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MODULO II
POLITICAS Y NORMAS.
PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y
FLUJOGRAMAS
POLÍTICAS:
ACCIONES TOMADAS PARA EL DESARROLLO,
PLANIFICACION, FORMULACION Y EVALUACION DE LAS
DECISIONES
Finalidad:
FIJAR LOS OBJETIVOS Y METODOS GENERALES DE
ADMINISTRACION DE ACUERDO A CON LOS CUALES
SE DEBEN MANEJAR OPERACIONES DE CUALQUIER
ORGANIZACIÓN.
POLÍTICA CONTABLE:
SE ESTABLECE CON LA FINALIDAD DE REGULAR TODA LA
ACTIVIDAD CONTABLE REFERENTE A LOS REGISTROS,
TRATAMIENTO Y PRESENTACION RESUMIDA DE LAS
TRANSACCIONES FINANCIERAS.
LAS POLÍTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN
ESTABLECIDAS EN MANUALES DECLARATIVOS QUE POR
LO GENERAL SON MANEJADOS POR LA ALTA GERENCIA
DE ALLI QUE TODA ACTIVIDAD COMERCIAL DE UNA EMPRESA
REQUIERE QUE EL NIVEL DIRECTIVO FIJE Y DICTE PAUTAS PARA
EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION FINANCIERA.
DE ESTA FORMA SE REQUIERE EL ESTABLECIMIENTO DE
POLITICAS PARA EL TRATAMIENTO Y REGISTRO DE LAS
TRANSACCIONES FINANCIERAS.
Un SISTEMA CONTABLE DEBERA ESTAR ENFOCADO A LA
VERIFICACION DE LA EXISTENCIA FORMAL O INFORMAL DE
POLITICAS COMO POR EJEMPLO:
1. REGISTRO DE LOS GASTOS
2. CAPITALIZACION DE ACTIVOS FIJOS.
3. DEPRECIACION Y AMORTIZACION DE ACTIVOS FIJOS
TANGIBLES
4. METODOS PARA VALORAR LA INVERSION.
5. POLITICAS PARA EL REGISTRO DE LA PROVICIONES PARA
INCOBRABLES Y DE INVENTARIO
6. POLITICAS CONTABLES PARA CONSOLIDACION DE ESTADOS
FINANCIEROS
7. POLITICAS PARA EL CALCULO Y REGISTRO DE LAS
ACUMULACIONES Y RESERVAS.
Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por los cuales
se rigen todas las decisiones administrativas dentro de una empresa, para
que el progreso y desarrollo de la misma estén dirigidas hacia el logro de
los objetivos establecidos por esta, facilitando así, las labores del ejecutivo
y de sus subordinados.
Características.
Dentro de las características más relevantes de las normas se destacan:
• Brindan ayuda al momento de delegar autoridad.
• Fijan la acción de su cumplimiento.
• Se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concreción.
Todo esto para que sea clara y comprensible a todos aquellos que tengan
que aplicarlas dentro de la organización.
¿Por qué son necesarias las normas contables profesionales?
La existencia de estas normas permite crear un marco normativo de
referencia con el fin de lograr:
• Uniformidad en los objetivos de la información suministrada
• Definir la terminología a utilizar en la presentación de la información
• Obtener información armonizada, es decir, comparable en el tiempo y en
el espacio
LEGALES: Son normas
legales o jurídicas aquellas
que son detalladas en las
leyes y disposiciones
gubernamentales, las cuales
se imponen en forma
obligatoria por los poderes del
estado a las empresas.
Normas Internacionales ISO: son normas internacionales
de fabricación (tanto de productos como de servicios),
comercio y comunicación para todas las ramas
industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica.
Las ISO 9000 a ISO 9004 establecen una racionalización
de los numerosos y variados enfoques nacionales en el
campo empresarial. Las normas nacen para que las
empresas se rijan por unos principios de organización,
para que den estabilidad en el mercado y en la sociedad.
NORMAS CONTRACTUALES ISO 9001, ISO 9002, ISO
9003
NORMAS NO CONTRACTUALES ISO 9000, ISO 9004
ISO 9004-2
Empresas que solo
producen ISO 9002
Empresas que diseñan o modifican
el producto para satisfacer las
necesidades de los clientes ISO 9001
Empresas que solo requieren
control de calidad pero no
diseñan ni modifican el
producto
ISO 9003
Proporciona recomendaciones
para mejorar el desempeño de
las organizaciones. ISO 9004
¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO?
El Control Interno es la base donde descansan las actividades y
operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de
producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son
regidas por el control interno.
¿Cuál es el objetivo de un sistema de control interno?
Tiene varios objetivos como:
1 Evitar o reducir fraudes.
2 Salvaguarda contra el desperdicio.
3 Salvaguarda contra la insuficiencia.
4 Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases
más seguras.
5 Comprobar la corrección y veracidad de los informes
contables.
6 Salvaguardar los activos de la empresa.
7 Promover la eficiencia en operación y fortalecer la
adherencia a las normas fijadas por la administración.
El control interno se divide en:
1. Control Administrativo, donde se debe observar y aplicar
en todas las fases o etapas del proceso administrativo.
2. Control Financiero – Contable, orientado
fundamentalmente hacia el control de las actividades
financieras y contables de una entidad.
Los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados conocidos como (PCGA) son un conjunto de
reglas generales y normas que sirven de guía contable
para formular criterios referidos a la medición del
patrimonio y a la información de los elementos
patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA
constituyen parámetros para que la confección de los
estados financieros sea sobre la base de métodos
uniformes de técnica contable.
“Definiciones de procedimiento
• Gómez Ceja: es una serie de labores concatenadas (unidas) que
constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un
trabajo encaminado al logro de un fin determinado.
• Barrios: es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se
incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros, el
establecimiento de normas de trabajo, arreglo de
espacio, etcétera.
• Koontz y O”Donnnell: son planes en cuanto establecen un método
habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guías de
acción, más que de pensamiento, que detallan la forma exacta
bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.
Ejemplos de procedimientos:
1. Producir un escritorio
2. Gestionar un permiso en la empresa
3. Brindar un servicio bancario
4. Vender y comercializar productos.
En la empresa existen dos grandes grupos de
procedimientos:
• Procedimientos Contables
• Procedimientos no contables.
El manejo de registros constituye una fase o
procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de
los registros conforma un proceso en extremo
importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las
otras actividades contable depende en alto grado, de
la exactitud e integridad de los registros de la
contabilidad.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
DEFINICIÓN
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Sucesión cronológica y secuencial
de operaciones interrelacionadas,
asociadas con la contabilidad
Compilación organizada en forma lógica
y ordenada de todos los procedimientos
que realiza la organización.
- Cuentas
- Débitos y créditos
- Cargos y créditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los débitos y
créditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinación de los saldos de las cuentas
- Balance de comprobación
Dentro de los procedimientos contables tenemos:
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PAUTAS PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS
1.- Describir en orden cronológico
2.- Indicar la unidad encargada de la
ejecución.
3.- Enumerar las actividades
4.- Verbo en presente. Frases breves y sencillas
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
FORMATO COLUMNAR PARA LA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS
Responsable Operación (Tarea)
1.
2.
3.
4.
5.
1.1.-
2.1.-
2.2.-
2.3.-
3.1.- 3.2.-
4.1.- 4.2.-
4.3.-
4.4.-
4.5.-
4.6.-
4.7.-
4.8.-
5.1.-
5.2.-
DIAGRAMA DE FLUJO
Un diagrama de flujo es una forma de representar
gráficamente los detalles algorítmicos de un proceso
multifactorial.
Estos diagramas utilizan una serie de símbolos con
significados especiales y son la representación gráfica de los
pasos de un proceso.
Los diagramas de flujo sirven para representar
algoritmos de manera gráfica.
1. Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera
quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente
el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al
proceso siguiente.
1. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están
incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
1. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas
también.
1. Identificar y listar los puntos de decisión.
1. Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y
asignando los correspondientes símbolos.
1. Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y
describa con exactitud el proceso elegido.
LOS PASOS A SEGUIR PARA CONSTRUIR EL
DIAGRAMA DE FLUJO SON :
1. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda
a derecha.
2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que
indica la dirección que fluye la información procesos, se deben de utilizar
solamente líneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).
3. Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del
diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se
debe tener en cuenta que solo se vana utilizar conectores cuando sea
estrictamente necesario.
4. No deben quedar líneas de flujo sin conectar
5. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el
uso de muchas palabras.
6. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del
símbolo final.
7. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener mas de una línea de flujo
de salida.
REGLAS PARA LA CREACIÓN DE DIAGRAMAS
SIMBOLO DESCRIPCIÓN
Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento.
Dirección de Flujo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las operaciones
Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo
Conector de Página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el flujo.
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
SIMBOLO DESCRIPCIÓN
Terminal: Indica el inicio o la terminación del flujo.
Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varis caminos.
Documento: Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina.
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA SECUENCIAL
HORIZONTAL
No separa cada una de las
personas y/o
departamentos que
realizan las tareas
VERTICAL
SI
NO
EJEMPLO
Responsable Operación (Tarea)
1.Auxiliar de Contabilidad 1.1.- Busca el saldo al final del mes del mayor auxiliar de la cuenta banco.
1.2.- Busca el saldo al final del mes conforme al estado de cuenta enviado por el banco. 1.3.- Compara ambos saldos. 1.4- Determina la existencia de depósitos en tránsito.
1.5.- Determina la existencia de cheques en tránsito (pendientes de cobro). 1.6.- Determina la existencia de notas de débito emitidas por el banco. 1.7.- Determina la existencia de notas de crédito emitidas por el banco.
1.8.- Determina la existencia de errores de registro en los libros de la empresa. 1.9.- Determina la existencia de errores cometidos por el banco. 1.10.- Determina la existencia de cheques devueltos. 1.11.- Sigue el método de conciliación por saldos correctos.
1.12.- Inicia elaboración de “preconciliación bancaria” (Ver formato C-PRE-CON)
1.13.- Suma las notas de crédito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor de la empresa.
1.14.- Resta las notas de débito emitidas por el banco al saldo de la cuenta banco según el mayor. 1.15.- Resta los cheques devueltos por el banco al saldo de la cuenta según el mayor de la empresa. 1.16.- Suma o resta los errores de registro cometidos por la empresa, según sea el caso.
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.
2. El Contador 3. Auxiliar de Contabilidad
1.17.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del libro mayor.
1.18.- Suma los depósitos en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco.
1.19.- Resta los cheques en tránsito al saldo del estado de cuenta emitido por el banco.
1.20.- Suma o resta los errores cometidos por el banco al saldo del estado de cuenta.
1.21.- Determina el saldo correcto de la cuenta banco, partiendo del saldo del estado de cuenta. 1.22.- Compara los dos saldos correctos obtenidos. 1.23.- Si son iguales, pasa a 1.24.-.Caso contrario regresa a 1.4.-
1.24.- Elabora documento “Conciliación Bancaria” con los datos anteriormente obtenidos y calculados. (Ver formato C-CON-BAN). 1.25.- Envía “conciliación bancaria” al contador para su revisión y aprobación. 2.1.- Recibe “conciliación bancaria”
2.2.- Revisa la determinación de los saldos correctos.
2.3.- Si los cálculos coinciden con los saldos correctos, pasa a 2.4.-. Si no coinciden, regresa a 1.4.-. 2.4.- Firma la “conciliación bancaria” como aprobación. 2.5.- Regresa “conciliación bancaria” al auxiliar de contabilidad. 3.1.- Recibe la “conciliación bancaria” aprobada por el contador.
3.2.- Registra los asientos de ajuste que se deriven de la conciliación. (Ver plan de asientos) 3.3.- Archiva la “Conciliación Bancaria”
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. DESCRIPCIÓN NARRATIVA.
EJEMPLO
EJEMPLO: PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA. FLUJOGRAMA SECUENCIAL VERTICAL
INICIO
¿Son
iguales?
CONCILIACIÓN
Auxiliar Cont.
busca saldo
según mayor
Busca saldo
según estado
de cuenta
COMPARA
AMBOS
SALDOS
Determina
existencia
depósitos en
tránsito
Determina
existencia
cheques en
tránsito
1
Determina
existencia
errores
del banco
Sigue método
saldos
correctos
Suma al saldo
del mayor
notas crédito
Determina
existencia
notas de
débito
Determina
existencia
notas de
crédito
Determina
existencia
errores de
la empresa
Determina
existencia
cheques
devueltos
Inicia
elaboración
Pre-
conciliación
Bancaria
2
Resta al saldo
del mayor
notas débito
Resta al saldo
del mayor
ch/devueltos
Suma ó resta al
saldo del mayor
errores de
la empresa
Determina
saldo correcto
del libro
mayor
Suma al Edo.
de cta. los
depósitos en
tránsito
3
Resta al Edo.
de cta. los
cheques en
tránsito
Suma ó resta al
saldo Edo. de
Cta. los errores
del banco
Determina
saldo correcto
del Edo. de
Cuenta
COMPARA
AMBOS
SALDOS
CORRECTOS
SI
NO
ELABORA Conciliación
Bancaria
ENVÍA
AL
CONTADOR
Conciliación
Bancaria
¿Cálculos
coinciden?
Revisa la
determinación
de saldos
correctos
SI
NO Devuelve a
Auxiliar
Contable
FIRMA Conciliación
Bancaria
REGRESA AL
AUXILIAR
CONTABLE
Conciliación
Bancaria
6
CONTADOR
RECIBE
Conciliación
Bancaria
1 3 2 6
Conciliación
Bancaria
AUXILIAR
CONTABLE
RECIBE
Conciliación
Bancaria
REALIZA
ASIENTO DE
AJUSTE
EN LIBRO
FIN
4
4
5
5
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA COLUMNAR
Asigna una columna a cada
Unidad / Responsable que
participa en el desarrollo del
procedimiento.
EJEMPLO: PROCEDIMIENTO: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. DIAGRAMA DE FLUJO COLUMNAR
CUSTODIO AUX. CONTABLE CONTADOR ADMINISTRADOR SECRETARIA
INICIO
FIN
CUENTA EL
EFECTIVO
Solicitud
Reposición
ORDEN
DE
PAGO
1
CONFIRMA
SALDO
MINIMO
ELABORA
FIRMA Solicitud
Reposición
ENVIA Solicitud
Reposición
1
RECIBE Solicitud
Reposición
EXAMINA DATOS
COMPROBANTES
CONFIRMA SUMA
COMPROBANTES
¿COINCIDE
SUMA? ENVÍA
SI
Solicitud
Reposición
2
NO
DEVUELVE
Solicitud
Reposición
3
3
2
RECIBE Solicitud
Reposición
INSPECCIONA Solicitud
Reposición
DETERMINA
CUENTAS
EMITE ORDEN DE
PAGO
ENVIA ORDEN DE
PAGO
4
4
RECIBE ORDEN DE
PAGO
DETERMINA
CTA BANCARIA
AUTORIZA
EMISIÓN
FIRMA ORDEN DE
PAGO
ENVIA ORDEN DE
PAGO
5
5
RECIBE ORDEN DE
PAGO
ELABORA CHEQUE
SOLICITA
FIRMA
ENTREGA
CHEQUE
ORDEN DE
PAGO
6
6
RECIBE
CHEQUE
ORDEN DE
PAGO
FIRMA COMO
ACUSE RECIBO
ORDEN DE
PAGO
ENVIA
FIRMADA
ORDEN DE
PAGO
7
7
RECIBE
FIRMADA
ORDEN DE
PAGO
REGISTRA
REPOSICIÓN
ENVIA
ORDEN DE
PAGO
8
8
RECIBE ORDEN DE
PAGO
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA ANALÍTICO
Posee una
de éstas
alternativas
COLUMNA ADICIONAL
PARA COMENTARIOS
LLAMADAS EN EL CUERPO DEL FLUJOGRAMA
ANSI - - - - - - - -
Nota Aclaratoria: Se adiciona a una
operación o actividad para dar una
explicación de ella.
EJEMPLO: PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN. FLUJOGRAMA ANALÍTICO
AUX. CONTABLE CONTADOR
INICIO
Verifica existencia
y propiedad del
activo
SI
¿Cálculos
y datos
coinciden?
FIN
Revisa fecha
adquisición
del activo
Busca vida
útil y valor residual
OBSERVACIONES
(a)
a) Conforme a las especificaciones del fabricante, o en su defecto, en base a lo preestablecido por la empresa.
Sigue el método
de línea Recta
(b)
c) Emplea la siguiente fórmula:
Deprec.= COSTO – VALOR RESIDUAL
VIDA ÚTIL
El valor obtenido está expresado en la unidad de tiempo de la vida útil.
b) Método de distribución uniforme de la depreciación a lo largo de su vida útil.
Calcula
cuota de
depreciación
(c)
Determina el
Período del gasto
a registrar
(d)
d) d.1) Desde la fecha de adquisición del bien hasta la fecha del registro, si se trata del año en que se adquirió.
d.2) Desde la fecha del último registro de depreciación (cierre y/o ajuste anterior) hasta la fecha del registro actual.
Calcula
depreciación del
período
(e) e) Multiplica cuota de depreciación
por el período a depreciar. Es indispensable la correspondencia entre las unidades de medida.
Informa cálculos
Al Contador 1
1
Verifica datos y
cálculos
Registra asiento
en libro diario
NO
Notifica al auxiliar
contable
2
2