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PROCESO ADMINISTRATIVOUnidad 2

Objetivo: Describir la importancia, etapas y técnicas del proceso

administrativo.

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Introducción al Proceso Administrativo

Administración.-Proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupo, los individuos cumplen eficientemente objetivos específicos.

Proceso.-Conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Proceso Administrativo.- Conjunto de fases o etapas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

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Proceso Administrativo

Proceso Administrativo.- Conjunto de fases o etapas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

ETAPAS DEL PROCE ADMINISTRATIVO

1. _________________2. _________________3. _________________4. _________________5. _________________

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Análisis Boeing llamó a su nueva aeronave 787 el Dreamliner, pero el proyecto se volvió una pesadilla para los gerentes. El nuevo avión ha sido el producto más popular de la compañía, principalmente por sus innovaciones, en especial por su eficiencia en cuanto al combustible. Sin embargo, un mes antes de su fecha original de entrega, mayo de 2008, la empresa anunció otro retraso en la entrega (el tercero), el cual pospuso su debut, otros 15 meses. La empresa admitió que el calendario del proyecto había sido demasiado ambicioso, aun cuando cada detalle había sido planeado meticulosamente.2 ¿Qué sucede si los clientes de Boeing (las aerolíneas que ordenaron los jets) se cansan de esperar y cancelan sus pedidos? ¿Los gerentes pudieron haber planeado mejor?

en equipos , analicen discutan las cuestiones.

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1ª Etapa del Proceso Administrativo

Planeación

Procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y cumplir los segundos; requiere de la toma de decisiones.

Nos dice: ¿Qué se quiere hacer?

¿Qué se va a hacer?

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Planeación¿POR QUÉ PLANEAR?

Podemos darle al menos cuatro razones. Primero, la planeación proporciona dirección, A GERENTES Y EMPLEADOS.

Luego, la planeación reduce la incertidumbre, ya que obliga a los gerentes a ver a futuro, a anticipar el cambio, a considerar el efecto del cambio y a desarrollar respuestas adecuadas.

Además, la planeación minimiza el desperdicio y la redundancia. Cuando se coordinan las actividades laborales en torno a planes, las ineficiencias se vuelven obvias y pueden corregirse o eliminarse.

Por último, la planeación establece los objetivos o los estándares utilizados para controlar. Cuando los gerentes planean, desarrollan objetivos y planes. Cuando controlan, ven si los planes se han llevado a cabo y si se cumplieron los objetivos. Sin planeación, no habría objetivos con los cuales medir o evaluar el esfuerzo laboral.

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PlaneaciónTipos de Planes:

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Los planes estratégicos son planes que se aplican a toda la organización y establecen sus objetivos generales. A los planes que abarcan un área operativa particular de la organizaciónse les llama planes operacionales.

Estos dos tipos de planes difieren en que los planes estratégicos son amplios, mientras que los operacionales son limitados.

Definimos los planes de largo plazo como aquellos con un periodo mayor a tres años.Los planes de corto plazo son aquellos que abarcan un año o menos.

Los planes específicos son planes claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones. Tienen objetivos definidos claramente, por lo que no hay ambigüedad y no existen problemas de malas interpretaciones.

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PlaneaciónPasos de la Planeación

Atención a las oportunidades

Establecimiento de objetivos o

metas

Consideración de Premisas

Identificación de Alternativas

Comparación de Alternativas

Elección de una Alternativa

Formulación de planes de apoyo

Conversión de planes a cifras

mediante presupuestos

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Dominar el p l a n . . . no t i e n e p r e c ioCuando MasterCard se volvió una corporación pública enmayo de 2006, este acontecimiento significó el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas para los 4,600 empleados de la compañía en todo el mundo. Los ejecutivos de la compañía querían garantizar que todos los empleados comprendieran lo que significaba el cambio y cómo MasterCard sería diferente después de la oferta pública inicial (IPO). Para nacerlo, decidieron ofrecer el "evento de aprendizaje más grande en la historia de la compañía'.‘ Este evento de aprendizaje, apodado el Mapa hacia el futuro (RoadMap to the Future), fue una serie de seminarios intensivos de 4.5 horas realizado en 110 talleres de 36 Ciudades, en un periodo de tres semanas. Rebecca Ray, la vicepresidenta de la empresa para aprendizaje global, fue la encargada del evento. Reconoció que para concluirlo de forma exitosa y eficaz requeriría una planeación seria detallada. Docenas de especialistas en recursos humanos empresariales y cientos de gerentes locales de todo el mundo servirían como instructores. Serían quienes estarían frente a los empleados, enseñándoles lo que significa una Impresa que cotiza en la bolsa y los cambios que debían esperar. Preparar a estos individuos para tan importante tarea requeriría un planeación importante. El objetivo de la capacitación era garantizar que todos los empleados comprendieran la estrategia de negocios y cómo cambiaría MasterCard después de la IPO.El programa de capacitación estaría sujeto a tres "mapas de aprendizaje" o temas. El primero, llamado "Universo de oportunidad'/ describiría el entorno competitivo de la compañía y los desafíos y oportunidades de la industria. El segundo, titulado "Cómo hacemos dinero, erapara enfocarse en los modelos financieros de MasterCard y cómo introducirlo en la industria. El último, llamado "Nuevo clima, nueva cultura, nueva compañía" sería muy detallado sobre la estrategia de la empresa como una compañía pública y lo que se necesitaría para lograr con éxito dicha estrategia.

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Preguntas de análisis1. ¿Qué función piensa que los objetivos desempeñaríanen la planeación de este evento de capacitación?Mencione algunos objetivos que piensa podrían serimportantes. (Asegúrese de que estos objetivos tenganlas características de los objetivos bien escritos.)2. ¿Qué tipo de planes serían necesarios para realmentellevar a cabo el evento? (Por ejemplo, ¿estratégicos uoperacionales, o ambos? ¿De corto o largo plazos, oambos?) Explique por qué cree que estos planes seríanimportantes.3. ¿Qué desafíos podrían existir para realizar tal evento?¿Qué hay sobre realizar el evento en ubicaciones globalesdiferentes en un corto periodo? ¿Cómo podríanprepararse mejor para tales desafíos?4. ¿Qué le enseñó este caso sobre la planeación?

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PlaneaciónEl proceso de planeación. MISIÓN

Toda organización requiere una misión; una declaración de su propósito.

La definición de la misión obliga a los gerentes a identificar qué es lo que tiene que hacer una organización en el negocio.

La misión contesta la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”.

Misión.- Función o tarea básica de la empresa.

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PlaneaciónMisión Ejemplos:La misión de Avon es "Ser la compañía que mejor entiende y satisface las necesidades de producto, servicio y autorrealización de la mujer en un nivel global".

La misión de Facebook es "Ser una herramienta social que lo conecte con la gente que lo rodea».

La misión de la National I leart Foundation of Australia es "Reducir el sufrimiento y la muerte por ataque cardiaco y enfermedades de los vasos sanguíneos en Australia".

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PlaneaciónEl proceso de planeación. VISIÓN

Es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse.

Esta sirve como guía que permita enfocar los esfuerzos de todos los miembros de la empresa hacia una misma dirección.

La visión contesta la pregunta “¿qué queremos ser?”

Visión- es el futuro de la empresa.

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PlaneaciónVISIONEjemplos:General Motors: “Ser el líder mundial en productos y servicios relacionados al transporte. Nosotros lograremos el entusiasmo de nuestros clientes a través de la mejora continua de nuestros productos, guiada por la integridad, el trabajo en equipo y la innovación de nuestra gente”.

McDonald’s: “Ser el mejor restaurante de comida rápida en el mundo. Ser el mejor significa proveer calidad excepcional, servicio, higiene y valor, de manera tal que hagamos que cada cliente en cada restaurante sonría”.

Wal-Mart: “Ser el más eficiente operador multiformato de bajo costo, ofreciendo a los clientes el mejor valor por su dinero”.

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Instituto Tecnológico Superior de San Luis Potosí, Capital.MISIÓN:

Impartir educación tecnológica que apoyada en los más altos niveles de calidad forme profesionales, capaces y comprometidos con el desarrollo e

impulso de nuestro Estado en un marco de igualdad de oportunidades que fortalezca a nuestro país.

VISIÓN:Ser la mejor institución de Educación Superior Tecnológica en el estado, que

con la calidad de sus servicios y egresados contribuya al desarrollo sustentable, económico, social, cultural y ecológico de su comunidad.

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PlaneaciónValores

Ejemplos:

¿Que valores debería de tener tu empresa y por qué?

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PlaneaciónObjetivos Los objetivos son resultados deseados.Los objetivos pueden ser estratégicos o financieros.

En el establecimiento tradicional de objetivos, éstos se establecen en el más alto nivel de la organización y luego se transforman en subobjetivos para cada área de la organización.

Los objetivos bien escritos tienen seis características: 1. Escritos en términos de resultados.2. Mensurables y cuantifIcables.3. Claros con respecto al marco de tiempo. 4. Desafiantes pero posibles.5. Descritos.6. Comunicados a todos losmiembros de la organización que deban conocerlos.

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PlaneaciónObjetivos

¿Cuál es el principal objetivo de su empresa?

Descríbelo en un párrafo breve, siguiendo las 6 características.

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PlaneaciónPolítica de calidad

Enunciados encasados a la toma de decisiones.

Ejemplo:

Potenciar la mejora continua y el compromiso de calidad de nuestros servicios educativos para la formación integral de nuestros alumnos y su competitividad como profesionales.

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PlaneaciónEstrategias

Planes sobre la manera en que una organización hará lo que el negocio tiene que hacer, cómo competir con éxito, y como atraerá y satisfará a sus clientes para poder lograr sus objetivos.

Existen tres tipos principales de estrategias que formulan los gerentes: corporativas, de negocio y funcionales.

Las estrategias ayudan a lograr los objetivos.

¿Que estrategias va a seguir para lograr el objetivo principal de su empresa? Menciona por lo menos 3 de ellas.

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PlaneaciónTácticas Mientras que la estrategia marca la línea general de actuación, las tácticas son las acciones en las que se concreta dicha estrategia.

Las tácticas hacen referencia a los métodos o acciones especificas aplicadas para llevar a cabo la estrategia o plan general, estableciéndose esta última como el camino a seguir y las tácticas se transformarían en las acciones o vehículos que transitaran dicho camino.

Las tácticas definen las acciones particulares que cada parte realiza en la ejecución de su estrategia.

Es un medio por el que se pone en práctica la estrategia.Es un curso de acción más detallado y específico que la estrategia.Abarca periodos más breves que la estrategia.

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PlaneaciónObjetivos Aumentar el próximo año las ventas 10% sobre la cifra de este año de la venta de camisas .

Estrategia 1. Intensificarlos esfuerzos de marketing en los mercados internos.2. Expandirse a nuevos mercados extranjeros.Tácticas1. Publicidad en revistas leídas por este segmento de mercado.

2. Patrocinar a través de la página de internet.

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PlaneaciónReglas

Una regla ordena que se realice o no una acción específica y definida con respecto a una situación.

A menudo las reglas se confunden con las políticas, ya que también incluyen guías de acción y de pensamiento, pero no dejan margen a las decisiones.

Una regla puede ser o no parte de un procedimiento.

• Prohibido fumar en las áreas de producción. (Esta regla no forma parte de ningún procedimiento)

• Todas las órdenes de compra deben ser aprobadas por el Gerente de Adquisiciones. (Esta regla forma parte del procedimiento de compras).

Formula las reglas generales de tu empresa, tienen que ser por lo menos 5, ordénalas de mayor a menor importancia.

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PlaneaciónPolíticas Delimitan un área dentro de la cual debe decidirse y aseguran que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos o metas de la empresa.

Las políticas son el objetivo en acción. Pueden ser generales o particulares.

Estas deben de cumplir 4 reglas:Su fijación; es preferible fijarlas por escrito.Su difusión; es indispensable que sean conocidas en los niveles en donde han de ser aplicadas y que este conocimiento se realice.Su coordinación; debe de existir un encargado de interpretarlas con validez oficial.Su revisión periódica; debe de fijarse un termino en el cual toda política sea revisada.

• Comprar al precio más bajo de tres oferentes calificados.• Proteger el medio ambiente, tanto en los sistemas de producción como en los

materiales utilizados

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Planeación

Programas

Son aquellos planes en los que no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.

Es fijar la secuencia de acciones en tiempos determinados. Pueden ser generales o particulares , a corto y largo plazo.

Estas deben de cumplir 3 reglas:Debe de estar aprobado por las autoridades.Debe de convencer a los jefes de línea que habrán de aplicarlos.Debe de estudiarse el momento más oportuno para su aplicación.

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Planeación

Procedimientos

Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados de cada función concreta de una empresa. Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son más numerosos en los niveles de operación. Los procedimientos tienden a formar rutinas.

Reglas de los procedimientos:1. Deben fijarse por escrito, de preferencia gráficamente (diagrama de flujo, etc.)2. Deben ser revisados periódicamente, para determinar su mejoría.3. Debe procurarse la duplicación de los procedimientos.

Ejemplos:Procedimiento para seleccionar personalProcedimiento del área de producciónProcedimiento de asensos.

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Planeación

Presupuestos

Son una modalidad especial de los programas, su característica consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

Son financieros, si se estiman en unidades monetarias, como; costos, utilidades, gastos. Son no –financieros cuando no hablan de cantidades de producción, ventas.

Los presupuestos son instrumentos de planeación como de control.

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Planeación

Pronósticos

Es un tipo especial de presupuesto. Cuya característica principal es que establecen el número de unidades, costos, utilidades, que se espera vender, gastar, producir.

Lo básico es pronosticar en base a la experiencia, proyectada hacia el futuro.

Es lo que se espera lograr o realizar.

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Planeación

Técnicas de planeación

Las más usadas son las siguientes:a) Manuales e objetivos, de políticas, etc.b) Diagramas de proceso y de flujo.c) Graficas de Gantt.d) Programas diversos.

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PlaneaciónEl proceso de planeación.RESUMEN

Misión.- Función o tarea básica de la empresa.Objetivos.- Fines que se persiguen por medio de una actividad.Estrategias.- Objetivos a largo plazo, adopción de cursos de acción y asignación de recursos.Políticas.- Enunciados encasados a la toma de decisionesProcedimientos.- Establecen un método para el manejo de actividades.Reglas.- Refleja una decisión administrativa obligada a su realizaciónProgramas.- Determina los recursos y actividades necesarias para llevar a cabo un curso de acción.Presupuestos.- Resultados esperados expresada en términos numéricos.

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2ª Etapa del Proceso Administrativo Organización

Estructura de funciones o puestos, intencional y formalizada.

Nos dice: ¿Cómo se va a hacer?

Dirección

Producción Recursos Humanos

Finanzas Compras

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Organización

Consiste en:

1. Identificar y clasificar las actividades.2. Agrupar las actividades necesarias

para el cumplimiento de objetivos.3. Asignación de cada grupo de

actividades a un administrador dotado de la autoridad para supervisar.

4. La estipulación de coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional.

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Tipos de Organización:

Organización informal

• Red de relaciones personales y sociales que surge de la asociación de las personas.

Organización formal:

• Estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada.

• Debe ser flexible• Debe dar lugar a la

discrecionalidad

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Estructuras organizacionales con tramos estrechos

VentajasEstrecha supervisiónEstricto controlRápida comunicación

Desventajas Involucramiento de los superiores en actividadesMuchos niveles administrativosAltos costos a causa de los nivelesExcesiva distancia entre nivel más alto y más bajo

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Estructuras organizacionales con tramos amplios

VentajasDelegación de actividadesPolíticas clarasLos subordinados sonseleccionados cuidadosamente

Desventajas Superiores sobrecargados de trabajoRiesgo de perdida de control para niveles superiores

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3ª Etapa del Proceso Administrativo Integración de Personal

Ocupar y mantener los puestos de la estructura organizacional.

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Integración de Personal

A través de…1. Identificación de los requerimientos de la fuerza de

trabajo2. Inventario de personal disponible3. Reclutamiento y Selección4. Contratación5. Evaluación 6. Plan de vida y carrera7. Compensación8. Capacitación

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Organigrama de inventario de Administradores

Gerente de contabilidad

general____________________

J. Robles 6

Gerente de contabilidad

de costos____________________

R. López 5

Gerente de fijación de

precios____________________

C. Ochoa 4

Gerente de presupuesto

y análisis ____________________

I. González 1

CONTRALOR

A. Rosales 9____________________

T. Robledo 2____________________

D. Duran 5____________________

G. Flores 1____________________

P. Torres 1

Se le puede ascender yaSe le puede ascender en un añoCon potencial para futuro ascensoSatisfactorio, pero sin posibilidades de ascensoDescartado

T. Loredo 3____________________

C. Reyes 4____________________

K. Trejo 2____________________

O. Araiza 6____________________

S. Burgos 8____________________

I. Carrillo 3____________________

J. Carmona 8____________________

L. Torres 3___________________

Años en el puesto

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4ª Etapa del Proceso Administrativo

Dirección

Proceso de influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.

Nos permite: Ver que se haga

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Dirección

Es necesario ejercer:

• Liderazgo•Integración de equipos de trabajo•Comunicación efectiva•Toma de decisiones

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Es necesario saber:

La motivación es el impulso a satisfacer un deseo (obtener un resultado); la satisfacción se experimenta una vez obtenido el resultado.

Diferencia entre motivación y satisfacción

Motivación Resultados

Satisfacción

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Control

Es la medición y corrección del desempeño, a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.

Evaluamos:¿Cómo se ha realizado?

5ª Etapa del Proceso Administrativo

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Control

Proceso básico del control:• Establecimiento de normas.•Medición del desempeño con base en esas normas.•Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.

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ControlCircuito de Retroalimentación del control -Administrativo

Desempeño deseado

Desempeño real

Programa de acción

correctiva

Análisis de causas de

desviaciones

Identificación de

desviaciones

Comparación del desempeño real con

las normas

Medición del desempeño

real

Instrumentación de

correcciones

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Actividad 1: EnsayoOrientaciones:

Propósitos de la actividad: Analizar la importancia y los elementos que integran el Proceso Administrativo en cada una de sus etapas.

Orientación para ejecutarla. Elaborar un ensayo haciendo énfasis en el impacto que tiene el proceso administrativo en las áreas funcionales de la organización ante el logro de objetivos. Desarrollar el ensayo dando respuesta a los cuestionamientos.

Orientación para evaluarla. Integración de conceptosAutoevaluación: ¿Es posible desarrollar una actividad omitiendo alguna etapa del proceso?, ¿Se obtendrían los mejores resultados?

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Actividad 2: Investigación de campoOrientaciones:Propósito de la actividad: Identificar la efectividad del Proceso Administrativo en la organización donde laboras.Orientación para ejecutarla: En binas seleccionar la empresa donde labore un integrante y seleccionar una actividad o departamento de tal forma que sea posible aplicar el proceso administrativo en sus cinco etapas para el logro de un determinado objetivo. Orientación para evaluarla: Trabajo en equipoIntegración de conceptosCoevaluación: ¿Mi compañero aporto los conocimientos necesarios para el desarrollo de la actividad?Autoevaluación: ¿Cuál etapa resulto más fácil y/o más difícil de identificar?