PRINCIPALES DOCUMENTOS DE GESTION EMPRESARIAL

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

• El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel de puestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

¿Qué pretende el Manual de Organizaciones y Funciones?

• Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente.

• Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto.

. ¿Cómo elaboramos el Manual de Operaciones y Funciones?

• - Una de las primeras acciones antes de realizar el análisis de cargo es constituir el equipo técnico que va a elaborar el MOF.

EQUIPO TECNICO

EL EQUIPO DEL PERSONAL

EL EQUIPO DE AREA DE REALIZACION

LOS TRABAJADORES

Pasos para realizar un análisis de cargo

• Análisis de relaciones de jerarquía y coordinaciones

• Análisis desde los objetivos institucionales• . Elaborar la descripción del puesto• . Revisión del análisis con los participantes

¿Por qué es importante el MOF?

• Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia.

• Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico.

• Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano.

• Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF

• Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos

Lineamientos para la formulación del ROF

• a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgánica.b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento.c. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando generar valor en los procesos.d. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos, económicos y tecnológicos.e. Contener información por lo menos sobre:

• - Unidades Orgánicas.• - Cadena de mando.• - Funciones de las unidades orgánicas.• - Relaciones funcionales previstas.• - Atribuciones específicas.

Contenido del ROF• 1. Índice

2. Introducción3. Generalidades4. Titulo Primero: De la Naturaleza, Finalidad, Objetivos y funciones Generales 5. Titulo Segundo

Las funciones deben precisar:• a) La atribución, facultad nivel de intervención (normar, regular, supervisar, coordinar,

ejecutar).• b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribución (Educación de adultos, programas

de vacunación, rol de vacaciones, etc.);• c) El ámbito institucional o territorial sobre el cual se actúa (Sector, Ministerio, Institución

Nacional, Regional, Local, etc.).• d) La formulación de las funciones deben delimitar los campos de acción de las diferentes

áreas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.• e) Dicha descripción debe orientarse a permitir que los órganos cumplan con los propósitos

de planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control de sus actividades.• f) Su redacción considera el verbo en infinitivo.

. Titulo Tercero: De las Relaciones Interinstitucionales

• Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los fines que persigue.

. Titulo Cuarto: Disposiciones Complementarios, Transitorias y Finales

• - Se consignará con precisión él o los regímenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores.

• - Consignar los recursos con que contará el organismo, con precisión de sus pautas, así como el origen de su patrimonio.

• - Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicación de las normas establecidas en los rubros anteriores.

• - Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementación de la Entidad.

• - Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas.

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO (RIT)

• El Reglamento Interno de Trabajo es una norma elaborada por la empresa en donde determina las condiciones que deben sujetarse todos los trabajadores sean estos empleados u obreros, es decir en este documento los empleadores consignarán las condiciones o reglas de una empresa.

• Las empresas que cuenten con más de 100 trabajadores, sea cual fuere su modalidad contractual, están obligadas a contar con un Reglamento Interno de Trabajo.

Contenido de un Reglamento interno de Trabajo

• La hora de ingreso de los trabajadores• Las Jornadas y horarios de trabajo.• El tiempo de alimentación principal.• Normas de control de asistencia al trabajo.• Normas de permanencia en el puesto de trabajo, permisos, licencias,

inasistencia.• Descansos semanales.• Derechos y Obligaciones del empleador• Derechos y Obligaciones de los trabajadores.• Normas relacionadas al fomento y mantenimiento de la armonía.• Medidas disciplinarias (sanciones).• Persona o dependencia encargada de atender asuntos laborales.• Disposiciones de Seguridad y Salud en el trabajo.• Otras disposiciones que disponga el empleador.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

Utilidad

• Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Conformación Del Manual

• A) IDENTIFICACIÓN• Este documento debe incorporar la siguiente información:• Logotipo de la organización.• Nombre oficial de la organización.• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe

anotarse el nombre de la misma.• Lugar y fecha de elaboración.• Número de revisión (en su caso).• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo

lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.

• B) ÍNDICE O CONTENIDO• Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte

del documento.• C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN• Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación

e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

• D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS• Explicación del propósito que se pretende cumplir con los

procedimientos.• Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de

trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;

• E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

• Esfera de acción que cubren los procedimientos.• Dentro de la administración pública federal los procedimientos

han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.

• F) RESPONSABLES• Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los

procedimientos en cualquiera de sus fases

• G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN• En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos

generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

• H) CONCEPTO (S)• Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en

el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

LA COMUNICACIÓN INTERNA

• La comunicación interna existe en todas las organizaciones, ya sea de manera formal o informal. Por este motivo, una correcta comunicación interna es imprescindible para un excelente desarrollo empresarial, que permita facilitar a los trabajadores toda la información necesaria para un buen desempeño en su trabajo y crear, de esta forma, un clima laboral adecuado.

Es necesario entender las nuevas tecnologías como apoyo y cambio en este nuevo concepto de comunicación interna; tanto para grandes empresas como medianas y pequeñas. Con ello lograremos:• Establecer líneas de comunicación internas.• Conocer los programas de acogida para las nuevas incorporaciones.• Informar a los trabajadores sobre lo que ocurre en la empresa.• Hacer partícipes a los trabajadores de las decisiones, proyectos,

actualizaciones e iniciativas en la empresa.• Crear una mayor motivación por parte de los trabajadores.• Dar a conocer nuevos programas formativos.• Evitar confusiones.• Mejorar el clima laboral.• Crear imagen corporativa y de esta forma fortalecer los lazos con los

clientes.• Mejorar la implicación de los trabajadores en la organización.

Consejos para lograr una buena comunicación interna

• La comunicación interna va más allá de las políticas de Recursos Humanos.

• Aunque esto puede parecer obvio, los últimos estudios del mercado destacan que la mayoría de los trabajadores se sienten informados cuando saben cómo va su empresa más que cuando le comunican la subida económica anual o la puesta en marcha de un plan de igualdad.

• La coordinación entre los departamentos de Comunicación externa, Marketing y Recursos Humanos es el primer paso.

Relaciones exteriores y comunitarias

• ¿Qué son los recursos externos?• Un recurso externo es un tipo de recurso único que

no almacena directamente información de cuentas de usuario. Se trata de un recurso ajeno a las labores de Identity Manager. ¿Por qué utilizar recursos externos?

• El uso de Identity Manager para abastecer recursos externos le permite notificar las solicitudes pendientes a uno o varios abastecedores, con información detallada sobre lo que se debe abastecer.

SHAM- Seguridad Higiene y Medio Ambiente

• Seguridad e Higiene: • Medio Ambiente:• Estudio de Impacto Ambiental:– El estudio de impacto ambiental debe contener :– Descripción del proyecto– Impactos ambientales significativos– Plan de manejo de mitigación– Plan de monitoreo– Marco legal, institucional y de políticas