Upload
phamtu
View
237
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
1
Práca sa databázou v programe Excel
Databáza je súbor zozbieraných údajov, ktoré sú uložené na médiu ( papier,
magnetofónová páska, kartotéka, pevný disk PC...) Slúžia na spracovanie veľkého množstva
údajov. Databázu si môžem predstaviť ako tabuľku:
Meno Priezvisko Dátum nar. Trieda Bydlisko
Janka Smutná 14.3.1993 II.A Rožňava
Ivan Veľký 10.7.1993 II.B Betliar
Riadky nazývame záznam, prvý riadok obsahuje názvy polí
Stĺpce nazývame pole –v poli musia byť údaje jedného typu – text, číslo, logické hodnoty.....
Databáza môže byť jednoduchá - je tvorená jednou tabuľkou, alebo zložená – je tvorená
viacerými tabuľkami, ktoré sú navzájom prepojené.
Otvorenie databázového súboru v programe Excel
V ponuke otvoriť po výbere vhodného priečinku vyberieme typ súboru, ktorý chceme otvoriť,
v našom prípade Databáza aplikácie Access (Obr. 1)
Obr. 1 Výber typu súboru
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
2
Pri zloženej databáze si vyberieme, ktorú tabuľku chceme načítať (obr. 2)
Obr. 2 Výber tabuľky v zloženej databáze
Výmena údajov medzi programom Excel a programom Access
Ak chcete preniesť údaje z programu Access do programu Excel, musíte skopírovať
údaje z údajového hárka programu Access a prilepiť ich do hárka programu Excel, exportovať
údaje programu Access do hárka programu Excel alebo prepojiť na databázu programu
Access z hárka programu Excel.
Kopírovanie údajov
Údaje, ktoré chceme preniesť do programu Excel označíme s kopírujeme príkazom
Kopírovať (Ctrl+C), otvoríme program Excel a príkazom Vložiť (Ctrl+V) údaje vložíme do
tabuľkového programu. Skopírovanú tabuľku upravíme pomocou príkazov formátovania.
Zmeny, ktoré urobíme v databáze pomocou programu Access sa do údajov v programe
Excel neprenesú.
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
3
Obr. 3 Označenie údajov v programe Access
Obr. 4 Údaje po vložení do programu Excel
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
4
Obr. 5 Úprava údajov po vložení – odstránenie zalomenia textu
Obr. 6 Úprava údajov po vložení – úprava stĺpcov
Exportovanie údajov
Údaje z programu Access môžeme exportovať do programu Excel. Otvoríme potrebnú
databázu, na karte Extené údaje vyberieme Excel (obr.7) v okne umistnenie vyberieme
umiestnenie a typ súboru (obr.8). Exporované údaje (obr. 9) nusíme upraviť.
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
5
Obr. 8 Výber umiestnenia expotu
Obr. 7 Export údajov do Excelu
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
6
Obr. 9 Exportované údaje
Prepojenie údajov
Hlavná výhoda pripojenia na údaje programu Access voči importovaniu údajov je tá,
že môžete pravidelne analyzovať údaje v programe Excel bez opakovaného kopírovania alebo
exportovania údajov z programu Access. Po pripojení k údajom môžete automaticky
obnovovať (alebo aktualizovať) zošity programu Excel z pôvodnej databázy programu Access
vždy, keď je databáza aktualizovaná informáciami.
Karta Udaje , čať Získať externé údaje – z programu Access (z webu, z textu, z iných zdrojov)
vyhľadáme potrebné umiestnenie
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
7
Obr.1 1 Načítanie externých dát z programu Access Obr. 10 Načítanie (prepojenie) externých dát z programu Access
Obr. 11 Import údajov
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
8
Výsledok načítania údajov z Access
Úloha: Načítajte (otvorte) údaje z databázy zájazdy, ktorá je uložená vo vašom
priečinku. Načítanú databázu uložte ako zájazdy.xls.
Precvičovanie :
Načítajte (otvorte) údaje z databázy majetok, ktorá je uložená vo vašom
priečinku. Načítanú databázu uložte ako majetok.xls.
Obr. 12 Načítane údaje z databázy
Obr. 13 otvorenie databázy zájazdy v programe Excel
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
9
Vytvorenie databázy v programe Excel:
Databázu si môžeme vytvoriť sami ako tabuľku do ktorej vkladáme potrebné údaje. Prvý
riadok tvorí hlavička, ktorá obsahuje názvy polí.
Úloha:
1. Vytvorte v programe Excel jednoduchú databázu podľa vzoru:
Obr. 14 vzor databázy
Usporiadanie údajov:
Usporiadanie údajov podľa jedného poľa
Karta Údaje, časť Zoradiť a filtrovať
Označíme názov stĺpca, podľa ktorého chceme databázu usporiadať (napr. Autor) a vyberieme
ikonu na usporiadanie a údaje sa usporiadajú podľa vybraného poľa podľa typu usporiadania
(obr.13, 14 )
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
10
Úloha:
1. Usporiadajte vzostupne databázu knihy podľa žánru
2. Usporiadajte zostupne databázu knihy podľa roku vydania
Precvičovanie :
Usporiadajte vzostupne databázu zájazdy podľa cieľa
Usporiadajte zostupne databázu zájazdy podľa stavu
Usporiadajte zostupne databázu zájazdy podľa dátumu nástupu
Usporiadanie údajov podľa viacerých polí
Ak potrebujeme usporiadať databázu podľa viacerých polí ( stĺpcov), musíme použiť ikonu
zoradiť. Otvorí sa pomocné okno zoradenie, v ktorom si môžeme vyberať stĺpec, podľa
ktorého chceme databázu usporiadať. Ďalej si môžeme vybrať podľa čoho databázu
Usporiadanie od
A po Z, od Z po A
Obr. 15 Usporiadanie údajov podľa autora pomocou ikony
Obr. 16 Výsledok usporiadania podľa autora od Z po A
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
11
usporiadame (hodnota, farba písma ....), a ako ju usporiadame ( vzostupne, zostupne...).
V okne zoradenie si pridáme potrebný počet stĺpcov pomocou tlačidla pridať úroveň, ak sme
pridali niektorý stĺpec najviac, odstránime ho tlačidlom odstrániť úroveň. Pomocou tlačidla
šípka hore (dole) môžeme meniť úroveň usporiadania (obr. 18, 7, 8)
Obr. 18 Usporiadanie databázy podľa viacerých polí
Obr. 17 Voľba usporiadania
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
12
Úlohy:
1. Usporiadajte vzostupne databázu knihy podľa autora a žánru
2. Usporiadajte zostupne databázu zájazdy podľa vydavateľstva a žánru
Precvičovanie :
Usporiadajte vzostupne databázu zájazdy podľa cieľa a stavu
Usporiadajte zostupne databázu zájazdy podľa ceny a cieľa
Usporiadajte vzostupne databázu zájazdy podľa počtu osôb a ceny
Obr. 20 vzostupné usporiadanie podľa autora a žánru
Obr. 21 zostupné usporiadanie podľa vydavateľstva a žánru
Odstránenie
úrovne Pridanie
úrovne Zmena
poradia
Obr. 19 Pridanie úrovne usporiadania
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
13
Výber údajov
Automatický filter
Použitie automatického filtrovania je rýchly a jednoduchý spôsob vyhľadania a práce s
podmnožinou údajov v rozsahu buniek alebo v stĺpci tabuľky.
Vo filtrovaných údajoch sa zobrazujú len riadky, ktoré zodpovedajú zadaným
kritériám. Nevyhovujúce riadky sa skryjú. Po filtrovaní údajov môžete kopírovať, upravovať,
vyhľadávať, dávať do grafov a tlačiť podmnožiny údajov bez toho, aby ste ich museli
presúvať. Filtrovať možno aj viacero stĺpcov. Každý pridaný filter je založený na aktuálnom
filtri a vedie k ďalšiemu obmedzeniu podmnožiny údajov.
Automatický filter zapneme kliknutím na ikonu filter v karte Údaje ( ikonu
usporiadania a filtra nájdeme aj na karte Domov ).
Zapnutie
filtra
Obr. 22 Zapnutie automatického filtra
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
14
Vlastný filter z časti filtre textu umožňuje zložitejší výber údajov v danom stĺpci. Vo
vlastnom filtrovaní môžeme využiť špecifické znaky ? alebo *. Na vytvorenie podmienky
môžeme použiť spojky a , alebo.
Úlohy:
1. Pomocou automatického filtra v databáze knihy zobrazte knihy žánru beletria
Filter textu
hodnoty
Obr. 23 Možnosti automatického filtra
Obr. 24 Vlastný automatický filter
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
15
2. Pomocou automatického filtra v databáze knihy zobrazte knihy vydavateľstva Albatros
žánru beletria
Obr. 25 filter pre zobrazenie kníh žánru beletria
Obr. 26 1. krok filter pre zobrazenie kníh podľa vydavateľstva Albatros
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
16
3. Pomocou automatického filtra v databáze knihy zobrazte všetky knihy z oblasti vedy
a umenia
Obr. 27 2. krok filter pre zobrazenie kníh podľa žánru beletria
Obr. 26 filter pre zobrazenie kníh z oblasti vedy a umenia
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
17
4. Pomocou automatického filtra v databáze knihy zobrazte všetky knihy s počtom strán
viac ako 100 a menej ako 400.
Precvičovanie :
Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky zájazdy do
Grécka.
Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky vyplatené
zájazdy do Talianska a Chorvátska.
Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky zájazdy s cenou od
450€ do 620€.
Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky zájazdy s nástupom
v auguste.
Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky zájazdy s nástupom od
10. 8 do 15.9.
Obr. 28 filter pre zobrazenie kníh s počtom strán od 100 do 400
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
18
Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky z vyplatené zájazdy do
Talianska s nástupom od 25.7.
Pomocou automatického filtra v databáze zájazdy zobrazte všetky z vyplatené zájazdy
s počtom osôb viac ako 3, začínajúce v mesiaci jún.
Medzisúčty
Slúžia na zoskupenie a zhrnutie údajov a vytvorenie prehľadov.
Pred vytvorením medzisúčtov je potrebné databázu usporiadať.
Medzisúčty (souhrn) nájdeme na karte Údaje (Data) v časti Prehľad (Osnova)
Obr. 29 Zapnutie medzisúčtov
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
19
Výber poľa, pri zmene
ktorého robíme
medzisúčet (napr. pri
zmene cieľa)
Obr. 30 výber poľa pre vytvorenie medzisúčtov
Výber funkcie, ktorú chcem
v medzisúčtoch vypočítať
Obr. 31 výber funkcie, ktorú chcem vypočítať
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
20
Výber poľa do ktorého
chceme medzisúčty za
pomoci vybranej funkcie
vložiť
Obr. 32 výber poľa na vloženie medzisúčtov
Výsledné
medzisúčty
(súčet cien
zájazdov do
jednotlivých
cieľov)
Obr. 33 vytvorené medzisúčty
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
21
Príkaz medzisúčty vytvorí tiež prehľad databázy tak, že pre každý medzisúčet je možné skryť
riadky podrobností (obr.34, 35, 36)
Obr. 35 skryté podrobnosti
Vytvorené prehľady. Kliknutím na
číslo (napr. 2) sa skryjú podrobnosti
Obr. 34 vytvorené prehľady
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
22
Do vytvorených medzisúčtov môžeme pridať ďalšie medzisúčty – vnorené. Ak vytvárame
viacúrovňové – vnorené medzisúčty, je potrebné databázu usporiadať podľa všetkých
potrebných polí. Pri pridávaní medzisúčtov musíme odškrtnúť políčko nahradiť aktuálne
medzisúčty (obr. 37). Po stlačení tlačidla OK nám v databáze pribudnú ďalšie úrovne
(obr.38). Ak potrebujem každý medzisúčet (skupinu) umiestniť na novú stranu, zaškrtneme
políčko Zlom strany medzi skupinami (obr. 39)
odkryté podrobnosti
pre cieľ Španielsko
Obr. 36 odkryté podrobnosti pre jeden cieľ
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
23
Vypneme nahradenie
aktuálnych medzisúčtov
Obr. 37 Vloženie vnorených medzisúčtov
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
24
Obr. 39 Zlom strany medzi skupinami
Obr. 38 pridané úrovne v medzisúčtoch a práca s nimi
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
25
Úlohy:
1. Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite priemernú dĺžku pobytu
podľa jednotlivých cieľov. (Nezabudnite usporiadať databázu.)
Obr. 40 vytvorenie medzisúčtov z úlohy1
2. Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite počet osôb podľa jednotlivých cieľov.
Obr. 41 vytvorenie medzisúčtov z úlohy1
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
26
3. Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy vypočítajte priemernú cenu zájazdov podľa
cieľa. K tomuto medzisúčtu pridajte výpočet priemernej ceny zájazdov poľa stavu.
(nezabudnite databázu usporiadať podľa dvoch polí.)
Obr. 42 usporiadanie databázy pre vytvorenie medzisúčtov
Obr. 43 vytvorenie vonkajšieho medzisúčtu
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
27
Obr. 44 pridanie vnútorného medzisúčtu
Precvičovanie : (každú úlohu urobte na samostatnom hárku)
Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite priemernú cenu zájazdov
podľa doby nástupu.
Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite priemerný počet dní
zájazdov podľa doby nástupu
Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite počet osôb zájazdov podľa doby
nástupu na zájazd a podľa stavu.
Pomocou medzisúčtov v databáze zájazdy zistite počet osôb podľa stavu a podľa cieľa
zájazdu.
Pomocou medzisúčtov v databáze knihy zistite počet kníh v jednotlivých
nakladateľstvách.
Pomocou medzisúčtov v databáze knihy zistite počet kníh podľa žánru v jednotlivých
nakladateľstvách.
Pomocou medzisúčtov v databáze knihy zistite súčet strán podľa národnosti autorov.
Stredná priemyselná škola stavebná,
Hviezdoslavova 5, Rožňava
Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť/Projekt spolufinancovaný zo zdrojov EÚ
Projekt: Tvorivá škola – úspešný štart do života Kód ITMS 26110130175
28
Obsah
Práca sa databázou v programe Excel ........................................................................................ 1
Otvorenie databázového súboru v programe Excel ................................................................ 1
Výmena údajov medzi programom Excel a programom Access ........................................... 2
Vytvorenie databázy v programe Excel: ................................................................................ 9
Usporiadanie údajov: .............................................................................................................. 9
Výber údajov ........................................................................................................................ 13
Medzisúčty ........................................................................................................................... 18
Obsah ........................................................................................................................................ 28