DIRECTIVA N° Ob3 - 2009-0SCEIPRE

PROCEDIMIENTO PARA LA FOLIA CION DE DOCUMENTOS EN ELORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL

ESTADO - OSCE

Contar con el procedimiento para la correcta foliaci6n de los documentosarchivisticos, estableciendo requisitos y pautas a seguir para una foliaci6nuniforme y sistematica de los documentos generados en el OSCE.

La foliaci6n de los documentos sera un requisito indispensable para lastransferencias documentales en los diferentes niveles de archivo.

2. 1. Lograr que los Archivos de Gesti6n y los Archivos Perifericos del OSCErealicen una correcta foliaci6n de su acervo documental.

2.2. Establecer como actividad necesaria y obligatoria en el proceso deorganizaci6n documental, especificamente en los trabajos de ordenamientodocumental.

2.3. Permitir mediante la foliaci6n, la ubicaci6n y localizaci6n de losdocumentos archivisticos de manera eficaz y eficiente, logrando con elloconocer· la informaci6n requerida en forma oportuna, garantizando laintegridad y seguridad de la documentaci6n.

2.4. Asegurar el uso de los dos principios archivisticos: el principio de ordenoriginal y el principio de procedencia.

2.5. Garantizar la transparencia y el acceso a la informaci6n publica en lagesti6n institucional, de manera rapida y oportuna, sirviendo de respaldotecnico legal, y asimismo como un acto de fe y responsabilidad de losproductores documentales.

• Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.• Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.• Ley N° 27658, Ley Marco de Modernizaci6n de Gesti6n del Estado.• Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Naci6n.• Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservaci6n e Incremento del

Patrimonio Documental de la Naci6n.• Decreto Supremo N° 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley No. 19414.• Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley No. 25323.• Decreto Supremo N° 005-93-JUS, modificatoria del Decreto Supremo N°

008-92-JUS.• Decreto Supremo N° 043-2003PCM, Texto Unico Ordenado de la Ley N°

27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la Informaci6n Publica.• Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley N° 27806.

• Decreto Supremo N° 011-2006-ED, Reglamento de la Ley N° 28296.• Resoluci6n Jefatural N° 073-85-AGNIJ, Normas Generales del Sistema

Nacional de Archivos.• Resoluci6n Jefatural N° 173-86-AGNIJ, Directivas del Sistema Nacional de

Archivos.• Resoluci6n Jefatural N° 076-2008-AGNIJ, Reglamento de Aplicaci6n de

Sanciones Administrativas par infracciones en contra del PatrimonioDocumental Archivistico y Cultural de la Naci6n.

• Directiva N° 005-2008-AGNIDNDAAI. Normas para la Foliaci6n deDocumentos Archivisticos en los Archivos Integrantes del Sistema Nacionalde Archivos.

La foliaci6n es una acci6n administrativa u operaci6n que consiste en numeraro enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas 0 folios, de tododocumento archivistico 0 unidad documental recibida ylo generada por unaunidad organica, instituci6n 0 entidad.

• La documentaci6n archivistica a foliarse, previamente debera estarclasificada y ordenada, respetando los dos principios archivisticos; elPrincipio de Procedencia y el Principio de Orden Original.

• Se deberan foliar todas las piezas documentales, sean estas conformantesde series documentales simples 0 unidades documentales simples(Resoluciones, Acuerdos, Oficios, Circulares, etc.), en este caso la foliaci6nse realizara de manera independiente por tomo, legajo 0 carpeta, y enseries documentates compuestas (Contratos, Legajos de Personal,Documentos Contables, Expedientes, etc.), la foliaci6n se realizara a cadauno de los documentos que conforman la unidad documental 0 expediente,.

\ -;,en el caso de que se formara mas de una unidad de conservaci6n, lafoliaci6n se ejecutara de forma tal que la segunda sera la continuaci6n de laprimera.

• La documentaci6n archivistica a foliarse previa mente debera estardepurada ylo seleccionada, es decir que, toda aquel/a documentaci6n noarchivistica 0 aquel/a que no forme parte de un archivo, tales como fol/etos,boletines, revistas, tripticos, dipticos, folios en blanco y otrasreproducciones de apoyo, no sera objeto de foliaci6n.

• Es importante considerar el uso de materiales convenientes, cuyaimplicancia hacia el soporte en papel no perjudique, ni altere su valorinformativo ylo legal.

• Las unidades documentales, no deberan exceder de doscientos (200) folios,siempre y cuando el volumen documental 10 permita, en caso contrario,podra dividirse en funci6n de la cantidad de folios, pero siempre formandoun solo texto, manteniendose su unidad de informaci6n.

• La foliaci6n se realizara antes de cualquier proceso de descripci6n,encuadernaci6n 0 proceso reprogratico.

VI. PROCEDIMIENTOS

6.1. DE LA FOL/AC/ON

La foliaci6n se efectuara en numeros an!Jbigos, y se iniciara con el primerescrito que presente el interesa do, con el documento que genere elfuncionario competente, 6 cuando la gesti6n se inicie por otra instituci6n. Nose debera utilizar a continuaci6n de la numeraci6n para cada folio, letras delabecedario 6 cifras como 10, 1B, 1Bis, 6 los terminos "bis" 0 "tris".

1. La numeraci6n que se Ie asigne a cada folio, debera ser consecutiva, esdecir, sin omitir ni repetir numeros.• Para el caso especifico de la foliaci6n, se utilizara un sello

estandarizado (Anexo 1), en el angulo superior derecho de la cararecta del folio en el mismo sentido del texto del documento. EI selloconsta de dos casilleros:-/ EI casillero izquierdo, consigna el nombre de la instituci6n y la

denominaci6n de la unidad organica que efectua la foliaci6n.-/ EI casillero derecho, consigna el numero de folios en cifras

arabigas.2. La foliaci6n se realizara de adelante hacia el final, de tal manera que la

primera hoja del escrito y demas hojas seran foliadas en formacorrelativa, segun se vayan acumulando los documentos, escritos ydemas actuaciones. Estos deberan estar debidamente foliados y porestricto orden cronol6gico, formando con todos ellos un solo cuerpo.

3. EI numero asignado a cada folio debera escribirse de manera legible, sinenmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos,membretes, sellos originales, etc.

4. AI realizar la tarea de foliar, se debe evitar escribir con trazo fuerte, yaque se puede causar danG al soporte.

1. Toda la documentaci6n en soporte papel, es decir las hojas Milesque contengan escritos, dibujos y otro tipo de informaci6n.

2. Las hojas de tramite 0 de ruta que esten numeradas, fechadas ycontengan disposiciones debidamente firmadas por los funcionarioscompetentes.

3. Los proyectos de resoluciones u o tros, que obren comoantecedentes, siempre que esten visados 0 contenganobservaciones escritas en los mismos.

4. Cuando las unidades documentales, contengan documentos endistintos soportes al papel, como por ejemplo: Casetes, discosdigitales CO's, disquetes, videos, audios, etc., deberan numerarsecon una hoja lIamada, "Hoja de Testigo 0 Referencia Cruzada"(Anexo 2), anotandose en esta hoja su respectivo numero de folio, 10que permitira dejar constancia de su existencia y de la unidaddocumental a la que pertenecen, de esta manera, poder realizar lacorrespondiente referencia cruzada, en el caso de que se opte porseparar este material. La hoja de Testigo 0 Referencia Cruzada,debera contener la siguiente informaci6n: Fondo, Secci6n, SubSecci6n, Serie, Sub serie, fecha, numero de folio; ademas de otras

caracterfsticas que se consideren relevantes como el tamano, loscolores, el titulo, el asunto, y otros datos.

5. Los documentos que se encuentren anexos a uno principal, talescomo pIanos, mapas, dibujos, fotograffas, negativos, impresos cuyascaracterfsticas tanto internas como externas (formato y tamano)impliquen un trato especial ylo se encuentren doblados 0 encondiciones poco favorables para su estado de conservaci6n, de lamisma manera, se podra optar por separar este material,numerandose en un solo folio y dejandose constancia con la "hoja deTestigo 0 Referencia Cruzada" de su existencia dentro de la unidaddocumental a la que pertenecen.

6. Los documentos que se encuentren sueltos (fotograffas, pIanos,mapas, etc.), es decir archivos con caracterfsticas particulares, comopor ejemplo los Archivos Fotograticos, seran foliados en la caravuelta 0 folio vuelta, correspondifmdole un numero consecutivo paracada una de ellas. Si una 0 mas fotograffas se encuentran adheridasa una hoja, a esta se Ie escribira su respectivo numero de folio (foliorecto). EI detalle de la informaci6n con respeto al numero ylocantidad de fotograffas debera figurar en el instrumento descriptivo.

7. Cuando los documentos en formato pequeno, por ejemplo losdocumentos contables como recibos de pago, facturas, 6rdenes decompra, vouchers, etc., se encuentren adheridos a una hoja, a estaIe correspondera su respectivo numero de folio (folio recto), asfmismo la informaci6n detallada se mencionara en el instrumentodescriptivo.

1. Las hojas, fojas 0 folios sueltos, tota/mente en blanco, adheridos,cosidos 0 empastados que se encuentren en tomos 0 legajos, esdecir que no contengan informaci6n en recto ni vuelto, no deberansepararse en el caso de que estos cumplan una funci6n depreservaci6n y conservaci6n como aislamiento de manifestaci6n dedeterioro biol6gico, protecci6n de fotograffas, dibujos, grabados uotros 0 para evitar la migraci6n por corrosi6n de tintas al contacto uotros agentes agresores y contaminantes.

2. Las unidades documentales que se generan empastadas, foliadasylo paginadas de fabrica, como son los libros principales, auxiliares ytomos contables, asf como los libros 0 cuadernos que sirven deregistro de correspondencia. En estos casos se respetara yaceptarasu foliaci6n original bajo la supervisi6n y control de la dependenciageneradora 0 receptora, anotandose el detalle de la cantidad defolios que contenga en el instrumento de descripci6n.

3. No se deberan foliar documentos en soportes distintos al papel ylodocumentaci6n no convencional como, casetes, discos digitales -CD's, disquetes, videos, etc.

4. No se foliara el reverso 0 la cara vuelta de las hojas ya foliadas.

1. La rectificaci6n es una tarea administrativa mediante la cual aldetectarse errores en la foliaci6n de un documento 0 en la unidaddocumental, se procedera a su respectiva correcci6n.

2. Cuando los errores en la foliaci6n se detecten en documentos 0

expedientes generados por el OSCE, la foliaci6n sera rectificada por launidad organica que gener6 el error.AI haberse constatado el error en el documento 0 expediente, se deberarectificar la foliaci6n tachando la anterior con dos lineas oblicuascruzadas y a continuaci6n se efectuara la foliaci6n correcta, ademas decolocarle el termino "Vale", firma, nombres, apellidos y el cargo de lapersona 0 trabajador encargado de la gesti6n documentaria.

3. Cuando los errores en la foliaci6n se detecten en expedientesprocedentes de otras instituciones 0 entidades, se procedera de lasiguiente manera:• Si el documento 0 expediente tiene "Prioridad especial 0 Urgente",

se agregara al documento 0 expediente una constancia (Anexo 3), lacual se incluira al final del documento 0 expediente senalando loserrores detectados en la foliaci6n, el trabajador quien realiz6 larectificaci6n incluira en esta constancia sus nombres, apellidos y elcargo. Esta constancia sera foliada y se continuara sin rectificar yloanular la anterior.

• En caso contrario, se devolvera dicho documento 0 expediente a lainstituci6n 0 entidad para que regularice su foliaci6n.

4. La foliaci6n rectificada, sera anulada mediante:• Una raya oblicua, evitando los tachones ylo borrones, y• La correcta foliaci6n debajo del sello foliador.• Colocar el termino "Vale"• A continuaci6n firma, nombres y apellidos, y cargo del trabajador

responsable de la gesti6n documentaria.

1. La acumulaci6n de .documentos 0 expedientes, es una tareaadministrativa por la cual se adicionan 0 se juntan uno 0 masdocumentos 0 expedientes sobre un mismo asunto, que guardenafinidad 0 relacionados entre sf, para ser resueltos en una solaresoluci6n 0 fa 110, a fin de evitar resoluciones contradictorias.

2. Los expedientes que se incorporan a otros (documentos acumulados)no continuaran su foliatura, por 10 tanto mantendran su numeraci6n,dejandose una constancia que indique "OOCUMENTO 0 EXPEOIENTEACUMULAOO" (Anexo 4) en la cual se debera indicar su agregaci6n y lacantidad de fojas acumulados, segun 10 estipula el Art. 152.2 de la LeyN° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

3. En el caso de expedientes que son ingresados por mesa de partes 0tramite documentario, y este escrito se refiera a un expediente entramite, debera registrarse en el sistema, agregandose posteriormente alexpediente que Ie dio origen. Efectuado esto, se dara el mismo numerode expediente (que no es 10 mismo al numero de foliaci6n) en este casosegun otorgado al primero y a todos los tramites conexos que fuesenacumulandose al original.

4. En caso que el nuevo documento a expediente ingresado tenga fechaanterior al primero que dio inicio al tramite administrativo, se respetara elorden de lIegada de dichos expedientes a documentos.

5. La persona a trabajador responsable de la gesti6n documentaria de laOficina a dependencia que efectua la acumulaci6n, tiene la obligaci6nde colocar una aclaraci6n en la caratula a inicio de cada documento aexpediente acumulado, agregando una hoja al inicio de cada uno deellos que indique "DOCUMENTO 0 EXPEDIENTE ACUMULADO"(Anexo 4), el cual tambien se foliara, incluyendo las disposiciones queordenan la acumulaci6n (memo, oficio, etc.), dicha constancia incluira lacantidad de fojas acumuladas ylo de que folio a que folio se acumula, lafirma, nombres y apellidos, y cargo de la persona a trabajadorresponsable de dicha gesti6n.

1. EI desglose, es una tarea administrativa, que consiste en segregar aretirar momentaneamente uno a mas documentos ylo fojas, que formanparte de un expediente.

2. Seprocedera al desglose, s610si existe un pedido formal par parte de lajefatura de la unidad organica competente, en cuyo caso se reemplazaracan una copia autenticada de la misma la que quedara en lugar deldocumento a de los documentos desglosados, y el solicitante rea/izaraun documento denominado "CONSTANCIA DE DESGLOSE" (Anexo 5),indicando claramente el tipo documental a desglosar, asunto, fecha deldocumento, foja(s) a retirar, el motivo y destino del desglose.

3. No sera factible de desglosamiento cuando el documento a expedientetenga una ca/ificaci6n de reservado a que comprometa la gesti6ninstituciona/, administrativa e inclusive las que traten asuntos de estadoy que tengan que ver can los intereses de la Naci6n, en este caso seotorgara copia autenticada del mismo siempre y cuando sea autorizadopar la maxima autoridad de la instituci6n administrativa.

4. La "CONSTANCIA DE DESGLOSE", tambien sera foliada y anexada alfinal del expediente can el corre/ativo que Ie corresponda. Esta"CONSTANCIA DE DESGLOSE" no podra ser usada para otros fines.

1. EI contenido de un documento ylo expediente en tramite a terminado, esintangible, es decir que no puede introducirse enmendaduras,alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos. Derea/izarse alguna modificaci6n, esta debera haber sido hecha medianteautorizaci6n escrita del personal reglamentariamente autorizado paraella, a de los funcionarios competentes correspondientes. Dichaautorizaci6n debera ser insertada en el expediente dejando constanciadetallada y expresa de las modificaciones ylo alteraciones que sehubieran producido y la justificaci6n fundamentada de las mismas.

2. Si un documento a expediente se extraviara, la unidad organica tiene laobligaci6n, bajo responsabilidad, de reconstruir el mismo,independientemente si aun el interesado se encuentre en autos de 10acontecido. Esta reconstrucci6n se efectuara dentro de los tres dfas

siguientes, de la perdida. Si en el transcurso de la tramitaci6n elexpediente apareciera, sera reemplazado por el rehecho.

VII. DEFINIC/ONES1. C/asificaci6n de Documentos: Operaci6n A rchivistica, que consiste en el

establecimiento de las categorias y grupos que ref/ejan la estructurajerarquica, organica ylo funcional (fondo, secci6n, serie, asunto ylo tipodocumental) de la instituci6n productora ylo receptora de la documentaci6narchivistica.

2. Foja: Hoja de papel, sobre todo de un documento oficial y usa domayormente en la terminologia juridica ylo de derecho

3. Foliar: Acci6n de numerar 0 enumerar hojas.4. Folio: Cada documento tiene un numero que 10 identifica y diferencia de los

documentos similares. Generalmente aparece en la parte superior de unahoja de un documento. Esta numeraci6n individual recibe el nombre de fojau hoja.

5. Foliaci6n: Acci6n y efecto de foliar. Serie numerada de los folios de unescrito 0 de un impreso. Operaci6n incluida en ·,os trabajos de ordenaci6nque consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada uno delos que conforman la unidad documental.

6. Folio Recto: Primera cara de un folio u hoja y a la cual se Ie enumera paraidentificar su foliaci6n. Tambien es lIamado cara recta.

7. Folio Vuelta: Segunda cara de un folio u hoja y a la cual a efectos de estanorma no se Ie escribira numero alguno, salvo casos excepcionales.Tambien lIamado cara vuelta.

B. Hoja de Testigo 0 Referencia: A efectos de esta norma la hoja de testigo 0referencia cruzada, es un documento que permitira el cruce de informaci6n,para aquellos casos especiales, donde el soporte 0 la informaci6n requieraun trato especial. Este documento contendra informaci6n vital para laidentificaci6n del documento original, como: fondo, secci6n, subsecci6n,serie, subserie, folio, ano, observaciones, tamano, colores, titulo, asunto,observaciones, etc.

9. Ordenaci6n de Documentos: Operaci6n Archivistica realizada dentro delproceso de organizaci6n, que consiste en establecer, secuencias naturalescronol6gicas, alfabeticas ylo numericas, dentro de los grupos definidos enla c1asificaci6n.

10. Principio de Procedencia: Principio Basico y fundamental de laArchivistica que establece que los documentos producidos por unainstituci6n u organismo no deben mezclarse con los de otros. Esto quieredecir que no deberan mezclarse los fondos documentales archivisticos deuna instituci6n ylo entidad con otra.

11. Principio de Orden Original: Principio Basico y fundamental de laArchivistica que establece que los documentos de archivo deberan serconservados de acuerdo al orden que Ie dio la instituci6n, organismo 0 areaproductora, esto quiere decir que esta debe reflejar sus actividadesreguladas por las normas de procedimientos (MOF, ROF, etc.).

12. Unidad Documental: Elemento indivisible de una serie documental quepuede estar constituido por un s610 documento (documento simple) 0 porvarios que formen un expediente (documento compuesto).