PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND EFECTUAREA

APROBAT, RECTOR,

Prof. Dr. DORU PAMFIL

______________________

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND EFECTUAREA INVENTARIERII

PATRIMONIULUI

COD PO– 72

EDIŢIA : 1

STANDARDE DE REFERINŢĂ: SR EN ISO 9001:2008 DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1

Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei

Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.

INDICATORUL REVIZIILOR

ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZATĂ

Direcția Financiar Contabilă

Director economic Ec. Marian Aurelia

Prorectoratul pentru Asigurarea Calităţii şi Resursa Umană

(PACRU)

Prorector ACRU Conf. Dr. Pop Ioana Delia

SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA

Preşedinte Senat Prof. Dr. Mărghitaş Liviu

Alexandru

_________________________ ____________________________ __________________________

VALABILĂ DIN DATA DE ________06.11.2013_______________

PROCEDURA SISTEMULUI

INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII

COD: PO-72..

EDIŢIE: 1

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND EFECTUAREA

INVENTARIERII PATRIMONIULUI

REVIZIE: 0 DATA: 06. 11.2013 PAG. 2 din 21

MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE

UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA

Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792

www.usamvcluj.ro

Nr. crt.

Ediţia/ revizia/ data

Conţinut sumar sau identificare

modificare/analiză

Elaborat Verificat Aprobat

Funcţie, nume, prenume şi semnătură

1. Ed.1 Rev.0/

06.11.2013

Elaborare procedură operationala

PO–72 Ed.1

Rev.0/ 06.11.2013

Direcția Financiar Contabilă

Director economic Ec. Marian Aurelia

Prorectoratul pentru Asigurarea

Calităţii şi Resursa Umană

(PACRU)

Prorector ACRU Conf. Dr. Pop Ioana Delia

RECTOR USAMV

Cluj-Napoca

Prof.Dr.

Pamfil Doru

Cod F-PS-01-03, ed.1 rev. 0

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia/revizia procedurii operaţionale



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Compartiment/ Direcție

Funcţia Numele şi prenumele

Data primirii

Semnătura

3.1. Aplicare 1 Comisia centrală și subcomisiile de inventariere

Președinte comisie

Poruțiu Viorel 06.11.2013

3.2. Aplicare 2 Financiar – Contabil

Administrator financiar

Pop Ioana Loredana

06.11.2013

3.3. Aplicare 3 Financiar – Contabil


Moldovanu Ana

06.11.2013

3.4. Informare 4 Gestiuni facultăți 06.11.2013

3.5. Informare 5 Secretariate Secr. șef. Mărioara

Morar 06.11.2013

3.6. Informare 6 Direcții 06.11.2013

3.7. Informare 7 Oficiul juridic Jurist Apostu Viorel

06.11.2013

3.8. Evidenţă 1 Comisia centrală și subcomisiile de inventariere

Președinte comisie


3.9. Evidenţă 2 Financiar – Contabil


Pop Ioana Loredana

06.11.2013

3.10. Evidență 3 Financiar – Contabil


Moldovanu Ana

06.11.2013

3.11. Arhivare 1 Comisia centrală și subcomisiile de inventariere

Președinte comisie


3.12. Arhivare 2 Financiar – Contabil


Pop Ioana Loredana

06.11.2013

3.13. Arhivare 3 Financiar – Contabil


Moldovanu Ana

06.11.2013

1. Scopul procedurii 2. Domeniul de aplicare al procedurii



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

3. Documente de referinţă 4. Responsabilităţi 5. Descrierea activităţii 6. Înregistrări/Documente/Formulare 7. Diagrama de flux a procesului 8. Anexe 1. Scopul procedurii

De a stabili un set de reguli şi operaţiuni unitare pentru reglementarea etapelor ce trebuie urmate pentru efectuarea inventarierii patrimoniului.

2. Domeniul de aplicare al procedurii

Se aplică tuturor persoanelor care sunt implicate în activitatea de inventariere a patrimoniului Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca.

3. Documente de referinţă, definiţii şi presurtări

3.1.MSMC- Manualul de management al calitatii 3.2.SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; 3.3.SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; 3.4. Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; 3.5. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind

organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;

3.6. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificările şi completările ulterioare;

3.7. Legea bibliotecilor nr. 334/2002, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. 3.4. Definiţii:

Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 şi MSMC. Pentru o mai bună înţelegere a textului prezentei proceduri se reţin următorii termeni:

Document - informaţia împreună cu mediul său suport (SR EN ISO 9000:2006). Sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica şi obiectivele prin care se

realizează acestea Procedură - mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui proces – procedurile pot fi

documentate (scrise) sau nu. Procedură de lucru/operaţională - document care descrie modul de desfăşurare detaliată a unor

procese specifice activităţii din cadrul USAMV Cluj-Napoca Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii reprezintă

ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care se efectuează inventarierea.



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

3.5. Prescurtări:

R USAMV Cluj-Napoca – Rectorul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca S USAMV Cluj-Napoca – Senatul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca USAMV Cluj-Napoca – Universitatea de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca MSMC- Manualul Sistemului pemtru Managementul Calitǎţii FAADC – Fişă Autoevaluare Activitate Didactică A şi B PO- Procedura operatională PV- Proces Verbal Adm. Financiar – Administrator financiar DGA – Director General Administrativ Şef. serv. - Șef serviciu Secr. șef. – Secretar șef 4. Responsabilităţi

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine conducătorului instituţiei publice.

5. Descrierea activităţii

Inventarierea generală a elementelor de activ şi de pasiv se desfăşoară cel puţin o dată pe an, pe parcursul funcţionării instituţiei, diferă conform graficului la Anexa 2 – Decizia de numire a comisiei de inventariere; în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:

la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;

ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune; cu prilejul reorganizării gestiunilor; ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră.

În situaţia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului (registratură, cantina), în registrul-inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările şi ieşirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar.

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se efectuează de către comisia de inventariere, formată din cel puţin două persoane, numite prin decizie scrisă a conducătorului instituţiei publice. În decizia de numire se menţionează în mod obligatoriu componenţa comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunea supusă inventarierii, data de începere şi de terminare a operaţiunilor.

Comisiile de inventariere sunt coordonate, de către comisia centrală, numită prin decizie scrisă, emisă de conducătorul instituţiei publice. Comisia centrală de inventariere are sarcina să organizeze, să



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

instruiască, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere. Comisia centrală de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere.

Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere, în comisiile de inventariere trebuie să fie numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.

Preşedintele Comisiei Centrale de inventariere răspunde de: Instruirea membrilor comisiei de inventariere; Respectarea termenelor de executare a inventarierii; Organizarea, îndrumarea, supravegherea şi controlul asupra modului cum se efectuează

operaţiunea de inventariere.

Membrii comisiei centrale de inventariere răspund de: Cunoaşterea şi aplicarea bazei legale în domeniul inventarierii; Cunoaşterea modului de lucru al comisiei, a documentelor ce se întocmesc şi a termenului

acestora; Cunoaşterea modului de valorificare a rezultatelor inventarierii; Stabilirea îndeplinirii condiţiilor legale pentru bunurile propuse pentru scoaterea din funcţiune,

declasare sau casare; Executarea efectivă a inventarierii.

Subcomisiile de inventariere se preocupa de:

a) înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:

gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare; în afara bunurilor entităţii respective are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite cu

sau fără documente; are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoştinţă; are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit

documentele aferente; a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa; are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu au

fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune.

Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi de către comisia de inventariere. Semnarea declaraţiei de către gestionar se face în faţa comisiei de inventariere;



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

b) să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate;

c) să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.

d) să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea;

e) să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând depunerea numerarului la casieria entităţii (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul);

f) să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare;

g) în cazul în care gestionarul nu s-a prezentat la data şi ora fixate pentru începerea operaţiunilor de inventariere , comisia de inventariere sigilează gestiunea şi comunică aceasta comisiei centrale sau administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii, conform procedurilor proprii privind inventarierea. Aceste persoane au obligaţia să îl încunoştinţeze imediat, în scris, pe gestionar despre reprogramarea inventarierii ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea operaţiunilor de inventariere.

Dacă gestionarul nu se prezintă nici de această dată la locul, data şi ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa reprezentantului său legal sau a altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar.

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele elemente:

data întocmirii; numele şi prenumele preşedintelui şi membrilor comisiei de inventariere; numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere; gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate; data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere; rezultatele inventarieri; concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi

persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere

asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic; propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidenţă a

imobilizărilor necorporale; propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar şi declasare sau

casare a unor stocuri; constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din

gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 7 zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, ordonatorului de credite. Acesta, cu avizul conducătorului direcției financiar-contabile şi al conducătorului oficiul juridic, decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere cu evidenţa tehnico-operativă pentru fiecare poziţie.

Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către ordonatorul de credite.

Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.

Elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz, care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările sau ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar.

Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Completarea registrului-inventar se efectuează în momentul în care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilanţiere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, şi ajustările pentru depreciere sau pierdere de valoare, după caz.

Registrul-inventar poate fi adaptat în funcţie de specificul şi necesităţile entităţilor, cu condiţia respectării conţinutului minim de informaţii prevăzut pentru acesta.

Pe baza registrului-inventar şi a balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului financiar se întocmeşte bilanţul, parte componentă a situaţiilor financiare anuale, ale cărui posturi trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, stabilită pe baza inventarului.



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

8. Monografie contabilă pentru înregistrarea plusurilor sau minusurilor constatate la inventar

Plusuri de natura materialelor consumabile şi a obiectelor de inventar constatate la inventariere

Înregistrarea plusurilor de materiale consumabile:

6028 „Cheltuieli privind alte materiale consumabile” = 3028 „Alte materiale consumabile” - cu minus

Înregistrarea plusurilor la materiale de natura obiectelor de inventar:

603 „Cheltuieli privind materiale de = 303 „Materiale de natura obiectelor de inventar” natura obiectelor de inventar” - cu minus

Încasarea în numerar a contravalorii lipsurilor imputate şi virarea la buget a sumelor reţinute în acelaşi exerciţiu financiar

Înregistrarea sumelor ce se impută persoanelor vinovate:

4282 „Alte creanţe în legătură cu personalul” = 4481 „Alte datorii faţă de buget”

Încasarea sumei de la persoanele vinovate:

5311 „Casa în lei” = 4282 „Alte creanţe în legătură cu personalul”

Depunerea în contul bugetului de stat a sumei încasate:

4481 „Alte datorii faţă de buget” = 5311 „Casa în lei”

Încasarea în numerar a contravalorii lipsurilor imputate şi virarea la buget a sumelor reţinute în exerciţiul financiar următor

Înregistrarea sumelor ce se impută persoanelor vinovate:

4282 „Alte creanţe în legătură cu personalul” = 117 „Rezultatul reportat”

Încasarea sumei de la persoanele vinovate:

5311 „Casa în lei” = 4282 „Alte creanţe în legătură cu personalul”

Virarea în titlul 85 a sumei încasate:



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

581 „Viramente interne” = 5311 „Casa în lei”

560 „Disponibil al instituțiilor publice finanțate integral = 581 „Viramente interne” din venituri proprii”

Înregistrare activelor fixe corporale găsite plus la inventar

Înregistrarea intrării în patrimoniu a activelor fixe corporale, constatate plus la inventar:

213 „Instalaţii tehnice, mijloace de transport, animale şi plantaţii” = 779 „Venituri şi servicii primite cu titlu gratuit”

214 „Mobilier, aparatură birotică, echipamente de protecţie a = 779 „Venituri şi servicii primite valorilor umane şi materiale şi alte active fixe corporale” cu titlu gratuit”

6. Înregistrări/Documente/Formulare

Anexa 1 – Lista de inventariere Anexa 2 – Decizia de numire a comisiei de inventariere Anexa 3 – Procesul-verbal de instruire a comisiei Anexa 4 – Procesul verbal privind rezultatele inventarierii Anexa 5 – Declaraţia de inventar



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

7. Diagrama de flux a procesului de evaluare a activităţii didactice şi de cercetare

PROCEDURA

Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri

I. ORGANIZAREA OPERAŢIUNII DE INVENTARIERE

1. Conducătorul instituţiei publice

Emite decizia, prin care: numeşte comisia centrală, subcomisiile de inventariere; stabileşte modul de efectuare a inventarierii; numeşte gestiunea/gestiunile supusă/supuse inventarierii; stabileşte perioada de inventariere (dată de începere şi de

terminare a operaţiunilor).

Numirea în comisia de inventariere a unor persoane incompatibile

2. Preşedintele comisiei centrale de inventariere

Instruieşte membrii comisiei central și a subcomisiilor de inventariere cu privire la: actele normative care reglementează operaţiunea de

inventariere; modul de lucru al comisiilor de inventariere; particularităţi privind inventarierea unor categorii de bunuri; documentele care trebuie întocmite de către comisia de

inventariere; modul de valorificare a rezultatului inventarierii.

Întocmeşte procesul-verbal de instruire care va cuprinde lista membrilor comisiei participanţi la instruire şi semnăturile acestora.

Nu se efectuează instruirea comisiei de inventariere.

3. Subcomisiile de Elaborează un plan de acţiune, care va cuprinde: termenele de începere şi finalizare a operaţiunii de

Inventarierea nu se finalizează la termenul



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro


inventariere inventariere; acţiunile permise şi interzise în timpul inventarierii; termenele de raportare a stadiului operaţiunii de inventariere; etc.

stabilit.

II. DERULAREA OPERAŢIUNII DE INVENTARIERE

1. Subcomisiile de inventariere

Solicită gestionarilor răspunzători de gestiunile inventariate o declaraţie scrisă, cu privire la bunurile gestionate.

Omite solicitarea declaraţiei gestionarului.

2.

Subcomisiile de inventariere

Identifică toate locurile de depozitare şi sigilează, în prezenţa gestionarului, spaţiile şi căile de acces la acestea. Datează şi barează fişele de magazie sau fişele de evidenţă tehnico-operativă după ultima operaţiune. Vizează documentele de intrări - ieşiri neînregistrate aferente perioadei de inventariere; dispune înregistrarea lor în fişe şi predarea la contabilitate.

Deplasarea bunurilor dintr-o gestiune în alta


Stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz, şi le înscrie în listele de inventariere, o singură dată, grupate pe activităţi, gestiuni, responsabili, locuri de folosinţă, pe grupe de bunuri şi conturi contabile, în depozit sau în folosinţă.

Stabilește bunurile depreciate și întocmește propunerile de casare.

Nu sunt inventariate toate stocurile.

4. Subcomisiile de Analizează eventualele obiecţii ale gestionarului, consemnează concluziile la sfârşitul listelor de inventariere şi semnează fiecare

Omiterea consemnării



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro


inventariere

Gestionarul

filă a listelor de inventariere împreună cu gestionarul. Gestionarul va menţiona pe ultima filă a fiecărei liste de inventariere menţiunea „Toate bunurile şi valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate correct în listele de inventariere în prezenţa mea. Am/Nu am obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii”. (Urmează obiecţiile – dacă sunt).

În cazul în care gestionarul are obiecţii la modul de efectuare a inventarierii, comisia le va analiza, menţionând concluziile la sfârşitul listelor de inventariere.

obiecţiilor


Stabileşte rezultatele inventarierii, prin compararea stocurilor faptice cu cele din evidenţa tehnico-operativă şi evidenţa contabilă, plusurile sau minusurile consemnându-se în listele de inventariere.

La stabilirea valorii debitului (în cazurile în care lipsurile din gestiune nu sunt considerate infracţiuni) se va avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite condiţiile legale.

Nu se compară stocurile faptice cu cele din evidenţa tehnico-operativă şi evidenţa contabilă.


Solicită explicaţii scrise, după caz, în recuperarea eventualelor pagube.

Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de

Nu se solicită explicaţii scrise cu privire la recuperarea eventualelor pagube.



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro


prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării, respectiv a urmăririi decontării creanţelor.


Stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând, pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor studiate, modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

Comisia de inventariere nu prezintă nicio propunere pentru bunurile depreciate.


Solicită direcției financiar-contabile compararea stocurilor faptice constatate în urma inventarierii.

Solicită gestionarului angajament de plată, în cazul în care se constată minus în gestiune.

Nu se solicită angajament de plată în cazul în care se constată minus în gestiune.

III. STABILIREA REZULTATELOR INVENTARIERII


Întocmesc Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii și îl prezintă comisiei centrale.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii nu este prezentat comisiei centrale

2. Comisia centrală de inventariere

Prezintă și întocmește procesul-verbal gloval privind rezultatele inventarierii și propunerile la casare ordonatorului de credite.

7 zile lucrătoare

Nu prezintă ordonatorului de credite



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro


de la încheierea tuturor operaţiunilor de inventariere

procesul-verbal privind rezultatele inventarierii.

3.

Conducătorul instituţiei publice (Ordonatorul de credite)

Solicită avizul direcției financiar-contabile şi al oficiului juridic, asupra soluţiilor propuse de comisia central de inventariere.

Oficiul juridic nu avizează soluţiile propuse de comisia de inventariere.

4. Directorul economic

Înregistrează rezultatele inventarierii în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către ordonatorul de credite.

7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către ordonatorul de credite.

Nu se înregistrează rezultatele inventarierii în evidenţa

tehnico-operativă în termen de cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către ordonatorul de credite.

* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare instituţie publică în funcţie de specificul instituţiei.

** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei.



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

8. Anexe

8.1. Anexa 1: Formular F-PO- Lista de inventariere Unitatea

LISTĂ DE INVENTARIERE

Data ……………….

Gestiunea Pagina

……… Magazia Loc de depozitare

CANTITĂŢI PREŢ unitar

VALOARE CONTABILĂ Valoarea de inventar

DEPRECIEREA

Stocuri Diferenţe Valoare

Diferenţe Valoarea Motivul

(cod) Faptice Scriptice Plus Minus Plus Minus

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Numele şi prenumele

Comisia de inventariere Gestionar (Responsabil imobilizări corporale) Contabilitate

Semnătura



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

8.2. Anexa 2: Formular F-PO- Decizia de numire a comisiei de inventariere

Universitatea de Științe Agricole Medicină Veterinară Cluj-Napoca

DECIZIE NR. ……din data …………

Rectorul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca. Având în vedere prevederile art. 7 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi

completările ulterioare; Ţinând cont de prevederile O.M.F.P. nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi

efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii; Luând în consideraţie prevederile O.M.F.P. nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile

DECIDE:

Art. 1. Se constituie la nivelul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca comisia centrală de inventariere cu atribuţii de organizare, instruire, supraveghere şi control asupra modului de efectuare a operaţiunilor de inventariere a patrimoniului de către subcomisiile de inventariere, formată din:

1. (Numele, prenumele şi funcţia deţinută) … – preşedinte al comisiei centrale de inventariere; 2. (Numele, prenume şi funcţia deţinută) ….. – membru al comisiei de inventariere; 3. (Nume, prenume şi funcţia deţinută) …….– membru al comisiei de inventariere.

Art. 2. Inventarierea se va efectua asupra elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii existente în patrimoniul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca şi care are următoarele gestiuni (Exemplu: casieria, magazia de materiale consumabile etc.): …………………

Art. 3. Inventarierea se va desfăşura în perioada (se va trece data la care începe şi data la care se finalizează operaţiunea ) ……..………………....

Art. 4. Comisia centrală de inventariere are sarcina să organizeze, să instruiască, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere. Comisia centrală de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

Art. 5. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii împreună cu situaţiile care se vor întocmi cu ocazia inventarierii se vor prezenta conducerii Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca până la data de (se va trece data finalizării inventarierii) ……………………......

Art. 6. Comisia de inventariere şi direcția financiar-contabilă vor duce la îndeplinire prevederilor prezentei decizii.

ORDONATOR DE CREDITE DIRECTOR ECONOMIC Prenume Nume Prenume Nume

OFICIU JURIDIC Prenume Nume



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

8.3. Anexa 3: Formular F-PO- Procesul-verbal de instruire a comisiei Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca

PROCES VERBAL privind instruirea comisiei/comisiilor de inventariere

încheiat la data de ……………

Astăzi în data de ……………….a fost organizată şedinţa de instruire a persoanelor care fac parte din comisia/comisiile de inventariere. În cadrul şedinţei au fost prezentate:

- termenele de începere şi de finalizare ale inventarierii anuale; - etapele care trebuie parcurse pentru realizarea operaţiunii de inventariere; - formularele care trebuie întocmite şi cum trebuie întocmite. La şedinţă au participat următoarele persoane: - (Numele şi prenumele) ……………………(semnătură); - (Numele şi prenumele) ……………………(semnătură); - (Numele şi prenumele) ……………………(semnătură).



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

8.4. Anexa 4: Formular F-PO- Procesul verbal privind rezultatele inventarierii Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj-Napoca

PROCES VERBAL privind rezultatele inventarierii patrimoniului

la data de ……………

În urma inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, conform O.M.F.P. nr. 2.861/2009, comisia centrală numită prin Decizia nr. ... din ………..., de către rectorul universității ………………………………, formată din:

- (Numele şi prenumele) ………………………………………. – preşedinte; - (Numele şi prenumele) ………………………………………...– membru; - (Numele şi prenumele) …………………………………………– membru;

constată că nu s-au înregistrat/s-au înregistrat diferenţe între evidenţa scriptică şi evidenţa faptică.

Gestiunile inventariate au fost: …………………………………………………………….. (se vor trece gestiunile inventariate, care trebuie să coincidă cu cele din decizia prin care a fost

constituită comisia/comisiile de inventariere) Operaţiunile de inventariere s-au desfăşurat în perioada ………………….………. (se va avea grijă ca perioada specificată să coincidă cu cea din programul derulării operaţiunilor de

inventariere)

În urma confruntării soldurilor faptice cu cele scriptice, comisia a constatat următoarele: (Tabelul de mai jos reprezintă un exemplu, care se va adapta şi dezvolta în funcţie de patrimoniul fiecărei instituţii publice)

Solduri faptice Solduri scriptice Fondul bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului

Fondul bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului

Rezerve din reevaluare Rezultatul reportat Provizioane pentru litigii Active fixe necorporale



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

Terenuri Amenajări la terenuri Construcţii Instalaţii tehnice, mijloace de transport Mobilier, aparatură, birotica Active fixe corporale în curs de execuţie

Amortizare active necorporale Amortizare active corporale Materiale auxiliare Etc.

Există /nu există concordanţă între soldul conturilor din evidenţa contabilă şi soldul conturilor deschise la (bancă/trezorerie etc.) ……………….. …………………….., conform extraselor de cont semnate şi avizate.

Bunurile materiale inventariate au rămas în păstrarea gestionarilor, conform declaraţiilor semnate pe

listele de inventar.

Comisia centrala de inventariere:

(Numele şi prenumele) ………………… – preşedinte………. (semnătura); (Numele şi prenumele) ………………….– membru ………….. (semnătura); (Numele şi prenumele) …………………– membru……………. (semnătura);



COD: PO-72..

EDIŢIE: 1







www.usamvcluj.ro

8.4. Anexa 4: Formular F-PO- Declarație de inventar

Instituţia publică…………………………….

DECLARAŢIE DE INVENTAR

Subsemnatul ………………., gestionar al …………………, numit prin ordinul/decizia/dispoziţia nr. …………din data……………., declar că:

1. Toate valorile materiale şi băneşti aflate în gestiunea subsemnatului se găsesc în încăperile (locurile) …………………………………………………….

2. Posed (nu posed) valori materiale şi băneşti aparţinând terţilor ……………………………………... 3. Am (nu am) cunoştinţă de existenţa unor plusuri/minusuri în valoare/ cantitate de ………………... 4. Am (nu am) eliberat valori materiale şi băneşti fără documente legale. Beneficiar …………………

Beneficiar…………………………………….Beneficiar…………………………..Beneficiar…………………… 5. Am (nu am) valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au întocmit

documentele aferente, în cantitate de ………………………………………………………………………….… 6. Am (nu am) documente de primire-eliberare care nu au fost operate la zi sau nu au fost predate

la contabilitate ………………………………………………………………………………………………………. Verso ………………………………………………………………………………………………………………………….

7. Dețin (nu dețin) numerar din vânzarea aflate în gestiune, de lei……………………………………. Ultimele documente de intrare sunt:

fel……………………………………..nr……………………………din……………………………………………. fel……………………………………..nr……………………………din…………………………………………….

Ultimele documente de ieșire sunt: fel……………………………………..nr……………………………din……………………………………………. fel……………………………………..nr……………………………din…………………………………………….

10. Ultimul raport de gestiune a fost încheiat la data de ………………………………………..pentru Perioada………………………….

11. Alte mențiuni………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………

Semnături DATĂ ÎN FAȚA NOASTRĂ GESTIONAR Data……..Ora………..

Documents

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND EFECTUAREA