Embed Size (px)
Citation preview
MACROPROCESO
GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
PROCESO COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
REVISADO POR APROBADO POR
Líder Funcional de Compras Director Financiero
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 32
1. OBJETIVO
Proveer a la Universidad de los bienes y servicios administrativos solicitados, con el
fin de satisfacer las necesidades de las unidades, a costos razonables y entregas oportunas, para asegurar el desarrollo óptimo de todos los procesos de la institución.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación de la necesidad por parte de las unidades hasta la entrega
del bien o servicio por parte del proveedor.
3. DEFINICIONES
Activos: constituyen los recursos económicos en general que posee una empresa
y que se espera que sus operaciones futuras. Pueden ser tangibles, como locales, edificios, maquinaria o mercancía, o intangibles, como ciertos derechos legales y
títulos, cuentas por cobrar, inversiones, marcas de la empresa, etc. Bienes: todo aquello que puede ser objeto de apropiación, empleado para
satisfacer alguna necesidad o cosas o derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial. Se puede definir como un elemento tangible, con cuya
producción o elaboración se persigue, al igual que con el servicio, colmar las necesidades de los clientes y la máxima satisfacción al consumirlo.
Referencia en compras de bienes: es un consecutivo que se le asigna al activo y que está relacionado con el Plan Único de Cuentas de la Universidad.
Terceros: son todas las personas o entidades que por realizar cualquier
transacción activa o pasiva con la Universidad están registrados en la base de
datos de terceros de la Universidad y tiene o han tenido algún movimiento en registros contables. Son terceros para la Universidad los proveedores, los
estudiantes, los empleados, los terceros manejados por cajas menores y los clientes de cartera institucional.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 32
4. CONDICIONES GENERALES
Centralización y especializaciones por línea de productos y servicios.
La unidad autorizada para realizar la compra de bienes y servicios administrativos
en la Universidad es la Oficina de Suministros; esta unidad realizará las compras que requieran las demás unidades.
La Oficina de Suministros buscará la mejor negociación con el proveedor con criterios de economía de escala a favor de la Universidad.
La Oficina de Suministros está conformada por funcionarios especializados por
línea de productos y servicios.
La gestión de compras de bienes se realizará bajo criterios técnicos, económicos
y de calidad que permitan dar cumplimiento a las políticas internas y generar economía y satisfacción a las diferentes unidades de la Universidad.
La decisión de comprar bienes nacionales ó importados, existiendo las dos posibilidades, se tomará teniendo en cuenta parámetros de calidad, garantía,
precio y tiempo de entrega. Por lo tanto se deberán evaluar las alternativas para asegurar que la compra se realice teniendo en cuenta la mejor relación costo-beneficio.
Se debe llevar a cabo un estricto seguimiento y control sobre las compras y los
pendientes de entrega, tanto por la Oficina de Suministros como por las demás unidades de la Universidad, con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en la negociación con el proveedor.
Las compras que se realicen en la Sede Central estarán regidas por las normas y
lineamientos definidos en el Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación (LE-P11-MN01).
La única unidad autorizada en la Pontificia Universidad Javeriana de recibir los bienes comprados en consignación es la Tienda Javeriana.
Solicitudes de compras
Todas las unidades deberán realizar las solicitudes de compra, de acuerdo con lo estipulado en el presente documento. Lo aquí establecido está soportado
tecnológicamente por los módulos de PeopleSoft Purchasing y Payables.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 32
Las solicitudes de compras de bienes realizadas por las unidades deberán realizarse buscando optimizar el consumo, garantizando que el gasto de los
mismos se realice dentro del tiempo establecido, evitando así la existencia de inventarios de insumos en las unidades y el incremento de compra de bienes al
final del año.
Las solicitudes de compra que no hayan sido aprobadas por el ordenador del
gasto serán anuladas automáticamente por el sistema Peoplesoft, ocho días después de la elaboración de la solicitud.
Proveedores y distribuidores
Cuando las compras se realicen a proveedores exclusivos será aceptable una
única cotización.
Cuando la compra de los bienes se realice a un distribuidor exclusivo, el
proveedor deberá enviar a la Oficina de Suministros la certificación de la casa matriz.
Criterios para la compra de activos, equipos, insumos y repuestos nacionales o importados
La compra de activos fijos relacionados con tecnologías de información y
comunicación deberá estar avalada por la Dirección de Tecnologías de Información, para lo cual está unidad realizará un diagnóstico y determinará la pertinencia y las especificaciones de la compra.
Para la compra de equipos especializados solicitados por las unidades de la
Universidad se deberá anexar el concepto técnico emitido por escrito por la unidad que tenga la competencia y tecnología asociada al equipo en cuestión, dicho concepto deberá incluir los motivos y criterios que sustentan la elección del
proveedor propuesto y la pertinencia de la compra. Tanto la justificación y el concepto técnico de la compra del equipo deberán ser descritos en el formato
Concepto Técnico y Justificación de la Compra de equipos (BS-P11-F24) y enviado a la Oficina de Suministros.
Para la compra de activos fijos la Oficina de Suministros le exigirá al proveedor la
garantía escrita de los mismos o verificará que ésta se encuentre reflejada en la
factura de venta.
La Oficina de Suministros, antes de realizar la compra de un activo, equipo, insumo o repuesto deberá consultar y evaluar el respaldo de la marca en el país. Además debe verificar anteriores experiencias de unidades de la Universidad con
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 32
el fin de garantizar el adecuado funcionamiento del equipo o repuesto y su mantenimiento.
Toda compra que requiera del pago de un anticipo deberá estar respaldada por
una póliza de buen manejo. Igualmente se deberán solicitar pólizas de cumplimiento cuando a criterio de la Oficina de Suministros se requiera.
Contratación
La Oficina de Suministros determinará con el proveedor los casos en los cuales para la compra de bienes o servicios se requiera la elaboración de un contrato, teniendo
en cuenta la solicitud de anticipo por parte del proveedor y los servicios adicionales por la compra del bien.
Aprobación de las compras
Al momento de realizar la aprobación de las compras se deberá contar con
cotizaciones vigentes o con una lista de precios actualizada; en caso contrario se deberá cotizar nuevamente.
El número de cotizaciones requeridas para la aprobación de las compras se encuentra definido en la Matriz de Atribuciones por Cuantía del Manual de
Normas y Lineamientos Generales de Contratación (LE-P11-MN01).
Las facturas y soportes correspondientes a la compra de bienes y servicios
administrativos se recibirán únicamente en la Oficina de Cuentas por Pagar.
Los cargos facultados y las cuantías para la aprobación de las compras se encuentran estipulados en la Matriz de Atribuciones por Cuantía del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 32
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN PLAZA
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1.
Identifica la necesidad de la compra y valida la
existencia y la referencia en los catálogos de bienes
y servicios a través del ERP.
Si existe la referencia,
Remítase a la actividad 2.
Si no existe la referencia,
Remítase al procedimiento Administración de
Referencias (BS-P11-PR13).
En este momento finaliza el procedimiento.
Unidades de la
Universidad
Responsable
de la Unidad
2.
Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador
del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP.
Si tiene disponibilidad presupuestal,
Remítase a la actividad 3.
Si no tiene disponibilidad presupuestal,
Remítase al procedimiento Control Presupuestal
(FI-P11-PR02).
En este momento finaliza el procedimiento.
Unidades de la
Universidad
Responsable
de la Unidad
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
3.
Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en
el sistema ERP.
Si aprueba la solicitud,
Remítase a la actividad 4.
Si rechaza la solicitud,
Informa al responsable de elaborar la solicitud de
compra que realice los ajustes.
Remítase a la actividad 2.
Si recicla la solicitud,
Elige la opción “recicla” en el ERP.
En este momento finaliza el procedimiento.
Unidades de la
Universidad Ordenador
del gasto
4.
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra
recibidas y el tipo de solicitud de compra.
Si es una importación,
Remítase al procedimiento de Compra por
Importación (BS-P11-PR14).
En este momento finaliza el procedimiento.
Si no es una importación,
Remítase a la actividad 5.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
Compras
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 8 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
5.
Valida la existencia del proveedor en el sistema ERP.
Si el proveedor está creado,
Remítase a la actividad 6.
Si el proveedor no está creado,
Remítase al procedimiento Selección de
Proveedores (BS-P10-PR04).
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
Compras
6. Solicita las cotizaciones al proveedor a través de
correo, WEB o fax.
Auxiliar de
Compras
7.
Recibe, ingresa en el ERP y analiza las cotizaciones
recibidas de los proveedores y envía notificación al
Jefe de la Oficina de Suministros.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 9 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
8.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la
solicitud en el sistema ERP.
Si aprueba la compra,
Envía notificación al Jefe Oficina Administrativa.
Remítase a la actividad 9.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones.
Remítase a la actividad 7.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de
Suministros
Jefe de
Oficina
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 10 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
9.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la
solicitud en el sistema ERP.
Si aprueba la compra,
Remítase a la actividad 10.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones.
Remítase a la actividad 7.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de
Control de
Giros
Jefe Oficina
10.
Verifica si la Junta de compras debe aprobar, de
acuerdo con el monto.
Si la junta de compras debe aprobar,
Envía notificación a través del ERP al representante
de la junta.
Remítase a la actividad 11.
Si la junta no aprueba,
Remítase a la actividad 14.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 11 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
11.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla.
Si aprueba la compra,
Remítase a la actividad 12.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones.
Remítase a la actividad 7.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP e informa a la
unidad que la solicitud no fue aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Junta de
Compras
Quien la
preside
12.
Verifica si el Vicerrector Administrativo debe
aprobar, de acuerdo con el monto.
Si el Vicerrector debe aprobar,
Envía notificación a través del ERP al Vicerrector
Administrativo.
Remítase a la actividad 13.
Si el Vicerrector no debe aprobar,
Remítase a la actividad 14.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 12 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
13.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla.
Si aprueba la compra,
Elige la opción aprobado en el ERP.
Remítase a la actividad 14.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones.
Remítase a la actividad 7.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Informa a la unidad que la solicitud no ha sido
aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Vicerrectoría
Administrativa
Vicerrector
Administrativo
14.
Verifica si la compra requiere contrato.
Si la compra requiere contrato,
Realiza los trámites de la contratación con la
Secretaría Jurídica.
Una vez el contrato este firmado por las dos partes,
Remítase a la actividad 15.
Si la compra no requiere contrato,
Remítase a la actividad 15.
Oficina de
Suministros Jefe Oficina
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 13 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
15.
Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las
solicitudes aprobadas y envía al proveedor.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
Compras
6.2 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS POR OUTSOURCING
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1.
Identifica la necesidad de la compra y valida la
existencia y la referencia en los catálogos de la
unidad de compras a través del ERP.
Si existe la referencia,
Remítase a la actividad 2.
Si no existe la referencia,
Remítase al procedimiento Administración de
Referencias (BS-P11-PR13).
En este momento finaliza el procedimiento. Unidades de la
Universidad
Responsable
de la Unidad
2.
Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador
del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP.
Si tiene disponibilidad presupuestal,
Remítase a la actividad 3.
Si no tiene disponibilidad presupuestal,
Remítase al procedimiento Control Presupuestal
(FI-P11-PR02).
En este momento finaliza el procedimiento.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 14 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
3.
Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en
el sistema ERP.
Si aprueba la solicitud de compra,
Remítase a la actividad 4.
Si rechaza la solicitud de compra,
Informa al responsable de elaborar la solicitud de
compra que realice los ajustes.
Remítase a la actividad 2.
Si recicla la solicitud de compra,
En este momento finaliza el procedimiento.
Unidades de la
Universidad Ordenador
del gasto
4.
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra
recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y
notifica al Jefe de Suministros para aprobación.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
Compras
Outsourcing
5.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la
solicitud de compra en el sistema ERP.
Si aprueba la compra,
Remítase a la actividad 7.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones para que se realicen los ajustes.
Remítase a la actividad 4.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Remítase a la actividad 6.
Jefe de
Oficina
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 15 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
6.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de
suministros
Auxiliar de
Outsourcing
7.
Verifica si la Junta de compras debe aprobar, de
acuerdo con el monto.
Si la junta de compras debe aprobar,
Envía notificación a través del ERP al representante
de la junta.
Remítase a la actividad 8.
Si la junta no aprueba,
Remítase a la actividad 13.
Jefe de
Oficina
8.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla.
Si aprueba la compra,
Remítase a la actividad 10.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones para que se realice la corrección.
Remítase a la actividad 4.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Remítase a la actividad 9.
Junta de
Compras
Quien la
preside
9.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
Compras por
Outsourcing
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 16 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
10.
Verifica si el Vicerrector Administrativo debe
aprobar, de acuerdo con el monto.
Si el Vicerrector Administrativo debe aprobar,
Envía notificación a través del ERP al Vicerrector
Administrativo.
Remítase a la actividad 11.
Si el Vicerrector no debe aprobar,
Remítase a la actividad 13.
Junta de
Compras
Quien la
preside
11.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla.
Si aprueba la compra,
Elige la opción aprobado en el ERP.
Remítase a la actividad 13.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones para que se realicen los ajustes.
Remítase a la actividad 4.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Remítase a la actividad 12.
Vicerrectoría
Administrativa
Vicerrector
Administrativo
12.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
Compras por
Outsourcing
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 17 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
13.
Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las
solicitudes aprobadas.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
Compras por
Outsourcing
14. Realiza la selección automática de solicitudes por
proveedor.
15.
Consolida las órdenes de compra por proveedor en
un archivo plano y envía el consolidado a cada
proveedor por correo electrónico.
5.3 COMPRAS EN CONSIGNACIÓN
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
1.
Solicita la creación en el ERP de las referencias de
los productos en consignación al Auxiliar de compras
y entrega los documentos soporte (factura).
Remítase al procedimiento Administración de
referencias (BS-P11-PR13).
Tienda
Javeriana Jefe
2.
Crea las referencias de los productos en
consignación en el ERP con el atributo inventario en
consignación y le informa a la Jefe de la Tienda
Javeriana que ya fueron creados los productos.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
compras
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 18 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
3.
Elabora la solicitud de compra de los productos en
consignación, notifica al ordenador del gasto y
verifica el presupuesto a través del ERP.
Si tiene disponibilidad presupuestal,
Remítase a la actividad 4.
Si no tiene disponibilidad presupuestal,
Remítase al procedimiento Control Presupuestal
(FI-P11-PR02).
En este momento finaliza el procedimiento.
Tienda
Javeriana Responsable
de elaborar
4.
Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en
el sistema ERP.
Si aprueba la solicitud de compra,
Remítase a la actividad 5.
Si rechaza la solicitud de compra,
Informa al responsable de elaborar la solicitud de
compra que realice los ajustes.
Remítase a la actividad 3.
Si recicla la solicitud de compra,
En este momento finaliza el procedimiento.
Tienda
Javeriana
Jefe de la
Tienda
Javeriana
5.
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra
recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y
notifica al Jefe de Suministros para aprobación.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
Compras
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 19 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
6.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la
solicitud de compra en el sistema ERP.
Si aprueba la solicitud de compra,
Remítase a la actividad 8.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones para que se realicen los ajustes.
Remítase a la actividad 3.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Remítase a la actividad 7.
Oficina de
Suministros
Jefe de
Oficina
7.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Auxiliar de
Compras
8.
Verifica si la Junta de compras debe aprobar, de
acuerdo con el monto.
Si la junta de compras debe aprobar,
Envía notificación a través del ERP al representante
de la junta.
Remítase a la actividad 9.
Si la junta no debe aprobar ,
Remítase a la actividad 14.
Jefe de
Oficina
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 20 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
9.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla.
Si aprueba la compra,
Remítase a la actividad 11.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones para que se realice la corrección.
Remítase a la actividad 5.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Remítase a la actividad 10.
Junta de
Compras
Quien la
preside
10.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de
Suministros
Auxiliar de
Compras
11.
Verifica si el Vicerrector Administrativo debe
aprobar, de acuerdo con el monto.
Si el Vicerrector Administrativo debe aprobar,
Envía notificación a través del ERP al Vicerrector
Administrativo.
Remítase a la actividad 12.
Si el Vicerrector no debe aprobar,
Remítase a la actividad 14.
Junta de
Compras
Quien la
preside
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 21 de 32
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES
UNIDAD CARGO
12.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla.
Si aprueba la compra,
Elige la opción aprobado en el ERP.
Remítase a la actividad 14.
Si rechaza la compra,
Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones para que se realicen los ajustes.
Remítase a la actividad 5.
Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Remítase a la actividad 13.
Vicerrectoría
Administrativa
Vicerrector
Administrativo
13.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
En este momento finaliza el procedimiento.
Oficina de
Suministros
Jefe de
Oficina
14. Ingresa al ERP, elabora la orden de compra. Auxiliar de
Compras
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 22 de 32
6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento “COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS”. Las
convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento
Conector de rutina
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas.
Conector de pagina
Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente.
Operación
Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento.
Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos.
Documento
Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento.
Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad.
Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento.
Rutina de Sistemas de Información
Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 23 de 32
INICIO
Responsable en la Unidad
Remítase al procedimiento Administración de Referencias (BS-P11-PR13).
Existe la referencia
Responsable en la Unidad
Identifica la necesidad de la compra y valida la existencia y
la referencia en los catálogos de bienes y servicios a través del
ERP.
Responsable en la Unidad
Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador del gasto y verifica el presupuesto a través
del ERP.
Administración de Referencias (BS-P11-
PR13).
A
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN PLAZA
SI
1
Tiene disponibilidad presupuestal
Ordenador del gasto
Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el
sistema ERP.
SI Responsable en la Unidad
Remítase al procedimiento Control Presupuestal (FI-P11-PR02).
NO
Control Presupuestal (FI-P11-PR02). 2
Aprueba la solcitud
Auxiliar de Compras
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra recibidas y el tipo de solicitud de compra.
SI Rechaza la solcitud
NO
Ordenador del gasto
Informa al responsable de elaborar la solicitud de compra que realice los ajustes.
SI
NO
Es una importación
Auxiliar de Compras
Remítase al procedimiento de Compra por Importación (BS-P11-PR14).
SI
4
4
5Compra por Importación (BS-P11-
PR14).
NO
Ordenador del gasto
Elige la opción recicla en el ERP.
3
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 24 de 32
A
Auxiliar de Compras
Valida la existencia del proveedor en el sistema ERP.
El proveedor está creado
Auxiliar de Compras
Remítase al procedimiento Selección de Proveedores (BS-P10-PR04).
Selección de Proveedores (BS-P10-PR04).
NO
Auxiliar de Compras
Solicita las cotizaciones al proveedor a través de correo, WEB o fax.
SI
Auxiliar de Compras
Recibe, ingresa en el ERP y analiza las cotizaciones recibidas de los proveedores y envía notificación al Jefe de la Oficina de Suministros.
Jefe Oficina de Suministros
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP.
Aprueba la solcitud
Jefe Oficina de Suministros
Envía notificación al Jefe Oficina Administrativa.
SI
Rechaza la solicitudNO
Ordenador del gasto
Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
NO
Jefe Oficina de Suministros
Elige la opción “rechazada” e informa a través del ERP las razones.
SI
6
6
7
Jefe Oficina Administrativa
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP.
Aprueba la solcitud
SI Rechaza la solicitud
NO
Jefe Oficina Administrativa
Elige la opción “rechazada” e informa a través del ERP las razones.
SI
8
8
Ordenador del gasto
Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
NO
9
B
Jefe Oficina Administrativa
Verifica si la Junta debe aprobar de acuerdo con el monto.
10
12
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 25 de 32
B
La junta de compras debe aprobar
NO
SI
Jefe Oficina Administrativa
Envía notificación a través del ERP al representante de la junta.
Quien preside la junta
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP.
Aprueba la solcitud
SIRechaza la solicitud
NO
Jefe Oficina Administrativa
Elige la opción “rechazada” e informa a través del ERP las razones.
SI
Jefe Oficina Administrativa
Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
NO
Quien preside la junta
Verifica si el Vicerrector Administrativo debe aprobar, de acuerdo con el monto.
El vicerrector debe aprobar
Quien preside la junta
Envía notificación a través del ERP al Vicerrector Administrativo.
SI
Vicerrector Administrativo
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP.
Aprueba la solcitud
10
11
Jefe Oficina de Suministros
Verifica si la compra requiere contrato.
SI
Rechaza la solicitud
NOVicerrector Administrativo
Elige la opción “rechazada” e informa a través del ERP las razones.
SI
Vicerrector Administrativo
Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
NO
12
13
C
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 26 de 32
C
La compra requiere contrato
Jefe Oficina de Suministros
Realiza los trámites de la contratación con la Secretaría Jurídica.
SI
Auxiliar de Compras
Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las solicitudes
aprobadas y envía al proveedor.NO
FIN
1
2
3
5
7
9
11
13
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 27 de 32
INICIO
Responsable en la Unidad
Remítase al procedimiento Administración de Referencias (BS-P11-PR13).
Existe la referencia
Responsable en la Unidad
Identifica la necesidad de la compra y valida la existencia y
la referencia en los catálogos de bienes y servicios a través del
ERP.
Responsable en la Unidad
Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador del gasto y verifica el presupuesto a través
del ERP.
Administración de Referencias (BS-P11-
PR13).
A
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS POR OUTSOURCING
SI
1
Tiene disponibilidad presupuestal
Ordenador del gasto
Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el
sistema ERP.
SI Responsable en la Unidad
Remítase al procedimiento Control Presupuestal (FI-P11-PR02).
NO
Control Presupuestal (FI-P11-PR02). 2
Aprueba la solcitud
Auxiliar de compras
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y notifica al Jefe de Suministros para aprobación.
SI Rechaza la solcitud
NO
Ordenador del gasto
Informa al responsable de elaborar la solicitud de compra que realice los ajustes.
SI
NO
4
4
Ordenador del gasto
Elige la opción recicla en el ERP.
3
Jefe Oficina de Suministros
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP.
5
7
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 28 de 32
A
Aprueba la solcitud
Rechaza la solicitud
NO
Ordenador del gasto
Elige la opción recicla en el ERP, informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
NO
Jefe Oficina de Suministros
Elige la opción “rechazada” e informa a través del ERP las razones.
SI
5
6
SI
B
Jefe Oficina de Suministros
Verifica si la Junta debe aprobar de acuerdo con el monto.
La junta de compras debe aprobar
SI
Jefe Oficina de Suministros
Envía notificación a través del ERP al representante de la junta.
Quien preside la junta
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP.
Aprueba la solcitud
SI
Quien preside la junta
Verifica si el Vicerrector Administrativo debe aprobar, de acuerdo con el monto.
El vicerrector debe aprobar
Quien preside la junta
Envía notificación a través del ERP al representante de la junta.
SI
Vicerrector Administrativo
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP.
Aprueba la solcitud
SI
NO
Rechaza la solcitud
Quien preside la Junta
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
SI
NO
8
Quien preside la Junta
Elige la opción “rechazada” e informa a través del ERP las razones para que se realice la corrección.
7
NO
Quien preside la Junta
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
Auxiliar de compras
Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las solicitudes
aprobadas.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 29 de 32
B
Auxiliar de Compras
Realiza la selección automática de solicitudes por proveedor.
Auxiliar de Compras
Consolida las órdenes de compra por proveedor en un archivo plano y envía el consolidado a cada
proveedor por correo electrónico.
FIN
1
2
3
6
8
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 30 de 32
INICIO
A
COMPRA EN CONSIGNACIÓN
Jefe Tienda Javeriana
Solicita la creación en el ERP de las referencias de los productos en consignación al Auxiliar de compras y entrega los documentos soporte
(factura).
Remítase al procedimiento Administración de referencias (BS-P11-PR13).
Administración de referencias (BS-P11-
PR13)
Auxiliar de compras
Crea las referencias de los productos en consignación en el ERP con el atributo inventario en consignación y le informa a la Jefe de la Tienda Javeriana
que ya fueron creados los productos.
Responsable de Elaborar en la Tienda Javeriana
Elabora la solicitud de compra de los productos en
consignación, notifica al ordenador del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP.
Tiene disponibilidad presupuestal
Jefe Tienda Javeriana
Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el
sistema ERP.
SIResponsable en la Unidad
Remítase al procedimiento Control Presupuestal (FI-P11-PR02).
NO
Control Presupuestal (FI-P11-PR02).
1Aprueba la solcitud
Auxiliar de Compras
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y notifica al Jefe de Suministros para aprobación.
SI Rechaza la solcitud
NO
NO
Jefe Tienda Javeriana
Informa al responsable de elaborar la solicitud de compra que realice los ajustes.
2
2
Jefe Tienda Javeriana
Recicla la solicitud de compra
3
SI
4
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 31 de 32
Jefe Oficina de Suministros
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en el sistema ERP.
A
Aprueba la solcitudSI
Rechaza la solicitud
NO
Jefe Oficina de Suministros
Elige la opción “rechazada” e informa a través del ERP las razones.
SI
Jefe Oficina Administrativa
Verifica si la Junta debe aprobar de acuerdo con el monto.
La junta de compras debe aprobar
Jefe Oficina de Suministros
Envía notificación a través del ERP al representante de la junta.
SI
Quien preside la junta
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP.
El vicerrector debe aprobar
Quien preside la junta
Envía notificación a través del ERP al Vicerrector Administrativo.
SI
Vicerrector Administrativo
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la solicitud en el sistema ERP.
Aprueba la solcitud
Auxiliar de Compras
Ingresa al ERP, elabora la orden de compra.
SI
4
Jefe Oficina de Suministros
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
NO
Auxiliar de Compras
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.
NO
FIN 1
3
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CÓDIGO: BS-P20-PR11
VERSIÓN: 1
FECHA: Octubre de 2009
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 32 de 32
7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE CÓDIGO
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
IDENTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO NOMBRE
INTERNO
Procedimiento Administración de Referencias (BS-P11-
PR13).
Procedimiento Ejecución y Control Presupuestal (FI-P11-
PR02)
Procedimiento de Compra por Importación (BS-P11-
PR14).
Procedimiento Selección de Proveedores (BS-P10-PR04).
Formato Concepto Técnico y Justificación de la Compra
de equipos (BS-P11-F24)
Manual de Normas y Lineamientos Generales de
Contratación (LE-P11-MN01).
Matriz de Atribuciones por Cuantía
EXTERNO
