7.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistemyang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian(subsystems).

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifatyang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung(interface), masukan (input), keluaran (output),pengolah (process) dan sasaran (objectives) atautujuan (goal).

7.2 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat dilkarifikasikan daribeberapa sudut pandang yaitu sbb :

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak berupa pemikiran ideatau konsep yang tidak tampak secarafisik contohnya sistem teologi(ketuhanan). Sedangkan sistem fisikmerupakan sistem yang ada secara fisik, contohnya sistem komputer.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi

karena proses alam tanpa ada campur

tangan manusia, contohnya sistem

perputaran bumi, gravitasi dan

sebagainya. Sedangkan sistem buatan

manusia adalah sistem yang dirancang

atau dibuat oleh manusia, contohnya

sistem informasi manajemen, sistem

informasi akuntansi, dan sebagainya.

3. Sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tidak tentu (probabilistic system)

Sistem deterministic beroperasi dalam cara

yang dapat diramalkan atau diprediksi,

contohnya sistem program komputer.

Sistem probabilistic adalah sistem yang

memiliki perilaku yang mungkin, sehingga

sulit untuk diprediksikan, contohnya sistem

persediaan barang.

4. Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak

dapat berhubungan dengan lingkungan

luarnya, contohnya sistem gaji

perusahaan. Sedangkan sistem terbuka

adalah sistem yang berhubungan dan

terpengaruh dengan lingkungan

luarnya, contohnya sistem penjualan.

7.3 Sistem Berbasis Komputer

Sistem berbasis komputer adalah sistemyang komponen atau subsistemnya terdiridari

a) Orang

b) Perangkat keras (hardware) komputer

c) Perangkat lunak (software) komputer

d) Basis data

e) Prosedur

f) Dokumentasi

7.4 Sistem Informasi

a. Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehinggaperlu diolah lebih lanjut. Data diolah melelui suatu model untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuksimbol-simbol semacam huruf-huruf atau, angka-angka,suara, sinyal, gambar dan sebagainya.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berani menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebutakan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewatsuatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklusini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi(information cycle) atau ada yang menyebutnya denganistilah siklus pengolahan data (data processing cycles).

b. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tigahal, yaitu informasi harus akurat, tepat padawaktunya dan relevan.

1. Akurat berarti informasi harus bebas darikesalahan-kesalahan dan tidak bias ataumenyesatkan. Akurat juga berarti informasi harusjelas mencerminkan maksudnya. Informasi harusakurat karena dari sumber informasi sampai kepenerimana informasi kemungkinan banyakterjadi gangguan (noise) yang dapat merubahatau merusak informasi tersebut.

2. Tepat pada Waktunya, berarti informasi

yang datang pada penerima tidak

boleh terlambat. Informasi yang sudah

usang tidak akan mempunyai nilai lagi.

Karena informasi merupakan landasan

di dalam pengambilan keputusan. Bila

pengambilan keputusan terlambat,

maka dapat berakibat fatal untuk

organisasi.

3. Relevan , berarti informasi tersebut mempunyaimanfaat untuk pemakainya. Relevansi informasiuntuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnyaberbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepadaakuntan perusahaan adalah kurang relevan danakan lebih relevan bila ditujukan kepada ahliteknik perusahaan. Sebaliknya informasimengenai harga pokok produksi untuk ahli teknikmerupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.

7.5 Sumber Daya Sistem Informasi

a. Sumber Daya Manusia

1) End User Computing (EUC)

EUC adalah user yang dapat mengembangkanaplikasi komputer yang digunakan.

EUC berkembang karena empat pengaruh yaitu :

a. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer

Berbagai tingkatan manajemen, terutama ditingkat bawah, mulai diisi oleh orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.

b. Antrian jasa Informasic. Perangkat keras yang murah

Pemakai dapat memperoleh perangkat kerasmereka sendiri dengan memesan pada tokokomputer local melalui telepon danmembayarnya dengan harga yang murah.

d. Perangkat lunak jadi

Perangkat lunak jadi menawarkan dukunganpeningkatan dan kemudahan penggunaandan memampukan perusahaan dan user individu dengan sedikit atau tanpa keahliankompuetr untuk menerapkan sistem berbasiskomputer.

2. Spesialis Informasi

Spesialis Informasi bertanggung jawab

mengembangkan dan memelihara

sistem berbasis komputer.

Ada 5 golongan utama Spesialis

Informasi, yaitu :

a. Analis Sistem (system analyst)

Analis sistem bekerjasama dengan user

mengembangkan sistem baru dan

memperbaiki sistem yang sekarang ada.

Analis sistem adalah pakar dalam

mendefinisikan masalah dan

menyiapkan dokumentasi tertulis

mengenai cara komputer membantu

pemecahan masalah.

Fungsi Analis Sistem: Mengidentifikasikan kebutuhan pengguna

Contohnya suatu perusahaan menginginkanpemakaian komputer dalam pengolahan data, semua masalah yang ada pada proses yang sudahberjalan diidentifikasikan dan dianalisis, keudianberbagai formulir yang ada di perusahaan tersebutdipelajari dengan tepat.

Menyatakan secara spesifik sasaran yang harusdicapai untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

Memilih alternative metode pemecahan masalahyang paling tepat.

Merencanakan dan menerapkan rancangan sistem

Tugas yang harus dilakukan oleh seorang analissistem yaitu :

Mengumpulkan dan menganalisis dokumen-dokumen, file-file dan formulir yang berkaitandengan sistem untuk merancang sistem yang baru

Menyusun dan memberikan rekomendasiberdasarkan data-data yang sudah terkumpul

Merancang suatu sistem perbaikan danmengidentifikasikan aplikasi-aplikasi untukpenerapannya pada komputer

Menganalisis dan menyusun biaya-biaya dankeuntungan dari sistem yang baru

Mengawasi kegiatan dari penerapan sistem yang baru

Tugas Teknik Analis Sistem :

Menyiapkan gambaran beban kerjayang dikerjakan oleh suatu tim dalammenerapkan sistem yang baru

Menyusun prosedur-prosedur untukpengawasan sistem baru

Menyusun data flow diagram (alirandata) untuk aliran informasi, hal inidiperlukan untuk merancang sistemyang baru secara detil

b. Database Administraror(Pengelola Database)

Pengelola database bekerjasama denganuser dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untukmenghasilkan informasi bagi user.

Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dandisimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Setelahdatabase diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang penting.

c. Spesialis Jaringan (Network Specialis)Spesialis jaringan bekerjasama dengan analissistem dan pemakai membentuk jaringankomunikasi data yang menyatukan berbagaisumber daya komputer yang tersebar. Spesialisjaringan menggabungkan keahlian bidangkomputer dan telekomunikasi.

d. Programmer

Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sisem untuk membuatkode instruksi-instruksi yang menyebabkankomputer mengubah data menjadi informasiyang diperlukan user.

Tugas Programmer adalah :› Tanggung jawab yang terbatas pada

pembuatan program komputer (coding)

› Pengetahuan yang cukup terbatas padateknologi komputer, sistem komputer, utilitas danbahasa-bahasa program yang diperlukan.

› Pekerjaan programmer sifatnya teknis dan harustepat dalam pembuatan instruksi-instruksiprogram

› Pekerjaan tidk menyangkut hubungan denganbanyak orang, terbatas pada sesame pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

e. Operator

Operator mengoperasikan peralatn

komputer berskala besar seperti

mainframe. Operator memantau

monitor, mengelola disk storage, dan

lain-lain.

b. Sumber Daya Hardware

Sistem Komputer

Periperal

c. Sumber Daya Software

Software Sistem

Softrware Aplikasi

Prosedur

d. Sumber daya Data

Data base

Basis pengetahuan

e. Sumber daya network Media Komunikasi

Network Support

7.6 Model Sistem Informasi berbasis

Komputer

a. Sistem Informasi Akuntansi yaitumemelihara rincian catatan keuangan darioperasi perusahaan dan menghasilkaninformasi yang menjelaskan operasi. SIA berkontribusi pada pemecahan masalahdengan menghasilkan laporan-laporanstandar yang mengikhtisarkan kondisifinancial perusahaan dan menyediakandatabase yang digunakan oleh subsistemSistem Informasi Berbasis Komputer yang lain.

b. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System, MIS) yaitu sistem yang menyediakan informasiuntuk kebutuhan manajemen. Sistem tersebut melibatkansoftware, hardware dan brainware. SIM bertugasmengumpulkan, menyimpan dan mengolah data untukakhirnya menyajikan informasi kepada semua tingkatanmanajemen yang berkaitan dengan fungsi manajemendalam pengelolaan sumber daya.

c. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System, DSS) yaitu digunakan untuk membantu pengambilankeputusan atau mengidentifikasi atau memilih antarapilihan dan keputusan. Tujuan DSS sebagai bahanpertimbangan seorang manajer sebelum memutuskankebijakan tertentu.

d. Sistem Pakar (Expert System) yaitu meng-capture dan menghasilkan kembalipengetahuan pemecahan masalah ahliatau pengambilan keputusan kemudianmensimulasikan “pemikiran” ahli tersebut.

e. Sistem Otomatisasi kantor (Office Automation, AO) yaitu membantukaryawan untuk membuat dan berbagidokumen yang mendukung aktivitas kantorsehari-hari.

7.7 End User Computing sebagai masalah strategis

1. Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-users)

Sebagain end-users tidak mampu menciptakan softwaremereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengansoftware jadi dengan menggunakan menu-menu software.

2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users)

Sebagai end-users memiliki kemampuan menggunakansoftware jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para end-users dapat menggunakan bahasa perintah darisoftware untuk melaksanakan operasi aritmatika danlogika pada data.

Contoh: end-user pada database dapat menggunakanperintah-perintah khusus untuk menyelesaikan prosesyang tidak mungkin dilakukan melalui pengguna menu.

3. Programmer pemakai akhir (end-user programmers) Sebagian end-users dapat menggunakan bahasa-

bahasa pemrograman, serta dapatmengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.

4. Personil pendukung fungsional (functional support personnel)

Di sejumlah perusahaan, para spesialis informasiadalah anggota dari unit-unit fungsional danbukannya unit jasa informasi. Personil pendukungfungsional adalah spesialis informasi, tetapi merekeberdedikasi pada area pemakai tertentu danmelapor pada manajer fungsional mereka.

7.8 Jenis-Jenis Aplikasi Pemakai Akhir7.9 Manfaat End User Computing

EUC memberikan manfaat bagi perusahaandalam dua cara utama:

Pemindahan beban kerjaPemindahan beban keja pengembangansistem ke area pemakai membebaskan paraspesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi, sehinggamereka dapat bekerja lebih baik pada area-area tersebut. Para spesialis juga dapatmemcurahkan lebih banyak waktu untukmemelihara sistem yang ada.

Kesenjangan komunikasiKesulitan komunikasi antara pemakai dan paraspesialis informasi telah mengganggupengembangan sistem sejak masa awalkomputer. Pemakai memahami area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologikomputer. Sebaliknya, spesialis adalah pakardalam teknologi tetapi tidak mengurangi area permasalahan. Dengan membiarkan pemakaimengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidakada kesenjangan komunikasi karena tidakdiperlukan komunikasi. Demikian pula, saatpemakai mengembangkan sebagian sistemmereka, kesenjangan ini berkurang.

7.10 Resiko End User Computinga. Sistem yang buruk sasarannya

Pemakai akhir mungkin menerapkan komputer untukpenerapan yang seharusnya dilaksanakan dengancara lain, misalnya secara manual.

b. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya

Pemakai akhir, walau pun memiliki pengetahuanyang tinggi tentang komputer, tidak dapatmenandingi profesionalsme spesialis informasi dalammerancang sistem.

c. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien

Saat tidak ada pengendalian terpusat atasperolehan hardware dan software,perusahaan akhirnya dapat memilikihardware yang tidak kompatibel dansoftware yang berlebihan.

Misalnya berbagai merek komputer pribadiyang dibeli tidak dapat dihubungkan untukmembentuk jaringan dan beberapa copy software dibeli padahal satu copy dapatdigunakan bersama.

d. Hilangnya integrasi data

Pemakai akhirnya mungkin kurangberhati-hati dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan. Pemakai lain mungkin mengunakandata yang salah, namun mengirabahwa data tersebut tepat. Hasilnyaadalah output yang tercemar yang dapat menyebabkan manajermembuat keputusan yang keliru.

e. Hilangnya keamanan

Dengan cara yang serupa, pemakaiakhir mungkin tidak melindungi data dansoftware-nya. Disket dibiarkan tergeletakdi meja, hasil cetakan dibuangdikeranjang sampah, pintu ke ruangkomputer dibiarkan tidak terkunci danseterusnya. Kriminal komputer dapatmengakses sistem dan membahayakanperusahaan dengan berbagai cara.