Primula webb 3 · Inledning Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 7 / 127 Starta och logga in Primula webb startas via webbläsaren

Ansvarig enhet:

Diarienummer: 2019-00737-3.2.2

Datum: 2019-10-11

An

vän

darh

an

dle

dn

ing

Primula webb 3.0

Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare

Datum: 2019-10-03 Diarienummer: 2019 - 00737-3.2.2 Version: 2.1

Statens servicecenter FE 15 801 71 Gävle

Telefon: 0771-456 000 E-post: [email protected] www.statenssc.se

Innehållsförteckning

Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 3 / 127


Inledning .................................................................................. 5

Versionshantering................................................................... 5

Primula webb ........................................................................ 6

Starta och logga in.............................................................................. 7

Startsidan ............................................................................................ 8

Generella funktioner ........................................................................... 9

Översikt funktioner ......................................................................... 9

Kalender ....................................................................................... 11

Personliga inställningar avseende attest ..................................... 12

Lägg till personlig mottagare ........................................................ 14

Hantera ärenden................................................................................ 15

Skapa ärende för annan person .................................................. 15

Bifoga dokument i ärenden .......................................................... 16

Återta ärenden – källrapportör och attesterare ............................ 18

Bevilja återtagna ärenden – Granskare / Attesterare .................. 20

Korrigera ärenden ........................................................................ 21

Granska och/eller attestera ärenden i Primula webb ................... 23

Beslutsalternativ i ärende ............................................................. 25

Skicka eller Verkställ .................................................................... 26

Handlägga ........................................................................... 27

Anställning/Avslut ............................................................................ 28

Nyanställning (månadsavlönad) eller Nyanställning (ny person) 28

Nyanställning (timavlönad) eller Ny intermittent ö.k ..................... 38

Nyanställning (anställd utan lön) .................................................. 45

Förändring/Förlängning (månadsavlönad) ................................... 52

Förändring/Förlängning (timavlönad) ........................................... 61

Avsluta anställning ....................................................................... 66

Egen uppsägning ......................................................................... 69

Funktion ....................................................................................... 70

Grundkontering ............................................................................ 72

Minirapportering ......................................................................... 76

Förändring/Förlängning i Minirapportering ................................. 84

Ersättningar/Arvoden ....................................................................... 86

Fasta löne- och uppdragstillägg ................................................... 86

Friskvård, läkemedel och sjukvård ............................................... 90

Föräldrapenningtillägg.................................................................. 91



Timlön .......................................................................................... 93

Övriga arvoden ........................................................................... 102

Ledighet ........................................................................................... 105

Ledighet, uttag komp ..................................................................... 107

Löneväxling ..................................................................................... 108

Resor/utlägg .................................................................................... 109

Semester .......................................................................................... 111

Sjuk/friskanmälan ........................................................................... 112

Information om registrering av sjuk ............................................ 112

Sjukanmälan av medarbetare .................................................... 114

Personuppgifter .............................................................................. 116

Tjänster ............................................................................. 118

Frånvarokalender ............................................................................ 119

Lönekostnadsspecifikation ........................................................... 121

Närvarotid ........................................................................................ 122

Person/Anställningsuppgifter ....................................................... 123

Personalredovisning ...................................................................... 124

Rapportgeneratorn ......................................................................... 124

Ärendesökning ................................................................................ 125

Söka efter Nyanställningsärenden ...................................................... 126

Externa länkar .................................................................. 127

Inledning


Inledning Denna användarhandledning följer menystrukturen i Primula webb och beskriver

stegvis tillvägagångssättet för dig som källrapportör/granskare/attestansvarig.

Det finns även en användarhandledning för medarbetare.

Den här användarhandledningen är generellt skriven för

källrapportörer/granskare/attesterare. Därför kan det finnas beskrivningar av

formulär som du inte ser i din version av Primula webb.

De formulär som du ser är formulär som din myndighet har ansett vara

aktuella för er verksamhet. Innehållet i formulär för exempelvis ob-tillägg,

resor, utlägg och friskvård är uppsatta enligt din myndighets lokala avtal.

Versionshantering

Version 2.1 NY! Versionshantering är tillagd.

NY! Information tillagd om rekommenderad webbläsare

NY! Hänvisning tillbaka till innehållsförteckning, efter varje kapitel.

NY! Bildtexter är tillagda.

NY! Kapitel – Skapa ärende för annan person

NY! Kapitel - Granska och/eller Attestera

NY! Kapitel - Bifoga dokument i ärende

Uppdaterat kapitel - Återta ärende

NY! Kapitel – Bevilja återtaget ärende

NY! Kapitel – Korrigera ärende

NY! Kapitel – Beslutsalternativ i ärende

Uppdaterat kapitel - Nyanställning (månadsavlönad), är uppdaterad med

nya bilder på uppdaterat formulär.

NY! Kapitel - Nyanställning (anställd utan lön)

Uppdaterat kapitel Minirapportering - Information om konteringsknapp

Uppdaterat kapitel – Föräldrapenningtillägg, kompletterat med bilder och

ytterligare beskrivande text.

NY! Fasta löne- och uppdragstillägg

NY! Kapitel – Timlön

NY! Kapitel – Övriga arvoden

Uppdaterat kapitel - Sjuk/Friskanmälan, uppdaterad med ny text om

uträkning av sjukfrånvaro vid del av dag, pga ändrade regler vid karens.

Uppdaterat kapitel – Ärendesökning är kompletterad med info om

sökning efter Nyanställningsärenden.

NY! Kapitel - Personuppgifter

Tillbaka till Innehållsförteckningen ↑

Inledning


Primula webb Primula webb är den webbaserade delen av personal- och

lönesystemet Primula. Här kan du registrera uppgifter för annan

medarbetare, t ex nya anställningar, förlänga/förändra anställningar,

avsluta anställningar, ändra kontering på anställning, registrera

kompetens samt registrera ersättningar och i vissa fall ledigheter, i de

fall medarbetaren själv inte kan registrera detta.

Registreringar i Primula webb skapar ärenden som sedan skickas

vidare till granskare och/eller attestansvarig enligt delegationsordning.

Därefter går ärendet vidare för lönebearbetning och lönekörning.

Bild: Processflöde ärendehantering

Primula webb innehåller ett antal rapporter och frågebilder med

information om de medarbetare som du är behörig att

registrera/attestera för. Det går också att ta ut en preliminär och en

slutlig lönekostnadsspecifikation. Det finns möjlighet att få

aviseringar, om exempelvis tjänstledighet eller tillfällig anställning

som upphör, skickad via e-post till dig från lönesystemet.

Det är din roll och behörighet i Primula som styr vilka rapporter och

utdata som du ser.


Inledning


Starta och logga in

Primula webb startas via webbläsaren.

Vid första inloggningstillfället visas en vy med namn på ett antal

kundmyndigheter i alfabetisk ordning. Du klickar på din arbetsgivares

namn i listan och kommer då direkt in i Primula. Om dina

arbetsgivares namn inte finns i listan klickar du på Annan myndighet.

Har du tidigare gjort detta val, exempelvis vid inloggning i Statens

servicecenters Portalen, visas inte denna sida.

Bild: Vy vid första inloggningstillfälle

När du har klickat på din myndighets namn (eller Annan myndighet)

kommer du till en ny vy. Om du redan har skapat ett lösenord, vid

exempelvis inloggning till Portalen använder du det, i annat fall

klickar du på Begär nytt lösenord. Fyll där i efterfrågade uppgifter.

Som e-postadress är det den e-postadress du fått av din arbetsgivare

och använder i arbetet du ska ange. Klicka sedan på Skapa nytt

lösenord. Du får då ett e-postmeddelande med lösenord till din

arbetsrelaterade e-postadress.

Bild: Vy där du anger dina inloggningsuppgifter


Information: Rekommendationen är att inte använda sig av webbläsare Internet

Explorer. Några av Primulas funktioner arbetar inte optimalt i den webbläsaren.

Inledning


Startsidan

Efter inloggning visas en startsida med information om

menystrukturen i Primula webb. Startsidan visar även uppgifter om

dina aktuella ärenden, anställning, ackumulerad lön, nästa

utbetalningsdag, semestersaldo samt skatteuppgifter. Samma

information återfinns under menyvalet Personlig information under

Min Sida.

På den vänstra sidan visas menyvalen Min sida, Handlägga, Tjänster

och Externa länkar. Under Min sida registrerar du alla händelser som

rör dig själv. Här kan du även se dina uppgifter, till exempel

lönespecifikationen.

Under Handlägga utförs granskning och/eller attest men även

registrering av uppgifter för medarbetare.

Menyvalet Tjänster innehåller funktioner för att ta ut rapporter och se

information om enskilda medarbetare eller grupper av medarbetare.

Menyvalet Externa länkar visar länkar till det material som din

myndighet valt att publicera. Det kan vara länkar till myndighetens

interna rutiner och policys, användarhandledningar eller externa

webbsidor som t ex Försäkringskassan eller Skatteverket.

Bild: Startsida Primula webb.


Inledning


Generella funktioner

Primula webb innehåller generella funktioner som är gemensamma för

systemet. Detta avsnitt beskriver dessa generella funktioner.

Rödmarkerade fält som återfinns i en del av registreringsbilderna är

obligatoriska att fylla i annars sparas inte lönehändelsen.

Översikt funktioner

Följande funktioner återfinns i Primula webb.

Funktion

Knapp

Beskrivning

Bekräfta Används för att spara registrerad/vald uppgift, exempelvis

personnummer.

Hjälp

Frågetecknet har två olika funktioner:

- Ett frågetecken till höger om ett fält används för att visa

mer information om fältet.

- Ett frågetecken till höger i bilden döljer/visar hjälptexter.

Hjälptext

Används för att visa hjälptexter som exempelvis beskriver fält

eller regler för den typ av lönehändelse som bilden hanterar.

Kasta

Används för att ta bort ett ärende.

Kontering

Används för att registrera avvikande kontering.

Meddelande/

bilagor

Används för att skriva in en anteckning och/eller för att bifoga ett

elektroniskt dokument.

Logga ut Logga ut

Används för att logga ut ur Primula webb.

Lägg till

Plustecknet har två olika funktioner:

- Används vid registrering av flera lönehändelser i bilden.

- Används för att som handläggare söka fram en

medarbetare vid registrering av en lönehändelse.

Nästa

Används för att bläddra framåt, till exempel i schema eller bland

ärenden.

Inledning


Funktion

Knapp

Beskrivning

Föregående

Används för att bläddra bakåt, till exempel i schema eller bland

ärenden.

Skicka

Används för att skicka iväg ett ärende som registrerats åt annan

medarbetare till nästa atteststeg.

Returnera

Används för att Returnera ärendet till föregående person i flödet,

exempelvis granskare, källrapportör eller medarbetare.

Spara

Används för att spara uppgifter i syfte att fortsätta hantera ärendet

vid ett senare tillfälle.

När flera ärenden finns sparade under respektive menyval så visas

en antals-uppgift inom parentes efter menyns rubrik.

Se exempel:

Stäng

Används för att stänga en bild eller ruta i bilden.

Ta bort

Används för att radera rader i registreringsytan.

Tagit del av Ärendet är endast för information till exempelvis chef vid

medarbetares sjukanmälan, eller till facklig organisation vid

anställningsärenden.

Verkställ Avslutar ärendet och lönehändelsen tas med i kommande

lönekörning.

Ångra/Ångra

Denna knapp har två funktioner:

- Används för att ta bort senast registrerad information i ett

sparat ärende.

- Används för att återgå till föregående bild.

Ändra Ändra

Används för att ändra på medarbetarens registrerade uppgift.

Skicka/

Verkställ

I de fall båda knapparna är synliga, beror det på vilken typ av

behörighet som användaren har och vilken roll som ligger sist i

ärendeflödet.

För mer info se kapitel: Skicka eller Verkställ


Inledning


Kalender

När du klickar i ett datumfält visas en kalender för innevarande

månad, där väljer du aktuella datum.

Bläddra med piltangenterna för att byta månad eller år. För att stänga

kalenderrutan, dubbelklicka på Stäng, eller ställ markören i nästa fält.

Bild: Kalendern


Inledning


Personliga inställningar avseende attest

Vid en längre frånvaro kan du som attesterare tillsätta en tillfällig

vikarie. För att tillsätta en vikarie måste dina möjliga vikarier vara

registrerade av Statens servicecenter. Meddela Statens servicecenter

på blanketten Behörigheter, vem eller vilka som ska kunna attestera

dina ärenden när du är frånvarande. När du har tillsatt en vikarie så

övergår attesträtten för alla dina ärenden under den tidsperiod du

angett.

Delegera attesträtt

Bild: Numrerad steg-för-steg beskrivning om hur du går tillväga för att lägga till

vikarierande attesterare

1. Välj Personliga inställningar under Min Sida.

2. Klicka på + vid Vikariat

3. Klicka i rullmenyn Mina roller och välj din egen enhet (du ser även

övriga enheter där du är möjlig vikarie). Du kan bara aktivera en vikarie för en enhet där du är ordinarie attesterare.

4. 4. Klicka på rullmenyn Möjliga vikarier och välj den person som ska

vara vikarie.

5. Fyll i datumen för vikarieperioden.

6. Klicka på Lägg till och sedan Spara.

Om du vill tillsätta fler vikarier för andra tidsperioder så gör du om

steg 1-6.

Inledning


Ta bort vikarie Om du vill avsluta en vikarietillsättning i förtid klickar du på Ändra,

Kasta och sedan Spara. Alla pågående ärenden kommer då tillbaka till

dig.

Skicka ej E-post om nya ärenden Kryssa i denna ruta om du inte vill ha meddelande via e-post när

ärenden finns för attest. De övriga punkterna gäller medarbetare och

finns beskrivna i Användarguide ”Primula webb Medarbetare”.

Bild: Numrerad steg-för-steg beskrivning om hur du går tillväga för att ta bort funktionen

E-post vid nya ärenden

1. Välj Personliga inställningar i menyn Min sida.

2. Markera kryssrutan om e-post inte ska skickas.

3. Klicka på Spara.


1

2

3

Inledning


Lägg till personlig mottagare

En del myndigheter använder sig av funktionen att bryta ett flöde för

en viss typ av ärenden. För att kunna bryta ett flöde och skicka ärendet

till en specifik person, behöver man lägga upp en personlig mottagare.

Det är du själv som lägger upp vem eller vilka personer som ska vara

dina personliga mottagare av ditt eller dina ärenden som du skickar.

Gå in under Min Sida och Personliga inställningar. Vid rubriken

Valbara mottagare visas de personer som du kan välja. Klicka på ett

namn klicka därefter på plus-tecknet för att lägga till personen till

Personlig mottagarlista

Bild: Numrerad steg-för-steg beskrivning om hur du går tillväga för att lägga till personlig

mottagare.

1. Välj Personliga inställningar under Min sida.

2. Välj den eller de personer som ska vara personliga mottagare för

dina ärenden vid rubriken Valbara mottagare.

3. Klicka på plustecknet för att lägga till dina val i rutan för Personliga

mottagare.

4. Klicka på Spara.


Inledning


Hantera ärenden

I rollerna källrapportör, granskare och attesterare kan du hantera

ärenden på ett annat sätt än i din roll som medarbetare. I detta avsnitt

får du mer information om vilka funktioner som finns samt hur du

kan använda dessa.

Skapa ärende för annan person

Med roll källrapportör innebär det att du kan starta ärenden för

medarbetare i de organisationer/enheter du har fått behörighet till. Det

kan till exempel vara medarbetare som vid frånvaro inte själva kan

förlänga sina ledigheter eller av annan anledning behöver hjälp att

registrera ärende i Primula. Registrering av ärenden för annan person

gör du under menyn Handlägga i Primula webb.

Bild: Källrapportör har menyvalet Handlägga

i vänstermenyn i Primula webb


Inledning


Bifoga dokument i ärenden

Varje myndighet har sina interna rutiner för vilka ärenden som ska

innehålla bifogade filer. Ta reda på vad som gäller på din myndighet

för underlag gällande exempelvis kvitto för friskvård, läkemedel och

sjukvård, löneväxling och arbetstidsschema

1. För att bifoga ett dokument i ett formulär, klicka på Medd/Bil

Bild: Knappen Medd/Bil.

2. Då öppnas ett nytt fönster

Bild: Fönster som öppnas när du klickat på Medd/Bil.

3. Klicka på knappen Välj fil

Bild: Knappen Välj fil.

4. När du klickat på knappen kommer du till utforskaren på din dator.

Välj vilket underlag du vill bifoga i ärendet och klicka på Öppna.

Tänk på att filnamnet inte ska innehålla några specialtecken som

exempelvis ?;#!. Utseende och text på knappen kan variera beroende

på vilken dator du har.

Bild: Knappen Öppna, i utforskaren i din dator

Inledning


5. Nu syns dokumentnamnet till höger om knappen Välj fil i

Primula webb. För att dokumentet ska laddas upp i Primula

behöver du klicka på Lägg till

Bild: När dokumentnamnet syns i det gula fältet, klicka på Lägg till

6. När dokumentet är tillagt syns dokumentnamnet med blå text

under rubriken Bilagor och under rubriken Valda bilagor. Det

går att bifoga flera dokument i samma ärende.

Bild: Bifogat dokumentnamn syns i blå text

7. Klicka på Stäng när du bifogat de dokument du vill skicka

med i ärendet.

Bild: Knappen Stäng

8. Nu är texten Medd/Bil blåfärgad. Samt att rubriknamnet syns

under rubriken Bilagor. Det innebär att dokumentet är bifogat

och ärendet kan skickas vidare.

Bild: Texten Medd/Bil som är blå indikerar att ärendet innehåller ett bifogat

dokument.


Inledning


Återta ärenden – källrapportör och attesterare

Du som har rollen källrapportör eller attesterare kan återta ett ärende

som du registrerat åt en annan person. Återta ett ärende går att göra så

länge ärendet inte har ingått i en lönekörning.

(Se Primula tidplan för datum när ordinarie lönekörning infaller för

respektive månad).

1. Sök upp ärendet som du vill återta under rubriken

Tjänster och alternativet Ärendesökning.

Bild: Ärendesökning under menyvalet Tjänster

2. Fyll i personens personnummer eller ärendets

ärende-id och datum för när ärendet skapades, i

fältet Sökperiod. Klicka på Sök.

Om du inte får någon träff, bocka i Arkivsökning

(läs; kapitel Ärendesökning)

Bild: Urvalsparametrar för Ärendesökning

3. För att återta ett ärende, klicka på Återta ärende.

Bild: Ärende som kan återtas

Inledning


4. Ange en motivering till varför du återtar ärendet.

Klicka därefter på Verkställ.

Bild: Fält där du anger motivering för återtag.

5. När ditt återtagande har blivit godkänt av övriga roller i flödet

hittar du ärendet i vänstermenyn under Handlägga. Ett

återtaget ärende markeras med två utropstecken (!!).

6. När du öppnat ärendet, klicka på Kasta.

Bild: Återtaget ärende som ska kastas

7. Ärendet är nu återtaget och kommer inte att

komma med vid nästa lönekörning.

8. I de fall du vill återta en ledighet som löper över flera

månader, kan du bara återta den period som ännu inte är

lönekörd.

Exempel: Du har registrerat en ledighet från 1 september till

31 december. I slutet av november vill du återta ledigheten i

december. Du söker upp ärendet och väljer återta ärende. Då

återtas samtliga dagar för december.


Inledning


Bevilja återtagna ärenden – granskare / attesterare

När en medarbetare eller källrapportör återtar ett ärende, måste de roller

som har hanterat ärendet eller har ärendet hos sig först bevilja återtagandet

innan medarbetare eller källrapportör kan kasta ärendet.

1. När en medarbetare eller källrapportör önskar återta ett ärende

hittar du som Granskare/Attesterare ärendet i vänstermenyn

under Handlägga. Ett återtaget ärende markeras med två

utropstecken (!!).

Bild: Återtaget ärende markeras med två utropstecken (!!)

2. När du öppnar ärendet står det i röd text längst ner att ärendet

är återtaget. Klicka i Återtagandet beviljas och därefter

klicka på Verkställ.

Bild: Bevilja återtag av ärende

3. Ärendet kan nu kastas av medarbetare eller källrapportör.

4. Om du väljer Återtagandet kan EJ beviljas tas

ärendet inte bort, utan går med till nästkommande

lönekörning.


Inledning


Korrigera ärenden

I Primula webb går det att korrigera lönehändelser för ledigheter,

efter en lönekörning. Övriga ärenden som exempelvis timersättning,

arvode, resor, anställningsärenden går inte att korrigera i Primula

webb. I de fallen behöver chef eller annan behörig person på

myndigheten kontakta Statens servicecenter via Portalen för att få

hjälp med korrigering.

Vid korrigering av ett ärende börja med att söka fram personen i det

formulär som ska korrigeras, exempelvis Semester.

1. Välj det formulär som ska korrigeras, Ledighet eller Semester,

i menyn Handlägga

Bild: Ledighet eller Semester går att korrigera

2. Skriv in personnummer eller namn i sökrutan, klicka på Sök

Bild: Sökruta

3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta.

Bild: Välj rätt person och klicka på Bekräfta

Inledning


4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj den anställning där lönehändelsen ska korrigeras och

klicka på Bekräfta.

Bild: Ruta med rullist som visar den anställdes samtliga anställningar inom

myndigheten

5. Välj den ledighet som ska korrigeras i flervalslistan Orsak till

ledighet. Här är det viktigt att du väljer samma ledighet som i

det ursprungliga ärendet, annars kommer korrigering inte gå

att genomföra.

Bild: Välj ledighetsorsak i flervalslistan

6. Ange de datum och den omfattning som ska korrigeras och

klicka sedan i rutan Korrigering, så den blir markerad med en

bock.

Bild: Fält för datum, omfattning och rutan Korrigering

7. Klicka därefter på Skicka eller Verkställ. Se information i

kapitel Skicka eller Verkställ


Inledning


Granska och/eller attestera ärenden i Primula webb

Med roll granska eller roll attestera, kommer du få ärenden som

registrerats av medarbetare eller källrapportör innan de kan gå vidare

för löneutbetalning.

Beslut i ärendet fattas efter din bedömning om ifyllda uppgifter är

korrekta enligt lagar, regler, Villkorsavtal och din myndighets lokala

rutiner och riktlinjer.

Ärenden som exempelvis Friskvård, sjukvård och läkemedel

verkställs av myndigheten. Statens servicecenter gör inga ytterligare

kontroller om uppgifter är korrekta vad det gäller kvitton eller belopp.

De ärenden som du har att hantera ser du i vänstermenyn under

Handlägga. En siffra inom parentes bredvid rubriken i menyn visas

när det finns ärenden att attestera.

Bild: Siffan inom parentes visar hur många ärenden du har att hantera.

Inledning


1. När du klickar på någon utav menyraderna under Handlägga

kommer det första ärendet du har för granskning/attest visas

direkt i bilden. För att se nästa ärende väljer du ärende i

flervalslistan eller bläddrar med piltangenterna. Vill du skapa

ett nytt ärende så klickar du på plustecknet.

Bild: Flervalslista och funktioner för att bläddra mellan ärenden eller att skapa nytt

ärende..

2. I beslutsrutan längst ner i formuläret markerar du det beslut du

vill fatta i ärendet. Läs kapitel Beslutsalternativ i ärende för

information om de olika beslutsalternativens betydelse.

Bild: Beslutsruta.


Inledning


Beslutsalternativ i ärende

När du granskat eller attesterat ett ärende i Primula behöver du

markera ett beslut innan du skickar ärendet vidare. I tabellen här

nedan ser du betydelsen av respektive beslutsalternativ och hur de

hanteras.

Beslutsalternativ

Betydelse

Beviljas

Ärendet är godkänt och ska ingå i en

löneutbetalning. Medarbetaren får

automatiskt ett mejl om att ärendet har

beviljats. Klicka på Skicka eller Verkställ

när beslut är markerat.

Se kapitel; Skicka eller Verkställ för mer

info

Beviljas ej / Avslås

Ärendet godkänns inte och returneras

därför till medarbetaren. Ange gärna en

motivering i fältet Motivering, till varför

ärendet inte beviljas eller avslås.

Medarbetaren får automatiskt ett mejl om

att ärendet inte blivit beviljat.

Klicka på Returnera när beslut är

markerat.

Ej korrekt

Ärendet innehåller felaktiga uppgifter

eller saknar uppgifter och behöver

returneras för att kompletteras innan det

kan beviljas. Ange i fältet Motivering

varför ärendet returneras.

När beslutspunkten Ej korrekt väljs, går

ärendet direkt tillbaka till den som först

startade det utan att gå via andra roller

som eventuellt hanterat ärendet.

Klicka på Returnera när beslut är

markerat.

*Ingen beslutspunkt*

Om beslutspunkt lämnas tom och ärendet

returneras, går ärendet tillbaka till

föregående roll i flödet. Ange i fältet

Motivering varför ärendet returneras.

Klicka på Returnera utan att markera

beslut.


Inledning


Skicka eller Verkställ

Ibland kan båda knapparna Skicka och Verkställ, synas i ett formulär.

Orsaken till det kan vara att man har flera olika roller. Man kan t ex

vara både källrapportör och granskare.

För att veta vilken roll du har och om du ska Skicka eller Verkställa,

finns en funktion längst ned i formuläret som visar vilken roll ärendet

befinner sig. Här nedan beskrivs två olika exempel.

Exempel 1

Bild: Ärendet befinner sig hos roll granska.

I bildexemplet här ovan är ärendet hos Roll: Granska. Inom parentesen

ser man vart ärendet hamnar om det returneras (<<1382tkall001) och vart det

hamnar om det skickas (Roll:Attestera >>). Granskaren ser båda knapparna

Skicka och Verkställ, i exemplet ska man välja Skicka eftersom det finns

fler roller i flödet som ärendet ska passera.

Exempel 2

Bild: Roll Attestera är sista rollen i flödet. Knappen Verkställ ska användas.

I exemplet här ovan finns ärendet hos Roll: Attestera. Inom

parentesen ser man vart ärendet hamnar om det returneras

(<<1381tatte001).

I bildexemplet ovan finns det ingen roll att skicka ärendet till framåt

och båda knapparna Skicka och Verkställ är synliga. Använd knappen

Verkställ. Det innebär att ärendet avslutas och att uppgifterna förs

över till lönesystemet för att utbetalas vid löneutbetalning.


Inledning


Handlägga I menyvalet Handlägga kan du registrera lönehändelser för

medarbetare samt granska och/eller attestera ärenden som skickats till

dig. Vilka medarbetare som du har tillgång till styrs av din behörighet

enligt delegationsordningen.

Du registrerar lönehändelser för medarbetare på samma sätt som

medarbetaren själv gör, med skillnaden att du först väljer den

medarbetare du ska registrera för. När registreringen är klar använd

knappen Skicka för att skicka ärendet vidare till nästa roll i flödet eller

för löneutbetalning, attestflödet styr detta (när du själv är attestant så

får du ärendet för attest).

Om du ser båda knapparna Skicka och Verkställ, se information i

kapitel Skicka eller verkställ

Om ärendet ska kompletteras eller kastas av den person som skickat

ärendet, väljer du Returnera. Ärendet hamnar då hos den person som

ärendet kom ifrån.

När ärenden finns för granskning och/eller attest visas en siffra inom

parentes bredvid menyvalet Handlägga. En siffra inom parentes finns

även bredvid den rubrik där ärendet återfinns.

Bild: Under menyn Handlägga hittar du de ärenden som behöver hanteras av dig. Numret

efter respektive menyrad anger antal ärenden som väntar på handläggning.


Inledning


Anställning/Avslut

Under menyn Anställning/avslut finns flera formulär. Innehållet i

formulären är uppbyggda för att fungera för så många myndigheter

som möjligt. Det är varje enskild myndighet som beslutar om vilka

formulär som ska användas och vilket flöde varje formulär ska ha, det

vill säga, vilka roller som ska hantera formuläret.

Bild: Exempel på formulär som kan finnas under Anställning/Avslut

Nyanställning (månadsavlönad) eller Nyanställning (ny person)

Formuläret används vid registrering av personer med en ny

månadsanställning inom myndigheten.

För vissa myndigheter finns en koppling till myndighetens

rekryteringssystem, där färdiga rekryteringar hämtas in i

nyanställningsformuläret med flera fällt redan ifyllda. I så fall går du

direkt till steg 3.

Det kan finnas interna rutiner hos din myndighet, för vilken typ av

anställningar som ska hanteras i det här formuläret.

I Primula finns 9 anställningsnummer att använda. Det kan finnas

interna rutiner inom din myndighet för vilket anställningsnummer som

ska användas vid olika typer av anställningar.

För ny timavlönad/intermittent anställd, använd formulär

Nyanställning (timavlönad) eller Ny intermittent ö.k.

För arvodister använd Minirapportering.

Tänk på! Varje myndighet kan ha sina interna rutiner för vilka uppgifter

som ska fyllas i. De uppgifter som är angivna som obligatoriska, i texten

här nedan, är uppgifter som behöver vara ifyllda för att Statens

Servicecenter ska kunna hantera ärendet.

Tänk på! Källrapportör – Innan du skickar formulär

Nyanställning (månadsavlönad) eller Nyanställning (ny person),

Nyanställning (timavlönad),

Nyanställning (anställd utan lön) vidare för granskning och/eller attest,

måste du välja organisation i flervalslistan Skickas till handläggare på.

Inledning


1. Välj formuläret Nyanställning (månadsavlönad) eller

Nyanställning (ny person)

Bild: Formuläret finns i flervalslistan vid rubriken Välj formulär.

2. Välj vilken befattning som ska gälla för anställningen och

klicka där efter på Bekräfta. Formuläret öppnas.

Bild: Befattning väljs i flervalslistan vid rubriken Välj befattning.

3. Formuläret är uppdelat i två delar.

Första delen Person – Här registreras personuppgifter som

namn och adress

Andra delen Anställningsuppgifter – Här registreras de

uppgifter som ska gälla för anställningen.

Bild: Första delen av formuläret fylls i med personuppgifter för den anställde.

Inledning


4. Förklaring av fält i formulärets första del Person. De fält som är

markerade med ett (b) är de fält som kommer att komma ut på

anställningsavtal/bevis.

Fält/Knapp

Förklaring

Ange personens fullständiga personer

(10 siffror, utan bindestreck).

-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta

om uppgift saknas

Fyll i personens förnamn och efternamn


om uppgift saknas

Fyll i eventuell care of- adress om personen är

inneboende.

Fyll i personens utdelningsadress

Endast svensk adress ska anges i fältet. Utländsk

adress fylls i under knappen Utland.

Fyll i postnummer och postadress

Endast svensk adress ska anges i fältet

Utländsk adress fylls i under knappen Utland

Klicka på knappen för att ange utlandsadress

Raderna i adressen separeras genom att trycka

Enter

Utdelningsadressen får vara max 35 tecken.

Postorten får vara max 27 tecken

Är utländsk adress ifylld, skall inte svensk adress

vara fyllas i.

Uppgift om SINK-skatt och TIN-nummer skannas

och bifogas i ärendet, alternativt skickas in via

Portalen.

Inledning


Fält/Knapp

Förklaring

Myndigheten bestämmer själv vilket/vilka

telefonnummer (privat eller arbete) som ska anges i

fältet.

-Fältet är inte obligatoriskt

Myndigheten bestämmer själv vilken

e-postadress (privat eller arbete) som ska anges i

fältet.


Välj den adress där medarbetaren ska vara

placerad.

Kontakta Statens servicecenter om adressen

saknas i rullisten


om uppgift saknas.

-Uppgifterna skickas för statistik till SCB

Ange Tjänstgöringsort (4 siffror). Under knappen

med frågetecknet finns en förteckning över olika

tjänstgöringsortskoder.


om uppgift saknas.


Om personen inte varit anställd tidigare inom

myndigheten; Ange anställningens

Fr om-datum

Uppgiften går att komplettera vid ett senare tillfälle.

Se kapitel Personuppgifter

Första anställningsdag inom staten.

Uppgiften går att komplettera vid ett senare tillfälle.

Se kapitel Personuppgifter

- Fältet är inte obligatoriskt, men är till hjälp för

myndigheten vid beräkning av NOR

Inledning


5. Formulärets andra del, Anställningsuppgifter

Bild: Formulärets andra del Anställningsuppgifter

6. Förklaring till fält och knappar i formuläret Nyanställning (ny

person) eller Nyanställning (månadsavlönad). Fält markerade med

ett (b), är de fält som kommer ut på Anställningsavtal/bevis

Fält/Knappar

Förklaring

Ange ett anställningsnummer 1-9.

Myndigheten kan ha interna rutiner för vilket

anställningsnummer som ska användas för olika typer

av anställningar.

-Fältet är inte obligatoriskt. Om Anr saknas väljer

Statens servicecenter, det första lediga numret.

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Registrera personens första anställningsdag.

-Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om

uppgift saknas.

Vid en tillsvidareanställning eller provanställning

lämnas fältet tomt.

Vid en tidsbegränsad anställning ska sista

anställningsdag registreras

-Fältet är inte obligatoriskt men ska vara ifyllt om

anställningen är tidsbegränsad

Välj typ av anställning. Klicka på ”?” för ytterligare

information om olika typer av anställningar.

Vid provanställning, använd Lön, Individuell


uppgift saknas.

Välj anställningsform

Vid provanställning, använd Provanställning LAS 6§


uppgift saknas.

Ange datum för provanställningens sista dag.

Enligt Statens servicecenter ordinarie rutin,

registreras provanställningar automatiskt till en

tillsvidareanställning fr.o.m. dagen efter

provanställningens upphörande.

Skall provanställningen avbrytas registreras det i

formulär för Avslut av anställning.

Välj avgångsorsak, vid tidsbegränsade anställningar.

Registrera anställningens omfattning


uppgift saknas.

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Registrera anställningens månadslön.

Vid deltidsanställning, ange månadslönen som den

hade varit vid heltid.

För anställningar utan lön; Registrera anställningen i

formuläret Nyanställning (anställd utan lön)


uppgift saknas.

Om lönen inte ska ingå i innevarande års lönerevision

kan året för den lönesatta nivån registreras i fältet


Välj det kollektivavtal som ska gälla för anställningen.

För ytterligare information klicka på ”?”


uppgift saknas.

Vid en anställningsomfattning under 100%; Ange i

fältet hur arbetstiden ska förläggas.

Ex: Ledig måndagar eller arbetstiden är jämnt fördelat

över veckan.


Välj den organisationsenhet där personen ska vara

placerad.


uppgift saknas.

Används av vissa myndigheter, när en person har en

funktion på annan organisationsenhet än där

anställningen är placerad. Klicka på ”?” för ytterligare

information.


Klicka på knappen och ange för vem personen har ett

vikariat.


Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Klicka på knappen och registrera konteringen för

anställningen. Samtliga fält för konteringen behöver

anges. Undantaget är fältet för funktion som inte är

tvingande.

Totat omfattning på kontering måste uppgå till 100%

Lämna konteringens Tom-datum tomt.

-Uppgiften är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta

om uppgift saknas.

Universitet och högskolor.

SCB kräver inte längre in denna uppgift för universitet

och högskolor. Fältet finns kvar för de myndigheter

som använder uppgiften för internt bruk.


Universitet och högskolor.

Välj ämnestillhörighet. Uppgiften syns bl a i rapporten

personalredovisning

-Fältet är inte obligatoriskt, men ska fyllas i då

uppgiften skickas för statistikuppgifter till SCB.

Klicka på knappen och registrera BESTA-kod

För ytterligare information om BESTA; klicka på

knappen med frågetecknet

-Fältet är inte obligatoriskt, men ska fyllas i då


Om specifika uppgifter om Ämne eller arbetsuppgifter

ska framkomma på anställningsavtal/bevis/beslut,

anges de uppgifterna här.


Här anges övriga uppgifter som gäller anställningen,

exempelvis om anställningen avser ett vikariat för

någon annan. Uppgifterna syns på

anställningsavtal/bevis/beslut


Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Beroende på myndighetens avtal med sin bank, kan

möjligheterna till lönespecifikation på papper variera.

Rutan ska markeras om avtal om specifikation på

papper eller digitalt i Danske Bank finns

Lönespecifikation finns alltid tillgänglig för behörig

medarbetare i Primula webb och i digital

myndighetsbrevlåda

Universitet och Högskolor

Markeras för anställda enligt läraravtalet, som inte ska

kunna söka semester via Primula webb,

Ifyllt fält kommer med vid utskrift av

anställningsavtal/bevis/beslut.

Om personens semesterrätt avviker från

Villkorsavtalets ordinarie semesterrätt anges det här.

Exempelvis VASA-avtalet, Studentmedarbetare

Markera rutan för de medarbetare som har

förtroendearbetstid.

Om medarbetaren ska flexrapportera i Primula webb,

skriv 2 i fältet.

Namn på den som handlagt ärendet i Primula webb

Namn på person som attesterar ärendet enligt

gällande delegation

Här kan du ange övriga anställningsvillkor som ska

synas på anställningsavtalet/beslutet.

T ex; Vikarie för …, eller Förtroendearbetstid

Vid nyanställning måste du ange till vilken

organisation ärendet ska skickas för granskning

och/eller attest.

-Uppgiften måste fyllas i. Ärendet går annars inte att

skicka.

Inledning


7. Längst ned i formuläret finns två uppgifter som Statens

servicecenter fyller i när de hanterar ärendet. Här behöver du

inte ange något.

Bild: Uppgifter om schema och sysselsättningsgrad fylls i av Statens servicecenter

8. När du har fyllt i formuläret finns det anställningsavtal eller

anställningsbevis/beslut för utskrift, längst ner på sidan under

rutan med beslutsalternativ.

Bild: Välj Anställningsavtal i rullisten som finns längst ned i formuläret, för utskrift

9. Välj till vilken organisationskod som ärendet ska skickas i

flervalslistan Skickas till handläggare på.

Välj därefter Beviljas och Skicka. Ärendet skickas nu framåt i

flödet till nästa roll för granskning och/eller attest.

Bild: Beslutsruta som visar hur ärendet ska skickas vidare till nästa roll i flödet.

10. Granskare/Attesterare För hantering av ärende vid granskning och/eller attest. Läs

kapitel Beslutsalternativ i ärende, och



Inledning


Nyanställning (timavlönad) eller Ny intermittent ö.k

Formuläret används för timavlönade anställningar och intermittenta

överenskommelser. Formuläret har olika namn, då myndigheter har

olika begrepp för den här typen av anställningar.

Registreringen i formuläret genererar ingen lön, utbetalning av lön

sker först när arbetade timmar har registrerats. När formuläret är ifyllt

finns en intermittent överenskommelse för utskrift.

Formuläret är indelat i två delar. Person och Anställningsuppgifter.

Den anställde själv registrerar inga uppgifter i formuläret utan det är

en källrapportör som registrerar uppgifterna i formuläret.

1. Välj formuläret Nyanställning (timavlönad) eller Ny

intermittent ö.k.

Bild: Formuläret finns i flervalslistan vid rubriken Välj formulär

2. Välj vilken befattning som ska gälla för överenskommelsen

eller anställningen och klicka där efter på Bekräfta. Formuläret

öppnas.

Bild: Flervalslista för att välja befattning

Tänk på!

- De fält som är rödmarkerade, är de uppgifter som Statens servicecenter

behöver för att en lön ska kunna utbetalas.

- Varje myndighet kan ha interna rutiner för vilka övriga uppgifter som

ska registreras.

Inledning


3. Fyll i formulärets första del Person

Bild: Första delen av formuläret fylls i med personuppgifter för den anställde

4. Förklaring till fält och knappar i Person i formuläret Ny intermittent

ö.k eller Nyanställning (timavlönad). Fälten som är markerade med

(b) är de som kommer ut på anställningsavtal/överenskommelse

Fält/Knappar

Förklaring

Fyll i personens personnummer, 10 siffor utan bindestreck

-Uppgiften är obligatorisk, ärendet går inte att avsluta om

uppgift saknas.

Fyll i förnamn och efternamn

-Uppgiften är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om

uppgift saknas.

Fyll i om personen är inneboende hos annan.

Fyll i personens adress

Endast svensk adress ska anges i fältet. Utländsk adress fylls

i under knappen Utland

Fyll i postnummer och postadress.

Endast svenskt postnummer och postadress skall anges i

fältet.

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring




Raderna i adressen separeras genom att trycka Enter

Är utländsk adress ifylld, skall inte fälten för svensk adress

vara ifyllda

Uppgifter om SINK-skatt, TIN-nummer, Arbetsland och

Medborgarland bifogas i ärendet, alternativt skickas in via

Portalen.

Registrera personens telefonnummer

-Uppgiften är inte obligatoriskt

Registrera personens e-mail

-Uppgiften är inte obligatoriskt

Ange personens arbetsställe.

Det kan finnas interna rutiner på din myndighet för vilket

arbetsställe som ska anges för intermittent anställda.


uppgift saknas.

-Uppgiften skickas för statistik till SCB

Ange Tjänstgöringsort.

Det är en fyrsiffrig kod. Klicka på ”?” för ytterligare information

om tjänstgöringsort


uppgift saknas.

-Uppgiften skickas för statistik till SCB

Ange uppgift för skatteavdrag i procent. I normalfallet ska

30% anges, då arbetsgivaren oftast inte är huvudarbetsgivare

för timavlönade/intermittenta.


Inledning


5. Fyll i Anställningsuppgifter i formuläret Nyanställning (timavlönad) eller

Ny intermittent ö.k.

Bild: Andra delen av formuläret Nyanställning (timavlönad) fylls i med anställningsuppgifter

6. Förklaringar till fält och knappar i Anställningsuppgifter. Fälten markerade

med ett (b) är de som kommer ut på anställningsavtal/överenskommelse

Fält/Knappar

Förklaring

Ange ett anställningsnummer 1-9 för anställningen.

Din myndighet kan ha interna rutiner för vilket

anställningsnummer som ska användas för olika typer av

anställningar.

-Om Anr saknas, registrerar Statens servicecenter första

lediga anställningsnummer

Ange från och med när överenskommelsen gäller


uppgift saknas.

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Ange till och med när överenskommelsen gäller


uppgift saknas.

Välj Typ av anställning.

För ytterligare info om anställningstyper; klicka på ?


uppgift saknas.

Välj Anställningsform


uppgift saknas.

Klicka på knappen och fyll i uppgifter om överenskommelsen

gäller ett vikariat för annan person.

Ange Timlön exkl. semesterersättning


uppgift saknas.

Välj Organisationsenhet.

Myndigheten kan ha interna rutiner för vilken

organisationsenhet som intermittent personal ska kopplas till.


uppgift saknas.

För intermittenta överenskommelser kan kontering registreras

direkt vid registrering av överenskommelsen. Om kontering

inte fylls i här, kan kontering istället registreras vid varje

ersättningstillfälle i respektive formulär för ersättning.

-Uppgiften är inte obligatorisk

Universitet och Högskolor:

Rutin för uppgift om BESTA/AID vid intermittenta

överenskommelser, kan variera mellan olika myndigheter.


Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

I fältet anges eventuell beslutstext eller diarienr, enligt din

myndighets interna rutin


Ange arbetsuppgift, enligt din myndighets interna rutin

-Uppgiften är frivillig

Beroende på din myndighets avtal med banken, kan

möjligheterna till lönespecifikation på papper eller digitalt via

bank variera.


medarbetare, i Primula webb, eller om din myndighet är

ansluten till Mina meddelanden (Kivra eller liknande)

Fältet används för att fylla i övrig information för

överenskommelsen. Det kan gälla specifika

överenskommelser med medarbetaren som ska kunna

framgå av den intermittenta överenskommelsen.


Namn på person som skrivit anställningsformulär

Namn på person som är beslutande (ex chef)

Välj till vilken organisation ärendet ska skickas för granskning

och/eller attest.

-Fältet är obligatoriskt.

7. När formuläret är ifyllt finns underlaget Intermittent

överenskommelse för utskrift längst ner på sidan.

Bild: Underlag för utskrift hämtas längst ned i formuläret

Inledning


8. Välj till vilken organisationskod som ärendet ska skickas, i

flervalslista Skickas till handläggare på.

Välj därefter Beviljas och Skicka. Ärendet skickas nu framåt i

flödet till nästa roll för granskning och/eller attest.

Bild: Beslutsruta där ärendet beviljas och skickas vidare till nästa roll i flödet.

9. När ärendet avslutas av Statens servicecenter blir uppgifterna i

anställningen registrerade i systemet och inrapportering av

ersättning blir möjlig.


Inledning


Nyanställning (anställd utan lön)

Formuläret används vid anställningar av personer som är knuten till

myndigheten, utan att lön ska utbetalas.

Formuläret är indelat i två delar. Person och Anställningsuppgifter.

Medarbetaren registrerar inga uppgifter i formuläret utan det är en

källrapportör som registrerar uppgifterna i formuläret.

1. Välj formuläret Nyanställning (anställd utan lön)


2. Välj vilken befattning som ska gälla för anställningen och

klicka där efter på Bekräfta. Formuläret öppnas.

Bild: Befattning väljs i flervalslistan vid rubriken Välj befattning 3. Börja med att fylla i formulärets första del Person.

Förklarande text till knappar och fält.

Fält/Knapp

Förklaring

Ange personens fullständiga personer (10 siffror, utan bindestreck). -Fältet är obligatoriskt, ärendet går inte att avsluta om uppgift saknas

Tänk på!


behöver för att ärendet ska kunna hanteras.


ska registreras.

Inledning


Fält/Knapp

Förklaring

Fyll i personens förnamn och efternamn


uppgift saknas

Fyll i eventuell care of- adress

Fyll i personens utdelningsadress

Endast svensk adress ska anges i fältet. Utländsk adress

fylls i under knappen Utland.

Fyll i postnummer och postadress

Endast svensk adress ska anges i fältet

Utländsk adress fylls i under knappen Utland


Raderna i adressen separeras genom att trycka Enter



Är utländsk adress ifylld, skall inte svensk adress fyllas i.

Uppgift om SINK-skatt och TIN-nummer skannas och

bifogas i ärendet, alternativt skickas in via Portalen.

Myndigheten bestämmer själv vilket/vilka telefonnummer

(privat eller arbete) som ska anges i fältet.


Myndigheten bestämmer själv vilken

e-postadress (privat eller arbete) som ska anges i fältet.


Inledning


Fält/Knapp

Förklaring

Välj den adress där medarbetaren ska vara placerad.

Kontakta Statens servicecenter om adressen saknas i

rullisten


uppgift saknas.


Ange Tjänstgöringsort (4 siffror). Under knappen med

frågetecknet finns en förteckning över olika

tjänstgöringsortskoder.


uppgift saknas.


Om personen inte varit anställd tidigare inom myndigheten;

Ange anställningens

Fr om-datum

Första anställningsdag inom staten.

- Fältet är inte obligatoriskt, men är till hjälp för

myndigheten vid beräkning av NOR

Inledning


4. Nästa del i formuläret är Anställningsuppgifter. De fält som är

markerade med (b), är uppgifter som kommer att synas på

utskriften av anställningsavtal/beslut.

Bild: Formulärets andra del Anställningsuppgifter

Fält/Knappar

Förklaring

Ange ett anställningsnummer 1-9 för anställningen.

Din myndighet kan ha interna rutiner för vilket

anställningsnummer som ska användas för olika typer av

anställningar.

-Om uppgift saknas, registrerar Statens servicecenter första

lediga anställningsnummer

Ange från och med när överenskommelsen gäller


uppgift saknas.

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Ange till och med när överenskommelsen gäller


uppgift saknas.

Välj Typ av anställning.

För ytterligare info om anställningstyper; klicka på ”?”


uppgift saknas.

Välj Anställningsform


uppgift saknas.

Välj avgångsorsak, vid tidsbegränsade anställningar

Ange anställningens omfattning

Fältet är låst och går inte att fylla i

Välj det avtal som ska gälla för anställningen

Ange 0 i rutan Avvikande semester om personen inte ska ha

någon semesterrätt

Vid deltidsanställning, fyll i hur arbetstiden ska förläggas.

Exempelvis: Ledig måndag ojämna veckor

Välj Organisationsenhet.

Myndigheten kan ha interna rutiner för vilken

organisationsenhet som intermittent personal ska kopplas till.


uppgift saknas.

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

För anställningar utan lön är inte kontering obligatorisk men

det kan vara bra att konteringsuppgifter finns i de fall

medarbetaren ska få ersättning för resa eller liknande.


Används av Universitet och högskolor.

Uppgift om Vetenskapsområde skickas inte som

statistikuppgift till SCB. Fältet används endast om

myndighetens interna rutin säger det.

Används av Universitet och högskolor.

Uppgift skickas som statistik till SCB

Universitet och Högskolor:

Rutin för uppgift om BESTA/AID vid intermittenta

överenskommelser, kan variera mellan olika myndigheter.


Ange ämne/arbetsuppgift, enligt din myndighets interna rutin


Ange övriga uppgifter för anställningen. Detta syns inte på

utskriften för anställningsavtalet i Primula.

Beroende på din myndighets bankavtal, kan möjligheterna till

lönespecifikation på papper variera.


medarbetare, i Primula webb




Namn på person som handlagt ärendet i Primula webb

Namn på person som är beslutande enligt gällande

delegationsordning

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Fältet används för att fylla i övrig information för

överenskommelsen. Det kan gälla specifika

överenskommelser med medarbetaren som ska kunna

framgå av den intermittenta överenskommelsen.


Välj till vilken organisation ärendet ska skickas för granskning

och/eller attest.

-Fältet är obligatoriskt.


överenskommelse för utskrift längst ner på sidan.

Bild: Underlag för intermittent överenskommelse hämtas längst ned i formuläret

6. Välj den organisationskod ärendet ska skickas till, i

flervalslistan Skickas till handläggare på. Välj därefter

Beviljas och Skicka. Ärendet skickas nu framåt i flödet till

nästa roll för granskning och/eller attest.

Bild: Beslutsruta där ärendet beviljas och skickas vidare till nästa roll i flödet.


Inledning


Förändring/Förlängning (månadsavlönad)

Formuläret används vid förändringar eller förlängningar av en

månadsanställning. I formuläret registreras inga personuppgifter, utan

endast förändrande anställningsuppgifter.

När formuläret skickas vidare kommer förändringen, för mottagande

roll, vara markerad med en * (asterisk), vid fältet där förändring skett.

Detta för att Granskare, Attesterare och Statens servicecenter enkelt

ska kunna se vad förändringen gäller.

1. Välj formuläret Förändring/Förlängning



Bild: Sökruta, ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person.

Tänk på!


behöver för att en ska kunna utbetalas.


ska registreras.

Inledning



Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna.

4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Klicka

på pilen till höger vid flervalslistan och välj den anställning som ska

förändras/förlängas och klicka på Bekräfta

Bild: Klicka på Bekräfta när rätt anställning valts i flervalslistan

Inledning


5. Därefter öppnas formuläret. Läs noga igenom instruktionerna i

formuläret innan registrering påbörjas. Många av fälten

innehåller redan uppgifter när formuläret.

Bild: Formuläret Förändring/förlängning

Inledning


6. Förklaring till fälten i formuläret Förändring/Förlängning

(månadsavlönad)

Fält

Förklaring

Uppgifter om förnamn och efternamn, finns automatiskt

med i formuläret när det öppnas.

Klicka på knappen Anst.info, så visas information om

anställningshistorik inom myndigheten

Beräkning av LAS-grundande anställningstid inom

myndigheten.

LAS blir tillförlitligt först två år efter införande av

anställningsformulär i Primula webb.

Förifyllt datum i fältet From är datumet för senaste

anställningsändring.

När förlängning/förändring ska ske; Ta bort befintligt

datum och registrera från och med när

förändring/förlängning ska börja gälla.


uppgift saknas.

Inledning


Fält

Förklaring

Om medarbetaren har en tidsbegränsad anställning så är

fältet Tom förifyllt med det datum som nuvarande

anställningsperiod upphör att gälla

Det finns olika scenarion.

1. Personens anställning ska förlängas, dvs ha

ett nytt T.o.m.-datum. Ta bort befintligt Fr.o.m.-

datum och registrera det datumet som infaller efter

befintligt T.o.m.-datum. Ändra därefter befintligt

T.o.m.-datum till nytt datum, alternativt. lämna

fältet tomt om anställningen övergår till en

tillsvidareanställning

2. Personen ska ha en tillfälligt utökad

omfattning, men anställningsperioden är

fortsatt den samma. Ange datum när ändringen

skall gälla från i Fr.o.m.-fältet men ändra INTE

T.o.m.-datum. Låt befintligt T.o.m.-datum ligga

kvar, och ange i Medd./Bil, Fr.o.m. vilken dag

personen ska återgå till ordinarie omfattning.

3. Personen har en tillsvidareanställning men ska

ha en tillfällig utökad omfattning under en

period. Ange datum när ändringen skall gälla från

i From-datum men lämna Tom-fältet tomt. Ange i

Medd./Bil, Fr.o.m. vilket datum personen ska

återgå till sin ordinarie omfattning. Statens

servicecenter registrerar förändringen.

Den uppgift som syns i fältet är uppgift för befintlig

anställning. Välj annan Typ av anställning, om det ska

förändras


uppgift saknas.


anställning. Välj annan Anställningsform, om det ska

förändras


uppgift saknas.

Inledning


Fält

Förklaring


anställning. Välj annan Avgångsorsak, om det ska

förändras.

- Uppgiften är inte obligatoriskt, men vid en tidsbegränsad

anställning får det inte lämnas tomt.

Den omfattning som syns i fältet är omfattning för befintlig

anställning. Registrera annan Omf, om den ska förändras.

Vid tillfällig utökning/förändring av omfattning; ange i

Medd./Bil, fr.o.m. när personen återgår till sin ordinarie

omfattning


uppgift saknas.

Den månadslön som syns i fältet är månadslön heltid för

befintlig anställning. Registrera annan Månadslön Heltid,

om det ska förändras.


uppgift saknas.

Om ny lön har överenskommits och inte ska ingå i årets

löneöversyn ska löneår anges i fältet.

Den befattning som syns i fältet är befattning för befintlig

anställning. Välj annan Befattning, om det ska förändras.


uppgift saknas.

Den Sektion/Avdelning som syns i fältet är där befintlig

anställning är placerad. Välj annan Sektion/Avdelning, om

det ska förändras.


uppgift saknas.

Det Arbetsställe som syns i fältet är Arbetsställe för

befintlig anställning. Välj annat Arbetsställe, om det ska

förändras.

-Uppgiften är inte obligatorisk, men ska fyllas i då


Inledning


Fält

Förklaring

De olika avtalen används för att kunna göra rätt

beräkningar i systemet, samt för att rätt koder ska skickas

till SCB.

När det står ett ”T” efter avtalsnamnet så innebär det att

personen ska gå på Villkorsavtal-T (Saco).


uppgift saknas.

Här anges uppgifter om anställningen avser ett vikariat för

en annan person.

-Uppgiften fylls i enligt din myndighets interna rutiner

Ange koden för tjänstgöringsorten. Under ”?” finns

information om koden för Tjänstgöringsort.

-Uppgiften är inte obligatorisk, men ska fyllas i då


Om arbetstiden understiger 100%; Ange hur personens

arbetstid ska förläggas. Exempel: ledig fredag, eller,

arbetar alla dagar med kortare arbetstid.

SSC Lönekonsult registrerar schema enligt de uppgifter

som lämnats.

Den kontering som syns under knappen är kontering för

befintlig anställning. Välj annan Kontering, om det ska

förändras

Lämna fältet konteringens T.o.m-datum tomt.

Om texten på knappen är blå betyder det att det redan

finns registrerade uppgifter. Klicka på knappen och

säkerställ att uppgifterna är korrekta.

Om specifika uppgifter om Ämne eller arbetsuppgifter ska

framkomma på anställningsavtal/bevis/beslut, anges de

uppgifterna här.


Här anges övriga uppgifter som gäller anställningen


Inledning


Fält

Förklaring

Klicka på knappen och fyll i BESTA-koden.

Om texten på knappen är blå innebär det att det redan

finns registrerade uppgifter. Klicka på knappen och

säkerställ att uppgifterna är korrekta.

-Uppgiften är inte obligatorisk men ska fyllas i. Uppgiften

används bland annat för årlig redovisning av

kompetensförsörjning till regeringen.

Rutan markeras för de personer som följer läraravtalet och

som INTE ska kunna söka semester själv i Primula webb.


Gäller Universitet och högskolor

SCB kräver inte längre in denna uppgift för anställningar

efter 2011. Fältet finns kvar för de myndigheter som

använder uppgiften för internt bruk och syns ibland annat

rapporten Personalredovisning.



Gäller Universitet och högskolor

Välj ämnestillhörighet. Uppgiften syns bla i rapporten

personalredovisning.

-Uppgiften är inte obligatorisk, men ska fyllas i. Uppgiften

skickas för statistikuppgifter till SCB.




Om personens semesterrätt ska avvika från Villkorsavtalet,

anges det i rutan. Det kan exempelvis gälla personer som

följer VASA-avtalet, Studentmedarbetare.

-Uppgiften fylls i enligt avtal

Inledning


7. Längst ned i formuläret finns två uppgifter som Statens

servicecenter fyller i när de hanterar ärendet. Här behöver du

inte ange något.

Bild: Uppgifter om schema och sysselsättningsgrad fylls i av Statens servicecenter

8. När formuläret är ifyllt finns det att hämta

anställningsavtal/beslut för utskrift, längst ner på sidan.

Bild: Välj Anställningsavtal i rullisten som finns längst ned i formuläret för utskrift.

9. Välj därefter Beviljas och klicka på Skicka, ärendet skickas

framåt i flödet till nästa roll för granskning och/eller attest.

Bild: Beslutsruta där ärendet beviljas och skickas vidare till nästa roll i flödet

10. När Granskare/Attesterare öppnar det skickade formuläret

Förändring/Förlängning kommer fälten, där förändringar

skett, vara markerade med en röd *(asterisk)

11. Granskare/Attesterare För information om hantering av ärende läs

kapitel Beslutsalternativ i ärende och



Inledning


Förändring/Förlängning (timavlönad)

Formuläret används när intermittenta överenskommelser för

timavlönade medarbetare ska förändras eller förlängas.

1. Välj formuläret Förändring/Förlängning (intermittent ök)

Bild: Formuläret väljer du i flervalslistan vid rubriken Välj formulär

2. Skriv in personnummer eller efternamn, förnamn i sökrutan,

klicka på Sök

Bild: Sökruta fylls i med antingen personnummer eller namn


Bild: Sökruta där samtliga sökträffar visas. Välj person och klicka på Bekräfta

4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp.

Välj anställning och klicka på Bekräfta.

Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom myndigheten

Tänk på!


behöver för att en ska kunna utbetalas.


ska registreras.

Inledning


5. Nu öppnas formuläret. När formuläret öppnas är det förifyllt

med de senaste anställningsuppgifterna som finns registrerade

på personen. Läs noga igenom instruktionerna i formuläret

innan registrering i formuläret Förändring/förlängning

(intermittent ö.k) påbörjas.

Bild: Formuläret Förändring/Förlängning (intermittent ö.k)

6. Förklaring till fält och knappar i formuläret

Förändring/Förlängning (timavlönad).

Fält/Knappar

Förklaring

Uppgifter om namn är förifyllda när formuläret

öppnas

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Klicka på knappen för översikt över

anställningshistorik

Beräkning av LAS-grundande anställningstid inom

myndigheten.

LAS räknar riktigt först 2 år efter din myndighets

anslutning till anställningsformulär i Primula webb

Fältet visar senaste anställningsperiodens Fr.o.m.-

datum.

Vid förlängning; Ange nytt Fr.o.m.-datum

-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte att

avsluta om uppgift saknas

Fältet visar senaste anställningsperiodens till och

med- datum.

Vid förlängning; Ange nytt Tom-datum



Fältet visar senaste val av Typ av anställning

Om förändring, välj ny Typ av anställning.

För ytterligare info om anställningstyper; klicka på

frågetecknet



Fältet visar senaste val av Anställningsform

Om förändring, välj ny Anställningsform



Om förlängningen är ett vikariat, fyll i namnet på

personen som vikariatet avser.


Om timlön har förändrats; Ange ny timlön


Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Fyll i uppgift om befattning




För intermittenta överenskommelser kan det finnas

interna rutiner för till vilken organisationskod

intermittenta ska kopplas


Registrera anställningens kontering.

Om knapptexten är blå, betyder det att uppgift redan

finns.

Kontrollera att konteringen är korrekt.


Klicka på knappen för att ange Ämne/arbetsuppgift

för anställningen


För att registrera uppgifter om BESTA-kod, klicka på

knappen


-Uppgifter om BESTA skickas till Arbetsgivarverket

för statistik

Fyll i fältet med beslutstext/diarienr


Ange namn på den som registrerat

anställningsuppgifter i formuläret

Ange namn på beslutande chef


Inledning



överenskommelse för utskrift, längst ner på sidan

Bild: Intermittent överenskommelse för utskrift hämtas längst ned på sidan.

8. Välj därefter Beviljas och klicka på Skicka. Ärendet skickas

framåt i flödet till nästa roll för granskning och/eller attest,

eller till Statens servicecenter.

Bild: Beslutsruta




10. När ärendet är avslutat av Statens servicecenter kan

medarbetare eller källrapportör registrera arbetade timmar i

formulär under Ersättningar/Arvoden.


Inledning


Avsluta anställning

Formuläret Avsluta anställning, används då arbetsgivaren avslutar en

anställning.

1. Välj formuläret Avsluta anställning

Bild: Formuläret väljer du i flervalslistan vid rubriken Välj formulär.


Bild: Sökruta, ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person.


Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna.

4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj den anställning som ska avslutas och klicka på Bekräfta

Bild: Flervalslista som visar den anställdes samtliga anställningar inom myndigheten.

Inledning


5. Därefter öppnas formuläret. Läs noga igenom instruktionerna i

formuläret innan registrering i formuläret Avslut av anställning

påbörjas.

Bild: Formuläret Avslut av anställning

6. Förklaring till fält/knappar i formuläret Avsluta anställning

Fält/Knappar

Förklaring

Klicka på knappen för information om

anställningshistorik

Datumet anger senaste

anställningsförändringen. Exempel på

förändringar:

Förändring av omfattning

Förändring av schema

Förändring av lön

Förändring av tjänstebenämning

Fyll i datum för sista anställningsdagen.

Om datumet Senaste anställningsändring

inträffar efter anställningens avslutsdatum;

Meddela Statens servicecenter via Portalen,

att datumet för Senaste anställningsändring

behöver tas bort.

-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte

att avsluta om uppgift saknas

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Välj avgångsorsak

-Uppgiften är obligatorisk. Ärendet går inte

att avsluta om uppgift saknas

7. När samtliga uppgifter är ifyllda, välj Beviljas och klicka på Skicka

och ärendet går vidare till nästa roll i flödet.

Bild: Beslutsruta. Om ärendet är godkänt välj Beviljas och klicka på Skicka

8. Granskare/Attesterare: Kontrollera att rätt datum och

avgångsorsak är ifylld.




Slutlön och utbetalning av kvarvarande semesterdagar och komptid,

sker månaden efter anställningens upphörande.

Om slutlön inte ska betalas ut eller om behörigheter inte ska avslutas,

meddelas Statens servicecenter senast datum för manuellt lönematerial

enligt tidplan.


Inledning


Egen uppsägning

Formuläret Egen uppsägning, finns även under Min sida. Formuläret ska

fyllas i av medarbetaren själv då denne önskar avsluta sin anställning. När

medarbetaren skickat ärendet tar Granskare/Attesterare ställning till om

medarbetarens önskade sista anställningsdag är godkänd med hänsyn till

uppsägningstid och verksamhet.

Förklaring till fält och knappar i formuläret Egen uppsägning

1. När alla uppgifter är ifyllda kan underlag Uppsägning egen

begäran skrivas ut för arkivering.

Bild: Underlag för utskrift finns längst ner i formuläret.




3. Slutlön och utbetalning av kvarvarande semesterdagar och

komptid sker månaden efter anställningens upphörande.

Om det inte skall betalas ut någon slutlön, ska Statens

servicecenter meddelas detta via Portalen, senast det datum då

lönematerial skall vara Statens servicecenter tillhanda enligt

tidplan.


Fält/Knapp

Förklaring

Om önskad Sista anställningsdag är godkänd, attesteras

ärendet.

OBS! Om datumet för uppsägning inte är godkänt. Skriv en

anteckning i fältet Motivering och Medd./Bil. Returnera

därefter ärendet till medarbetaren.

Fältet är låst och går inte att ändra. Datumet visar när

senaste anställningsändring skedde. Det kan ex vara

ändring av schema, lön, omfattning, tjänstebenämning.

Här kan intern anteckning eller information göras.

Exempelvis om datum för önskad sista anställningsdag

behöver korrigeras av medarbetaren.

Inledning


Funktion

Funktion innebär möjligheten att koppla en medarbetare till en

enhet/organisation inom myndigheten, där medarbetaren har ett

uppdrag, utan att grundanställningen flyttas. Om det ska utbetalas ett

lönetillägg för uppdraget registreras det under Ersättningar/Arvoden.

1. Välj formuläret Funktion



Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person

3. När personens namn visas, klicka på Bekräfta. Där efter

öppnas formuläret.

Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna

4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp.

Välj den anställning som ska kopplas till funktion. Klicka på

Bekräfta

Bild: Ruta med flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar

Inledning


5. Därefter öppnas formuläret Funktion. Läs noga igenom

instruktionerna i formulärets informationsruta och fyll i de uppgifter

som ska gälla för funktionen.

Bild: Formuläret Funktion.

6. När alla uppgifter är korrekt ifyllda, välj Beviljas och klicka på

Skicka, då skickas ärendet framåt till nästa roll i flödet.

Bild: Beslutsruta, välj Beviljas om ärendet ska godkännas och skickas vidare.





Inledning


Grundkontering

Formuläret används för att ändra grundkontering för en

månadsanställd. Generellt brukar flödet för formuläret vara att den

som startar ärendet även kan verkställa ärendet, det vill säga att

ärendet startas och avslutas av samma person.

Om det finns behov av ändrad kontering på framåtrapporterade

lönetillägg ska detta meddelas i Portalen.

1. Välj formuläret Grundkontering





Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna. Välj rätt person och klicka på Bekräfta

Inledning


4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj

den anställning där grundkontering ska förändras.

Bild: Ruta med flervalslista som visar medarbetarens anställningar inom myndigheten.

5. Därefter öppnas formuläret Grundkontering Läs noga igenom instruktionerna i formuläret innan registrering i

formuläret påbörjas.

Bild: Formuläret Grundkontering

Inledning


6. Förklaring till fält/knappar i formuläret Grundkontering

Fält/Knapp

Förklaring

Ärende-id skapas automatiskt, när ett nytt ärende skapas

Fältet visar den grundlön som finns registrerad på befintlig

anställning.

-Uppgifterna förs över automatiskt till formuläret.

Fältet visar anställningens omfattning som finns registrerad

på befintlig anställning.


Fältet visar personens för-, och efternamn.


När grundkontering ska ändras, klicka på knappen

Kontering

Se förklaring här nedan för olika fält som finns under

Kontering

Omföring markeras om konteringsförändring ska ske bakåt

i tiden.

Omföring kan ej genomföras på lönehändelser som skett

innan övergången till Statens servicecenters lönetjänst.

Inledning


7. Förklaring till fält och knappar i rutan Kontering

8. När konteringen är klar, klicka på Bekräfta. Fönstret för

konteringen stängs och texten på knappen Kontering, blir blå.

9. Klicka därefter på Beviljas och Verkställ.

Bild: Beslutsruta. Om ärendet ska godkännas, välj Beviljas och klicka på Verkställ


Fält/Knapp

Förklaring

Tryck på +, och personens befintliga kontering

visas.

Ange From-datum som ny kontering ska gälla.

Fältet för Tom-datum, lämnas tomt.

Tom-datum registreras endast om en ny kontering

skapas i direkt anslutning. I sista konteringsraden

ska alltid fältet för Tom-datum vara tomt.

Den totala konteringen ska alltid uppgå till 100%

När konteringsrad är färdig tryck på +

Tar bort konteringsrad

Bekräftar registrerad kontering

Avbryter registrering

Inledning


Minirapportering

Minirapportering är en funktion för att på ett enkelt sätt kunna

registrera person- och anställningsuppgifter för personer som är

arvodister.

Generellt är flödet att källrapportör registrerar person- och

anställningsuppgifter genom att verkställa ärendet. Sedan förs

uppgifterna över till lönesystemet utan ytterligare kontroller eller

attest.

Underlag för överenskommelse finns inte tillgänglig för utskrift för

uppgifter som är inrapporterade i Minirapportering.

Registrering av person- och anställningsuppgifter i Minrapportering

genererar ingen ersättning eller lön. Utbetalning av lön sker först när

arbetade timmar eller arvode har registrerats i formulär under

Ersättningar/Arvoden.

Bild: Minirapportering finns under menyn Handlägga

1. Skriv in personnummer och klicka på Sök.

Bild: Sökruta. Ange personnummer eller namn för att söka fram rätt person.

Inledning


2. Om personen inte finns registrerad sedan tidigare, kommer det ett

meddelande. Klicka på OK.

Bild: Dialogruta som visas vid sökning efter personer som tidigare inte blivit registrerade.

3. Klicka där efter på Skapa ny

Bild: Sökruta. Vid registrering av ny person, klicka på Skapa ny

4. Om personen redan finns registrerad som arvodist men till och

med - datum har passerat för överenskommelseperioden, gör

en förlängning av överenskommelsen. Se kapitel

Förändring/Förlängning av Minirapportering

Bild: Ruta där du anger personnummer.

5. Skriv in personnumret igen och klicka på Skapa

Bild: Ruta där personnummer för nya medarbetare registreras. Klicka på Skapa

6. Klicka på Ny anst

Bild: Ruta som visar att medarbetaren inte har några aktuella anställningar.

Klicka på Ny anst.

Inledning


7. Välj Anr och Organisatorisk enhet och klicka på Bekräfta. Din

myndighet kan ha interna rutiner för vilket Anr och vilken

Organisatorisk enhet som ska användas för arvodister.

Bild: Ruta för att välja Anställningsnummer och organisatorisk enhet. Klicka på Bekräfta

8. Nu öppnas formuläret

Bild: Formuläret Minirapportering

Inledning


9. Förklaring till fält och knappar

Fält/Knappar

Förklaring

Det räcker att ange tilltalsnamnet.

Används då personen har ett dubbelnamn,

exempelvis Per-Olof

Om personen heter Johansson Larsson i

efternamn, anses Johansson i det här fallet vara

mellannamnet

Ange efternamn

Ange efternamnet på den personen där den

anställde är bosatt, om den anställde är

inneboende

Gatuadress och gatunummer

Endast svenskt postnummer kan anges

Postort

Om personen har en utländsk adress, dit

lönespecifikation och/eller kontrolluppgift ska

skickas.

Klicka på knappen och ange adress.

OBS! Vid utländsk adress får inte fälten för svensk

adress fyllas i.

Vid registrering av utlandsadress; Välj Landkod i

flervalslistan

Ange utlandsadressen i fältet.

Gatuadressen (max 35 tecken),

Postort inkl. postnummer (max 27 tecken)

Gör en radbrytning mellan gatuadress och postort.

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Det är din myndighets avtal med sin bank, som

avgör huruvida den anställde får en

lönespecifikation på papper skickad till sig.

Välj arbetsställe i flervalslistan

Ange med 4 siffror vilken tjänstgöringsort som den

anställde har. Uppgifter om tjänstgöringsort hittar

du på SCB´s hemsida.

Lämnas vanligtvis tomt eftersom dessa oftast skall

betala procent skatt

Ange 30 % skatteavdrag.

Om skatt ej registreras, kommer det dras så kallad

straffskatt. Dvs tabellskatt +10%

Jämkning, beslut krävs från Skatteverket

Används för studerande och skolungdom. Fyll i

beloppsgräns enligt intyget.

Skatteverkets intygsblankett från arbetstagaren

krävs.

Finns intyg om att ingen skatt skall dras, sätt 0 i

belopp och ange datum. Gäller beslutet hela året,

ange hela året.

Registreras enligt beslut från Skatteverket.

Observera! SINK-beslutet måste gälla för det år då

ersättningen betalas ut. Så om beslutet gäller för

2018 men ersättningen betalas ut först i januari

2019, måste ett nytt SINK-beslut inkomma.

SINK-beslut skickas till Statens servicecenter så att

rätt skatteavdrag sker vid resor.

Inledning


Fält/Knappar

Förklaring

Ange förmånsvärdet för bilen, bilkod och from-tom.

Beslut om nyckelpersoner kommer från

Forskarskattenämnden och innebär en

skattelättnad för personen.

Gäller endast svensk utsänd personal som

omfattas av svensk socialförsäkring men betalar

skatt utomlands.

För ytterligare information om KU14 se

Skatteverkets hemsida.

Om personen är från ett land som har TIN-nummer,

ska fältet fyllas i. Uppgifterna skickas till

Skatteverket

Ska fyllas i då uppgifterna skickas till Skatteverket



10. När personuppgifterna är registrerade, klicka på Stäng

11. Klicka sedan på knappen Anst Uppg

Bild: Knappen Anst Uppg inringad

12. Anställningsuppgifter

Bild: Ruta med fält för att registrera anställningsuppgifter

Inledning


13. Förklaring till fält och knappar

Fält och Knappar

Förklaring

Ange anställningsperiodens

fr.o.m. och t.o.m.– datum.

Välj typ av anställning i flervalslistan.

Typ av anställning Förklaring

Arvodist, arbetstagare

(pensionsgrundande)

Används för exempelvis föreläsare

Uppgiften skickas till SPV

Arvodist,

uppdragstagare

(ej

pensionsgrundande)

Används för personer som får

arvode för uppdrag som

Sakkunnig, Opponent,

Försöksperson, Sammanträden.

Uppgiften skickas ej till SPV.

Arvodist utan lön Uppgiften skickas till SPV

Stipendiat Uppgiften skickas till SPV

Välj befattning i flervalslistan

Välj vilken organisatorisk enhet som medarbetaren ska vara

kopplad till.

OBS! Det kan finnas interna rutiner på din myndighet till

vilken organisation som intermittent anställda och arvodister

ska vara kopplade till.

Kontering behöver inte registreras, den kan fyllas i när

ersättningen registreras.

Inledning


14. När anställningsuppgifterna är ifyllda, välj Beviljas och klicka

på Verkställ.

Bild: Beslutsruta. När ärendet ska godkännas, välj Beviljas och klicka på Verkställ

15. Medarbetarens person- och anställningsuppgifter blir nu

överförda och registrerade i lönesystemet.

16. Om registrering av ersättning ska ske för medarbetaren i

samband med att registrering skett i Minirapporteringar, klicka

på de två blå pilarna högst upp på sidan för att uppdatera.

Bild: Den klickbara symbolen för uppdatering av sidan..


Inledning


Förändring/Förlängning i Minirapportering

För att kunna registrera ersättningar för en person som är registrerad i

Minirapportering, behöver anställningen vara aktuell. I det här

kapitlet beskrivs det hur du förlänger och/eller förändrar en persons

anställningsperiod i Minirapportering.






på pilen till höger vid flervalslistan och välj den anställning som ska

förändras/förlängas. Klicka där efter på Bekräfta

Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom myndigheten.

Inledning


4. Två alternativ visar sig.

Pers Uppg: Här ändras uppgifter om namn, adress ev.

förändring av skatt.

Anst Uppg: Här ändras anställningens uppgifter, förlängning

eller ändring av Typ av anställning

I det här fallet ska du klicka på Anst Uppg.

Bild: Knappen Anst. Uppg inringad.

5. Gör de förändringar som önskas genom att fylla i de olika

fälten.

Vid förlängning; Ändra datum fälten From och Tom

Bild: Ruta med fält för uppgifter om anställningen

6. Klicka i Bevilja och Verkställ.

Bild: Beslutsruta. När ärendet ska godkännas, välj Beviljas och klicka på Verkställ.

7. Nu går det att rapportera ersättningar för personen till och med

det datum som lagts in.

8. Innan registrering av ersättning påbörjas, tryck på knappen för

uppdatering högst upp på sidan.

Bild: Den klickbara symbolen för uppdatering av sidan.


Inledning


Ersättningar/Arvoden

Under detta menyval registrerar källrapportör timersättning, arvoden

och eventuellt andra ersättningar som medarbetare inte själva kan

registrera. Granskare och attesterare hanterar ärenden i de fall de har

en siffra inom parentes vid rubriken.

Bild: Ersättningar/Arvoden under menyknappen Handlägga

Fasta löne- och uppdragstillägg

I det här formuläret registreras sådana lönetillägg som ska ske under

en längre period. Det är källrapportör som registrerar uppgifterna och

ärendet går vidare för granskning och/eller attest.

1. Välj formuläret Fasta löne- och uppdragstillägg i

flervalslistan

Bild: Välj formuläret Fasta löne- och uppdragstillägg

Inledning







på pilen till höger vid flervalslistan och välj den anställning där

lönetillägget ska tillämpas. Klicka där efter på Bekräfta


Inledning


5. Nu öppnas formuläret. Läs noga igenom informationstexten i

formuläret innan du påbörjar registreringen av ärendet.

1. Förnamn och efternamn är förifyllda när formuläret öppnas.

2. Fyll i ny kontering om tillägget ska ha en annan kontering än medarbetarens fasta grundkontering.

3. Välj vilken typ av ersättning medarbetaren ska ha.

4. Ange från och med, och till och med, som tillägget ska betalas ut

5. Ange månadsbeloppet för tillägget

6. Skriv vad tillägget avser. Om fältet lämnas tomt kommer det endast stå ”Lönetillägg” på medarbetarens lönespecifikation.

7. Skriv vad som ska framgå på beslutet.

Inledning


6. När samtliga uppgifter är ifyllda, så finns det ett beslut för

utskrift längst ner i formuläret.

Bild: Underlag för utskrift hämtas längst ner i formuläret.

7. Klicka sedan på Skicka och ärendet går vidare för granskning

och/eller attest.

8. Granskare/Attesterare:

För hantering av ärende, läs

kapitel Granska och/eller attestera ärenden i Primula




Inledning


Friskvård, läkemedel och sjukvård

Medarbetaren registrerar själv sina utlägg i Primula webb.

Källrapportör kan registrera åt medarbetare om denne inte kan komma

åt Primula webb vid exempelvis en längre frånvaro. Din myndighet

kan ha interna rutiner om kvitton ska skannas och bifogas i ärendet

eller inte, alternativt om utläggsbilaga ska skrivas ut och

originalkvitton bifogas och skickas internt inom myndigheten för

granskning eller arkivering.

Inga kvitton ska skickas till Statens servicecenter.

Följande punkter kontrolleras vid granskning av begärd ersättning:

1. Personens namn ska framgå på kvittot

2. Kvittots datum ska vara under pågående anställning

3. Läkemedel ersätts endast om hela eller delar av beloppet ingår

i högkostnadsskyddet. Det belopp som ersätts ska redovisas på

receptspecifikationen som lämnas vid betalning av läkemedel.

Exempel på text som framgår på kvitto/receptspecifikation:

Egenavgift

Inom Förmån

Högkostnadsskydd

Det belopp som anges som Utom förmån på kvittot ersätts inte.

4. Om ersättningen avser sjukvård, kan begränsningsvärden

finnas inlagd exempelvis 95 kronor för ett läkarbesök. Om

medarbetaren haft två läkarbesök samma dag med två kvitton

måste utläggen registreras i två separata ärenden, annars

reduceras totala beloppet till begränsningsvärdet.

5. Ersättning för friskvård ska följa myndighetens

policy/riktlinje.

6. Statens servicecenter granskar inte underlag för ersättningar

som gäller friskvård, läkemedel och sjukvård. Efter attest går

den typen av ärenden direkt in i Primula

7. Granskare/attesterare:






Inledning


Föräldrapenningtillägg

Om medarbetaren under sin föräldraledighet inte kommer åt Primula

webb och därför inte kan registrera in sina utbetalningsavier från

Försäkringskassan, sänder medarbetaren in sina avier till arbetsgivaren

som registrerar underlagen.

För att föräldrapenningtillägg ska kunna utbetalas, behöver

medarbetaren ha en registrerad föräldraledighet under den period som

avierna avser.

1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär

Föräldrapenningtillägg

Bild: Formuläret Föräldrapenningtillägg finns under menyn Handlägga och






Inledning


4. Fyll i datumperiod som avierna från Försäkringskassan avser.

Om medarbetaren har skickat in flera avier, skriv datumet på

den första avin i fältet From och datumet på den senaste avin i

fältet Tom.

Bild: Formuläret Föräldrapenningtillägg

5. Bifoga utbetalningsavierna i ärendet. Läs kapitel Bifoga

dokument i ärende

6. Klicka där efter på Skicka. Ärendet kräver ingen granskning

eller attest utan går direkt från källrapportör till Statens

servicecenter.

Bild: Knappen Skicka

7. Föräldrapenningtillägg ska skickas in löpande under

föräldraledigheten.


Inledning


Timlön

Registrering av timlön sker på olika sätt för olika myndigheter. Här

nedan beskrivs tre olika formulär för timersättning som registreras av

källrapportör.

Timlön – inrapportering av timmar

Under menyvalet Handlägga och Ersättningar/Arvoden finns en

flervalslista där du väljer Timavlönad – inrapportering av timmar.

Formuläret där du registrerar uppgifter visas då.

1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär Timersättning –

inrapportering av timmar

Bild: Formuläret Timersättning - inrapportering av timmar finns under menyn

Handlägga och Ersättningar/Arvoden.





Inledning


4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj den anställning där ersättning ska registreras. Klicka på

Bekräfta.

Bild: Flervalslista som visar medarbetarens samtliga anställningar inom

myndigheten.

5. Nu öppnas formuläret.

Bild: Formuläret Timavlönad – inrapportering av timmar

1. Välj typ av ersättning

2. Välj från och med, och till och med vilka dagar

medarbetaren har arbetat.

3. Ange antal timmar som medarbetaren har arbetat under

perioden

4. Ange hur många dagar som medarbetaren har arbetat

under perioden.

5. Lägg till ny rad om flera perioder ska registreras

6. Ta bort rad om det skett en felaktig registrering

7. Klicka på Beräkna för att se om nettoutbetalningen känns

rimlig.

Inledning


6. Om medarbetaren är kopplad till en arvodistorganisation

behöver du välja till vilken organisation ärendet ska skickas

för attest. Det gör du i flervalslistan Skickas till handläggare

på.

Bild: Flervalslistan Skickas till handläggare på

7. Klicka sedan på Skicka, och ärendet går vidare för granskning

och/eller attest.







Inledning


Timlön (dagrapport)

I det här formuläret registreras varje arbetad dag för sig. Primula

räknar varje dag som ett arbetstillfälle. Så om medarbetare arbetat på

två olika avdelningar inom myndigheten samma dag och att det

registreras av två olika källrapportörer, kommer det räknas som ett

arbetstillfälle.

1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär Timersättning

(dagrapport)

Bild: Formuläret Timersättning (dagrapport) finns under menyn Handlägga och






4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Klicka på pilen till höger vid flervalslistan och välj den

anställning där ersättning ska registreras. Klicka där efter på

Bekräfta


myndigheten.

Inledning


5. Nu öppnas formuläret

1. Om samtliga rader i ärendet ska konteras på samma sätt

anger du kontering under knappen Kontering.

2. Välj Timlön i flervalslistan under Typ av ersättning.

3. Ange det datum som arbetet utförts.

4. Ange antal timmar som arbetats på det angivna datumet.

Tid anges i hundradelar.

Exempel: 1 timme och 30 minuter registreras som 1,5

timmar

5. Ange timlön exklusive semesterersättning.

6. Om det bara är en rad som ska konteras på annat sätt än

övriga rader, anger du ny kontering under knappen Avvik.

Kontering.

7. Lägg till en ny rad för varje datum som medarbetaren

arbetat.

8. Ta bort eventuellt felaktigt registrerade rader.

9. Klicka på Beräkna för att se ungefärligt belopp som

utbetalas inklusive semesterersättning.

Inledning





på.

Bild: Flervalslista Skickas till handläggare på


och/eller attest.







Inledning


Timrapport

Det här formuläret används i första hand av myndigheter där

timavlönade/intermittent anställda själva registrerar sin arbetstid i

Primula. Medarbetaren är kopplad till den/de organisationer där de har

sina uppdrag och kan därför ha flera aktiva anställningar samtidigt.

Källrapportör kan registrera arbetad tid åt medarbetare som av någon

orsak inte själva kan registrera i Primula webb.

1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär Timrapport

Bild: Formuläret Timrapport finns under menyn Handlägga och






4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Klicka på pilen till höger vid flervalslistan och välj den

anställning där ersättning ska registreras. Klicka därefter på

Bekräfta


myndigheten.

Inledning


5. Nu öppnas formuläret Timrapport. Läsa noga igenom

instruktionerna i formuläret innan registrering påbörjas.

Bild: Formuläret Timrapport

1. Kontrollera att det finns en angiven kontering 2. Överenskommen timlön exklusive

semesterersättning visas när du klickar på

knappen Timlön. 3. Välj typ av ersättning i flervalslistan 4. Ange vilket datum som arbetet utförts 5. Ange antal timmar för arbetet 6. Klicka på Beräkna för att se förväntad preliminär

utbetalning inklusive semesterersättning och efter

schablonskatteavdrag.

Inledning





på.



och/eller attest.

8. Granskare/Attesterare:






Inledning


Övriga arvoden

Formuläret Övriga arvoden, används vid arvodesersättningar som till

exempel styrelseuppdrag. Det är källrapportör som registrerar

ersättningen som ett engångsbelopp.

1. Välj Ersättningar/Arvoden och formulär Timersättning

(dagrapport)

Bild: Formuläret Övriga arvoden finns under menyn Handlägga och






4. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj den anställning som ersättningen ska registreras. Klicka

på Bekräfta.

Bild: Flervalslista som visar den anställdes samtliga anställningar inom

myndigheten.

Inledning


5. Nu öppnas formuläret. Läsa noga igenom instruktionerna och

informationstexten innan du börjar registrera.

Bild: Formuläret Övriga arvoden

1. Välj typ av ersättning i flervalslistan

2. Ange från och med, och till och med vilken period som

ersättningen avser.

3. Ange belopp för ersättningen

4. Ange kontering

5. Lägg till ny rad om det är flera ersättningar som ska

registreras i samma ärenden

6. Ta bort rad om något registrerats felaktigt

7. Beräkna preliminär utbetalning. Belopp som visas är efter

schablonskatteavdrag.

Inledning




för granskning/attest. Det gör du i flervalslistan Skickas till

handläggare på.



och/eller attest.







Handlägga


Ledighet

Granskare/Attesterare Under menyvalet Ledighet granskas/attesteras alla typer av ledighet

undantaget semester och kompensationsledighet. En siffra inom

parentes bredvid rubriken i menyn visas när det finns ärenden att

attestera.

Bild: Ledigheter finns under menyn Handlägga.

1. Det första ärendet som du har för granskning/attest visas direkt

i bilden. För att se dina övriga ärenden för granskning/attest

välj ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.

Bild: Rullist och symboler för att bläddra mellan ärenden eller starta nytt ärende.

2. Under rubriken Ledighetsperioder visas uppgifter om ärendet.

Bild: Information om ledighetens period och omfattning finns under Ledighetsperioder.

Handlägga


3. Under Medd/Bil kan medarbetaren skrivit information som är

viktig att ta del av. Vid partiell tjänstledighet skall arbetstidens

förläggning under ledighet anges här.

Exempel: Ledig fredagar

Här kan även bilaga vara bifogad. Vissa ledigheter kräver bifogad

bilaga exempelvis ledighet för militär tjänstgöring. Läs kapitel

Bifoga dokument i ärende

Bild:Under Medd/Bil kan det finnas information att ta del av.

4. För information om hantering vid avslut av ärende läs




Handlägga


Ledighet, uttag komp

Under menyvalet Ledighet, uttag komp granskas/attesteras

kompensationsledighet. En siffra inom parentes bredvid rubriken i

menyn visas när det finns ärenden att granska/attestera.

Bild: Formuläret Ledighet, uttag komp, finns under menyn Handlägga

1. Det första ärendet som du har för granskning/attest visas direkt i

bilden. För att se dina övriga ärenden för granskning/attest välj

ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.

Bild: I flervalslistan ser du alla ärenden som du har att hantera.

2. Under rubriken Typ av ledighet visas uppgifter om ärendet.

Bild: Formuläret Ledighet, uttag komp, med inregistrerade uppgifter





Handlägga


Löneväxling

Möjligheten till löneväxling är styrt av din myndighets lokala avtal,

därför kan antal formulär för löneväxling variera mellan myndigheter.

Under menyvalet Löneväxling granskas/attesteras löneväxling. En

siffra inom parentes bredvid rubriken i menyn visas när det finns

ärenden att granskning/attestera.

Bild: Formuläret Löneväxling hittar du under menyn Handlägga

1. Det första ärendet som du har för granskning/attest visas direkt i

bilden. För att se dina övriga ärenden för granskning/attest välj

ärende i listan eller bläddra med piltangenterna. Plustecknet klickar

du på om du vill starta ett nytt ärende.

Bild: I flervalslistan ser du alla ärenden som du har att hantera.

2. Gör en bedömning av ärendet utifrån din myndighets lokala

avtal och riktlinjer för löneväxling.





Handlägga


Resor/utlägg

Granskare/Attesterare Under menyvalet Resor/utlägg granskas/attesteras reseförskott,

reseorders och reseräkningar. En siffra inom parentes bredvid rubriken

i menyn visas när det finns ärenden för granskning/attest.

Bild: Formulär för resor och utlägg finns under menyn Handlägga.


när du klickat på menyn Resor/utlägg. För att se dina övriga

ärenden för granskning/attest välj ärende i listan eller bläddra

med piltangenterna.

Bild: Flervalslista med symboler för att bläddra mellan ärenden eller skapa nytt

ärende.

2. Om kvitton för resa/utlägg har skannats in, finns de bifogat

under Medd./Bil, texten är i så fall blåfärgad. Samt att

dokumentnamnet syns under rubriken Bilagor

Bild: Blåfärgad text vid knappen Medd/Bil indikerar att ärendet innehåller ett

bifogat dokument

3. När texten på någon av knapparna Avbrott i resa, Restid,

Utlägg, Representation och Bilersättning har blå text så har

medarbetaren lämnat information. Klicka på respektive knapp

för se informationen.

Handlägga


4. För de myndigheter som har Reseförskott; Vid

granskning/attest, kontrollera om medarbetaren har reglerat sitt

reseförskott

Det ser du under knappen Reseförskott. Klicka på knappen, så

kommer det upp en ruta med information om reseförskottet.

Bild: Reglering av reseförskott





Handlägga


Semester

Semester kan medarbetaren själv registrera under Min Sida.

Källrapportör kan registrera semester för annan person under

Handlägga.

Bild: Formuläret Semester

1. Välj Semester i menyn Handlägga.


i bilden. För att se dina övriga ärenden för granskning/attest

välj ärende i listan eller bläddra med piltangenterna.

3. Under rubriken Semesterperioder visas uppgifter om ärendet.

För att göra eventuell ändring i ärendet klicka på Ändra. Gör

din ändring och klicka på Lägg till för att spara ändringen.

Uppgift om kvot behöver inte fyllas i. Om personen arbetar

deltid och färre än 5 dagar, ska det finnas ett koncentrerat

schema kopplat till personen, som beräknar kvot automatiskt.

Om din myndighet inte tillåter semester del av dag, behövs

inte fältet för omfattning fyllas i.



kapitel Skicka eller Verkställ.


1

5

3

4

2

Handlägga


Sjuk/friskanmälan

I följande kapitel går vi igenom sådant som är bra att veta rörande

formulären för sjukanmälan samt hur registrering för sjukanmälan

och friskanmälan går till.

Information om registrering av sjuk

Sjuk del av dag Vid sjukdom under dagen (del av dag), ska den dagen rapporteras med

from-tom datum och omfattning. I omfattningsfältet anger du

frånvaron i procent av dagen du är sjuk.

Sjuk hel dag - flera dagar

Första hela sjukdagen rapporteras med enbart from-datum och

omfattning enligt myndighetens interna rutin.

Ett e-postmeddelande skickas automatiskt till attesteraren och

medarbetare när ärendet för sjukfrånvaron hanterats av SSC.

Medarbetaren får en påminnelse om friskanmälan och attesteraren får

information om friskanmälan, hantering vid förändring av

sjukfrånvarons omfattning samt påminnelse om att inhämta läkarintyg

från medarbetaren efter 7 sjukdagen.

Sjuk mer än 7 kalenderdagar Vid sjukdom mer än 7 dagar ska medarbetaren skicka in ett läkarintyg

till arbetsgivaren. Statens servicecenter ska inte ha intyget.

Sjuk mer än 14 kalenderdagar

Statens servicecenter bevakar och gör anmälan till Försäkringskassan.

Medarbetaren skickar själv sitt läkarintyg till Försäkringskassan och

en kopia till arbetsgivaren.

Om ingen sjukanmälan gjorts vid första hela sjukdag Om ingen inrapportering av första sjukdag gjorts (det märker du

genom att det inte finns något pågående sjukärende att friskanmäla dig

från på den här sidan), så kan du själv rapportera in sjukperioden med

både from-tom datum i efterhand. Observera att det datum du anger i

fältet tom är datum för sista sjukdag och inte datum för första friska

dag.

Sjukanmälan till Försäkringskassan

Statens servicecenter gör en sjukanmälan till Försäkringskassan vid

medarbetarens 15:e sjukdag. Du behöver inte kontakta Statens

servicecenter för att meddela 15:e sjukdag.

Exempel. sjuk 3 timmar av arbetsdag om 8 timmar beräknas 3/8 * 100 = 37,5%

(Om du sedan blir fortsatt sjuk så ska en ny rapportering göras, se nedan).

Handlägga


Ändrad omfattning Om omfattningen på medarbetarens sjukfrånvaro förändras meddelar

du detta till Statens servicecenter via Portalen. Statens servicecenter

registrerar förändringen och ett nytt mejl skickas med en länk till

Friskanmälan.

Friskanmälan Om medarbetaren är sjukanmäld finns ett pågående ärende i

medarbetarens Primula webb. När medarbetaren är åter i tjänst på

100%, registrerar medarbetaren datumet som är första arbetsdagen.

Observera att medarbetaren inte ska göra sin friskanmälan förrän

sjukskrivningen helt har upphört.

Om ingen anmälan gjorts vid första hela sjukdag

Om ingen inrapportering gjorts vid första hela sjukdag (det märker

medarbetaren om det saknas ett pågående ärende i Primula webb vid

menyraden Sjuk/Friskanmälan), så kan perioden rapporteras in i

efterhand genom att ange både from och tom datum. Observera att det

datum medarbetaren anger i tom-fältet är datum för sista sjukdag, och

inte datum för första friska dag.

När medarbetaren har friskanmält sig kommer ett ärende för

kännedom till dig som attesterare. Där visas datum och omfattning för

sjukperioden.

När du har tagit del av informationen, klicka på Tagit del av.


Handlägga


Sjukanmälan av medarbetare

I det här kapitlet beskriver vi hur du som källrapportör går tillväga när

du ska sjukanmäla en medarbetare. Ta reda på vad din myndighet har

för intern rutin vid sjukanmälan. Vem/vilken roll det är som

registrerar sjukdag kan variera mellan olika myndigheter.

Bild: Meny Handlägga, klicka på Sjuk/Friskanmälan




Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna. Välj rätt person och klicka på Bekräfta.

Handlägga


3. Om personen har flera anställningar, dyker den här rutan upp. Välj

den anställning där sjukfrånvaron ska registreras. Om personer har

flera aktiva anställningar inom myndigheten behöver sjukanmälan

göras på båda anställningarna om medarbetaren är sjukfrånvarande

från båda.


4. Fyll i uppgifter om frånvaron. För information om uträkning av

frånvarons omfattning i procent läs kapitel Information om

registrering av sjuk.

Bild: Ruta där uppgifter om sjukfrånvaro anges.

5. Klicka på Skicka.

6. Attesterare: När en medarbetare sjukanmält sig får

attesterare ett mejl som talar om att en medarbetare är

sjukanmäld. I Primula webb finns ett ärende för kännedom.

Klicka på knappen Tagit del av.

Bild: Ett sjukanmälansärende som gått till attesterare för kännedom.


Handlägga


Personuppgifter

Under menyvalet Personuppgifter har källrapportör, som kan hantera

bemanningsärenden i Primula, möjlighet att även registrera och

uppdatera personuppgifter för medarbetaren.

Bild: Personuppgifter hittar du under Handlägga




Bild: Sökruta efter sökning visar sökträffarna. Välj rätt person och klicka på Bekräfta.

Handlägga


3. Nu visas medarbetarens registrerade uppgifter.

Bild: Ruta med fält för personuppgifter.

4. Här kan uppgifter om namn, adress, telefonnummer, arbets- och

uppehållstillstånd, när medarbetaren anställdes inom myndigheten

och staten, samt uppgifter om barn, registreras.

5. Fyll i de uppgifter som ska förändras eller läggas till. Klicka sedan

på Verkställ.


Tjänster


Tjänster I detta menyval finns det dels urvalsparametrar för att kunna skapa

egna rapporter men även en rapportgenerator med färdiga rapporter

för dig som är källrapportör, granskare eller attesterare.

De rapporter du sökt fram visas som Excel och PDF filer i alla bilder

till du loggar ut ur systemet. För att spara rapporten lokalt klicka på

Spara i bilden som visar rapportens resultat.

Bild: Menyval under Tjänster.


Tjänster


Frånvarokalender

Med frånvarokalendern kan du ta ut en rapport över vald enhets

frånvaro. Rapporten visar både frånvaro som är registrerad av

medarbetaren men ännu inte beviljad samt frånvaro som är beviljad

och klar.

Bild: Urvalsparametrar i Frånvarokalendern

1. Välj Frånvarokalender i menyn Tjänster.

2. Markera den frånvaro som du vill följa upp exempelvis semester.

3. Klicka på Organisation och välj minst en organisatorisk enhet. För

att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla.

4. Ytterligare urval kan göras på befattning eller enstaka personer.

Sökning på person görs genom att ange hela eller en del av

personnumret eller början av efternamnet och/eller kommatecken

samt förnamn. Klicka på Sök, välj person och klicka på Lägg till.

Upprepa detta för att lägga till flera personer.

5. Ange datumintervall. Klicka på Hämta för att ta fram resultatet av

frågan.

6. För att exportera resultatet till Excel klicka på ikonen Excel.

Rapporten visar frånvaron per person i kalenderformat. Följande

förkortningar används:

Förkortning

Betydelse

Se Beviljad semester

Se (grön text) Sökt semester

Sj Sjuk

Le Beviljad annan ledighet

Le (grön text) Sökt annan ledighet

1

2

3

4

5

67

Tjänster


För att se frånvarons omfattning för du markören över texten.


Tjänster


Lönekostnadsspecifikation

Lönekostnadsspecifikationen innehåller uppgifter om samtliga

lönehändelser inklusive kontering för varje medarbetare. Mer

detaljerad information finns i användarhandledningen

Sammanställning rapporter och statistik - Primula


Tjänster


Närvarotid

Denna urvalsparameter kan användas av de myndigheter som

använder sig av Primula flexhanterare. Frågebilden visar uppgifter om

schematid, plus- och minustid samt flextid per person.

Närvarotid kan läsas in i Primula från flextidsystem eller registreras in

som lönehändelser. Vid utvärdering av tid tas hänsyn till inrapporterad

frånvaro i Primula. Den totala tiden redovisas utan att avgöra om tiden

avser flextid, mertid eller övertid.

Endast anställda med rätt till flextid visas i rapporten. Kryssa i rutan

Tidsdifferens för att endast visa medarbetare med tidsdifferens, det vill

säga där registrerad arbetstid inte motsvarar schematid.

Bild: Urvalsparametrar för Närvarotid

1. Välj Närvarotid i menyn Tjänster.

2. Ange datumintervall

3. Klicka på Organisation och välj minst en organisatorisk enhet.

4. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla.

5. Ytterligare urval kan göras på enstaka personer. Ange namn eller

personnummer. Klicka på Sök välj person och klicka på Lägg till.

Upprepa detta för att lägga till flera personer.

6. Klicka på Hämta för att ta fram resultatet av frågan.

7. För att exportera resultatet till Excel klicka på ikonen för Excel

Resultatet i bilden visar en vecka i taget. Bläddra med piltangenterna

till föregående/nästa vecka.


1

2

3

4

5

6

7

Tjänster


Person/Anställningsuppgifter

Frågebilden är en översiktsbild som visar följande uppgifter om vald

person: ackumulatorer, frånvaro, adress, kontering, semester, skatt,

personinfo, lönehändelser, schemaperioder, omfattning, årsarbetstid

samt uppgifter om anställningar.

1. Välj Person/Anställningsuppgifter i menyn Tjänster.

2. Välj person genom att ange hela eller en del av personnumret eller

början av efternamnet och/eller kommatecken och förnamn.

3. Klicka på Sök och välj person

Nu visas översiktsbilden med knappar där du kan se detaljerad

information. Klicka på till exempel knappen frånvaro för att se

medarbetarens frånvaro under vald tidsperiod. För att återgå till

översiktbilden från frånvarobilden klicka på Återgå.

Bild: Översiktsbild Person/Anställningsuppgifter.


1

2

3

Tjänster


Personalredovisning

Personalredovisning visar de anställningsuppgifter som finns

registrerade på medarbetare. Det går att skapa egna rapporter där

urvalet kan sparas för att användas vid flera tillfällen. Mer detaljerad

information finns i användarhandledningen Sammanställning

rapporter och statistik – Primula. Du hittar den under Externa länkar

i Primula och i Portalen (Statens servicecenters kundwebb)

Rapportgeneratorn

I rapportgeneratorn finns det flera färdiga rapporter att använda. För

mer detaljerad information se användarhandledningen

Sammanställning rapporter och statistik - Primula. Du hittar den

under Externa länkar i Primula och i Portalen (Statens servicecenters

kundwebb)


Tjänster


Ärendesökning

Här söker du fram pågående och avslutade ärenden.

Avslutade ärenden är ärenden som är attesterade och överförda för

löneberäkning eller varit med i en lönekörning.

1. Välj Ärendesökning i menyn Tjänster.

2. Välj minst en organisatorisk enhet och ange eventuellt datum för visning av organisationsträdet. För att ta fram uppgift om samtliga enheter klicka på Markera alla.

3. Ytterligare urval på person och ärenden kan göras.

4. För att söka på avslutade ärenden kryssa i fältet Arkivsökning och ange period för arkivsökning (fr o m och t o m).

5. Klicka på Sök.


2

1

3

4

5

Tjänster


Söka efter Nyanställningsärenden

När du ska söka efter ett Nyanställningsärende går det inte att

använda sig av personens namn eller personnummer. Istället behöver

du göra följande val i ärendesökningen.

1. Välj organisation om du vill begränsa din sökning

Bild: Välj organisation genom att klicka på plustecknet.

2. Välj i flervalslistan det formulär du söker efter vid rubriken

Typ av ärende

Bild: Välj det formulär du söker efter i flervalslistan.

3. Fyll i ungefärligt datum för när ärendet skapades i Sökperiod.

Bild: Fält för Sökperiod (from – tom)

4. Om du vill söka fram ett redan avslutat nyanställningsärende

klickar du i Arkivsökning innan du klickar på Sök

5. Klicka på Sök. Sökträffarna visar sig nedanför rutan

Urvalsparametrar.


Externa länkar


Externa länkar Under Externa länkar hittar du de länkar som din myndighet valt att

publicera via Primula webb. Det kan vara länkar till din myndighets

interna rutiner, policys, lokala avtal, användarhandledningar eller

länkar till externa hemsidor till exempel Försäkringskassan och

Skatteverket.

Bild: Menyvalet Externa länkar


Documents

Primula webb 3 · Inledning Primula webb 3.0 | Användarhandledning för källrapportörer, granskare och attesterare 7 / 127 Starta och logga in Primula webb startas via webbläsaren