Upload
others
View
27
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PROSES KERJA
PS-13
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
NAMA : MOHD KHAIRUDDIN BIN AHMAD KHAIR Jawatan : Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan & Disiplin Tarikh : 08-09-2017
NAMA : MOHD ARIFFIN BIN AMAN Jawatan : Timbalan Pengarah
Sokongan Akademik Tarikh : 08-09-2017
MAKLUMAT TERKAWAL
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
PS-13
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 1 /9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
KANDUNGAN HALAMAN
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2
1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2
1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3
1.5 Definisi ................................................................................................................ 3
1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 4
2.1 Pengurusan Disiplin Pelajar ................................................................................ 4
3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 5
3.1 Pengurusan Disiplin Pelajar ................................................................................ 5
4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 6
4.1 Rancang Takwim Disiplin .................................................................................... 6
4.2 Urus Disiplin ....................................................................................................... 6
4.3 Urus Rayuan Saman ........................................................................................... 6
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ........................................................................................ 6
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ............................................................................................ 7
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ............................................................................ 7
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ..................................................... 8
9. LAMPIRAN 8.5 ................................................................................................................ 8
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ........................................................................................ 9
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
PS-13
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 2 /9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
1) Objektif Menggariskan tindakan-tindakan bagi pengurusan disiplin pelajar supaya dapat mengawal dan berusaha mengurangkan kadar kes disiplin pelajar
2) Skop (key activities) a. Perancangan disiplin b. Perlaksanaan disiplin c. Tindakan disiplin d. Analisis & Laporan Disiplin
3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Masalah disiplin pelajar dikenakan tindakan mengikut prosedur
b. Semua PDJ adalah kompeten c. Semua aduan dan tindakan pengawalan disiplin
direkod dan dianalisis.
4) Pemilik proses a. PHEP (KD)
5) Pelanggan proses 5.2 a. Ketua Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar b. Pegawai Disiplin Jabatan c. Ketua Jabatan d. Pelajar
6) Pihak berkepentingan 4.2 e. Jabatan Hal Ehwal & Pembangunan Pelajar f. Politeknik Melaka g. Jabatan Pendidikan Politeknik h. Badan persijilan
1.2 Rujukan
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015
Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Buku Panduan dan Peraturan Pelajar Politeknik. b. Garis Panduan Pengurusan Kebajikan Dan Disiplin
Pelajar Politeknik c. Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
(Akta 174)
1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7
SUMBER-SUMBER PENERANGAN
Manusia 7.1.2 Pengarah
KJHEPP
PHEP(KD)
Ketua Jabatan
PDJ
Pensyarah
Infrastruktur 7.1.3
Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan ruang kerja
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
PS-13
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 3 /9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Kemudahan bilik mesyuarat
Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer, printer dan SPMP
Pengangkutan 7.1.3 (c) -
Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)
Kemudahan internet
Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -
Bahan 7 Alat tulis
Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif
Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan
Kompetensi kakitangan 7.2 Mengikuti bengkel Akta 174
Lain-lain
1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4
Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima
1. Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik
PHEP(KD) Setiap awal tahun
Memo dan emel Semua PDJ
2. Borang Aduan Salahlaku Disiplin Pelajar
Pelapor Sepanjang masa
Serahan tangan PHEP(KD)
3. Fail Disiplin Pelajar PHEP(KD) Sepanjang masa
Serahan tangan KJHEPP
4. Aku Janji Pelajar Pelajar Sepanjang masa
Serahan tangan PHEP(KD)
5. Laporan Analisis Kes Disiplin
PHEP(KD) Setiap bulan Serahan tangan KJHEPP
6. Laporan Bulanan Pelaksanaan Disiplin Jabatan
PDJ Setiap bulan Serahan tangan PHEP(KD)
1.5 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Ketua Eksekutif Ketua Eksekutif adalah pegawai yang dilantik yang berkuasa mengambil tindakan tatatertib dan mengenakan hukuman yang diperuntukan di dalam Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 dan pindaan-pindaannya.
Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar adalah pegawai yang dilantik bagi mengurusetiakan perbicaraan pelajar dan menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan kebajikan dan disiplin.
Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan dan Disiplin)
Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan dan Disiplin) adalah pegawai yang dilantik untuk menguruskan hal-hal berkaitan dengan kebajikan dan disiplin pelajar.
Urusetia Tatatertib Pelajar Urusetia Tatatertib Pelajar terdiri daripada KJHEPP, PHEP(KD) dan Pegawai Disiplin Jabatan serta pegawai yang dilantik bagi mengurus hal-hal berkaitan dengan perbicaraan pelajar di bawah Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 dan pindaan-pindaannya.
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
PS-13
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 4 /9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Pegawai Disiplin Jabatan Pegawai Disiplin Jabatan adalah pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk pengurusan disiplin pelajar di peringkat jabatan.
Jawatankuasa Disiplin Pelajar Jawatankuasa Disiplin Pelajar adalah jawatankuasa yang ditubuhkan untuk mengurus disiplin pelajar yang terdiri daripada KJHEPP, PHEP(KD) dan PDJ.
Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar adalah jabatan yang bertanggungjawab untuk memberi perkhidmatan dalam semua hal berkaitan dengan pelajar.
Pembantu Am Pejabat Pembantu Am Pejabat ditugaskan untuk memfailkan rekod disiplin.
1.6 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
KJHEPP Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
PHEP (KD) Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan dan Disiplin)
PDJ Pegawai Disiplin Jabatan
KJ Ketua Jabatan
KP Ketua Program
KK Ketua Kursus
JKDP Jawatankuasa Disiplin Pelajar
JHEPP Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar
PAP Pembantu Am Pejabat
2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1
2.1 Pengurusan Disiplin Pelajar
SOURCE OF INPUTS
INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF OUTPUTS
PHEP (KD) Kalendar akademik
RANCANG TAKWIM DISIPLIN
Takwim disiplin
PDJ
KJHEPP
KJHEPP
PHEP (KD)
PDJ
Staf
Takwim disiplin
Buku panduan pengurusan disiplin
Akta 174
Borang aduan salah laku
URUS DISIPLIN PELAJAR
Notis denda kesalahan tatatertib terus
Laporan pemeriksaan bulanan
KJHEPP
PHEP (KD)
Pelajar
Pelajar Notis denda kesalahan tatatertib terus
Surat rayuan
URUS RAYUAN SAMAN
Surat rayuan yang disokong
Resit bayaran saman
KJ / KP / KK
KJHEPP
PHEP (KD)
Unit kewangan
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
PS-13
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 5 /9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
3. SWIMLANE 4.4.1
3.1 Pengurusan Disiplin Pelajar
KJHEPP PHEP(KD) PEGAWAI
DISIPLIN JABATAN KJ/KP/KK PELAJAR
PENGESAHAN LAPORAN BULANAN
BAYAR SAMAN
RANCANG TAKWIM
LAPORAN BULANAN
LULUS RAYUAN
KELUAR SAMAN
PEMERIKSAAN DISIPLIN
TERIMA SAMAN
SOKONG RAYUAN
SAHKAN
TAKWIM
SAMAN
RAYUAN
TIDAK
TIDAK
TIDAK
YA
YA
YA
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
PS-13
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 6 /9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
4. PROSES KERJA 4.4.1
4.1 Rancang Takwim Disiplin
Bil Tanggung jawab Tindakan
1. PHEP (KD) a. Mengadakan Mesyuarat Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan. b. Menyediakan Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan
2. KJHEPP Mengesahkan Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan
4.2 Urus Disiplin
Bil Tanggung jawab Tindakan
3. PDJ a. Melaksanakan pemeriksaan disiplin dan mengambil tindakan untuk
pengawalan disiplin.
b. Mengeluarkan saman terhadap pelajar yang melakukan kesalahan
disiplin dengan mengemukakan notis denda.
c. Menyediakan laporan bulanan pelaksanaan disiplin peringkat jabatan
4. PHEP (KD) Mengumpulkan laporan bulanan pelaksanaan disiplin jabatan
5. KJHEPP Mengesahkan laporan bulanan pelaksanaan disiplin jabatan
4.3 Urus Rayuan Saman
Bil Tanggung jawab Tindakan
6. KJ/KP/KK Menyokong surat rayuan pengurangan bayaran saman pelajar
7. KJHEPP Meluluskan surat rayuan pengurangan bayaran saman pelajar
5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (P)
Output perancangan Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik
Kelulusan perancangan KJHEPP
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Buku Panduan dan Peraturan Pelajar Politeknik.
Garis Panduan Penguirusan Kebajikan Dan Disiplin Pelajar Politeknik
Rujuk dan akur kepada proses kerja
Penggunaan borang-borang seperti di lampiran
Kawalan Proses yang
disumber luar 8.4
Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976 (Akta
174)
Identifikasi dan
kemudahkesanan 8.5.2
No Pendaftaran Pelajar
No Kad Pengenalan Pelajar
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Maklumat dan Data pelajar
Pemuliharaan 8.5.4 Fail Disiplin Pelajar
Notis denda (Saman)
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
PS-13
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 7 /9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
Khidmat selepas
perkhidmatan 8.5.5
Rayuan pengurangan saman (jika perlu)
Kawalan Perubahan 8.5.6 Perancangan Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik
Garis panduan dan peraturan pelajar politeknik.
Tindakan 10(ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Laporan Analisis kes disiplin pelajar
Laporan bulanan pelaksanaan disiplin pelajar
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan takwim pengurusan disiplin tahunan politeknik
6. RISIKO DAN PELUANG 6.1
Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang
7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4
BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN
(sebelum berlaku)
TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)
1. Takwim Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik
Takwim tidak selari dengan tarikh pelaksanaan
Pemantauan dari KJHEPP
Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim
2. Laporan pemeriksaan bulanan
Laporan pemeriksaan bulanan tidak dihantar
Pemantauan dari KJHEPP.
Kemaskini data secara berkala.
Surat arahan menghantar laporan dikeluarkan
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
PS-13
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 8 /9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
REKOD TEMPOH SIMPANAN
TEMPAT SIMPANAN
KATEGORI
1. Perancangan Pengurusan Disiplin Tahunan Politeknik
3 tahun Pejabat
JHEPP
Am
2. Borang Aduan Salahlaku Disiplin Pelajar
3 tahun Pejabat
JHEPP
Terhad
3. Fail Disiplin Politeknik 3 tahun Pejabat
JHEPP
Terhad
4. Aku Janji Pelajar 3 tahun FPP di Pejabat
JHEPP
Terhad
5. Laporan Analisis Kes Disiplin Pelajar 3 tahun Pejabat
JHEPP
Terhad
6. Laporan Bulanan Perlaksanaan Disiplin Jabatan
3 tahun Pejabat JHEPP Terhad
9. LAMPIRAN 8.5
RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1) PS-13(1)(08-09-17) Perancangan Pengurusan Disiplin Tahunan
2) PS-13(2)(08-09-17) Borang Aduan Salahlaku Disiplin Pelajar
3) PS-13(3)(08-09-17) Laporan Analisis Kes Disiplin Pelajar
4) PS-13(4)(08-09-17) Laporan Perlaksanaan Disiplin Peringkat Jabatan
PENGURUSAN DISIPLIN PELAJAR
PS-13
POLITEKNIK MELAKA
Keluaran 01
Mukasurat 9 /9
Tarikh 08-09-17
MAKLUMAT TERKAWAL
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5
KAWALAN MAKLUMAT
i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa
kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses
kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:
a. E-Document b. Hardcopy
vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.
vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:
KELUARAN TARIKH KUATKUASA
01 08-09-17
02
PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN
P01.
P02.
P03.
POLITEKNIK MELAKA
PERANCANGAN PENGURUSAN DISIPLIN TAHUNAN
BIL TARIKH PROGRAM TANGGUNGJAWAB LOKASI
KOS CATATAN
1
2
3
4
5
Disediakan Oleh:
…………………
PHEP(KD)
Disahkan Oleh:
..........................
KJHEPP
Diluluskan Oleh:
…………………
Pengarah Tarikh :
PS-13(1)(08-09-17)
POLITEKNIK MELAKA
BORANG ADUAN SALAHLAKU DISIPLIN PELAJAR
Tindakan oleh Pelapor
Nama Pelajar : ……………………………………………………………..............………………
No. Pendaftaran : ………………………… Jabatan :…………………………..
Jantina : …………..… Bangsa : ……………. Agama : ………………..………...
Jenis Kesalahan : ……………………………………………………………………......……….....
Keterangan Kesalahan :
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
Tarikh: …………………… Masa: …………………….
Pengakuan Pelajar : Bersalah / Tidak Bersalah
Tandatangan Pelajar : ………………………………..
Nama Pelapor : ……………………………………………. Jabatan/Unit : …………….........……
Tandatangan Pelapor : ……………………………………… Tarikh:……………….........……
Tindakan oleh PHEP(KD)/PDJ (tandakan (√) mana yang berkenaan)
Kes dirujuk kepada Jabatan Akademik untuk tindakan secara pentadbiran.
Kes dikendalikan oleh : .........................................................................................................
(Sila isikan ruangan Tindakan Oleh Ketua Jabatan / PDJ)
Kes dikendalikan oleh PHEP (KD) untuk tindakan secara pentadbiran.
Bentuk tindakan yang diambil : .....................................................................................
Kes diserahkan kepada KJHEPP.
Nama & Tandatangan PHEP (KD)/ PDJ : ............................................................
Tarikh : ................................................
PS-13(2)(08-09-17)
1/2
Tindakan oleh Ketua Jabatan / PDJ
Nyatakan bentuk tindakan secara pentadbiran yang telah diambil terhadap pelajar :
......................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Tandatangan Ketua Jabatan / PDJ : ……………………………….. Tarikh : ……………….
Nama dan cop:...................................................................
Tindakan oleh KJHEPP (tandakan (√) mana yang berkenaan)
Kes tidak mempunyai asas yang kukuh dan boleh ditutup
Kes melibatkan perundangan dan dirujuk kepada Pengarah/Ketua Eksekutif
Tandatangan KJHEPP : ………………………………
Tarikh : …………………
Nama dan cop : ..........................................................
PS-13(2)(08-09-17)
2/2
POLITEKNIK MELAKA
LAPORAN ANALISIS KES DISIPLIN PELAJAR
Sesi Pengajian :
Bil Keterangan Kes Disiplin Jumlah Kes Tindakan Yang
Telah Diambil Catatan
Jumlah Keseluruhan
Disediakan oleh : …………………………………….
PHEP (KD)
Nama dan cop:
Disahkan oleh:…………………………………. Tarikh:…………………………..
KJHEPP
Nama dan cop:
PS-13(3)(08-09-17)
LAPORAN PERLAKSANAAN DISIPLIN PERINGKAT JABATAN
JABATAN : __________________________________________
BULAN / TAHUN :___________________________________________(CTH: JAN/07)
BAHAGIAN A: PEMERIKSAAN RUPADIRI
Tarikh Dirancang :___________________________________________
Tarikh Perlaksanaan :___________________________________________
Bil Jenis Kesalahan Bil. Kesalahan Tindakan yang diambil Ulasan
1. Kad Pelajar
2. Kasut
3. Pakaian
4. Kuku
5. Rambut
6. Barang Perhiasan ( Lelaki)
7. Merokok
8. Lain-lain
(Nyatakan)
a.
b.
*(Perhatian: Sila kepilkan Borang Aduan Salahlaku bersama laporan.)
PS-13(4)(08-09-17)
1/2
BAHAGIAN B: PROGRAM / AKTIVITI DISIPLIN( CTH: TAKLIMAT, CERAMAH, LAWATAN DLL.)
Bil Tajuk Program/Aktiviti Tarikh Perancangan Tarikh Perlaksanaan Bil. Kehadiran Tindakan yang diambil Ulasan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Disediakan oleh:...................................... Disahkan oleh:.............................................
Nama PDJ:………………………………………………………………….. Nama Ketua Jabatan:..................................................................
Tarikh: …………………………..
PS-13(4)(08-09-17)
2/2