Policy för relationer med externa partner av muta är olagligt (10 kap. 5 a brottsbalken) ..... 4 2.2. Givande av muta (tidigare bestickning) är olagligt (10 kap. 5 b brottsbalken)

POLICY FÖR RELATIONER MED

EXTERNA PARTER

Fresenius Medical Care Sverige

_______________________________________________________________________________________ Titel: Policy för relationer med externa

parter Distribuerat: 2015-04-28

Upprättat av: Deborah Öberg Giltigt från: 2015-04-28 Godkänt av: Fredrik Gustafsson Giltighetstid: Tills vidare Utgåva: 16 Antal sidor: Sida 1 av 19


EXTERNA PARTER _________________________________________________________

Bilaga 1 till Personalhandbok

För medarbetare och arbetsgivare i

Fresenius Medical Care Sverige AB




Innehåll 1. Policyuttalande ....................................................................................................... 3 2. Varför skall man vara försiktig i sin kontakt med kunden? ........................................ 4

2.1. Tagande av muta är olagligt (10 kap. 5 a § brottsbalken) .......................................... 4 2.2. Givande av muta (tidigare bestickning) är olagligt (10 kap. 5 b § brottsbalken) ............. 4 2.3. Grova brott straffas hårdare (10 kap. 5 c § brottsbalken) .......................................... 5 2.4. Handel med inflytande (10 kap. 5 d § brottsbalken) .................................................. 5 2.5. Vårdslös finansiering av mutbrott (10 kap. 5 e § brottsbalken) .................................. 5 2.6. Andra konsekvenser ............................................................................................ 6

3. Lokala riktlinjer för Sverige ..................................................................................... 7 3.1. Marknadsföring och Representation ........................................................................ 7

4. Sammankomster ..................................................................................................... 8 4.1. Tolkning av riktlinjerna ........................................................................................ 8

5. Bedömningskriterier för sammankomster ................................................................ 9 6. Övriga regler för representation ............................................................................ 10 7. Regler för samarbete med organisationer .............................................................. 11 8. Centrala regler ...................................................................................................... 13 I. Syftet med riktlinjerna .......................................................................................... 13 II. Principer ............................................................................................................... 13

8.1. Riktlinjer för hantering av ekonomiska och övriga prestationer ................................. 13 III. Riktlinjer kring Rabatter och Kommission .............................................................. 14

8.2. Rabatter .......................................................................................................... 14 8.3. Kommission ..................................................................................................... 14 8.4. Differentiering - Rabatter och utbetalningar ........................................................... 14

IV. Regler för särskilda fall ......................................................................................... 15 8.5. Ersättningar till anställda vid vårdinrättningar som motprestation för utförda tjänster ... 15 8.6. Stöd till forskning och utvecklingsarbete ............................................................... 15 8.7. Sponsring av utbildning och kommande utbildningsaktiviteter .................................. 16 8.8. Donationer....................................................................................................... 16 8.9. Gåvor och hjälpmedel ........................................................................................ 17

9. Om Du är Osäker - Be om Råd! ............................................................................... 18




1. Policyuttalande

Detta policydokument är i tillämpliga delar i överensstämmelse med Kod för etiskt och affärsmässigt uppförande, samt tillhörande policies utfärdade av Fresenius Medical Care Tyskland. I händelse av att det finns motsättningar mellan denna policy och de Policys och riktlinjer som framtagits av Fresenius Medical Care AG Co. & KGaA gäller att den policy som ger minst utrymme för handlingar skall gälla. Denna policy är anpassad till och följer tillämpliga policydokument från koncernen. Svensk lagstiftning och de övriga lagar och regler som gäller Fresenius Medical Care globalt särskilt den amerikanska Foreign Corrupt Practices Act ("FCPA") och den Brittiska UK Bribery Act skall under alla omständigheter följas oavsett lokal eller global företagspolicy. Det är Fresenius Medical Care Sverige AB:s (nedan tillsammans med dotterbolag "Företaget") företagspolicy att Företagets verksamhet skall följa vid varje tidpunkt gällande lagstiftning, branschöverenskommelser och god sed inom branschen avseende relationsfrämjande åtgärder och annan marknadsföring. Som anställd av Företaget förväntas Du:

1. Ha kunskap om de grundläggande reglerna och bestämmelserna för marknadsföring av läkemedel och medicintekniska produkter som gäller i Sverige, såsom Läkemedelsbranschens Etiska Regelverk ("LER") jämte överenskommelse om samverkansregler 2015 ("Samverkansreglerna ") samt från Institutet mot Mutors Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet ("Näringslivskoden") som både LIF och företaget har förbundit sig att följa,

2. Följa de riktlinjer som Företaget utfärdar samt avhålla dig från varje åtgärd och förfarande som kan innebära överträdelse av gällande lagstiftning, och

3. Söka råd och vägledning från företagsledningen eller Fresenius Compliance Officer vid osäkerhet avseende någon åtgärd eller situation.

Denna policy omfattar alla former av kontakt mellan Företagets anställda och externa parter där särskild försiktighet måste iakttas för kontakter med politiskt valda eller tillsatta personer. All personal hos externa parter omfattas av denna policy. Policyn omfattar även relationerna mellan Företagets anställda och parter som har formella eller informella kopplingar till kunderna, till exempel forskare samt ideella patient- och personalorganisationer. Samtliga begränsningsbelopp som gäller för Företagets del vid representation gäller även när företagets personal blir bjudna av externa parter. Riktlinjerna i denna policy är utformade på ett sådant sätt att de skall hjälpa Dig att skilja mellan ett korrekt och ett olagligt eller olämpligt handlande. Denna policy skall vara föremål för årlig revision.

Vänligen ta Dig tid att läsa denna policy noggrant. Om Du på något sätt är tveksam över hur Du skall agera i någon situation, ignorera INTE frågan utan sök vägledning i denna policy, hos närmaste chef, VD eller Compliance Officer. Ett olagligt eller olämpligt handlande kan, utöver eventuell straffrättslig påföljd, resultera i arbetsrättsliga åtgärder och kan även drabba Företagets verksamhet, rykte och varumärke.




2. Varför skall man vara försiktig i sin kontakt med kunden?

Flera förändringar har genomförts i mutbrott och besticknings lagstiftningen. Nya brottsrubriceringar har införts såsom tagande respektive givande av muta, handel med inflytande och vårdslös finansiering av mutbrott. Vidare omfattar lagstiftningen fler personer då åtalsreglerna har ändrats.

2.1. Tagande av muta är olagligt (10 kap. 5 a § brottsbalken)

Den som är arbetstagare eller utövar uppdrag och tar emot, godtar ett löfte om eller begär en otillbörlig förmån för utövningen av anställningen eller uppdraget döms för tagande av muta till böter eller fängelse i högst två år. Detsamma gäller den som är deltagare eller funktionär i en tävling som är föremål för allmänt anordnad vadhållning och det är fråga om en otillbörlig förmån för hans eller hennes fullgörande av uppgifter vid tävlingen.

Första stycket gäller även om gärningen har begåtts innan gärningsmannen fått en sådan ställning som avses där eller efter det att den upphört.

För tagande av muta enligt första och andra styckena döms också den som tar emot, godtar ett löfte om eller begär förmånen för någon annan än sig själv.

2.2. Givande av muta (tidigare bestickning) är olagligt (10 kap. 5 b § brottsbalken)

Den som lämnar, utlovar eller erbjuder en otillbörlig förmån i fall som avses i 5 a § döms för givande av muta till böter eller fängelse i högst två år.

http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19620700.htm







2.3. Grova brott straffas hårdare (10 kap. 5 c § brottsbalken)

Är brott som avses i 5 a eller 5 b § att anse som grovt, döms för grovt tagande av muta eller grovt givande av muta till fängelse i lägst sex månader och högst sex år. Vid bedömande av om brottet är grovt ska särskilt beaktas om gärningen innefattat missbruk av eller angrepp på särskilt ansvarsfull ställning, avsett betydande värde eller ingått i en brottslighet som utövats systematiskt eller i större omfattning eller annars varit av särskilt farlig art.

2.4. Handel med inflytande (10 kap. 5 d § brottsbalken)

För handel med inflytande döms till böter eller fängelse i högst två år den som i annat fall än som avses i 5 a eller 5 b §

1. tar emot, godtar ett löfte om eller begär en otillbörlig förmån för att påverka annans beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling, eller

2. lämnar, utlovar eller erbjuder någon en otillbörlig förmån för att han eller hon ska påverka annans beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling.

2.5. Vårdslös finansiering av mutbrott (10 kap. 5 e § brottsbalken)

En näringsidkare som tillhandahåller pengar eller andra tillgångar åt någon som företräder näringsidkaren i en viss angelägenhet och därigenom av grov oaktsamhet främjar givande av muta, grovt givande av muta eller handel med inflytande enligt 5 d § 2 i den angelägenheten döms för vårdslös finansiering av mutbrott till böter eller fängelse i högst två år.









2.6. Andra konsekvenser

• Företaget kan åläggas viten och marknadsstörningsavgifter för bestickningsliknande åtgärder.

• Negativ publicitet kan skada företagets rykte och varumärken.

• Myndigheternas undersökningar kräver mycket tid och engagemang av företagsledningen som istället bör ägnas åt den löpande verksamheten.

• Företaget kan bli tvingade att genomföra oplanerade och kostsamma förändringar av verksamheten.

• Skattekonsekvenser.

För att utgöra mutbrott måste givaren/mottagaren vara en fysisk person och belöning eller förmån anses som otillbörlig. Om det kan visas att det finns en vilja att förmå mottagaren av en förmån att göra någonting, som denne annars inte skulle ha gjort och som skulle vara till förmån för givaren, anses förmånen som otillbörlig.

Att t.ex. med avsikt att bli gynnad i en upphandling ge en person ansvarig för upphandlingen gåvor eller belöningar, utgör mutbrott. Konferenser och seminarier i utbildningssyfte och stipendier för forskning som utgörande har dock i praxis, under vissa omständigheter, ansetts som godtagbara förmåner. Det avgörande är om förmånen har ett omedelbart samband med och utgör en naturlig och användbar del av mottagarens arbete. Om så är fallet, anses normalt förmånen tillbörlig.

Lagen har även utökats så att även utnyttjande av tredje man, till exempel en agent, kan komma att klassificeras som mutbrott av den som förmår agenten att lämna muta. Motsvarande gäller även givande av muta till någon för att denne i sin tur skall påverka någon annan till exempel en chef att företa eller underlåta ett visst handlande.

Undvik att befinna Dig i en gråzon.




3. Lokala riktlinjer för Sverige

3.1. Marknadsföring och Representation

I enlighet med LER, Samverkansreglerna och gällande svensk lagstiftning gäller följande:

1. Vid all marknadsföring skall balanserad, saklig och aktuell information om Företagets produkter, produkternas egenskaper, verkningar och användningsområden lämnas. Informationen måste vara förenlig med god affärssed.

2. För representation och annan relationsfrämjande åtgärd gäller att sådan skall vara restriktiv och alltid kopplad till en affärsmässig aktivitet från Företagets sida (allmän information, produktinformation eller utbildning). Innehållet ska ge deltagarna aktuell och relevant information.

3. Produktinformation ska företrädesvis ske till grupp av medarbetare på kundens arbetsplats och på arbetstid.

4. Vid Företagets arrangemang av sammankomster med kunder för produktinformation (varumärkesorienterad information), terapiinriktad fortbildning (medicinskt problemorienterad sammankomst) eller vetenskaplig sammankomst (symposier och konferenser i syfte att belysa medicinska eller vetenskapliga frågeställningar), får Företaget bekosta sammanträdeslokal, föredragshållare, studiematerial och liknande som är nödvändigt för sammankomstens genomförande.

5. Företaget får endast inbjuda till sammankomster med koppling till Företagets verksamhetsområde.

6. Inbjudan till sammankomst ska alltid skickas till verksamhetschefen eller den person denne utsett. Kopia på inbjudan får skickas till den huvudsakliga målgruppen för sammankomsten, sådan kopia ska notifieras till verksamhetschefen. Inbjudan ska också skickas för kännedom till berörda läkemedelskommittéer.

7. Företaget får inte beskosta resor-, kost- eller logi för deltagare vid sammankomster enligt punkt 4.

8. I inget fall får det heller lämnas, utlovas eller mottas ersättning för deltagande i sammankomst som berör information. I övriga fall gäller att överenskommelse skall träffas med deltagarens arbetsgivare (se vidare under avsnitt IV punkten 1).

9. Under pågående upphandling (såväl offentlig som privat) får den presumtiva kunden inte erbjudas någon som helst form av förmån eller inbjudas till sammankomster enligt punkt 3, förutsatt att föremålet för upphandlingen har samröre med sammankomsten.

10. Vid all representation och inbjudan till sammankomster skall information om kundens eventuella policy härför inhämtas i förväg. Kundens policy i dessa frågor skall alltid respekteras av Företagets personal.

11. Arbetsmåltider skall vara måttfulla, motiverade som ett naturligt led i en affärsförhandling samt i övrigt vara anpassade till sammanhanget. Värdet av en lunchmåltid bör inte överstiga 112 kronor och får inte överstiga 250 kronor. Värdet av middagar får inte överstiga 700 kronor, per person, samtliga beloppsgränser inkluderar moms.




12. ”Bör-värdet” är att se som riktmärke och ”får inte-värdena” är absoluta. Vin och öl får endast förekomma i begränsad omfattning och då som måltidsdryck och i första hand i samband med middag. Middag efter ordinarie arbetstid skall vara särskilt motiverad. Sprit får inte erbjudas i något sammanhang.

13. I inget fall får anhöriga eller vänner till anställda hos kunder omfattas av någon representation eller förmån.

14. Som huvudregel gäller att rabatter till kunder ska hanteras på ett öppet sätt och vara skriftligt dokumenterade i avtal. Rabatter i form av återbetalningar, kostnadsfria artiklar eller tjänster får endast tillställas den andra avtalsparten och aldrig någon tredje part.

Se i detta avseende de centrala reglerna avseende rabatter. Avsteg från dessa riktlinjer får endast göras efter godkännande av VD och i inget fall får avsteg göras från riktlinjer utfärdade av Fresenius Medical Care AG & KGaA eller Företaget eller från vad som krävs under svensk lag.

4. Sammankomster

4.1. Tolkning av riktlinjerna

Sammanfattning

Sammankomster är inte otillbörliga i sig. Att bekosta konferenser, studiebesök, utbildningar eller produktinformationstillfällen arrangerade av eller på uppdrag av hälso- och sjukvården eller intresseförening eller Företaget för kunder inom den offentliga sektorn är särskilt känsligt. Eftersom Företaget huvudsakligen arbetar mot den offentliga sektorn innebär åtgärder av aktuellt slag därför en risk. För att i möjligaste mån begränsa risken för att en sammankomst skall anses som otillbörligt bör Företaget iaktta följande:

(i) Att sammankomsten har en koppling till företagets verksamhetsområde samt utgör ett led i Företagets marknadsföring av dess produkter och tjänster.

(ii) Sammankomster eller andra arrangemang utanför Sverige och Öresundsregionen får arrangeras om:

1. majoriteten av de inbjudna kommer från andra länder än hemlandet och, med tanke på de flesta inbjudnas ursprung, det logiskt sett eller av säkerhetsskäl är rimligt att anordna arrangemanget utomlands, eller

2. det med tanke på den relevanta resursen eller expertisen som är föremål för arrangemanget är rationellt att anordna arrangemanget i ett annat land.

(iii) Inbjudan skall riktas till behörig huvudman hos kunden som väljer ut deltagarna. Deltagare ska ha direkt nytta av konferensen i sin tjänsteutövning. Medföljande är inte tillåtet.

(iv) Programmet för sammankomsten ska i sig inte ge upphov till fritid i större omfattning. Är det generöst tilltagen fritid eller på annat sätt utrymme för nöjesarrangemang i det officiella programmet bör Företaget överväga att inte bjuda in till sammankomsten alternativt inte stå för någon kostnad.




(v) Resan som sådan ska planeras så att ankomst sker i direkt anslutning till sammankomstens början och hemfärd i direkt anslutning till sammankomstens slut. Resans längd skall vara helt anpassad till den tid det tar att genomföra sammankomsten.

(vi) Liksom för övriga måltider bör värdet av en lunch inte överstiga 112 kronor, och får inte överstiga 250 kronor. Middagar får inte överstiga 700 kronor, samtliga beloppsgränser inkluderar moms. Företaget får dock inte bekosta måltider som inte är direkt i anslutning till sammankomsten.

5. Bedömningskriterier för sammankomster

Den allmänna utgångspunkten är att sammankomster (exempelvis studiebesök, kurser och konferenser) för anställda hos kunder inte klassas som otillbörliga i sig. Högsta domstolen har konstaterat att dylika arrangemang skall hållas inom ”tämligen snäva gränser”. Till detta kommer att Samverkansreglerna inte medger att Företaget står för någon del av resor, logi deltagaravgift eller måltider (förutom i direkt anslutning till sammankomst).

1. För att överhuvudtaget anses som en godtagbar förmån skall sammankomsten och hela resan ha ett seriöst upplägg och ett kvalificerat innehåll som utgör ett naturligt och nyttigt led i mottagarens tjänsteutövning.

Detta innebär bl.a. att resans längd inte får överstiga den tid som måste tas i anspråk för sammankomst och att ovidkommande arrangemang (t.ex. betalda nattklubbsbesök) eller alltför generöst tilltagen fritid inte får förekomma. Arrangemanget får inte vara helt eller delvis av nöjeskaraktär. Förläggning av arrangemang till typiska semesterresmål särskilt av lyx karaktär (till exempel skidsportort) skall undvikas. LIF:s Compliance Officer beslutar om en plats är godtagbar.

Som tumregel kan Skatteverkets riktlinjer för avdragsgilla kostnader användas. För att avdragsrätt för kostnaden ska föreligga krävs att minst sex timmar per dag eller 30 timmar per femdagarsperiod skall anslås åt arbete eller studier. Detta är dock endast en tumregel och förekomsten av t.ex. dyrbara restaurangbesök eller fritidsaktiviteter (t.ex. till konferensen orelaterade och betalda mässbesök, golfrundor m.m.) kan likväl medföra att förmånen helt eller delvis anses som otillbörlig och därmed straffbar.

2. När det gäller sammankomst utomlands ställs särskilda krav på sakliga skäl för att välja den aktuella konferensen.

Exempel: Om en liknande sammankomst planeras i Sverige bör man inte bjuda in till sammankomsten utomlands om inte kostnaden härför är lägre än den kommande svenska sammankomsten och mer än hälften av deltagarna kommer från andra länder. sammankomster på orter som är kända för nöjesaktiviteter (exempelvis skidåkning) bör undvikas. Sådana orter kan dock bli aktuella om till exempel flertalet deltagare kommer från närområdet och det skulle bli dyrare att transportera deltagarna till annan ort.

3. Vidare skall deltagarna ha nytta av ämnesområdet försammankomsten i sin tjänsteutövning. Anställda hos kunden som inte arbetar med frågor som behandlas vid en sammankomst eller anhöriga till anställda skall inte inbjudas eller på annat sätt omfattas av bekostade arrangemang (nyttoprincipen enligt Samverkansreglerna).




4. Alla förmånserbjudanden ska uppfylla grundläggande krav på öppenhet (transparensprincipen enligt Samverkansreglerna). Detta innebär att erbjudanden och inbjudningar ska riktas och adresseras till arbetsgivaren och förutsätta dennes godkännande eller annars följa interna policys avseende förmåner.

Ett ytterligare grundläggande krav är återhållsamhet (proportionalitets- och måttfullhetsprinciperna enligt Samverkansreglerna).

Kravet på återhållsamhet innebär att förmånen, såvitt avser penningvärde och attraktion i relation till mottagarens ställning, ansvarsområde, ålder och erfarenhet, vid en objektiv bedömning endast kan anses påverka mottagarens attityd och inte dennes beslutsfattande eller agerande gentemot givaren.

Av riktlinjerna för dokumentation följer att alla former av samverkan skall dokumenteras. Detta innebär att kvitton ska sparas och i förekommande fall ska samverkan dokumenteras i avtal, bekräftelse eller motsvarande. Redovisning ska ske i enlighet med reglerna för öppen värdeöverföring.

6. Övriga regler för representation

För att Företaget ska kunna hantera och följa upp representation på ett korrekt sätt, både i förhållande till denna policy samt gällande skatte- och momsregler m.m. gäller även följande regler för representation:

1. Det är inte tillåtet att privat bekosta extern representation, som är kopplad till tjänsten. Exempelvis är det inte tillåtet att vid tjänsterepresentation med privata pengar bekosta sprit eller annat som strider mot Företagets policy.

2. Samtliga kvitton, såväl utlägg som köp på företagskortet, som avser representation skall lämnas till Ek/Adm.

3. Moms måste alltid vara specificerad (vid representation i Sverige).

4. Privata inköp får ej finnas på samma kvitton som inköp relaterade till tjänsten.

5. På kvittot eller på en vidhäftad bilaga ska följande information alltid anges:

(i) För- och efternamn på samtliga deltagare, inklusive den som betalar.

(ii) Samtliga deltagares arbetsgivare, inklusive den som betalar.

(iii) Syfte med representationen.

Det ska gå att fastställa vilka som deltagit vid representationen. Uppgift om respektive deltagares arbetsgivare är nödvändig för att avgöra om representationen var företags- eller koncernintern (då Policy för relationer med externa parter endast är tillämplig i begränsad omfattning) eller extern (då denna policy gäller i sin helhet).




7. Regler för samarbete med organisationer

Företaget samarbetar sedan lång tid tillbaka med ett flertal ideella organisationer inom det medicinska området. Till exempel genom att Företaget närvarar och marknadsför sig vid mässor och regionmöten samt annonserar i organisationernas tidskrifter eller på deras webbplatser. Med organisationer förstås här till exempel patient- och anhörigföreningar, föreningar för dialyssjuksköterskor samt opinionsbildande organisationer inom hälso- och sjukvårdsområdet och liknande ideella sammanslutningar. I den mån organisationen valt att låta ett externt företag, till exempel en PR-byrå, ett kongresscenter eller ett eventföretag, arrangera aktiviteten gäller samma regler som för företagets egen representation.

Samarbeten med organisationer skall företrädesvis ske i form av sponsring, dvs. affärsskapande aktiviteter (se vidare under avsnitt 8.7) samt donation, dvs. olika former av bidrag utan krav på motprestation (se vidare under avsnitt 8.8). Sponsring och donation av pengar eller inköp av produkter, får dock endast ske efter VD:s godkännande.

1. Ett öppet, gemensamt intresse mellan Företaget och organisationen skall ligga till grund för alla samarbeten.

2. På allt informations- och marknadsföringsmaterial som skickas ut på förhand eller delas ut i samband med sammankomster skall det klart framgå vilka parter som står bakom.

3. Enskilda samarbetsprojekt får inte utgöra en dominerande del av organisationens verksamhet och/eller ekonomi. Inte heller får det innebära att organisationen på annat sätt kommer i beroendeställning till Företaget. Vid rent ekonomisk sponsring ska Företaget förbehållas rätten att granska redovisningen för att säkerställa att inte "översponsring" förekommer. Vidare ska redovisning ske i enlighet med reglerna för öppen värdeöverföring.

4. Ersättningar i enlighet med samarbetsavtal får inte;

(i) täcka organisationens ordinarie verksamhet

(ii) vara så omfattande att organisationens verksamhet inte kan fortsätta om samarbetsavtalet upphör, eller

(iii) överstiga kostnaden för att till exempel få marknadsföra Företaget vid ett möte och får därmed inte vara så hög att den överstiger organisationens faktiska kostnader för sammankomsten. Ej heller får avgifterna i väsentlig mån avvika från vad andra samarbetsparter får betala för motsvarande tjänst.




5. Alla former av samarbeten skall vara reglerade i skriftliga avtal och i förekommande fall godkännas av ansvarig sjukvårdshuvudman eller behörig person hos organisationen. Ej avtalsbundna och dokumenterade sidoöverenskommelser får inte förekomma.

Avtalen skall innehålla åtminstone följande punkter:

(i) En allmän översikt inklusive projektbeskrivning, tidplan, inblandade parter och kontaktpersoner.

(ii) Respektive parts rättigheter och skyldigheter

Avtalsmall finns i Ativa. Avtalsförslag från samarbetsparter får användas så länge de täcker minimikraven enligt ovan.

6. Om någon part skall använda sig av motpartens namn, logotyp eller varumärken i till exempel inbjudningar eller informationsmaterial etc. skall ett skriftligt godkännande inhämtas på förhand, med angivande av på vilket sätt logotypen/varumärket/namnet skall användas. Även hur Företagets varumärken och logotyper avbildas med avseende på färgsättning, tryckkvalitet etc. skall godkännas.

7. Även om samarbetet inte är direkt med Företagets kunder så är kopplingen till kunderna så pass stark att samma regler för representation etc. som vid kundkontakter enligt ovan skall följas i tillämpliga delar ifråga om representation, måttfullhet, ersättningar etc.

8. Sponsring av eller donation till organisationer får inte särskilt gynna enskilda individer eller personliga intressen hos mottagarens anställda, medlemmar eller andra befattningshavare.

9. Betalningar till privata konton eller till konton hos organisationer som anställda vid sjukhus själva tecknar (och som inte administreras av sjukhuset) är inte tillåtna. Ersättningar för kostnadsutlägg är dock tillåtna.




8. Centrala regler

Riktlinjer i enlighet med policys utfärdade av Fresenius Medical Care på central nivå (Kod för Etiskt och Affärsmässigt uppförande)

Nedanstående riktlinjer är utfärdade på central nivå av Fresenius Medical Care. Med detta följer att de är övergripande och generellt formulerade, i syfte att kunna tillämpas i ett flertal länder. I Sverige tillämpas i allt väsentligt samma regelverk, vilket för Sveriges del innebär LER och Samverkansreglerna. Dessa regler ger dock i ett flertal avseenden mindre handlingsutrymme än vad policys utfärdade av Fresenius Medical Care på central nivå medger. I dessa fall skall LER/Samverkansreglerna följas. De regler som följer av policys utfärdade av Fresenius Medical Care på central nivå enligt nedan har kompletteras med referenser till gällande LER/Samverkansreglerna.

I. Syftet med riktlinjerna

Samarbete med affärspartners i den offentliga respektive den privata sektorn i såväl Sverige som i andra länder, kännetecknat av kompetens, pålitlighet och förtroende, är grundläggande förutsättningar för utvecklandet av de affärer som görs inom Freseniusgruppen. Av särskild betydelse för ett långsiktigt och harmoniskt affärsförhållande är att de lagar som gäller för affärer med våra affärspartners och deras beslutsfattare följs.

Syftet med dessa riktlinjer är att ge information om den aktuella legala situationen samt att ge alla anställda tydliga övergripande riktlinjer för deras arbete.

II. Principer

Alla typer av aktiviteter relaterade till betalningar eller kostnadsfria/betalda tjänster riktade till anställda (tjänstemän, andra typer av myndighetsföreträdare, ombud, avlönade anställda, andra personer) hos statligt eller privat ägda, svenska eller utländska myndigheter, organisationer eller företag som huvudregel förbjudna. I händelse av tveksamheter eller oklarheter hur dessa riktlinjer skall tolkas skall juridiskt ombud eller koncernens Legal Departement kontaktas för konsultation.

8.1. Riktlinjer för hantering av ekonomiska och övriga prestationer

(i) Alla typer av ekonomiska och andra prestationer (till exempel sponsring och donationer) till privata och offentliga institutioner och myndigheter måste alltid vara helt skilda från Företagets försäljningsverksamhet.

(ii) Anställda vid privata och offentliga institutioner och myndigheter får inte erbjudas några som helst tjänster eller gåvor. Detta gäller även personernas familjemedlemmar.

(iii) För alla typer av tjänster och prestationer som erbjuds offentliga svenska eller

utländska företag och myndigheter skall skriftlig information skickas till motpartens ledning, som skall godkänna det hela skriftligt.

(iv) Alla typer av ekonomiska och andra prestationer till privata och offentliga

institutioner och myndigheter skall vara skriftligt avtalade. Även implementeringen och resultatet som uppnås skall vara dokumenterat.




(v) Det måste alltid finnas ett rimligt samband mellan prestation och ersättning i alla avtal mellan Företaget och externa parter.

III. Riktlinjer kring Rabatter och Kommission

8.2. Rabatter

(i) En rabatt är en prisreduktion som normalt erbjuds kunder genom att det normala listpriset sänks. Rabatter kan även erbjudas i form av extra varor eller tjänster i olika former.

(ii) Rabatter får endast erbjudas mellan parter där det finns ett avtal, normalt mellan ett av koncernens bolag och en kund. Ansvarig för erbjudanden om rabatter är den person hos bolaget som är ansvarig för det underliggande kontraktet. Dessa rabatter skall inte påverkas av de fall där rabatter har förklarats vara VD: s eller annan chefs ansvar.

(iii) Mottagaren av rabatter ska alltid vara vår kontraktspartner. Rabatter får inte erbjudas i någon form av kommersiell fördel för en tredje part, till exempel motpartens anställda istället för själva motparten.

(iv) Notera att för dominerande företag särskilda regler gäller för hur en rabatt får utformas.

8.3. Kommission

(i) Kommission är en ersättning för att förmedla en transaktion. Kommission får endast erbjudas en tredje part (kommissionär) som har förmedlat en transaktion i Företagets intresse, vilket har lett till ett ingående av ett avtal.

(ii) Kommissionären får inte vara en anställd hos kunden ifråga, inte heller ha ett liknande kontraktsförhållande med kunden (till exempel ombud).

(iii) Kommissionen måste vara sedvanlig.

8.4. Differentiering - Rabatter och utbetalningar

(i) Erbjudanden om rabatt och utbetalningar av kommission måste vara väl åtskilda i de dagliga affärerna. Rabatter till kunder får inte uppfattas eller tolkas som kommission till tredje part eller som dolda. Vidare får inte en begäran om kommission från kommissionärer användas för prisreduktioner vid försäljningar eller andra kontraktsförhandlingar.

(ii) De belopp som härrör från seder och praxis i affärsverksamheten skall ställas i relation till storleken på rabatter och kommission som överenskommits, samt i relation till den totala omfattningen av transaktioner för kunden och företaget. I händelse av ett kommissionärsavtal skall den förväntade betydelsen och den förväntade omfattningen av transaktionerna beaktas.

(iii) Rabatter och kommission måste följa gällande lagstiftning.

(iv) Särskild hänsyn skall tas till riktlinjerna kring dokumentation (se avsnitt 6 och 8.1).




IV. Regler för särskilda fall

8.5. Ersättningar till anställda vid vårdinrättningar som motprestation för utförda tjänster

För uppdrag och i förekommande fall ersättning till anställda vid inhemska och utrikes vårdinrättningar (till exempel offentligt respektive privat ägda sjukhus, universitetssjukhus, specialistkliniker, rehabiliteringscenter) som motprestation för tjänster de har tillhandahållit gäller följande villkor: (i) Medverkan av anställda inom hälso-och sjukvården bör i första hand ske inom

ramen för den ordinarie tjänsten.

(ii) Företaget och de anställda som berörs vid vårdinrättningen samt de anställdas arbetsgivare skall ha ett skriftligt avtal där åtminstone avtalsparternas namn, ersättningen samt de anställdas motprestation skall finnas beskrivet i detalj.

(iii) Det ska finnas ett legitimt behov av att genomföra uppdraget i Företagets intresse. Den anställde ska ha de kvalifikationer som krävs för att utföra den överenskomna motprestationen. Om det rör sig om arbete som inte är uppdrag i tjänsten skall regler om bisyssla hos arbetsgivaren tillämpas på förhållandet.

(iv) Ersättningen som utlovas av Företaget eller dess ombud skall vara skälig och stå i rimlig proportion till den prestation som utförs av den anställde.

(v) Företaget ska lämna kontrolluppgift till Skatteverket.

(vi) Mallar för till exempel konsultavtal finns i Ativa.

(vii) Särskild hänsyn skall tas till riktlinjerna kring dokumentation (se avsnitt 6 och 8.1.).

8.6. Stöd till forskning och utvecklingsarbete

Det är generellt tillåtet för Företaget att ekonomiskt stödja forsknings- och utvecklingsprojekt om sådant ekonomiskt stöd är i enlighet med riktlinjerna avseende donationer och följande förutsättningar är uppfyllda:

(i) Projektet skall vara medicinsk, vetenskaplig forskning till gagn för patienter. Det får inte direkt eller indirekt vara relaterat till Företagets försäljningsverksamhet eller kopplat till krav på motprestationer om exempelvis köp av Företagets produkter. Separationsprincipen skall iakttas och följas strikt.

(ii) Planerade forsknings- och utvecklingsprojekt som Företaget skall stödja skall vara skriftligt avtalade och undertecknade av VD eller annan behörig firmatecknare. Avtalet skall i detalj beskriva karaktären och omfattningen av projektet, respektive avtalsparters allmänna rättigheter och skyldigheter samt på vilket sätt och med vilka belopp Företaget ska bidra ekonomiskt.




(iii) Särskild hänsyn skall tas till riktlinjerna kring dokumentation (se avsnitt 6 och 8.1.). Vad som nämnts om regler gäller oavsett om vårdinrättningen är offentligt ägd eller privat. I samma utsträckning gäller att tillämpligheten av reglerna inte är begränsad till universitetsstudier.

8.7. Sponsring av utbildning och kommande utbildningsaktiviteter

Med sponsring avses ekonomiskt eller annat stöd om det innefattar en marknadsmässig motprestation såsom utställningsplats, produktdemonstrationer eller annan exponering exempelvis vid sammankomst arrangerade av eller på uppdrag av hälso- och sjukvården eller intresseförening eller Företaget. Sponsringen skiljer sig från donation som saknar krav på motprestation. Sponsring av utbildning och kommande utbildningsaktiviteter som ges eller organiseras av nationell eller utrikes vårdinrättning eller deras anställda, är tillåtet under förutsättning att följande villkor är uppfyllda:

(i) Sponsringen avser de yrkesmässiga delarna av utbildningen eller utbildningsaktiviteten t.ex. lokal, teknik i lokal, material, kostnad för föreläsares arvode, föreläsares resa och/eller föreläsares logi.

(ii) Måttfulla måltider i direkt anslutning till utbildningen eller utbildningsaktivitets får förekomma. Värdet av en lunch bör inte överstiga 112 kronor och får inte överstiga 250 kronor. Värdet av middagar får inte överstiga 700 kronor, per person, samtliga beloppsgränser inkluderar moms (se Bilaga 2, Värdegränser). Sponsring får dock inte användas för endast ett moment i en utbildning till exempel en måltid.

(iii) Syftet med utbildningen är att förbättra hälsa och omvårdnad av patienter eller vetenskaplig forskning och utbildning.

(iv) Särskild hänsyn måste tas till Separationsprincipen (II 1.). Sponsringen måste vara helt fristående från alla försäljningstransaktioner och får inte göras beroende av någon sådan transaktion.

(v) Sponsring måste gynna vårdinrättningen och får inte ske till förmån för enskilda anställda eller tidigare anställda där.

(vi) Kontanta betalningar till privata konton eller tredjepartskonton hos organisationer

över vilka vårdinrättningen inte administrerar eller kontrollerar är inte tillåtna.

(vii) Det måste säkerställas att mottagandet av sponsringsmedel är bekräftade av

ledningen vid vårdinrättningen.

För sponsring skall finnas budgetredovisning inom 6 månader från det den utgavs. Redovisning av sponsring ska även ske i enlighet med reglerna för öppen värdeöverföring. 8.8. Donationer

Donationer är ekonomiskt eller annat stöd utan krav på motprestation. Donationer till nationell eller utrikes vårdinrättning, är tillåtna under förutsättning att följande villkor är uppfyllda:




(i) Syftet med donationen måste vara forskning, utbildning, förbättrande av vård och omvårdnad, eller vidareutbildning.

(ii) Så kallade ”sociala donationer” – donationer till en eller fler personer för att högtidlighålla särskilda händelser, till exempel jubileumsår i anställningen, jul eller födelsedagar, är inte tillåtna. Inte heller får andra former av personliga gåvor till yrkesverksamma erbjudas eller tillhandahållas.

(iii) Donationer får inte ges till interna aktiviteter eller ordinarie verksamhet. Donationer får heller inte erbjudas för att finansiera sociala aktiviteter.

(iv) Donationen måste vara helt fristående från alla försäljningstransaktioner och får inte göras beroende av någon sådan transaktion. Donationen får inte heller på annat sätt utgöra ett incitament att rekommendera, förskriva, köpa, tillhandahålla, sälja eller administrera specifika produkter.

(v) Donationen måste gynna och riktas till vårdinrättningen som organisation och får inte ske till förmån för eller gynna enskilda anställda eller tidigare anställda där eller andra befattningshavare.

(vi) Kontanta betalningar till privata konton eller tredjepartskonton hos organisationer över vilka vårdinrättningen inte administrerar eller kontrollerar är inte tillåtna. Ersättningar för verifierbara utlägg för Företagets räkning är tillåtna.

(vii) Det måste säkerställas att mottagandet av donationer är bekräftade av ledningen vid vårdinrättningen normalt genom avtal därom.

(viii) För donationer skall föras register.

Vad som sägs ovan gäller endast donationer och sponsring till sjukhus, kliniker och andra kunder och presumtiva kunder; inte ideella organisationer som exempelvis Röda Korset, BRIS och patientföreningar.

8.9. Gåvor och hjälpmedel

Generellt gäller att inga gåvor får tillhandahållas, erbjudas eller utlovas till hälso- och sjukvård eller dess medarbetare med undantag för vad som anges nedan:

(i) Informations och utbildningsmaterial som är av direkt yrkesmässig relevans för mottagaren och till direkt nytta för patientomhändertagandet.

(ii) Hjälpmedel som kan förenkla för vårdpersonal och patienter att lära sig hantera ett läkemedel eller som på annat sätt är ämnade att stödja patientens behandling inom ramen för ett patientstödsprogram om syftet med hjälpmedlet är utbildning av medarbetare och för patientomhändertagande. Hjälpmedel som tillhandahålls får dock inte vara sådana att de rutinmässigt används i mottagarens verksamhet.

(iii) Billiga pennor och anteckningsblock med företagsnamnet (dock utan produktnamn eller produktlogotyp) får tillhandahållas vid sammankomster som organiseras av FMC och som inte hålls på deltagarnas arbetsplats.

(iv) Inget informations och utbildningsmaterial, hjälpmedel eller andra gåvor till ett värde över fyrahundrafemtio (450) kronor får tillhandahållas, erbjudas eller utlovas till hälso- och sjukvård eller dess medarbetare.




9. Om Du är Osäker - Be om Råd!

Det är inte alltid klart var gränsen går för ett otillåtet agerande. Det förväntas inte av Dig att Du skall bli en expert på gällande regler, men Du förväntas att kunna identifiera potentiellt problematiska situationer och söka vägledning innan Du gör något som kan äventyra Företagets policy. Att representation eller presentartiklar hålls inom angivna belopps- eller värdegränser utgör ingen garanti för att åtgärden är tillåten. Tänk på att otillbörligheten i det konkreta fallet beror på mottagarens ställning och om förmånen är så attraktiv att den kan antas påverka mottagaren och därmed hans eller hennes handlande i tjänsten.

OBS! Inom den offentliga sektorn är det viktigt att komma ihåg att Du inte kan förlita Dig på att en viss åtgärd är godtagbar bara för att kunden har givit sitt samtycke till att dess anställda erbjuds en viss förmån.

Om Du känner till eller skulle bli varse något beteende som Du tror inte överensstämmer med vår policy och våra riktlinjer, ombeds Du att diskutera saken med närmaste chef, VD eller utsedd Compliance Officer.

DET ÄR VIKTIGT att missförstånd klaras upp och att varje beteende, förfarande eller uttalande som inte är förenligt med vår policy eller våra riktlinjer korrigeras för att skydda oss mot riskerna för klagomål och myndighetsundersökningar.

Ignorera inte problem i förhoppningen att problemet skall försvinna. Det gör det inte! Underlåtenhet att hantera ett problem på ett tidigt stadium kan stå både Företaget och Dig själv dyrt.

KOM IHÅG!

Ledningen är alltid tillgänglig för att stödja

och vägleda Dig!





EXTERNA PARTER _________________________________________________________

Bilaga 1 till Personalhandbok

För medarbetare och arbetsgivare i

Fresenius Medical Care Sverige AB

KONTAKTLISTA

För det fall att det mot all förmodan skulle ske en myndighetsundersökning i våra Lokaler och Du är först på plats, skall Du Sammankalla grupper enligt Kontaktlistan. Kontakta personerna på listan i angiven prioritetsordning och Företagets externa Jurister samt koncentrera Dig på vad

som sker i våra lokaler.

Fresenius Medical Care Sverige

Djupdalsvägen 1 Box 548

192 05 Sollentuna Tel: +46 (0)8-594 77 600 Fax: +46 (0)8-594 77 620

[email protected] Fredrik Gustafsson (VD) Anette Borgman Parkeryd (CO) Tel: +46 (0)8-594 776 30 Tel: +46 (0)8-594 77 613 Fax: +46 (0)8-594 77 620 Fax: +46 (0)8-594 77 620 Mobil: +46 (0)73-70 77 630 Mobil: +46 (0)73-70 77 613 E-post: [email protected] E-post: [email protected]

FME:s externa jurister

Vasagatan 7 P.O. Box 180

SE-101 23 Stockholm Tel: +46 8 566 177 00 Fax: +46 8 566 177 99

[email protected]

Advokat Leif Gustafsson Tel: +46 (8) 566 177 34 Mobil: +46 (0)709-56 60 70 E-post: [email protected]

Advokat Anders Fast Advokat Peder Oxhammar Tel: + 46(8)566 177 92 Tel: + 46 (8)566 177 25 Mobil: +46 (0)733-81 69 87 Mobil: +46 (0)768-18 16 06 E-post: [email protected] E-Post: [email protected]

Documents

Policy för relationer med externa partner av muta är olagligt (10 kap. 5 a brottsbalken) ..... 4 2.2. Givande av muta (tidigare bestickning) är olagligt (10 kap. 5 b brottsbalken)