PP 01 Records Management

7/25/2019 PP 01 Records Management

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UNIDAD DIDCTICA II.- EL TRATAMIENTOTema 6.- La gestin de documentos o records management.

6..- E!o"ucin# conce$to % a$"icaciones.

UNESCO. Record and Archives Management Programme, 1979

CONCE&TO

rea de gestin administrativa genera! re!ativa a conseg"ir econom#a $ e%icacia en!a creacin, mantenimiento, "so $ dis&osicin de !os doc"mentos

'CA. (ictionar$ o% archiva! termino!og$, 19)*

(ominio de !a gestin administrativa genera! con vistas a aseg"rar !a econom#a $ !a

e%icacia de !as o&eraciones desde !a creacin, mantenimiento $ "ti!i+acin, hasta !aa%ectacin %ina! de !os doc"mentos

a nocin de gestin de doc"mentos a-ra+a todo e! cic!o de "ti!i+acin de !osdoc"mentos , desde s" creacin o rece&cin, hasta e! momento en "e !osdoc"mentos no son necesarios en !a cond"ccin de !os as"ntos corrientes de "na

organi+acin o instit"cin. a a%ectacin %ina! dada a! doc"mento de&ende de !aeva!"acin "e se haga de s" va!or $ de s" "ti!idad &otencia!, $ &"ede tomar !a%orma de "na trans%erencia a "n de&sito intermedio &ara s" a!macenamientotem&ora!, de s" trans%erencia directa a "n servicio de archivos, de "na donacin a"n de&sito ha-i!itado, de re&rod"ccin antes de s" destr"ccin o, &or /!timo, dedestrccin &"ra $ sim&!e.

Las o$eraciones arc'i!(sticas )ue se ""e!an a ca*o a "o "argo de" $eriodo com$rendido entre "acreacin de documentos % su e"iminacin o trans+erencia a otra institucin de arc'i!os entran

dentro de "a denominacin gen,rica de gestin de documentos


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&RINCI&IO/

Econom(a

E+icacia

0ene+icios econmicos0 %aci!ita !a identi%icacin $ c"anti%icacin mediante !os c"adros deretencin $ dis&osicin de doc"mentos, !a dis&osicin de !os doc"mentos a !o !argo de! tiem&o

$ !a "ti!i+acin a! m2imo de !os de&sitos intermedios.

Econom(as de e+icacia0 mediante "na gestin consistente de! con3"nto de! &roceso de

creacin de !os doc"mentos 4contro! so-re e! dise5o, !a generacin $ !a distri-"cin de%orma"!arios, in%ormes, directrices $ corres&ondencia6, en e! dise5o de !os sistemas de archivo$ rec"&eracin, gestin de !os archivos corrientes $ gestin de !as m"inas co&iadoras.

E+ecti!idaden !a &!ani%icacin de actividades de go-ierno.

Uso 1uicioso % res$onsa*"ede !a a"otomati+acin $ !a re&rogra%#a

Rhoads, 19)9


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Estas venta3as &odrn conseg"irse siem&re "e e2ista "n &rograma de gestin dedoc"mentos e%ica+. No o-stante, !a diversidad e2istente a nive! internaciona! ha !!evado a%orm"!ar c"atro nive!es de im&!antacin de !a gestin de doc"mentos a &artir de! mode!onorteamericano

Rhoads0

Ni!e" m(nimo0 a"e!!os &a#ses "e c"entan con sistemas de c"adros de retencin $dis&osicin de doc"mentos, dis&onen s"s doc"mentos sig"iendo !as &revisiones inscritasen dichos c"adros $ trans%ieren !os doc"mentos con va!or &ermanente a !os ArchivosNaciona!es

Ni!e" m(nimo incrementado0 a"e!!os &a#ses "e incor&oran a !os e!ementos de! nive!m#nimo !a e2istencia de "no o ms de&sitos intermedios.

Ni!e" intermedio0 a"e!!os &a#ses "e a5aden a! anterior otros s"-&rogramas -sicos,como e! dise5o $ gestin de %orm"!arios, gestin de !a corres&ondencia e in%ormes,desarro!!o de sistemas de archivo $ rec"&eracin, gestin de doc"mentos activos,&rograma de doc"mentos esencia!es $ &!ani%icacin ante &osi-!es desastres.

Ni!e" $timo0 a"e!!os &a#ses "e s"man a !os nive!es anteriores !a gestin dedirectrices, correo, te!ecom"nicaciones $ m"inas co&iadoras de o%icina sistemas degestin de !a in%ormacin $ "ti!i+acin de tratamiento de te2tos en !a generacin decorres&ondencia, in%ormes $ directrices, $ en !a c"m&!imentacin de %orm"!arios "ti!i+ansistemas de an!isis, a"tomati+acin $ tecno!og#a re&rogr%ica en m/!ti&!es a&!icaciones


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A&LICACI2N A MODELO/ ADMINI/TRATI3O/ NACIONALE/

&untos a considerar $ara esta*"ecer un mode"o de gestin dedocumentos4

A$o%o % res$a"do de una institucin de arc'i!os a ni!e" naciona" comoe"emento coordinador.

An5"isis de "as tradiciones administrati!as. E" ,ito o +racaso de" mode"ode$ende de su ada$tacin a "a Administracin.

Conciencia de )ue "a gestin de documentos +orma $arte de "a gestinadministrati!a genera" de un organismo a" igua" )ue "a gestin econmica

o de $ersona". Una *uena $"ani+icacin como *ase de" mode"o.

Im$ortancia de una *ase % un res$a"do "egis"ati!o o reg"amentario entodas "as +ases de im$"antacin de" sistema.

An5"isis de "os mode"os de gestin de documentos de otros $a(ses# $ara!er )ue e"ementos $odemos ado$tar.


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Conciencia en todo momento de cu5" es e" $a$e" )ue de*e desarro""ar e"$ro+esiona" de arc'i!os en e" 5m*ito de "a gestin de documentos4 cu5ndo% de )u, manera de*e inter!enir.

Necesidad de +ormacin de" $ersona" de "a Administracin )ue se !a a

encargar de "os arc'i!os de o+icina. Dis$oner de cuadros de c"asi+icacin % de retencin % dis$osicin.

Im$ortancia de conseguir "a co"a*oracin de "a Administracin en "agestin de "os documentos.

Im$ortancia de un norma"i7acin termino"gica en "a teor(a % "a $r5cticaarc'i!(stica a ni!e" naciona".

Conciencia de" res$a"do de "as nue!as tecno"og(as como instrumentos$ara "a gestin de documentos.

Consecuencia de "o anterior es "a necesidad de un recic"a1e $ro+esiona".

Conciencia de )ue EEUU constitu%e un $unto de re+erencia en estesentido.


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Creacin Mantenimiento % uso Dis$osicinActi!o /emi-acti!o 8 Inacti!o

Estacinde tra*a1o

9ic'eros dede$artamento

Centro dein+ormacin

Centro deregistros

Arc'i!os 8Destruccin

9"u1o de in+ormacin

Sig"iendo e! mode!o norteamericano, de! "e se deriva e! resto, &odemos ha-!ar detres %ases dentro de !a 8gestin de doc"mentos0

En cada "na de estas tres %ases intervendrn "na serie de e!ementos


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6..- E!o"ucin# conce$to % a$"icaciones.6.:.- Las +ases de" tratamiento4 e"ementos e interre"aciones.

Las +ases de tratamiento

La +ase de creacin de "os documentosa.-

Dise;o % gestin de +ormu"arios

&re$aracin % gestin de corres$ondencia

&re$aracin % gestin de in+ormes % directrices

Desarro""o de sistemas de gestin de in+ormacin

A$"icaciones tecno"gicas a estas +unciones

Elem

en

tos

La introduccin masi!a de "a in+orm5tica o*"igar5 a unre$"anteamiento genera" de "as res$onsa*i"idades. De esta manera "ainter!encin de" arc'i!ero se ade"antar5 a" instante de creacin de "osdocumentos e"ectrnicos.


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La +ase de mantenimiento % uso de "os documentos.*.-

Desarro""o de sistemas de arc'i!o % de recu$eracin.


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La +ase de dis$osicin de "os documentos.c.-

Identi+icacin % descri$cin de "as series de documentos.

Desarro""o de "os cuadros de retencin % dis$osicin de "osdocumentos .

/e"eccin % trans+erencia de "os documentos de !a"or$ermanente a "a institucin de arc'i!os.

Elem

en

tos


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Miche! Ro-erge, en s" a"tonom-rada 8:eor#a Sistemtica de !os (oc"mentosAdministrativos 4;((A6, hace re%erencia a !os tres instr"mentos %"ndamenta!es de!a ;estin de (oc"mentos Administrativos0

E" cuadro de c"asi+icacin. Es "na estr"ct"ra 3err"ica $ !gica "e re%!e3a !as%"nciones de "na organi+acin a &artir de !as c"a!es es creada o reci-ida !adoc"mentacin administrativa. Constit"$e e! e3e de! sistema de ;((A0 organi+ainte!ect"a!mente !a in%ormacin $ &ermite sit"ar !os e2&edientes re!acionados !os "nos con!os otros.

E" ca"endario de conser!acin. Se e!ea-ora a &artir de !a estr"ct"ra de c!asi%icacin, en%"ncin de !as series de e2&edientes, siendo indis&ensa-!e &ara !a raciona!i+acin de!&!a+o de conservacin, !a sistemati+acin de !a e!iminacin $ !a &reservacin, &"esto "e%i3a !os &!a+os de vida activa $ semiactiva $ determina !a s"erte de !os doc"mentosconvertidos en inactivos de ac"erdo con !os va!ores administrativo, 3"r#dico, !ega!,

%inanciero e histrico de cada "na de !as series. E" in!entario. (escri-e cada "no de !os e2&edientes o doc"mentos e indica e! !"gar

donde se ha!!an conservados.

Nat"r!amente, como hemos indicado anteriormente, &"eden e2istir, en !a &rctica,tantos mode!os de a&!icacin como mode!os administrativos


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6.=.- Mode"os naciona"es de gestin de documentos.

Eisten dos grandes mode"os de gestin de documentos4

Uno norteamericano.

> otro euro$eo.

E" mode"o norteamericano aun)ue $resenta unos rasgos caracter(sticos#

en su interior e" su*mode"o de "os EEUU $resenta di+erencias en re"acincon e" su*mode"o de ?ue*ec.

&or otro "ado# e" mode"o euro$eo no es uni+orme.

Este mode"o est5 inscrito en e" marco de una administracin 1o!en %din5mica en constante rede+inicin@ $reocu$ada $or "os *ene+icios % "aseconom(as )ue resu"tan de una *uena gestin de documentos.

Como %a 'emos recogido# "os EEUU % ?ue*ec 'an desarro""ado dedistinta manera "a gestin de sus documentos.

Caracter(sticas de" mode"o norteamericano de gestin de documentos.


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Actua"mente "a gestin de "os documentos corrientes se encuentratota"mente integrada en e" engrana1e administrati!o +edera".

Eiste tam*i,n una +uerte incidencia de" +actor econmico.

de a'( )ue

&re!a"e7ca e" +actor renta*i*"idad so*re e" conce$to $atrimoniocu"tura" como "egado.

9ruto de "a $r5ctica $ara so"ucionar "os $ro*"emas caracter(sticos de "aadministracin moderna se +ormu"an "os $rinci$ios tericos de "a gestinde documentos.

&r5ctica 9ormu"acin &rinci$ios Tericos.

La iniciati!a de 'acer +rente a" $ro*"ema causado en "as +ases de creacin% mantenimiento % uso !iene de manos de "as agencia +edera"es.

> "os arc'i!eros +edera"es inter!ienen en estas $rimeras +ases $aragaranti7ar "a $reser!acin de "a documentacin con !a"or $ermanente.

*ase $ara "a

Mode"o de EEUU


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E" inter,s de "as agencias $or "a gestin cotidiana de "os documentos.

E" inter,s de "a institucin de arc'i!os $or "a $reser!acin de "adocumentacin con !a"or 'istrico.

Coeistencia de dos ti$os de $ro+esiona"es4

.


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Eiste una desigua"dad en e" tratamiento de "os documentos en "asadministraciones +edera"# estata" % "oca".

La gestin de documentos se desarro""a con gran energ(a % dinamismo ene" sector $ri!ado.

La gestin de documentos 'a e!o"ucionado recientemente 'acia "aInformation Resources Management.

En este conce$to $artici$an %a otros $ro+esiona"es como4

0i*"iotecarios.

Documenta"istas.

In+orm5ticos.

Este mode"o 'a sido res$a"dado $or e" CIA % "a UNE/CO.

&or tanto# EEUU# dado )ue siem$re 'a estado en "a !anguardia de"desarro""o de esta disci$"ina# constitu%e e" $unto re+erencia o*"igado $arae" resto de $a(ses.


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A" igua" )ue en EEUU e in+"uenciado $or su mode"o# en ?u,*ec a$arece "a+igura de un $ro+esiona" en e" interior de "as administraciones4 e"gestionnaire. (records managers americano).

En "os arc'i!os naciona"es de ?u,*ec e" $eso )ue tiene "a +igura de"Conser!ador archivisten EEUUG en "a +ase acti!a de "a documentacin esm5s im$ortante )ue "a )ue tiene e" Arc'i!ero en EEUU.

La im$ortancia )ue se "e otorga a "a c"asi+icacin# ca"endario deconser!acin e in!entario de documentos como e"ementos c"a!e decua")uier sistema de gestin de documentos

'a dado "ugar a

Un de*ate a ni!e" terico entre dos corrientes arc'i!(sticas en e" 5m*itouni!ersitario4

La )ue $riori7a "as necesidades de "a Administracin4 im$ortanciade" cuadro de c"asi+icacin.

La )ue $riori7a "a $roteccin de "os documentos con !a"or'istrico4 im$ortancia de" ca"endario de conser!acin.


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Eiste un gran desarro""o de "a $o"(tica de gestin de documentossemiacti!os mediante e" esta*"ecimiento de4

ca"endarios de conser!acin.

centros de documentos semiacti!os.

Mode"o )ue otorga es$ecia" im$ortancia# tanto a ni!e" terico como$r5ctico# a" $a$e" de "as nue!as tecno"og(as en "a gestin de "adocumentacin administrati!a.

Aun)ue a"gunos autores 'a*"an de "a cercan(a de este mode"o a" 9ranc,s#rea"mente es muc'o m5s cercano a" de "os EEUU.


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/e trata de" mode"o m5s arcaico# arranca en e" sig"o J3I. &resenta una c"ara $arce"acin de "as res$onsa*i"idades en "o )ue

res$ecta a arc'i!os corrientes# intermedios % de+initi!os.

La res$onsa*i"idad en "os documentos de$ositados en "os arc'i!oscorrientes corres$onde a "a Administracin# )ue dedica un $ersona"es$ecia"i7ado en "a tarea de organi7acin de "os documentos en "aso+icinas de arc'i!os corrientes.

Registries en Ing"aterra.

Registraturen en A"emania.

Registri di protocollo en Ita"ia.

La res$onsa*i"idad so*re "os documentos de$ositados en "os arc'i!osintermedios corres$onde $re+erentemente a "a $ro$ia administracin$roductora de "os documentos.

Mode"o de &AK/E/


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Records Centers en Ing"aterra.

Altregistraturen en A"emania.

Archivos de depsitoen Ita"ia.

E" arc'i!ero no toma $arte en "a gestin directa de "a documentacin

de$ositada en "os arc'i!os corrientes e intermedios eiste un cuer$o de+uncionarios es$ec(+icamente entrenadosG.

E" $a$e" de arc'i!ero es un $a$e" de contro" e ins$eccin $ara garanti7ar"a $reser!acin de "a documentacin con !a"or $ermanente.

Eiste un a"to $orcenta1e de e"iminaciones.

Es$ecia"mente en Ing"aterra# nico $a(s donde e" arc'i!ero no contro"a

"a tota"idad de" $roceso de se"eccin % e"iminacin 'asta "a segundare!isin a "os :6 a;os de "a $roduccin de "os documentos.

Centra"i7acin de "os arc'i!os corrientes e intermedios en "a ma%or(a de"os casosG en un nico ser!icio o distri*uidos en di+erentes unidadesadministrati!as.

Eiste un cuadro de c"asi+icacin esta*"ecido a $riori a $artir de "as+unciones de" organismo $roductor.


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Este cuadro de c"asi+icacin es "a *ase de" sistema a"em5n# % +uetras$asado a Ita"ia en e" momento de "a creacin de" Estado.

/e desarro""an tam*i,n ca"endarios de conser!acin.

Una !e7 )ue "a documentacin 'a%a ""egado a "os arc'i!os $ara suconser!acin de+initi!a# "os arc'i!eros $odr5n 'acer uso de un $rinci$io$ara de!o"!er e" orden originario cuando ,ste 'a%a sido a"terado $or "aadministracin de origen. Estamos 'a*"ando de" $rinci$io de $rocedencia4

Registraturprinzip en A"emania.

Riordinamento en Ita"ia.

Registry principle en Ing"aterra. La irru$cin de" conce$to de gestin de documentos ""egado de EEUU no

'a su$uesto una re!o"ucin dentro de "as $r5cticas arc'i!(sticascotidianas.

/u in+"uencia m5s e!idente es en "a se"eccin % e"iminacin dedocumentos % en "a im$"antacin de de$sitos intermedios.


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Ineistencia de un cuer$o de +uncionarios es$ec(+icamente +ormadosres$onsa*"es de "a documentacin en su +ase acti!a# en e" seno de "asadministraciones.

&oca incidencia de "os Arc'i!os Naciona"es en "a organi7acin de "os

arc'i!os corrientes. &oco desarro""o "egis"ati!o o reg"amentario )ue4

regu"e e" tratamiento de "a documentacin en "a +ase de arc'i!ocorriente# % )ue

a$o%e "a actuacin de" arc'i!ero dentro de "a administracin creadorade "a documentacin.

Las administraciones no 'an sido ca$aces de generar una estructuraorgani7ati!a res$onsa*"e de "a gestin de "os documentos corrientes %'asta e" a;o F6F# con "a $uesta en +uncionamiento de" Centro de "osArc'i!os Contem$or5neos de 9ontaine*"eauG de "os de$sitosintermedios.

La institucin de arc'i!os dis+ruta de un a"to $restigio a ni!e" de custodiade "a documentacin 'istrica. &ero de*e 'acer +rente a "as reticencias $or

$arte de "os ministerios en cuanto a su inter!encin so*re "adocumentacin en sus +ases corrientes % semicorrientes.

Mode"o de 9RANCIA (el prarchivage)

!rarchivage4 gestin de !os archivos entre s" sa!ida de !aso%icinas &rod"ctoras $ s" entrada en "n servicio de archivos,com&rendiendo s" conservacin en "n !oca! es&ec#%icodenominado centre de prarchivage o de&sito intermedio $ !a&re&aracin de s" trans%erencia, event"a!mente tras "na tr#a.


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La c"asi+icacin de "a documentacin est5 "ega"mente $reesta*"ecidadesde e" sig"o $asado $ara "a documentacin generada $or "osministerios# de$artamentos# munici$ios % 'os$ita"es.

La +ormacin $ro+esiona" de" arc'i!ero Eco"e des C'artesG se dirige an'o%# m5s 'acia "a gestin de "os +ondos 'istricos )ue 'acia "adocumentacin con !igencia administrati!a.

Im$ortancia de "a +ormacin de" $ersona" en "os ministerios dado e" !ac(ode $ro+esiona"es e$ertos en gestin de documentos en e" interior de "asadministraciones.

La a$aricin % mu"ti$"icacin de "os documentos in+orm5ticos 'an

+aci"itado una concienciacin )ue 'ace !er )ue e" prearchivage tradiciona"no $uede a$"icarse so*re "os nue!os so$ortes.

/e da una im$ortancia $rogresi!a de "os cuadros de conser!acin %e"iminacin# desde una $ers$ecti!a de $reser!acin de documentacincon !a"or 'istrico.


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E"prearchivageno constitu%e m5s )ue una $arte de "o )ue a*arca e"t,rmino records management. Esto se mani+iesta4

en "a casi ineistente inter!encin de "os Arc'i!os Naciona"es en "a+ase de creacin de "os documentos %

en )ue su actuacin en e" 5m*ito de "os arc'i!os corrientes no tieneotro +in )ue e" de $reser!ar "a documentacin con !a"or $ermanente# sinecesi!o inter,s 'acia "as necesidades cotidianas de "a Administracin.


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En "a Administracin es$a;o"a no eiste una di+erenciacin entre "os$ro+esiona"es de "os arc'i!os % de "a gestin de documentos.

E" $rimer estudio )ue ana"i7 de manera g"o*a" "a $ro*"em5tica de "agestin de documentos en Es$a;a a$areci en FB= % es una o*ra deMar(a Luisa Conde.

La actuacin de "a Direccin de Arc'i!os Estata"es en e" 5m*ito de "agestin de documentos est5 $residida $or e" inter,s en "a norma"i7acin4

!lan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos

"statales.

Este $"an eng"o*a4

E" Reglamento de Archivos del estado.

Las Normas tcnicas de la #ireccin de los Archivos "statales.

La gestin de documentos en E/&AA.

La gestin de documentos en e" 5m*ito estata".


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E" &"an su$one4

"a identi+icacin % !a"oracin sistem5ticas de "as series documenta"es$roducidas $or "os organismos )ue +orman "a Administracin de"estado#

"a determinacin de "os $"a7os de !igencia administrati!a %

de su !a"or 'istrico.

A $artir de a'( se determinar5n "as normas de e"iminacin dedocumentos# )ue $osi*i"itar5n# en "timo t,rmino# e" esta*"ecimientode "a Comisin /u$erior Ca"i+icadora de DocumentosAdministrati!os.

Documents

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