Securities and Exchange Commission of Pakistan NICL Building, 63 Jinnah Avenue, Islamabad

Tel: 051-9214005

PRESS RELEASE For immediate release

March 11, 2020

Coronavirus contingency planning for general meetings of shareholders

ISLAMABAD, March 11: In light of the threat posed by the evolving COVID-19 situation (Corona

Virus) and to protect the wellbeing of shareholders, the Securities and Exchange Commission of

Pakistan (SECP) advised all companies to modify their usual planning for annual general meetings.

Meeting of the Board of Director may also be held through tele / video conferencing.

SECP has recommended all companies to consider and evaluate the risks in the present situation.

Every company, is required to hold, an annual general meeting (AGM) within sixteen months from

the date of its incorporation and thereafter once in every calendar year within a period of 120 days

following the close of its financial year. As AGM season for December end companies is

approaching, the directors and secretaries should modify their usual planning for their company’s

AGM in light of the threat posed by the evolving COVID-19 situation.

Directors should consider if members can consolidate their attendance and voting at AGMs into

as few people as possible through proxies, while honoring quorum provisions. In order to avoid

large gathering at one place, the companies may consider provision of video link facilities at

different locations considering the geographical dispersal of its members. The companies shall

consider basic protective measures during the meeting including facility of cleaning hand with

sanitizers or soap and water. Moreover, for safety of members seating arrangement shall be made

at appropriate distance.

Furthermore, voting through postal ballot may be considered by the chairman of the meeting or by

the members present in person or through video-link or by proxy having not less than one-tenth of

the total voting power by demanding poll for resolutions. This is safer option in current situation.

The members of a private company or a public unlisted company (having not more than 50

members), may pass a resolution (ordinary or special) by circulation signed by all the members for

the time being entitled to receive notice of a meeting, except for the ordinary businesses specified

under sub-section (2) of section 134 of the Companies Act, 2017 to be conducted in the annual

general meeting.

The directors may hold their board meetings through tele or video link provided that the minutes

of such meeting are approved and signed subsequently by all the directors.

Securities and Exchange Commission of Pakistan NICL Building, 63 Jinnah Avenue, Islamabad

Tel: 051-9214005

رس

ا وائ

ر وہڈلرز؛ اینپمکں وکرون ی

ںیم افحیتظ ادقاامت رکںی ؛ اسی ای یس یپ االجوسں اور اسالہن ش

رس

ا وائ

وکرون

ت

ی ؛ اسی ای یس یپ یک وینپمکں وک وبرڈ ےک االجس وڈوی اکرفنسن ےک ذرےعی رکےن یک دہای

رسےن وکیسرزیٹ اڈنی اجنیچسکی نشیمک آف ن ااتسکن : ( 11االسم آن اد )امرچ

ا وائ

وکرونٔ یک ےہ ، وینپمکں وک ےک رطخے ےک شیپ رظن ےک الیھپ و

ت

یہک دہای

رز وہڈلرز یک ی

ر وہڈلرز اک ں اینپ اینپمکےئل ےک ےک ظفحت تحص ش ی

ےک افحیتظ وصنمہب دنبی ںیمیک ومعیم گنٹیم اور وینپمکں یک اسالہن شٔا ےس اچبو

رکون

ررٹکی ادقاامت وک ینیقی انبںیئ۔ اس ےک العوہ اینپمک ں

ا یلیٹ وفن اکل ، ےک االجس وبرڈآف ڈائ گ ےک ذرےعی دقعنم نی

نس

نڈوی اکرفن

رحیج دںی۔ ویی

ت

رکےن وک ئ

یک ےہہک وہ امتم ےن اےنپ االعہیم ںیم اسی ای یس یپ

ت

یرہ ںیل ۔ وموجدہ وصراحتل ںیم دیپا وہےن واےل رطخات وینپمکں وکدہای

ر ینپمک ےک اک اجئ ہ

ارخی ےسوسہل امہ ےک ادنر ادنر اسالہن ومعیم االجس

ت

ر اور اس ےک دعبدقعنم رکںی (AGM) ےئلالزیم ےہ ہک وہ اینپ ررٹسجنشی یک ن امیل اسل ہ

ںیم لمکم وہا، ان دربمس ایسی اینپمکں نج اک اسل اک ااقعند رکے۔ (AGM) االجس اسل ںیم ایی ن ار اعمادنر ادنر ےک دن 120رپ، ےکااتتخم

ےس اسالہن االجس دقعنم ےئک اج رےہ ںیہ ،

ڈاوینپمکں یک اجی

ہر وک وینپمکں ےک ل

ےکےئل اینپ ےک اسالہن االجس ینپمک افسرش یک اجیت ےہ ہک رکیسرٹیئی

رہ ںیل اک وموجدہ احال ومعمل یک وصنمہب دنبی

۔ت ےک انترظ ںیم اجئ

ررٹکیز وکاسی ای یس یپ ےن

ر دی ےہ ہک وبرڈ ےک ربممز ےک ڈائ

وکرم یک داعفت اک ارتحام رکےت وہےئ ، رپایسک ےک ذرہعی زنیادہ ےس زنیادہ ولوگں وک اے وجتئی

ںیہ۔

ت

رالعوہ ازںی، یج امی ںیم اینپ رشتک اور ووگنٹ وک نکمم انب تکس

ے اامتجع ےس ےنچبےکےئل،اینپمکں اےنپ ربممان یک رغجاایفیئ ایی ہگج رپ یسک یھب ئ

ڈوی کنل رپ فلتخم اقمامت قلعت ےک اطمقب ،

رایمہ رپ وغر یک ویی

یک ف

ت

رامہ رکےن اینپمکں االجس ےک دوران اینبدی افحیتظ ادقاامت ایک اج اتکس ےہ۔ وہسل

ف

ڈ ہی ہک ربممان یک افحتظ ےک ےئل ےنھٹیب اک ااظتنم یھب اصنب اور ن این ےس اہھتےئل نج ںیم افصیئ ےک رپوغر رکںی ریی

الم ںیہ۔ م

اصف رکےن یک وہسایلت ش

رآں، انمس افےلص رپ ایک اجےئ۔ ڈ ئ ریی

راردادوں یک وظنمری ےک ےئل م

ت

رنیم وبرڈ االجس ںیم شیپ یک یئگ ف ی

ےک وپلٹس ٹلیب ےک ےئل ووگنٹ چ

ت

یک وہسل

ںی

ت

رہ ےل تکس

ر نی ااختنب ےہ۔۔ اامعتسل اک اجئ

ت

وموجدہ وصراحتل ںیم ہی وفحمظ ئ

ڈ

ڈ

نسل ینپمک نیا کلبپ ان

یرارداداینپمکں ، نج ےک ربممان یک دعتاد اچپس ےس زادئ ہن وہ، وبرڈ یک یسک رپاویئی

ت

وظنمر یک ف

ت

ےک ذرےعی یب رک تکس

ن

یسکلی

ی رس

ا رضوری ںیہ۔ اسالہن اعم االجس ںیم تحت (ےک2ےک ذیلی نشکیس )134نشکیس ےک 2017زینپمک اٹکی اےسی ادقاامت اور ےلصیف وج ہک وساےئ ام،ںیہ

رکن

Securities and Exchange Commission of Pakistan NICL Building, 63 Jinnah Avenue, Islamabad

Tel: 051-9214005

ررٹکیوینپمکں ےک

ڈوی کنل ےک ذرےعیڈائ

االجسوبرڈےک زیلیٹ نیا ویی

ت

ررٹکی ز ےک سٹنم اس رطح ےک االجس ںیہ اور دقعنم رک تکس

وظنمر اور ےس امت م ڈائ

رکاےئ اجےن اچںیہ ۔ دطختس