PRESENTACIONES ORALES EFECTIVAS Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. EGCTI 2008 5 de febrero de 2008

PRESENTACIONES ORALES EFECTIVASProf. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.EGCTI 2008

5 de febrero de 2008

En los próximos minutos…

Funciones y objetivos de las presentaciones orales

Componentes de la Presentación Estrategias para crear y realizar

presentaciones orales efectivas Utilización de las tecnologías de la

información para aumentar la efectividad de las presentaciones orales


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Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D.

…de las presentaciones orales

Funciones y objetivos


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Funciones y Objetivos

Comunicar Vender Resumir Educar Reclutar Entusiasmar

Algunas mías… Algunas aportadas por ustedes…


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Tres Componentes de Presentaciones


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Estrategias: Planificación

¿A quién va dirigida? Grupo

¿Para qué? Objetivo

¿Qué? Tema

¿Cómo? Estilo–

medios disponibles

¿Cuándo? Momento –

situación ¿Dónde?

Lugar

Tomado de: Presentaciones orales efectivas, Andrés Ricardo Schuschny (2007)

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¿A quién va dirigida? Hay que conocer el público Características, Agendas, Cultura

¿Para qué? Objetivo(s) de la presentación Resultados esperados

¿Qué? ¿Cuál es el contenido que tengo que

comunicar?


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¿Cómo? Presentación oral asistida por

computadora Presentación independiente

¿Cuándo? Presentará en una reunión, clase,

congreso ¿Dónde?

Oficina, salón, auditorio


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Escribir primero los objetivos y resultados esperados

Desarrollar bosquejo a base de los objetivos

Asegurarse de cubrir en el bosquejo todas las dimensiones especificadas en los objetivos


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Esquema de una presentación: estrategia comunicación Esqueleto: Idea central, finalidad de la

presentación Cuerpo: ideas integrantes de la idea principal,

lo ideal es que se componga de tres partes: Aperitivo Plato fuerte Postre

Fantasía: un poco de adorno es útil imágenes, anécdotas, elementos psicológicos


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Carne del esqueleto: Narraciones, ejemplos, en lo posible situaciones vividas

Sangre: sentimiento, lo que da calor al discurso,

El alma: lo que da vida al discurso, depende de la vida interior del expositor

Vestido: es el vocabulario (sencillo y simple) Conclusión:

preparar siempre el remate o aterrizaje final


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Estrategias: Producción

KISS Principle Less is More Cuando todo es

importante… nada lo es

Enunciar vs. Escribir Presentación vs.

Ensayo

Bosquejo de Contenido

Diseño Background Transiciones Ilustraciones

Enlaces Internos Externos Opcionales

Notas del Presentador

Conceptos Aplicables Elementos de Producción


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Ser conciso, no breve, esa es la meta Hacer que cada palabra cuente Decir todo lo que se tiene que decir,

evitando la verborrea Evitar escribir en clave, no asumir que el

lector entiende los conceptos El primer borrador siempre es más extenso

e incompleto; el segundo borrador es más completo y conciso


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Redactar oraciones cortas 10-15 palabras o menos Discutir sólo un pensamiento por oración Evitar oraciones compuestas con múltiples

cláusulas dependientes


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Leer el texto en voz alta para verificar su legibilidad

Darle el texto a leer –en voz alta– a personas ajenas al tema para asegurarse de la efectividad de la redacción

Edite la verborrea, inconsistencias, errores ortográficos y de selección de palabras


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Construir oraciones con verbos activos La construcción pasiva requiere más

palabras y es más débil que la activa Iniciar los bullets con verbos activos Evitar repetir los verbos en lista de bullets Escribir en primera persona si la cultura

institucional del lector lo permite


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Usar vocabulario sencillo y preciso Eliminar ristras de adjetivos redundantes Tener diccionario de sinónimos a la mano Evitar lenguaje coloquial Seleccionar adecuadamente los términos

utilizados


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Seleccione el background más adecuado Sencillo, elegante, profesional Relacionado o çompatible con el tema Visualmente efectivo en el lugar de la

presentación No recargue las pantallas!

No más de tres puntos principales


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Seleccione UNA transición básica para TODA la presentación Varíe sólo para pantallas especiales Cambie manualmente de pantalla

Aplique animación automática para contenido de cada pantalla Revele texto manualmente sólo para

efectos especiales Varíe con intencionalidad el layout de cada

slide5 de febrero de 2008

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Añada gráficas con mesura e intencionalidad No adorne por adornar Ilustre y de énfasis: No distraiga al público

Cuidado con los vídeos y animaciones, córralos en la PC que se usará en el evento y verifique bien

Use los sonidos lo mínimo posible y coordine acceso a consola de audio o micrófono


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Hipervínculos internos y externos Puede crear pantallas de reserva en la misma

presentación para llamarlas desde un enlace Puede crear enlaces a recursos externos tales como:

Imágenes Screen shots Programas Websites: OJO, verificar conexión y acceso en el local

Crear hipervínculo a un screen shot o a un web archive local a modo de backup por si la conexión viva falla a última hora

Organize TODOS los materiales en un cartapacio en el directorio de la presentación ANTES de crear los enlaces


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Mejores Prácticas en PowerPoint… Prepare primero el slide master

Idioma, animaciones, logos Defina Headers y Footers en la

presentación Sobre los handouts

Póngale su propio header y footer Identifique con nombre, título y advertencia de ©

Numere las pantallas Imprima en pure black and white


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Estrategias: Delivery

El gran papel del presentador El presentador ES la clave; la PPT es sólo un

refuerzo La variable tecnológica

La PC correcta, con el proyector apropiado, en la superficie idónea, con la iluminación atractiva, en el salón adecuado y con el buen sonido

Esclavos del tiempo ¿Recordarán y citarán mi presentación?


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El presentador Porte profesional Vestimenta atractiva

y aceptable en el contexto del público y lugar del evento

Conocedor del material

Bien preparado Seguro de sí mismo Sin guindalejos…

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Reglas de oro del expositor: Se proyecta erguido pero sin rigidez No usa ademanes groseros, palabras

altisonantes o mirados inquisidoras Tiene la mirada tranquila, sin demostrar

inseguridad/miedo


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Reglas de oro del expositor: Cuidadoso con los movimientos, flexibles y

naturales No camina de un lado para el otro,

se desplaza con discreción e intencionalidad

Procura que sus movimientos sean congruentes con lo que dice


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El Presentador efectivo demuestra: Afabilidad y sentido del humor Estilo oral seguro y persuasivo

Domina la enunciación y la pronunciación para asegurarse de que el mensaje clave se entiende

Usa las “pausas dramáticas” y la inflexión de voz Usa lenguaje corporal para compenetrarse

con la audiencia y mantener su interés Vive y “actúa” su presentación Ilustra y provee énfasis con las manos y el

cuerpo


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El Presentador efectivo demuestra: Aplica técnicas de interactuación para

controlar la audiencia Miradas Diálogos Encuestas

Ejerce control profesional de los nervios cuando habla en público y sobre todo cuando surgen contratiempos Respiración Confianza Improvisación


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Durante la presentación tenga a la mano: Una libreta para anotar preguntas Un vaso de agua Reloj o Timer Recursos de Ilustración Laser Pointer Backup!

Copia impresa de la presentación y notas del presentador

Copia de la presentación en un pen drive y en CD-ROM


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… La PC correcta, con el proyector apropiado, en la superficie idónea, con iluminación efectiva, en el salón adecuado y con el buen sonido

La variable tecnológica


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Los recursos audiovisuales refuerzan los

puntos expresados por el presentador

proyectan profesionalismo




La PC correcta La mejor PC para presentar es la propia, donde

preparó y verificó la presentación La Tablet PC es la opción idónea para

presentaciones Mayor flexibilidad y capacidad de interacción

Una laptop regular con buena velocidad, pantalla y batería son una segunda opción adecuada

Con los accesorios adecuados Wireless Mouse o Wireless Presenter con laser

pointer y timer5 de febrero de 2008

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La variable Tecnológica

El proyector apropiado El mejor es el propio, probado con la PC a usarse De 2,000 lúmenes o más, corrección de ángulo

(keystone) Resolución mínima recomendada: XGA (1024 x 768)

La superficie idónea Las paredes son malas pantallas La pantalla de proyección debe ser del tamaño

adecuado Seleccione un tamaño de pantalla/proyección

adecuado para las dimensiones del salón


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El salón adecuado Right-size-it Espacio suficiente para ubicar al presentador y a la

pantalla, donde todos vean bien y no bloquee uno a la otra

Iluminación efectiva El presentador debe verse bien pero la luz no debe

“lavar” la proyección Con buen sonido (de ser necesario)

Micrófono inalámbrico, de ser posible, para el presentador

Amplificación de calidad para la PC5 de febrero de 2008

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Mejores prácticas en el uso de tecnología… Conéctese a la electricidad para su

presentación, no dependa de batería Corra su laptop en el setting de “High

Performance” En Power Point, elija Menu: Slide Show/

Set Up Slide Show/Performance “Use hardware graphics acceleration” para mejor rendimiento de las transiciones , multimedios y efectos


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Otras tecnologías complementarias Pizarra o dry erase Papelógrafo SmartBoard DVD Player y

Monitor Y otra muy

importante ¡Libreta y bolígrafo!




Prepárese para contingencias Tenga equipo duplicado, si posible Verifique infraestructura ANTES de la

presentación(electricidad, control de iluminación, sonido) Lleve su propia extensión eléctrica, cable extensión

VGA, pequeño sistema amplificación de audio, wireless mouse, laser pointer, timer

Lleve copia de la presentación en al menos dos medios y en más de una versión para mayor compatibilidad(e.g., disco duro, pen drive, CD-ROM; PowerPoint 2007, PowerPoint 2003, PDF)


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Evaluando una presentación…

Con instrumentos de precisión Babómetro Charrómetro Cafretómetro Aburridómetro Nerviosómetro Mediocrenómetro


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Presentaciones Orales Efectivas

Resumen


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Para presentaciones orales efectivas

Planifique estratégicamente sus presentaciones

Estructure la presentación de acuerdo a objetivos

Construya su presentación con intencionalidad, elegancia, consistencia y sencillez


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Para presentaciones orales efectivas

El presentador es la clave de la entrega del mensaje

Use todos los recursos y tecnologías que contribuyan a comunicar el mensaje (y no use los que no)

Anticipe y tenga un plan de contingencia


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Referencias e información adicional Finkelstein, Ellen (2003). How to do everything with

Microsoft Office PowerPoint 2003. New York: McGraw-Hill/Osborne.

http://www.slideshare.net/schuschny/clase-13-presentaciones-orales-efectivas/

Westberg, Jane ; Organización Panamerica de la Salud ; Jason, Hilliard (1996). Cómo hacer Presentaciones efectivas.

Sugerencias para hacer presentaciones orales efectivas. http://ccp.ucr.ac.cr/cursos/decisiones/contenido/pres141.ppt

108 Consejos para presentaciones efectivas. Asociación para la conservación del patrimonio cultural de las Américas (1999) Boletin 9:1.


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PRESENTACIONES ORALES EFECTIVASProf. Eliut D. Flores Caraballo, [email protected] 787 249 4444


¡Muchas gracias!

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