PR-SO-3-001 PROCESO DE REGISTRO. Industrial/SUBDIRECCION AESIC... · datos que gestiona el software INVESICRES. 4 – Archivo documental, de una copia de la documentación que corresponde

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA

INDUSTRIAL

Responsable de Elaboración Responsable de Revisión Responsable de Aprobación

Nombre LUIS CASTEDO CEPEDA ROSA OCAÑA LÓPEZ SARA GÓMEZ MARTÍN Puesto ADJUNTO DE CALIDAD SECRETARIO ACADÉMICO DIRECTOR

Firma

PROCESO DE REGISTRO

CÓDIGO FECHA DE APROBACIÓN FECHA DE REVISIÓN NÚMERO DE REVISIÓN

PR-SO-3-001 25/11/2009 00

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID ESCUELA UNIVERSITARIA DE

INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL

PROCESO DE REGISTRO


PR-SO-3-001 25/11/2009 00

ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL- SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 2 DE 18

1. OBJETO

El objeto del presente procedimiento es describir el proceso para registrar documentos

en la Unidad Administrativa de Registro UPM (EUIT Industrial). La descripción de sus

fases así como de los elementos intervinientes.

2. ALCANCE

El ámbito en el cual este servicio desarrolla el procedimiento de remisión y recepción

de documentación es eminentemente universitario, sin perjuicio de la calificación y el

alcance que la normativa reguladora en vigor le confiere.

3. PROPIETARIO

Secretario del Centro.

4. ENTRADAS

Conforman asientos de entrada los documentos presentados por administrados,

cargos públicos u órganos de la administración bien con el fin de surtir efectos en los

procedimientos iniciados, bien con objeto de iniciar tramitaciones en los órganos

destinatarios.

5. SALIDAS

Conforman asientos de salida los documentos dirigidos a los destinatarios

(administrados, cargos públicos u órganos de la administración), por órganos

colegiados o unipersonales del propio Centro.

Tales asientos tienen distinto origen en función de que su emisión obedezca a

distintas circunstancias:

• Como consecuencia de la instrucción de un procedimiento.

• De oficio transmitiendo una decisión propia.



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• En cumplimiento de su función de remisión documental como conducto para la

documentación que haya teniendo entrada en dicho registro y cuya transmisión

precise de tal formalidad.

6. CLIENTE

Pueden presentar documentación en la Unidad Administrativa de Registro UPM

(E.U.I.T. Industrial); órganos, unidades o servicios de la Universidad Politécnica de

Madrid, cualquier administrado, tanto personal adscrito a la UPM como personas ajena

a nuestra Universidad, así como organismos o administraciones distintas de la UPM.

Órganos de la UPM y personal de la misma que deposite documentación para su

traslado a servicios de nuestra Universidad o de cualquier otra administración, todo

ello en el marco de la normativa aplicable.

7. PROVEEDOR

Órganos, organismos, instituciones, administrados en general interesados en utilizar

este servicio para el traslado de documentación relativa a procedimientos en los que

se encuentran inmersos; o para cuya iniciación escoge esta vía.

8. INICIO

Acceso del Documento a la Unidad Administrativa de Registro (UPM) de la EUIT Industrial.

9. FIN

Ponen fin al proceso de Registro:

• La entrega/remisión formal de la documentación al destinatario en lo que a la

relación con el interesado concierne.

• El archivo documental y digital en lo referente a la instrucción interna del proceso.



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10. ETAPAS DEL PROCESO

En la Unidad Administrativa de Registro UPM (EUIT Industrial) el registro de

documento se lleva a cabo mediante la aplicación INVESICRES, tanto en Entrada

como en Salida.

Simultáneamente y aún manteniendo actualizado mediante este software el archivo

digital de toda la documentación registrada, se mantiene el archivo documental de

toda la documentación entrante y saliente.

La Etapas del proceso de registro son las que a continuación brevemente se exponen,

quedando recogidas con detalle en el documento Anexo I a este procedimiento

1 - La recepción del documento en registro (en ambos casos tanto Entrada como

Salida), se lleva a cabo mediante la toma de los datos que permiten la identificación

del documento esto es:

ENTRADA

- Fecha

- Número de orden

- Origen

- Remitente

- Tipo de documento

- Resumen de Contenido

SALIDA

- Fecha

- Número de orden

- Destino

- Destinatario

- Tipo de documento

- Resumen de Contenido



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2 –Emisión del sello de registro en el que constarán la fecha, número y hora de

entrega; así como la identificación de la Unidad Administrativa que recepciona siendo

en este caso la Unidad Administrativa de Registro UPM (EUIT Industrial).

3 – Digitalización del documento para almacenamiento de su imagen en la base de

datos que gestiona el software INVESICRES.

4 – Archivo documental, de una copia de la documentación que corresponde con el

asiento de entrada o salida.

De forma supletoria y para facilitar el acceso interno a la documentación en este

Servicio el software facilita funciones de búsqueda.



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11. FLUJOGRAMA

REGISTRO

DOCUMENTOS DE ENTRADA

DOCUMENTOS DE SALIDA

REMITENTE SECRETARÍA DESTINATARIO

Realización de un

escrito

Recepción del

escrito

Escrito

Recepción del mismo

Archivo digital del escrito

Apertura del escrito

Registro en el programa informático

Registro Oficila de la UPM

Escaneo del Registro

Archivo del escrito con anotaciones de

datos concretos

Envío al destinatario final

Archivo digital del escrito del Registro Oficial de la UPM

¿Solicita el administrado

recibo de presentación?

NO

Recibe recibo de

presentaciónSI



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12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones

Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

• Real Decreto 772/1999 de 7 de Mayo, por el que se regula la presentación de

solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la

expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las

oficinas de registro.

13. EVIDENCIAS O REGISTROS

Registro en el programa informático del Registro Oficial de la UPM.

14. INDICADORES

Variación anual del Número de escritos registrados entrantes.

Variación anual del Número de escritos registrados salientes.

15. REVISIÓN PROCEDIMIENTO

La revisión del presente procedimiento se realizará según lo previsto en el

Procedimiento de Revisión y Actualización del Sistema Documental (PR-SO-6-001).

La necesidad de revisar este Procedimiento puede surgir además, como consecuencia

de modificaciones producidas en el proceso, identificadas a raíz del desarrollo de una

Autoevaluación (PR-ES-1.3-002), Auditoría Interna (PR-ES-1.3-003) o del propio

funcionamiento del proceso.

16. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

No procede.

17. ANEXO

ANX-01: Instrucción de trabajo para el registro de documentación.



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ANX-01-PR-SO-3-001

1 - CUMPLIMENTAR REGISTRO DE ENTRADA

1.1 CUMPLIMENTAR DATOS EN FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

La ficha de registro de entrada consta de varios campos:

� Los que se rellenan de forma automática como son:

o Número de registro

o Fecha de registro

o Hora

o Fecha de trabajo

� Los que se rellenan manualmente:

o Origen

o Destino

o Remitente

o Resumen



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1.2 EMISIÓN DE SELLO DE VALIDACIÓN

El sello de validación contiene los siguientes datos:

� El número de registro

� La fecha y hora del registro

� La identificación de la oficina de registro



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SELLO DE VALIDACION

REGISTRO GENERAL UPM

(E.U.I.T.INDUSTRIAL)

ENTRADA

Nº 200900011455

09/03/2009 16:10:43



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1.3 DIGITALIZACIÓN

Una vez registrado el documento, se procede a la digitalización del mismo.

Una vez registrado y digitalizado se procederá a entregar al interesado una copia del escrito

presentado, o bien un recibo de presentación de documentos.



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1.4 ARCHIVO DE DOCUMENTO EN PAPEL

Todos los documentos que se registran de entrada, se archivan en papel, original o copia

dependiendo del carácter del documento, se hará por orden cronológico y por número de registro

de entrada del Centro.



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2 – BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS EN LA BASE DE DATOS DE REGISTRO

La aplicación de registro permite localizar documentos registrados, de acuerdo con unos criterios

de búsqueda, en el siguiente cuadro se muestra un resumen de los campos por los que se puede

buscar, los operadores que se pueden usar y el nexo de unión de condiciones

Campos disponibles Operadores Nexo

Nº de registro igual a

Estado empieza por

Fecha de registro termina en

fecha de trabajo contiene

Oficina de registro distinto de

Usuario mayor que

Origen menor que Y

Destino posterior a O

Destinatario anterior a

Tipo de transporte en la semana

Nº de transporte en el mes

Tipo de asunto en el año

Resumen

2.1 OBTENCIÓN DEL INFORME COMO RESULTADO DE LA BUSQUEDA

Exponer pasos para obtener el informe impreso (puede servir de referencia el modo en que se

explica en el manual de usuario invesicres)

3 - CUMPLIMENTAR REGISTRO DE SALIDA

3.1 CUMPLIMENTAR DATOS EN FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

La ficha de registro de salida consta de varios campos:

� Los que se rellenan de forma automática como son:

o Número de registro

o Fecha de registro

o Hora

o Fecha de trabajo



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� Los que se rellenan manualmente:

o Origen

o Destino

o Destinatario

o Resumen



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3.2 EMISIÓN DE SELLO DE VALIDACIÓN

El sello de validación contiene los siguientes datos:

� El número de registro

� La fecha y hora del registro

� La identificación de la oficina de registro

SELLO DE VALIDACION

REGISTRO GENERAL UPM

(E.U.I.T.INDUSTRIAL)

SALIDA

Nº 200900007777

09/03/2009 12:54:16



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3.3 DIGITALIZACIÓN

Una vez registrado el documento se procede a la digitalización del mismo.

Una vez registrado y digitalizado el documento, se puede emitir un recibo de presentación de

documentos.



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3.4 ARCHIVO DE DOCUMENTO EN PAPEL

De todos los documentos que se registran de salida se archiva una copia en papel, por orden

cronológico y por número de registro de salida en el Centro.



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4 – BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS EN LA BASE DE DATOS DE REGISTRO

La aplicación de registro permite localizar documentos registrados de salida de acuerdo con unos

criterios de búsqueda, en el siguiente cuadro se muestra un resumen de los campos por lo que se

puede buscar, los operadores que se pueden usar y el nexo de unión de condiciones.

Campos disponibles Operadores Nexo

Nº de registro igual a

Estado empieza por

Fecha de registro termina en

fecha de trabajo contiene

Oficina de registro distinto de

Usuario mayor que

Origen menor que Y

Destino posterior a O

Destinatario anterior a

Tipo de transporte en la semana

Nº de transporte en el mes

Tipo de asunto en el año

Resumen

4.1 OBTENCIÓN DEL INFORME COMO RESULTADO DE LA BUSQUEDA

Exponer pasos para obtener el informe impreso (puede servir de referencia el modo en que se

explica en el manual de usuario invesicres)

Documents

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