejdete do ďalšieho políčka, kliknite na ikonu vedľa, alebo stlačte klávesu F4. Plávajúca ponuka vám umožní vybrať spôsob výpočtu podľa požiadaviek. Posledné dve polia sú určené na zápis čiastok oslobodených od DPH a mimo DPH.

Dátum

Stredisko

Zákazka

IČO dod./odber.

Typ DPH

Text

19% Základ /DPH

Oslobodené /mimo DPH


8.1.2 Účtovné zápisy (položky skupiny) Teraz sa presuňte do tabuľky Účtovné zápisy (položky skupiny). Pri účtovaní dokladov z iných modulov (napr. vystavenie alebo úhrada faktúry), program automaticky navrhne rozkontovanie a zaúčtovanie čiastok uvedených v záhlaví skupiny zápisov, potrebným počtom účtovných zápisov. K účtom doplňte analytiky (ak ich máte nadefinované), prípadne opravte zaúčtovanie, alebo text zápisu. Pri bežnom účtovaní pokladničných dokladov program dopredu navrhne niektoré samozrejmé súvzťažnosti. Počas vypĺňania sa medzi bunkami tabuľky pohybujte kurzorovými klávesami alebo tabulátorom. Takmer každá z buniek umožňuje výber údaja z preddefinovaných hodnôt. Stlačením klávesy F2 alebo Enter v bunke tabuľky umožníte zápis údajov, klávesou F4 si môžete vyberať z preddefinovaného zoznamu. Číslo zápisu je údaj, ktorý program dopĺňa sám. EDIT – označuje práve pridávaný zápis do skupiny zápisov. Po uložení dokladu sa označenie EDIT zmení na nasledujúce poradové číslo zápisu. ARCH – označuje archívny zápis, t. j. zápis z predchádzajúceho účtovného obdobia. Má dať – sem zapíšte číslo syntetického účtu (klávesou F4 výber z účtovnej osnovy), na ktorého vrub sa účtovaná čiastka pripíše. Sem zapíšte analytický účet (analytiku) k predchádzajúcemu syntetickému účtu. Dal – sem zapíšte číslo syntetického účtu (klávesou F4 výber z účtovnej osnovy), v ktorého prospech sa účtovaná čiastka pripíše. Sem zapíšte analytický účet (analytiku) k predchádzajúcemu syntetickému účtu. Sem zapíšte číslo účtovného dokladu. Ak ide o pokladničný doklad (výdavkový alebo príjmový), po stlačení klávesy F4 sa zobrazí zoznam preddefinovaných číselných radov pre príslušný typ dokladu. V menu Nastavenie na karte Účtovný denník je možné preddefinovať číselné rady pre pokladničné a interné doklady. Pri pokladničných dokladoch je potrebné číselný rad nadefinovať pre každý analytický účet samostatne. Program automaticky ponúka dátum zo skupiny zápisov (z hlavičky). Sem zapíšte text účtovného zápisu. Pre text je vyhradených 30 znakov.

Tip: Často opakované zápisy si môžete preddefinovať v tabuľke predkontácií (viď str. 36). Zoznam takto preddefinovaných zápisov vyvoláte stlačením klávesy F4 v stĺpci Text (zápisu).

Čiastka sa prenesie zo záhlavia skupiny zápisov. Pri typických prípadoch (ako je napr. účtovanie dokladov s DPH) sa aj rozkontuje podľa súvzťažností na potrebný počet zápisov. Tento stĺpec je prístupný, len ak máte pre použitý účet nadefinovanú zahraničnú menu (v účtovnej osnove). Po stlačení klávesy F4 je možné zadať kurz a čiastku v zahraničnej mene prepočítať na Sk. Skupinu zápisov uložíte kliknutím na tlačítko OK. Pri nezadaní potrebných údajov vás program na to upozorní.

Číslo

MD

/An.

D

/An.

Doklad

Dátum

Text

Čiastka

V zahr. mene

Uloženie


8.2 Editácia skupiny zápisov Ktorúkoľvek skupinu zápisov účtovného denníka je možné znovu otvoriť a upraviť. Na opravu sa otvorí formulár Oprava skupiny zápisov. Postup: 1. Vyberte požadovaný zápis alebo skupinu zápisov a stlačte klávesu Enter.

Stačí tiež na vybraný zápis dvakrát kliknúť myšou, alebo kliknúť na príslušné tlačítko databázového navigátora.

2. Zmeny v skupine zápisov uložíte kliknutím na tlačítko OK.

Upozornenie: Pri opravách dávajte pozor na zachovania konzistencie údajov účtovného denníka (možná kolízia číselného radu pokladničných dokladov). Na vkladanie zápisov a zmeny poradia zápisov používajte príslušné Funkcie. Program umožní prečíslovať poradové čísla zápisov, nie čísla dokladov.

8.3 Odstránenie zápisu (skupiny zápisov) Odstrániť môžete ktorýkoľvek zápis, alebo skupinu zápisov. Na zabezpečenie kontinuity číslovania zápisov potom použite funkciu Prečíslovanie zápisov podľa čísla (viď Funkcie). Odstránenie zápisu je nevratná operácia, pred jej spustením doporučujeme spraviť zálohu údajov.

Ak chcete odstrániť celú skupinu zápisov: 1. Vyberte požadovanú skupinu v tabuľke skupín zápisov. 2. Stlačením kombinácie kláves Ctrl+Delete zmažete celú skupinu.

Ak chcete odstrániť len určitý účtovný zápis: 1. Vyberte požadovanú skupinu, v ktorej chcete zápis zmazať. 2. Stlačte klávesu Enter, alebo dvakrát kliknite myšou na jej opravu. 3. Vyberte požadovaný zápis. 4. Stlačením kláves Ctrl+Delete zápis zmažete.

8.4 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku funkcií účtovného denníka. V nej sú sústredené špeciálne a pomocné operácie so zápismi a skupinami zápisov v účtovnom denníku.

Stav účtov k aktuálnemu zápisu Táto funkcia zosumarizuje hodnoty na zadanom účte (alebo účtoch) k aktuálnemu zápisu (t. j. k zápisu, na ktorom sa nachádza kurzor) a zobrazí ich formou tabuľky. Túto funkciu vyvoláte tiež klávesou F7. Môžete zadať jeden alebo niekoľko účtov oddelených čiarkami. Ak zadávate analytický účet, potom musí bezprostredne nasledovať za syntetickým účtom bez akéhokoľvek oddeľovača (lomítka, medzery a pod.) napr. 211005.

Adresy Touto funkciou otvoríte modul Adresy.


Faktúry, pohľadávky, záväzky Otvorí modul Faktúry, pohľadávky, záväzky. Túto funkciu využijete pri zaúčtovaní úhrad faktúr, pričom nie je nutné opúšťať účtovný denník.

Zobraziť zdroj Vyhľadá zdroj (pôvod) zápisu. Otvorí príslušný modul, z ktorého bol doklad zaúčtovaný a nastaví naň ukazovateľ. Napr. pri zápise zaúčtovania faktúry, si touto funkciou zobrazíte príslušnú faktúru.

Pomocné knihy Otvorí modul Pomocných kníh (knihy pokladne, objednávok, hmotného a ne-hmotného majetku, cenín, jázd a zákaziek).

Nastavenie Vstup do menu Nastavenie na kartu Účtovný denník.

Počiatočné stavy Otvorí formulár na zadanie počiatočných hodnôt k jednotlivým účtom účtovnej osnovy. Počiatočné hodnoty zadávate za celú firmu. Pokiaľ máte nadefinované strediská, počiatočné hodnoty je vhodné zadať zvlášť pre každé stredisko. Súčasne musí platiť, že súčet hodnôt za jednotlivé strediská na konkrétnom účte sa rovná hodnote za celú firmu. Zadaním počiatočných hodnôt otvoríte účtovné knihy s protiúčtom 701. Nie je nutné na začiatku účtovného obdobia pridať do denníka zápisy s účtom 701.

Účtovná osnova Touto funkciou otvoríte účtovnú osnovu. Popis úprav nájdete v kapitole Nastavenie na str. 36.

Priznanie DPH Táto funkcia otvorí tabuľku už vypočítaných Priznaní DPH.

Zaúčtovanie miezd Pomocou tejto funkcie môžete jednoduchým spôsobom zaúčtovať mzdy vystavené v programe MRP Mzdy a personalistika (univerzálna aj vizuálna verzia). V Mzdovom programe je potrebné urobiť export Údajov pre zaúčtovanie do PÚ. Vyexportovaný súbor potom pomocou tejto funkcie naimportujete do účtovného denníka.

Kópia zápisu Umožní vytvoriť kópiu aktuálneho zápisu. Zápis môžete skopírovať do novej skupiny zápisov alebo do aktuálnej skupiny zápisov. Nová skupina zápisov bude zaradená na koniec účtovného denníka. Funkciu vyvoláte aj stlačením kláves Ctrl+K.

POZOR! Nasledujúce funkcie sú NEVRATNÉ. Pred ich spustením si urobte zálohu údajov – viď str. 111.

Vloženie zápisu a prečíslovanie Funkcia umožňuje vložiť zápis, buď do aktuálnej skupiny zápisov (označenej ukazovateľom pri ľavom okraji), alebo do novej skupiny zápisov.


Prečíslovanie skupín zápisov Prečísluje skupiny zápisov tak, aby boli zoradené podľa poradového čísla, alebo podľa dátumu. Požadované kritérium vyberte z plávajúcej ponuky.

Prečíslovanie zápisov Prečísluje zápisy tak, aby boli zoradené podľa poradového čísla, alebo podľa dátumu. Požadované kritérium vyberte z plávajúcej ponuky.

Upozornenie: Všetky tieto úpravy je potrebné robiť tak, aby nebola narušená konzistencia údajov v účtovnom denníku. Funkcie prečíslovania prečíslujú poradové čísla zápisov nie čísla dokladov.

Hromadná zmena účtov v zápisoch Táto funkcia spustí hromadnú zmenu účtov vo vybraných zápisoch, buď podľa čísla, alebo podľa dátumu. Hromadnú zmenu účtov doporučujeme použiť najskôr pre stranu Má dať. Pre stranu Dal spustite funkciu až po zmene účtov na strane MD.

Zmena čísla účtovného zápisu Touto funkciou môžete zmeniť číslo aktuálneho účtovného zápisu. Pokiaľ ako číslo zadáte 0, bude číslo zápisu zmenené na ARCH – čo znamená archívny zápis.

Ročný prevod V plávajúcej ponuke Ročný prevod sú 2 funkcie slúžiace na ukončenie starého roku a prechod do nového roku.

POZOR! Funkcie ročného prevodu sú NEVRATNÉ. Pred ich spustením si urobte zálohu údajov – viď str. 111.

Pokiaľ máte zakúpenú multiverziu programu doporučujeme vám pri prechode medzi rokmi dodržať nasledujúci postup: 1. Vytvorte kópiu firmy – viď Nastavenie/Voľba a definícia firiem – str. 55. 2. Otvorte skopírovanú firmu označenú novým rokom. 3. V plávajúcej ponuke Ročný prevod vyberte Ročný pevod. Po spustení funkcie Ročný prevod vás program upozorní, že ide o NEVRTANÚ operáciu, pri ktorej dochádza k mazaniu údajov.

Účtovanie nového roku


Keď potvrdíte upozornenie, program ponúkne dátum uzávierky, napr. 31. 12. 2005 (posledný deň predchádzajúceho účtovného obdobia – podľa nastavenia). Ak účtujete na analytických účtoch účtu pre hospodársky výsledok, zadajte sem príslušnú analytiku. Po kliknutí na tlačítko OK dôjde k vymazaniu uhradených pohľadávok a záväzkov a vybavených objednávok (pokiaľ necháte zaškrtnuté príslušné okienka). Program nastaví počiatočné hodnoty, ponechá adresy, neuhradené pohľadávky a záväzky, nevybavené objednávky a zákazky, a všetky nastavenia. V účtovnom denníku zostanú len zápisy zaúčtovania neuhradených pohľadávok a záväzkov s označením ARCH (archívne) – na kontrolu Saldokonta. Teraz nastavte nové číselné rady, nové účtovné obdobie, kontrolné dátumy a môžete účtovať nový rok. V tabuľke Voľba a definícia firiem teraz máte 2 firmy:

1. Starý rok 2. Nový rok

Ak potrebujete doúčtovať doklady do starého roku otvorte si firmu „Starý rok“. Po zaúčtovaní všetkých účtovných prípadov starého roku, vytlačte všetky potrebné výstupné zostavy ako napr. Súvaha, výkaz ziskov a strát, atď. Až potom spustite funkciu Ročný prevod/Doplnenie uzávierkových zápisov. Dátum uzávierky zadajte 31. 12. (starý rok). Táto funkcia do účtovného denníka doplní skupiny uzávierkových zápisov.

Po doplnení uzávierkových zápisov si v účtovnom denníku vytlačte zostavu Hlavná kniha analytickej evidencie pre účty 702 a 710. Podľa takto vytlačenej zostavy upravte vo firme „Nový rok“ počiatočné hodnoty – Funkcie/Počiatočné hodnoty.

Upozornenie Ročný prevod je NEVRATNÁ operácia. Aby ste sa mohli vrátiť k pôvodným údajom (ich obnovením zo zálohy), je potrebné ich pred spustením prevodu odzálohovať, prípadne využiť multiverziu viď str. 55.

Ak máte v menu Nastavenie na karte Program zaškrtnuté okienko Automatické zálohovanie program pred samotným spustením funkcie ročný prevod urobí zálohu údajov.

POZOR!! Funkcia Automatické zálohovanie je tzv. skrytá záloha a nenahrádza klasické zálohovanie popísané na str. 111.

Uzavretie starého roku


8.5 Kontrola Kliknutím na tlačítko Kontrola otvoríte okno Kontrola účtovného denníka. V rozbaľovacom zozname Kontrolovať môžete vybrať niektorú z preddefinovaných kontrol. Po výbere kontroly zadajte ďalšie doplňujúce údaje. Samotnú kontrolu spustíte kliknutím na tlačítko Kontrola. Medzi kontrolami nájdete Kontrolu zápisov mimo rozsah dátumu, Kontrolu zaúčtovania pohľadávok a záväzkov, Kontroly chýbajúcich, resp. duplicitných zápisov a iné. Výsledky aj s vysvetlivkami sa zobrazia priamo v okne odkiaľ ich môžete vytlačiť a tiež sa uložia do súboru KontUd.txt pre prípadné neskoršie prezeranie. V súbore KontUd.txt nájdete uložené výsledky poslednej spúšťanej kontroly.

Doporučujeme vám spúšťať všetky kontroly aj v priebehu účtovného obdobia (napr. pred spracovaním DPH), nielen pred uzávierkou účtovného obdobia. Nedostatky zistené kontrolami doporučujeme čo najskôr odstrániť.

8.6 Zobrazenie Zobrazenie umožňuje filtrovať zápisy v účtovnom denníku podľa jednotlivých účtov. Touto funkciou si v účtovnom denníku zobrazíte len tie zápisy, ktoré zodpovedajú nastavenému zobrazeniu. Nastavenie zobrazenia využijete aj pri tlači niektorých výstupných zostáv (ako napr. Pokladničná kniha, Hlavná kniha, ...).

Kliknutím na Všetky zápisy zrušíte filtrovanie a v účtovnom denníku sa zobrazia všetky zápisy.

8.7 Výstupy Kliknutím na tlačítko Výstupy otvoríte dialógové okno Výstupy. Postup výberu a spustenie tlače výstupnej zostavy ako aj prezeranie a editácia sú popísané v kapitole Základné pravidlá obsluhy na str. 23. K jednotlivým výstupným zostavám možno podľa ich povahy doplniť rozsah záznamov pre tlač, filter, prípadne skontrolovať a upraviť pre zostavu vypočítané hodnoty.

Upozornenie Program dovoľuje editáciu hodnôt pre niektoré výstupné zostavy. V prípade záporných hodnôt zostatkov niektorých pasívnych, resp. aktívnych účtov v zostave Súvaha ich doporučujeme needitovať z dôvodu algoritmizácie výpočtu. Je možné upraviť predlohu výstupnej zostavy, tzv. predpis.


8.8 Daň z príjmu Modul Daň z príjmu nie je automaticky súčasťou programu Podvojné účtovníctvo, v prípade záujmu je možné si ho doobjednať. Tento modul umožňuje tlačiť formuláre pre daň z príjmu právnických osôb aj fyzických osôb.

Faktúry, pohľadávky, záväzky 67

9 Faktúry, pohľadávky, záväzky V tejto kapitole nájdete postup obsluhy modulu Fakturácia programu MRP Podvojné účtovníctvo a informácie o využití prepojenia modulu Fakturácia s ostatnými modulmi aplikácie. Naučíte sa, ako evidovať, resp. opravovať vydané a prijaté faktúry, ako ich zaúčtovávať, ako vytvárať príkazy na úhradu. Dozviete sa, ako využiť Ostatné pohľadávky a Ostatné záväzky.

Poznámka: Obsluha modulu faktúr prijatých aj vydaných je veľmi podobná. Modul preto popisujeme ako celok a na príslušných miestach vás upozorníme na rozdiely.

Fakturáciu otvoríte v hlavnom okne aplikácie kliknutím myšou na tlačítko Faktúry, pohľ., záv. a následne na ikonu Faktúry vydané alebo Faktúry prijaté, alebo v menu Agendy vyberte Faktúry, poh., záv. Zápisy faktúr sú sústredené v dvoch tabuľkách: Faktúry vydané (resp. prijaté) a Položky faktúry. Každý zápis faktúry je tvorený jedným riadkom v tabuľke Faktúr a jedným, alebo viacerými riadkami v tabuľke Položky faktúry. V tabuľke Faktúry vydané/prijaté sú jednotlivé faktúry farebne odlíšené – hnedou sú podfarbené všetky faktúry po dátume splatnosti, modrou sú podfarbené čiastočne uhradené faktúry.

9.1 Pridanie faktúry Faktúru môžete pridať niekoľkými spôsobmi: • stlačením klávesy Insert • kliknutím na tlačítko Pridať faktúru

• kliknutím na tlačítko databázového navigátora • stlačením kombinácie kláves ľavé Alt+A.


Otvorí sa vstupný formulár Vydaná faktúra – pridanie, resp. Prijatá faktúra - pridanie.

Niektoré z editačných polí vstupného formulára sú už vyplnené údajmi naposledy zadávanými alebo automaticky generovanými. Význam editačných polí je zrejmý z nápovedných textov. Bližšie vysvetlenie nájdete v nápovede (vyvoláte ju stlačením klávesy F1). Tu sa podrobnejšie zameriame na kľúčové údaje. Po zapísaní identifikačného čísla firmy (IČO), program prehľadá tabuľku adries a ak nájde zadané IČO, automaticky do faktúry prenesie všetky údaje zadané v adrese. Ak program nenájde IČO firmy v tabuľke adries (alebo ak nezadáte žiadne), pokračujte ďalej vo vypĺňaní adresných údajov. Nová adresa, ktorú ste takto zadali sa uloží do modulu adries po uložení faktúry. Ak nepoznáte IČO, ale viete, že adresu už máte zaevidovanú môžete ju vybrať z adresára nasledujúcim postupom:

1. V editačnom poli IČO stlačte klávesu F4, alebo kliknite na ikonu . 2. Vyhľadajte adresu v tabuľke Adresy (využite tzv. Rýchle vyhľadávanie). 3. Po stlačení klávesy Enter, alebo kliknutí na tlačítko Zobrať prenesiete

adresu do faktúry. Číslo faktúry prideľuje počítač sám každej novej faktúre podľa nadefinovaného číselného radu. Číslo faktúry môžete zmeniť pri pridávaní faktúry (pokiaľ nie

sú vypísané položky faktúry) kliknutím na ikonu alebo stlačením klávesy F4. Pri definícii číselných radov je však nutné dodržať niekoľko dôležitých pravidiel (viď kapitola Číselné rady na str. 17). Editačné pole Variabilný symbol sa objavuje pri prijatých faktúrach. Sem zapíšte číslo prijatej faktúry bez písmen a znakov +,-,/,:,…. Po stlačení klávesy F4 vyberte z preddefinovaného zoznamu typ DPH. Tento údaj má význam pre platcu DPH a je dôležitý pre správne zaradenie faktúry do výpočtu priznania k DPH.

IČO

Číslo faktúry

Variabilný symbol

Typ DPH


Dátum daňovej povinnosti/odpočítania dane (dôležitý pre zaradenie do výpočtu DPH), dátum vyhotovenia/dátum zaradenia a dátum splatnosti faktúry spolu úzko súvisia. Program ich doplní podľa nastavenej doby splatnosti (viď kapitola Nastavenie, str. 42).

Upozornenie: Pri prijatých faktúrach z krajín EÚ je potrebné zadať okrem správneho typu DPH aj dátumy Daňovej povinnosti a Odpočítania dane. V položkách faktúry je potrebné zadať sadzbu DPH (bez nej program nedokáže vypočítať tzv. dopočítanú DPH - samozdanenie).

9.1.1 Položky faktúry Po zápise posledného údaja sa kurzor automaticky presunie do tabuľky na karte Položky faktúry. Obsah stĺpcov je zrejmý z textov v ich záhlaví. Stĺpce s tmavým záhlavím (% a DPH MJ) majú význam pre platcu dane z pridanej hodnoty. Postup zadania a automatický výpočet je rovnaký ako napr. v účtovnom denníku. Položky faktúry možu byť vopred nadefinované v číselníku Preddef. položky faktúr a objednávok (viď str. 40), alebo je možné do textu položky preniesť názov tovaru zo skladovej karty (to ale nepredstavuje skladový pohyb, ten je popísaný ďalej). Postup: 1. Nastavte kurzor do stĺpca Text v novej položke faktúry. 2. Stlačte klávesu F4 alebo dvakrát kliknite myšou na bunku. 3. V plávajúcej ponuke vyberte jednu z ponúkaných možností. 4. V otvorenej tabuľke (preddefinovaných položiek alebo skladových kariet)

vyberte položku, ktorú požadujete preniesť do faktúry a stlačte klávesu Enter.

5. V prenesenej položke opravte alebo doplňte chýbajúce údaje. Na prenos položiek, napr. z tabuľky preddefinovaných položiek môžete využiť aj tzv. horúce klávesy, napr. Ctrl+P, ... Zľava sa zadáva v percentách a automaticky upraví čiastku Celkom. Po stlačení klávesy F4 v stĺpci Zľava sa zobrazí ponuka spôsobov uplatnenia zľavy. Obsahuje aj možnosť rozpísania raz zadanej zľavy do všetkých položiek, zahrnutia zľavy do ceny, alebo prenesenie zľavy z adresy (viď tiež str. 52). V prípade zadania cenovej skupiny v adrese je zľava automaticky dopĺňaná z tejto tabuľky. Sem zapíšte označenie typu položky faktúry, resp. ho vyberte z preddefinovanej tabuľky po stlačení klávesy F4. Zadaním typu položky, napr. T je možné konkrétnu položku zaradiť, napr. do Súhrnného výkazu DPH, resp. je možné pridať nový typ a zabezpečiť rozpočítanie nákladov. Vymazať ktorúkoľvek položku faktúry môžete, napr. stlačením kombinácie kláves Ctrl+Delete. Stlačením klávesy Ins môžete vložiť položku kdekoľvek do faktúry. Riadok sa vloží na miesto, ktoré máte označené.

9.1.2 Rozšírené informácie - faktúry Na karte Rozšírené informácie je možné zadať ďalšie doplňujúce informácie súvisiace s otvorenou faktúrou.

Prenos zo zoznamu preddef. položiek alebo skladových kariet

Zľava

Typ

Zrušenie položky

Vloženie riadku


Sem sa automaticky vpíše číslo vášho bankového účtu, ktoré máte vybrané v menu Nastavenie/Firma. V prípade, že na faktúru potrebujete vytlačiť iný

bankový účet môžete ho vybrať po kliknutí na ikonu . Kliknutím na ikonu

nastavíte bankový účet zadaný v Nastavení. Nájdete len vo faktúrach vydaných, je dôležitý pre trojstranné obchody. Po

kliknutí na ikonu môžete z tabuľky Typy plnení – kódy ... vybrať príslušný kód pre trojstranný obchod. Tieto údaje sa zobrazujú len vo faktúrach prijatých pri evidovaní faktúr z krajín mimo Európskej únie (zadaný príslušný typ DPH). Sem do zodpovedajúcich editačných riadkov zapíšte základ dane a daň pri jednotlivých daňových sadzbách (z colnej deklarácie).

Upozornenie: Do faktúry za CLO a DPH z dovozu sa už neuvádzajú položky zahraničnej platby.

9.1.3 Zahr. mena - faktúry Na karte Zahr. mena je možné zadať kurz, pokiaľ potrebujete vystaviť faktúru do zahraničia v zahraničnej mene. Pri evidencii prijatých faktúr zo zahraničia sem taktiež zadajte kurz, okrem kurzu pre zaradenie faktúry je potrebné zadať aj kurz pre dátum Daňovej povinnosti.

9.1.4 Konečný príjemca - faktúry Na karte Konečný príjemca po kliknutí na ikonu pri políčku IČO môžete z adresára vybrať adresu konečného príjemcu. Pri tlači faktúry potom vyberte predlohu výstupnej zostavy s konečným príjemcom.

9.1.5 Zoznam úhrad - faktúry Na kartu Zoznam úhrad sa zapíšu všetky zrealizované úhrady faktúry, resp. predfaktúry. Túto tabuľku nie je možné editovať, ale záznamy sa dajú mazať.

9.1.6 Ďalšie funkcie v hlavičke faktúry Po zadaní všetkých položiek je možné upraviť celkové čiastky faktúry pre elimináciu prípadných zaokrúhľovacích chýb. Postup: 1. Kliknite na tlačítko Čiastky. 2. V otvorenom dialógovom okne opravte príslušné hodnoty. Pri evidencii prijatých faktúr z EÚ sa po zadaní potrebných údajov v okienku Čiastky zobrazí suma v okienku Dopočítaná DPH, ktorá vstupuje do výpočtu DPH. Upozornenie: Celkové čiastky sú rozhodujúce pre výpočet DPH. Vypočítané hodnoty v položkách faktúry sú iba orientačné. Na zaúčtovanie aj pre výpočet DPH sa použijú celkové čiastky za doklad. Čiastky upravujte, až keď už vo faktúre nebudete meniť údaje, ktoré by celkové čiastky mohli ovplyvniť (teda napr. aj typ DPH, resp. položky faktúry). Inak program s každou zmenou týchto údajov znovu prepočíta celkové čiastky za faktúru.

Bankové spojenie

Typ plnenia

Colnica DPH


Kliknutím na tlačítko Odpočet záloh zaradíte do faktúry všetky príslušné zaplatené zálohové platby a odpočítate ich. Toto tlačítko je prístupné len vo faktúrach, ktoré ste vytvorili z predfaktúry. Tipy: 1. Funkciu odporúčame spustiť na poslednom zápise v položkách faktúry. 2. Funkciu je možné použiť v prípade, že IČO na faktúrach aj predfaktúre sú

rovnaké, a ak používate zákazky (čo doporučujeme), tak číslo zákazky v predfaktúre aj vo faktúrach musí byť rovnaké.

9.2 Pridanie údajov do faktúry z iných modulov Väčšinu dát potrebných na vystavenie faktúry môžete získať aj vďaka prepo-jeniu s Knihou objednávok a s modulom Sklad. Prepojenie so spomínanými modulmi je možné vďaka príslušným tlačítkam v hlavičke faktúry. Napr. ak adresu do faktúry nevyberiete z adresára, bude táto adresa (ak je uvedená) prenesená z objednávky, resp. skladového pohybu spolu s ostatnými údajmi. V prípade, že adresu do faktúry vyberiete z adresára, táto zostane zachovaná a z objednávky, resp. skladového pohybu sa prenesú len ostatné položky (okrem adresy).

9.2.1 Prenos údajov z knihy objednávok V hlavičke faktúry si skontrolujte číslo faktúry (po prenesení údajov z objednávky sa číslo faktúry zablokuje). Ak nie je vypísaná adresa prenesie sa adresa zadaná v objednávke. Postup prenosu údajov z objednávky je nasledovný: 1. Kliknite na tlačítko Objednávky v hlavičke faktúry. 2. V otvorenej knihe objednávok vyberte (alebo pridajte) objednávku. 3. Ak objednávku nemôžete vybaviť celú, príslušnými funkciami upravte

označenie položiek tak ako požadujete. 4. Vybranú objednávku prenesiete do faktúry stlačením klávesy Enter alebo

kliknutím na tlačítko Zobrať.

9.2.2 Prenos údajov z modulu sklad V hlavičke faktúry si skontrolujte číslo faktúry (po prenesení údajov zo skladového pohybu sa číslo faktúry zablokuje). Ak nie je vypísaná adresa, prenesie sa adresa zadaná v skladovom pohybe. Postup prenosu údajov zo skladového pohybu je nasledovný: 1. Kliknite na tlačítko Sklad v hlavičke faktúry. 2. Vyberte jednu z možností:

- Zaradiť nový skladový pohyb – umožní vytvoriť skladovú výdajku/príjemku, ktorú môžete preniesť do faktúry. - Prebrať existujúci skladový pohyb – umožní do faktúry preniesť už vytvorenú výdajku/príjemku. - Zhrnúť skladové výdaje/príjmy do faktúry – zaradenie viacerých skladových pohybov do jednej faktúry.

3. Vyplňte požadované údaje, napr. vytvorte novú výdajku alebo príjemku, alebo vyhľadajte už vytvorenú výdajku/príjemku, alebo zadajte výberové kritériá pre vytvorenie zhrňujúcej faktúry.


4. Stlačením klávesy Enter alebo kliknutím na tlačítko Zobrať pripravený skladový pohyb prenesiete do faktúry.

Poznámka: Popis obsluhy knihy objednávok a skladu nájdete v príslušných kapitolách tejto príručky.

9.3 Editácia faktúry Editáciu (t. j. úpravu už existujúcej) faktúry spustíte: 1. Nájdite faktúru, ktorú chcete editovať. 2. Stlačením klávesy Enter, alebo dvojklikom myšou na riadok s vybranou

faktúrou, otvoríte túto faktúru na opravu. 3. Údaje, ktoré ste zadali nesprávne opravte. Postup je rovnaký ako pri

horeuvedenom postupe vloženia novej faktúry.

Upozornenie: Vo faktúre je možné opraviť všetko okrem čísla faktúry.

9.4 Odstránenie faktúry Odstránením (zmazaním) faktúry budú vymazané aj jej položky.

Postup odstránenia faktúry: 1. V zozname faktúr vyberte faktúru, ktorú chcete zmazať. 2. Stlačením kombinácie kláves Ctrl+Delete faktúru zmažete. Zmazaním faktúry sa zmažú aj jej prípadné úhrady. Neodstráni sa jej prípadné zaúčtovanie v účtovnom denníku. Na to je potrebné použiť niektorý z postupov v účtovnom denníku (napr. zmazanie zápisu/skupiny zápisu).

9.5 Zaúčtovanie faktúry Program umožňuje automatické, resp. neskoršie zaúčtovanie faktúry do účtovného denníka. Spôsob nastavenia zaúčtovania faktúry je popísaný na str. 39. Príznak zaúčtovania faktúry je zobrazený v stĺpci U v zozname faktúr. Po zaúčtovaní faktúry do účtovného denníka program automaticky vygeneruje potrebné zápisy, ktoré môžete upraviť (napr. doplniť analytické účty). Ak faktúra nie je zaúčtovaná, pri úhrade program ponúkne jej zaúčtovanie. Faktúru môžete uhradiť kliknutím na tlačítko Uhradiť (viď ďalej).

9.6 Úhrada faktúry Faktúru je možné uhrádzať aj po čiastkach. Program eviduje koľko ešte zostáva uhradiť. Keďže je možné vystavovať a evidovať faktúry aj v zahraničnej mene, okno úhrady sa mení podľa toho či ide o úhradu tuzemskej, resp. zahraničnej faktúry. Pri úhrade faktúr doporučujeme dodržiavať nasledovný postup, vyhnete sa tak možným problémom so zostavou saldokonto. Postup: 1. Vyberte faktúru, ktorú chcete uhradiť. 2. Kliknite na tlačítko Uhradiť.

Ctrl+Delete


3. V otvorenom okne Úhrada vypíšte príslušné editačné polia. 4. Klávesou Enter, alebo kliknutím na tlačítko OK úhradu zaradíte.

Úhrada tuzemskej faktúry Po kliknutí na tlačítko Úhrada pri tuzemskej faktúre sa zobrazí nasledovné okno:

1. Podmienky úhrady upresníte vypísaním jednotlivých editačných riadkov. 2. V rozbaľovacom zozname Zaradiť úhradu vyberte kam požadujete

úhradu zaradiť (program umožňuje úhradu zaúčtovať priamo do denníka, resp. ju zaradiť len do knihy pokladne, alebo ju zapíše v zozname faktúr).

3. Ak úhradu požadujete zaradiť aj do účtovného denníka po stlačení klávesy Enter, alebo kliknutí na tlačítko OK, sa v účtovnom denníku otvorí skupina zápisov zaúčtovania faktúry s novým zápisom úhrady faktúry.

4. Doplňte chýbajúce údaje ako napr. analytiku, ... 5. Kliknutím na tlačítko OK uložíte skupinu zápisov a vrátite sa do fakturácie.

Úhrada zahraničnej faktúry Po kliknutí na tlačítko Úhrada pri zahraničnej faktúre sa zobrazí nasledovné okno:

1. Podmienky úhrady upresníte vypísaním jednotlivých editačných riadkov. 2. V rozbaľovacom zozname Kurz pre banku: vyberte banku, z ktorej účtu

faktúru uhrádzate. Do editačných polí Kurz meny: zadajte kurz úhrady. 3. Zadajte čiastku úhrady buď v Sk alebo v zahraničnej mene. Po kliknutí na

tlačítko Prepočítaj do ... sa príslušná čiastka prepočíta a sprístupní sa tlačítko OK.


4. V rozbaľovacom zozname Zaradiť úhradu vyberte kam požadujete úhradu zaradiť.

5. Ak úhradu požadujete zaradiť aj do účtovného denníka po stlačení klávesy Enter, alebo kliknutí na tlačítko OK, sa v účtovnom denníku otvorí skupina zápisov zaúčtovania faktúry s novým zápisom úhrady faktúry.

6. Doplňte chýbajúce údaje ako napr. analytiku. V stĺpci V zahr. mene po stlačení klávesy F4 môžete zadať kurz a čiastku v zahr. mene (pri analytickom účte v účtovnej osnove musí byť zadané označenie zahr. meny).

7. Kliknutím na tlačítko OK uložíte skupinu zápisov a vrátite sa do fakturácie.

Kurzový rozdiel zahraničnej faktúry Pri požiadavke na zaúčtovanie kurzového rozdielu faktúry je potrebné urobiť ďalšiu úhradu zahraničnej faktúry. V okne Úhrada zadajte príslušné údaje a kliknite na tlačítko Kurzový rozdiel. Program vypočíta hodnotu kurzového rozdielu a po kliknutí na tlačítko OK ho zaradí, napr. do účtovného denníka.

Tip: Pri požiadavke na úhradu faktúry z účtovného denníka, kliknite na tlačítko Funkcie (v účtovnom denníku, viď str. 61) vyberte Faktúry, pohľadávky, záväzky. V knihe faktúr vyhľadajte príslušnú faktúru a kliknite na tlačítko Uhradiť.

9.6.1 Zoznam úhrad Ku každej faktúre existuje zoznam úhrad, ktorý zobrazíte kliknutím na tlačítko Zoznam úhrad. Tabuľka obsahuje stĺpce ako: Dátum, Doklad úhrady, Uhra-denú čiastku, resp. Kurz úhrady. Pomocou zoznamu úhrad možno napr. sledovať dodržiavanie splátkového kalendára. Faktúra, z ktorej zatiaľ nebolo nič uhradené, má tento zoznam prázdny. Číslo dokladu opravíte po stlačení klávesy F2 na doklade, ktorý požadujete opraviť. Už známym postupom, t. j. kombináciou kláves Ctrl+Delete môžete ktorúkoľ-vek úhradu zmazať. Položka Uhradiť sa tým opraví, avšak úhrada, ktorá už bola zaúčtovaná do účtovného denníka sa nestornuje. Na to je potrebné použiť niektorý z postupov v účtovnom denníku (napr. zrušenie zápisu).

9.6.2 Príkaz na úhradu Prijaté faktúry, Ostatné záväzky a Stále platby je možné jednoduchým spôsobom zaradiť do Knihy príkazov na úhradu. Postup zaradenia prijatej faktúry je nasledovný: 1. Kliknutím na tlačítko Príkaz na úhr. rozbalíte plávajúcu ponuku. 2. Vyberte položku 1. Zaradiť do tlače príkazu na úhradu. 3. V knihe prijatých faktúr sa v stĺpci označenom P zobrazí symbol zaradenia

prijatej faktúry do tlače príkazu na úhradu (viď nižšie). 4. Uvedený postup opakujte pre všetky faktúry, ktoré chcete zaradiť do tlače

príkazu na úhradu. Takto vytvorený Príkaz na úhradu sa zaradí do Knihy príkazov na úhradu, odkiaľ je možné ho vytlačiť alebo odoslať do banky cez e-banking. Tlač spustíte kliknutím na tlačítko Výstupy v Knihe príkazov na úhradu. Následne

F2

Odstránenie úhrady


vyberte výstupnú zostavu Príkaz na úhradu alebo Hromadný príkaz na úhradu (viď ďalej) a k nej príslušnú tlačovú predlohu.

Stále platby Okrem úhrad prijatých faktúr je možné do Knihy príkazov na úhradu pridať aj úhrady Stálych platieb. Postup: 1. Kliknite na tlačítko Príkaz na úhr. v knihe Prijatých faktúr. 2. Vyberte 4. Stále platby. 3. V tabuľke stálych platieb vyhľadajte položku, ktorú požadujete zaradiť na

príkaz na úhradu. 4. Kliknutím na tlačítko Do tlače položku zaradíte do Knihy príkazov na

úhradu. Pri najbližšej tlači príkazu na úhradu, alebo hromadného príkazu na úhradu bude stála platba vytlačená a dátum splatnosti stálej platby bude posunutý o nastavenú periódu.

Poznámka: Popis obsluhy tabuľky Stálych platieb nájdete v kapitole Nastavenie na str. 40.

Plávajúca ponuka Príkaz na úhradu Obsah stĺpca s označením P tabuľky prijatých faktúr a ostatných záväzkov indikuje príznak zaradenia príslušnej faktúry, resp. ostatného záväzku na príkaz na úhradu:

- Faktúra, resp. ostatný záväzok označený na tlač príkazu na úhradu.

- Bol vytlačený príkaz na čiastočnú úhradu.

- Bol vytlačený príkaz na plnú úhradu.

Pomocou možností 0., 1., 2. a 3. z plávajúcej ponuky Príkaz na úhr. možno tieto príznaky zaradenia v prípade potreby nastaviť alebo zrušiť.

9.7 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku funkcií modulu faktúr. V nej sú sústredené špeciálne a pomocné operácie s faktúrami.


Nastavenie Vstup do menu Nastavenie na kartu Pohľadávky, záväzky, faktúry.

Kópia faktúry Vytvorí kópiu práve aktuálnej faktúry vrátane jej položiek. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K.

Tip: Ak stlačíte Ctrl+K pri editácii položiek faktúry, pridá sa nová položka, ktorá je kópiou práve aktuálnej položky.


Storno faktúry Použitím tejto funkcie vytvoríte storno faktúru k práve vybranej faktúre. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+S.

Penalizačné faktúry (len vydané faktúry) Výberom tejto funkcie vytvoríte penalizačnú faktúru k aktuálnej vydanej faktúre. Program ponúkne vytvorenie penalizačnej faktúry iba ku vybranej vydanej faktúre, alebo budú penalizované všetky doteraz neuhradené faktúry aktuálneho odberateľa. Funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+P.

Zaúčtovanie faktúry Zobrazí zaúčtovanie vybranej faktúry (na kontrolu, resp. opravu). Ak faktúra nie je zaúčtovaná v účtovnom denníku, táto funkcia ponúkne jej zaúčtovanie.

Aktualizácia príznakov zaúčtovania Touto funkciou spustíte aktualizáciu príznakov zaúčtovania faktúr v účtovnom denníku. Príznak zaúčtovania faktúry je zobrazený v stĺpci U v knihe faktúr.

Aktualizácia úhrad faktúr Touto funkciou spustíte aktualizáciu uhradených čiastok faktúr podľa zoznamu úhrad danej faktúry.

Bankové výpisy Otvorí knihu Bankových výpisov naimportovaných zo súboru dodaného bankou (homebanking).

Príkazy na úhradu (len prijaté faktúry) Otvoríte knihu Príkazov na úhradu, z ktorej je možné vytlačiť či už príkaz na úhradu, alebo hromadný príkaz na úhradu, alebo vyexportovať príkaz na úhradu pre homebanking.

Pošta (len vydané faktúry) Použitím tejto funkcie zaradíte vybranú vydanú faktúru do modulu Pošta, pričom program si prevezme údaje z faktúry, ktoré je možné editovať.

9.8 Kontrola Kliknutím na tlačítko Kontrola otvoríte okno Kontrola vo faktúrach. V rozbaľovacom zozname Kontrolovať vyberte niektorú z preddefinovaných kontrol a zadajte ďalšie doplňujúce údaje. Samotnú kontrolu spustíte kliknutím na tlačítko Kontrola. Výsledky kontroly aj s popisom problému sa zobrazia v časti Kontrola, odkiaľ si ich môžete vytlačiť, tiež sa uložia do súboru (jeho názov je zobrazený v okne Kontrola).

9.9 Zobrazenie Zobrazenie umožňuje usporiadať zápisy v knihe faktúr. Touto funkciou si v knihe faktúr nastavíte zotriedenie faktúr, napr. podľa IČO, ... Nastavenie zobrazenia využijete aj pri tlači niektorých výstupných zostáv (ako napr. Zoznam faktúr, ...).


9.10 Výstupy Kliknutím na tlačítko Výstupy otvoríte dialógové okno Výstupy. Jeho obsluha je popísaná v kapitole Základné pravidlá obsluhy na str. 23.

9.11 Predfaktúra Predfaktúry majú v účtovníctve firmy svoju špecifickú úlohu. Program MRP Podvojné účtovníctvo tiež počíta s možnosťou vystavovania predfaktúr. Na evidenciu predfaktúr je potrebné mať vytvorený zvláštny samostatný číselný rad (v knihe faktúr je za číslom predfaktúry zobrazené písmeno X). Predfaktúra nie je považovaná za daňový doklad, t. j. nie je možné jej ani zadať dátum daňovej povinnosti/odpočítania dane, a nevstupuje do výpočtu dane z pridanej hodnoty.

9.11.1 Pridanie predfaktúry Predfaktúru pridáte kliknutím na tlačítko Pridať predf.. Vypísanie údajov v predfaktúre je podobné ako pri faktúre.

9.11.2 Úhrada predfaktúry Po kliknutí na tlačítko Uhradiť pri predfaktúre program ponúkne niekoľko možností: 1. Uhradiť predfaktúru – program uhradí predfaktúru a ponúkne zaúčto-

vanie úhrady (zálohy). 2. Uhradiť predfaktúru a vytvoriť faktúru (daňový doklad) – program

uhradí predfaktúru, zaúčtuje úhradu a vytvorí daňový doklad (takto k jednej predfaktúre môžete vytvoriť viac daňových dokladov).

3. Vytvoriť faktúru (daňový doklad) – program vytvorí daňový doklad na základe vytvorenej predfaktúry.

4. Vytvoriť faktúru (daňový doklad) a označiť predfaktúru za uhradenú – program vytvorí daňový doklad, a zároveň označí predfaktúru ako uhradenú.

Poznámka: Prípadné čiastočné úhrady (zaplatené zálohy) predfaktúry, ku ktorým boli vytvorené daňové doklady, je možné pri vytvorení zúčtovacej faktúry preniesť do tejto faktúry kliknutím na tlačítko Odpočet záloh. Pre tlač zúčtovacej faktúry vyberte príslušnú predlohu výstupnej zostavy.

9.12 Zahraničná faktúra Zahraničná faktúra sa vypĺňa rovnako ako faktúra tuzemská. V hlavičke faktúry vyberte Typ DPH prislúchajúci obchodovaniu s krajinami EÚ, alebo


ostatnými krajinami zo zahraničia. Následne sa vo faktúre zobrazí záložka Zahr. mena, kde je potrebné vypísať kurz a označenie zahr. meny, v ktorej faktúru vystavujete. Postup zapísania kurzu: 1. Do editačného poľa Kurz (v mene/mena) zadajte počet jednotiek

zahraničnej meny. 2. Po stlačení klávesy F4 z tabuľky Kódy mien vyberte označenie

zahraničnej meny. 3. Do okienka v Sk = zadajte ekvivalentný počet jednotiek tuzemskej meny.

Tip: Ak vyberiete najskôr označenie meny, program automaticky doplní kurz z tabuľky Kurzy pre zadaný dátum.

Na tlač vydanej faktúry do zahraničia použite vo výstupoch príslušnú predlohu výstupnej zostavy.

Prijatá faktúra z krajín EÚ Pri evidencii prijatej faktúry z EÚ, vyberte príslušný typ DPH. Po výbere typu DPH sa okrem dátumu Odpočítania dane zobrazí aj dátum Daňovej povinnosti. Na záložke Zahraničná mena zadajte kurz pre dátum zaradenia aj pre dátum daňovej povinnosti (viď vyššie). Na záložke Položky faktúry vypíšte položky faktúry, cenu zadávajte v zahraničnej mene. Do stĺpca % zadajte slovenskú sadzbu DPH. Následne program vypočíta tzv. Dopočítanú DPH, ktorá sa v priznaní DPH objaví aj na vstupe aj na výstupe.

Prijatá faktúra z krajín mimo EÚ

Poznámka: Doporučujeme zahraničnú faktúru evidovať zvlášť a doklad z Colnej deklarácie tiež zvlášť, t. j. ako nový doklad.

Prijaté zahraničné faktúry z krajín mimo EÚ, je potrebné zaevidovať s príslušným typom DPH. Okrem prijatej faktúry je potrebné zaevidovať aj doklad JCD. JCD pridajte ako ďalšiu prijatú faktúru s rovnakým typom DPH ako ste zadali do zahraničnej faktúry. Na záložke Rozšírené informácie do príslušných editačných riadkov zadajte základ dane a daň pri jednotlivých daňových sadzbách (z colnej deklarácie). Do položiek faktúry zadajte prípadné clo.

Upozornenie: Do dokladu JCD - faktúry za CLO a DPH z dovozu sa už neuvádzajú položky zahraničnej platby.


9.13 Ostatné pohľadávky Ostatné pohľadávky otvoríte v hlavnom okne aplikácie kliknutím myšou na tlačítko Faktúry, pohľ., záv. a následne na ikonu Ostatné pohľadávky, alebo v menu Agendy vyberte Faktúry, poh., záv. Modul Ostatné pohľadávky zahŕňa evidenciu pohľadávok, ktoré sa nedajú zaradiť a evidovať ako faktúry vydané (napr. úver). Obsluha modulu ostatných pohľadávok je veľmi podobná ako obsluha vy-daných faktúr. Pohľadávky možno nielen evidovať, ale aj zaúčtovávať do účtovného denníka, resp. sledovať ich splácanie. Kliknutím na tlačítko Zoznam úhrad otvoríte tabuľku už zapísaných úhrad vybranej pohľadávky. Vymazaním niektorej úhrady zo zoznamu úhrad sa aktualizuje zostatok ostatnej pohľadávky, ale neodstráni sa prípadné zaúčtovanie úhrady ost. pohľadávky v účtovnom denníku. Na to je nutné použiť niektorý z postupov v účtovnom denníku (napr. zrušenie zápisu s následným prečíslovaním).

9.13.1 Pridanie ostatnej pohľadávky Ostatnú pohľadávku pridáte stlačením klávesy Insert. Vyplňte vstupný formulár podľa nápovedných textov. V prípade nejasností stlačte klávesu F1 na zobrazenie nápovedy.

9.13.2 Opravy ostatnej pohľadávky Existujúcu ostatnú pohľadávku môžete editovať po stlačení klávesy Enter. Otvorí sa rovnaký vstupný formulár ako pri pridávaní ost. pohľadávky.


9.13.3 Odstránenie ostatnej pohľadávky Vybranú ost. pohľadávku zmažete kombináciou kláves Ctrl+Delete. Zmazaním pohľadávky sa zmažú aj jej prípadné úhrady. Neodstráni sa jej prípadné zaúčtovanie v účtovnom denníku. Na to je potrebné použiť niektorý z postupov v účtovnom denníku (napr. zmazanie skupiny zápisov).

9.13.4 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku funkcií modulu ost. pohľadávok. V nej sú sústredené špeciálne a pomocné operácie s ostatnými pohľadávkami.

Adresy Vstup do databázy adries.

Nastavenie Vstup do menu Nastavenie na kartu Pohľadávky, záväzky, faktúry.

Kópia pohľadávky Vytvorí kópiu práve aktuálnej pohľadávky. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K.

Zaúčtovanie pohľadávky Program ponúkne zaúčtovanie vybranej pohľadávky, ak ste ju nezaúčtovali ihneď po jej zaevidovaní. Ak pohľadávka je zaúčtovaná v účtovnom denníku, táto funkcia vám umožní si skontrolovať, resp. opraviť jej zaúčtovanie.

9.13.5 Výstupy Kliknite na tlačítko Výstupy. Otvorí sa dialógové okno Výstupy. Jeho obsluha je popísaná v kapitole Základné pravidlá obsluhy na str. 23.


9.14 Ostatné záväzky Obsluha modulu Ostatných záväzkov je podobná ako obsluha modulu Ostatných pohľadávok. Podrobnosti nájdete vyššie alebo v prípade nejasností použite nápovedu (vyvoláte ju klávesou F1).

Upozornenie: Ostatné pohľadávky a záväzky môžu vstupovať do výpočtu DPH, v závislosti na zadanom type DPH. Podobne ako je to pri faktúrach vydaných/prijatých.

9.15 Bankové výpisy Samostatný modul Bankové výpisy umožňuje import bankových výpisov z eBankingu zasielaných bankou. Po kliknutí na tlačítko Uhradiť môžete jednotlivé položky bankového výpisu zaúčtovať. Podrobnejšie informácie nájdete v nápovede (vyvoláte ju klávesou F1).

9.16 Príkazy na úhradu V samostatnom module Príkazy na úhradu, program umožňuje vytvárať príkazy na úhradu. Príkaz je možné vytvoriť priamym nadefinovaním v tomto module, alebo postupným zaraďovaním prijatých faktúr (viď str. 74), stálych platieb alebo ostatných záväzkov. Podrobnejšie informácie nájdete v nápovede (vyvoláte ju klávesou F1).


10 Pomocné knihy V tejto kapitole nájdete postupy obsluhy modulu pomocných kníh, t. j. kníh objednávok, zákaziek, pokladne, majetku, cenín a knihy jázd. Naučíte sa vytvárať objednávky aj zaevidovať došlé objednávky, evidovať zápisy v knihe pokladne, evidovať a odpisovať majetok, pracovať s knihou jázd.

10.1 Objednávky Obsluha modulu objednávok je rovnaká pre prijaté aj pre vydané objednávky. Objednávky otvoríte v hlavnom okne aplikácie kliknutím myšou na tlačítko Pomocné knihy a následne na ikonu Objednávky prijaté alebo Objednávky vydané, alebo v menu Agendy vyberte Pomocné knihy. Zápisy objednávok sú sústredené v dvoch tabuľkách: Objednávky a Položky objednávok. Každý zápis objednávky je tvorený jedným riadkom v tabuľke Objednávky a jedným, alebo viacerými riadkami v tabuľke Položky objednávok. V tabuľke Objednávky sú jednotlivé objednávky farebne odlíšené – červenou sú podfarbené nevybavené objednávky, modrou sú podfarbené čiastočne vybavené objednávky.

10.1.1 Pridanie objednávky Objednávku pridáte klávesou Insert alebo kliknutím na príslušné tlačítko databázového navigátora. Do editačných polí vstupného formulára zapíšte potrebné údaje. Význam editačných polí v hlavičke objednávky je zrejmý z nápovedných textov. Pre podrobnejšie vysvetlenie použite nápovedu (vyvoláte ju klávesou F1). Kliknutím na tlačítko Čiastky (po zadaní položiek objednávky) môžete priamo ovplyvniť celkové čiastky vyčíslené za celú objednávku.

Pomocné knihy 83

Kliknutím na tlačítko Poznámka môžete zadať ľubovoľnú poznámku k otvorenej objednávke. Prítomnosť poznámky signalizuje zatlačené tlačítko Poznámka. Pri tlači objednávky so zadanou poznámkou, program uprednostní tlač poznámky pred tlačou doplňujúceho textu. Objednávku po vypísaní všetkých potrebných údajov uložíte kliknutím na tlačítko OK.

Položky objednávky Význam stĺpcov v tabuľke položiek objednávky je zrejmý. Pri zadávaní položiek objednávky môžete využiť buď Preddef. položky faktúr a objednávok (viď str. 40), alebo vyberať položky zo skladových kariet a súčasne urobiť rezerváciu tovaru na sklade. V stĺpci Text stlačte klávesu F4 alebo dvakrát kliknite myšou, zobrazí sa plávajúca ponuka. Po výbere jednej z možností sa prepnete, buď do preddefinovaných položiek, alebo do skladu. V objednávke upravte Počet MJ a podľa potreby aj ďalšie údaje.

Každej pridanej položke objednávky je v neoznačenom stĺpci tabuľky automaticky priradený symbol zaradenia na prenos do faktúry. Význam symbolov zaradenia je nasledujúci:

- Položka nebude prenesená do faktúry.

- Položka bude prenesená do faktúry.

- Položka bola prenesená do faktúry.

Pomocou príslušných tlačítok možno ovplyvniť stav vybavenia jednotlivých položiek objednávky. Tlačítka fungujú cyklicky a sú dostupné z klávesnice pomocou akcelerátora alebo myšou. Ich význam popisuje tabuľka:


Tlačítko Funkcie

Označí aktuálnu položku.

Označí všetky položky.

Označí celú objednávku (dostupné z hlavného formulára – Objednávky prijaté/vydané).

Ak objednávku požadujete vybaviť len čiastočne, je okrem nastavenia príznaku na čiastočné vybavenie objednávky potrebné v stĺpci Vybaviť zadať počet MJ, ktoré majú byť prenesené do faktúry (t. j. vybavené).

Konečný príjemca

Na karte Konečný príjemca po kliknutí na ikonu pri políčku IČO môžete z adresára vybrať adresu konečného príjemcu. Pri prenose objednávky do faktúry bude prenesená aj adresa konečného príjemcu. Pre tlač objednávky, resp. faktúry vyberte predlohu výstupnej zostavy s konečným príjemcom.

10.1.2 Editácia objednávky Podobne ako faktúry aj objednávky je možné editovať (upravovať). V knihe objednávok prijatých/vydaných nájdite objednávku, ktorú požadujete upravovať. Stlačte klávesu Enter alebo dvojklikom ju otvoríte na editáciu. V otvorenom vstupnom formulári Oprava prijatej (vydanej) objednávky opravte potrebné údaje, napr. počet MJ, ktoré majú byť vybavené (pri čiastočnom vybavovaní objednávok), ... Pri oprave údajov postupujte rovnako ako pri pridávaní novej objednávky (viď vyššie).

10.1.3 Odstránenie objednávky Objednávku zmažete nasledovne: 1. Vyberte objednávku, ktorú chcete zmazať. 2. Stlačte kombináciu kláves Ctrl+Delete. Odstránením (zmazaním) objednávky budú vymazané aj jej položky.

10.1.4 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku funkcií modulu objednávok. V nej sú sústredené špeciálne a pomocné operácie s objednávkami.


Nastavenie Vstup do menu Nastavenie na kartu Pomocné knihy.

Kópia objednávky Vytvorí kópiu aktuálnej objednávky vrátane jej položiek. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K.

Čiastočné vybavenie obj.

Enter

Ctrl+Delete

Pomocné knihy 85

Tip: Tak ako môžete vytvoriť kópiu celej objednávky, môžete vytvoriť aj kópiu položky objednávky (pri pridávaní alebo editácií objednávky).

Import objednávky EDI (len prijaté objednávky) Táto funkcia umožňuje do modulu prijatých objednávok naimportovať objednávku vo formáte EDI. Funkcia je prístupná len pri zaškrtnutí políčka Používanie EDI komunikácie v menu Nastavenie na karte Program.

Vytvor skladový výdaj/príjem Táto funkcia umožňuje vytvoriť skladový pohyb podľa objednávky. Faktúru je možné vystaviť dodatočne.

10.1.5 Zobrazenie Zobrazenie umožňuje nastaviť zobrazenie zápisov v knihe prijatých objednávok, napr. zobrazenie objednávok s rezerváciou na sklad. Nastavenie zobrazenia využijete aj pri tlači Zoznamu objednávok.

10.1.6 Výstupy Kliknutím na tlačítko Výstupy otvoríte dialógové okno Výstupy. Jeho obsluha je popísaná v kapitole Základné pravidlá obsluhy na str. 23.

10.2 Zákazky Zákazky otvoríte ak v hlavnom okne aplikácie kliknete myšou na tlačítko Pomocné knihy a následne na ikonu Zákazky, alebo v menu Agendy vyberte Pomocné knihy/Zákazky. Modul Zákazky umožňuje viesť evidenciu zákaziek, ich prehliadanie, hľadanie, opravy, vkladanie a mazanie. Tiež umožňuje vystavovať faktúry na základe evidovaných zákaziek a rozúčtovávať náklady na jednotlivé zákazky.

10.2.1 Pridanie zákazky Zákazku pridáte klávesou Insert alebo kliknutím na príslušné tlačítko databázového navigátora. Do editačných polí vstupného formulára zapíšte potrebné údaje. Význam editačných polí je zrejmý z nápovedných textov. Pre podrobnejšie vysvetlenie použite nápovedu (vyvoláte ju klávesou F1).


10.2.2 Editácia zákazky Zákazky je možné editovať (upravovať). V knihe zákaziek nájdite zákazku, ktorú požadujete upravovať. Stlačte klávesu Enter alebo dvojklikom ju otvorte na editáciu. V otvorenom vstupnom formulári Zákazka (akcia) - oprava opravte potrebné údaje. Pri oprave údajov postupujte rovnako ako pri pridávaní novej zákazky (viď vyššie).

10.2.3 Odstránenie zákazky Zákazku zmažete nasledovne: 1. Vyberte zákazku, ktorú chcete zmazať. 2. Stlačte kombináciu kláves Ctrl+Delete.

Upozornenie: Ak je už zákazka použitá v nejakom doklade, napr. vo faktúre nie je možné ju zmazať.

10.2.4 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku funkcií modulu zákaziek.

Kópia zákazky Vytvorí kópiu aktuálnej zákazky. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K.


Enter

Ctrl+Delete

Pomocné knihy 87

10.3 Pokladničná kniha (pomocná) Pokladničnú knihu otvoríte ak v hlavnom okne aplikácie kliknete myšou na tlačítko Pomocné knihy a následne na ikonu Pokladničná kniha, alebo v menu Agendy vyberte Pomocné knihy/Pokladničná kniha.

Upozornenie: Tento modul umožňuje samostatne evidovať pokladničné doklady. Zaúčtovanie dokladov do denníka nie je automatické. Doporučujeme pomocnú Pokladničnú knihu využívať pri evidencii pokladničných dokladov samostatnou pracovnou silou.

10.3.1 Pridanie/výber pokladne V pomocnej knihe pokladne je možné viesť niekoľko pokladní, či už tuzemských alebo valutových. Zoznam pokladní vyvoláte po kliknutí na ikonu

pri editačnom riadku Pokladničné doklady pokladne č.. V zozname pokladní zatlačte tlačítko Editácia. Pokladňu pridáte po stlačení klávesy Insert. Do stĺpcov tabuľky zadajte potrebné údaje, ich význam je zrejmý z nápovedných textov. Pre podrobnejšie vysvetlenie použite nápovedu (vyvoláte ju klávesou F1). V zozname pokladní môžete kedykoľvek vybrať pokladňu, do ktorej požadujete zadávať údaje.

10.3.2 Pridanie pokladničného dokladu Pokladničný doklad pridáte klávesou Insert alebo kliknutím na príslušné tlačítko databázového navigátora. Do editačných polí vstupného formulára zapíšte potrebné údaje. Význam editačných polí je zrejmý z nápovedných textov. Pre podrobnejšie vysvetlenie použite nápovedu (vyvoláte ju klávesou F1).


10.3.3 Editácia pokladničného dokladu Pokladničný doklad je možné editovať (upravovať). V pomocnej Poklaničnej knihe nájdite pokladničný doklad, ktorý požadujete upravovať. Stlačte klávesu Enter alebo dvojklikom ho otvorte na editáciu. V otvorenom vstupnom formulári Pokladničný doklad - oprava opravte potrebné údaje. Pri oprave údajov postupujte rovnako ako pri pridávaní nového pokladničného dokladu (viď vyššie).

10.3.4 Odstránenie pokladničného dokladu Pokladničný doklad zmažete nasledovne: 1. Vyberte pokladničný doklad, ktorý chcete zmazať. 2. Stlačte kombináciu kláves Ctrl+Delete.

POZOR! Ak je už pokladničný doklad zaúčtovaný v účtovnom denníku, program na túto skutočnosť upozorní, ale doklad zmazať umožní.

10.3.5 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku funkcií modulu pomocnej Pokladničnej knihy.

Výber pokladne Touto funkciou otvoríte okno Zoznam pokladní, v ktorom môžete vybrať, resp. editovať pokladne.

Faktúry, pohľadávky, záväzky Táto funkcia umožní kedykoľvek sa prepnúť do modulu Vydaných/Prijatých faktúr, resp. Ostatných pohľadávok/záväzkov, napr. pri požiadavke na úhradu.

Kópia dokladu Vytvorí kópiu aktuálneho pokladničného dokladu. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K.

Zmena poradového čísla Umožní zmeniť poradové číslo zápisu v pokladničnej knihe, t. j. usporiadanie zápisov v pokladničnej knihe. Táto funkcia neumožní zmeniť číslo pokladničného dokladu.

POZOR! V programe nie je možné zmeniť číslo pokladničného dokladu, môžete zmeniť len poradové číslo zápisu.

Zaúčtovanie dokladu Pomocou tejto funkcie zaúčtujete aktuálny pokladničný doklad do účtovného denníka.

Aktualizácia príznakov zaúčtovania Táto funkcia zaktualizuje príznaky zaúčtovania pokladničných dokladov (zobrazené v stĺpci Účt.) v účtovnom denníku.

Enter

Ctrl+Delete

Pomocné knihy 89

10.3.6 Zobrazenie Zobrazenie umožňuje nastaviť zotriedenie zápisov v pomocnej pokladničnej knihe, napr. podľa IČO, dátumu alebo poradia. Nastavenie zobrazenia využijete aj pri tlači výstupnej zostavy Kniha pokladne.


10.4 Majetok (HNDM) Knihu majetku otvoríte ak v hlavnom okne aplikácie kliknete myšou na tlačítko Pomocné knihy a následne na ikonu HNDM, alebo v menu Agendy vyberte Pomocné knihy/Majetok. Modul umožňuje evidovať majetok a vypočíta ročný odpis. Zaúčtovanie ročných odpisov do denníka nie je automatické, pred uzatvorením účtovného obdobia je potrebné zaúčtovať ročné odpisy pridaním zápisu do účtovného denníka.

10.4.1 Pridanie majetku Kartu majetku pridáte stlačením klávesy Insert, alebo kliknutím na príslušné tlačítko databázového navigátora. Do editačných polí zapíšte požadované údaje podľa nápovedných textov. Kliknutím na tlačítko vyvoláte preddefinované číselníky a zoznamy.


10.4.2 Editácia majetku Po stlačení klávesy Enter alebo dvojkliku na kartu majetku otvoríte túto kartu na editáciu. V otvorenom vstupnom formulári Oprava HNDM opravte potrebné údaje. Postup je rovnaký ako pri pridávaní novej karty majetku (viď vyššie).

Upozornenie: Pri editácii karty majetku, napr. pri zadaní sumy do editačného riadku Zvýšenie ceny (t. j. pri technickom zvýhodnení) je potrebné ručne prepočítať a opraviť zostatkovú cenu majetku.

10.4.3 Odstránenie majetku Kartu majetku zmažete nasledovne: 1. Vyberte kartu majetku, ktorú požadujete zmazať. 2. Stlačte kombináciu kláves Ctrl+Delete.

10.4.4 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku špeciálnych funkcií modulu majetku.

Nastavenie Vstup do modulu Nastavenie na kartu Pomocné knihy.

Kópia majetku Vytvorí kópiu práve aktuálnej karty majetku. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K.

10.4.5 Odpisy Daňové odpisy majetku sa počítajú automaticky pri zadaní karty HNDM.

Poznámka: Podrobnejšie informácie o odpisovaní (napr. pre rozhodnutie, ktorý spôsob odpisovania bude pre danú situáciu výhodnejší) získate z nášho špecializovaného programu MRP Evidencia majetku.

Pomocné knihy 91


10.5 Drobný majetok Knihu drobného majetku otvoríte ak v hlavnom okne aplikácie kliknete myšou na tlačítko Pomocné knihy a následne na ikonu Drobný HNM, alebo v menu Agendy vyberte Pomocné knihy/Drobný majetok. Modul umožňuje evidovať drobný majetok.

10.5.1 Pridanie a opravy drobného majetku Stlačením klávesy Insert pridáte kartu drobného majetku, alebo ju klávesou Enter otvoríte na opravu. Vyplňte vstupný formulár zápisom údajov do editačných polí, podľa nápovedných textov. V prípade nejasností použite nápovedu (vyvoláte ju klávesou F1). Zadaním ceny a počtu zaraďovaných jednotiek program vypočíta celkovú cenu.

10.5.2 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku špeciálnych funkcií modulu drobného majetku.

Nastavenie Vstup do modulu Nastavenie na kartu Pomocné knihy.

Kópia drobného majetku Vytvorí kópiu práve aktuálnej karty drobného majetku. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K.


10.6 Ceniny Knihu cenín otvoríte ak v hlavnom okne aplikácie kliknete myšou na tlačítko Pomocné knihy a následne na ikonu Ceniny, alebo v menu Agendy vyberte Pomocné knihy/Ceniny. Modul cenín umožňuje evidovať, napr. poštové známky, kolky a iné ceniny.


10.6.1 Pridanie a opravy ceniny Stlačením klávesy Insert, resp. tlačítkom Pridať ceninu pridáte zápis do knihy cenín, alebo klávesou Enter ho otvoríte na opravu. Vyplňte vstupný formulár zápisom údajov do editačných polí, podľa nápovedných textov. V prípade nejasností použite nápovedu (vyvoláte ju klávesou F1). Ku zadanej cenine môžete pridávať pohyby (príjem, výdaj) kliknutím na tlačítko Pridať pohyb.

10.6.2 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku špeciálnych funkcií modulu cenín.

Kópia ceniny Vytvorí kópiu práve aktuálnej ceniny. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K.


10.7 Kniha jázd Kniha jázd umožňuje evidovať vozidlá, vodičov a služobné jazdy súkromnými, alebo firemnými vozidlami. Eviduje ceny pohonných hmôt a výšku cestovných náhrad. Knihu jázd otvoríte ak v hlavnom okne aplikácie kliknete myšou na tlačítko Pomocné knihy a následne na ikonu Kniha jázd, alebo v menu Agendy vyberte Pomocné knihy/Kniha jázd.

Pomocné knihy 93

Zápisy v Knihe jázd sú sústredené v dvoch tabuľkách: Vozidlo a Jazdy. K jednému zápisu v tabuľke vozidlo prislúcha niekoľko zápisov v tabuľke Jazdy. Riadiace klávesy a databázový navigátor ovládajú vždy práve aktuálnu tabuľku (viď tiež Základné pravidlá obsluhy str. 18).

10.7.1 Pridanie (oprava) vozidla Vozidlo pridáte stlačením klávesy Insert, v prípade že ukazovateľ je umiestnený v tabuľke vozidiel. Stlačením klávesy Enter, alebo dvojklikom na vybrané vozidlo otvoríte toto vozidlo na opravu. Do vstupného formulára zadajte podľa nápovedných textov údaje z technického preukazu vozidla.

10.7.2 Odstránenie vozidla Stlačením kombinácie kláves Ctrl+Delete na vybranom vozidle, toto vozidlo odstránite aj s jeho jazdami.

10.7.3 Pridanie (oprava) jazdy Kliknutím na tlačítko Nová jazda, alebo stlačením klávesy Insert, ak je ukazovateľ umiestnený v tabuľke jázd pridáte novú jazdu k vozidlu označenému ukazovateľom. Stlačením klávesy Enter na vybranom zápise jazdy, otvoríte túto jazdu na opravu. Vstupný formulár vyplňte podľa nápovedných textov. V prípade nejasností použite nápovedu (vyvoláte ju klávesou F1).


Kliknutím na tlačítko Pokrač. jazdy pridáte jazdu, ktorá nadväzuje na naposledy pridávanú jazdu.

10.7.4 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku špeciálnych funkcií modulu Kniha jázd.

Nastavenie Vstup do modulu Nastavenie na kartu Kniha jázd.

Kópia jazdy/vozidla Vytvorí kópiu práve aktuálneho vozidla alebo jazdy. Funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K. Vozidlo sa skopíruje iba samotné, bez jázd.

Hromadná zmena v jazdách Táto funkcia spustí hromadnú zmenu ceny PHM v jazdách za zadané obdobie.

Zarovnať tachometer Táto funkcia prepočíta stav tachometra jednotlivých jázd aktuálneho vozidla tak, aby na seba nadväzovali. Prepočet prebehne od vybranej (aktuálnej) jazdy až po poslednú.

Posunúť tachometer Touto funkciou posuniete stav tachometra aktuálneho vozidla o zadaný počet kilometrov. Prepočet prebehne počínajúc práve aktuálnou jazdou po poslednú.

Prepočet PHM v nádrži Táto funkcia prepočíta množstvo PHM v nádrži na základe spotreby a tankovania v predchádzajúcich jazdách.

Pomocné knihy 95

Prepočet cestovného Funkcia prepočíta výšku cestovného v jazde podľa SZN, resp. spotreby a dĺžky trasy.

Zmeniť ŠPZ aktuálneho vozidla Táto funkcia umožní zmeniť ŠPZ vozidla. ŠPZ je údaj, podľa ktorého sú vozidlá zoraďované. Zároveň ŠPZ slúži na prepojenie s tabuľkou jázd.

Ročný prevod

POZOR! Funkcia ročného prevodu je NEVRATNÁ. Pred jej spustením si urobte zálohu údajov – viď str. 111.

Táto funkcia spustí ročnú uzávierku a prevod údajov knihy jázd. V okne Ročný prevod zadajte dátum, ku ktorému má byť kniha jázd uzavretá (budú zmazané údaje). Po zaškrtnutí okienka Vytvoriť nové indexy pred prevodom, program spustí opravu indexov a až potom samotný prevod. Ak máte v menu Nastavenie na karte Program zaškrtnuté okienko Automatické zálohovanie program pred samotným spustením funkcie ročný prevod urobí zálohu údajov.

POZOR!! Funkcia Automatické zálohovanie je tzv. skrytá záloha a nenahrádza klasické zálohovanie popísané na str. 111.

Záloha údajov vám umožní v prípade potreby vrátiť sa k pôvodným údajom zadaným pred spustením prevodu.



11 Adresy V tejto kapitole nájdete postupy obsluhy modulu adries, ako je evidencia adries dodávateľov a odberateľov, ich prehliadanie, pridávanie, oprava a mazanie. Adresy sa automaticky využívajú vo všetkých moduloch pracujúcich s odberateľmi alebo dodávateľmi, napr. vo faktúrach, sklade, denníku, ... Každá nová adresa pridaná, napr. vo faktúre bude automaticky zaradená do modulu adries a dostupná pre ostatné moduly.

Adresy otvoríte v hlavnom okne aplikácie kliknutím myšou na ikonu Adresy, alebo v menu Agendy vyberte Adresy. Modul adries je rozdelený na tri časti: Rýchle vyhľadávanie, Adresy a Poznámka. V časti Adresy je zoznam všetkých zaevidovaných adries, jeho zotriedenie závisí od rýchleho vyhľadávania. V časti Poznámka sa zobrazí poznámka zadaná vo vybranej adrese.

11.1 Rýchle vyhľadávanie Vyhľadávanie je najčastejšou činnosťou v module Adresy. Rýchle vyhľadávanie využíva tzv. inkrementálne (prírastkové) vyhľadávanie. Hľadaný text postupne znak po znaku (od začiatku) zapisujte do príslušného editačného riadku nad tabuľkou Adresy. S prírastkom každého znaku program ihneď vyhľadá najbližší zodpovedajúci záznam. Vyhľadávať môžete podľa IČO, Názvu Firmy, Mesta alebo PSČ, podľa toho do ktorého editačného riadku zapisujete hľadaný reťazec. Editačné riadky sú umiestnené nad stĺpcami tabuľky adries. Rýchle vyhľadávanie pracuje vždy iba s jedným stĺpcom (s tým, ktorý je pod editačným poľom, do ktorého zapisujete hľadaný text). Tabuľka sa tiež automaticky zoradí podľa položiek v stĺpci, nad ktorý umiestnime kurzor. Na rozdiel od funkcie Hľadanie, pracuje Rýchle vyhľadávanie iba s textami zadávanými od začiatku položky v prehľadávanom stĺpci.

Adresy 97

11.2 Pridanie adresy Adresu je možné zapísať priamo do adresára po stlačení klávesy Insert, alebo po kliknutí na príslušné tlačítko databázového navigátora. Vyplňte editačné riadky vstupného formulára adresy podľa nápovedných textov. V prípade nejasností použite nápovedu (vyvoláte ju klávesou F1). Pri zadávaní údajov nezabudnite na pravidlá Rýchleho vyhľadávania a im prispôsobte obsah kľúčových polí, ktorými sú IČO, firma (názov), mesto a PSČ. Obsah týchto polí je zotrieďovaný podľa abecedy.

Tip: Ak je názov firmy rovnaký ako meno majiteľa, zapíšte ho v poradí: priezvisko, meno, titul. Iné poradie by mohlo skomplikovať orientáciu v module adries a znemožniť rýchle vyhľadávanie.

Poznámka Na karte Poznámka v spodnej časti okna Editácia adresy zadajte ľubovoľnú poznámku k pridávanej adrese. Do editačného poľa môžete zapísať akýkoľvek text maximálnej dĺžky 64 kB.

Rozšírené informácie Na karte Rozšírené informácie v časti Výber firemného účtu je možné vybrať číslo vášho bankového účtu, ktoré bude vytlačené na každú faktúru vystavenú tomuto zákazníkovi.

EAN kódy Na karte EAN kódy je možné zadať EAN kódy k pridávanej adrese.

11.3 Editácia adresy Stlačením klávesy Enter, alebo dvojklikom na vybraný riadok s adresou otvoríte adresu na opravu (editáciu). V otvorenom vstupnom formulári Editácia adresy opravte potrebné údaje. Postup je rovnaký ako pri pridávaní novej adresy (viď hore).

11.4 Odstránenie adresy 1. Vyberte adresu, ktorú chcete zmazať (odstrániť). 2. Stlačením kombinácie kláves Ctrl+Delete adresu zmažete.

Upozornenie: Program neumožní zmazať adresu, ktorá je použitá v niektorom z účtovných dokladov (napr. vo faktúre, pokladničnom doklade, účtovnom denníku, ...).

11.5 Označenie adresy pre tlač Kliknutím na tlačítko Do tlače označíte aktuálnu adresu pre tlač. Opakovaním postupu toto označenie zrušíte. Postup pre zrušenie označenia všetkých adries nájdete dole vo funkciách. Symbol „()“ označenia adresy pre tlač je v neoznačenom pravom stĺpci tabuľky adries. Pri tlači, napr. zoznamu adries je možné nastaviť tlač označených, neoznačených, alebo všetkých adries.

Insert

Enter

Ctrl+Delete


11.6 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku funkcií modulu adries. V nej sú sústredené špeciálne a pomocné operácie s adresami.

Nastavenie Vstup do modulu Nastavenie na kartu Adresy.

Kópia adresy Vytvorí kópiu práve aktuálnej adresy vrátane jej poznámky. Funkciu vyvoláte aj stlačením kláves Ctrl+K. Kópiu adresy využijete, napr. pri zadávaní adries pobočiek tej istej firmy. Ak potrebujete zadať viac adries s rovnakým IČO (pobočky firmy), zadajte za IČO napr. znaky "/1", "/2" a pod. Údaj v editačnom riadku IČO za znakom "/" sa netlačí, slúži len na evidenciu pobočiek firmy.

Zrušiť všetky označenia tlače Táto funkcia zruší všetky označenia pre tlač adries. Označenie pre tlač nastavíte kliknutím na tlačítko Do tlače. Tlačítko pracuje cyklicky – prvé kliknutie príznak nastaví, druhé kliknutie ho odstráni.

Zmeniť IČO v aktuálnej adrese Pomocou tejto funkcie je možné zmeniť identifikačné číslo (IČO) v práve vybranej adrese. Výberom tejto funkcie otvoríte dialóg na zmenu IČO, v ňom zadajte nové IČO a kliknutím na tlačítko OK ho uložte.

Upozornenie: IČO je možné zmeniť len pomocou tejto funkcie.

Čiarový kód Táto funkcia umožní pridať, resp. nastaviť tlač čiarových kódov spolu s adresou na obálku.

11.7 Výstupy Kliknutím na tlačítko Výstupy otvoríte dialógové okno Výstupy. Jeho obsluha je popísaná v kapitole Základné pravidlá obsluhy na str. 23. Pred tlačou môžete nastaviť tlač všetkých adries, alebo len adries označených pre tlač, alebo len adries neoznačených pre tlač.

Sklad 99

12 Sklad V tejto kapitole nájdete popis obsluhy modulu Sklad programu Podvojné účtovníctvo pre Windows. Naučíte sa ako pracovať s podskladmi, ako vytvárať skladové karty, ako prijímať tovar do skladu a ako ho vydávať v rôznych predajných cenách. Zoznámite sa s využitím fiškálneho modulu aj s prepojením skladu s ostatnými modulmi aplikácie.

12.1 Skladové karty Skladové karty otvoríte v hlavnom okne aplikácie kliknutím myšou na tlačítko Sklad a následne na ikonu Karty, alebo v menu Agendy vyberte Sklad/Karty. Nad zoznamom skladových kariet nájdete Rýchle vyhľadávanie. Zadaním textu do niektorého z editačných polí umiestnených nad stĺpcami tabuľky kariet, spustíte rýchle vyhľadávanie prvého výskytu zadaného textu v zodpovedajúcom stĺpci tabuľky. (Podrobnosti viď tiež kapitola Adresy.)

12.1.1 Pridanie skladovej karty Skladovú kartu pridáte stlačením klávesy Insert, alebo kliknutím na príslušné tlačítko databázového navigátora. Do editačných polí vstupného formulára zapíšte potrebné údaje podľa nápovedných textov. V prípade nejasností použite nápovedu (vyvoláte ju

klávesou F1). Editačné pole s ikonou ponúka možnosť využitia preddefinovaných číselníkov a zoznamov. Číselník alebo zoznam vyvoláte stlačením klávesy F4 alebo kliknutím na ikonu. Po kliknutí na tlačítko Pomocné MJ v skladovej karte môžete zadať pre jednu skladovú kartu viac MJ. Túto funkciu využijete, napr. ak tovar nakupujete v kg a predávate v m2, resp. ks.


Predajné ceny Na záložke Predajné ceny v spodnej časti okna Skladové karty - pridanie sa automaticky zobrazia vypočítané predajné ceny. Predajná cena vychádza zo skladovej ceny a príslušného rabatu (percentuálne navýšenie skladovej ceny) nadefinovaného v nastavení (viď str.47). Cenové rabaty číslo 4 a 5 môžete nadefinovať pre každú kartu samostatne. Implicitne sa do týchto polí doplnia rabaty zadané v nastavení. Ak v nastavení nie sú zadané rabaty, je možné predajné ceny zadať priamo sem (na každú skladovú kartu samostatne).

Pohyby karty Na záložke Pohyby karty v spodnej časti okna Skladové karty - oprava sa zobrazia všetky skladové pohyby súvisiace s aktuálnou skladovou kartou. Tabuľku nie je možné editovať, je možné ju len prezerať.

Výrobné čísla Na záložke Výrobné čísla v spodnej časti okna Skladové karty - oprava sa zobrazia všetky výrobné čísla zaevidované na aktuálnu skladovú kartu. Tabuľku nie je možné editovať, je možné ju len prezerať.

Nastavenia karty Na záložke Výrobné čísla v spodnej časti okna Skladové karty - pridanie môžete zadať doplňujúce nastavenia skladovej karty. Tu nájdete nastavenie limitných stavov MJ, počet MJ v balení, používanie výrobných čísel, zadanie spotrebnej dane a recyklačných poplatkov k aktuálnej skladovej karte.

Intrastat Na záložke Intrastat v spodnej časti okna Skladové karty - pridanie zadajte rozšírené informácie pre hlásenie pre štatistický úrad. Táto záložka sa na karte zobrazí, len ak je v nastavení zapnuté Zadávanie údajov pre INTRASTAT.

Multikarta Na záložke Multikarta v spodnej časti okna Skladové karty - pridanie môžete vybrať ďalšie skladové karty, z ktorých je aktuálna karta zložená, resp. s ktorými je zreťazená. Táto karta sa zobrazí pokiaľ v hlavičke skladovej karty je nastavený iný Typ karty ako Jednoduchá. Zložené alebo zreťazené karty vám umožnia súčasne preniesť viac skladových kariet do výdajky.

12.1.2 Editácia skladovej karty Stlačením klávesy Enter alebo dvojklikom na vybranú kartu v tabuľke skladových kariet, otvoríte túto kartu na editáciu (opravu). V otvorenom vstupnom formulári Skladová karta - oprava opravte potrebné údaje. Postup je rovnaký ako pri pridávaní novej skladovej karty (viď str. 99).

12.1.3 Odstránenie skladovej karty Vymazať je možné len skladovú kartu, na ktorej nie sú zrealizované žiadne pohyby. 1. V zozname kariet vyberte skladovú kartu, ktorú požadujete zmazať. 2. Stlačením kombinácie kláves Ctrl+Delete túto kartu zmažete.

Sklad 101

12.1.4 Detail karty Ku každej skladovej karte program umožňuje zadať podrobnejší popis tovaru na karte, spolu s obrázkami. Po kliknutí na tlačítko Detail v skladovej karte, otvoríte okno Detail karty. Tu môžete zadať podrobnejšie informácie o tovare, čo využijete hlavne v MRP E-obchode (internetovom obchode).

Do editačných polí zapíšte stručný (max. 80 znakov) a podrobný (nie je obmedzený) popis tovaru. MRP E-Obchod ich potom bude zobrazovať v stručnom niekoľkoriadkovom, alebo podrobnom celoobrazovkovom zobrazení vašej ponuky. K popisom môžete pripojiť obrázky v niektorom zo štandardných grafických formátov používaných na internete (viď tabuľka). Typ súboru Význam JPG Najčastejší komprimovaný formát (tiež JPEG). BMP Štandardná Windows bitová mapa. ICO Formát Windows ikon. WMF Windows metasúbor. EMF Rozšírený Windows metasúbor. GIF Špeciálny (aj pohyblivý) grafický formát (v karte sa nezobrazí). Malý obrázok môže mať veľkosť max. 100×100 bodov a veľký obrázok max.

320×200 bodov. Po kliknutí na tlačítko môžete vybrať obrázok. Vybraný obrázok sa skopíruje do podadresára Obrázky k vašim údajom. Obrázky je možné tiež spoločne zálohovať (viď kapitola Údržba dát str. 111).


Upozornenie: Pre rýchlejšie zobrazenie odporúčame zadávať obrázky s čo najmenšiou veľkosťou (malé asi 5kB, veľké do 20kB).

12.1.5 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku funkcií modulu skladových kariet. V nej sú sústredené špeciálne a pomocné operácie so skladovými kartami.

Stav karty na všetkých skladoch Táto funkcia zobrazí stav na aktuálnej karte na všetkých skladoch. Túto funkciu vyvoláte tiež klávesou F7.

Výber a definícia skladov Vstup do zoznamu skladov. Všetky sklady sú koncipované ako podsklady hlavného skladu. To znamená, že pracujú nad tou istou množinou skladových kariet. Popis obsluhy zoznamu je uvedený v kapitole Nastavenie na str. 47, tu si, napr. môžete nastaviť Preferovaný sklad a používanie (číslovanie) skladových kariet pre každý sklad samostatne.

Tip: Ak dvakrát kliknete na pole s názvom aktuálneho skladu (je pri hornom okraji formulára), prepnete sa hneď do zoznamu skladov. Túto funkciu využijete pri prechode medzi skladmi.

Nastavenie Vstup do modulu Nastavenie na kartu Sklad. Popis obsluhy je uvedený v kapitole Nastavenie na str. 46.

Kópia karty Vytvorí kópiu práve aktuálnej skladovej karty. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K. Kartu skopírujete bez skladových pohybov.

Export kariet (csv, txt ...) Táto funkcia umožní extortovať vybrané údaje zo skladových kariet do súborov typu csv, txt pre ďalšie spracovanie.

Zrušiť všetky označenia tlače Pomocou tejto funkcie zrušíte všetky označenia skladových kariet pre tlač. Karty pre tlač označíte kliknutím na tlačítko Do tlače.

Zrušiť všetky zaradenia do aut. objednávky Pomocou tejto funkcie zrušíte všetky označenia skladových kariet pre zaradenie do automatickej objednávky. Karty pre automatickú objednávku označíte kliknutím na tlačítko Do aut. obj.

Odznačenie všetkých kariet Pomocou tejto funkcie zrušíte všetky označenia skladových kariet. Skladové karty označíte kliknutím na tlačítko Označenie.

Sklad 103

Zaradenie karty na sklad Táto funkcia umožní zaradiť skladovú kartu na sklad, v prípade že používate zobrazenie skladových kariet pre každý sklad samostatne.

Vyradenie zobrazenia karty zo skladu Táto funkcia vyradí skladovú kartu zo zobrazenia pre vybraný sklad. Zaškrtnutím okienka Použiť filter kariet nastavíte zobrazenie skladových kariet pre každý sklad samostatne.

POZOR! Nasledujúce funkcie sú NEVRATNÉ. Pred ich spustením si urobte zálohu údajov – viď str. 111.

Zmeniť číslo karty Táto funkcia umožní zmeniť číslo v aktuálnej skladovej karte. Výberom tejto funkcie otvoríte dialóg, v ktorom zadajte nové číslo karty a kliknutím na tlačítko OK ho uložíte.

Hromadná zmena v skladových kartách Táto funkcia umožňuje spustiť hromadné zmeny v skladových kartách. Napr. Zmeny rabatov, Prepočet predajných cien, Zmenu sadzby DPH.

Prepočet počtu MJ v skladových kartách podľa pohybov v sklade

Táto funkcia aktualizuje počet MJ v skladových kartách hromadne pre všetky karty. Je nutné ju použiť hlavne po prevode údajov z MS-DOS verzie. Funkcia skontroluje všetky pohyby každej karty, vypočíta stav a aktualizuje ho v karte.

Prepočet skladových cien v kartách podľa pohybov v sklade

Táto funkcia umožňuje spustiť hromadné prepočítanie skladových cien vo všetkých kartách podľa pohybov (spriemeruje ceny).

Prepočet počtu rezervovaných MJ v kartách podľa počtu rezervácií

Táto funkcia aktualizuje počet rezervovaných MJ v skladových kartách hromadne pre všetky karty, podľa rezervácii v objednávkach.

Výmena hodnôt Kód <---> EAN Kód Táto funkcia umožní hromadne previesť údaje z editačného poľa Kód do editačného poľa EAN Kód na všetkých skladových kartách.

Ročný prevod Funkcia, ktorá vymaže všetky pohyby k zadanému dátumu, nastaví na kartách počiatočné stavy. Po zaškrtnutí okienka Zrušiť bezpohybové karty s nulovým stavom zoptimalizuje sklad a zo zoznamu skladových kariet vymaže bezpohybové karty.

Upozornenie


Ročný prevod je NEVRATNÁ operácia a pred jej spustením odporúčame odzálohovať údaje.


12.2 Pohyby (príjmy, výdaje) Skladové pohyby otvoríte v hlavnom okne aplikácie kliknutím myšou na tlačítko Sklad a následne na ikonu Pohyby, alebo v menu Agendy vyberte Sklad/Pohyby. Zápisy pohybov sú sústredené v dvoch tabuľkách: Pohyby a Položky pohybu. Každý skladový pohyb je tvorený jedným riadkom v tabuľke Pohyby a jedným, alebo viacerými riadkami v tabuľke Položky pohybu. V časti Pohyby sú zapísané všetky skladové pohyby (príjmy na sklad, aj výdaje zo skladu) vybraného podskladu. Názov aktuálne otvoreného skladu (podskladu) je zobrazený pri hornom okraji formulára. Program umožňuje zo skladu vydávať v rôznych predajných cenách. Skladové príjmy sú realizované v skladových cenách.

12.2.1 Príjem Príjem predstavuje vyplnenie príjemky na sklad. Postup: 1. Kliknutím na tlačítko Pridať príjem otvoríte vstupný formulár príjemky. 2. Do editačných polí vstupného formulára zapíšte potrebné údaje podľa

nápovedných textov. V prípade nejasností použite nápovedu (vyvoláte ju

klávesou F1). Editačné polia s ikonou ponúkajú možnosť využitia preddefinovaných číselníkov a zoznamov. Číselník alebo zoznam vyvoláte stlačením klávesy F4, alebo kliknutím na ikonu.

3. Na záložke Položky pohybu postupne zadajte požadované položky príjemky. V stĺpci Číslo karty môžete po stlačení klávesy F4 vybrať požadované položky priamo zo zoznamu skladových kariet. Zadajte počet MJ, ktoré prijímate na sklad. V prípade potreby upravte cenu (skladová = nákupná) a ďalšie údaje v položke príjemky.

4. Na záložke Rozšírené informácie zadajte kurz zahraničnej meny, ak tovar prijímate zo zahraničia.

5. Na záložke Intrastat zadajte údaje pre vytvorenie Intrastat hlásenia.

12.2.2 Výdaj Výdaj predstavuje vyplnenie výdajky. Postup je rovnaký ako pri vypĺňaní príjemky (viď hore). Pri výdaji je dôležitý Druh pohybu, ktorý môžete vybrať z preddefinovaného zoznamu (viď Nastavenie str. 47). Druh pohybu zadajte skôr, ako začnete dopĺňať položky. Predajná cena na výdajke bude doplnená podľa zadaného druhu pohybu. Ak máte nainštalovaný fiškálny modul (viď kapitola Nastavenie str. 50) program automaticky ponúkne výdaj pomocou fiškálneho modulu. Na pripojenej tlačiarni na pokladničné doklady vytlačí pokladničný doklad.

Sklad 105

12.2.3 Editácia pohybu Stlačením klávesy Enter, alebo dvojklikom na vybranom riadku v tabuľke pohybov otvoríte tento skladový pohyb na opravu. V otvorenom vstupnom formulári Skladový výdaj - oprava opravte potrebné údaje. Postup je rovnaký ako pri pridávaní pohybu (viď hore).

12.2.4 Výrobné čísla Do tabuľky Výdaj/Príjem výrobných čísel karty môžete zapisovať, napr. výrobné alebo licenčné čísla, alebo iné poznámky k položkám pohybu, ktoré nie je možné evidovať na inom mieste. Tieto údaje sa týkajú konkrétnych skladových kariet. To znamená, že sú viditeľné zo všetkých pohybov, kde je s takto označenými kartami manipulované.

S tabuľkou výrobných čísel pracujte nasledovne: 1. Pri pridávaní skladového pohybu sa nastavte na jeho položku, ku ktorej

požadujete evidovať výrobné čísla. 2. Kliknutím na tlačítko Výrobné čísla otvoríte tabuľku Výdaj/Príjem

výrobných čísel karty. 3. Do tabuľky zadajte potrebné údaje. Tabuľku obsluhujete už známym postupom (viď kapitola Základné pravidlá obsluhy str. 18). Tabuľka Výdaj/Príjem výrobných čísel karty obsahuje nasledujúce stĺpce:

Výr.číslo/šarža - Výrobné číslo alebo iný ľubovoľný údaj. Dát. spotr. - Dátum spotreby (záruky) tovaru. Príjem - Dátum prijatia tovaru. Prijaté MJ - Počet prijatých MJ so zadaným výrobným číslom. Ostáva MJ - Počet MJ s výrobným číslom, ktoré ešte neboli


vybavené. Výdaj - Dátum vydania tovaru. Vydané MJ - Počet MJ s výrobným číslom, ktoré vydávate zo skladu. Recykl. popl. - Výška recyklačného poplatku. Rezervované - Počet rezervovaných MJ s výrobným číslom.

Zápis v tabuľke Výdaj/Príjem výrobných čísel karty zrušíte kombináciou kláves Ctrl+Delete.

12.2.5 Odstránenie pohybu Odstránením (zmazaním) skladového pohybu budú vymazané aj jeho položky. 1. Vyberte pohyb (položku pohybu), ktorý chcete zmazať. 2. Stlačením kombinácie kláves Ctrl+Delete pohyb zmažete.

12.2.6 Funkcie Kliknutím na tlačítko Funkcie otvoríte plávajúcu ponuku funkcií modulu skladových pohybov. V nej sú sústredené špeciálne a pomocné operácie so skladovými pohybmi.

Výber a definícia skladov Obsluha zoznamu skladov je popísaná na str. 102.


Nastavenie Vstup do modulu Nastavenie na kartu Sklad. Popis obsluhy je uvedený v kapitole Nastavenie na str. 47.

Kópia pohybu Vytvorí kópiu práve aktuálneho skladového pohybu. Túto funkciu vyvoláte aj kombináciou kláves Ctrl+K.

Uloženie dokladu Táto funkcia umožní uložiť vytvorenú príjemku/výdajku do súboru typu txt a použiť ju na ďalšie spracovanie. Funkciu môžete vyvolať aj stlačením kláves Ctrl+U.

Ctrl+K

Ctrl+U

Sklad 107

Zaúčtovanie pohybu Touto funkciou zaúčtujete skladový pohyb do účtovného denníka. Ak je pohyb už zaúčtovaný, táto funkcia umožňuje opraviť jeho zaúčtovanie.

Aktualizácia príznakov zaúčtovania Táto funkcia spustí aktualizáciu príznakov zaúčtovania skladových pohybov do účtovného denníka vo všetkých skladoch.

Zmena času uloženia dokladu Pomocou tejto funkcie môžete zmeniť čas uloženia dokladu.

Presun na iný sklad Presun medzi skladmi predstavuje výdaj z jedného a príjem do druhého skladu. Táto funkcia skracuje tieto dve operácie na jednu. Automaticky vytvorí príjemku do vybraného skladu na základe aktuálnej výdajky. Postup presunu na iný sklad: 1. Urobte výdaj, na základe ktorého má byť presun uskutočnený. 2. Kliknite na tlačítko Funkcie a následne vyberte Presun na iný sklad. 3. V zozname skladov vyberte cieľový sklad. 4. Doplňte chýbajúce údaje do vytvorenej príjemky. 5. Príjemku uložte kliknutím na tlačítko OK.

Prepočet čiastok v pohyboch podľa položiek Touto funkciou spustíte prepočet čiastok v pohyboch na základe ich položiek. Program skontroluje všetky položky pohybov a na ich základe prepočíta celkové čiastky za pohyb. Táto funkcia má význam hlavne po importe dát z MS-DOS verzie skladu. Po importe údajov sa nespustí automaticky.

Fiškálny modul Táto funkcia je prístupná iba, ak je nainštalovaný fiškálny modul (prídavná karta). Ak je v Nastavení vybraný fiškálny modul, potom funkciou Fiškálny modul môžete urobiť uzávierku fiškálneho modulu. Z plávajúcej ponuky je možné vybrať priebežnú, dennú alebo mesačnú uzávierku fiškálneho modulu.



13 Analýzy Modul Analýzy poskytuje rôzne grafické výstupy s využitím údajov z účtovných agend. Grafické analýzy využijete pri manažérskych rozboroch. Vybrať si môžete z celej škály kritérií a výsledky zobraziť do grafov najrôznejších tvarov. Podrobné informácie získate tiež z tabuľky hodnôt zobrazených grafom. Už zobrazený graf je možné otáčať, posúvať, meniť popisy a legendu. Tiež ho môžete uložiť na disk v grafickom formáte pre tlač, alebo ďalšie použitie, napr. v dokumentoch.

Analýzy otvoríte kliknutím na menu Analýza v ponukovej lište aplikácie, alebo kliknutím na menu Program a následne na Analýza. Modul, ktorého údaje požadujete graficky zobraziť vyberte z menu Modul, alebo kliknite na príslušnú ikonu. V následne otvorenom okne zo zoznamu vyberte, čo grafom požadujete porovnávať a tiež vyberte hodnotové kritérium.

Po kliknutí na tlačítko OK sa otvorí okno s možnosťou upresnenia podmienok hodnotového kritéria.

Analýzy 109

Zadajte potrebné podmienky a kliknutím na tlačítko OK graf zobrazíte. Ak požadujete zobraziť iný tvar grafu, kliknite na tlačítko Typ grafu. Z ponuky typov grafov vyberte ten, ktorý bude najlepšie zodpovedať vašim predstavám.

13.1 Vlastnosti grafu So zobrazeným grafom môžete ďalej pracovať. Použite funkcie z ponuky Graf alebo priamo kliknutím na príslušné tlačítko na nástrojovej lište. V okne Vlastnosti grafu nastavte na jednotlivých kartách požadované vlastnosti grafu.

Vlastnosti trojdimenzionálneho zobrazenia. (Zaškrtnutím okienka 3D troj-dimenzionálne zobrazenie zapnete, zrušením zaškrtnutia ho vypnete.) Nastavenie zobrazovania a obsahu popisov (hodnôt pri vrcholoch grafu). Tvar a postavenie stĺpcov. Ďalšie vlastnosti niektorých typov grafu. Nastavenie zobrazovania a umiestnenia legendy grafu (informácie o tom, čo ktorá farba v grafe znamená). Popisy osí grafu.

13.2 Uloženie grafu Upravený graf je možné uložiť na disk funkciou Ulož graf z menu Súbor. Pri ukladaní grafu vyberte formát, ktorý bude najlepšie vyhovovať účelom neskoršieho spracovania. K dispozícii sú štandardné Windows grafické formáty:

3D

Popisy

Stĺpce

Iné

Legenda

Osi


Typ súboru Význam BMP Bitová mapa (vhodné pre spracovanie programom

Maľovanie z príslušenstva Windows). WMF Windows metasúbor (vektorový formát vhodný pre použitie

v programoch MS-Office). EMF Rozšírený metasúbor.

Poznámka: Uložený graf je možné znovu načítať do modulu Analýzy, ale už ho nemôžete modifikovať.

13.3 Hodnoty grafu Ak sa popisy hodnôt grafu prekrývajú, môžete si na zistenie údajov zobraziť tabuľku hodnôt grafu. Stačí vybrať Hodnoty grafu z menu Graf.

13.4 Výber roku (firmy) Ak ste užívateľom multiverzie programu, a chcete zobraziť grafické analýzy inej firmy (roku) nemusíte ukončiť modul Analýzy. Do inej firmy (roku) sa pre-pnete funkciou Výber roku (firmy) z menu Nastavenie. Toto nastavenie sa vzťahuje iba na modul Analýzy.

Údržba dát 111

14 Údržba dát Táto kapitola hovorí o nástrojoch údržby dát. Prístupné funkcie v údržbe dát sú dôležité na udržanie konzistencie dát. Funkcie oprava indexov a optimalizacia dát umožňujú predísť nechcenému poškodeniu dát, spôsobenému, napr. opakovaným výpadkom prúdu. Ďalej sa tu dozviete ako zálohovať a obnovovať dáta. Pri prechode z MS-DOS verzie na windows verziu tu nájdete postup prevodu dát. Taktiež sa dozviete ako dáta nulovať.

Údržbu dát otvoríte kliknutím na menu Údržba dát v ponukovej lište aplikácie.

14.1 Oprava indexov Indexy sú špeciálne súbory, ktoré umožňujú priamy prístup k dátam a slúžia na zachovanie konzistencie a relačného prepojenia dátových tabuliek. K ich poškodeniu môže dôjsť pri nelegálnom ukončení chodu programu (výpadok prúdu, havária operačného systému, reset, …). To, že má program poškodené indexy, obvykle spoznáte podľa chybného zoradenia údajov alebo zdanlivého “zmiznutia” údajov, resp. systém hlási chyby konzistencie dát. Opravu indexov spustíte kliknutím na tlačítko Opraviť indexy v okne Údržba údajov. Táto funkcia spustí opravu indexových súborov vo vašich dátach a doporučujeme ju spúšťať z času na čas aj na urýchlenie práce programu a v prípade zlej činnosti programu.

14.2 Zálohovanie dát do súboru Vaše údaje vplyvom množstva práce potrebnej na ich zadanie postupne získavajú na cene. V dôsledku nepredvídateľných udalostí, ako je napr. havária pevného disku počítača, alebo aj v dôsledku havárie operačného systému alebo programu, môže dôjsť k ich strate. Preto doporučujeme údaje zálohovať na spoľahlivé záznamové média.


Ak sa rozhodnete pre zálohovanie na diskety, najvhodnejším postupom je každodenné zálohovanie ihneď po skončení práce. Ak použijete pre každý deň v týždni inú disketu, získate chronologický rad záloh a minimalizujete straty dát aj v prípade nečitateľnosti niektorej z diskiet. Pri zálohovaní sa komprimované dáta zapisujú do súboru vždy s rovnakým názvom. Majte tento fakt na pamäti, ak zálohujete dáta z viacerých firiem pri multiverzii, alebo ak zálohujete na disk sieťového servera. Po kliknutí na tlačítko Prechádzať vyhľadajte a nastavte jednotku a cestu: Zálohovanie dát do súboru. V rozbaľovacom zozname Záloha vyberte čo chcete zálohovať (údaje alebo obrázky). Kliknutím na tlačítko Zálohovať spustíte samotné zálohovanie.

Postup pri vytváraní zálohy údajov: 1. Otvorte firmu, ktorej údaje požadujete zálohovať (platí pre multiverziu). 2. Kliknite na menu Údržba dát. 3. V časti Zálohovanie dát do súboru kliknite na tlačítko Prechádzať a

vyberte diskovú jednotku prípadne zložku (adresár), kam požadujete dáta zálohovať.

4. V rozbaľovacom zozname Záloha vyberte čo chcete zálohovať (údaje alebo obrázky).

5. Kliknite na tlačítko Zálohovať.

Upozornenie: Zálohovanie by malo byť čo najčastejšie, najlepšie dennou činnosťou. Okrem vytvárania denných záloh, doporučujeme zálohovať údaje, napr. po výpočte DPH, pred spustením ročného prevodu, ... Oplatí sa vytvoriť si časovú (napr. týždennú) postupnosť záloh a tú pravidelne obmieňať. Zabezpečí sa tým možnosť návratu k stavom aj niekoľko dní dozadu. Odporúčame zálohovať, napr. na diskety (aspoň 2 krát), resp. pevný disk, CD, ... Pozor pri opakovanom zálohovaní, napr. na pevný disk, sa údaje zapisujú vždy do súboru s rovnakým názvom. Pri chybne nastavenej cieľovej zložke si tak môžete prepísať zálohu dát inej firmy.

14.3 Obnova dát zo zálohy uloženej v súbore Obnova dát je proces opačný ako proces zálohovania. Údaje zo zálohy vždy prepíšu údaje v aktuálne otvorenej firme. Na túto skutočnosť treba pamätať hlavne ak používate zálohovanie dát zároveň aj ako archiváciu. Mohlo by sa stať, že si existujúce údaje prepíšete údajmi zo zálohy. Tomu môžete predísť používaním multiverzie. Pri obnove údajov, si skontrolujte, či obnovujete údaje do správnej firmy (pri multiverzii). POZOR na nechcené prepísanie údajov. Po kliknutí na tlačítko Prechádzať vyhľadajte a nastavte jednotku a cestu: Obnova dát zo zálohy uloženej v súbore. Kliknutím na tlačítko Obnoviť spustíte samotnú obnovu. V políčku Obnova sa zobrazí čo je v záložnom súbore, ktorý chcete obnoviť (údaje alebo obrázky) a tiež dátum vytvorenia záložného súboru, ktorý obnovujete.

Údržba dát 113

Postup obnovy údajov: 1. Otvorte firmu, do ktorej požadujete údaje obnoviť (platí pre multiverziu),

pretože program neuchováva informáciu o tom, ktorá z firiem multiverzie bola odzálohovaná.

2. Kliknite na menu Údržba dát. 3. V časti Obnova dát zo zálohy uloženej v súbore kliknite na tlačítko

Prechádzať a vyberte diskovú jednotku prípadne zložku (adresár), odkiaľ požadujete dáta obnovovať.

4. Kliknite na tlačítko Obnoviť.

Upozornenie: Je potrebné pamätať na skutočnosť, že dáta zo zálohy prepíšu dáta existujúce. V multiverzii si overte, či obnovujete dáta správnej firmy. Zabudnutie môže znamenať neodstrániteľné zničenie dát inej firmy! Pozor pri obnove dát po havárii! Ak nemáte istotu, že záložné médium (alebo súbor) je nepoškodené, radšej dátový adresár (Data0001, …) skopírujte skôr ako spustíte obnovu.

14.4 Údržba dát Kliknite na tlačítko Údržba dát. V plávajúcej ponuke vyberte funkciu:

14.4.1 Optimalizovať dáta Táto funkcia zmenší databázové tabuľky vymazaním zrušených záznamov. Pred spustením Optimalizácie údajov doporučujeme vytvoriť zálohu údajov. Túto funkciu je užitočné použiť po rozsiahlom mazaní alebo nulovaní dát, po ročných prevodoch a uzávierkach. V niektorých prípadoch program sám ponúkne optimalizáciu pri spustení hore uvedených funkcií.

14.4.2 Prevod dát zo staršej verzie Táto funkcia umožňuje spustiť prevod údajov zo staršej verzie. Doporučujeme ju spúšťať len po konzultácii s pracovníkmi MRP, ak po inštalácii novej verzie (upgrade) neprebehol korektne prevod (upgrade) dát.

14.4.3 Prevod dát z MS-DOS verzie Dáta je možné previesť len z programov MRP Jednoduché a Podvojné účtovníctvo pre MS-DOS, z programov odvodených (Jednoduché a Podvojné účtovníctvo so skladom, Fakturácia, Sklad), zo sieťových verzií a multiverzií. Správny prevod dát je garantovaný len z verzie 2.74W a vyššej. Na úspešný prevod údajov je nutné vedieť, v akom kódovaní sú údaje v MS-DOS verzii programu uložené (táto informácia je dostupná v konfigurácii MS-DOS verzie - viď príslušný návod). Postup prevodu je odlišný pre základnú verziu a pre multiverziu: 1. Otvorte firmu, do ktorej chcete dáta prenášať (platí pre multiverziu). 2. V okne Údržba dát kliknite na tlačítko Údržba dát. Vyberte Prevod dát

a následne kliknite na Z DOS verzie 2.74 ... 5.x. 3. V časti Adresáre: vyhľadajte domovský adresár (zložku) kde je MS-DOS

verzia programu nainštalovaná (napr.: C:\MRP\PS\FIRx, kde x predstavuje číslo prevádzanej firmy).


4. V časti Dáta sú vo formáte vyberte kódovanie, v ktorom sú údaje v MS-

DOS verzii uložené. 5. Kliknutím na tlačítko OK stustíte prevod údajov. Pri starších MS-DOS verziách (až po 3.0) sú údaje prvej firmy umiestnené v domovskom adresári. Pre prenos údajov ostatných firiem je potrebné otvoriť podadresáre FIR2, FIR3, atď. (sledujte obsah editačného poľa Cesta).

Upozornenie: Pamätajte na skutočnosť, že údaje sa prenesú vždy do práve otvorenej firmy. Pri multiverzii si overte, či importujete údaje do správnej firmy. Ak zabudnete, môže to znamenať neodstrániteľné zničenie údajov inej firmy!

Pokiaľ ste v účtovníctve pre MS-DOS používali daňové skupiny, program vás v okne Prevod dát z DOS verzie - daňové skupiny požiada o vyplnenie transformačnej tabuľky. Ak neuvediete iné upresnenie, faktúram budú pridelené štandardné typy DPH (odpočítanie dane/daňová povinnosť). Po skončení prenosu sa zobrazí protokol s výsledkami, prípadne chybovým hlásením. Analýzou protokolu zistíte približné príčiny prípadného neúspechu a po ich odstránení (v MS-DOS verzii) môžete prenos opakovať.

14.4.4 Prevod tabuliek – Import dát z tabuliek iných účtovných systémov

Program umožňuje naimportovať údaje z cudzích databázových (DBF) tabuliek. Program sám rozpozná, o ktorý cudzí účtovný systém sa jedná. Postup prevodu tabuliek je podobný ako prevod dát z MS-DOS verzie: 1. Otvorte firmu, do ktorej chcete údaje prenášať (platí pre multiverziu). 2. Po kliknutí na tlačítko Údržba vyberte Prevod dát a následne Prevod

tabuliek. 3. V rozbaľovacom zozname Importovať do vyberte tabuľku, do ktorej

požadujete údaje naimportovať. 4. Kliknutím na tlačítko Prechádzať... nastavte cestu odkiaľ budete údaje

importovať. 5. Po kliknutí na tlačítko Ďalej > zadajte ďalšie doplňujúce informácie. 6. V časti Prepojenie polí pre import … kliknutím označte v zoznamoch

štruktúr oboch tabuliek polia, ktoré majú byť prepojené.

Údržba dát 115

7. Nastavené prepojenie potvrďte tlačítkom Pridať. Prepojenie sa uloží do tabuľky Prepojené polia.

8. Opakujte body 6 a 7 pre všetky dátové polia, ktoré chcete importovať. 9. Kliknutím na tlačítko Importovať spustíte import dát. Po ukončení si

prečítajte protokol o importe (t. j. výsledky importu).

14.5 Nulovanie dát Nulovanie predstavuje odstránenie všetkých dát z vybranej tabuľky. Nulovanie je nenávratná operácia, pred jej spustením doporučujeme urobiť zálohu údajov. Tabuľku, ktorej údaje požadujete odstrániť, t. j. vynulovať vyberte z plávajúcej ponuky zobrazenej po kliknutí na Údržba/Nulovanie dát. Túto funkciu s úspechom použijete, ak ste doteraz pracovali so skúšobnými údajmi (napr. s DEMO verziou).

14.6 Export/Import dát Program umožňuje exportovať a importovať údaje ako sú faktúry, skladové pohyby, a údaje pre maloobchod a internetový obchod. Funkcia Export/Import dát slúži na výmenu (prenos) údajov medzi programami MRP-súboru účtovných agend. V časti Dáta pre export/import vyberte, zaškrtnutím príslušného okienka, údaje ktorého modulu chcete exportovať, resp. importovať. Zadajte ďalšie upresňujúce údaje, kliknutím na tlačítko Prechádzať vyberte cieľový (resp. zdrojový) adresár a súbor. Po kliknutí na tlačítko Export alebo Import spustíte samotnú operáciu.


14.6.1 Vydané a prijaté faktúry Vyexportujú sa všetky faktúry za zadané obdobie. Pri importe sa naimportujú všetky nové faktúry vrátane nových adries. Ak by ste túto funkciu použili pre zber údajov z viacerých fakturačných miest, je nutné zabezpečiť rozdielne číselné rady pre jednotlivé fakturačné miesta.

14.6.2 Skladové príjmy a výdaje Pri importe skladových pohybov sa naimportujú aj prípadné nové skladové karty. Pre zber údajov platí rovnaké pravidlo o číselných radoch ako pri faktúrach (viď kapitola 14.6.1).

14.6.3 Maloobchod Táto funkcia slúži na prepojenie s voliteľným modulom MRP Maloobchod. Exportujú a importujú sa skladové a ďalšie údaje potrebné na aktualizáciu informácií v obidvoch moduloch. Pre ďalšie informácie nahliadnite do dokumentácie k programu MRP Maloobchod, alebo použite nápovedu (po stlačení klávesy F1).

14.6.4 Napojenie na MRP E-Obchod Internetový obchod predstavuje prudko sa rozmáhajúce odvetvie a dá sa očakávať, že bude mať výrazný (ak nie pri niektorých druhoch tovaru prevládajúci) podiel na trhu. Pomocou programov a služieb firmy MRP máte teraz možnosť vytvoriť si vlastný internetový obchod, bez toho aby ste museli investovať do internetových serverov a ďalšieho vybavenia. Pre spoluprácu s programom MRP E-Obchod je nutný modul Podvojné účtovníctvo+Sklad. Podrobný popis modulu sklad nájdete na str. 99. Napojenie na MRP E-Obchod vyžaduje doplniť ďalšie informácie (popis tovaru, obrázky) do skladových kariet, ktorých obsah bude pomocou MRP E-Obchodu ponúkaný na internete. Export do MRP E-Obchodu spustíte zaškrtnutím okienka E-Shop a kliknutím na tlačítko Export. Adresár sa v tomto prípade nezadáva. Karty sa vyberajú priamo z dátových adresárov. Exportujú sa skladové údaje a importujú objednávky a ďalšie údaje potrebné na aktualizáciu informácií v obidvoch moduloch.

Po spustení exportu zadajte v otvorenom okne rozsah skladových kariet, ktoré požadujete exportovať a ich predajnú cenu. Vyexportované údaje pošlite pomocou klientského programu MRP E-Obchodu na server MRP E-Obchodu, kde budú sprístupnené užívateľom Internetu - vašim zákazníkom. Server bude zhromažďovať objednávky a tie si znovu pomocou klientského programu "stiahnete" k sebe. Rovnakým postupom, akým ste exportovali skladové karty si naimportujete objednávky do účtovníctva a môžete ich vybaviť. Podrobné informácie nájdete v dokumentácii programu MRP E-Obchod.

Údržba dát 117

15 HOTLINE A E-MAIL Skôr ako zdvihnete telefón a zavoláte na náš HOTLINE (je potrebné volať od počítača), alebo nám napíšete e-mail, posaďte sa k svojmu počítaču a pripravte si prosím nasledujúce údaje: 1. Licenčné (sériové) číslo programu a úplné číslo verzie [napr.: 4.60(410)]. 2. Podrobný popis vášho problému (presné hlásenie programu), v ktorej

agende (napr. faktúry vydané, účtovný denník, ...) programu sa objavili nejasnosti a problémy.

3. Operačný systém a verzia (WINDOWS XP/95/98/2000, …) 4. Pracuje program v sieti? Ak áno, o akú sieť ide a koľko má staníc. 5. Veľkosť operačnej pamäte RAM a typ počítača (procesora), na ktorom je

program používaný. 6. Typ tlačiarne, na ktorej sa tlačia výstupy. 7. Meno užívateľa. 8. Dátum zakúpenia prvotnej licencie a dátum posledného upgrade. 9. Kto inštaloval program.

S uvedenými údajmi sa urýchli vyriešenie vášho problému a predíde sa zbytočným nedorozumeniam. V prípade komunikácie e-mailom pošlite hore uvedené údaje na adresu [email protected].

Veríme, že sa program stane vašim spoľahlivým pomocníkom a radi uvítame vaše podnety na jeho ďalšie vylepšenie.

Autori programu

MRP-Company, spol. s r.o., 2006, PS00460-X413 (jcs) Sadzba: Microsoft® Word 2000 Tlačené v Slovenskej republike

MRP – Company, spol. s r. o., P. O. Box 94, 977 01 Brezno tel.: 048/ 611 1333, 0905/ 821 211, 0903/ 821 211; fax: 048/ 630 9325

Internet: http//www.mrp.sk osobný styk: Rázusova 91, Brezno

Ako nás môžete nájsť?

Takto!

Documents

Podvojné účtovníctvo + sklad - mrpvychod.sk · 8 Podvojné účtovníctvo Blahoželáme vám, vážení zákazníci, k zakúpeniu programu Podvojné účtovníctvo + sklad pre