Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
PRINCE2 EDITIE 2009 – POCKET GUIDE
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
Andere uitgaven bij Van Haren Publishing
Van Haren Publishing (VHP) is gespecialiseerd in uitgaven over Best Practices, methodes en
standaarden op het gebied van de volgende domeinen:
- IT-management,
- Architecture (Enterprise en IT),
- Business management en
- Projectmanagement.
Deze uitgaven worden uitgegeven in verschillende talen in series, zoals ITSM Library, Best
Practice, IT Management Topics en I-Tracks.
VHP is tevens de uitgever voor toonaangevende instellingen en bedrijven, onder andere The
Open Group, PMI-NL, IPMA-NL, CA, Getronics Consulting, Pink Elephant.
Onderwerpen per domein zijn:
IT (Service) Management / IT GovernanceASL
BiSL
CATS
CMMI
COBIT
eSCM
ISO 17799
ISO 27001
ISO/IEC 20000
ISPL
IT Service CMM
ITIL® V2
ITIL® V3
ITSM
MOF
MSF
Architecture (Enterprise en IT)Archimate®
TOGAFTM
GEA®
Business ManagementEFQM
ISA-95
ISO 9000
SixSigma
SOX
SqEME®
Project-, Programma- en RiskmanagementA4-Projectmanagement
ICB / NCB
MINCE®
M_o_R®
MSPTM
PMBOK®
PRINCE2TM
Voor een compleet overzicht van alle uitgaven, ga naar onze website: www.vanharen.net.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
PRINCE2™ Editie 2009
Pocket Guide
Bert HedemanRon Seegers
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
ColofonTitel: PRINCE2™ Editie 2009 – Pocket Guide
Serie: Best Practice
Auteurs: Bert Hedeman, Ron Seegers
Reviewers: Ernst Bosschers (ISES International)
Arthur Coppens (Getronics)
Francisca Kouwen (Getronics)
Mark Kouwenhoven (PMcoaching)
Joost Nuyten (Rabobank)
Arie den Ouden (Ambidexter)
Tekstredactie: Sylvia Plette, Tekstbureau Etaalage
Publisher: Van Haren Publishing, Zaltbommel,
www.vanharen.net
ISBN: 978 90 8753 545 2
Druk: Eerste druk, eerste oplage, oktober 2009
Eerste druk, tweede oplage, december 2009
Eerste druk, derde verbeterde oplage, april 2010
Vormgeving en lay-out: CO2 Premedia, Amersfoort - NL
Copyright: © Van Haren Publishing 2009
© Crown copyright 2009 Reproduced under licence from OGC: Figures 1.1, 2.1, 2.2, 6.1, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 9.1, 9.2, 9.3, 10.1, 10.2, 11.1, 12.1, 13.1, 16.1, 18.1 and Tables 6.1, 21.1, 21.3, 21.4, C1ITIL® is a Registered Trade Mark of the Offi ce of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.PRINCE2™ is a Registered Trade Mark of the Offi ce of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.MSP™ is a Trade Mark of the Offi ce of Government Commerce.M_o_R® is a Registered Trade Mark of the Offi ce of Government Commerce in the United Kingdom and other countries.P3O® is a Registered Trade Mark of the Offi ce of Government Commerce.P3M3™ is a Trade Mark of the Offi ce of Government Commerce.The PRINCE2 licensed product Trade Mark is a Trade Mark of the Offi ce of Government Commerce.
The PRINCE2 endorsement logo ™ is a Trade Mark of the Offi ce of Government Commerce
The Swirl logo™ is a Trade Mark of the Offi ce of Government Commerce
For any further enquiries about Van Haren Publishing, please send an e-mail to: [email protected] this publication has been composed with most care, neither Author nor Editor nor Publisher can accept any liability for damage caused by possible errors and/or
incompleteness in this publication.
No part of this publication may be reproduced in any form by print, photo print, microfi lm or any other means without written permission by the Publisher.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
Inhoud1 Inleiding 11.1 Het doel van deze pocket guide 1
1.2 Wat is een project? 1
1.3 Waarom zijn projecten belangrijk? 2
1.4 Wat maakt een project anders dan reguliere activiteiten? 2
1.5 Wat is projectmanagement? 3
1.6 Wat doet een Projectmanager? 4
1.7 Wat willen alle betrokken partijen beheersen? 5
2 Inleiding PRINCE2 72.1 Structuur van PRINCE2 8
2.2 Gerelateerde OGC-leidraden 9
2.3 Wat PRINCE2 niet biedt 10
2.4 Voordelen PRINCE2 11
2.5 Hoe deze pocket guide te gebruiken 12
3 Verschil tussen PRINCE2 editie 2009 en editie 2005 133.1 Belangrijkste structurele veranderingen 13
3.2 Veranderingen in de manual 14
3.3 Specifi eke veranderingen 14
4 Principes 194.1 Voortdurende zakelijke rechtvaardiging 19
4.2 Leren van ervaring 20
4.3 Gedefi nieerde rollen en verantwoordelijkheden 20
4.4 Managen per fase 21
4.5 Managen ‘by exception’ 21
4.6 Productgericht plannen 22
4.7 Op maat maken voor de projectomgeving 22
5 Inleiding PRINCE2-thema’s 25
6 Business Case 276.1 Doel 27
6.2 Defi nitie Business Case 27
6.3 Aanpak Business Case 28
6.4 De inhoud van een Business Case 31
6.5 Verantwoordelijkheden thema Business Case 32
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
VI PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
7 Organisatie 337.1 Doel 33
7.2 Defi nitie organisatie 33
7.3 Organisatieniveaus 34
7.4 Projectmanagementteamstructuur 36
7.5 Communicatiemanagementstrategie 39
8 Kwaliteit 418.1 Doel 41
8.2 Defi nities Kwaliteit 41
8.3 Kwaliteitsmanagement 42
8.4 Benadering van kwaliteit in PRINCE2 44
8.5 Verantwoordelijkheden thema Kwaliteit 46
9 Plannen 499.1 Doel 49
9.2 Defi nitie plannen 49
9.3 Aanpak Plannen 52
9.4 Productgerichte Planningstechniek 53
9.5 Verantwoordelijkheden thema Plannen 56
10 Risico’s 5910.1 Doel 59
10.2 Defi nitie risico 59
10.3 Risicomanagementstrategie 60
10.4 Risicoregister 61
10.5 Risicomanagementprocedures 61
10.6 Verantwoordelijkheden thema Risico 65
11 Wijziging 6711.1 Doel 67
11.2 Defi nitie wijziging 67
11.3 Benadering van Wijziging PRINCE2 68
11.4 Confi guratiemanagementprocedure 70
11.5 Procedure voor beheersing van issues en wijziging 71
11.6 Verantwoordelijkheden thema Wijziging 73
12 Voortgang 7512.1 Doel 75
12.2 Defi nitie Voortgang 75
12.3 ‘Management by Exception’ 76
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
VIIPRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
12.4 Beheersing van de Voortgang 76
12.5 Delegeren van autoriteit 76
12.6 Managementfasen 78
12.7 Gebeurtenis- en tijdgedreven beheersinstrumenten 80
12.8 Escaleren van afwijkingen 82
12.9 Verantwoordelijkheden thema Voortgang 83
13 Inleiding processen PRINCE2 8513.1 Voorafgaand aan het Project 86
13.2 Initiatiefase 87
13.3 Volgende opleveringsfase(n) 87
13.4 Laatste opleveringsfase 87
14 Opstarten van een Project 8914.1 Doel 89
14.2 Doelstelling 90
14.3 Context 90
14.4 Activiteiten en aanbevolen activiteiten 90
15 Sturen van een Project 9515.1 Doel 95
15.2 Doelstelling 95
15.3 Context 96
15.4 Activiteiten en aanbevolen activiteiten 96
16 Initiëren van een Project 9916.1 Doel 99
16.2 Doelstelling 100
16.3 Context 100
16.4 Activiteiten en aanbevolen activiteiten 101
17 Beheersen van een Fase 10517.1 Doel 105
17.2 Doelstelling 105
17.3 Context 106
17.4 Activiteiten en aanbevolen activiteiten 106
18 Managen Productoplevering 11118.1 Doel 111
18.2 Doelstelling 111
18.3 Context 112
18.4 Activiteiten en aanbevolen activiteiten 112
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
VIII PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
19 Managen van een Faseovergang 11519.1 Doel 115
19.2 Doelstelling 116
19.3 Context 116
19.4 Activiteiten en aanbevolen activiteiten 117
20 Afsluiten van een Project 12120.1 Doel 121
20.2 Doelstelling 122
20.3 Context 122
20.4 Activiteiten en aanbevolen activiteiten 123
21 Op maat maken PRINCE2 12721.1 Wat is op maat maken? 127
21.2 Algemene aanpak voor het op maat maken 128
21.3 Voorbeelden van op maat maken 129
21.4 Projecten in een programmaomgeving 129
21.5 Schaal van het project 132
21.6 Commerciële klant-/leverancieromgeving 135
21.7 Project met meerdere organisaties 137
21.8 Projecttype 137
21.9 Kennisdomeinen 139
Appendix A - Hoofdlijnen Productbeschrijvingen managementproducten 141
Appendix B - Rollen en verantwoorde lijk heden 161Appendix C - Voorbeeld van Productgerichte planning 171Appendix D - Verklarende woordenlijst 175Appendix E - Organisaties 191Appendix F - Verwijzingen 193Over de auteurs 193
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
Hoofdstuk 1InleidingPRINCE2 is een generieke methode voor projectmanagement. PRINCE2
werd in 1996 door CCTA uitgebracht. Sindsdien zijn er verschillende
nieuwe versies uitgebracht. De nieuwste update van de methode is in juni
2009 gepubliceerd.
PRINCE2 is nu een merk van het Offi ce of Government Commerce
(OGC) in het Verenigd Koninkrijk en andere landen. Er is een licentie
verleend aan APM Group Limited (APMG) voor de certifi cering van
organisaties, activiteiten en personen op basis van de methode PRINCE2.
Deze worden vanuit het hoofdkantoor van het bedrijf in het Verenigd
Koninkrijk beheerd, terwijl de operationele activiteiten via de lokale
vestigingen van APMG worden verricht.
1.1 Het doel van deze pocket guide
Deze pocket guide biedt een samenvatting van de PRINCE2-methode om
een inleiding in en een gestructureerd overzicht van de methode te krijgen.
Het dient ook als een informatiebron voor mensen die de methode in het
verleden hebben bestudeerd en de nieuwe versie in hun projecten willen
toepassen.
1.2 Wat is een project?
Een project is een geheel van samenhangende activiteiten in een tijdelijke
organisatie om binnen gestelde condities een van te voren gedefi nieerd
resultaat op te leveren.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
2 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
Binnen de context van de methode van PRINCE2 wordt een project
gedefi nieerd als:
Een tijdelijke organisatie die is opgezet om één of meer bedrijfs-
producten op te leveren volgens een overeengekomen Business Case.
1.3 Waarom zijn projecten belangrijk?
Projecten worden hoofdzakelijk uitgevoerd onder omstandigheden waarbij
normale bedrijfsactiviteiten niet het gewenste resultaat opleveren. Een van
deze omstandigheden is wanneer de bedrijfsactiviteiten moeten veranderen
om te kunnen overleven of om in de toekomst concurrerend te kunnen
zijn.
Door de tijdelijke organisatie van projecten kunnen alle belanghebbenden
worden samengebracht om de benodigde producten of diensten te kunnen
opleveren. De structuur en de processen binnen een projectmatige aanpak
versterken de focus op en de ondersteuning van en betrokkenheid bij de
op te leveren producten en diensten. Daarom zijn projecten een belangrijk
middel om veranderingen door te voeren.
Nu veranderingen zowel binnen het bedrijfsleven als binnen de overheid
steeds sneller moeten worden doorgevoerd, wordt het goed uitvoeren van
projecten ook steeds belangrijker.
1.4 Wat maakt een project anders dan reguliere activiteiten?
Op basis van de defi nitie van een project kan een aantal kenmerken tussen
projecten en reguliere bedrijfsactiviteiten worden onderscheiden.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
3PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
Verandering – de meeste projecten worden in een veranderende omgeving
uitgevoerd en zijn tegelijkertijd het middel waarmee de organisatie deze
veranderingen doorvoert. Dit zorgt vaak ook voor een sterke weerstand
bij de betrokken partijen. Het project moet deze weerstand beheersen en
naast de opdracht om de vooraf vastgestelde producten en diensten op te
leveren ook in toenemende mate bijdragen aan het verminderen van deze
weerstand.
Tijdelijk – voor een project is dit een essentiële voorwaarde. Anders is
het geen project. Een project eindigt automatisch op het moment dat de
vooraf vastgestelde producten of diensten aan de klant worden opgeleverd.
Projecten zijn van nature eindig; ze hebben een vooraf vastgesteld begin en
eind.
Functieoverschrijdend – een project bestaat uit een team van mensen met
verschillende vaardigheden en functies. Deze kunnen afkomstig zijn uit één
organisatie en vaak uit verschillende organisatorische eenheden.
Uniek – elk project is anders, zelfs wanneer er een identiek product of
dienst wordt opgeleverd. De context is anders of er zijn verschillen in
doelstellingen, nieuwe teamleden of andere belanghebbenden. Hierdoor is
elk project uniek vergeleken met elk ander project.
Onzekerheid – alle bovenstaande kenmerken zorgen voor onzekerheden
en hierdoor ontstaan er altijd kansen en bedreigingen. Dit kan niet worden
voorkomen. Het is alleen te beheersen. Projecten zijn daarom meestal
risicovoller dan de reguliere bedrijfsactiviteiten. Risicomanagement is dan
ook een integraal onderdeel van projectmanagement.
1.5 Wat is projectmanagement?
Projectmanagement is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van
alle aspecten van het project, en het motiveren van betrokkenen, om de
projectdoelen binnen de verwachte prestatiedoelstellingen voor tijd, kosten,
kwaliteit, bereik, baten en risico’s te realiseren, zie fi g. 1.1.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
4 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
Het doel van projectmanagement is om de specialistische werkzaamheden
te beheersen, die nodig zijn om de op te leveren producten van het project
te realiseren.
Binnen deze defi nitie is projectmanagement niet beperkt tot de werkzaam-
heden van de Projectmanager. Projectmanagement vereist inspanning
van iedereen die bij het management van het project is betrokken; hierbij
inbegrepen de Opdrachtgever (Executive), de leden van de Stuurgroep
(Project Board), de Projectmanager (Project Manager) en de betreffende
Teammanagers (Team Managers).
1.6 Wat doet een Projectmanager?
De Projectmanager is verantwoordelijk voor het dagelijkse leiding van
het project, binnen de kaders die met de Opdrachtgever/Stuurgroep zijn
afgesproken.
Als onderdeel van deze dagelijkse leiding is de Projectmanager zowel
verantwoordelijk voor de planning, delegatie, bewaking en beheersing
van de uit te voeren werkzaamheden als voor het management van andere
aspecten van het project, zoals:
• het betrekken van de belanghebbenden bij het project om onder-
steuning en betrokkenheid te krijgen en om de weerstand tegen de
verandering te verminderen;
Delegeer
Bewaken
Controleer
Plan
Fig. 1.1 Projectmanagement (Source: Managing Successful Projects with PRINCE2, produced by OGC)
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
5PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
• het plannen en bewaken van de baten die met de resultaten van het
project moeten worden behaald;
• het motiveren van teamleden en iedereen die aan het project bijdraagt.
1.7 Wat willen alle betrokken partijen beheersen?
Er zijn ten minste zes aspecten, die in ieder project aan de orde zijn en die
moeten worden beheerst:
Kosten – de kosten voor het maken van de op te leveren producten,
inclusief de bijbehorende projectmanagementkosten.
Tijd – de totale levenscyclus van het project en/of de datum waarop de
projectproducten moeten worden opgeleverd.
Kwaliteit – het vermogen van het product om aan de gestelde eisen te
voldoen.
Scope – wat moet er worden opgeleverd en wat niet? Welke werkzaam-
heden moeten er worden uitgevoerd en welke niet?
Risico’s – zowel het beheersen van bedreigingen als het optimaliseren van
de kansen.
Baten – de baten die moeten worden gerealiseerd met de op te leveren
producten en diensten van het project.
Afgezien van deze basisaspecten moeten binnen projecten vaak ook nog
andere aspecten worden beheerst, zoals gezondheid, milieu, veiligheid,
beveiliging en aspecten als ondersteuning en betrokkenheid. Deze
aspecten kunnen als verbijzondering binnen het aspect kwaliteit worden
meegenomen.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
6 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
Hoofdstuk 2Inleiding PRINCE2PRINCE2 is een gestructureerde projectmanagementmethode die op ‘best
practice’ is gebaseerd.
Projectmanagers en anderen zijn vrij om de methode in hun eigen praktijk
toe te passen.
PRINCE2 is generiek. Het kan op elk project worden toegepast, los van
schaal, type, organisatie, land of cultuur. De methode moet echter wel
worden toegesneden op het betreffende project.
Dit wordt gerealiseerd door de managementaspecten te scheiden van de
bijdragen van specialisten, zoals ontwerp, constructie, enz. De werk zaam-
heden van specialisten kunnen echter gemakkelijk met de management-
activiteiten van de PRINCE2-methode worden geïntegreerd.
Omdat PRINCE2 generiek is en op bewezen principes is gebaseerd,
kunnen organisaties de methode gemakkelijk als een standaard toepassen
en zo hun organisatorische vermogen om projecten uit te voeren en
verandering door te voeren verbeteren.
PRINCE2 is een beschermd handelsmerk. Professionele training is
voorbehouden aan geaccrediteerde trainingsorganisaties en hun affi liates;
zie de websites van APMG en haar lokale kantoren.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
8 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
2.1 Structuur van PRINCE2
De PRINCE2-methode benadert projectmanagement vanuit vier
verschillende perspectieven, zie fi g. 2.1.
1. 7 Principes – dit zijn de grondslagen waaraan een willekeurig project
moet voldoen, wil het een PRINCE2-project zijn.
2. 7 Thema’s – dit zijn de minimale managementaspecten die tijdens het
hele project continu en tegelijkertijd beheerst moeten worden. Ieder
thema beschrijft de specifi eke toepassing van het thema en waarom
deze nodig is.
3. 7 Processen – deze beschrijven stapsgewijs het gehele project vanaf het
opstarten tot en met het afsluiten van het project. Elk proces beschrijft
de noodzakelijke activiteiten, de op te leveren managementproducten
en de gerelateerde verantwoordelijkheden.
4. Op maat maken van PRINCE2 – dit hoofdstuk beschrijft hoe de
PRINCE2-methode kan worden toegesneden op een specifi ek project
in een gegeven context.
Fig. 2.1 Structuur PRINCE2 (Source: Managing Successful Projects with PRINCE2, produced by OGC)
PROJECTOMGEVING
PRINCE2-PRINCIPES
PRINCE2-PROCESSEN
Voortgang BusinessCase
Kwaliteit
PlannenRisico
Wijziging
PRINCE2-THEMA'S
Organisatie
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
9PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
2.2 Gerelateerde OGC-leidraden
PRINCE2 maakt deel uit van een serie methoden en modellen ontwikkeld
door het Britse Offi ce of Government Commerce (OGC), die gericht is
op het helpen van organisaties en individuen bij het consistent en effectief
beheersen van hun projecten, programma’s en diensten, zie fi g. 2.2.
P3M3 – Portfolio, Programme en Project Management Maturity Model
is een set van best practice richtlijnen, waarmee kritische prestatiegebieden
(KPA’s) voor portfolio, programma’s en projecten kunnen worden vast-
gesteld en verbeterd. P3M3 onderscheidt vijf volwassenheidsniveaus voor
organisaties.
P2MM – PRINCE2 Maturity Model beschrijft een verzameling KPA’s die
nodig is voor effectieve toepassing en gebruik van PRINCE2 binnen een
organisatie. P2MM is afgeleid van P3M3.
P3O – P3O staat voor Portfolio, Programme en Project Offi ce. Dit kader
biedt een leidraad hoe een dergelijk bureau te defi niëren, op en in te zetten.
Gemeenschappelijk begrippenkader
MethodenModellen
PRINCE2MaturityModel
(P2MM)
P3O® Gateway®
Portfolio Guide (PfM)
MSPTM (programma)
PRINCE2TM (project)
M_O_R® ITIL®P3M3TM
Fig. 2.2 OGC ‘best practice’ methoden en modellen (Source: Managing Successful Projects with PRINCE2,
produced by OGC)
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
10 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
Gateway – Gateway Review Process van OGC is een proces voor project-
en programmaborging dat voor alle projecten en programma’s met een hoog
afbreukrisico binnen de overheid van het Verenigd Koninkrijk verplicht is.
M_O_R – Management of Risk plaatst risicomanagement binnen de
context van de gehele organisatie.
ITIL – IT Infrastructure Library biedt een samenhangende leidraad voor
‘best practice’ voor management van IT-diensten.
PfM – Portfolio Management Guide verklaart de basisprincipes voor
portfoliomanagement in organisaties.
MSP – Managing Successful Programs biedt een structuur voor het
inrichten, besturen en managen van programma’s.
2.3 Wat PRINCE2 niet biedt
Er zijn drie brede gebieden die opzettelijk buiten de scope van PRINCE2
worden gehouden:
Specialistisch werk – de kracht van PRINCE2 is zijn brede
toepasbaarheid. Daarom vallen industriespecifi eke of typespecifi eke
activiteiten buiten de scope van PRINCE2. Echter PRINCE2 kan
gemakkelijk aan specifi eke levenscyclusmodellen worden aangepast.
Technieken – er zijn vele bewezen planning- en beheerstechnieken.
Dergelijke technieken zijn echter elders al goed beschreven. Technieken
worden alleen in PRINCE2-methode beschreven wanneer ze aan de
specifi eke PRINCE2-behandeling van een thema bijdragen, zoals
bijvoorbeeld de bijdrage van de techniek productgerichte planning
(product based planning).
Leiderschapskwaliteiten – leiderschap en andere sociale vaardigheden
zijn erg belangrijk voor het managen van projecten, maar kunnen niet
in één methode worden beschreven en worden ook in veel literatuur
uitgebreid behandeld. De principes, thema’s en processen van PRINCE2
ondersteunen echter wel het gewenste sociale gedrag en dragen hierdoor
ook bij aan het leidinggeven van het project.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
11PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
2.4 Voordelen PRINCE2
Alle betrokken partijen, vooral de klanten, leveranciers en de Project-
manager hebben baat bij het gebruik van de methode PRINCE2. De
belangrijkste voordelen zijn:
• Bewezen ‘best practice’, algemeen erkend;
• Kan op elk type project worden toegepast;
• Biedt een gemeenschappelijk taalgebruik en aanpak;
• Kan gemakkelijk met industriespecifi eke standaarden worden
geïntegreerd;
• Mensen en middelen kunnen worden toegewezen als onderdeel van
‘go/no-go’ momenten;
• Gedegen maar effi ciënte structuur van rapporten;
• Bijeenkomsten alleen op belangrijke momenten;
• Stimuleert leren en voortdurende verbetering;
• Stimuleert hergebruik van projectmiddelen;
• Faciliteert mobiliteit van werknemers;
• Beschikbaarheid van Geaccrediteerde Trainingsorganisaties (Accredited
Training Organizations, ATO’s) en affi liates;
• Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen;
• Focus op voortdurende rechtvaardiging van het project;
• Deelname belanghebbenden in planning en besluitvorming;
• Management ‘by exception’ voor de directie en de leden van de
Stuurgroep;
• Productfocus: wat levert een project op;
• Plannen voldoen aan de behoefte van verschillende management-
niveaus;
• Kwaliteitsbeoordelingen gedurende de gehele levenscyclus van het
project;
• Zakelijke- en projectrisico’s worden beheerst;
• Issues worden gemanaged en zo nodig geëscaleerd;
• Faciliteert borging en beoordeling projectwerkzaamheden.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
12 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
2.5 Hoe deze pocket guide te gebruiken
Deze pocket guide kan uiteraard van begin tot eind worden gelezen. Maar
wie een snelle inleiding tot de PRINCE2-methode wil, kan beter specifi ek
de inleidende hoofdstukken (H. 1 en 2) en de Hoofdstukken 3 Principes,
5 Overzicht thema’s en 13 Inleiding PRINCE2-processen lezen.
De directie en leden van de Stuurgroep wordt aangeraden daarbij ook
Hoofdstuk 15 Sturen van een Project en Hoofdstuk 21 Op maat maken
PRINCE2 te lezen. Voor een specifi eke verwijzing kan het best het
betreffende hoofdstuk worden gelezen, inclusief de bijbehorende bijlagen.
Alle PRINCE2-managementproducten zoals gedefi nieerd in Appendix
A, Hoofdlijnen Productbeschrijvingen, en Appendix B, Rollen en
verantwoordelijkheden, worden voor het gemak van de lezer in de tekst
met een hoofdletter geschreven.
Waar in deze Pocket Guide ‘hij’of ‘zijn’gebruikt is, kan natuurlijk ook
‘zij’of ‘haar’worden gelezen.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
Hoofdstuk 3Verschil tussen PRINCE2 editie 2009 en editie 2005De belangrijkste verbetering is dat PRINCE2 in veel sterkere mate op
principes wordt gebaseerd. PRINCE2 is nu veel meer dan alleen maar een
verzameling regels en voorschriften, zie fi g. 3.1.
3.1 Belangrijkste structurele veranderingen
• Een extra hoofdstuk over principes, waardoor principes nu expliciet in
plaats van impliciet zijn geworden.
• Meer aanwijzingen hoe PRINCE2 toe te passen op de specifi eke
omstandigheden. Dit is nu een afzonderlijk hoofdstuk geworden.
• Minder voorschrijvend. De nadruk ligt op het werken in de geest van
PRINCE2 in plaats van volgens de voorschriften uit de manual.
• Minder bureaucratisch. Subprocessen zijn activiteiten geworden.
Er worden minder managementproducten beschreven.
• Meer nadruk op het zoeken van leerpunten.
• Betere aansluiting op andere producten van OGC.
• Meer verwijzingen naar mogelijke technieken.
PRINCE2-PRINCIPES
Op maat
maken van de
projectomgeving
Voortdurendezakelijke
rechtvaardiging
Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
Leren van ervaring
Managenper fase
Manage'by exception'
Productgericht plannen
PRINCE2-PROCESSEN
Voortgang
BusinessCase
Kwaliteit
Plannen
Risico
Wijziging
PROJECT THEMA'S
OrganisatiePRINCE2-PROCESSEN
Voortgang BusinessCase
Kwaliteit
PlannenRisico
Wijziging
PRINCE2-THEMA'S
PRINCE2-PRINCIPES
Organisatie
Fig. 3.1 PRINCE2 is nu in veel sterkere mate op principes gebaseerd (Based on OGC PRINCE2 material)
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
14 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
• Acceptatie van de mogelijkheid dat een project gefaseerd wordt
opgeleverd.
3.2 Veranderingen in de manual
• De manual is van rond de 450 pagina’s teruggebracht tot ruim 330
pagina’s, hoofdzakelijk door overlappende delen te verwijderen.
• Componenten zijn thema’s geworden en zijn vóór de processen
geplaatst.
• Er zijn nog 7 thema’s. Confi guratiemanagement (Confi guration
Management) is opgenomen in het thema Wijziging (Change).
• De component Beheersinstrumenten (Controls) is het thema
Voortgang (Progress) geworden.
• De sectie Technieken is verwijderd. De technieken vormen nu een
integraal onderdeel van de betreffende thema’s.
• Het aantal processen is tot 7 teruggebracht; Planning is nu een
subproces in het thema Plannen (Plans).
• Meer aanwijzingen voor leden van de Stuurgroep (Project Board). Er is
een afzonderlijke manual voor stuurgroepleden: “Directing Successful
Projects with PRINCE2”.
• De bijlage Risicocategorieën is verwijderd.
• De bijlage Health Check per component is vervangen door een
controlelijst per proces.
3.3 Specifi eke veranderingen
Thema’s• Business Case – Het Postprojectreviewplan wordt nu Batenreviewplan
(Benefi t Review Plan) genoemd en wordt tijdens de initiatie opgesteld
en aan het eind van elke fase beoordeeld en geactualiseerd. De zakelijke
rechtvaardiging wordt gebaseerd op de vraag of het project wenselijk,
levensvatbaar of haalbaar is. Het ontwikkelpad van de Business
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
15PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
Case wordt opgesplitst in ontwikkelen, verifi ëren, onderhouden en
bevestigen. De Business Case bevat nu ook een samenvatting, negatieve
baten en batentoleranties.
• Organisatie – De vier managementlagen worden nu beschreven als
besturen, sturen, managen en opleveren. De rol van de Wijzigings-
autoriteit (Change Authority) is nu in het organogram opgenomen.
De Confi guratiebeheerder maakt nu deel uit van Projectsupport
(Project Support). In overeenstemming met MSP is de Seniorgebruiker
(Senior User) nu verantwoordelijk voor het specifi ceren van de
baten en wordt hij verantwoordelijk gehouden door het bedrijfs- of
programmamanagement om aan te tonen, dat de geprognotiseerde
baten worden gerealiseerd.
• Kwaliteit – Er is een sterkere nadruk op producten. Het kwaliteitspad
is veranderd in een kwaliteitsaudittraject met overlappende trajecten
voor kwaliteitsplanning en kwaliteitsbeheersing. De Project product-
beschrijving (Project Product Description) wordt geïntroduceerd,
waarin onder andere de kwaliteitsverwachtingen van de klant,
de acceptatiecriteria en de kwaliteitstoleranties op projectniveau
worden beschreven. Het projectkwaliteitsplan is vervangen door
de Kwaliteitsmanagementstrategie. De scope van een plan wordt
gedefi nieerd als het totale aantal van de op te leveren producten.
• Plannen – De Productbeschrijving voor het eindproduct staat
nu bekend als de Projectproductbeschrijving. Verder is er nu
een Productbeschrijving (Product Description) nodig voor alle
geïdentifi ceerde producten. De techniek voor Productgerichte Planning
(Product Based Planning) is minder voorschrijvend: “Overweeg het
gebruik van verschillende vormen of kleuren voor de verschillende
soorten producten in de productdecompositiestructuur.”
• Risico’s – Dit hele hoofdstuk is herschreven, zodat het op één lijn ligt
met M_O_R (Management of Risks). Kansen en bedreigingen worden
nu onderscheiden. De rollen van risico-eigenaar (Risk Owner) en
risico-actiehouder (Risk Actionee) worden apart gedefi nieerd.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
16 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
• Wijziging – Het Dagelijks Logboek (Daily Log) wordt nu gebruikt
om problemen of punten van zorg vast te leggen die informeel door
de Projectmanager kunnen worden opgepakt. De procedure voor
issue- en wijzigingsbeheer is geheel herzien. De procedure voor
confi guratiemanagement is geïntegreerd.
• Voortgang – Dit thema vervangt de component Beheersinstrumenten.
Alle verwijzingen naar de projectstart en de beheerste afsluiting zijn
vervallen.
Processen• Starting Up a Project / Opstarten van een Project (OP) bevat nu
het verzamelen van eerdere leerpunten vanuit vorige projecten. De
projectmanagementstructuur en de rolbeschrijvingen, de Project-
productbeschrijving en de projectaanpak maken nu deel uit van het
Projectvoorstel. Bij dit proces worden alleen het Dagelijkse Logboek en
Leerpuntenlogboek aangemaakt.
• Directing a Project / Sturen van een Project (SP) - Sturen van een
Project begint nu na Opstarten van een Project. Het proces zelf is
vrijwel niet veranderd.
• Initiating a Project / Initiëren van een Project (IP) - Initiëren van
een Project begint nu met het creëren van de Risico-, Kwaliteits-
Confi guratie- en Communicatiemanagementstrategieën (Risk,
Quality, Confi guration, Communication Management Strategy).
Ook alle registers worden in dit proces aangemaakt. Het PID wordt
nu omschreven als de Projectinitiatiedocumentatie (Project Initiation
Documentation). De PID moet aangeven hoe de PRINCE2-methode
is toegesneden op het project.
• Controlling a Stage / Beheersen van een Fase (BF) - De Issues en
risico’s verzamelen en beoordelen (Capture and Examine Issues and
Risks) zijn nu gecombineerd.
• Managing Product Delivery / Managen Productoplevering (MP) -
Dit proces is vrijwel gelijk gebleven.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
17PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
• Managing a Stage Boundary / Managen van een Faseovergang
(MF) – Het actualiseren van het Risicoregister is nu geïntegreerd in de
activiteit Business Case actualiseren (Update the Business Case). De
PID en het Batenreviewplan worden geactualiseerd. Het aanmaken
van een Leerpuntenrapport (Lessons Report) en aanbevelingen voor
vervolgacties kunnen nu deel uitmaken van dit proces.
• Closing a Project / Afsluiten van een Project (AP) – Het Leer-
punten rapport en de aanbevelingen voor vervolgacties maken nu
onderdeel uit van het Projecteindrapport (End Project Report). De
activiteit Producten overdragen (Hand Over Products) is toegevoegd.
Op maat maken PRINCE2
Dit is een nieuw hoofdstuk. Waar vroeger dit aspect afzonderlijk in de
verschillende processen werd geadresseerd, is dit nu samengebracht in één
hoofdstuk. Tevens is dit onderwerp nu sterk uitgebreid. Onderscheid wordt
gemaakt tussen implementeren van de methode in de organisatie en het
op maat maken van de methode voor een specifi ek project in een gegeven
context.
Bijlagen• Hoofdlijnen Productbeschrijvingen managementproducten –
Het aantal PRINCE2-producten is teruggebracht van 36 naar 26.
Toegevoegd is hoe de verschillende producten het beste kunnen worden
gepresenteerd.
• Rollen en verantwoordelijkheden – De rol Wijzigingsautoriteit
is toegevoegd. De rol Projectbureau is vervallen. De benodigde
competenties voor de verschillende rollen zijn toegevoegd.
• Voorbeeld productgerichte planning – Dit voorbeeld is van
de vroegere techniek productgericht plannen verhuisd naar de
appendix D. Een voorbeeld van een productdecompositie in de vorm
van een mindmap is toegevoegd.
• Begrippenlijst – De begrippenlijst is uitgebreid ten opzichte van de
vorige versie.Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
18 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
• Overige informatie – Hierin worden de websites gegeven van de
verschillende vestigingen van de APMG en andere interessante sites,
plus de verwijzingen naar de manuals op basis waarvan de methode
PRINCE2 is beschreven.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
Hoofdstuk 4PrincipesHet doel van PRINCE2 is het bieden van een generieke project-
management methode onafhankelijk van de grootte, type en complexiteit
van het project en van de omgevingsfactoren.
Dit is mogelijk omdat PRINCE2 op principes is gebaseerd, zie fi g. 4.1.
Principes worden gekenmerkt door het feit dat ze universeel, zelf-
bevestigend en bekrachtigend zijn.
4.1 Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
Het is voor elk PRINCE2-project een vereiste dat:
• De reden om het te starten kan worden gerechtvaardigd;
• De rechtvaardiging kan veranderen, maar gedurende het project de
zakelijke rechtvaardiging wel valide moet blijven;
• De rechtvaardiging wordt gedocumenteerd en goedgekeurd.
PROJECTOMGEVING
PRINCE2-PRINCIPES
Het op maat maken vande projectomgeving
Voortdurendezakelijke
rechtvaardiging Gedefinieerde rollenen verantwoordelijkheden
Leren van ervaringManagenper fase
Manage'by exception'
Productgericht plannen
Fig. 4.1 De principes van PRINCE2 Editie 2009 (Based on OGC PRINCE2 material)
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
20 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
De rechtvaardiging is de kracht achter het beslissingsproces. In PRINCE2
wordt de rechtvaardiging in de Business Case vastgelegd. Zelfs projecten
die verplicht zijn, vereisen een rechtvaardiging, ter goedkeuring van de
optie die is gekozen om aan deze verplichting te voldoen.
4.2 Leren van ervaring
De methode van PRINCE2 is gefundeerd op het leren van ervaring:
• Bij de start van het project dienen eerdere lessen te worden verzameld
om te zien of deze lessen kunnen worden toegepast.
• Gedurende de voortgang van het project dienen lessen in alle
rapportages en reviews te worden opgenomen. Het doel hiervan is om
de uitvoering van het project al tijdens de realisatie te verbeteren.
• Tijdens faseovergangen en bij het afsluiten van een project dienen de
leerpunten uit het project te worden doorgegeven aan de relevante
bedrijfs- of programmaorganisatie.
Het is ieders verantwoordelijkheid om actief leerpunten te verzamelen, in
plaats passief af te wachten totdat iemand anders ze opbrengt.
4.3 Gedefi nieerde rollen en verantwoordelijkheden
Een PRINCE2-project bevat overeengekomen rollen en
verantwoordelijkheden in een organisatiestructuur waarbinnen de bedrijfs-,
gebruikers- en leveranciersbelangen zijn vertegenwoordigd.
• Bedrijfsvertegenwoordigers stellen de doelstellingen vast en dienen
zeker te stellen, dat de investering toegevoegde waarde levert;
• Gebruikers gaan de op te leveren producten van het project gebruiken
om de overeengekomen baten te realiseren;
• Leveranciers leveren de mensen en middelen die voor het project nodig
zijn om de op te leveren producten te realiseren.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
21PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
Daarom dienen alle drie de belangen effectief in de projectorganisatie te
worden vertegenwoordigd, zowel op uitvoeringsniveau als op stuurgroep-
niveau.
4.4 Managen per fase
Een PRINCE2-project wordt fase-voor-fase gepland, bewaakt en
beheerst. Managementfasen bieden de Stuurgroep beheersing van
belangrijke beslismomenten. Managementfasen maken het ook mogelijk
werkzaamheden binnen een planningshorizon gedetailleerd te plannen,
terwijl met het Projectplan het project als totaal kan blijven worden
bewaakt. Aan het eind van elke managementfase wordt het Faseplan voor
de volgende fase opgesteld en wordt het Projectplan geactualiseerd.
PRINCE2 omvat minimaal twee managementfasen: een initiatiefase en een
uitvoeringsfase.
4.5 Managen ‘by exception’
Voor het afbakenen van de gedelegeerde verantwoordelijkheden worden
voor de verschillende prestatiedoelstellingen toleranties gedefi nieerd.
PRINCE2 maakt een effectieve aansturing mogelijk door op elk plan-
niveau specifi eke verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast te stellen
via:
• Delegeren van verantwoordelijkheden door het overeenkomen van
prestatiedoelstellingen voor tijd, geld, kwaliteit, baten en risico’s.
• Delegeren van bevoegdheden door het overeenkomen van toleranties
voor de gedefi nieerde prestatiedoelstellingen.
• Het opzetten van een borgingsmechanisme zodat elk management-
niveau er zeker van kan zijn dat overeengekomen afspraken worden
nagekomen en effectief zijn
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
22 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
Wanneer overeengekomen toleranties dreigen te worden overschreden,
dient dit onmiddellijk naar het hogere managementniveau te worden
geëscaleerd.
Management by Exception zorgt voor een effectief gebruik van directietijd
en voorkomt tijdverslindende vergaderingen waar projecten vaak onder te
lijden hebben.
4.6 Productgericht plannen
Een PRINCE2-project richt zich op het vaststellen en opleveren van
producten conform de overeengekomen kwaliteitseisen
Een succesvol project is gericht op de output, niet op de activiteit. Een
project dat op output gericht is, is er een die voorafgaand aan het uitvoeren
van de activiteiten die nodig zijn om de producten te realiseren, de op te
leveren producten overeenkomt en specifi ceert, inclusief de bijbehorende
kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria.
Het totaal van de op te leveren producten defi nieert de scope van het
project en is daarmee de basis voor de planning en beheersing van het
project.
Zonder een projectgerichte aanpak is er een grote kans op menings-
verschillen over de acceptatiecriteria, het onbeheerst wijzigen van de scope,
onvrede bij gebruikers en onderschatting van acceptatieactiviteiten.
4.7 Op maat maken voor de projectomgeving
PRINCE2 dient op maat te worden gemaakt om aan te sluiten bij zowel
specifi eke projectfactoren als omgevingsfactoren van een project:
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
23PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
• Zorg ervoor dat de projectmanagementmethode aansluit
op de projectomgeving zoals industriespecifi eke modellen,
bedrijfsstandaarden, volwassenheid van organisatie en cultuur;
• Zorg ervoor dat de projectbeheersinstrumenten gebaseerd worden op
projectfactoren zoals omvang, complexiteit, belang en risico’s.
Het op maat maken vereist een actieve beslissing over hoe de methode
toegepast gaat worden. Om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen
begrijpen hoe de methode is toegesneden op het specifi eke project in de
gegeven context, moet dit voor het betreffende project in de PID worden
vastgelegd.
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net
24 PRINCE2 Editie 2009 – Pocket Guide
Copyright protected. Use is for Single Users only via a VHP Approved License. For information and printed versions please see www.vanharen.net