Upload
others
View
13
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
PERTEMUAN KE 2 : TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan mampu memahami :
1. Menjelaskan tiga fungsi dasar yang dilaksanakan oleh SIA.
2. Mendeskripsikan dokumen dan prosedur yang digunakan dalam SIA untuk
mengumpulkan dan memproses data transaksi.
3. Mendiskusikan jenis-jenis informasi yang dapat disediakan oleh SIA.
4. Mendeskripsikan tujuan pengendalian internal dasar SIA dan menjelaskan cara
pencapaiannya.
B. URAIAN MATERI
Bab ini memberikan tinjauan menyeluruh mengenai bagaimana SIA melaksanakan tiga
fungsi dasar, yaitu:
1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara
efisien dan efektif.
2. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa data kegiatan
bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset
organisasi lainnya.
Kita mulai dengan mendiskusikan jenis-jenis dasar kegiatan bisnis organisasi, keputusan
utama yang harus dipertimbangkan ketika mengelola kegiatan tersebut dan informasi
yang dibutuhkan untuk membuat keputusan tersebut.ndalam hal ini, dapat dilihat
bahwa sifat dan tujuan organisasi mempengaruhi desai SIA. Selanjutnya, dideskripsikan
bagaimana data mengenai kegiatan bisnis dapat dikumpulkan, diproses, dan diubah
menjadi informasi yang berguna untuk manajemen.
1. KEGIATAN BISNIS DAN KEBUTUHAN INFORMASI
Untuk memutuskan sebelum membeli sebuah paket akuntansi, pertama-tama
harus memahami bagaimana perusahaan tersebut berfungsi. Hal tersebut akan
membuat kita mampu mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan untuk
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
mengelolanya secara efektif. Selanjutnya, dapat menentukan jenis data dan
prosedur yang akan diperlukan untuk mengumpulkan informasi tersebut.
Lalu membuat tabel tiga kolom untuk meringkas hasil-hasil analisi. Di kolom
sebelah kiri, diisi dengan daftar kegiatan bisnis dasar. Kemudian, di kolom bagian
tengah, diisi dengan daftar keputusan utama yang perlu dilakukan untuk setiap
kegiatan tersebut. Dan di kolom sebelah kanan diisi dengan daftar informasi yang
berguna untuk membuat keputusan. Tidak semua kebutuhan informasi yang
terdaftar di dalam kolom sebelah kanan akan dihasilkan oleh SIA. Misalnya informasi
mengenai ketentuan pembayaran barang-barang yang dibeli, akan disediakan oleh
penyedia barang (vendors). Jadi, SIA harus mampu mengintegrasikan data eksternal
dengan data yang dihasilkan secara internal agar dapat menggunakan kedua jenis
data tersebut.
Selanjutnya, memutuskan untuk mengatur ulang kegiatan bisnis yang
terdaftar dalam Tabel 2.1 menjadi kelompok transaksi yang saling berhubungan.
Banyak kegiatan bisnis organisasi yang dapat dideskripsikan sebagai pasangan
kegiatan (event) yang mencakup pertukaran memberi-menerima (give-get).
Tabel 2.1 : Tinjauan Menyeluruh Kegiatan Bisnis, Keputusan Utama, dan Kebutuhan
Infromasi
Kegiatan Bisnis Keputusan Utama Kebutuhan Informasi
Perolehan Modal
Berapa banyak?
Investasi atau pinjam? Jika
pinjam, ketentuan terbaik?
Proyeksi arus kas
Pro-forma laporan keuangan
Jadwal amortisasi utang
Perolehan gedung
dan peralatan
Ukuran gedung?
Jumlah peralatan?
Sewa tau beli?
Lokasi?
Bagaimana depresiasinya?
Kebutuhan kapasitas
Harga
Studi pasar
Tabel pajak dan peraturan
Mengontrak dan
melatihh pegawai
Persyaratan pengalaman?
Bagaimana menilai integritas
dan kompetensi pelamar?
Deskripsi kerja
Pengalaman kerja dan
keahlian pelamar
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Bagaimana melatih?
Perolehan
pesediaan
Bagaimana cara membawanya?
Berapa banyak yang perlu
dibeli?
Penjual (vendors) yang mana?
Bagaimana megelola
persediaan (penyimpanan,
kontrol, dan lain-lain)
Analisis pasar
Laporan status persediaan
Kinerja dan ketentuan
pembayaran vendor
Kegiatan
periklanan dan
pemasaran
Penjualan barang
Media yang mana?
Isi?
Penaikan (mark up)
persentase?
Penawaran kredit in house?
Kartu kredit apa yang diterima?
Analisis biaya
Jangkauan pasar
Pro-forma laporan keuangan
Biaya kartu kredit
Status kredit pelanggan
Pengumpulan
pembayaran dari
pelanggan
Jika menawarkan kredit,
bagaimana ketentuannya?
Bagaimana mengurus
penerimaan uang tunai?
Status akun pelanggan
Laporan jatuh tempo piutang
Pembayaran gaji
pegawai
Jumlah gaji?
Pemotongan dan iuran
(withholdings)?
Proses pembayaran in-house
atau menggunakan jasa luar?
Penjualan (untuk komisi)
Jam kerja (untuk pegawai
yang dibayar per jam)
Formulir pajak (Form W4)
Biaya jasa pembayaran
eksternal
Pembayaran
pajak
Persyaratan pajak atas gaji
Persyaratan pajak penjualan
Peraturan pemerintah
Total pengeluaran untuk gaji
Total penjualan
Pembayaran
penjual (vendor)
Bayar ke siapa?
Kapan membayar?
Berapa banyak yang dibayar?
Faktur dari penjual (vendor)
Utang usaha
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Pertukaran-pertukaran dasar tersebut sesuai dengan apa yang secara historis
telah disebut diklus transaksi (transaction sycles), yaitu:
� Siklus pendapatan (revenue) mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan
dalam bentuk uang tunai.
� Siklus pengeluaran (expenditure) mencakup kegiatan pembelian dan
pembayaran dalam bentuk uang tunai.
� Siklus penggajian sumber daya manusia (payroll) mencakup kegiatan
mengontrak dan menggaji pegawai.
� Siklus produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh
menjadi produk jadi.
� Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan
kreditor dan membayar mereka kembali.
Gambar 2.1 menunjukkan bagaimana berbagai siklus transaksi ini saling
berhubungan dan bertalian dengan buku besar dan sistem pelaporan, yang
digunakan untuk menghasilkan informasi bagi manajemen dan pihak-pihak
eksternal.
Dalam banyak paket software akuntansi, berbagai siklus transaksi
diimplementasikan sebagai modul yang terpisah. Setiap organisasi tidak perlu
mengimplementasikan setiap modul. Toko retail, tidak mempunyai siklus produksi
sehingga tidak perlu mengimplementasikan modul tersebut. Selain itu, beberapa
jenis organisasi memiliki keperluan yang unik. Misalnya, institusi keuangan
memerlukan siklus deposit dan pembayaran angsuran yang berhubungan dengan
transaksi yang melibatkan akun pelanggan dan pinjaman pelanggan. Sifat siklus
transaksi dapat juga berbeda antar jenis organisasi. Contohnya, siklus pengeluaran
(expenditure) perusahaan jasa, seperti akuntan publik atau firma hukum, tidak
mencakup proses transaksi yang berhubungan dengan pembelian, penerimaan, dan
pembayaran barang yang akan dijual lagi ke pelanggan.
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Gambar 2.1 : SIA dan Sub-sistemnya
2. PEMROSESAN TRANSAKSI : DOKUMEN DAN PROSEDUR
Siklus pemrosesan data (data processing cycle) terdiri dari empat langkah,
yaitu: input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output informasi.
Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. Seperti
yang diperlihatkan di Gambar 2.2, data tentang tiga sisi tiap aktivitas bisnis yang
harus dikumpulkan adalah:
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
1. Tiap kegiatan yang menjadi perhatian
2. Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
3. Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan
Berikut pengumpulan data mengenai transaksi penjualan:
� Tanggal penjualan
� Waktu terjadinya penjualan
� Karyawan yang melakukan penjualan
� Staf administrasi penjualan yang memproses penjualan tersebut
� Kasir tempat penjualan, jumlah penjualan, serta barang yang dijual
� Jumlah tiap barang yang dijual
� Harga aktual setiap barang yang dijual
� Harga yang terdaftar dari tiap barang yang dijual
Gambar 2.2 : Sisi-sisi Aktivitas Bisnis yang Harus Dikumpulkan Datanya
Diperlukan informasi tambah untuk penjualan secara kredit, seperti: instruksi
khusus pengiriman, alamat penagihan dan pengiriman pelanggan, serta nama
pelanggan.
Setiap siklus transaksi secara khusus akan memproses banyak sekali kegiatan
secara individual. Akan tetapi, sebagian besar dapat secara relatif dikategorikan ke
dalam jenis tertentu yang lebih kecil. Sebagai contoh, do toko retail, umumnya
transaksi individual diproses dalam siklus pendapatan (revenue cycle) baik tentang
penjualan barang atau jasa ke pelanggan, atau tentang penerimaan tunai dari para
pelanggan sebagai pembayaran penjualan tersebut. Tabel 2.2 menyebutkan jenis-jenis
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
aktivitas yang biasanya dilakukan untuk tiap siklus transaksi besera nama dokumen
atau formulir yang dipakai untuk mecatat data kegiatannya.
Tabel 2.2 : Kegiatan Bisnis yang Umum dan Dokumen Sumber
Kegiatan Bisnis Dokumen Sumber
Siklus Pendapatan
Menerima pesanan pelanggan
Mengirim pesanan
Menerima uang tunai
Menyimpan tanda terima tunai
Menyesuaikan akun pelanggan
Pesanan penjualan
Tanda pengiriman atau bill of lading
Laporan atau daftar pembayaran
(remittance)
Slip peyimpanan
Memo kredit
Siklus penjualan
Permintaan atas barang
Pesanan atas barang
Penerimaan atas barang
Pembayaran atas barang
Daftar permintaan barang (purchase
requisition)
Pesanan pembelian (purchase order)
Laporan penerimaan (receiving report)
Cek
Siklus Sumber Daya Manusia
Kumpulkan data iuran pegawai
Catat jam kerja pegawai
Catat waktu yang dihabiskan
untuk pekerjaan tertentu
Formulir pajak (Form W4)
Kartu jam kerja (time cards)
Catatan waktu kerja atau lembar waktu
kerja
a) Input Data
Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan dokumen sumber (source
document) untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis, dan
kemudian memindahkan data tersebut ke komputer. Akan tetapi, sekarang
sebagian besar dta tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer
melalui tampilan entry data (computer data entry screen) (Biasanya, tampilan
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
untuk entry data menyimpan nama yang sama dengan dokumen sumber manual
yang digantikannya).
Dokumenn sumber yang didesain dengan baik dan tampilan untuk entry
data akan memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencatatan data aktivitas
bisnis. Perbaikan pengendalian muncul baik dengan membeli dokumen sumber
yang sudah dicetak nomornya atau dengan mengatur sistemnya agar secara
otomatis memberikan nomor urut pada tiap transaksi baru. Pemberian nomor ini
akan menyederhanakan verifikasi bahwa setiap transaksi sudah dicatat dan tidak
ada dokumen yang salah letak. (Bayangkan jika Anda harus mencoba untuk
mencocokkan buku cek tetapi ceknya tidak diberi nomor terlebih dahulu).
Formulir yang didesain dengan baik dan tampilan entry data dapat memperbaiki
akurasi dengan cara memberikan intruksi atau saran tentang data yang harus
dikumpulkan, dengan cara pengelompokkan informasi-informasi yang secara
logika saling berhubungan, melalui pemakaian kotak yang dicawang (check-off
boxes) atau menu pull-down untuk menyajikan pilihan yang tersedia, serta
dengan cara pemakaian bayangan dan garis batas yang sesuai, untuk
memisahkan tiap data secara jelas.
Apabila dokumen manual masih harus diberikan ke pelanggan atau
pemasok, akurasi input data dan efisiensinya dapat diperbaiki lebih jauh dengan
mempergunakan dokumen turmaround, yang memuat catatan dan perusahaan
yang dikirim ke pihak eksternal, dan kemudian kembali lagi ke sistem sebagai
input. Dokumen turnaround dipersiapkan dalam yang berikutnya. Contohnya
adalah tagihan pemakaian yang dibaca oleh alat pemindai (scanning device) saat
telah dikembalikan bersama dengan pembayarannya.
Otomatisasi dokumen sumber (source data automation) juga merupakan
cara untuk memperbaiki akurasi dan efisiensi input data. Alat otomatisasi
dokumen sumber akan mencatat data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca
komputer pada waktu dan tempat terjadinya transaksi. Contoh adalah ATM yang
dipakai oleh bank, pemindai (scanner) point-of-sale (POS) yang dipakai di toko
retail, serta pemindai kode bar (bar code scanner) yang dipakai di gudang.
b) Pemrosesan Data
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya
biasanya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah
disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan
tersebut dan para pelaku yang terlibat di dalam aktivitas tersebut. sebagai
contoh, data tentang transaksi penjualan akan menimbulkan proses pembaruan
informasi persediaan, yaitu untuk mengurangi jumlah persediaan barang yang
dijual, dan juga pembaruan saldo pelanggan. Proses pembaruan ini dapat
dilakukan baik secara periodik, contohnya sekali sehari atau sekali seminggu,
atau dilakukan secara langsung setelah terjadinya suatu transaksi.
Proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang
sumber daya dan pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch; proses
pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi,
dinamakan proses on-line atau real-time. Proses batch adalah metode warisan
yang terus diperginakan untuk beberapa aplikasi, seperti penggajian, yang
memang dilakukan setiap periode tertentu saja. Kelemahan yang nyata terlihat
dari proses batch ini adalah data yang terakhir dan akurat hanya setelah proses
pembaruan secara batch. Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang beralih ke
proses on-time, real-time untuk sebagian besar aplikasinya. Entry data secara on-
line lebih akurat daripada proses pembaruan secara batch, karena sistem dapat
menolak entry data yang tidak lengkap atau salah, dan karena data dimasukkan
saat terjadinya transaksi, maka kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki.
Proses real-time memastikan bahwa informasi yang disimpan selalu informasi
terkini, hingga dapat meningkatkan kegunaan informasi dalam pengambilan
keputusan.
Bahkan, banyak perusahaan yang sekarang mempergunakan proses on-
line, real-time karena keunggulan kompetitif yang ditawarkannya. Sebagai
contoh, beberapa tahun yang lalu Federal Express memperbarui pernyataan
misinya dengan memasukkan kata-kata “Pengendalian yang formal atas tiap
paket akan dipertahankan dengan cara memakai sistem pelacakan dan
penelusuran real-time secara elektronis.” Sistem on-line, real-time perusahaan
tersebut dapat memberitahukan dengan tepat lokasi setiap paket dan
memperkirakan waktu kedatangannya. Federal Express juga memberi para
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
pelanggannya software yang memungkinkan mereka melacak bingkisan mereka
sendiri.
c) Penyimpanan Data
Bayangkan betapa sulitnya membaca sebuah buku teks jika tidak diatur
dalam bab, bagian, paragraf, dan kaliamt. Untungnya, sebagian besar buku teks
dan file perusahaan diatur agar bisa ditelusuri kembali dengan mudah. Demikian
halnya dengan SIA. Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah
dan efisien. Bagian ini menjelaskan tentang konsep dasar penyimpanan data
serta serbagai definisi, dengan mempergunakan informasi piutang sebagai
contoh.
Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas
adalah pegawai, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki
atribut, atau karakteristik khusus yang harus disimpan. Tarif pembayaran seorang
pegawai dan alamat pelanggan adalah contoh-contoh atribut. Sebagai contoh,
semua pegawai memiliki nomor pegawai, tarif pembayaran, dan alamat rumah.
Akan tetapi, nilai data yang terinci tentang atribut-atribut tersebut akan berbeda
antar-entitas. Sebagai contoh, tarif pembayaran seorang pegawai adalah sebesar
$8,00, sementara tarif pegawai yang lain adalah sebesar $8,25
Nilai data disimpan dalam ruang fisik (physical space) yang disebut field.
Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribut
dari entitas yang sama membentuk catatan (record). Record yang saling
berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file. Sebagai contoh, seluruh
record piutang pelanggan disimpan di dalam file piutang. File yang saling
berhubungan, dan dikoordinasi dari pusat disebut dengan database. Sebagai
contoh, file piutang dapat dikombinasikan dengan file pelanggan, analisis
penjualan, dan dile-file terkait lainnya untuk membentuk database pelanggan.
Di SIA, file yang digunakan untuk menyimpan informasi kumulatif
tentang sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger. Buku besar
(general ledger) memasukkan data dalam bentuk rekapitulasi untuk tiap akun
aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan biaya (expense) organisasi. Buku
pembantu (subsidiary ledger) mencatat data rinci untuk akun yang memiliki
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
banyak sub-akun terpisah. Buku pembantu umumnya dipergunakan untuk
piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.
Akun buku besar yang sesuai dengan buku pembantu dinamakan akun
pengendali. Hubungan antara akun pengendali buku besar dengan saldo tiap
akun di buku pembantu, memainkan peranan penting dalam memelihara akurasi
yang disimpan di SIA. Setiap akun buku besar diberi nomor tertentu. daftar akun
(chart of account), adalah daftar akun-akun buku besar yang dipergunakan
organisasi. Struktur daftar akun adalah salah satu dari aspek-aspek terpenting
SIA, karena dapat mempengaruhi persiapan laporan keuangan. Data yang
disimpan dalam akun individual dapat dengan dijumlahkan untuk disajikan di
laporan, tetapi, data yang disimpan dalam akun rekapitulasi tidak dapat dengan
mudah dipisah-pisahkan dan dilaporkan secara lebih terinci. Konsekuensinya,
merupakan hal yang penting dalam daftar akun untuk memiliki rincian yang
cukup memenuhi kebutuhan informasi organisasi.
3. MENYEDIAKAN INFORMASI UNTUK PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Fungsi kedua SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan bagi manajemen. Walaupun informasi yang disediakan
dalam bentuk laporan tercetak atau dalam bentuk tampilan komputer, informasi
yang disediakan SIA terbagi da;am dua kategori, yaitu: laporan keuangan dan laporan
manajerial. Laporan keuangan sebenarnya didesain bagi pihak luar dalam mengambil
keputusan untuk memberikan kredit atau berinvestasi dalam organisasi. Mata kuliah
akuntansi dan keuangan Anda lainnya berfokus pada laporan keuangan secara
terinci. Oleh karena itu, bagian ini memberikan gambaran umum tentang beberapa
jenis laporan manajerial yang harus disediakan oleh SIA.
a) Laporan Manajerial
SIA suatu oraganisasi harus dapat menyediakan informasi operasional terinci
tentang kinerja organisasi. Baik ukuran keuangan tradisional maupun data
operasional sering kali dibutuhkan untuk melakukan evaluasi kinerja dengantepat
dan lengkap.
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Sebagian besar dokumen sumber mencatat baik data keuangan maupun
operasioanal dari interaksi bisnis. Kuncinya adalah mendesain SIA agar kedua jenis
data tersebut disimpan sedemikian rupan hingga dapat memfasilitasi integrasi
keduanya dalam laporan. Dahulu, sebagian besar SIA gagal dalam hal ini karena
mereka sebelumnya didesain untuk mendukung persiapan laporan keuangan,
bukan untuk kebutuhan pengambilan keputusan manajemen internal.
Akuntan perusahaan juga harus mengetahui cara untuk mengatur kembali
data dari hasil internal yang telah ada sebelumnya, dan menyajikannya
sedemikian rupa hingga membuka pandangan baru atas hasil-hasil operasi
perusahaan. Sebagai contoh, inovasi adalah salah satu kebutuhan penting bagi
perkembangan berkelanjutan dalam jangka panjang. Salah satu cara perusahaan
mengukur keberhasilan inovasi adalah dengan melacak dan melaporkan
persentase pendapatan penjualan yang dihasilkan produk baru tersebut.
b) Laporan Anggaran dan Kinerja
Terdapat dua jenis laporan manajerial yang penting, yaitu laporan anggaran
dan kinerja. Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan.
Salah satu jenis yang paling umum dan penting dari anggaran adalah anggaran
kas. Anggaran kas memperlihatkan perkiraan arus masuk dan keluar. Informasi ini
penting terutama untuk permasalahan kecil, karena masalah dalam arus kas
adalah penyebab utama kegagalan perusahaan kecil. Anggaran kas dapat
memberikan peringatan dini adanya masalah dalam arus kas pada saat yang
tepat, hingga memungkinkan diambilnya tindakan korektif.
Anggaran adalah alat perencanaan keuangan. Laporan kinerja, sebaliknya,
dipergunakan untuk pengendalian keuangan. Laporan kinerja merinci anggaran
dan jumlah sebenarnya pendapatan dan pengeluaran, serta menunjukkan pula
penyimpangan atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut. akan tetapi,
jumlah yang dianggarkan adalah perkiraan; konsekuensinya, hampir selalu dapat
dipastikan akan ada penyimpangan dari tiap poin di laporan kinerja. Oleh karena
itu, prinsip manajemen dengan pengecualian (by exception) harus digunakan
untuk mengartikan penyimpangan tersebut. apabila laporan kinerja menunjukkan
bahwa kinerja yang aktual sesuai atau hampir sesuai dengan jummlah yang
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
dianggarkan, manajer dapat berasumsi bahwa situasi dapat dikendalikan dann
tidak perlu mengambil tindakan tertentu. sebaliknya, penyimpangan yang
signifikan dari jumlah yang dianggarkan, baik negatif maupun positif arahnya,
menandakan perlunya penyelidikan penyebab ketidaksesuaian, serta perlunya
mengambil langkah apapun yang dapat mengatasi masalah tersebut.
c) Implikasi Perilaku dari Laporan Manajerial
Berdasarkan pepatah lama, pengukuran mempengaruhi perilaku. Jika
diterapkan dalam bisnis, hal ini berarti karyawan cenderung untuk memusatkan
usaha mereka terutama pada tugas-tugas yang diukur dan dievaluasi. Hal ini
dapat berarti baik atau buruk, tergantung pada sifat dasar hubungan antara
perilaku yang diukur dengan tujuan umum perusahaan.
Anggaran seringkali dapat menimbulkan perilaku disfungsional. Sebagai
contoh, apabila suatu anggaran tidak memperhitungkan semua dana yang
dibutuhkan untuk membeli perlengkapan yang dibutuhkan untuk memenihi
tujuan kinerja, maka manajer akan mencoba untuk menyewa perlengkapan
tersebut. Solusi ini memungkinkan mereka untuk memenuhi target kinerja
mereka dan masih tetap berada dalam batas anggaran. Akan tetapi, situasi dapat
berakhir dengan membebani perusahaan untuk membayar lebih daripada jika
perusahaan membeli perlengkapan tersebut sekaligus.
4. PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN PENGEDALIAN INTERNAL
Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai
untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut:
1. Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan.
2. Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilakukan dilaksanakan dengan efisien dan
sesuai dengannya.
3. Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.
a) Dokumentasi yang Memadai
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
Dokumen yang memadai semua transakasi bisnis adalah kunci akuntabilitas.
Dokumentasi memungkinkan para manajer memverifikasi bahwa tanggung jawab
yang diberikantelah dilakukan dengan benar.
Dokumen dan catatan yang disesain dengan baik dapat membantu organisasi
untuk secara cepat mengidentigikasi masalah yang mungkin muncul. Sebagai
contoh, kekosongan dalam urutan dokumen sumber yang sudah dikerjakan
menandakan bahwa berapa dokumen telah ditaruh ditempat yang salah. Dalam
kasusu ini, ada kemungkinan beberapa transaksi belum dicatat. Kekosongan
seperti ini juga merupakan tanda keberadaan masalah yang lebih serius. Dokumen
dan catatan yang memadai juga dapat memastikan bahwa organisasi dapat
menjaga komitmennya.
Deskripsi prosedur tugas yang ditulis dengan memadai juga merupakan hal yang
penting.
b) Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa
pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi. Tujuannya adalah mencegah
seorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi
bisnis. Contoh yang konkret adalah, fungsi pengesahaan transaksi, mencatat
transaksi, serta penjagaan aset,harus dilakukan dengan orang yang berbeda.
Pemisahaan ketiga tugas ini membantu penjagaan aset dan meningkatkan akurasi,
karena setiap pegawai dapat melihat dan karenanya, dapat membatasi tindakan
pegawai lainnya. Pemisahaan tugas yang efektif akan mempersulit seorang
pegawai untuk dapat mencuri uang tunai atau aset lainnya.
Pemisahaan tugas penting terutama dalam aktivitas bisnis yang melibatkan
penerimaan atau pengeluaran uang kas, karena kas dapat dengan mudah dicuri.
Sebagai contoh, dalam proses penerimaan kas dari pelanggan, harus ada pegwai
yang bertanggung jawab untuk menerima dan menyimpan penerimaan tersebut
(fungsi penjagaan), dan harus ada pegawai lain yang bertanggung jawab untuk
memperbarui catatan piutang (fungsi pencatatan). Sebaliknya, pegawai yang
melaksanakan kedua fungsi tersebut dapat menyelewengkan pembayaran
pelanggan untuk pemakaian pribadi, dan menyembunyikan pencurian tersebut
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
dengan cara merekayasa akun terkait. Begitu pula dalam hal pengeluaran kas,
harus ada pegawai yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan
menyetujui cek pembayaran (fungsi otorisasi), dan harus ada pegawai lain yang
bertanggung jawab untuk menandatangani dan selajutnya mengirimkan cek
tersebut (fungsi penjagaan).
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
C. LATIHAN SOAL/TUGAS
PERTEMUAN KE-2 : TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS
Nama : ______________________________________ )*
NIM : ______________________________________ )*
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Dosen : ______________________________________
)* Diisi oleh Mahasiswa
PETUNJUK:
• Bacalah materi pertemuan ke-2,dengan topik : “Tinjauan Menyeluruh Proses Bisnis”.
• Jawablah pertanyaan di bawah ini secara berurutan.
PERTANYAAN:
1. Jelaskan pengetian dari
a) File
b) Record
c) Field
d) Atribut
2. Yang merupakan cara terbaik untuk mengimbangi pemisahan tugas yang
tidak memadai adalah…
3. Apa saja yang termasuk dalam funsi SIA? Sebutkan…
4. Memcatat informasi tentang sumber daya yang dipengaruhi, mencatat
pelaku yang terlibat didalamnya, dan mencatat fakta-fakta tiap kegiatan saat
kegiatan tersebut terjadi, disebut…
5. Berikan contoh fungsi SIA dalam Menyediakan Informasi untuk Pengambilan
Keputusan….
Modul Sistem Informasi Akuntansi
S1 Ekonomi Akuntansi Universitas Pamulang
D. DAFTAR PUSTAKA
Referensi buku:
1. James A hall , Accounting Information System , penerbit salemba empat
2. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014.
3. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.
4. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, 2014.
5. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, 2015.