SinedUC - SND Cierre de ao escolar 2013

Objetivos de la Jornada

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Comunicar a nuestros usuarios administradores y Jefes de UTP, los pasos que deben efectuar dentro de la Plataforma SND para realizar un correcto cierre de ao.

Colaborar para que las acciones que involucran este proceso, aporten a nuestros usuarios eficiencia y eficacia en esta actividad.

Conocer la Interoperabilidad entre SIGE y SND.

Responder a consultas frecuentes que se presentan en este proceso.

Con este proceso usted podr

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Realizar el cierre de ao con plena

confianza!

Optimizar el tiempo que toma cada actividad

Tomar conocimiento

sobre la normativa vigente

involucrada

Enfrentar el proceso

exitosamente en los plazos

estipulados por MINEDUC.

Temas a tratar

Configuracin preliminar.

Actas de Calificaciones.

Traspaso de informacin a SIGE.

Interoperabilidad.

Otros documentos de finalizacin de ao.

Inicio del ao escolar 2014.

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Datos mnimos para realizar el cierre del ao

Alumnos matriculados en SND.

Notas anuales.

Asistencia anual completa.

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En qu consiste el Cierre de Ao?

Finalizar el ingreso de datos acadmicos de los alumnos en SND.

Generacin de actas en papel, y as mantenerlas como respaldo (es de carcter opcional).

Generacin de archivos electrnicos para cargar en SIGE.

Traspaso de estructura bsica para el inicio del siguiente ao escolar (configuracin de cursos, grados, tipos de enseanza, asignaturas, etc.) y en RRHH se traspasa el listado de sus funcionarios.

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Importante

Es importante verificar que las asignaturas en SND se encuentren en concordancia con las asignaturas configuradas en SIGE, de acuerdo a los planes y programas de su establecimiento educacional.

Para ello, debe ir al modulo Administracin, seccin Planes de Estudios, seleccionando los planes asociados al colegio, para observar el listado de las asignaturas y confirmar que stas correspondan a las de SIGE, en caso contrario no podr traspasar las notas del curso.

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Ingresar a SIGE para confirmar las Asignaturas.

Subsectores de las Asignaturas SIGE

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Posteriormente, debe seleccionar en la pestaa actas 2013 y verificar que el cdigo de las asignaturas, y sus nombres coincidan con los planes de estudios configurados en la Plataforma SND.

Consideraciones preliminares

Mdulo Cierre de ao, seccin Estado final:

Seleccionar el tipo de enseanza, grado y curso.

Verificar el estado de promocin final de los alumnos: Promovido o reprobado.

Agregar en las observaciones los artculos especiales de promocin o informacin particular de cada alumno (en los casos que aplique).

Hacer clic en el botn Guardar.

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Consideraciones El sistema promueve a todos los alumnos por defecto, por lo que el usuario debe

configurar manualmente quines reprueban y si lo hacen, especificar si es por inasistencia o por rendimiento.

Para promover o reprobar a un alumno hay que seleccionar la opcin en el men que se encuentra debajo de la columna Estado final.

Posteriormente, en SIGE debe agregar manualmente las observaciones.

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Sugerencias

Sostenedores: Configurar el bloqueo de asistencia. Ingresar al mdulo Administracin, seccin Bloqueos,

pestaa Bloqueo asistencia.

Marcar el recuadro Habilitar bloqueo de asistencia como se muestra en la imagen.

Seleccionar la fecha de cada mes en la que se habilitar el bloqueo. (Imagen 1)

Seleccionar al perfil de usuario que quedar habilitado para ingresar asistencia. (Imagen 2)

Hacer clic en el botn Guardar. (Imagen 2)

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Imagen 1

Imagen 2

Configuracin preliminar

Mdulo Administracin, seccin Tipos de enseanza:

Configurar el clculo de promedios, segn el reglamento interno del establecimiento.

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Sugerencias

Ingresar al mdulo Administracin, seccin Bloqueos de notas

Seleccionar la opcin Nuevo Bloqueo.

Escoger el Tipo de bloqueo que se registrar.

Seleccionar el tipo de enseanza, grado, curso y funcionarios a los que se le registrar el bloqueo y guardar

La ventaja principal es poder administrar los ingresos de calificaciones, restringir y minimizar los mrgenes de errores.

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Administradores: Configurar el bloqueo de notas.

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Configuracin preliminar

Mdulo RECH/SIGE, seccin Datos de alumnos:

Verificar la seleccin de los alumnos para su presencia en actas.

Seleccionar especialidad, en los establecimientos T/P.

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Los alumnos en actas deben estar seleccionados con la opcin Si, para que sean considerados en la emisin de actas.

Los Run 99 millones ingresados en SND se deben modificar al registro de 100 millones que se le haya asignado a cada alumno en SIGE.

Para realizar el cambio de Run 99 a 100 millones, debe contactarse con nuestra Mesa de Ayuda.

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Cdula de Identidad de Alumnos extranjeros

Cdula de Identidad de alumnos extranjeros

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Alumno en SinedUC

Alumno en SIGE

Resultado

No S Los datos acadmicos del alumno no sern completados en SIGE, ya que el archivo de SND no los contiene por no encontrarse matriculado en el

sistema.

Actas de Calificaciones

Mdulo RECH/SIGE.

Seccin Actas de Calificaciones:

Paso 0: Diagnosticar datos.

Paso 1: Generacin de actas y verificacin.

Paso 2: Generacin de archivos para envo electrnico (a SIGE).

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Paso 0: Diagnosticar datos

Consiste en una alerta del sistema, en donde se indica al usuario qu campos estn vacos o podran presentar errores de configuracin en cada uno de los archivos.

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Paso 0: Diagnosticar datos

Ejemplo: Es requisito que cada alumno tenga registrada su comuna de residencia. En caso que este dato falte, el diagnstico lo identificar y publicar, a fin de ser corregido previamente a la emisin de las Actas.

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Error

Paso 1: Generacin de actas en papel y verificacin (opcional)

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Es posible imprimir las actas tantas veces como sea necesario.

Paso 1: Generacin de actas y verificacin (opcional)

1. Seleccionar curso que se requiere imprimir.

2. Seleccionar los check box correspondientes, segn la visualizacin que el usuario estime conveniente.

3. Digitar observacin, en caso que corresponda.

4. Presionar opcin Guardar observacin.

5. Presionar la opcin Generar Acta.

6. Configurar las opciones de impresin, segn la impresora utilizada.

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Paso 2: Generacin de archivos para envo electrnico

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Paso 2: Generacin de archivos para envo electrnico Seleccionar los check box que correspondan (mayscula en dgito

verificador y/o considerar alumnos extranjeros).

Seleccionar un archivo (los archivos 4 y 5, con la finalidad de realizar el cierre de ao en SIGE).

Presionar la opcin Generar.

Guardar el archivo en su computador.

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Se sugiere guardar todos los archivos correspondientes a Actas de Calificaciones (1 al 8), ya que corresponden a los datos histricos del desarrollo acadmico del establecimiento y sus alumnos.

Importante

Recomendacin

El usuario que extraiga las actas (sesin con la que se ingrese al sistema), aparecer en los archivos como el encargado de las actas.

Actualmente se ha incorporado la opcin de generar actas solo a los 4 medios, para facilitar la gestin de forma anticipada sin incluir a todo el establecimiento.

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Recomendaciones

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El usuario que extraiga las actas (sesin con la que se ingrese al sistema), aparecer en los archivos como el encargado de las actas.

Recomendaciones

Si el archivo excede los 1600 registros, se descargar un archivo comprimido el cual contendr cada .Txt en forma correlativa, esto se debe a que a los 1600 registro del archivo .Txt sobre pasa el tamao recomendado por SIGE en su proceso de carga de datos va web.

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Alumnos que aparecen en actas

Todos los alumnos vigentes.

Todos los alumnos retirados cuya fecha de baja sea posterior al 30 de Abril del ao en curso.

Los alumnos que han sido cambiados de curso, slo se mostrarn en el ltimo curso que registran.

Los alumnos retirados quedarn categorizados en su situacin final con la letra Y.

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SinedUC-SND: Traspaso de informacin a SIGE

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Traspaso de informacin a SIGE

Para la exportacin de datos a SIGE se utilizan los archivos 4 y 5 de Actas de Calificaciones.

Los pasos a seguir son:

Exportar archivos 4 y 5 desde SND.

Guardar archivos en computador.

Ingresar en SIGE, con su usuario y contrasea.

Seleccionar la vieta habilitada en SIGE para tal instancia y cargar archivo.

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Traspaso de informacin a SIGE

El traspaso de los archivos electrnicos completa lo relacionado al desempeo escolar de los alumnos, por lo que sus datos deben estar actualizados en SIGE.

A travs de la carga de los archivos 4 y 5 se ingresarn:

Promedio de asignaturas y promedio final.

Porcentaje de asistencia anual.

Estado final (promovido o reprobado ).

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SIGE Traspaso de informacin

Ingresar en www.comunidadescolar.cl

Ingresar en el link correspondiente a SIGE.

Ingresar la clave de acceso.

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Asignaturas del curso

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Una vez dentro del portal de comunidad escolar, debe dirigirse al modulo actas

seccin subsectores del curso.

Calificaciones y situacin final

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Calificaciones

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Situacin final

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SIGE SND

Sistema de ingreso de datos de los estudiantes para nutrir al ministerio

Plataforma de gestin de informacin para nutrir al sostenedor, director y administrador del colegio

Sistema de acceso monousuario

Multiusuario, involucra a todos los actores del proceso administrativo y estratgico del colegio (mediante perfiles)

A nivel de profesores recopila cierta informacin como nombre, apellido, gnero y tipo de docente

Recopila sta informacin, ms la del personal no docente y la cruza con los cursos y jornada horaria

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SinedUC-SND: Otros documentos

de finalizacin de ao

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Certificado Anual de Estudios

Generacin de los certificados anuales

Ingresar al Mdulo Cierre de ao; seccin Estado final.

Seleccionar el tipo de enseanza, grado y curso.

Si se desea imprimir el certificado de un solo alumno, se debe hacer clic sobre el botn Certificado, en el extremo derecho de la misma fila en que se encuentra su nombre.

Si se desea imprimir el certificado de todo el curso, se debe hacer clic sobre el botn Generar todos los certificado que se ubica el final de la pantalla.

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Concentracin de Notas

Generacin del certificado de concentracin de notas:

Ingresar al mdulo Cierre de ao; seccin Concentracin de notas.

Seleccionar el tipo de enseanza, grado y curso.

Seleccionar a un alumno o a todos los alumnos.

Configurar la fecha de concentracin.

Pulsar el botn Continuar o Imprimir.

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Consideraciones: Al marcar Todos los alumnos actuales, el sistema arroja los

informes de los alumnos matriculados, excluyendo a los alumnos dados de baja durante el ao.

Al marcar No imprimir notas ltimo ao, el sistema genera el informe excluyendo los datos del ao en curso.

El sistema muestra el certificado para los alumnos, durante los aos en que fueron ingresadas sus notas a la plataforma. Si el alumno no tiene ms calificaciones que las que aparecen para el ao en curso, se puede hacer una carga de expediente externo, especialmente en aquellos que cursaron algunos aos en otros establecimientos educacionales.

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Expedientes Externos Alumnos nacionales

Pasos para agregar un nuevo expediente :

Ingresar al mdulo Alumnos; seccin Expedientes Externos.

Seleccionar el tipo de enseanza, grado y curso.

Seleccionar al alumno al cual se desea agregar el expediente.

Colocar el nmero de asignaturas del expediente y hacer clic en nuevo.

Completar el formulario requerido por el sistema.

Ingresar situacin final del alumno y porcentaje de asistencia.

Hacer clic en Guardar.

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Expedientes Externos Alumnos Extranjeros

Pasos para agregar un nuevo expediente :

Ingresar al mdulo Alumnos; seccin Expedientes Externos.

Seleccionar el tipo de enseanza, grado y curso.

Seleccionar al alumno al cual se desea agregar el expediente.

Hacer clic en la opcin Nuevo.

Seleccionar el Check box de Extranjero.

Completar el formulario requerido por el sistema.

Ingresar situacin final del alumno.

Hacer clic en Guardar.

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Licencias de Educacin

Pasos para generar las licencias de todos los alumnos:

Ingresar al mdulo Cierre de ao, seccin Licencias de Educacin.

Elegir el tipo de enseanza.

Elegir el curso (no solicita grado).

Presionar en el botn Generar certificados para todos los alumnos de la lista.

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Configurar asignacin de correlativos: En esta opcin, podemos agrupar diferentes tipos de enseanza para generar los nmeros correlativos.

Fecha de certificados: es la fecha que aparecer en todos los certificados.

Ver y Ver reverso: en la columna del extremo derecho, de cada alumno, estn presentes estas dos opciones, las que nos permitirn generar el certificado para cada alumno, sin necesidad de generarlos todos a la vez. La opcin Ver reverso nos permitir generar el lado inverso del documento.

Generar certificados para todos los alumnos de la lista: este botn enva a impresin

todos los certificados que aparezcan en la pantalla.

Generar reversos de los certificados: este botn genera de manera automtica tantos reversos como licencias aparezcan en pantalla, como se puede apreciar en la siguiente imagen de SinedUC - SND.

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Licencias de Educacin

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ANVERSO CERTIFICADO

REVERSO CERTIFICADO

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Consideraciones para los siguientes campos

Fusionar los cursos actuales: deber estar marcada, toda vez que se desee

imprimir en un slo paso, los certificados de un tipo de enseanza completo, por ejemplo, los certificados de 4A, 4B, etctera.

Opciones del nmero de registro:

Nmero de matrcula Si elegimos nmero de matrcula, el informe identificar al alumno con su nmero de matrcula.

Nmero correlativo: esta opcin, asignar un nmero seriado a cada alumno, por ejemplo, si indicamos Fusionar los cursos actuales, aparecer un listado de todos los alumnos del tipo de enseanza seleccionado, los que sern enumerados a partir del 1. Al generar el certificado, el sistema usar ese nmero para identificar a cada alumno.

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SinedUC-SND: Inicio Ao Escolar 2013

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Configuracin Previa

Solicitar traspaso de estructura a Mesa de ayuda (80% del mdulo Administracin y RRHH aprox.)

Revisar mdulos replicados.

No existe fecha especfica para habilitar el ao 2014.

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Traspaso de Alumnos

En el ao anterior, los alumnos finalizaron con una situacin final: Promovido

Reprobado

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Traspaso de Alumnos

Es posible traspasar masivamente a los alumnos de un aos a otro, a nivel de curso, respetando su situacin acadmica:

Promovido: Son traspasados al grado superior.

Reprobado: Son traspasados al mismo grado.

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Traspaso de Alumnos

1. Ingresar en ao 2013; mdulo Cierre de ao; seccin Inscr. alumnos regulares. Seleccionar un curso en particular.

2. Seleccionar alumnos en particular o al curso completo en el check box Inscribir.

3. Guardar en la parte inferior de la pantalla.

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Traspaso de Alumnos

La informacin guardada en la seccin Inscripcin alumnos regulares, inscribir a los alumnos en el ao 2014, en el grado que les

corresponda segn su situacin final.

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La visualizacin de los alumnos se realizar en el ao 2014; mdulo Inscripcin y matrcula; seccin Matricular, donde deber asignar el nmero de registro y letra del curso que corresponda.

Seleccin del Curso

Es posible seleccionar el curso al que asistirn los alumnos:

Al realizar la inscripcin masiva desde el ao 2013.

O al matricularlos en el ao 2014.

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Matrcula de Alumnos Nuevos

Se realiza el procedimiento habitual, en el mdulo Inscripcin y matrcula, en las secciones Inscripcin y Matricula.

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Seccin Inscripcin:

Pasos para la Inscripcin de un alumno

Seleccionar el tipo de enseanza y grado en que se inscribir al alumno.

Ingresar el RUN del alumno y hacer clic en la opcin Continuar.

Llenar la ficha de inscripcin (aqu se solicita la fecha de inscripcin).

Confirmacin de la inscripcin del alumno (botn Inscribir alumno).

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Seccin Matricular:

Pasos para matricular a un alumno

En la seccin Matricular se puede acceder a la lista de los alumnos que fueron inscritos previamente (seccin Inscripcin).

Hacer clic en la seccin Matricular del mdulo Inscripcin y matrcula.

Elegir el tipo de enseanza y grado en que se proceder a matricular.

Seleccionar la fecha de matrcula para el alumno.

Seleccionar a los alumnos inscritos que se matriculan en la fecha seleccionada.

Ingresarles su nmero de matrcula.

Ingresar la letra del curso en el cual se matriculan.

Confirmar la matrcula, presionando el botn Matricular.

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Datos relevantes para el establecimiento

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Ficha personal de los alumnos

Esta seccin permite modificar los datos de los alumnos ingresados al sistema, pudiendo confeccionar para cada uno de ellos una ficha personal que contendr antecedentes familiares, sociales y de salud, ofrecindonos tambin la posibilidad de imprimir con la informacin ingresada.

Para acceder a la ficha de cada alumno, tendremos que ingresar a la seccin Ficha personal en el mdulo Alumnos y escoger el tipo de enseanza, el grado, el curso y finalmente el nombre del alumno que deseamos editar.

Para modificar datos creados anteriormente, se debe seleccionar el dato que se desea cambiar y posteriormente revisar el formulario con los datos que actualmente son vlidos y presionar la opcin Guardar Identificacin o Guardar, dependiendo de la pestaa en la que se encuentre trabajando.

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SinedUC-SND: Interoperabilidad

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Interoperabilidad

Como parte del proyecto interoperabilidad entre el sistema de informacin general de estudiantes SIGE y las distintas empresas proveedoras de software de gestin educacional, se dispone del siguiente documento que permitir describir la interaccin con el sistema SIGE a travs de una serie de servicios web.

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Objetivos de la interoperabilidad

El propsito de los servicios de interoperabilidad con SIGE, es permitir a los

establecimientos educacionales que cuentan con sistemas de gestin educacional, generar el intercambio, validacin y actualizacin de informacin entre el sistema SIGE, evitando de esta manera la doble digitalizacin por parte de los establecimientos.

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Procedimiento

Para autorizar la interoperabilidad entre la plataforma del Ministerio, SIGE, y SinedUC-SND, los sostenedores interesados deben suscribir un convenio con el Ministerio de Educacin, para lo cual deben descargar el documento correspondiente segn los modelos publicados en www.comunidadescolar.cl

Anexo de convenio

RBD de todos los

establecimientos a cargo.

Procedimiento Sostenedor.

Una vez completados el Convenio y su Anexo, y para iniciar su trmite de formalizacin, los sostenedores deben entregar a la Secreduc correspondiente a la regin.

Tres ejemplares impresos de convenios firmados.

Anexo a Convenio completado.

Acreditacin de la Personera, segn la siguiente documentacin adicional

CD que contenga una copia digital de los documentos anteriormente sealados, y una copia del convenio firmado en formato WORD y su Anexo en formato Excel (adicionalmente se requiere envo de Convenio y Anexo a correo electrnicointeroperabilidad@mineduc.cl)

Los documentos deben ser entregados en la oficina de partes de la respectiva Secretara Regional Ministerial de Educacin. Posteriormente, sern contactados por esta misma va para el cierre del trmite.

http://www.comunidadescolar.cl/documentacion/Interoperabilidad/documentos para tramitar convenios interoperabilidad.pdf

Convenio Napsis

El sostenedor debe adems firmar el documento Addendum al contrato vigente con Napsis, en representacin del o los colegios que administra, mediante el cual autoriza a nuestra compaa para hacer el envo de informacin desde la Plataforma SinedUC - SND hacia SIGE de acuerdo a las funcionalidad que han sido habilitadas por MINEDUC.

Este documento debe ser descargado, completado, firmado, timbrado por el representante legal y enviado en dos copias originales a nuestra direccin en Avenida del Cndor 720, tercer piso, oficina 301, Ciudad Empresarial, Huechuraba, Santiago.

Para mayores antecedentes consultar nuestra pgina web www.napsis.cl o directamente a su ejecutivo de clientes.

Habilitacin del servicio

Los documentos para la habilitacin que el sostenedor debe acreditar a Napsis, para la interoperabilidad, son los siguientes:

A) Ademddum de contrato con Napsis ( 2 copias ) y debe estar firmado y timbrado.

B) Correo con claves enviados por el MINEDUC (cliente ID, convenio ID y token.

C) Addenddum de contrato con Napsis; firmado y timbrado en dos copias originales

Una vez que Napsis reciba ambos documentos, convenio de interoperabilidad y addendum al contrato con Napsis firmados por el sostenedor, se proceder a habilitar las funcionalidades de interoperabilidad hacia SIGE en la Plataforma SinedUC-SND, estas funcionalidades quedarn visibles slo para los establecimientos del sostenedor.

Recomendamos que el sostenedor nombre un encargado con conocimientos de la Plataforma SinedUC - SND como responsable de la verificacin de datos y posterior interoperabilidad, ste actuar como contraparte de Napsis en todo el proceso y deber contar con los conocimientos tecnolgicos suficientes para esta labor.

Inicio de la interoperabilidad

En esta ltima etapa, el establecimiento educacional ya puede utilizar todos los servicios que el MINEDUC disponibiliza para la interoperabilidad. Siendo su responsabilidad la integridad y exactitud de la informacin que el establecimiento reportar a SIGE. Para resolver posibles situaciones que afecten la interoperabilidad, revise la seccin "Recomendaciones para usuarios" en la web www.napsis.cl

Mesa de Ayuda

Mesa de Ayuda: 600 555 0011

Desde celulares: (02) 733 3400

Correo electrnico: soporte@napsis.cl

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Fax: (02) 733 3416

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Telfono: (02) 2733 34 00 Telfono: 600 555 00 11 www.napsis.cl Avenida Del Cndor 720, oficina 301 S, piso 3, ciudad Empresarial, Huechuraba, Santiago.

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Lo invitamos a conocer ms acerca de nuestros servicios. Contctenos en: Telfono: (02) 733 34 05 Telfono: 600 555 00 11 www.napsis.cl www.sineduc.cl Avenida Del Cndor 720, oficina 301 S, piso 3, ciudad Empresarial, Huechuraba, Santiago.