PRINSIP DASAR PENYIMPANAN ARSIP

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara. Upaya peyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor : a.  Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip; b.  Bentuk fisik dan komposisi; c.  Berapa lama akan disimpan; d.  Jalan masuk dan pengaruhnya.

Penyimpanan Fisik Arsip sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar sebagai berikut : Keputusan Kepala ANRI No. 12 Tahun 2000

1.   Kondisi Lingkungan

 a. Lokasi, tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti :

Area penyimpanan bahan kimia, dapur, unit AC, kamar mandi atau basement yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.

Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan arsip.

b.  Kontrol Lingkungan

Kontrol lingkungan dilakukan secara tepat sesuai dengan retensinya/jangka waktu simpan arsip.

Untuk menjaga kondisi fisik arsip tetap baik suhu dijaga agar tidak melebihi 27º Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60%.

Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan. Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang

tirai. Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas. Sirkulasi udara yang bebas dan segar. Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.

c. Perlindungan

Adanya program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik.

Pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang di masing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.

2.   Pengamanan

a. Pemeliharaan

Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok.

Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala. Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepat dan tepat. Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.

b. Penanganan Arsip

Pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan.

Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.

Teknik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung.

Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.

c. Kemudahan Akses

Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali.

Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.

 3.   Proteksi

Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya.

Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.

STANDAR MINIMAL GEDUNG ARSIP IN-AKTIF

Lokasi :

1. Lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip.

2. Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor.

3. Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan :

4. Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif relative murah dari pada di daerah perkantoran.

5. Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi.6. Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.7. Hindari daerah atau lokasi rawan kebakaran.8. Hindari daerah atau lokasi rawan banjir.9. Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian/pemukiman penduduk

atau pabrik.10. Lokasi mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai

dan mudah diakses.

Struktur dan Bahan Baku :

1. Konstruksi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat bertahan dari gangguan cuaca dan tidak mudah terbakar.

2. Menggunakan bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya.

3. Bangunan dapat bertingkat atau tidak bertingkat4. Apabila bangunan bertingkat, masing-masing laintai ruang simpan arsip memiliki

ketinggian 260-280 cm.5. Apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak yang

digunakan. Rak arsip dapat dimodifikasikan bertingkat-tingkat.6. Konstruksi bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan di daerah yang memiliki

kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap. Ting-tiang penyangga rumah panggung didesain anti rayap.

7. Lantai bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk dapat menahan berat arsip dan rak.

 

Tata Ruang :

1. Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2 (dua) yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.

2. Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruangan fumigasi dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja.

3. Tata ruang untuk ruangan kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan sebagaimana tersebut diatas.

4. Ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan.

5. Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi berada di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan didesai khusus yang tahan api dan memiliki suhu serta kelembaban.

6. Arsip-arsip media baru seperti foto, film, video, rekaman suara, dan media simpan arsip elektronik dapat disimpan di ruangan tersebut diatas.

7. Kecuali ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif dimungkinkan adanya ruangan-ruangan yang lain seperti cafeteria, toilet, mushola, untuk memebrikan kenyamanan bagi pengguna arsip. Fasilitas semacam ini sangat tergantung dari kemampuan instansi.

 

Sumber : KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 03 TAHUN 2000