HANJAR DIKLAT ALIH GOLONGAN II KE GOLONGAN III.REFERENSI

RUANG LINGKUP

A. PENDAHULUAN.B. KONSEP DASAR KOORDINASI DLM ORGANISASI .C. PRINSIP, TEKNIK, JENIS &INSTRUMEN KOORDINASI .;D.PRINSIP DAN TEKNIK KOORDINASI;D. EVALUASI AKHIR PELAJARAN.E. PENUTUP.

2

KONSEP DASAR KOORDINASI DALAM ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

ARTI STATIS ORGANISASI ADALAH WADAH KERJASAMA SEKELOMPOK ORANG UNTUK MENCAPAI TUJUAN TERTENTU; ARTI DINAMIS ORGANISASI ADALAH SEBUAH SISTEM ATAU KEGIATAN SEKELOMPOK ORANG UNTUK MENCAPAI TUJUAN TERTENTU; DENGAN UNSUR-UNSUR SEPERTI TERSEBUT DIATAS, MAKA ORGANISASI DAPAT DIDEFINISIKAN SEBAGAI SUATU SISTEM SOSIAL YANG ANGGOTANYA SAMA-SAMA MEMILIKI VISI SERTA MISI TERTENTU, SERTA MEMILIKI KEDUDUKAN YANG JELAS SECARA STRUKTURAL DAN TERIKAT OLEH FORMALITAS TERTENTU UNTUK MELAKSANAKAN PROSES TERTENTU DENGAN MELAKUKAN HUBUNGAN KERJA DENGAN MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER ENERGI SECARA EFISIEN GUNA MENGHASILKAN BENDA DAN/ATAU JASA DALAM MENCAPAI TUJUANNYA.

3

UNSUR-UNSUR ORGANISASI

DALAM HAL INI ADA BEBERAPA UNSUR DALAM ORGANISASI YAITU:

PERSONAL (ANGGOTA ORGANISASI), VISI YANG SAMA DARI SETIAP ANGGOTA, SERTA TUJUAN YANG INGIN DICAPAI, MISI SEBAGAI TUGAS UTAMA DARI ORGANISASI, WEWENANG ORGANISASI, WEWENANG UNIT DAN TIAP PEJABAT, STRUKTUR YANG MEMBERI BENTUK PADA ORGANISASI, HUBUNGAN KERJA ANTAR UNIT DAN ANTAR PEJABAT DALAM ORGANISASI, FORMALITAS ATAU ATURAN TERTULIS YANG MENGIKAT SETIAP ORANG, SUMBER-SUMBER ENERGI YANG MENIMBULKAN GERAK ORGANISASI, DAN PROSES YANG DILAKUKAN OLEH SELURUH UNIT MAUPUN ANGGOTA YANG BIASANYA DISEBUT ADMINISTRASI.

4

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI .

AGAR ORGANISASI BERJALAN SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN, MAKA DIPERLUKAN PRINSIP-PRINSIP ORGANISAI SEBAGAIMANA TERSEBUT DI BAWAH INI:

PERUMUSAN TUJUAN (FORMULATION OF THE OBJECTIVE); PEMBAGIAN PEKERJAAN (DIVISION OF WORKS); PELIMPAHAN WEWENANG (DELEGATION OF AUTHORITY); RENTANGAN PENGENDALIAN (SPAN OF CONTROL); TINGKATAN HIERARKHIS (LEVEL OF HIERARKHIS)

5PENGERTIAN KOORDINASI

KOORDINASI SALAH SATU BENTUK HUBUNGAN KERJA YANG MEMILIKI KARATERISTIK KHUSUS. KARAKTERISTIKNYA ANTARA LAIN HARUS ADANYA INTEGRASI SERTA SINKRONISASI ATAU ADANYA KETERPADUAN, KEHARMONISAN, SERTA ARAH YANG SAMA. PENTINGNYA KOORDINASI INI AGAR ORGANISASI DAPAT MENCIPTAKAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI. HAL INI BERARTI BAHWA TUJUAN ORGANISASI DAPAT TERCAPAI SERTA DALAM PENCAPAIANNYA DIMANFAATKAN SEMUA SUMBER DAYA SECARA HEMAT DAN EKONOMIS

KOORDINASI INI JUGA PERNAH DIATUR DALAM PERATURAN PEMERINTAH (PP) NOMOR 6 TAHUN 1988 TENTANG KOORDINASI KEGIATAN INSTANSI VERTIKAL DI DAERAH. DI DALAM PP INI DIKEMUKAKAN ADANYA KOORDINASI INSTANSIONAL,FUNGSIONAL DAN KOORDINASI TERITORIAL

BERDASARKAN TEORI-TEORI MANAJEMEN. ADA BEBERAPA DEFINISI ATAU KONSEPSI TENTANG KOORDINASI YANG DIBERIKAN OLEH PARA PAKAR DAN PENULIS BUKU SEBAGAI BERIKUT:

MENURUT WILLIAM H. NEWMAN TENTANG KOORDINASI MENYEBUTKAN BAHWA ”IN ADMINISTRATION, COORDINATION DEALS WITH SYNCHRONIZING AND UNIFYING THE ACTION OF A GROUP OF PEOPLE”. (DI DALAM ADMINISTRASI, KOORDINASI BERSANGKUT PAUT DENGAN PENYERASIAN SERTA PENYATUAN TINDAKAN DARI SEKELOMPOK ORANG).

MENURUT GEORGE R. TERRY ”COORDINATION IS THE ORDERLY SYNCHRONIZATION OF EFFORTS TO PROVIDE THE PROPER AMOUNT, TIMING, AND DIRECTING OF EXECUTION RESULTING IN HARMONIOUS AND UNIFIED ACTION TO A STATED OBJECTIVES”. (KOORDINASI ADALAH PENYERASIAN YANG TERATUR USAHA-USAHA UNTUK MENYIAPKAN JUMLAH YANG COCOK MENURUT MESTINYA, WAKTU DAN PENGARAHAN PELAKSANAAN HINGGA MENGHASILKAN TINDAKAN-TINDAKAN HARMONIS DAN TERPADU MENUJU SASARAN YANG TELAH DITENTUKAN).

MENURUT JAMES AF STONER MENGEMUKAKAN DALAM BUKUNYA YANG BERJUDUL “MANAJEMEN” (1994) BAHWA: KOORDINASI ADALAH PROSES PEMADUAN SASARAN DAN KEGIATAN DARI UNIT-UNIT KERJA (BAGIAN-BAGIAN ATAU BIDANG-BIDANG FUNGSIONAL) YANG TERPISAH UNTUK DAPAT MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI SECARA EFEKTIF.

6

MENURUT PERATURAN PERUNDANGAN NOMOR 6 TAHUN 1988 TENTANG KOORDINASI KEGIATAN INSTANSI VERTIKAL DI DAERAH ADALAH : ”UPAYA YANG DILAKSANAKAN OLEH KEPALA WILAYAH GUNA MENCAPAI KESELARASAN, KESERASIAN DAN KETERPADUAN BAIK PERENCANAAN KEMAMPUAN PELAKSANAAN TUGAS SERTA KEGIATAN SEMUA INSTANSI VERTIKAL, DAN ANTARA INSTANSI VERTIKAL DENGAN DINAS DAERAH AGAR TERCAPAI HASIL GUNA DAN DAYA GUNA YANG SEBESAR-BESARNYA.

BERDASARKAN PENGERTIAN DAN BATASAN TERSEBUT DI ATAS, MAKA JELAS BAHWA KOORDINASI DAPAT DIARTIKAN SEBAGAI ”UPAYA DAN PROSES MEMADUKAN KEGIATAN. SEBAGAIMANA YANG DINYATAKAN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA DALAM BUKU ”SISTEM ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA” (2004) MENGURAIKAN KOORDINASI ”PADA HAKIKATNYA MERUPAKAN UPAYA MEMADUKAN (MENGINTEGRASIKAN), MENYERASIKAN DAN MENYELARASKAN BERBAGAI KEPENTINGAN DAN KEGIATAN YANG SALING BERKAITAN BESERTA SEGENAP GERAK, LANGKAH DAN WAKTUNYA DALAM RANGKA PENCAPAIAN TUJUAN DAN SASARAN BERSAMA”.

MENURUT MARY PARKER FOLLETT MERUPAKAN ”THE CENTRAL CORE OF MANAGEMENT”, YAITU SEBAGAI INTI DARI MANAJEMEN. KARENA SEMUA TUGAS MANAJER PADA DASARNYA TERTUJU PADA MENCIPTAKAN KOORDINASI. DISUSUNNYA RENCANA TIADA LAIN AGAR ADA KOORDINASI ANTAR UNIT, DISUSUNNYA ORGANISASI DENGAN SUATU SPAN OF CONTROL TERTENTU AGAR MEMUDAHKAN KOORDINASI, KOMUNIKASI, KEPEMIMPINAN DAN PENGAWASAN PADA DASARNYA JUGA UNTUK MENCIPTAKAN KOORDINASI.

SEJALAN DENGAN FOLLETT, JUGA HAROLD KOONTZ DAN CYRILL QI DONNELL, MENGATAKAN BAHWA ”COORDINATION IS THE ESSENCE OF MANAGERSHIP”, SEBAB PADA DASARNYA FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN ADALAH DALAM RANGKA TERCIPTANYA KOORDINASI DAN KOORDINASI HARUS MENJADI LANDASAN SETIAP FUNGSI MANAJEMEN. KARENA ITULAH PULA BANYAK PENULIS YANG MEMASUKKAN KOORDINASI DI DALAM DEFINISI MANAJEMENNYA, SEPERTI MISALNYA DANN SUGANDHA DAN DESI FERNANDA YANG MERUMUSKAN BAHWA ”MANAGEMENT IS COORDINATING PEOPLE THROUGH PEOPLE TOWARD DESIRED OBJECTIVES”. PEOPLE MERUPAKAN SINGKATAN DARI PLANNING, EXECUTING, ORGANIZING, PERSUANDING, LEADING DAN EVALUATING.

PRINSIP, TEKNIK, JENIS DAN INSTRUMEN KOORDINASI

PRINSIP-PRINSIP KOORDINASI

SEBAGAI PEDOMAN DALAM MELAKSANAKAN KOORDINASI MAKA ADA BEBERAPA PRINSIP SEBAGAI BERIKUT:

ADANYA WEWENANG FORMAL DARI KOORDINATOR. ADANYA SALING MENGHORMATI WEWENANG ANTARA PEMIMPIN UNIT DENGAN KOORDINATOR SERTA ANTAR MANAJER YANG MELAKUKAN KERJASAMA SECARA TERKOORDINAS. SEDINI MUNGKIN DILAKUKAN YAITU SEJAK DIMULAINYA PERENCANAAN KERJA YANG MEMERLUKAN KOORDINASI DENGAN MENGAJAK SEMUA PIHAK UNTUK MENELAAH BERSAMA SERTA MENYESUAIKAN PELAKSANAAN RENCANA TERSEBUT DENGAN RENCANA UNITNYA MASING-MASING. TERBUKA, SALING BERKOMUNIKASI DALAM MENYAMPAIKAN DAN MENERIMA INFORMASI YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN RENCANA TERMASUK MASALAH-MASALAH YANG ADA UNTUK DITANGANI BERSAMA. DIMILIKINYA ALAT DAN METODA KOORDINASI AGAR KOORDINASI INI EFEKTIF.

8

DIDUKUNG OLEH SEMUA SUMBER YANG ADA SECARA TEPAT SEHINGGA KOORDINASI MENJADI LEBIH EFEKTIF. SEMUA PIHAK HARUS BERPEGANG PAA FUNGSI DAN WEWENANG MASING-MASING BAIK SEBAGAI KOORDINATOR MAUPUN UNIT YANG DIKOORDINASIKAN. KOORDINASI HARUS DIMULAI SEJAK AWAL MULAI DARI PENETAPAN SASARAN, PENENTUAN KEBIJAKAN, PERENCANAAN MAUPUN PENJADUALAN PELAKSANAAN. KOORDINASI HARUS ADA PADA SETIAP PALAKSANAAN FUNGSI MANAJEMEN SERTA PELAKSANAAN OPERASIONALNYA. HARUS TELAH DITETAPKAN WAKTU-WAKTU YANG TEPAT KEGIATAN KOORDINASI SECARA BERKALA, YANG TERUS MENERUS DILAKUKAN DALAM PROSES PENCAPAIAN SASARAN ATAU TUJUAN BERSAMA. PEDOMAN TATALAKSANA KOORDINASI HARUS DIRUMUSKAN SECARA TERTULIS SEBAGAI PEDOMAN BAGI SETIAP ORANG YANG BERPARTISIPASI MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITETAPKAN BERSAMA. ADAPUN PRINSIP-PRINSIP KOORDINASI YANG DIKEMUKAKAN OLEH PAKAR LAINNYA DALAM ORGANISASI ADALAH SEBAGAI BERIKUT:

HARUS BERPEGANG PADA WEWENANG FORMAL DAN DIDUKUNG DENGAN KEMAUAN DARI SEMUA PIHAK. KOORDINASI DIMULAI DARI TAHAP DINI, YAITU SEJAK SEBELUM PERUMUSAN KEBIJAKAN. HARUS TERJADI ADANYA KOMUNIKASI TIMBAL BALIK. HARUS SELALU MEMPERHATIKAN FAKTOR – FAKTOR YANG SANGAT MEMPENGARUHI TERCIPTANYA KOORDINASI. KOORDINASI HARUS DILAKUKAN SECARA TERUS MENERUS. TENTUKAN BENTUK YANG DIGUNAKAN. ADANYA PEDOMAN ATAU PETUNJUK UNTUK PELAKSANAAN

9

UNTUK LEBIH MUDAHNYA MENGINGAT PRINSIP-PRINSIP TERSEBUT DI ATAS, DAPAT PENULIS URAIKAN SEBAGAI BERIKUT :

K ESAMAAN PERSEPSI, SALING PENGERTIAN DAN SALING HORMATI ANTARA KOORDINATOR DENGAN YANG DIKOORDINASIKAN SANGAT PERLU DIBINA.O BYEK ATAS SASARAN YANG MENJADI ACUAN KOORDINASI HARUS YANG DITERIMA SEMUA PIHAK.O RIENTASI PERILAKU DAN TINDAKAN SEMUA PIHAK PADA SASARAN SECARA TERPADU.R ANCANG PERTEMUAN BERKALA GUNA MEMONITOR KEMAJUAN DAN PENANGANAN MASALAH.D ORONG SEMANGAT KERJA SAMA DAN ETOS KERJA SEMUA PIHAK GUNA MENGEFEKTIFKAN KEGIATAN BERSAMA.I NTENSIFKAN PEMECAHAN MASALAH-MASALAH PENGHAMBAT KOORDINASI.N ASIHATI DAN ARAHKAN SERTA BILA PERLU NEGOSIASIKAN AGAR TINDAKAN-TINDAKAN YANG MENYIMPANG TETAP TERARAH PADA SASARAN ATAU TUJUAN.A RAHKAN SEMUA POTENSI SUMBER DAYA HANYA KEPADA SASARAN YANG TELAH DITENTUKAN.S EMPURNAKAN SISTEM KERJA DAN SEDERHANAKAN BILA PERLU, GUNA MEMPERMUDAH KOORDINASI.I NFORMASIKAN SEMUA KEBIJAKAN DAN DENGARKAN PENDAPAT SEMUA PIHAK DALAM MEMBINA KESAMAAN PERSEPSI DARI SEMUA PIHAK YANG PERLU BERKOORDINASI.

10

11TEKNIK KOORDINASI

TEKNIK KOORDINASI DENGAN PENDEKATAN PROSES MANAJEMEN

TEKNIK KOORDINASI DALAM TAHAPAN PROSES MANAJEMEN DAPAT DIJELASKAN SBB:  

KOORDINASI DALAM PERENCANAAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MENGINTEGRASIKANBERBAGAI PERENCANAAN MELALUI DISKUSI YANG SALING MENGUNTUNGKAN, TUKAR PIKIRAN.. KOORDINASI DALAM PENGORGANISASIAN KOORDINASI MERUPAKAN ESENSI ORGANISASI. SANGAT DIPERLUKAN MANAJEMEN ANTARA LAIN DALAM DISTRIBUSI TUGAS. KOORDINASI DALAM STAFFING DALAM PENEMPATAN PEGAWAI PERLU DILAKUKAN KOORDINASI UNTUK MENJAMIN PEGAWAI YANG TEPAT DI TEMPAT YANG TEPAT (THE RIGHT MAN ON THE RIGHT PLACE). KOORDINASI DALAM DIRECTING EFEKTIVITAS ARAHAN, INSTRUKSI DAN PEDOMAN SANGAT BERGANTUNG PADA HARMONISASI ATASAN DAN BAWAHAN. KOORDINASI DALAM PENGAWASAN KOORDINASI MELALUI PENGAWASAN DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN SIGKRONISASI ANTARA KINERJA AKTUAL DENGAN KINERJA YANG DISTANDARKAN.

TEKNIK KOORDINASI DENGAN PENDEKATAN PASAR.

KOORDINASI DAPAT DILAKUKAN DALAM KERANGKA OUTWARD DAN INWARD LOOKING. DALAM KERANGKA OUTWARD LOOKING, KOORDINASI DILAKUKAN DALAM ARENA LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI. SALAH SATU LINGKUNGAN YANG SANGAT BERPENGARUH ADALAH LINGKUNGAN PASAR (MARKET). INSTRUMEN KOORDINASI DALAM PASAR ADALAH HARGA (PRICE). MELALUI MEKANISME HARGA INI SELURUH STAKEHOLDER SALING TERHUBUNGKAN DALAM SUATU KEGIATAN EKONOMI. MEKANISME INI JUGA SERING DISEBUT SEBAGAI ”INVISIBLE HAND” (TANGAN TIDAK TERLIHAT). MELALUI TANGAN TIDAK TERLIHAT INI SEMUA PIHAK DIATUR UNTUK MENGHASILKAN KESEPAKATAN HARGA DAN KUANTITAS YANG DITAWARKAN DAN DIMINTA.

TEKNIK KOORDINASI DENGAN PENDEKATAN ORGANISASI

MEKANISME KOORDINASI TERSEBUT MENURUT MINTZBERG (1989) TERDIRI DARI:

MUTUAL ADJUSTMENT; DIRECT SUPERVISION; STANDARDIZATION OF WORK; STANDARDIZATION OF OUTPUT; STANDARDIZATION OF SKILLS; STANDARDIZATION OF NORMS.

12

MUTUAL ADJUSTMENT MERUPAKAN MEKANISME KOORDINASI DIMANA MASING-MASING DIVISI/UNIT ORGANISASI MELAKUKAN PENYESUAIAN DALAM MEMAKSIMALKAN BENEFIT/KESUKSESAN ORGANISASI. DALAM HAL INI PROSES KOORDINASI BERJALAN SECARA CAIR (FLUID), TIDAK TERLALU FORMAL, TIDAK MEMERLUKAN KOMANDO SERTA TANPA ADA HAMBATAN BIROKRASI.

DIRECT SUPERVISION MERUPAKAN MEKANISME KOORDINASI DIMANA MASING-MASING DIVISI/UNIT ORGANISASI DISUPERVISI/DIAWASI/DIKONTROL SECARA KETAT OLEH ATASANNYA DALAM RANGKA MEMAKSIMALKAN BENEFIT/KESUKSESAN ORGANISASI.

STANDARDIZATION OF WORK MERUPAKAN MEKANISME KOORDINASI DIMANA PROSES KERJA MASING-MASING DIVISI/UNIT ORGANISASI DIRANCANG SEDEMIKIAN RUPA SEHINGGA PROSES KERJA TERSEBUT BERSIFAT BAKU/STANDAR. STANDARISASI PROSES KERJA TERSEBUT BIASANYA DINAMAKAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP).

STANDARDIZATION OF OUTPUT MERUPAKAN MEKANISME KOORDINASI DIMANA OUTPUT KERJA MASING-MASING DIVISI/UNIT ORGANISASI DIRANCANG SEDEMIKIAN RUPA SEHINGGA OUTPUT KERJA TERSEBUT BERSIFAT BAKU/STANDAR SESUAI DENGAN HARAPAN ORGANISASI. STANDARISASI OUTPUT KERJA TERSEBUT BIASANYA BIASANYA TERCERMIN DALAM SALAH SATU PERFORMANCE INDICATORS (PIS).

STANDARDIZATION OF SKILLS MERUPAKAN MEKANISME KOORDINASI DIMANA SKILLS KERJA MASING-MASING DIVISI/UNIT ORGANISASI TERANCANG SEDEMIKIAN RUPA SEHINGGA PROSES SERTA OUTPUT KERJA DAPAT DICAPAI ATAS KERJASAMA SISTEMATIS DALAM SATU KELOMPOK SKILLS TERTENTU.

STANDARDIZATION OF NORMS MERUPAKAN MEKANISME KOORDINASI DIMANA PRILAKU KERJA DARI MASING-MASING INDIVIDU TERSTANDARKAN DALAM BENTUK TATA NILAI, ATURAN DAN LAINNYA SEHINGGA MISI ORGANISASI DAPAT DICAPAI.

13

TEKNIK KOORDINASI DENGAN PENDEKATAN HUBUNGAN ANTAR STRUKTUR

DILIHAT DARI POLA HUBUNGAN ANTAR STRUKTUR KHUSUSNYA DALAM KEGIATAN PEMERINTAHAN MAKA KOORDINASI DAPAT DILAKUKAN MELALUI BEBERAPA LANGKAH BERIKUT (MENURUT SANKRI,2005):

KOORDINASI HIERARKHIS (KOORDINASI VERTIKAL) ADALAH KOORDINASI DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT PIMPINAN DALAM SUATU INSTANSI PEMERINTAH TERHADAP PEJABAT (PEGAWAI) ATAU INSTANSI BAWAHANNYA. KOORDINASI MACAM INI MELEKAT PDA SETIAP FUNGSI PIMPINAN SEPERTI HALNYA FUNGSI-FUNGSI PERENCANAAN, PENGGERAK, PENGORGANISASIAN DAN PENGAWASAN.

KOORDINASI FUNGSIONAL ADALAH KOORDINASI YANG DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT ATAU SESUATU INSTANSI TERHADAP PEJABAT ATAU INSTANSI LAINNYA YANG TUGASNYA BERKAITAN BERDASARKAN AZAS FUNGSIONALISASI.

DALAM KOORDINASI FUNGSIONAL INI DAPAT DIBEDAKAN YAITU: KOORDINASI FUNGSIONAL HORIZONTAL KOORDINASI INI DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT ATAU SUATU UNIT/INSTANSI TERHADAP PEJABAT ATAU UNIT/INSTANSI LAIN YANG SETINGKAT. KOORDINASI FUNGSIONAL DIAGONAL KOORDINASI INI DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT ATAU SUATU INSTANSI TERHADAP PEJABAT ATAU INSTANSI LAIN YANG LEBIH RENDAH TINGKATANNYA TETAPI BUKAN BAWAHANNYA KOORDINASI FUNGSIONAL TERITORIAL KOORDINASI INI DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT ATAU PIMPINAN ATAU SUATU INSTANSI TERHADAP PEJABAT ATAU INSTANSI LAIN YANG BERADA DALAM SUATU WILAYAH (TERITORIAL) TERTENTU DI MANA SEMUA URUSAN YANG ADA DALAM WILAYAH TERSEBUT MENJADI WEWENANG ATAU TANGGUNG JAWABNYA SELAKU PENGUASA ATAU PENANGGUNG JAWAB TUNGGAL.

14

TEKNIK KOORDINASI DENGAN PENDEKATAN PARTISIPASI MASYARAKAT

BENTUK PARTISIPASI MASYARAKAT YANG OTONOM BERDASARKAN POLABOTTOM-UP MENJADI PELENGKAP INSTRUMEN KOORDINASI MELALUI PARTISIPASI. INSTRUMEN PARTISIPASI DALAM KOORDINASI TERSEBUT. DEFINISI DARI KEEMPAT BENTUK PARTISIPASI TERSEBUT ADALAH SBB :

KOMUNIKASI ADALAH INFORMASI SATU ARAH DARI PENYEDIA LAYANAN KE MASYARAKAT. KO-PRODUKSI ADALAH PELIBATAN PENGGUNA LAYANAN ATAU KONSUMEN DALAM PROSES PRODUKSI LAYANAN BAIK SECARA PARSIAL MAUPUN SECARA TOTAL. KONSULTASI ADALAH DIALOG DUA ARAH ANTARA PENYEDIA LAYANAN DAN MASYARAKAT. KOMUNIKASI ADALAH INFORMASI SATU ARAH DARI PENYEDIA LAYANAN KE MASYARAKAT. PARTISIPASI OTONOM ADALAH PARTISIPASI YANG LAHIR DARI PENGORBANAN DAN KESUKARELAAN MASYARAKAT UNTUK TERLIBAT LANGSUNG DALAM MEMPERJUANGKAN HAK-HAK MEREKA.

15

TEKNIK KOORDINASI DALAM ORGANISASI

TEKNIK KOORDINASI INI AKAN MENERAPKAN SUATU TEKNIK YANG MENGADAPTASIKAN SUATU PENDEKATAN YANG DISEBUT ”A.I.C.”. PENDEKATAN INI DIKEMBANGKAN OLEH ”KURT LEWIN”, YANG KEMUDIAN DIKEMBANGKAN LAGI OLEH ”DR. WILLIAM E. SMITH” DALAM MERUMUSKAN KEBIJAKAN MELALUI TEKNIK KOORDINASI. DALAM MELAKUKAN KOORDINASI INI IDE/MASALAH/KONDISI YANG DIINGINKAN DAPAT DIBAHAS DALAM SUATU RAPAT KOORDINASI MELALUI TEKNIK A.I.C., YAITU SUATU TEKNIK RAPAT YANG DIMULAI DENGAN URUTAN PROSES:

A = APPRECIATION (MENGHARGAI PENDAPAT ORANG LAIN) DALAM PROSES INI SEMUA ANGGOTA MENDENGARKAN, MENGHARGAI, MENYIMAK SAMBIL MENCATAT PENDAPAT, IDE, INFORMASI DARI SEMUA ANGGOTA LAINNYA, TANPA MENYELA, MENCELA, BERTANYA DAN LAIN-LAIN. PROSES INI PROSES CURAH PENDAPAT (BRAIN STORMING).

I = INFLUENCE (ELAKUKAN INTERAKSI)PADA PROSES INI SETELAH SEMUA PENDAPAT DITUANGKAN OLEH SEMUA ANGGOTA,

BARULAH DILAKUKAN INTERAKSI ANTAR ANGGOTA TENTANG IDE-IDE/PENDAPAT/INFORMASI YANG DISAMPAIKAN SEBELUMNYA. DALAM PROSES INI MASING-MASING ANGGOTA DAPAT BERTANYA, MEMINTA PENJELASAN, MEMBERI TAMBAHAN INFORMASI, MELAKUKAN INTERVENSI TERHADAP SUATU IDE YANG KURANG TEPAT, MENGKAITKAN FAKTA-FAKTA, MENGUSULKAN SESUATU. PROSES INI ADALAH PROSES DIALOG DAN DISKUSI.

C = CONTROL (MENGENDALIKAN)DALAM PROSES INI SEMUA ANGGOTA MELIHAT KEMBALI APA YANG TELAH DILAKUKAN

DAN APA YANG TELAH DIBAHAS DALAM TAHAP “INFLUENCE“, SELANJUTNYA SECARA BERSAMA DAN MENGAMBIL KESEPAKATAN APA YANG AKAN DILAKUKAN. PROSES INI ADALAH SUATU PROSES MENGAMBIL SUATU LANGKAH, UMPAMANYA MEMBUAT RENCANA, TINDAKAN, KESIMPULAN ATAU MATRIKS, POLA, ATAU YANG LAIN

16

17JENIS KOORDINASI

KOORDINASI DALAM KEGIATAN PEMERINTAHAN DAN PEMBANGUNAN DAPAT DIBEDAKAN SEBAGAI BERIKUT (MENURUT SANKRI,2005):

KOORDINASI HIERARKHIS (KOORDINASI VERTIKAL) KOORDINASI DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT PIMPINAN DALAM SUATU INSTANSI PEMERINTAH TERHADAP PEJABAT (PEGAWAI) ATAU INSTANSI BAWAHANNYA. KOORDINASI MACAM INI MELEKAT PDA SETIAP FUNGSI PIMPINAN SEPERTI HALNYA FUNGSI-FUNGSI PERENCANAAN, PENGGERAK, PENGORGANISASIAN DAN PENGAWASAN

KOORDINASI FUNGSIONAL KOORDINASI YANG DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT ATAU SESUATU INSTANSI TERHADAP PEJABAT ATAU INSTANSI LAINNYA YANG TUGASNYA BERKAITAN BERDASARKAN AZAS FUNGSIONALISASI. DALAM KOORDINASI FUNGSIONAL INI DAPAT DIBEDAKAN YAITU:

KOORDINASI FUNGSIONAL HORIZONTAL KOORDINASI INI DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT ATAU SUATU UNIT/INSTANSI TERHADAP PEJABAT ATAU UNIT/INSTANSI LAIN YANG SETINGKAT KOORDINASI FUNGSIONAL DIAGONAL KOORDINASI INI DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT ATAU SUATU INSTANSI TERHADAP PEJABAT ATAU INSTANSI LAIN YANG LEBIH RENDAH TINGKATANNYA TETAPI BUKAN BAWAHANNYA KOORDINASI FUNGSIONAL TERITORIAL KOORDINASI INI DILAKUKAN OLEH SEORANG PEJABAT ATAU PIMPINAN ATAU SUATU INSTANSI TERHADAP PEJABAT ATAU INSTANSI LAIN YANG BERADA DALAM SUATU WILAYAH (TERITORIAL) TERTENTU DI MANA SEMUA URUSAN YANG ADA DALAM WILAYAH TERSEBUT MENJADI WEWENANG ATAU TANGGUNG JAWABNYA SELAKU PENGUASA ATAU PENANGGUNG JAWAB TUNGGAL.

18INSTRUMEN ATAU ALAT KOORDINASI

KEGAGALAN KOORDINASI BIASANYA DISEBABKAN OLEH KEGAGALAN KOORDINASI DALAM MEMIKIRKAN DAN MENDAPATKAN ALAT-ALAT KOORDINASI YANG AKAN MENDUKUNG PELAKSANAAN KOORDINASI TERSEBUT. DI BAWAH INI DIKEMUKAKAN ALAT KOORDINASI YANG DAPAT DIGUNAKAN, YAITU:

K OMUNIKASI,O RGANISASI MATRIKS (KEPANITIAAN),O PERATING PROCEDURES,R ENCANA BERSAMA,D ESISI (KEPUTUSAN) MANAJER PUNCAK,I NSTRUKSI,N ORMA KEBIJAKSANAAN DAN PERATURAN,A SAS-ASAS ORGANISASI DAN MANAJEMEN,S TRATEGI,I DEOLOGI (FILSAFAT PANCASILA).

PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM KOORDINASI

PENGERTIAN KOMUNIKASI;

UNTUK DAPAT DIURAIKAN BEBERAPA PENGERTIAN / BATASAN KOMUNIKASI SEBAGAI BERIKUT:

MENURUT STONER (1986), BAHWA KOMUNIKASI ADALAH PROSES DENGAN MANA FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN MERENCANAKAN, MENGORGANISASIKAN, MEMIMPIN, DAN MENGENDALIKAN DILAKSANAKAN. JUGA DIKEMUKAKAN BAHWA KOMUNIKASI ADALAH KEGIATAN DI MANA MANAJER/PIMPINAN MENCURAHKAN SEBAGIAN BESAR DARI WAKTUNYA.

KOMUNIKASI MENURUT TIM POKJA PKT DIKNAS (1997) ADALAH SUATU PROSES PENYAMPAIAN, PERTUKARAN DAN PEMAHAMAN PESAN ATAU INFORMASI DARI SESEORANG KEPADA ORANG LAIN ATAU DARI PENGIRIM PESAN KEPADA PENERIMA PESAN. KOMUNIKASI DAPAT DIARTIKAN SUATU PROSES INTERAKSI SOSIAL.

DENGAN DEMIKIAN DARI BERBAGAI PENGERTIAN KOMUNIKASI YANG DIKEMUKAKAN OLEH PARA PAKAR MAKA DAPAT DISIMPULKAN BAHWA KOMUNIKASI ADALAH ”PROSES PENYAMPAIAN INFORMASI ATAU PESAN-PESAN (MESSAGE) DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK LAIN MELALUI MEDIA TERTENTU”, ATAU TEGASNYA SECARA SEDERHANA KOMUNIKASI DAPAT DIARTIKAN SEBAGAI PROSES TRANSFER INFORMASI BESERTA PEMAHAMANNYA DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK LAIN.

19

20 ELEMEN-ELEMEN PENTING DALAM KOMUNIKASI;

BAHWA DALAM PROSES KOMUNIKASI ADA MODEL YANG PALING SEDERHANA (STONER, 1986) YAITU ADANYA ELEMEN-ELEMEN YANG MELIPUTI ELEMEN PENGIRIM, PENERIMA, INFORMASI (PESAN) YANG DIKOMUNIKASIKAN, SALURAN DAN BALIKAN.DALAM PROSES KOMUNIKASI ELEMEN-ELEMEN ITU SALING BERINTERAKSI, YAITU:

PENGIRIM (KOMUNIKATOR/SENDER); PENGIRIM MERUPAKAN PEMRAKARSA DAN SUMBER TERJADINYA PROSES KOMUNIKASI. PENERIMA (KOMUNIKAN/RECEIVER); PENERIMA ADALAH PIHAK YANG MENERIMA DAN MENGINTERPRETASIKAN PESAN YANG DISAMPAIKAN OLEH PENGIRIM. PENERIMA MENTERJEMAHKAN PESAN KE DALAM BENTUK YANG MEMPUNYAI ARTI DAN DAPAT DIMENGERTI. PESAN (INFORMASI/MESSAGE); PESAN DAPAT BERUPA IDE-IDE, FAKTA, DATA, INFORMASI ATAU PERMASALAHAN YANG DIMAKSUDKAN OLEH PENGIRIM UNTUK DIKOMUNIKASIKAN KEPADA PENERIMA. SECARA UMUM INFORMASINYA YANG DIKOMUNIKASIKAN HARUS JELAS, TEGAS, SINGKAT DAN LENGKAP. SALURAN (JALAN/CHANNEL); SALURAN ADALAH JALAN YANG DILALUI SUATU PESAN DARI PENGIRIM KEPADA PENERIMA; ARAH SALURAN YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYAMPAIKAN PESAN DAPAT:

SALURAN KE BAWAH (DOWNWARD); SALURAN KE ATAS (UPWARD); SALURAN HORIZONTAL; SALURAN DIAGONAL;

BALIKAN (FEEDBACK); BALIKAN ADALAH RESPON YANG DIBERIKAN OLEH PENERIMA PESAN TERHADAP SUATU PESAN YANG DITERIMANYA.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI; PENYAMPAIAN INFORMASI BUKAN DITENTUKAN OLEH BANYAKNYA INFORMASI, AKAN

TETAPI INFORMASI YANG PENTINGLAH YANG HARUS DISAMPAIKAN. INFORMASI YANG PENTING ADALAH INFORMASI YANG RELEVAN. OLEH KARENA ITU PERLU DITENTUKAN INFORMASI APA SAJA YANG PERLU DISAMPAIKAN SECARA CEPAT, TEPAT DAN AKURAT DALAM KOMUNIKASI. DENGAN DEMIKIAN JENIS-JENIS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI ANTARA LAIN:

KOMUNIKASI TERTULIS; KOMUNIKASI LISAN (VERBAL); KOMUNIKASI NON VERBAL (MENGGUNAKAN BAHASA ISYARAT/BODY LANGUAGE);

TEKNIK KOMUNIKASI DALAM KOORDINASI

KOMUNIKASI YANG DITUJUKAN UNTUK MENCIPTAKAN KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA DALAM SUATU ORGANISASI ADALAH KOMUNIKASI YANG TERJADI DI MANA ORANG BEKERJA DALAM BISNIS, MILITER, RUMAH SAKIT PEMERINTAH, LEMBAGA PENDIDIKAN DAN LAIN-LAIN. BETAPA PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA SEBAGAIMANA DISEBUTKAN OLEH V.HONNEY DALAM BUKUNYA ”COMMUNICATION AND ORGANIZATIONALN BEHAVIOR” (1975) ADALAH ”.. THE EFFICIENCY OF A GROUP DEPENDS TO AGREAT EXTENT PM HOW WELL THE EFFORTS OF ITS INDIVIDUAL MEMBERS CAN BE COORDINATED TE SATISFACTORY COMMUNICATION AMONG THE EMPLOYEES ARE TO ACHIEVE UNDERSTANDING AND COOPERATION” (…. EFISIENSI SUATU KELOMPOK SANGAT TERGANTUNG PADA USAHA BAGAIMANA ANGGOTA KELOMPOK TERSEBUT DAPAT DIKOORDINASIKAN. TETAPI KOORDINASI DAPAT BEGITU SAJA TERJADI, KECUALI MELALUI KOMUNIASI YANG MEMUASKAN DI ANTARA PARA ANGGOTA (PEGAWAI-PEGAWAI YANG TELAH MENCAPAI SALING PENGERTIAN DAN BEKERJA SAMA”)

21

PRINSIP DAN TEKNIK KOORDINASI

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI EFEKTIVITAS KOORDINASI

SARANA KOORDINASI

KEBIJAKAN SALAH SATU ALAT KOORDINASI MEMBERIKAN ARAH TUJUAN YANG HARUS DICAPAI OLEH SEGENAP ORGANISASI/INSTANSI ATAU UNIT-UNITNYA, PEGANGAN ATAU BIMBINGAN UNTUK MENCAPAI KESEPAKATAN SEHINGGA TERCAPAI KETERPADUAN, KESELARASAN DAN KESERASIAN DALAM PENCAPAIAN TUJUAN BERSAMA. RENCANA DAPAT DIGUNAKAN SEBAGAI SALAH SATU ALAT KOORDINASI KARENA DI DALAM RENCANA YANG BAIK TERTUANG SECARA JELAS SASARAN, CARA MELAKUKAN, WAKTU PELAKSANAAN, ORANG ATAU PEJABAT ATAU UNIT YANG MELAKSANAKAN, DAN LOKASI PELAKSANAAN. PROSEDUR DAN TATA KERJA PADA PRINSIPNYA DAPAT DIGUNAKAN SEBAGAI SALAH SATU ALAT KOORDINASI UNTUK KEGIATAN YANG SIFATNYA BERULANG-ULANG. PROSEDUR DAN TATA KERJA DAPAT DIGUNAKAN SEBAGAI SARANA KOORDINASI KARENA DI DALAMNYA MEMUAT KETENTUAN SIAPA MELAKUKAN APA, KAPAN DILAKSANAKAN DAN DENGAN SIAPA HARUS BERHUBUNGAN. RAPAT DAN TAKLIMAT (BRIEFING) DIGUNAKAN UNTUK MEMBERIKAN PENGARAHAN, MEMPERJELAS ATAU MENEGASKAN SUATU KEBIJAKSANAAN YANG HARUS DILAKSANAKAN. SURAT KEPUTUSAN BERSAMA/SURAT EDARAN BERSAMA (SKB/SEB) (UNTUK MEMPERLANCAR PENYELESAIAN SESUATU YANG TIDAK DAPAT DILAKSANAKAN OLEH SATU INSTANSI, TETAPI HARUS BERKOORDINASI DENGAN INSTANSI LAIN, DAPAT DITERBITKAN SURAT KEPUTUSAN BERSAMA ATAU SURAT EDARAN BERSAMA).

22

BENTUK-BENTUK KOORDINASI

FORUM DALAM WUJUD PERTEMUAN-PERTEMUAN ATAU RAPAT-RAPAT KOORDINASI MERUPAKAN SALAH SATU BENTUK/POLA KOORDINASI.

TIM, PANITIA, KELOMPOK KERJA APABILA SESUATU KEGIATAN YANG DILAKUKAN BERSIFAT KOMPLEKS, MENDESAK, MULTISEKTOR, MULTIDISIPLIN, MULTI FUNGSI SEHINGGA ASAS FUNGSIONALISASI SECARA TEKNIS FUNGSIONAL SULIT DILAKSANAKAN, MAKA UNTUK LEBIH MEMANTAPKAN KOORDINASI DAPAT DIBENTUK TIM, PANITIA, KELOMPOK KERJA.

DEWAN ATAU BADAN WADAH KOORDINASI DIBENTUK UNTUK MENANGANI MASALAH YANG SIFATNYA KOMPLEKS, SULIT DAN TERUS-MENERUS, SERTA BELUM ADA SESUATU INSTANSI YANG SECARA FUNGSIONAL MENANGANI ATAU TIDAK MUNGKIN DILAKSANAKAN OLEH SESUATU INSTANSI FUNGSIONAL YANG SUDAH ADA.

SISTEM SATU ATAP (ONE ROOF SYSTEM) DAN SISTEM SATU PINTU (ONE DOOR SYSTEM) SEPERTI SISTEM ADMINISTRASI MANUNGGAL SATU ATAP (SAMSAT) DIBENTUK UNTUK MEMPERLANCAR DAN MEMPERCEPAT PELAYANAN KEPENTINGAN MASYARAKAT YANG KEGIATANNYA DISELENGARAKAN DALAM SATU GEDUNG (SATU ATAP)

23

24

PEDOMAN KOORDINASI.

KOORDINASI HARUS SUDAH DIMULAI SEBELUM PERUMUSAN KEBIJAKAN. PERLU DITENTUKAN SECARA JELAS SIAPA ATAU SATUAN KERJA MANA YANG SECARA FUNGSIONAL BERWENANG DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS SESUATU MASALAH. PEJABAT ATAU INSTANSI YANG SECARA FUNGSIONAL BERWENANG DAN BERTANGGUNG JAWAB MENGENAI SESUATU MASALAH, BERKEWAJIBAN MEMPRAKARSAI DAN MENGKOORDINASIKAN. PERLU DIRUMUSKAN SECARA JELAS WEWENANG, TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS-TUGAS SATUAN-SATUAN KERJA. PERLU DIRUMUSKAN PROGRAM KERJA ORGANISASI SECARA JELAS YANG MEMPERLIHATKAN KESERASIAN KEGIATAN DIANTARA SATUAN-SATUAN KERJA. PERLU DITETAPKAN PROSEDUR DAN TATA CARA MELAKSANAKAN KOORDINASI. PERLU DIKEMBANGKAN KOMUNIKASI TIMBAL BALIK UNTUK MENCIPTAKAN KESATUAN BAHASA DAN KERJASAMA. KOORDINASI AKAN LEBIH EFEKTIF APABILA YANG BERKEWAJIBAN MENGKOORDINASIKAN MEMPUNYAI JIWA KEPEMIMPINAN DAN KREDIBILITAS YANG TINGGI. DALAM PELAKSANAAN KOORDINASI PERLU DIPILIH SARANA KOORDINASI PALING TEPAT.

PENTINGNYA KOORDINASI DALAM ORGANISASI

KOORDINASI SANGAT PENTING DALAM ORGANISASI UNTUK MENCAPAI TUJUAN. UNTUK ITU SECARA RINCI DAPAT DIURAIKAN SEBAGAI BERIKUT:

MEMASTIKAN ADANYA KESATUAN GERAK DALAM ORGANISASI. SALING BERKOMUNIKASI DAN BANTU MEMBANTU ANTAR PEJABAT/UNIT. MENJAMIN KESATUAN KEBIJAKAN UNTUK HAL-HAL YANG SAMA. MENGHINDARKAN KECENDERUNGAN MERASA ”PALING PENTING” DALAM ORGANISASI. MEMELIHARA DAN MENGEMBANGKAN SALING PENGERTIAN DI ANTARA PARA PELAKSANA, SEHINGGA DAPAT MENUMBUHKAN KERJASAMA DALAM PELAKSANAAN TUGAS MASING-MASING. MEMELIHARA DAN MENGEMBANGKAN SALING MEMENUHI, SEHINGGA KONTAK ATAS DASAR KEBIJAKAN DAN SALING MEMBANTU ANTARA PIHAK-PIHAK YANG TUGASNYA SALING BERKAITAN. MENUMBUHKAN SIKAP PARA PELAKSANA UNTUK MEMATUHI PERATURAN YANG MENGATUR HUBUNGAN KERJA ANTAR INSTANSI.

TUJUAN KOORDINASI DALAM ORGANISASI

UNTUK ITU DAPAT DIURAIKAN LEBIH RINCI BAHWA KOORDINASI MEMILIKI TUJUAN-TUJUAN SEBAGAI BERIKUT:

TERWUJUDNYA KETERPADUAN DAN MENINGKATKAN KERJASAMA ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN, DAN ANTAR SESAMA ANGGOTA ORGANISASI. BERSIKAP TANGGAP TERHADAP SETIAP INFORMASI YANG DITERIMA DAN MENOLAK BERBAGAI MASALAH YANG DIHADAPI. MENINGKATKAN PARTISIPASI DALAM MERUMUSKAN KEBIJAKAN DALAM RUANG LINGKUP TUGASNYA. MENCIPTAKAN KONDISI ORGANISASI YANG LEBIH BAIK. MENINGKATKAN EFISIENSI, EFEKTIVITAS DAN PRODUKTIVITAS KERJA YANG TINGGI. MEMPERBAIKI KEKURANGAN DAN MEMBERIKAN PERHATIAN KEPADA INDIVIDU DAN KELOMPOK ORGANISASI. MENGINTEGRASIKAN TERCAPAINYA TUJUAN PRIBADI DAN ORGANISASI.

25

PENDEKATAN KOORDINASI YANG EFEKTIF

PENDEKATAN-PENDEKATAN TERHADAP PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF YAITU: PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK DASAR MANAJEMEN, PENINGKATAN POTENSI KOORDINASI. UNTUK ITU, AGAR PENCAPAIAN SASARAN DAPAT OPTIMA DIPERLUKAN, DIANTARANYA YAITU:

TEKNIK DASAR MANAJEMEN PADA TEKNIK INI ADA TIGA CARA IALAH: HIERARKI MANAJEMEN; TUNTUTAN KOORDINASI YANG RELATIF SEDERHANA SERING DICAPAI MELALUI MEKANISME MANAJEMEN DASAR. MEKANISME TERSEBUT ADALAH RANTAI KOMANDO ORGANISASI YANG MENSPESIFIKASI HUBUNGAN ANTARA PARA ANGGOTANYA SERTA UNIT-UNITNYA KARENA MEMUDAHKAN ARUS INFORMASI DAN KERJA DIANTARA UNIT-UNIT. PERATURAN DAN PROSEDUR; DENGAN RANGKAIAN PERATURAN DAN PROSEDUR YANG DIRANCANG SEDEMIKIAN RUPA SEHINGGA MEMUNGKINKAN PARA KARYAWAN MENANGANI TUGAS-TUGAS KOORDINASI RUTIN SECARA CEPAT DAN LELUASA. RENCANA DAN TUJUAN; KOORDINASI DARI RENCANA-RENCANA STRATEJIK DAN OPERASIONAL DAPAT DICAPAI DENGAN MENJAMIN BAHWA SEMUA UNIT MENGARAHKAN UPAYA MEREKA PADA TUJUAN YANG SAMA DAN LEBIH LUAS.

MENINGKATKAN POTENSI KOORDINASI: APABILA UNIT-UNIT ORGANISASI MENJADI SALING BERGANTUNG DAN MENJADI LEBIH LUAS BAIK UKURANNYA MAUPUN FUNGSINYA, DIPERLUKAN INFORMASI YANG LEBIH BESAR BAGI ORGANISASI UNTUK MENCAPAI SASARANNYA, DAN OLEH KARENA ITU POTENSI KOORDINASINYAPUN HARUS DITINGKATKAN. ADA DUA CARA DALAM MENINGKATKAN POTENSI KOORDINASI SEBAGAI BERIKUT: SISTEM INFORMASI VERTIKAL; SISTEM INFORMASI VERTIKAL ADALAH MENGIRIM DATA KE ATAS DAN KE BAWAH JENJANG ORGANISASI. KOMUNIKASI ITU BISA TERJADI DI DALAM ATAU DI LUAR SALURAN KOMANDO. HUBUNGAN LATERAL; PADA HUBUNGAN INI MENGABAIKAN RANTAI KOMANDO, MEMUNGKINKAN ADANYA PERTUKARAN INFORMASI, DAN KEPUTUSAN-KEPUTUSAN DIAMBIL PADA JENJANG DI MANA INFORMASI YANG DIBUTUHKAN BENAR-BENAR ADA. BENTUK HUBUNGAN LATERAL YANG PALING SEDERHANA YAITU ”KONTAK LANGSUNG” DI ANTARA PARA INDIVIDU YANG HARUS MENGHADAPI SITUASI ATAU MASALAH YANG SAMA.

26

INDIKATOR-INDIKATOR TERJADINYA KOORDINASI.

SETIAP PEJABAT HARUS MENGETAHUI DENGAN JELAS APA YANG MENJADI TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB INSTANSINYA.

SETIAP INSTANSI PERLU MENGETAHUI APA YANG MENJADI TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB INSTANSINYA.

SEMUA INSTANSI YANG MENGKOORDINIR HARUS KEPADA SIAPA INSTANSI TERSEBUT BERTANGGUNG JAWAB.

SETIAP INSTANSI MENYADARI AKAN ADANYA SALING KETERGANTUNGAN DENGAN INSTANSI LAIN.

27