PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL INSTITUTO NACIONAL DE

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS

DE LA TERRITORIAL DEL META

MODALIDAD DE GRADO

Práctica, social, empresarial y solidaria

ESTUDIANTE

Ingrid Tatiana Pinzón Rodríguez

ID: 466341

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

VILLAVICENCIO, META

2020

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL INSTITUTO NACIONAL DE VÍAS

DE LA TERRITORIAL DEL META

MODALIDAD DE GRADO

Práctica, social, empresarial y solidaria

ESTUDIANTE


ID 466341

INFORME DE TRABAJO DE GRADO COMO REQUISITO PREVIO PARA OPTAR

AL TÍTULO DE ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

ASESORA DE LA PRÁCTICA

Adriana Isabel Ruiz López

Maestría


FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

VILLAVICENCIO, META

2020

AUTORIDADES ACADÉMICAS


DRA. MARITZA RONDÓN RANGEL

Rectora

Dr. CESAR AUGUSTO PÉREZ LONDOÑO

Director Sede Villavicencio

Dra. DORA NAVARRO QUINTERO

Decana Facultad de Ciencias Económicas Administrativas y Contables FACEACO

Dra. EDNA RUTH AYALA MILLÁN

Jefe de Programa FACEACO

Dra. ADRIANA ISABEL RUIZ LÓPEZ

Coordinación de Investigaciones Programa Administración de Empresas

Villavicencio, 2020

DECLARACIÓN DE HONESTIDAD

Estudiante


DECLARO QUE:

El presente trabajo de grado titulado Proceso de gestión documental en el Instituto nacional

de vías de la territorial del Meta ha sido desarrollado en la modalidad de práctica, social,

empresarial y solidaria en la entidad Instituto Nacional de vías en el área administrativa, donde se

ha elaborado respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las citas que constan al

interior del documento y la presentación de sus respectivas referencias.

Por tanto, este trabajo es de mi autoría, y en virtud de esta declaración, me responsabilizo de

la información presentada en este documento y declaro que la Facultad de Ciencias económicas,

Administrativas y Contables de la Universidad Cooperativa de Colombia verifica el cumplimiento

de las condiciones mínimas requeridas científicamente y de manejo ético.

TABLA DE CONTENIDO

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN EN TÉRMINOS DE

NECESIDADES Y PERTINENCIA ................................................................................ 15

2. ESTADO DEL ARTE Y MARCO REFERENCIAL ............................................ 17

2.1 Estado del arte ............................................................................................................ 17

2.2 Marco referencial ........................................................................................................ 18

2.3 Marco institucional ..................................................................................................... 20

2.4 Marco legal ................................................................................................................. 22

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO ........................................................................... 24

3.1 General ....................................................................................................................... 24

3.2 Específicos .................................................................................................................. 24

4. METODOLOGÍA .................................................................................................. 25

4.1 Tipo de estudio ........................................................................................................... 25

4.2 Muestra ....................................................................................................................... 25

4.3 Población .................................................................................................................... 25

4.4 Fuentes ................................................................................................................... 26

4.4.1 Fuentes primarias ......................................................................................................... 26

4.4.2 Fuentes secundarias: .................................................................................................... 26

5. RESULTADOS ..................................................................................................... 27

6. CONCLUSIONES ................................................................................................. 37

7. RECOMENDACIONES ........................................................................................ 38

8. APORTE SOCIAL DEL ESTUDIO ..................................................................... 39

9. DIVULGACIÓN DE CONOCIMIENTO ............................................................. 40

10. EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS .................................................................. 42

11. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................... 43

ANEXOS .......................................................................................................................... 44

LISTA DE TABLAS

Tablas 1. Registro del estado de las vías............................................................................... 34

Tablas 2. Registro del estado de las vías............................................................................... 35

Tablas 3. Registro del estado de las vías.............................................................................. 35

TABLA DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama .......................................................................................................... 21

Figura 2. Diagrama de flujo .................................................................................................. 28

LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Gestión documental INVIAS ............................................................................. 29


Gráfico 3.Gestión documental INVIAS .............................................................................. 30







Gráfico 10. Gestión documental INVIAS ........................................................................... 33

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1 Diapositivas del trabajo de grado .......................................................................... 44

Anexo 2 diapositivas del trabajo de grado ........................................................................... 44








Anexo 10 Diapositivas del trabajo de grado ........................................................................ 47















Anexo 25 Evidencia del instrumento ................................................................................... 53

Anexo 26 Evidencia del instrumento ................................................................................... 53

Línea de investigación: Gestión y desarrollo organizacional

Sublínea de Investigación: Gestión organizacional

Grupo de investigación adscrito al programa: G-DOVAZ

Objetivo de Desarrollo Sostenible: No. 9. Industria, innovación e infraestructura

RESUMEN

El presente trabajo es acerca de la Práctica Social, Empresarial y Solidaria, titulada Proceso de

gestión documental en el Instituto nacional de vías de la territorial del Meta presenta la propuesta

realizada para el mejoramiento de la gestión documental permitiendo organizar y controlar

adecuadamente el flujo de la información para la respuesta oportuna a los requerimientos y toma

de decisiones acertadas.

A lo largo del trabajo se encontrará un análisis detallado de la territorial donde se implementan

varios instrumentos que ayuden a optimizar la información y llevar un adecuado control para la

búsqueda de manera que los usuarios tanto internos como externos puedan tener acceso de ella de

forma fácil y rápida, logrando así una gestión integral y eficiente para la entidad.

Palabras clave: Gestión documental, búsqueda, organizar, información, instrumento.

ABSTRACT

The present work is about the Social, Business and Solidarity Practice, entitled Document

Management Process at the National Roads Institute of the Meta territory, presents the proposal

made for the improvement of document management, organizing and controlling the flow of

information for the Timely response to the requirements and correct decision making.

Throughout the work there is a detailed analysis of the territory where several instruments are

implemented that help optimize the information and carry out adequate control for the search so

that both internal and external users can access it easily and fast, thus achieving a comprehensive

and efficient management for the entity.

Keywords: Document, management, search, organize, information, instrument.

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tendrá como alcance el diseño de un sistema de gestión documental para toda

la territorial aplicando dos fases del proceso administrativo como lo son la planeación y

organización las cuales permitirán estructurar la creación, flujo y almacenamiento adecuado de la

información que se genera y recibe en diversas formas, de igual manera la clasificación y envío al

archivo en custodia de aquellos documentos y/o comunicaciones que tienen más de 10 años de

existencia. Con lo anterior, se logrará dar solución con los instrumentos planteados como, la

encuesta y diagrama de flujo que atenderán a las necesidades y requerimientos de la organización

y de los correspondientes entes gubernamentales y al mismo tiempo agilizar los procesos internos

y dar respuesta oportuna y adecuada a los requerimientos de asociados y entidades del sector

público.

También se llevará a cabo los procesos administrativos sancionatorios de la entidad por los

incumplimientos de garantías o funciones de los contratistas e interventores y la recolección

documental donde se tendrá en cuenta el estado de la vía, cierres parciales, estado del tiempo,

accidentalidad y mantenimiento de las obras de las vías como lo son, Pipiral, Granada, Puerto

Carreño y San José de Guaviare a cargo por la territorial META.

Otro de los aportes de este trabajo, se basa en que, por medio de su ejecución, se abren las

posibilidades de mejoramiento de los procedimientos hasta ahora utilizados por la institución para

una mayor rapidez de los mismos en la atención y ejecución de sus procesos.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN EN TÉRMINOS DE

NECESIDADES Y PERTINENCIA

El instituto nacional de vías tiene como objeto misional generar resultados tendientes a solucionar

necesidades de conectividad, transpirabilidad y movilidad de los usuarios, se ve reflejado en la

actualidad con una problemática la cual carece de un sistema de gestión documental y la inspección

de los procesos viales cuyo objetivo es permitir la información de forma ágil y rápida que ayude a

generar un control de los documentos atreves de un almacenamiento digital y organizada en el

archivo, obteniendo beneficios como el ahorro del tiempo, preservación de los documentos y

mejora de los procesos.

La territorial se ve afectada en las demoras ya que cuenta con varios proyectos de

infraestructura y a la hora de ejecutar los procesos como: sancionatorios, incumplimiento,

certificaciones o un simple análisis, hay que recurrir a un exceso de información que contiene un

solo contrato y que se ha recogido durante años, no cuenta con la información actualizada en la

red, ni con un orden específico en la documentación y sus estructura de archivo es deficiente, por

lo cual la búsqueda de información de un solo contrato puede generar descaste y pérdida de tiempo

al no encontrar el documento requerido.

También es importante que la institución inspeccione los procesos viales y lleve un registro

de control de las vías a cargo como: Pipiral, San José de Guaviare, Granada y puerto Carreño,

realizando una estadística mensual de normalidad de las vías, sitios críticos, estado de tiempo y

accidentalidad.

Si esta problemática no se logra solucionar se puede seguir generando demoras en los

procesos y no serán eficientes, ya que por la cantidad de documentación puede haber pérdida de

los documentos y las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a la revisión de la

información. Para generar el diseño se tomara de la mano el manual de los procesos de la territorial,

la asistencia del tutor, para generar un diagrama del orden de información y el ordenamiento

adecuado de las carpetas localizadas en el cuarto de archivo. Con esto llevara a acelerar los

procesos en la búsqueda de información y cumplimiento de la normatividad de la institución.

1.1 Formulación del problema.

¿Cómo mejorar la gestión documental del área administrativa en el instituto nacional de vías?

1.2 Justificación

En la actualidad, las organizaciones deben regirse mediante procesos estandarizados y articulados entre

sí, con el fin de que cada área asuma responsabilidades dentro del proceso de manera que se pueda

identificar y clasificar los documentos según el ciclo vital de los mismos, para que se genere una

optimización en el control, consulta y acceso oportuno a los documentos de archivo producidos por el

desarrollo del objeto social de la territorial.

Cabe destacar que un sistema de gestión documental permite a la organización facilitar la

búsqueda documental, brindando seguridad en la base de datos, en los procesos, y en el control de los

mismos, de manera que los usuarios de la información tanto internos como externos puedan tener

acceso ella fácil y rápido. Logrando así, una gestión integral y eficiente de la organización en todos los

niveles, mejorando los tiempos de respuesta y los flujos de información. Lo cual se requiere diseñar

para implementar en la entidad trabajada en el presente trabajo.

Con lo anterior, se busca dar solución a los problemas que se han evidenciado en el área de

la gestión documental del Instituto Nacional de Vías por medio de los instrumentos aplicados.

2. ESTADO DEL ARTE Y MARCO REFERENCIAL

2.1 Estado del Arte

La gestión documental está ligado a los procesos y procedimientos que permite el acceso de la

revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos de la información generados por la

entidad, es importante su correcta aplicación para optimizar el manejo de la información para el

ahorro de espacio, tiempo y dinero.

Uno de los conceptos más importantes dentro de la gestión documental, son los equipos y

el personal especializado que lleven a cabo la visión y el ciclo vital del documento, el cual consiste

en una serie de conjuntos y etapas sucesivas por las que pasa el documento desde su producción y

conservación temporal, hasta su eliminación o un archivo permanente. El tipo de orden puede ser

ascendente o descendente lo cual permita al trabajador reconocer, definir y buscar la información

necesaria dentro la organización.

En algunas universidades, se han realizado estudios y desarrollo de sistemas para la gestión

documental diseñados para entidades, dando accesibilidad en los procesos administrativos,

financieros, entre otros, como el diseño de implementación de software, modelos para la

implementación del sistema de la gestión documental.

También en las entidades públicas se han implementado sistemas como, (SIGA) sistema

de gestión documental y archivo en la secretaria de hacienda, el programa de gestión documental

de la cámara de comercio, Sistema de Gestión Documental y de procesos (ORFEO) desarrollado

inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia.

Con el objetivo de mejorar las actividades de los procesos y procedimientos de la documentación

de las entidades. (Russo, 2009)

2.2 Marco Referencial

La gestión documental es un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los

aspectos relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación,

acceso y difusión de documentos.

Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la

organización, reduce costes de operación, agiliza los procesos de trabajo y así generar mayor

productividad, acelera el flujo de información, asegura la óptima utilización de los recursos y el

espacio físico, ofrece apoyo en la toma de decisiones y documenta las actuaciones de la empresa¨.

Estas ventajas son de suma importancia debido a que estas hacen que el desarrollo organizacional

de las organizaciones sea eficiente y se puedan generar procesos adecuadamente. (Russo, 2009)

Según el Diccionario de Terminología Archivística del consejo internacional de archivo,

la gestión documental es “un área de la administración general que se encarga de garantizar la

economía y eficiencia uso y disposición de los documentos administrativos durante un ciclo de

vida.

Dicho de otra manera, la gestión de documentos “engloba un conjunto de operaciones

comprometidas en la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, mantenimiento, uso

y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida; es decir, desde el momento

de su concepción en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivo.

(Herrara, 2005)

Según (Arad, 2010), Existen dos formas de generar un archivo de documentos en la gestión

documental las cuales son: Según el grado o frecuencia de utilización:

Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de

consulta frecuente.

Semi-activos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse

realizado sobre ellos el trabajo concreto.

Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su Gestión Documental nivel

1 6 valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.

Según el lugar de emplazamiento:

Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado

por distintos departamentos.

Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad.

Estos a su vez pueden ser:

Departamentales o por secciones: en el propio departamento por ser utilizado

constantemente por este.

Personales: de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona

que trabaja con ellos. (Arad, 2010)

Según el ministerio de agricultura la gestión documental cuenta con una serie de procesos los

cuales son:

En producción documental, se hace referencia a la generación documental e informativa

con la que cuenta una organización, este abarca aspectos de origen, creación, técnicas, diseño de

formatos y documentos, soportes documentales, instructivos y demás documentos que contribuyan

con el desarrollo de las funciones propias y procesos de cada área. (El área encargada o responsable

de esta documentación es gestión de proyectos y planeación).

En la recepción de documentos se encarga de la recepción, radicación y registro de

documentos los cuales son remitidos por una persona natural y/o jurídica. (Área o responsable es

la gestión documental).

En la distribución de documentos se hace referencia a los procedimientos que garantizan

que los documentos lleguen al lugar correspondiente, en este se generan flujos de los documentos

mediante mecanismos de verificación, ejecución y control. (El área o responsable de este proceso

es la gestión documental).

En el trámite de documentos muestra el curso dado desde la etapa de producción hasta el

cumplimiento de su función administrativa, donde se realizan registros, asignaciones, revisiones,

digitalización y distribución. (Cada área es responsable de esta tarea y aparte cuentan con la ayuda

de la gestión documental).

En la organización documental está orientada a la clasificación donde se divide en series y

subseries, la ordenación donde está por ubicación y por descripción la cual es el tipo de documento

ya sea inventario, transferencia u otros documentos que hacen parte de los procesos archivísticos.

La consulta de documentos ya tiene el fin de conocer y hacer conocer la información a las

personas autorizadas, se genera una formulación de consulta, una estrategia de búsqueda y el

resultado de la búsqueda.

La conservación de los documentos trata de garantizar la integridad física y funcional,

donde se generan inspecciones, mantenimientos, diagnósticos, monitoreo, limpieza y entre otras

que deseen proteger los documentos.

Disposición final de los documentos es la selección que se le da a los documentos si son

permanentes, temporales o su eliminación respecto a lo que indiquen las tablas de retención o

tablas de valoración documental. (Agricultura, 2005).

2.3 Marco Institucional

Historia

El Instituto Nacional de Vías inició labores el primero de enero de 1994 mediante el decreto 2171

del 30 de diciembre de 1992, que creó un establecimiento público del orden nacional, con

personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito al Ministerio de

Transporte, que tuviera como objetivo ejecutar las políticas y proyectos relacionados con la

infraestructura vial a cargo de la Nación.

Durante el fortalecimiento del sector transporte INVIAS también asumió nuevas funciones

y su estructura interna cambió con los Decretos N° 2056 y 2067 del 24 de julio de 2003.

Como organismo adscrito al Ministerio de Transporte, el Instituto Nacional de Vías

pertenece a la Rama Ejecutiva. Los cerca de 13.000 kilómetros de extensión que tiene la

infraestructura vial del país son, en síntesis, nuestra razón de ser. Por ello cuidamos día a día de

las 7 troncales, que recorren nuestro territorio de Norte a Sur, y de las 8 transversales que unen a

dichas troncales en su tránsito Oriente - Occidente.

Misión

Ejecutar políticas, estrategias, planes, programas y proyectos de infraestructura de la red vial

carretera, férrea, fluvial y marítima, de acuerdo con los lineamientos dados por el Gobierno

Nacional, generando resultados tendientes a solucionar necesidades de conectividad,

transitabilidad y movilidad de los usuarios, contribuyendo a la competitividad del país, con un

talento humano calificado y comprometido.

Visión

Para el año 2030 el INVIAS será reconocido por su liderazgo en la ejecución de proyectos de

infraestructura georreferenciada (carreteros, férreos, fluviales y marítimos), con procesos de

desarrollo sostenible e innovación tecnológica y normativa, fortaleciendo la articulación del

transporte intermodal, la conectividad entre centros de producción y de consumo; y la integración

territorial y regional, contribuyendo a la competitividad del país.

Figura 1. Organigrama

Fuente: INVIAS, 2012

Funciones

Ejecutar la política del Gobierno Nacional en relación con la infraestructura de su

competencia, de conformidad con los lineamientos establecidos por el Ministro de

Transporte.

Elaborar conjuntamente con el Ministerio de Transporte los planes, programas y proyectos

tendientes a la construcción, reconstrucción, mejoramiento, rehabilitación, conservación,

atención de emergencias, y demás obras que requiera la infraestructura de su competencia.

Coordinar con el Ministerio de Transporte la ejecución de los planes y programas de su

competencia.

Adelantar investigaciones, estudios, y supervisar la ejecución de las obras de su

competencia conforme a los planes y prioridades nacionales.

Asesorar y prestar apoyo técnico a las entidades territoriales o a sus organismos

descentralizados encargados de la construcción, mantenimiento y atención de emergencias

en las infraestructuras a su cargo, cuando ellas lo soliciten.

Recaudar los peajes y demás cobros sobre el uso de la infraestructura vial de su

competencia.

Celebrar todo tipo de negocios, contratos y convenios que se requieran para el

cumplimiento de su objetivo.

Elaborar, conforme a los planes del sector, la programación de compra de terrenos y

adquirir los que se consideren prioritarios para el cumplimiento de sus objetivos

2.4 Marco Legal

En Colombia el concepto de la gestión documental aparece oficialmente por la ley 594 de 2000,

por la cual se dicta la ley general de archivos y establece “Conjunto de actividades administrativas

y técnicas tendientes a la aplicación y manejo organización de la documentación producida por

las entidades desde su origen hasta el final, con el objetivo de facilitar su utilización y

conservación. (Ley, 2000)

La resolución 2925 de 2015, la cual va enfocada todos los vigilados por la Superintendencia

De La Economía Solidaria, donde se establecen las directrices en materia de gestión documental,

la cual obliga en un plazo de seis meses contados a partir de su entrada a que los órganos en este

caso a las cooperativas elaboren tablas de retención documental, y generen un programa de gestión

documental respectivo a la razón social, en este debe incluir políticas de adaptación e

implementación de documentos electrónicos, con el fin de generar orden de documentos

acumulados y antiguos, para así facilitar su búsqueda o generar un archivo muerto con la

documentación muerta, esto permitirá que las organizaciones puedan generar procesos en tiempos

óptimos y poder llegar a la toma de una decisión de manera efectiva. (Solidaria, 2015)

Según el Ministerio de Cultura en su Decreto único reglamentario 2578 del 2012, Por el

cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se

deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la

administración de los archivos del Estado. Se encuentra reglamentado bajo la normatividad de la

Ley 80 de 1989, la Ley 594 de 2000, el Decreto 2482 de diciembre de 2012 y la Ley 1437 del 2011

en su Capítulo IV, Titulo

El Articulo 26 del Decreto Único Reglamentario del Ministerio de Cultura refiere que

“Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado. Las personas

naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado deberán

contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo

en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos,

y las normas que regulen a cada sector, así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.”

De modo que las empresas que se encuentran bajo la vigilancia del estado, en este caso de

la Superintendencia de la economía solidaria se encuentran en la obligación de crear, organizar,

preservar y controlar los archivos, basados en los principios rectores archivísticos establecidos por

la Legislación archivística, y la Ley 594 de 2000 y otras normas establecidas por los entes

gubernamentales. Esto con el objetivo de que todas las empresas desarrollen su ejercicio de

creación, gestión y disposición de la información y de la documentación de una forma unificada y

transparente. De manera que permita la búsqueda eficiente de la información y de los documentos

necesarios para su objeto social facilitando su gestión en las empresas, para la consulta

sistematizada de los usuarios tanto internos como externos. (Cultura, 2012)

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

3.1 General

Optimizar la gestión documental para la adecuada organización y registro del flujo de información

en la respuesta oportuna a los requerimientos del Instituto nacional de vías de la territorial Meta.

3.2 Específicos

Organizar la documentación del área administrativa del Instituto Nacional de Vías del Meta

Indagar la perspectiva de los funcionarios sobre la gestión documental en el Instituto

Nacional de Vías.

Apoyar las actividades de gestión del área administrativa de los grupos viales del Instituto

Nacional de Vías del Meta

4. METODOLOGÍA

4.1 Tipo de estudio

El tipo de estudio a realizar es cuantitativo con enfoque descriptivo ya que permite recolectar

información de los comportamientos asociados en la práctica.

4.2 Muestra

La muestra a realizar será estadística descriptiva ya que se asocia al 100% de todas las áreas de la

entidad y recopilan los datos cuantitativos no habiendo un margen de error en el estudio.

4.3 Población

La población con la que se investigará será el instituto nacional de vías del Meta, en participación

de 8 personas en el área administrativa, lo que se busca con esta práctica es facilitar la utilización

y conservación de la gestión documental de la territorial, teniendo como factor principal el fácil

acceso de los documentos desde su origen hasta el final. Se plantea una primera parte de la

organización de los documentos donde se aplicara una encuesta y un diagrama de procesos que

ayudará al funcionamiento para detectar y comunicar los pasos a seguir con el propósito de prestar

mayor atención en los momentos críticos, con el fin de recolectar la información y llevar un mejor

control de los procesos, en una segunda etapa se inspeccionara y se realizara una lista de chequeo

de los procesos administrativos sancionatorios de acuerdo a los formatos suministrados por la

territorial con el fin de recolectar la información y conocer el proceso de penalidad de los

contratos, en cuanto el apoyo de las actividades de los grupos viales, la territorial del Meta está

conformada por cuatro grupos:

Administración vial grupo 1: Vías a cargo, Pipiral Villavicencio ruta 40 MTA.

Administración vial grupo 2: Vías a cargo, Juriepe Puerto Carreño ruta 4015

Administración vial grupo 3: Vías a cargo, Cruce de puerto rico Ye de granada ruta 6508.

Administración vial grupo 4: Vías a cargo, Calamar San José de Guaviare ruta 7506.

En esta tercera etapa se elaborará una tabla de recolección documental donde se tendrá en cuenta

el estado de la vía, cierres parciales, estado del tiempo, accidentalidad y mantenimiento de las

obras, se participará cada ocho días en el horario de 6 de la mañana a 12 de la tarde al comité donde

se establece en un acta las actividades que ocurrieron durante la semana y las tareas pendientes

para cada grupo.

4.4 Fuentes

4.4.1 Fuentes primarias

Contienen la información y documentación de la entidad pública.

4.4.2 Fuentes secundarias:

Contiene la información de libros, revistas o trabajos e investigaciones.

5. RESULTADOS

5.1 Organización de la documentación del área administrativa del Instituto Nacional de Vías

del Meta

Por medio del diagrama de flujo, se implementaron las actividades para que los funcionarios se

guíen a la hora de archivar la documentación, que facilita representar un proceso como lo es la

gestión documental, donde muestra de forma rápida el procedimiento que se debe hacer a la hora

de guardar la información desde su inicio hasta el final, mejorando la ubicación, preservación y

tiempo de búsqueda de la información.

Es importante, conocer estas herramientas ya que son un mecanismo de control y descripción

de procesos, permitiendo una mayor organización, evaluación de las actividades y procesos que

será de gran utilidad para una entidad que maneja mucha documentación tanto interna como

externa.

En la gráfica se muestra el inicio de la forma adecuada de archivar los documentos, como

primero paso se tiene que identificar si los documentos son internos o externos de la entidad, el

segundo paso es escanear la información para tenerlo en forma digital y adjuntarlo en la RED para

una búsqueda más fácil y eficiente, si es un documento nuevo se deberá crear una nueva carpeta o

si es el caso adjuntarlo en una ya existente, el paso a seguir será ubicarlo en una caja con su

respectivo número y diligenciar el formato FUID (Formato único de inventario documental), en el

cual se especifica (el número de contrato, folios, soportes y observaciones) que identifique el

documento, y por ultimo almacenarlo en el archivo.

Figura 2. Diagrama de flujo

Fuente: Elaboración propia

5.2 Perspectiva de los funcionarios sobre la gestión documental en el Instituto Nacional de

Vías.

Se realizó una encuesta de 10 preguntas a los 8 funcionarios de la entidad para conocer sus

perspectivas del área de archivo de la territorial.

Gráfico 1. Gestión documental INVIAS


En esta primera pregunta se logra identificar que existen problemas para la búsqueda de la

información en el archivo ya que no se encuentra completamente organizado y clasificado, 6

personas respondieron que casi siempre presentaban complicaciones para encontrar la información

y dos personas dijeron que nunca presentaban problemas, la entidad debe prestar mayor atención

y mejorar la gestión documental para encontrarla de una manera fácil y rápida.



0%

75%

25%

1. ¿Con que fecuencia se presentan problemas en la

busqueda y localización de la documentación en el

archivo?

Siempre

Casi siempre

Nunca

75%

25%

2. ¿El sistema de Red Compartida que utiliza actualmente

es útil para la búsqueda y organización de la

documentación

Si

No

En esta pregunta se logra comprender que si es útil la red compartida en la búsqueda de

información ya que acorta el tiempo y se mantiene actualizada, clasificada por años y contratos,

aunque no todos los funcionarios este conforme con este sistema unos dicen que deben mejorar en

los nombres de los documentos ya que son nombrados como anexos y hay que abrir todo el

material para encontrar el documento buscado.

Gráfico 3.Gestión documental INVIAS


Todos los funcionarios tienen conocimiento de la guía y/o normatividad para la

preservación y cuidado de la documentación ya que los capacitan en la inducción y periódicamente

realizan charlas de cómo se puede mejorar la gestión documental.



100%

0%

3.¿El archivo sigue una guia para la perservacion y

cuidado de los documentos, tiene conocimiento de ella?

Si

No

25%

75%

0%

4. Se promueve, lidera y estimula la política de gestión de

documental y archivo dentro de la entidad.

Siempre

Casi siempre

Nunca

En esta pregunta se logra identificar que 2 funcionarios dicen que si se promueve y lidera

la gestión documental y 6 funcionarios dicen que casi siempre, es fundamental estimular al

personal por medio de capacitaciones y talleres frecuentes ya que estarán actualizados de las

nuevas modificaciones y a llevar un mejor control y orden de los documentos.



Para los 8 funcionarios, consideran que casi siempre se reciben instrumentos por la

plataforma kawak pero no son informados de las nuevas actualizaciones, por lo cual hace que el

proceso sea más largo ya que tiene que pasarlos al formato actualizado, y que reciben recursos

para los materiales pero se demoran al llegar a la entidad.



0%

100%

0%

5. Reciben instrumentos y recursos necesarios para llevar a

cabo la gestión de documental.

Simpre

Casi siempre

Nunca

100%

0%

6. ¿Ha tomado algún curso de gestión documental y

archivista?

Si

No

En esta pregunta se logra identificar que todos los funcionarios han tomado el curso de

gestión documental y normas para el archivo ya que al momento de entrar a la entidad se hacen

varios cursos virtuales y los capacitan periódicamente.



Al momento de manejar documentación antigua es indispensable utilizar los guantes, batas,

lentes de protección y cubre bocas ya que el papel se deteriora y puede ocasionar alergias en el

cuerpo, es importante que el instituto promueva estos utensilios para impedir estas enfermedades

a sus trabajadores.

En cuanto al porcentaje se refleja que la mitad de los funcionarios utilizan adecuadamente

la protección personal pero el restante del grupo está expuesta a contraer enfermedades laborales

como alergias, síntomas de gripa, hongos, etc.

Gráfico 8. Gestión documental INVIAS Fuente: Elaboración propia

50%50%

7. ¿Utiliza algún equipo de protección cuando maneja

documentación antigua?

Si

No

62%

38%

8. ¿Digitaliza la documentación actualmente?

Si

No


En esta pregunta se logra identificar que solo 5 de sus funcionarios digitaliza la

documentación y se la envían al auxiliar administrativo para que adjunte la información en la Red,

y solo 3 de los trabajadores no escanean la documentación continuamente ya que indica que por

falta de tiempo no logran escanear toda la información que reciben a diario como (correspondencia,

informes, denuncias, reportes, etc.) y proponen que debería contratar una persona a cargo de esta

función.


En esta última pregunta se le pide al funcionario que diga una observación o recomendación

del proceso de documentación, las respuestas más acertada son que debería contratar a una persona

50%

0%

50%

0%

9. ¿Por qué razón no se lleva a cabo un proceso de

digitalización de los expedientes bajo su resguardo?

A) Falta de personal.

B) Falta de equipo de cómputo(escáner, computadora personal).

C) Falta de tiempo.

37%

63%

10. Mencione alguna observación o recomendación para

mejorar el proceso de documentación en la entidad:

Contratar a una persona para elcargo de archivista

Más compromiso por parte de losfuncionarios al tramitar y archivaroportunamente los documentos.

que se encargue de llevar la gestión documental ya que hay mucha información de años anteriores,

y la otra respuesta más acertada es que debería haber más compromiso por parte de los funcionarios

al tramitar y digitalizar la documentación.

5.3 Actividades de gestión del área administrativa de los grupos viales del Instituto Nacional

de Vías del Meta

En los registros que apoyan a las actividades de gestión del área administrativa de los grupos

viales en la cual se asisten a los comités los días viernes de cada semana para el reporte de las

vías a cargo de la territorial del META, se hace un análisis del estado de las vías del mes de

agosto al mes de octubre de los 4 grupos viales.

Tablas 1. Registro del estado de las vías

GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO 4

MES DE

AGOSTO/SEMA

NAS

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ACCESO A LA

VÍA Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

ESTADO DEL

TIEMPO Nub

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Nub

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Lluv

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Lluv

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Lluv

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lado

Nub

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Lluv

ioso

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Nub

lado

Nub

lado

Sole

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ACCIDENTES No No No No No No No No No No No No No No Si No

TRAFICO Nor

mal

Nor

mal

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Nor

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Nor

mal

Nor

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Nor

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Nor

mal

Nor

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Tablas 2. Registro del estado de las vías GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO 4

MES DE

SEPTIEMBRE/

SEMANAS

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ACCESO A LA

VÍA

Cierr

es

parci

ales Si Si Si Si Si Si Si Si Si

Cierre

s

parcia

les Si Si Si Si Si

ESTADO DEL

TIEMPO

solea

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lluvioso

Nublado

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Soleado

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Lluvioso

Lluvioso

Soleado

Soleado

Soleado

Nublado

Lluvioso

Soleado

Sole

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Nublado

Lluvioso

Nublado

Soleado

ACCIDENTES No No No No No No No No No No No No No No No No

TRAFICO Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal

Normal


Tablas 3. Registro del estado de las vías

GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO 4

MES DE

OCTUBRE/S

EMANAS 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ACCESO A

LA VÍA Si

Cierr

e

parcial

Cier

re

parcial Si Si Si Si Si Si Si

Cierr

es

parciales Si

Cierr

e

parcial Si Si Si

ESTADO DEL

TIEMPO lluvi

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Lluvi

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Lluvi

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Sole

ado

Solea

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Nubl

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Lluvi

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Lluvi

oso

Sole

ado

ACCIDENTES No No No No No No Si No No No No No No No No Si

TRAFICO Nor

mal

Nor

mal

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Nor

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Nor

mal

Nor

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Nor

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Nor

mal

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mal

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Nor

mal

Nor

mal

Nor

mal


Se logra identificar que en el grupo 1 a cargo de la vía Pipiral, ruta 40MTA hubo acceso a la vía

en el mes de agosto, en el estado del tiempo estuvo muy lluvioso y nublado, no se presentó

accidentes de tránsito y normalidad en el tráfico.

Para el mes de septiembre se observa que hubo cierres parciales autorizados por

mantenimiento de la vía por derrumbes en el sector servita, en el estado del tiempo estuvo

lluvioso y soleado, y hubo normalidad en el tráfico.

Para el mes de octubre se presenta nuevamente cierres parciales autorizados por los

derrumbes en el sector ya que a las fuertes lluvias hubo deslizamiento de material por lo cual

impedía el paso a la vía.

En el grupo 2 a cargo de la vías a cargo, Juriepe Puerto Carreño ruta 4015, en el mes de

agosto presento, acceso a la vía, en cuanto al clima se presentaron fuertes lluvias pero hubo

normalidad en el tráfico.

Para el mes de septiembre y octubre se presenta acceso a la vía, el clima fue muy variado

pero no ocurrió ningún deslizamiento de material, ocurrió un accidente de tránsito en el perímetro

78, según el inspector la persona conducía a alta velocidad tuvo un micro sueño lo cual lo llevo a

perder el control de la motocicleta.

El grupo 3 a cargo de las vías cruce de puerto rico Ye de granada ruta 6508, para el mes de

agosto y octubre se presentaron cierres parciales por mantenimiento de las vías por señalización y

limpieza de las cunetas, el clima fue muy variado y no ocurrió ningún accidente de tránsito en este

sector.

Para el grupo 4 a cargo de la vía calamar San José de Guaviare ruta 7506, en el mes de

agosto y septiembre se presenta normalidad en la vía pero en el mes de octubre hubo cierres

parciales autorizados por el mal estado de la vía y las condiciones climáticas que han afectado la

movilización de los vehículos, también ocurrió un accidente de tránsito en el perímetro 60

alrededor de las 4:20 de la tarde, un camión que transportaba ACPM, se estalla la llanta delantera

del vehículo haciendo que el conductor perdiera el control y llevándolo a volcarse sobre la vía.

6. CONCLUSIONES

El instituto Nacional de Vías no llevaba un orden exacto de su documentación o un control

en el archivo, No obstante, se analiza que la entidad no cuenta con noción de todos los documentos

que se generan en cada área, es decir que existen documentos de los cuales los funcionarios no

tienen conocimiento o que otras áreas ajenas a estos los regulan o ejecutan.

Por lo tanto, se logra deducir que no hay una planeación en la parte documental y no hay

una persona responsable en esta actividad laboral, sino que cada funcionario acumula la

documentación y esto genera un desorden y poca eficiencia a la hora de buscar un documento.

Con la encuesta realizada a los funcionarios de la entidad se concluye que, si hay falencias

en las cuales se deben mejorar en la gestión documental, por lo tanto, se implementó un diagrama

de flujo para representar de manera gráfica los procesos que se llevan a cabo para clasificar cada

contrato o proceso permitiendo una mayor organización de los documentos.

En cuanto al presente trabajo se cumple con los objetivos tanto general como específicos y con

el orden del cronograma establecido en el anteproyecto, después de hacer un análisis previo de la

documentación generada y ya existente por la organización y así mismo guiado por la gestión de

calidad la cual regula la documentación nueva o actualización de la información antigua.

7. RECOMENDACIONES

En primera instancia se debe destacar que los funcionarios deben tener mayor compromiso

con el orden de la documentación, por lo cual se recomienda seleccionar un miembro de la

organización quien sea el que aplique y genere un seguimiento diario del movimiento de los

documentos de la entidad, para así evitar pérdidas documentales.

Por otra parte, al analizar los datos recolectados en el trabajo, se proponen las siguientes

alternativas de acuerdo con los aspectos que presentaron mayor frecuencia e importancia.

Primero poner en práctica las tablas y los diagramas propuestos, ya que estas le permitirán

a la entidad observar el lugar exacto de los documentos y su ubicación final, segundo mejorar la

eficacia de los procesos que tienen involucrados consigo la utilización de los documentos, y

tercero se sugiere a la compañía que se generen capacitaciones continuas del Sistema de Gestión

Documental, debido a que por cambios de mercado y legislación son actualizados y modificados

periódicamente.

8. APORTE SOCIAL DEL ESTUDIO

La gestión documental es un tema importante que puede afectar a cualquier funcionario de

la entidad por la pérdida de un documento ya que se tiene las firmas de ambas partes como los

contratistas, interventores, directores y funcionarios, Lo esencial de este tema es dar a conocer que

aspectos son los que afectan e interfieren en la búsqueda del documento y como se puede mejorar

los procesos para una búsqueda eficaz y eficiente de los documentos.

De acuerdo con los resultados que se aportaron en este trabajo y el esfuerzo en general se

busca que el Instituto Nacional de Vías sienta la necesidad de modificar y/o aplicar procesos que

eviten que este tipo de problemas que se presentan y llevar un mejor orden de su documentación.

9. DIVULGACIÓN DE CONOCIMIENTO

El pasado 19 de noviembre del 2019, en el aula 310 se realizó la sustentación del trabajo

de grado que tiene como objetivo Proceso de gestión documental en el Instituto nacional de vías

de la territorial del Meta, Con la presencia de la decana de la facultad Dora Navarro, la docente

Adriana Ruiz encargada en el acompañamiento del trabajo y la docente Adriana Aullón como

jurado y demás estudiantes.

Registro fotográfico de la sustentación del trabajo de grado

Fuente: Por autor, 2019



10. EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS

En el transcurso de este semestre viví una gran experiencia gracias a la aceptación de la

práctica de estado joven en el instituto nacional de vías, en el cual pude poner en práctica mi

conocimiento, habilidades y trabajo en equipo para agilizar y mejorar las condiciones que

obstaculizan el desarrollo de las tareas diarias, agradezco formalmente al director de la territorial

del Meta por guiarnos y enseñarnos que somos parte importante de la entidad y nuestro

conocimiento de jóvenes es fundamental ya que aportamos ideas frescas y solemos estar muy

motivados a en el mundo laboral haciendo lo mejor posible, por capacitarnos y llevarnos a eventos

muy importantes de lo que está ocurriendo con la vías de nuestra región y la crisis que está pasando

todos los metenses y ejecutar estrategias y planes de infraestructura vial para atender y generar

soluciones de conectividad y movilidad de los usuarios.

También con el apoyo de los docentes de la universidad se logró realizar este trabajo de

grado con el fin de mejorar la gestión documental de la entidad y mejorar los procesos de búsqueda

de la información y conservarla de manera adecuada para evitar el deterioro del papel, del mismo

modo se logró llevar a cabo un mejor control de las vías a cargo de la entidad y dar contestación

de forma rápida a la demanda al instituto de los accidentes de tránsito ocasionados en periodo 2

del año 2019.

11. BIBLIOGRAFÍA

Agricultura, M. d. (2005). Programa de gestion documental.

Alzate, F. (2012). ISO 9001. Obtenido de https://iso9001-calidad-total.com/como-elaborar-listas-

de-chequeo/

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Colombiano, P. g. (27 de septiembre de 2016). Huella grancolombiana. Obtenido de

https://www.poli.edu.co/sites/default/files/reglamentopracticasempresariales.pdf

Creativo, s. (2018). Aiteco consultores desarrollo y gestión. Obtenido de

https://www.aiteco.com/diagrama-de-flujo/

Cuesta, M. J. (2014). Gestion auxiliar en soporte convencional o informatico. Editoria CEP.

Cultura, M. (2012). Reglameto 2578.

Herrara, M. M. (2005). Gestion documental y organizaciones de archivos. ProQuest Ebook

Central.

INVIAS. (21 de Noviembre de 2012). Estructura organizacional INVIAS. Obtenido de

https://www.invias.gov.co/index.php/informacion-institucional/11-informacion-

general/organigrama

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Martin, F. a. (2004). cuadernos metodológicos. Madrid: Caslon.

Mayra, M. M. (2005). Gestion documentaly organizacion de archivo. La habana: Félix varela.

Mohammad, N. (2005). Metodologia de la investifación. Mexico: Limusa S.A.

Pino, S. l. (2015). Manejo de equipos . España: Elearning.

Russo, P. (2009). Gestion documental en las organizaciones. Proquest Ebook Central.

Saldívar, S. M. (2008). Estadistica descriptiva. Mexico: D.R.

Solidaria, S. d. (2015). Resolucion 2925.

ANEXOS

Presentación de las diapositivas del trabajo de grado

Anexo 1 Diapositivas del trabajo de grado

Anexo 2 diapositivas del trabajo de grado























Anexo 25 Evidencia del instrumento

Anexo 26 Evidencia del instrumento

Documents

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL INSTITUTO NACIONAL DE