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INTRODUCCIÓN AL PROCESO ADMINISTRATIVO: PLANEACIÓN Y TOMA DE DECISIONES

Por Lic. Gabriel Leandro, MBA

ADMINISTRACIÓN:

Definición, naturaleza y propósito de la administración

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

Dirección:

Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales

Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación

www.auladeeconomia.com

ADMINISTRACIÓN: DEFINICIÓN

Es el proceso de:

planear,

organizar,

dirigir y

controlar

los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas


EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales


EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos:

1. Alcance de objetivos

2. Por medio de personas

3. Mediante técnicas

4. En una organización



Planeación:

Implica determinar misiones y objetivos

Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos

Requiere la toma de decisiones



Integración de personal:

Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo

Reclutar y seleccionar las personas idóneas

Evaluar, compensar y capacitar al personal



Organización:

Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar

Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas


CONTENIDO:

Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración Algunos planteamientos del pensamiento

administrativo Funciones de los administradores

Planeación: Tipos de planes Pasos y objetivos de la planeación Estrategias, políticas y proceso de la planeación

estratégica Toma de decisiones:

Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones

Evaluación de alternativas de decisión


Teoría X Teoría Y

Las personas no gustan del

trabajo y lo evitan

El trabajo puede ser fuente

de satisfacción

Las personas deben ser

controladas y amenazadas

Las personas pueden ejercer

autocontrol y autodirección

El ser humano trata de evitar

las responsabilidades

Las personas aceptan y

asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene

poca ambición.

El ser humano tiene

imaginación, creatividad e

ingenio

Las personas se preocupan

principalmente de su propia

seguridad.

Se puede conseguir una

mayor utilización del

potencial humano www.auladeeconomia.com


Control:

Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado

Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa

Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.


ALGUNOS PLANTEAMIENTOS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Likert: Sistemas de dirección

Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,

Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones


HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Habilidad técnica

Habilidad humana

Habilidad de conceptualización

Habilidad de diseño


HABILIDADES ADMINISTRATIVAS


Alto

nivel

Nivel

intermedio

Mandos inferiores

Hab

ilid

ad

es t

écn

icas

Habilidades

humanas

Habilidades de

conceptuali-

zación

y diseño


Taylor: padre de la administración científica

Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción

Se basaba en el concepto del hombre económico


TIPOS DE PLANES


Misión

Objetivos y metas

Estrategia

Políticas

Procedimientos y reglas

Programas

Presupuestos


McGregor: teoría X y teoría Y

Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento

Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad



Likert: Sistemas de dirección

Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones

Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas




Alto

nivel

Nivel

intermedio

Mandos inferiores

Co

ntr

ol

ENFOQUE SISTÉMICO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

Un sistema es:

un conjunto de elementos dinámicamente relacionados

que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo

operando sobre insumos tomados del medio externo


ENFOQUE SISTÉMICO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

La empresa se ve como un sistema:

Un sistema abierto

Un sistema complejo (implica subsistemas)

Un sistema dinámico


PLANEACIÓN, ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS

PLANEACIÓN

Implica determinar misiones y objetivos

Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos

Requiere la toma de decisiones

Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir

Planeación y control son inseparables



Fayol: padre de la teoría administrativa moderna

Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc.

Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.



Planeación Implementación

de los planes Control

Desviación

con respecto

a lo planeado Acciones correctivas

MISIÓN

En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella

En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna


MISIÓN

Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos

Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean

Los valores dan forma a su filosofía


OBJETIVOS Y METAS

Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad

Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control

Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.


ESTRATEGIAS

Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento

Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo


POLÍTICAS

Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones

Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas

Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta

Permiten delegar autoridad sin perder control


PROCEDIMIENTOS

Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras

Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas

Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo


REGLAS

Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas

Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción

La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad


PROGRAMAS

Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado

Generalmente se apoyan en presupuestos


PRESUPUESTOS

Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos

Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)

Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas



Metas

Planes estratégicos

Planes operacionales Para actividades

no recurrentes

Planes de un solo uso

Programas

y

Proyectos

Presu-

pues-

tos

Planes permanentes

Políticas

Procedimientos

Reglas

Para actividades

recurrentes

PASOS DE LA PLANEACIÓN

1. Análisis situacional:

Ambiente interno:

Fortalezas

Debilidades

Ambiente externo:

Oportunidades

Amenazas



2. Establecimiento de objetivos y metas:

Responder a preguntas como:

Dónde se quiere estar?

Qué se desea hacer y cuándo?

Etc.

Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave

Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.



3. Desarrollo de premisas:

Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará:

Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.



4. Identificación de cursos de acción alternativos:

Es necesario identificar las mejores alternativas de acción

Examinar sus ventajas y desventajas



5. Evaluación de las alternativas:

Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)



6. Selección de un curso de acción:

Se toma una decisión

Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción



7. Formulación de planes de apoyo:

Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico

Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.



8. Presupuestación:

Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos:

Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros


ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Es un sistema administrativo integral

Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas

Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales


ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Hace énfasis en la evaluación del desempeño

Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía

Se concentra mucho en el corto plazo


ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS

Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción

Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión

Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo


CARACTERÍSTICAS DE LAS ESTRATEGIAS

Horizonte temporal amplio

Impacto final relevante

Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines

Patrón de decisiones uniforme

Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización


PRINCIPIO DE LA ESTRUCTURA DE ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS

Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica,

Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa


PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Es el proceso formal de planeación a largo plazo

Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización

Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa

Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante


CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:

Responde a preguntas como:

¿En qué negocio estamos?

¿En qué negocio deberíamos estar?

¿Quiénes son nuestros clientes?



2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:

¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?



3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación:

Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo



4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad:

Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave



5. Es una actividad de alto nivel:

La alta gerencia debe participar activamente

Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización


PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse



Insumos:

Personas

Capital

Habilidades

etc.

Metas de

grupos

interesados:

Empleados

Clientes

Proveedores

Accionistas

etc.

Análisis

de la

industria

Perfil

empresarial

Propósito

Objetivos

Intención

estratégica

Orientación

ejecutiva

Valores

Visión

Desarrollo

de

estrategias

alternativas

Debilidades

y

fortalezas

Amenazas

y

Oportu-

nidades

Evaluación

y decisión

estratégica

Implemen-

tación

Dirección

y control

ALGUNAS ESTRATEGIAS: LA MATRIZ TOWS

Factores internos

Fortalezas Debilidades

Factores

externos

Oportuni-

dades

Estrategias FO:

usar F para

aprovechar O

Estrategias DO:

superar D para

aprovechar O

Amenazas

Estrategias FA:

usar F para

enfrentar A

Estrategias DA:

minimizar D y A


ALGUNAS ESTRATEGIAS: ESTRATEGIAS GENÉRICAS DE PORTER

Tres estrategias genéricas:

Liderazgo de costos

Diferenciación

Enfoque

Se pueden combinar

Se relacionan con ventajas competitivas


INSTRUMENTACIÓN EXITOSA DE ESTRATEGIAS

1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones

2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación

3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos


INSTRUMENTACIÓN EXITOSA DE ESTRATEGIAS

4. Revisar regularmente las estrategias

5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia

6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación

7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias

8. Crear un clima que induzca a la planeación


TOMA DE DECISIONES

IMPORTANCIA DE LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES

La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación

El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como:

1. Establecimiento de premisas

2. Identificación de alternativas

3. Evaluación de las alternativas

4. Elección de una alternativa


LIMITACIONES DEL PROCESO DE TOMA RACIONAL DE DECISIONES

Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras

No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos

Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre


EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS DE DECISIÓN

Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos

Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.

Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.


TÉCNICAS CUANTITATIVAS

Análisis marginal

Análisis costo – beneficio

Análisis de riesgo

Árboles de decisión

Otras técnicas de investigación de operaciones


SELECCIÓN DE UNA ALTERNATIVA


Experiencia

Experimentación

Investigación

y análisis

¿Cuál

alternativa

seleccionar?

Decisión

tomada

CERTIDUMBRE, INCERTIDUMBRE Y RIESGO

Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción

Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades

Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes


FIN MUCHAS GRACIAS!

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