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CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN HSEQ
CÓDIGO: HSEQ.1
VERSIÓN: 2
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DE LOS
PROCESOS DE LA EMPRESA
FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 09/07/2019
PAGINA: 1 de 13
Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente
A. OBJETIVO
Establecer las directrices que deben cumplirse para la elaboración, actualización y seguimiento de los
procesos, así como el manejo de la información generada por los mismos, con el fin de estandarizar
su administración, asegurando que la creación, modificación, distribución y almacenamiento de los
documentos de los procesos que son controlados de acuerdo con los requisitos del Sistema y de la
Norma ISO 9001, así como su continuo mantenimiento.
B. ALCANCE
El proceso Inicia con la Creación de procesos y finaliza con la ejecución de la disposición de los registros y es aplicable a todo el sistema de Flota SugamuxiS.A. C. RESPONSABLE
Personal designado en cada proceso
Ingeniero de calidad de procesos
D. REQUISITOS
- Norma ISO 9001
E. POLÍTICAS
POLÍTICAS DE CONTROL, ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Cada uno de los responsables de procesos, subprocesos y actividades es responsable de verificar
la conformidad de los documentos que utiliza de acuerdo a la ejecución real, y asegurara el
cumplimiento de la normatividad legal aplicable.
Los documentos deberán ser revisados cuando existan cambios de responsabilidades, cambios de
versión, por solicitud de una auditoria, cambio en el proceso, cambio en la tecnología utilizada,
cuando el proceso sea racionalizado o a causa de una acción de mejoramiento.
El cambio de versión del documento está determinado por la magnitud del ajuste a realizar.
Cuando se considere que la modificación no afecta sustancialmente el contenido y el alcance del
documento como: errores de ortografía, redacción, invertir secuencia de actividades, no se cambia
la versión y surte todos los efectos para formalizar el documento en tal caso se modifica solamente
la fecha de la última revisión. Pero si la actualización del documento comprende cambio de
nombre de documento, modificación del objeto o alcance, eliminación de actividades, cambio del
indicador, entre otros, procede el cambio de versión.
Cada vez que se requiera, los responsables de las actividades de los procesos deberán revisar los
documentos y de ser necesario solicitar creación, modificación o eliminación del documento.
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN HSEQ
CÓDIGO: HSEQ.1
VERSIÓN: 2
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PROCESOS DE LA EMPRESA
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Los responsables de la creación, modificación o eliminación de los documentos serán los
responsables de las actividades donde se manejan estos documentos o registros, el responsable
de la revisión será del Jefe Inmediato y el responsable de la aprobación es el Responsable de
Proceso al que pertenecen o el Gerente General.
En caso de no recibir contestación de la aprobación del documento por parte del responsable del
proceso dentro de los 5 días hábiles contados a partir de la fecha en que se envíe la notificación
para la validación se procederá a dar por aprobado, notificar su publicación y subir la información
al aplicativo del Sistema de Gestión de Calidad.
Los documentos del sistema de gestión deberán estar debidamente identificado como lo solicita
este procedimiento, además del título, los documentos controlados deben tener código, fecha de la
última revisión y numero de versión fácilmente identificables.
Con una periodicidad de máximo un año los documentos donde se describan procesos,
subproceso o actividades del sistema de gestión, y los perfiles y manual de funciones de cargo
deben ser revisados por los responsables de los procesos, la revisión no implica necesariamente
el cambio de versión del documento, si no tiene cambios únicamente se actualiza la fecha de
revisión o aprobación y se deja registrada la revisión en el control de cambios.
Elaboración de instructivos, Guías, Manuales, Normas, Programas
Para la elaboración de Instructivos, Manuales, Guías, Normas, Planes y Programas que soportan
la ejecución de los procesos o procedimientos del sistema de gestión de Flota Sugamuxi S.A. se
deben considerar si él es una herramienta efectiva para la dependencia que lo solicita, estos
documentos deben tener siempre tres (4) elementos mínimos: Encabezado, Cuerpo, Control de
cambios, Aprobaciones.
Encabezado: Como mínimo contiene el logo de Libertadores, el titulo del formato, fecha de
elaboración, versión, código y paginación del documento
LOGO AUTORIZADO NOMBRE DE LA GUÍA
Código: XXXX
Versión: x
Fecha: xxxxx
Página x de x
Cuerpo: Es el contenido del documento, este debe contener mínimo Objetivo, Alcance,
Definiciones, Referencias normativas y el resto del contenido es libre de acuerdo a las
necesidades de documento.
Control de Cambios: Tabla en la cual deben quedar registrados cualquier modificación en el
documento debe contener la versión, Fecha, Cambios realizados, y el responsable de estos.
VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS
CARACTERIZACIÓN
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Aprobaciones: Para asegurar que el documento se encuentra vigente y aprobado en los puntos
de uso se relaciona los responsables de revisar y aprobar en la parte final.
ELABORADO REVISADO APROBADO:
Elaboración de formato
Para la elaboración de los formatos que hacen parte del sistema de gestión de la empresa se
deben considerar los siguientes aspectos.
- Analizar si el formato es una herramienta efectiva para la dependencia que lo solicita
- Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia
objetiva de la realización de una actividad o tarea
- Los tamaños de los formatos son acordes a las necesidades propias de cada formato en las
distintas aplicaciones y ya sea que este impreso o en el sistema.
Formatos en Aplicaciones de Software (Digitales): Para los formatos incorporados en
aplicaciones de informática, aunque se propenda por una normalización priman las necesidades
específicas del usuario y de la aplicación misma.
Formatos Elaborados por Terceros (Imprenta): Son aquellos de uso masivo y generalizado
por varias dependencias, su contenido es diseñado acorde con las necesidades del formato y del
proceso mismo donde interviene, no obstante, debe contener como mínimo: Logo de la empresa
(Autorizado), Titulo del formato, versión, fecha de aprobación y código.
Formatos Internos: Son aquellos formatos que satisfacen las necesidades particulares de
una dependencia, su producción no es masiva y se realizan por medio impreso o magnético, cada
dependencia establece los criterios para la elaboración, conservando lo siguiente:
Encabezado: Como mínimo contiene el logo de la empresa y el título del formato.
Cuerpo: Es el contenido del formato
Identificación: En el pie de página o encabezado se debe colocar código, la versión y la fecha de
aprobación del formato.
Los cambios de los documentos que describen procesos y subprocesos se controlan a en una
tabla al final de cada documento en donde se deben describir la justificación de los cambios.
El estado de revisión de los documentos será controlado en las caracterizaciones de los
subprocesos a los que pertenecen, adicionalmente todos los documentos normalizados estarán
relacionados en el Listado Maestro de documentos.
Los procedimientos (actividades) serán controlados en las caracterizaciones de los subprocesos a
los que pertenecen.
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Si es necesario tener un documento impreso (diferente a los formatos) en el punto de uso este se
relacionará en la notificación de entrega y será marcado con un sello de COPIA CONTROLADA,
todo documento impreso que no posea este sello se considera COPIA NO CONTROLADA.
Cualquier caracterización de proceso, subproceso o procedimiento documentado impreso que se
encuentre fuera de la intranet y/o aplicativo de documentación de la empresa será considerado
como COPIA NO CONTROLADA, existen adicionalmente copias no controladas, las cuales
podrían ser distribuidas a personas externas de la entidad por solicitudes de información o
consultas, estas copias están identificadas con un sello de “COPIA NO CONTROLADA”, sobre
estas no hay responsabilidad de actualización.
Si corresponde la eliminación de un documento, se conserva el obsoleto en medio magnético y se
ubica en el disco duro del computador del Departamento de Calidad y se elimina el físico de la
carpeta del Sistema de Gestión y los puntos de uso (si aplica).
Los documentos de origen externo que sean procedimientos o instrucciones de trabajo que sean
incluidos al sistema de gestión se registraran en el Listado Maestro de documentos identificando
su origen como EXTERNO, las normas de tipo obligatorio (legal) o que la empresa acoja como de
obligatorio cumplimiento por su incidencia en las operaciones y demás actividades de la empresa
se registran en el Listado maestro de requisitos legales.
Con el fin de asegurar que las versiones pertinentes se encuentran disponibles en todos los
puntos de uso, la información del “Listado Maestro de Documentos” y e l“Listado maestro de
requisitos legales” se puede consultar desde cualquier computador conectado a la red ingresar
con el usuario y contraseña asignados tal y como se describe en el documento FS.038 Acceso al
Manual de procedimientos de la empresa.
Los documentos del sistema de gestión serán identificados de la siguiente manera:
DESCRIPCIÓN CÓDIGO
Para documentos que describen procesos se utilizaran
letras mayúsculas seguidas.
EJ. HSEQ
Corresponde al proceso de Gestión HSEQ
Para documentos que describen subprocesos se
utilizara la codificación del proceso seguido de punto y
un numero de un digito (teniendo en cuenta el
consecutivo)
EJ. HSEQ.1
Corresponde al subproceso de
Administración documental de procesos
Para documentación de actividades o procedimientos
se utilizará la codificación del subproceso al que
pertenece seguido de punto y un número de un digito
(teniendo en cuenta el consecutivo).
EJ. HSEQ.1.1
Corresponde al procedimiento de Control
de documentos del subproceso de
Administración documental de procesos
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del proceso de Gestión HSEQ
Para Documentos Internos (Formatos, Guías,
Instructivos) se utilizarán las letras mayúsculas FS
(Flota Sugamuxi) seguido de punto un numero de tres
dígitos (teniendo en cuenta el consecutivo).
EJ. FS.001
Corresponde al Formato para
Caracterización de un proceso
POLÍTICAS PARA EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN QUE SE DEBE MANTENER O
CONSERVAR COMO EVIDENCIA O REGISTROS
El cumplimiento del procedimiento y las políticas de la Información que se debe mantener o
conservar como evidencia o Registros es responsabilidad de todos quienes hagan uso y generen
registros que estén declarados en la caracterización del subproceso.
El jefe de cada área debe garantizar que los registros de su área permanezcan legibles, y
adecuadamente diligenciados.
Los registros que deban ser llenados a mano se lo hará en esfero, no con lápiz.
Se prohíbe que los registros y documentos presenten tachaduras, enmendaduras, remarcados y
anotaciones sobreescritas, de ser realmente indispensable corregir algún dato, se marcará el dato
erróneo con una línea, se escribirá el dato correcto al frente.
Los espacios de los registros que queden en blanco, deberán cruzarse con una diagonal.
Los registros en medio físicos serán protegidos en archivadores o estantes (algunos bajo llave) al
que solo tienen acceso las personas con acceso o autorizadas, proporcionando un entorno
adecuado para evitar su deterioro, daño o pérdida.
Los registros en medio magnéticos serán protegidos con la aplicación de políticas de seguridad,
antivirus, copias de seguridad y accesos restringidos (protección contra escritura o guardados en
formato pdf), establecidos y aplicados por la oficina de sistemas.
La identificación de los registros, así como el tipo y lugar de almacenamiento y recuperación, tiempo
de retención en archivo de gestión y archivo central y disposición final se define en la
caracterización de los subprocesos alos que pertenecen.
La notificación de los cambios realizados al sistema de gestión se lo hará por correo electrónico.
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F. ACTIVIDADES
El Subproceso de Administración documental de procesos está compuesto por las siguientes
actividades:
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PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO /
RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD
Todos los procesos
Solicitud de requerimiento de
empleados
Necesidades de modificaciones
Elaboración de Procesos
Elaborar los procesos del sistema de gestión que
reflejen las actividades que se desarrollan en la empresa
Caracterizaciones de procesos,
Caracterizaciones de subproceso
Diagrama de Flujo Indicadores
Registros y Formatos
Todos los procesos Según
Requerimientos
Todos los procesos Solicitud de creación o
modificación de documentos del sistema
Actualización de procesos
Mantener actualizados los procesos del sistema de la
empresa
Procesos Actualizados Caracterizaciones de
procesos y subprocesos actualizados
Procedimientos Actualizados
Indicadores Actualizados Registros y Formatos
Actualizados
Todos los procesos Según
Requerimiento
Todos los procesos Solicitud de creación o
modificación de documentos del sistema
Control de Documentos
Verificar el manejo de documentos controlados
utilizados en los procesos de la empresa
Documentos controlados verificados y actualizados
Todos los procesos Trimestral
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PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO /
RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD
Todos los procesos Caracterización del
proceso Control de registros
Verificar el manejo de los registros utilizados en los
procesos
Ejecución de las actividades de los
registros Todos los procesos Diario
G. INDICADORES
Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo)
H. REGISTROS CONTROLADOS
IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO
ALMACENAMIENTO
ACCESO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
FS.010 Solicitud de creación
o modificación de
documentos del sistema de
gestión
ARCHIVO MAGNÉTICO
Disco duro computador
departamento de calidad
Carpeta registros / documentos modificados / Por fecha de Solicitud
Abierto Perpetuo N/A
Respaldo en el computador del
departamento de calidad
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IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO
ALMACENAMIENTO
ACCESO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
Memorando/mail de
divulgación de reuniones o
divulgación de actualización
de documentos
PAPEL
O
ARCHIVO MAGNÉTICO
Archivador / Oficina de
Calidad
o
Correo Ingeniero de
procesos
AZ Correspondencia / por
año
o
Correo electrónico / Por
Fecha
Abierto Un año No se envía Eliminación
FS.006 Caracterización de
Proceso actualizada ARCHIVO
MAGNÉTICO
Disco Duro computador de calidad
Aplicativo documentos
Carpeta Manual de procesos / Por Proceso
Abierto Hasta cuando se publique nueva
versión N/A
Carpeta Obsoletos / computador
departamento de calidad
FS.007 Caracterización del
Subproceso actualizada ARCHIVO
MAGNÉTICO
Disco Duro computador de calidad
Aplicativo documentos
Carpeta Manual de procesos / Por Proceso
Abierto Hasta cuando se publique nueva
versión N/A
Carpeta Obsoletos / computador
departamento de calidad
FS.010 Solicitud de creación
o modificación de documento
PAPEL
O
ARCHIVO MAGNÉTICO
Archivador / Oficina de
Calidad
o
Correo Ingeniero de
procesos
AZ Cambios en
documentación / por
solicitud de cambio
o
Correo electrónico / Por
Fecha
Abierto Un año No se envía
Eliminación
Respaldo en disco duro de computador oficina de calidad / carpeta Registros /
Control de
FS.013 Hoja de
levantamiento de información
de proceso
PAPEL Archivador / Oficina de Calidad
AZ Cambios en documentación / Por solicitud de cambio
Abierto Dos años No se envía
Eliminación
Respaldo en disco duro de computador oficina de calidad / carpeta Registros /
Control de documentos
CARACTERIZACIÓN
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FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 09/07/2019
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IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO
ALMACENAMIENTO
ACCESO
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
FS.008 Flujograma de
Procedimiento ARCHIVO
MAGNÉTICO
Disco Duro computador de calidad
Aplicativo documentos
Carpeta Manual de procesos / Por Proceso
Abierto Hasta cuando se publique nueva
versión N/A
Carpeta Obsoletos / computador
departamento de calidad
Formatos ARCHIVO MAGNÉTICO
Disco Duro computador de calidad
Aplicativo documentos
Carpeta documentación SGC
Abierto Hasta cuando se publique nueva
versión N/A
Carpeta Obsoletos / computador
departamento de calidad
Listado maestro de
documentos ARCHIVO
MAGNÉTICO
Disco Duro computador de calidad
Aplicativo documentos
Carpeta Manual de procesos
Abierto Vigencia el Sistema
de gestión N/A N/A
I. DOCUMENTOS CONTROLADOS
CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN
FS.006 Formato caracterización de proceso 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la
Organización
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FS.007 Formato caracterización de subproceso 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la
Organización
FS.008 Formato flujograma de proceso 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la
Organización
FS.009 Listado maestro de documentos 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la
Organización
FS.010 Solicitud de creación o modificación de documento 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la
Organización
FS.011 Hoja de levantamiento de información de proceso 1.0 12/01/2015 Todos los miembros de la
Organización
FS.019 Listado Maestro de Requisitos Legales 2.0 19/03/2015 Todos los miembros de la
Organización
CARACTERIZACIÓN
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FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 09/07/2019
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J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS
DEFINICIONES
Información: Datos que poseen significado.
Documento: Información y su medio de soporte (formato, especificación,
procedimiento, plano, informe). Nota: el medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra
patrón o combinación de estos.
Información documentada: Información que una organización tiene que
controlar y mantener, y el medio que la contiene.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporcionar
evidencia de actividades realizadas.
Identificación de un registro: Especifica la manera de reconocer y
relacionar de una manera única e inconfundible los registros que se deben
controlar (nombre, código, versión (lo que aplique).
Almacenamiento de un registro: Especifica el quien, donde y como se
deben almacenar los registros de tal manera que se garantice su integridad,
protección y recuperación. Está conformado por los siguientes atributos:
- Medio: Determinar el medio de almacenamiento dependiendo de cada
caso: En papel, en archivo magnético, microficha, cintas, CD, entre otros.
- Lugar: Determina el sitio de almacenamiento de tal manera que se
garantice la conservación del registro y de la información. Ej. Puede
conservar en archivador, gaveta, disco duro entre otros.
- Clasificación: Acción de organizar los registros de acuerdo a un criterio
definido. Especifica la manera como se deben organizar los registros para
facilitar su almacenamiento y posterior recuperación de una manera ágil,
depende de cada caso. Se puede tener en cuenta la manera de archivar
por ej. Por consecutivo, por orden cronológico, por orden alfabético, por
proveedor, por fecha, por tipo de servicio/producto, etc.
Acceso a un registro: Conjunto de medidas establecidas para consultar los
registros de solamente a las personas autorizadas. Aplica para los registros
que se llevan en papel y para los registros que se llevan en bases de datos.
Tiempo de retención de un registro: Específica por cuánto tiempo se deben
conservar los registros, se debe considerar su almacenamiento tanto en
CARACTERIZACIÓN
PROCESO: GESTIÓN HSEQ
CÓDIGO: HSEQ.1
VERSIÓN: 2
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DE LOS
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archivo inactivo (si aplica). Igualmente se debe tener en cuenta lo estipulado
en las tablas de retención documental.
Disposición de los registros: Acción a tomar sobre los registros cuando se
ha cumplido su tiempo de retención establecido por cada proceso del sistema
integrado de gestión. Ej, Eliminar (se puede destruir mediante picado o
incineración), Reciclar, Botar, Regalara, microfilmar, escanear y mantener a
perpetuidad.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
1.0 12/01/2015 Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del sistema de gestión y la gestión por procesos.
Ing. Cesar Silva
2 18/06/2018 Se revisa el documento con la norma ISO 9001:2015, se ajustan definiciones y se aclara control de registros con información que debe mantenerse o conservarse.
Ing. Cesar Silva
2 09/07/2019 Revisión y actualización de los documentos controlados Ing. Fabián Rodriguez
APROBACIONES
ELABORADO REVISADO APROBADO
Ing. Cesar Eliseo Silva Pérez Coordinador de Calidad
Ing. Fabián Rodriguez Coordinador de Calidad
Ing. Oscar Javier Cuadros Quiroz Gerente General