Print and Document Services Webdesk 

Quick Copy 

The Quick Copy option is for simple print jobs and documents that do not require paper changes or 

limited binding (stapling or drilling). You can choose color and/or black ink.   

 

Print Order  

The PRINTING ORDER option is for jobs requiring paper color changes, stitched booklets, notepads, 

plastic or wire coil binding, Large format, or other complex jobs.  

TO BEGIN   

Log in to the Print and Document Services Webdesk using your College login credentials.  

Choose QUICK COPY or PRINTING ORDER from the navigation panel located in the blue bar at 

the top of the screen. 

 

FINISHED SIZE 

Select the finished size which best describes the category of your printing request. Please choose the 

size closest to the actual finished size desired if the actual size of your document is not shown. 

 

ORDER INFORMATION 

Job Name: Enter a name for your job here (i.e., PSYC 201 Syllabus). This will help you track the 

job later. 

# Of Sets: This is the number of finished pieces/sets/prints/copies that you need us to make.  

Graphic Design:  Does your job require artwork? If so it will be routed to the Media Design 

Center.  All marketing materials and related artwork must be approved by Public Information & 

Marketing.   

Format   1 sided or 2 sided (must select one) Remember our policy ‐ everything will be run two 

sided unless a valid reason for the document to be printed one side is given in the notes section 

of your order. 

# Of Originals:  Number of originals is equal to the number of printed sides (pages) of the 

document. 

Ink Color:  Black, Color, Both (select one) 

 

Paper Style: Paper Style refers to the type of Paper that will be used for the main stock of this 

order. If you’re not sure pick one and let us know under special instructions. 

  Style Choices and descriptions: 

  Bond – normal weight copy paper  

  Card/Cover – heavier weight paper used for postcards, covers, posters, etc. 

  Coated Cover – glossy card/cover stock used for postcards, covers, posters, etc. 

  Label – stock with an adhesive backing used for stickers, window decals, labels 

  NCR – multi‐part carbon‐less forms 

  Punched – white paper pre‐punched used for 3 Hole, perforated, spiral binding 

Text – heavier weight paper than bond but lighter than card/cover stock use for book 

pages, self‐mailers, etc. 

 

Paper Weight: Paper Weight refers to the thickness of the Paper that will be used for this stock 

selection. This selection is defined by your paper style selection.  If you're not sure pick one and 

let us know under special instructions. 

Paper Color: Choose the color of paper available based on the paper style and weight you have 

selected. 

Cover Stock: Select if you would like a front and/or back cover please make your selections and 

press continue.  If you choose to add covers you will see the following screen next. Please make 

all the selections you desire and press continue. 

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

Once your cover stock selection is complete you will be asked if there are any other stocks to add to the 

job. If there are more stocks to be added you will be taken through the previous stock selection steps 

again. 

 

Finishing 

Binding: default is set to none, select change to pick from the available options.  

 

Folding: Select the type of fold your job requires. 

 

 

 

 

Cutting:  Select the cutting requirements if known. 

 

 

Hole Punches:  Select if needed the appropriate number of punches required. 

 

 

Collating:  If you have more than one printed sheet choose whether you want stacks of each 

page or collated sets. 

 

 

Scoring:  Check this box if you have a piece that will be folded and requested the use of text 

weight stock, coated stock, or card/cover stock. 

Perforating: Choose this option if required a portion of your printed document to be separated 

and returned to you (i.e. registration form or reply card). 

Padding:  Choose this option if you would like your print order glued into pads, please specify 

how many pads you would like your request made into. 

 

Special Instructions:  This is where you can put additional information, details, comments and 

information about your order.  Press continue when you are done entering instructions. 

 

Attach Files 

This is where you will attach the file(s) that you want printed. Choose YES to add a file. Files will 

be converted to high resolution PDFs when they are sent. Your original file will also be available 

to our staff if there are issues with the converted PDF file. Please select the attachment type for 

your original file and add any special notes about the file or PDF file created.  Please add any 

concerns or instructions you have about your file in the notes box.  Select the attach file button. 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Once you have selected the attach file button the system will generate and show a PDF version 

of your file for you to review.  Please check all pages of your document for content, page breaks, 

etc. Once you have finished reviewing close the window by clicking the “X” in the upper right 

corner. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Approve the Attached File 

Please select your choice of the following options on the screen: 

OK As Is – Proceed with Project 

Not Approved – Make Changes and Send Proof 

Not Approved – Make Changes and Proceed with Project (No Proof Necessary) 

Notes: Any notes you made prior to the file upload will appear here and you can add to them at 

this time. Please click continue.  At this time if you have more than one file to add you may add 

it now. 

PLEASE NOTE: If the file you attach is already in PDF format it will show you a proof, but there 

will not be any selection for approving the PDF file as the system assumes your provided PDF file 

is ready to print. 

All attachments to an order must have the same finishing requirements or be combined into one 

complete printed packet. 

 

Billing 

This screen will show you the Job Name you entered, the type of document you selected, 

Estimate based on the selection you made.   

Estimate:  Pricing is not shown on orders. If you need a cost estimate please contact us.   

Account Number:   Select the appropriate account number from the drop down menu.  If you do 

not see the account number you need to charge the job to, please provided that to us and we 

can add it to the system for you.   

 

Delivery 

Due Date: Please select a due date for your request if the suggested date is not acceptable.  

Please enter a specific delivery time if needed  

  Method of Delivery:   Choose one of the options listed on screen 

    Hold for Pickup – pickup in Print and Document Services LT‐105 

Ship to Address – This selection you can have your order delivered to the location of 

your choice 

    Ship to Site – This is the address information you provided in your profile. 

At this time you have the following choices 

Back – previous screen where you can change your selections. 

Quote ‐ if you need an accurate price estimate before this order can be printed.   

Cancel – cancel this entire order  

Finish ‐ which submits your print request 

 

 

Order Process Complete 

If you attached documents to your order this is the final message you will see on screen: 

 

 

 

 

 

No file attached:  Please print a copy of the job ticket and submit it with your hardcopy originals.              

If you did not attach a file to be printed this is the final message you will see on screen. 

 

 

 

 

 

 

Checking Status of an order 

Click on My Orders at the top of the page to see where your job is in our production process. 

 

 

 

 

 

Viewing Order status and individual orders 

Once you click on my orders you can see the status of current orders and your order history.  

Your orders are saved on the server so no matter which computer you use to place your order 

or what location you are in you will have access to all the orders you submitted.  You can use 

filters to quickly look for a specific order if needed. 

 

Click “My Orders”

 

Viewing an order in order history 

Click on the view link to the right of the order you want to see.  

You will see all the details of this order and all the files attached to this order.  You will be able 

to open any file attached to this order. 

You can also copy this order to create a new order to submit for a reprint without having to 

recreate the order from scratch.  At the top or bottom of the screen you can navigate back to 

the order history list and choose another order to view. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Order 

Status 

Press “<< Back” to 

return to my orders 

history. 

Press “copy” to 

create a new order 

for a previous job. 

Submitting a Copied Order 

  Once you have copied the order you can make changes to details of the job if needed.   

 

Please make sure to change the due date before you save and submit the order. 

 

 

 

 

   

Once all your changes have been made click save.  If the job doesn’t save look for missing required 

information highlighted in red letters.  Once all missing information is complete hit save again.  You 

should see this message once the job is saved.   

 

Now from this screen you have the option to Edit, Copy again, Submit or Cancel the order. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Make sure to press 

“submit” for your 

order to be 

processed