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© Documento Propiedad de VALLEN PROVEEDORA INDUSTRIAL el documento vigente se encuentra en INTRANET cualquier versión impresa es una copia no controlada Formato para elaborar Documentos / Fecha: 28-02-2012 / Rev. 02
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
P-INV-05
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Subgerente de Inventarios Gerente Nacional de Calidad Gerente Nacional de
Inventarios
Fecha: 07-enero-2017 / Rev. 06
© Documento Propiedad de VALLEN PROVEEDORA INDUSTRIAL el documento vigente se encuentra en INTRANET cualquier versión impresa es una copia no controlada
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
P-INV-05 Fecha Rev. Pág.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
© Documento Propiedad de VALLEN PROVEEDORA INDUSTRIAL el documento vigente se encuentra en INTRANET cualquier versión impresa es una copia no controlada
Establecer el procedimiento para planificar y ejecutar las actividades involucradas en la entrega del producto al cliente. Desde la realización de las actividades de surtido, inspección, entrega y posteriores a la entrega de los materiales al cliente, así como las de preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto.
El presente documento es de observancia obligatoria para todos los Almacenes de las Sucursales de Proveedora de Seguridad Industrial del Golfo, S.A. de C.V.
3.1 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / Jefe de Salidas deberán supervisar que se realicen las inspecciones de los materiales surtidos acorde a lo descrito en el documento de salida, así como de verificar que los materiales estén adecuadamente empacados.
3.2 Los materiales que se envíen a surtido mediante Packing Único Sucursales deberán surtirse el mismo día.
3.3 Los traspasos de materiales deberán ser autorizados o denegados por el Jefe de Almacen en un lapso no mayor a 24 horas.
3.4 Los Packing Únicos Sucursales solicitados para clientes de tienda, mostrador o clientes que acudan a recoger sus materiales a la sucursal deberán ser atendidos en forma prioritaria.
3.5 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de elaborar la ruta de entrega de los materiales y enviara este programa de ruta a área Comercial y Administración.
3.6 Las unidades de reparto deberán salir para entrega de materiales antes de las 9:00 a.m.
3.7 La distribución de las entregas (programa de rutas) tendrá como prioridad los pedidos que no se entregaron el día anterior y deberá documentarse como reprogramado.
3.8 El material inspeccionado y etiquetado es el único que podrá ser embarcado en los vehículos de trasporte para su entrega al cliente.
3.9 Es responsabilidad del chofer solicitar la documentación de lo incluido en la Ruta, y obtener en los documentos de entrega de materiales el nombre, firma y sello de conformidad del cliente.
3.10 El Reporte de Control de guías de paquetería (F03) deberá ser enviados por el Jefe de Almacen / Jefe de Salidas los días 1 y 16 de cada Mes por correo electrónico al Subgerente de Logística Matriz.
3.11 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de enviar la retroalimentación de la ruta de entrega de los materiales y Cobranza a área Comercial y Administración.
3.12 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de entregar los documentos de la ruta de materiales y revisión de facturas al área de Administración antes de las 9:00 a.m.
II. ALCANCE
III. DISPOSICIONES GENERALES
I. OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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Folio de Pedido: Número asignado a un pedido generado en el Sistema MAPS, y se genera su consecutivo automáticamente.
Traspaso: Solicitud generada en el Sistema MAPS por el cual se solicita y se realiza la transferencia de materiales entre almacenes de sucursales.
Remisión: Es un documento el cual establece el material a surtir; este documento sirve como constancia de la Entrega de materiales al cliente.
Factura: Documento emitido con validez oficial.
Packing Único Sucursales: Es una lista de embarque, el cual establece cual material se debe surtir y mandar a algún destino para ser recibido por un cliente o Almacén.
Pistola Lectora (lector de código de barras): Es un equipo utilizado para cargar información; y el cual puede leer la información del código de barras de la etiqueta.
Manejo: Manipulación aplicada a los materiales y equipos durante su traslado y maniobra.
Empaque: Cobertura que protege la condición física de los materiales y equipos en almacén y traslado.
Conservación: Preservar el estado actual de los materiales y equipos, protegiéndolos de daño o deterioro en zonas distintas para ello.
Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación.
Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.
Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.
Ruta de Entrega: Reporte utilizado para la planeación de entrega de material al Cliente, optimizando tiempos y movimiento de traslado.
Reporte de Control de guías de paquetería: Reporte que lleva el control de las guías y destinos a donde son enviados los materiales.
IV. DEFINICIONES
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1 Surtir Packing o Solicitudes de Traspaso
1.1 Almacenista puede surtir los materiales acordes a los Materiales incluidos en el Packing Único Sucursales.
1.2 En el caso de Traspasos. Almacenista revisara en Lector de código de barras materiales que se están requiriendo.
Si el material es de contrato se deberá de revisar la existencia y autorizar el traspaso.
Si el material es para otra sucursal o tienda almacenista deberá de solicitar al Jefe de Almacen autorización considerando disponibilidad de material.
Si Autoriza Traspaso: Almacenista deberá de escanear y surtir el material; una vez realizada esta actividad se indicará en el lector la cantidad surtida y deberá de cerrar el traspaso.
Concluido estos pasos procederá a imprimir el Packing Único Sucursales.
En caso de no tener disponibilidad de materiales solicitados el Traspaso es denegado.
1.3 Almacenista en base al Packing Único Sucursales verifica los requisitos de los materiales solicitados como son: descripción, clave, cantidades, y ubicaciones. Y Surte los materiales y los coloca en el área de salidas.
1.4 Almacenista en el Packing Único Sucursales deberá colorar su nombre, firma, y fecha en el campo “surtió”; y entrega documento al Jefe de Almacen o Salidas para su inspección y verificación.
Almacenista
Jefe de Almacen
/ Jefe de Salidas
F01-P-INV-05
Picking Único
Sucursales
IT-INV-09
Instrucción de trabajo Packing
Único Sucursales
Remisión
/ F02-P-INV-05
Formato Traspasos
2 Inspección y Verificación de los Materiales Surtidos
2.1 El Jefe de almacén o salidas deberá de inspeccionar visualmente las condiciones físicas del material surtido por el almacenista.
2.2 Verifica con base al documento Packing Único Sucursales que concuerden los artículos, claves y cantidad solicitados, y una vez verificado deberá de colocar su nombre, firma, fecha y sellar de inspeccionado el documento de salida correspondiente.
Jefe de
Almacen /
Jefe de Salidas
F01-P-INV-05
Picking Único
Sucursales
V. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
2 Inspección y Verificación de los Materiales Surtidos (Continuación)
2.3 Cuando exista diferencias en artículos o cantidad de los materiales surtidos se solicita al almacenista su correcto surtimiento. El Jefe de almacén/Salidas deberá identificar en el documento de salida que se ha tenido un reproceso.
Jefe de Almacen/ Jefe de Salidas
3 Empaque del Producto a Entregar al Cliente
3.1 Una vez inspeccionado y verificado el material, el Almacenista deberá empacar los materiales surtidos.
3.2 El material para entregarse al cliente y que se encuentre en piezas sueltas, contenido en cajas pequeñas o que no esté empacado en cajas (por pacas o en bolsas) deberá empacarse en cajas que tienen impreso el logotipo de la Empresa.
3.3 Los materiales a enviar que se encuentren dentro de su empaque original, deberán remitirse al cliente en esos mismos empaques (empaques del proveedor).
3.4 Almacenista cierra las cajas con cinta de seguridad la cual contiene el logotipo de la Empresa.
Si es ruta Local, las cajas que se envíen por Ruta Local no deberán flejarse. Pasar a la actividad 3.7.
3.5 Si el envío se hace por paquetería, antes de cerrar la caja se colocará en el interior los documentos que deben acompañar al material (Factura, Remisión, Traspaso, etc.).
3.6 Las cajas que se envíen por paquetería serán flejadas según lo requiriera el tipo de producto que contenga (peso y dimensión) para segura la conservación del empaque de los productos enviados; el flejado de las cajas deberá efectuarse de acuerdo con lo establecido a continuación:
3.7 Almacenista coloca las cajas de los materiales empacados en el área de salidas del almacén de sucursal.
Almacenista
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
4 Identificación de las Cajas con los datos del Cliente
4.1 Jefe de Almacén o Salidas coloca a las cajas de Ruta Local / paquetería etiqueta con los datos de cliente, donde se especifica clave y nombre del cliente, dirección de entrega, Folio de Pedido, Remisión o No. de Factura. Para ruta Local. Pasar actividad 5.
4.2 Para entregas programadas por Paquetería se coloca la guía de la paquetería a las cajas que contienen el material para el envío y documentos de entrega al cliente. Pasar a actividad 11.
Nota: El Jefe de Almacén o Salidas deberá llenar diariamente el Reporte de Control de guía de paquetería (F03).
Jefe de
Almacen /
Jefe de Salidas
F03-P-INV-05
Reporte de Control de guía de paquetería
tiqueta con los datos de cliente para cajas de entrega
5 Elaborar Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación
5.1 Jefe de almacén / Salidas elabora el Formato de Ruta
de entrega de material y deberá llenar todos los datos requeridos: Número del cliente, nombre del cliente, No. de Folio de Pedido No. de Factura o No. Remisión, datos de la dirección de entrega de material.
Se especifica tipo del movimiento si es Facturado o Remisionado; y define el Tipo de Entrega; Ruta Local el material para entregar al Chofer; o Envío por Paquetería.
Nota: Si se genera una remisión Representante Interno de Cuenta entrega antes de 12:00 pm a Jefe de Almacén / Salidas para su surtido; y las remisiones generadas posteriormente se entregan antes de las 4:30 pm.
5.2 Administrador diariamente deberá entregar antes de las 4:30 de la tarde la Ruta de Revisión de Facturas y Cobranza (F04) al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / Jefe de Salidas.
5.3 El Representante Interno de Cuentas entrega los documentos de entrega al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / y revisan que las facturas / remisiones y traspasos estén enlistados en las rutas de entrega, y coloca nombre, firma, fecha y en el reporte de ventas por sucursal diario.
5.4 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacen realizara la planificación de la ruta, en la cual designa al chofer en base a las zonas asignadas y establece las prioridades de las entregas.
Jefe de Almacen
/ Jefe de Salidas
RIC
Administrador
RIC
Coordinador de Suministros
/ Jefe de almacén
F04-P-INV-05
Formato de Ruta de
entrega de material
F04-P-ADM-02
Ruta de Revisión de Facturas y Cobranza
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
P-INV-05 Fecha Rev. Pág.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
6 Entrega de la Ruta y documentación al Chofer
6.1 Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / Jefe de Salidas deberá entregar al chofer la Ruta de Entrega del Material con la documentación de entrega: Factura Original o Remisión y 2 Copias, y Orden de Compra.
6.2 Chofer revisa toda la documentación de soporte se encuentre completa.
Coordinador de suministros/
Jefe de Almacen /
Jefe de Salidas
Chofer
Ruta de entrega de
material y documentos
7 Recibir el material y cargar la unidad de reparto
7.1 Jefe de Almacen / Salidas entrega al Chofer las cajas a embarcar y se verifica acorde al documento de salida el cual deberá tener el sello y firma inspección.
7.2 Chofer cuenta y verifica el número de cajas que se están embarcando y coloca su nombre, firma y fecha de recibido en el Packing Único Sucursales y en la Ruta de Entregas de material.
7.3 Almacenistas apoyan a chofer a embarcan las cajas en el camión y se acomodaran de acuerdo a la planeación de las entregas definida (Ruta).
Jefe de
Almacen /
Jefe de Salidas
Chofer
Almacenista
Documentos de entrega de material
8 Entrega del Material a Clientes IP
8.1 Chofer entrega el material en el Almacén del Cliente donde se inspecciona y verifica la totalidad del material a entregar conforme a los requerimientos solicitados.
No es correcto: Chofer solicitara al cliente realizar las anotaciones en copia de factura o remisión de faltantes, daños del material, o no cumplimento con especificaciones. Chofer regresa el material al almacén de la Sucursal e informa al Jefe de Almacen.
Si es correcto: Se solicita al receptor del material Sello, fecha, nombre y firma de conformidad en los documentos de entrega de los materiales. Pasar a actividad 11.
Chofer
Documentos de entrega de material
9 Entrega del Material en el Almacén Empresas Paraestatales (PEMEX)
9.1 Chofer entrega la solicitud de inspección del material, donde se inspecciona y verifica que el material este conforme a los requerimientos solicitados.
No es correcto: Solicita a cliente genere el reporte de faltantes, daños del material, o no cumplimento con especificaciones. Chofer Regresa el material al almacén de la Sucursal e informa al Jefe de Almacen.
Si es correcto: se entrega en el Almacén PEMEX y se solicita se coloque Sello, fecha, nombre y firma de conformidad en los documentos de entrega de los materiales. Pasar a actividad 11.
Chofer
Documentos de entrega de material
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
10 Entrega del Material en los Centros de Suministros y Alianzas
10.1 El chofer entrega el material en los Centros de Suministro y/o Alianzas y proporciona al despachador en turno el Traspaso expedido por el almacén, el cual enlista el material enviado, cantidades y claves.
10.2 El despachador recibe el material y verifica las claves y cantidades del material que se está entregando contra documentos de entrega y de ser correcto anota la fecha, nombre y firma de conformidad.
10.3 Si despachador identifica faltantes de material, se afecta folio en sistema y se notifica por correo electrónico al Jefe de Almacén para que genere traspaso por devolución, lo imprime y firma el despachador y chofer.
10.4 Si el material se encuentra en mal estado, no se recibe y se procede a realizar traspaso por devolución en sistema MAPS anotando causas y motivos. Se entrega el material e impresión de traspaso firmado el despachador y chofer.
Nota: En caso de que el material se encuentre en mal estado, se deberá de levantar un reporte PNC.
10.5 El despachador deberá de afectar la entrada de los materiales en el sistema MAPS, lo imprime y firma de conformidad el Traspaso, lo entrega al chofer para que lo entregue al Jefe de Almacén y este documento sea integrado en las carpetas de registros.
Chofer
Despachador
Documentos de entrega de material
F02-P-INV-05
Formato Traspasos
11 Entrega de la documentación de soporte de materiales al cliente
11.1 Documentación de entrega IP y Paraestales: Chofer deberá de entregar al Jefe de Almacen / Salidas los documentos generados en la Entrega de Material cliente IP y Paraestatal: Facturas Originales, Remisiones y Soportes de Entrega debidamente Sellados y Firmados de conformidad por el cliente.
11.2 Traspasos a Alianzas / Centros de Suministros: Chofer deberá de entregar al Coordinador de suministros o al Jefe de Almacén, los documentos generados en la Entrega de Materiales a centros de suministro y alianzas, El Traspaso deberá contener fecha de recepción, nombre, firma de conformidad.
Nota 1: El Seguimiento de los materiales enviado por paquetería al cliente lo deberá realizar el Representante Interno de Cuenta.
Chofer
Coordinador Suministros /
Jefe de Almacen
/ Jefe de Salidas
RIC
Documentos de entrega de material
F02-P-INV-05
Formato Traspasos
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
P-INV-05 Fecha Rev. Pág.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
11 Entrega de la documentación de soporte de materiales al cliente (Cont.)
Nota2: El Seguimiento de los materiales de traspasos enviado por paquetería a las sucursales lo realiza Jefe de almacén / Salidas.
11.3 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de entregar los documentos de la ruta de materiales y revisión de facturas al área de Administración antes de las 9:00 a.m., acorde al procedimiento P-ADM-02.
11.4 Para garantizar el cumplimiento al programa de Reparto (indicador de desempeño del proceso), el coordinador de suministros / Jefe del Almacen será responsable de registrar en el Formato Reporte de Cumplimiento de Ruta toda la información referente a la entrega de los materiales, así como las causas de los materiales no entregados. Además, se deberá realizar un análisis de las causas de incumplimiento a la ruta, en las cuales el Subgerente Administrativo o Administrador deberán registrar aquellas causas que hayan generado una Nota de Credito
11.5 El coordinador de suministros / Jefe del Almacen deberán enviar cada mes al área de calidad el Reporte de Cumplimiento de Ruta de Entrega de Materiales done se especifique lo mencionado en el punto 11.4 así como el resultado del mes en el cumplimiento al programa de Reparto.
Administrador
Coordinador
de suministros/ Jefe de
Almacen / Salidas /
Subgerente Administrativo / Administrador
F02-P-INV-05
Formato Traspasos
F05-P-INV-05
Reporte de cumplimiento
de ruta de entrega de materiales
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
P-INV-05 Fecha Rev. Pág.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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P-I
NV
-05
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
RESPONSABLE INTERNO
DE CUENTA
JEFE DE ALMACÉN/
JEFE DE SALIDAS/
COORD. SUMINISTROS
CHOFERADMINISTRADORDESPACHADOR ALIANZA/
CENTROS DE SUMINISTROALMACENISTA
Verifica los requisitos de los
materiales solicitados como son:
descripción, clave, cantidades, y
ubicaciones
Almacenista surte materiales
acorde a Packing List, Remisiones
o Traspasos
Surte los materiales y los coloca
en el área de salidas.
En el Packing, Remisión ó
Traspaso Deberá colocar su
nombre, firma, y fecha en el
campo “surtió”; y entregar al Jefe
de Almacén para su Inspección y
verificación.
Inspeccionar visualmente las
condiciones físicas del material
surtido
Verifica en base al Packing, Remisión
o Traspaso que concuerde los
artículos, claves y cantidad.
Coloca su nombre, firma, fecha y
sella de inspeccionado el documento
de salida correspondiente.
¿Existe
Diferencia?
Solicita al almacenista su correcto
surtimiento.
Empacar los materiales Surtidos
No
El Jefe de almacén/Salidas deberá
identificar en el documento de
salida que se ha tenido un
reproceso.
Si
Material en piezas sueltas,
cajas pequeñas o que no
esté empacado deberá
empacarse en cajas con
logotipo de la Empresa.
Materiales que se encuentren
dentro del empaque original,
deberán remitirse al cliente
en esos empaques.
Cerrar las cajas con cinta de
seguridad que contiene el logotipo
de la Empresa.
¿Es
ruta
Local?
Es por Paquetería. Colocar en el
interior de la caja los documentos
que deben acompañar al material.
Colocar las cajas de materiales
empacados en el área de salidas
del almacén
Flejan las cajas según lo requiriera
el tipo de producto que contenga
Si
No
Coloca a las cajas de Ruta Local /
paquetería etiqueta con los datos de
cliente.
¿Es Ruta?
Colocar la guía de la paquetería a las
cajas que contienen el material y
documentos de entrega al cliente.
No
Elaborar el Formato de Ruta de
entrega de material y llena todos los
datos requeridos.
Si
Llenar diariamente el Reporte de
Control de guía de paquetería
F03-P-INV-05
Especificar el tipo del movimiento si
es Facturado o Remisionado y define
el Tipo de Entrega Local / Paqueria.
Diariamente deberá entregar antes
de las 4:30 pm la Ruta de Revisión
de Facturas y Cobranza (F04). Al
Coordinador de suministros / Jefe de
Almacen / Jefe de Salidas
Entrega los documentos de
entrega al Coordinador de
suministros / Jefe de Almacen / y
revisan que las facturas /
remisiones y traspasos estén
enlistados en la rutas de entrega.
Realizar la planificación de la ruta,
designa al chofer y establece las
prioridades de las entregas.
No
Solicita al
cliente realizar
las
anotaciones. Y
se regresan
materiales al
Almacen
Cuenta y verifica el número de cajas
que se están embarcando y coloca
nombre, firma y fecha de recibido
en los documentos de salida y en la
Ruta de Entregas.
Solicita al
receptor del
material Sello,
fecha, nombre y
firma de
conformidad.
¿Es
Correcto?
Entregar al chofer la Ruta de Entrega
del Material con la documentación:
Factura Original ó Remisión y 2
Copias, y Orden de Compra.
Recibe el material y verifica las
claves y cantidades del material
contra documentos de entrega y de
ser correcto anota la fecha, nombre
y firma de conformidad.
F04-P-ADM-02
A
Almacenistas apoyan a chofer a
embarcar las cajas en el camión y
se acomodaran de acuerdo ruta
- Si identifica faltantes de
material, afecta folio y
notifica por correo al Jefe de
Almacén para que genere
traspaso por devolución, lo
imprime y firma el despachador
y chofer.
- Si el material se encuentra en
mal estado, no se recibe y se
procede a realizar traspaso por
devolución en sistema MAPS
anotando causas y motivos. Se
entrega el material e impresión
de traspaso firmado por el
despachador y chofer.
Despachador Afecta la entrada de
los materiales en MAPS, lo imprime
y firma de conformidad el Traspaso
y lo entrega al chofer.
Documentos de Entrega IP y
Paraestatales y Alianzas Chofer
los documentos generados en la
Entrega de Material debidamente
Sellados y Firmados de
conformidad por el cliente.
INICIO
Entregar al Chofer las cajas a
embarcar y se verifica acorde al
documento de salida el cual deberá
tener el sello y firma inspección.
ENTREGA DE MATERIAL
CLIENTES IP
Entrega material en el Almacén del
Cliente se inspecciona y verifica la
totalidad del material conforme a
los requerimientos solicitados.
Si
ENTREGA DEL MATERIAL
EN EL ALMACÉN DE
PEMEX
Entrega la solicitud de
inspección del material, se
inspecciona y verifica que el
material este conforme a los
requerimientos solicitados.
¿Es
Correcto? NoSi
Solicita se
coloque Sello,
fecha, nombre
y firma de
conformidad
en los
documentos de
entrega
Solicita a cliente
genere reporte
de faltantes,
daños, o no
cumplimento
con
especificaciones
ENTREGA DE MATERIAL EN
CENTROS DE SUMINISTROS
Y ALIANZAS
Entrega el material y proporciona al
despachador el Traspaso, el cual
enlista el material, cantidades y
claves.
P-ADM-02
FIN
F04-P-INV-05
A
Entregar los documentos de la ruta
de materiales y revisión de facturas
al área de Administración antes de
las 9:00
VI. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
P-INV-05 Fecha Rev. Pág.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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Código / (Cuando
aplique)
Nombre del documento
P-INV-03 Procedimiento para Gestión de Pedidos en Sucursales
P-INV-04 Procedimiento para Gestión de Almacenes Sucursales
P-INV-06 Procedimiento para Reclamaciones y Garantías de material defectuoso.
P-VT-03 Procedimiento para la Formalización y Seguimiento de Contratos.
P-ADM-02 Procedimiento para Cancelación de Facturas, Notas de Crédito y Gestión de
Cobranza
IT-INV-09 Instrucción de trabajo Packing Único Sucursales
Identificación (clave)
Nombre del Registro
Lugar de Almacenamiento
Responsable resguardo
Tiempo de Retención
Disposición del Registro
F01-P-INV-05 Packing Único
Sucursales Carpetas: Copia
Jefe de Almacén
1 Año Archivo Muerto
F02-P-INV-05 Traspasos
Carpetas: Copia Jefe de
Almacén 1 Año
Archivo Muerto
F03-P-INV-05 Reporte de Control
de guía de paquetería Electrónico
Jefe de Almacén
1 Año Respaldo
F04-P-INV-05 Ruta de entrega de
materiales Electrónico
Jefe de Almacén
1 Año Respaldo
F05-P-INV-05
Reporte de
Cumplimiento de
Ruta de entrega de
Materiales
Electrónico Jefe de
Almacen 1 Año Respaldo
Código / (Cuando aplique) Nombre del documento F01-P-INV-05 Formato Packing Único Sucursales
F02-P-INV-05 Formato Traspaso
F03-P-INV-05 Reporte de Control de guía de paquetería.
F04-P-INV-05 Formato Ruta de entrega de materiales.
F05-P-INV-05 Formato Reporte de cumplimiento de Ruta de entrega de materiales
SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS
No. de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio
01 19/07/2010 Emisión Inicial del documento.
02 28/02/2012 Sección IX. INDICADORES se elimina.
03 15-06-2013
1. Sección II Alcance. 2. Sección de Lineamientos III. se agregan los puntos: 3.6 El área administrativa deberá de entregar el programa de
rutas al Coordinador de Inventarios / Jefe de Almacen como limite a las 4:30 de la tarde 3.11 Es responsabilidad del
Coordinador de Inventarios / Jefe del almacén documentar en la bitácora de anomalías todas las desviaciones derivada
IX. ANEXOS Y FORMATOS
X. CONTROL DE CAMBIOS
VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
VIII. CONTROL DE LOS REGISTROS
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
P-INV-05 Fecha Rev. Pág.
07/01/2017 06 12 de
17
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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03
Cont. 15-06-2013
3.12 El Reporte de Control de guías de paquetería (F03)
deberá ser enviados por el Jefe de Almacen los días 1 y 16 de cada Mes al Subgerente de Logística Matriz. 3. Sección IV. Definiciones: se agregan: Lector de Código
de Barras (Pistola Lectora), Estibar, Manejo, Empaque, Conservación, Liberación, Inspección, Verificación
4. Se Agrega a la Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 1. Recibir Picking o Solicitudes de Traspaso en Lectores de Código de Barras para realizar Surtido de los Materiales: Punto 1.1, Punto 1.2, Punto1.3, Punto 1.4. 5. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 3. Se
Integran las actividades Empacado de los Materiales a Entregar al Cliente para ruta local y paquetería. 6. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 5.
Recepción de Reporte de Rutas de Materiales y su Planificación. Punto. 5.3. 7. Sección V. Actividad 6. Entrega de la Ruta y documentación al Chofer Nota: En caso de que la sucursal
no cuente con Coordinador de Inventarios lo entregará el administrador de la Sucursal. 8. Sección V. Actividad 11. Se integran actividades 12,13 y 14. Integración de la documentación de soporte de las entregas: Punto 11.1 Documentación de entrega IP y
Paraestales: Chofer deberá de entregarla al Coordinador de Punto. 11.2 Traspasos Alianzas / Centros de Suministros: Nota1: El Seguimiento de los materiales enviado por paquetería al cliente lo deberá realizar el área de Facturacion de la Sucursal. Nota2: El Seguimiento de los materiales de traspasos enviado por paquetería a las sucursales lo realiza Jefe de almacén.
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SE MODIFICA LO SIGUIENTE: Sección I. Objetivo, Establecer el procedimiento para
planificar y ejecutar las actividades involucradas en la entrega del producto al cliente. Desde la realización…etc... Sección III. Disposiciones Generales, Punto 3.1 El
Coordinador de suministros / Jefe de Almacén deberán supervisar que se realicen las inspecciones de los materiales surtidos acorde a lo descrito…etc., Punto 3.2 Los materiales
que se envíen a surtido mediante Packing deberán surtirse el mismo día. Punto 3.4 Los traspasos de materiales deberán ser autorizados, etc. Punto 3.5 Los traspasos o
Packing solicitados para clientes de mostrador o clientes que acudan a recoger sus materiales a la sucursal, etc. Punto 3.6 El área administrativa deberá de entregar el programa de
rutas al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen como limite a las 4:30 de la tarde. Punto 3.10 Es responsabilidad del chofer obtener en los documentos, etc. Punto 3.12 El
Reporte de Control de guías de paquetería (F03) deberá ser enviado…etc., por correo electrónico al Subgerente de Logística Matriz. Definiciones, Folio de Pedido: Número asignado a un
pedido generado en el Sistema MAPS, y se genera su consecutivo automáticamente. Traspaso: Solicitud generada
en el Sistema MAPS por el cual se solicita y se realiza la transferencia de materiales entre almacenes de sucursales. Remisión: Es un documento el cual establece el material a
surtir; este documento sirve como constancia de la Entrega de materiales al cliente.
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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Pistola Lectora (lector de código de barras): Es un equipo
utilizado para cargar información; y el cual puede leer la información del código de barras de la etiqueta. Inspección:
Evaluación de la conformidad por medio de observación. Ruta de Entrega: Reporte utilizado para la planeación de
entrega de material al Cliente, optimizando tiempos y movimiento de traslado. Actividad 1 Surtir Packing o Solicitudes de Traspaso, Punto 1.1 puede surtir los materiales acorde a lo siguiente:
a) Packing list: Documento que se imprime del sistema MAPS. Pasa a actividad 1.3 b) Remisiones: Documento entregado por área administrativa, etc. Pasa a actividad 1.3 c) Traspasos: folio que se recibe en pistola lectora Pasa a actividad 1.2. Punto 1.4 Almacenista en el Packing List,
Remisión o Traspaso y deberá colorar su nombre, etc. Actividad 2 Inspección y Verificación de los Materiales Surtidos, Punto 2.1 El Jefe de almacén o salidas deberá de
inspeccionar visualmente las condiciones físicas del material surtido por el almacenista. Punto 2.2 Verifica con
base al documento Packing List, Traspaso o Remisión que concuerden los artículos, claves y cantidad solicitados y una vez verificado deberá, etc. Actividad 3 Empaque del Producto a Entregar al Cliente, Punto 3.1 Una vez inspeccionado y verificado el material, el Almacenista deberá empacar los materiales surtidos. Punto
3.7 Las cajas que se envíen por paquetería y sean tamaño grande ya que por este medio se asegura la conservación del empaque, etc. Punto 3.8 Almacenista coloca las cajas
de los materiales empacados en el área de salidas del almacén de sucursal. Actividad 4 Identificación de las Cajas con los datos del Cliente, Punto 4.1 Jefe de Almacén o Salidas coloca a las
cajas de Ruta Local / paquetería etiqueta con los datos de cliente (A05), etc. Punto 4.2 Nota: El Jefe de Almacén o
Salidas deberá llenar diariamente el Reporte de Control de guía de paquetería (F03). Actividad 5 Recepción de Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación, Punto 5.2
Facturista diariamente deberá entregar antes de las 4:30 de la tarde el Formato de Ruta de Entregas de material y la Ruta de Revisión de Facturas y Cobranza (F09), etc. Punto
5.3 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / Jefe de Salidas revisa que los documentos de entrega enlistados en la rutas…etc, en el Formato de Ruta de Entregas de material. Punto 5.4 El Coordinador de Inventarios / Jefe de
Almacén realizara la planificación de la ruta, en la cual designa al chofer en base a las zonas asignadas y establece las prioridades de las entrega. Actividad 6 Entrega de la Ruta y documentación al Chofer Punto 6.1 Coordinador de suministros / Jefe de
Almacén / Jefe de Salidas deberá entregar al chofer la Ruta de Entrega del Material, etc. Punto 6.2 Chofer revisa toda la
documentación de soporte se encuentre completa. Actividad 7 Recibir el material y cargar la unidad de reparto, Punto 7.1 Jefe de Almacen / Salidas entrega al
Chofer las cajas a embarcar y se verifica acorde al documento de salida el cual deberá tener el sello y firma inspección.
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OPERATIVOS
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Se modifica el Nombre de la Actividad 8 Entrega del Material a Clientes IP. Actividad 11 Entrega de la documentación de soporte de entrega de materiales al cliente, Punto 11.1 Documentación de entrega: Chofer deberá de entregar al encargado de programación de rutas o al Administrador de sucursal, etc. SE AGREGA LO SIGUIENTE: Actividad 1 Surtir Packing o Solicitudes de Traspaso, Punto 1.3 Los materiales recibidos directo de proveedor,
importaciones y traspasos de almacenes de las sucursales deberán ser inspeccionados acorde a lo definido en este procedimiento…etc. Actividad 5 Recepción de Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación, Punto 5.1 Nota:
Si se genera una remisión Facturista entrega antes de 12:00 pm a jefe de almacén para su surtido; y las remisiones generadas posteriormente se entregan con la ruta a las 4:30 pm. SE ELIMINA LO SIGUIENTE: Disposiciones Generales, Punto 3.3 Todo material a
entregar a clientes a través de facturas o remisiones deberán enviarse etc… Punto 3.11 Es responsabilidad del
Coordinador de Inventarios / Jefe del almacén documentar.....etc. Definiciones, Estibar: Colocar materiales sobre una
superficie intercalando posiciones de material y distribuyendo convenientemente su peso. Bitácora de Anomalías: Reporte que se llena por parte de las diferentes
áreas de almacén para ir registrando las desviaciones de los diferentes procesos y el cual sirve para identificar las áreas de oportunidad y mejora. Actividad 1 Surtir Packing o Solicitudes de Traspaso, Punto 1.2 Almacenista revisara en Lector de código de
barras, el picking recibido;…etc. Actividad 2 Inspección y Verificación de los Materiales Surtidos, Punto 2.4 Se deberá de llenar la Bitácora de
anomalías del Almacén, el cual se deberá de enviar semanalmente al Coordinador de Inventarios y Subgerente de Inventarios Regional para su análisis y seguimiento. Actividad 3 Empaque del Producto a Entregar al Cliente, Punto 3.3 Almacenista deberá colocar los materiales en las
cajas de manera...etc. propósito de que asienten perfectamente en la misma. Actividad 5 Recepción de Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación, Punto 5.5 Jefe
de Almacén verifica los materiales surtidos que están incluidos en la ruta de …etc.
Actividad 6 Entrega de la Ruta y documentación al Chofer Punto 6.1 Nota:En caso de que la sucursal no
cuente con Coordinador de Inventarios lo entregará el administrador de la Sucursal. Se eliminan los anexos A01-P-INV-05 Ruta de Entrega de Materiales, A02-P-INV-05 Remisión, A03-P-INV-05 Reporte del Material Pendiente por afectar de traspasos, A04-P-INV-05 Bitácora de anomalías del Almacén y A05-P-INV-05 Etiqueta con los datos del cliente
para cajas de entrega.
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26-02-2016
SE MODIFICA LO SIGUIENTE: Sección III. Disposiciones Generales, se modifica el Punto 3.1 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / Jefe de Salidas deberán supervisar que se realicen las inspecciones…etc. Se modifica el nombre de la actividad 5 Nombre anterior: Recepción de Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación, Nombre actual: Elaborar Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación. Actividad 5 laborar Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación. Se modifica el Punto 5.1 Jefe de almacén / Salidas elabora el Formato de Ruta de entrega de material y deberá llenar todos los datos requeridos…etc. Se modifica el Punto 5.2 Administrador diariamente deberá entregar antes de las 4:30 de la tarde…etc... Se modifica el Punto 5.3 El Representante Interno de Cuentas entrega los documentos de entrega al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / y revisan que las facturas / remisiones y traspasos... etc. Actividad 5 laborar Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación se modifica la sección Responsable se agrega el puesto Representante Interno de Cuenta, y el Administrador. Actividad 11 Entrega de la documentación de soporte de materiales al cliente Se modifica el Punto 11.1 Documentación de entrega IP y Paraestales: Chofer deberá de entregar al Jefe de Almacen / Salidas los documentos generados en la Entrega de Material cliente IP y Paraestatal: Facturas Originales, Remisiones y Soportes de Entrega…etc. Punto 11.2 Traspasos a Alianzas / Centros de Suministros: Chofer deberá de entregar al Coordinador de suministros o al Jefe de Almacén, los documentos generados en la Entrega de Materiales a centros de suministro y alianzas, etc. Nota 1: El Seguimiento de los materiales enviado por paquetería al cliente lo deberá realizar el Representante Interno de Cuenta. Punto 11.3 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de entregar los documentos de la ruta de materiales y revisión de facturas al área de Administración antes de las 9:00 a.m., acorde al procedimiento P-ADM-02.
SE AGREGA LO SIGUIENTE:
Sección III. Disposiciones Generales, Se agregan: Punto 3.5 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de elaborar la ruta de entrega de los materiales y enviará este programa de ruta a área Comercial y Administración.
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(Cont.) 26-02-2016
Punto 3.11 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de enviar la retroalimentación de la ruta de entrega de los materiales y Cobranza a área Comercial y Administración. Punto 3.12 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de entregar los documentos de la ruta de materiales y revisión de facturas al área de Administración antes de las 9:00 a.m.
SE ELIMINA LO SIGUIENTE:
Sección III. Disposiciones Generales, Punto 3.5 El área administrativa deberá de entregar el programa de rutas al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen como limite a las 4:30 de la tarde.
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SE MODIFICA LO SIGUIENTE: III DISPOSICIONES GENERALES Punto 3.2 Se cambia la palabra “remisión” por “Packing Único Sucursales” Punto 3.4 Se cambia la palabra “traspaso” por “Packing Único Sucursales” IV DEFINICIONES Se cambia la definición de “Packing List” por la definición de “Packing Único Sucursales” V DESARROLLO DE ACTIVIDADES Punto 1.1 antes decía: Almacenista pude surtir los materiales acordes a lo siguiente, ahora dice: Almacenista pude surtir los materiales acordes a los materiales incluidos en el Packing Único Sucursales.
Concluido estos pasos procederá a imprimir el Packing Único Sucursales.
Puntos 1.3, 1.4 y 2.2 Se cambia la palabra “Packing List, Remisión o traspaso” por “Packing Único Sucursales” Punto 7.2 Se cambia la palabra “los documentos de salida” por “Packing Único Sucursales”
SE AGREGA LO SIGUIENTE V DESARROLLO DE ACTIVIDADES Punto 11.4 Para garantizar el cumplimiento al programa de Reparto (indicador de desempeño del proceso), el coordinador de suministros / Jefe del Almacen será responsable de registrar en el Formato Reporte de Cumplimiento de Ruta toda la información referente a la entrega de los materiales, así como las causas de los materiales no entregados. Además, se deberá realizar un análisis de las causas de incumplimiento a la ruta, en las cuales el Subgerente Administrativo o Administrador deberán registrar aquellas causas que hayan generado una Nota de Credito
Punto 11.5 El coordinador de suministros / Jefe del
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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE
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Almacen deberán enviar cada mes al área de calidad el Reporte de Cumplimiento de Ruta de Entrega de Materiales done se especifique lo mencionado en el punto 11.4 así como el resultado del mes en el cumplimiento al programa de Reparto.
Se hace referencia a la IT-INV-09 Instrucción de trabajo Packing Único Sucursales.
SE ELIMINA LO SIGUIENTE: Punto 1.1.
a) Packing list: Documento que se imprime del sistema maps. Pasa a actividad 1.3
b) Remisiones: Documento entregado por área comercial al Jefe de Almacen / Salidas para surtido de los materiales. Pasa a actividad 1.3
a) Traspasos: folio que se recibe en pistola lectora Pasa a actividad 1.2