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PROCESO DE INVITACIÓN PÚBLICA DE OFERTAS PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y ESPECIALIZADOS BAJO LA MODALIDAD B.P.O (BUSINESS PROCESS OUTSOURCING), PARA LA
ELABORACIÓN Y PROCESAMIENTO DE LA NÓMINA DE LOS EMPLEADOS DE COLVATEL - 2018.
Respuestas a Inquietudes Recibidas
En atención a las diferentes preguntas recibidas por los oferentes, a continuación nos permitimos dar respuesta a las mismas, en los mismos términos en que
fueron remitidas, así:
1. “La estructura organizacional definida, debe ser exclusiva para Colvatel, o mantener diferentes cuentas?” RESPUESTA: No, la estructura no es exclusiva para Colvatel pero debe garantizar la permanente atención.
2. “Puede desarrollar las mismas funciones el Gerente responsable de la cuenta, como el Gerente de implementación?” RESPUESTA: No, cada rol tiene sus responsabilidades que no pueden ser desempeñadas por la misma persona
3. “A que hace alusión la terminación de 6 meses siguientes a la terminación del contrato?” RESPUESTA: Este aspecto hace alusión al tiempo en el que se suscribe la respectiva acta de liquidación del contrato, fecha en que se finiquitan todos los pendientes del contratista y se genera paz y salvo de las obligaciones a su cargo, de conformidad con lo establecido en el numeral 1.24. “Condiciones Contractuales.” y el numeral 1.24.15 “Liquidación del Contrato” de los Términos de Referencia, “el contrato se liquidará por las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación”.
4. “El Anexo 6, es a manera de información sobre el paso a paso y condiciones del servicio, o se requiero por cada Actividad realizar algún tipo de comenitario?” RESPUESTA: Es informativo, no se solicitan comentarios de las actividades.
5. “Cuantas razones sociales maneja?” RESPUESTA: Solo se maneja la razón social de Colvatel.
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6. “Indique Periodicidad, solo 10 y 25 de cada mes?” RESPUESTA: Para pago de nómina 10 y 25 de cada mes. Para otros procesos cuando se generen, por ejemplo liquidaciones de prestaciones sociales.
7. “¿Cuántas Oficinas tiene? ¿Todas en la misma ciudad?” RESPUESTA: Colvatel cuenta con una oficina principal en la ciudad de Bogotá.
8. “¿Por fuera de la ciudad? ¿Están interconectadas por red?” RESPUESTA: No.
9. “¿El manejo de la Nómina es centralizado?” RESPUESTA: Si
10. “Cuantas personas reportan novedades?” RESPUESTA: Una a nivel general consolidado (Coordinación de Colvatel) pero pueden recibir información y consultas de 2 cargos Profesionales de Compensación y un Jefe de Selección y Compensación
11. “¿Cuántos usuarios utilizarán el Sistema de Nómina, por parte del cliente?” RESPUESTA: Se solicita que los empleados en general puedan realizar consulta de sus volantes de pago, certificados laborales, periodos de vacaciones causados, certificado de ingresos y retenciones, entre otros. A nivel de consultas de nómina en Colvatel 3 usuarios: Coordinación de Compensación y Beneficios y 2 Profesionales de Compensación y Beneficios.
12. “¿Todos los usuarios tendrán los mismos atributos al manejar los datos?” RESPUESTA: Si
13. “Tiene Personas en el area de nomina actualmente?” RESPUESTA: No. La nómina esta tercerizada
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14. “¿Tiene un software de Nómina?¿cual?” RESPUESTA: No.
15. “¿Tiene personal de sistemas experto en el software para extraer la informacion?” RESPUESTA: No.
16. “Qué motor de base de datos utilizan?” RESPUESTA: No aplica. Ver respuestas 14 y 15
17. “Que tipos de Relaciónes laborales maneja ? Ley 50 Salario Integral Régimen anterior Pensionados Particantes Universitarios Sena Otra Si marco otra indique cual?”
RESPUESTA:
18. “Que frecuencia en promedio maneja de pagos por fuera de los periodos de nomina?” RESPUESTA: Los únicos pagos fuera de nómina son las liquidaciones de contrato de trabajo.
19. “Las liquidaciones definitivas se liquidan en la nómina o se pagan por aparte, en el caso de lo segundo indique al cuanto tiempo se paga una vez llegue el reporte?”
Que tipos de Relaciónes laborales maneja ?
SI NO SI NO Cantidad
Ley 50 X Fijo X 158Salario Integral X Variable X 94
Régimen anterior X Flexible 0 0Pensionados X Integral X 11Particantes Universitarios X Por unidades
procesadas 0Sena X
Otra
Si marco otra indique cual?
Que tipos de Salarios tiene ?
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RESPUESTA: Se pagan fuera de la nómina, se pagan normalmente dentro de los 3 días siguientes al reporte.
20. “Indique el promedio de ingresos por mes del último año” RESPUESTA: Cinco (5) ingresos en promedio mensual. Sin embargo la compañía puede ordenar vinculaciones superiores a éste número.
21. “Indique el promedio de retiros del último año” RESPUESTA: Siete (7) retiros en promedio mensual. Sin embargo la compañía puede ordenar retiros superiores a éste número.
22. “ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Centro de Costo Área Departamento Oficio Sucursal Ubicación geográfica Nivel Sección Grupo Subgrupo”
RESPUESTA:
23. “Tiene o maneja sustituciones patronales” RESPUESTA: No
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
C ual M aneja
( M arque con una X )
Centro de Costo X
Área X
Departamento
Oficio
Sucursal
Ubicación geográfica
Nivel
Sección
Grupo
Subgrupo
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24. “Maneja Nómina de Temporales” RESPUESTA: No
25. “Hace contabilización de la Nómina de temporales” RESPUESTA: No
26. “Cuales Formas de Pago maneja? Y cómo envía desprendible de pago. Transferencia Bancaria Cheque Lista de Bancos Colilla vía email Colilla impresa Sobreflex Colilla de propio diseño”
RESPUESTA:
27. “Indique el banco o banco dispersores de la nomina (la cuenta de donde se realiza el pago de nomina):” RESPUESTA: La dispersión se realiza desde el Banco ITAU
28. “Indique las entidades bancarias de las cuentas de nomina de los empleados:” RESPUESTA: La entidad que posea cada trabajador.
29. “¿Cuántos Períodos de vacaciones maneja o acumula?” RESPUESTA: 15 días anuales se acumula lo que sean
30. “¿Cuántos días de Vacaciones Pagan?”
Cuales Formas de Pago maneja? Y cómo envía desprendible de pago. SI NO
Transferencia Bancaria X
Cheque X
Lista de Bancos X
Colilla vía email X
Colilla impresa X
Sobreflex X
Colilla de propio diseño X
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RESPUESTA: 15 hábiles
31. “¿Tiene saldos de vacaciones actualizados?” RESPUESTA: Si
32. “¿Cual es el porcentaje de provision de las vacaciones?” 33.
RESPUESTA: No es provisión, es causación de 15 días hábiles anuales.
34. “¿Pagan vacaciones en dinero, y en caso afirmativo cual es la política” RESPUESTA: Sí, cuando el trabajador tiene más de 30 días acumulados se pagan 15 y se disfrutan 15 días, hay algunas excepciones disfrutando el mismo tiempo del pago.
35. “Las vacaciones se pagan dentro de la nomina?” RESPUESTA: Si.
36. “VACACIONES Paga prima de vacaciones Maneja Vacaciones Colectivas Maneja Vacaciones Anticipadas Deja Básico Pendiente Paga Días Normales y No hábiles por conceptos diferentes?”
RESPUESTA:
37. “El sábado es hábil?, Es hábil para todos los empleados?” RESPUESTA: No.
38. “El día 31 Lo cuenta y lo paga?
VACACIONES SI NO
Paga prima de vacaciones X
Maneja Vacaciones Colectivas X
Maneja Vacaciones Anticipadas X
Deja Básico Pendiente X
Paga Días Normales y No hábiles por conceptos diferentes? X
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No cuenta y lo pagan? Lo cuenta y no lo paga? Ni lo cuenta ni lo paga? ¿El concepto de vacaciones es el mismo para salario normal y
salario integral?”
RESPUESTA:
39. “Maneja prestamos? Controla los saldos?” RESPUESTA: Si
40. “Si controla saldos responda las siguientes preguntas: Que Clases de préstamos maneja? Como amortiza sus prestamos? Maneja formulación para cálculo de tasas? Paga los préstamos por Nómina o Tesorería? Maneja Seguros Maneja Intereses de Mora Hace abonos extras Maneja un Fondo Maneja Intereses de Mora Si a un empleado con préstamo se le aprueba otro:, ¿se suman
ambos o se manejan de forma independiente? Maneja Intereses de Mora”
RESPUESTA:
El día 31 SI NO
Lo cuenta y lo paga? X
No cuenta y lo pagan? X
Lo cuenta y no lo paga? X
Ni lo cuenta ni lo paga? X
¿El concepto de vacaciones es el mismo para salario normal y salario integral? X
Si controla saldos responda las siguientes preguntas:Que Clases de préstamos maneja? EDUCATIVOS
Como amortiza sus prestamos? 6 CUOTAS SIN INTERES
Maneja formulación para cálculo de tasas? NO
Paga los préstamos por Nómina o Tesorería? NO
Maneja Seguros NO
Maneja Intereses de Mora NO
Hace abonos extras NO
Maneja un Fondo NO
Maneja Intereses de Mora NO
Si a un empleado con préstamo se le aprueba otro:, ¿se suman ambos o se manejan de
forma independiente?
NO
Maneja Intereses de Mora NO
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41. “Registra incapacidades para el pago de la nomina?” RESPUESTA: Si
42. “Que tipo de incapacidades maneja? Enfermedad general Accidente de trabajo Licencia maternidad Licencia paternidad Enfermedad profesional ¿Maneja días no reconocidos? ¿Por el mismo Concepto? ¿Por conceptos diferentes? ¿Hace Ajustes? ¿Maneja incapacidades atrasadas? ¿Maneja el efecto de los 90 y 180 días? ¿Las Cálcula ajustándose a la Ley 100 (IBC anterior)? ¿reconoce las incpacidades al 66.66%, respetando que no
sean inferiores al SMLV?”
RESPUESTA:
43. “Cuál es el manejo de la cartera de incapacidades?”
RESPUESTA: Se paga la nómina por concepto de incapacidad y se genera cuenta por cobrar a la EPS, cuando la EPS pague se cancela la cuenta por
cobrar.
Que tipo de incapacidades maneja?
SI NO
Enfermedad general X
Accidente de trabajo X
Licencia maternidad X
Licencia paternidad X
Enfermedad profesional X
¿Maneja días no reconocidos? X
¿Por el mismo Concepto? X
¿Por conceptos diferentes? X
¿Hace Ajustes? X
¿Maneja incapacidades atrasadas? X
¿Maneja el efecto de los 90 y 180 días? X
¿Las Cálcula ajustándose a la Ley 100 (IBC anterior)? X
¿reconoce las incpacidades al 66.66%, respetando que no sean inferiores al SMLV? X
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44. “Módulo de Ahorros Maneja ahorros? Controla el saldo de sus ahorros? Hace devoluciones? Retorna rendimientos”
RESPUESTA:
*En el documento enviado por el interesado, pasa de la pregunta No 43 a la pregunta No.48, por esa razón varia la numeración a partir de acá con relación al documento remitido.
45. “Si controla saldos responda las siguientes pregutas: Que tipo de ahorro maneja indique la base y proceso para su calculo y determine si es por porcentaje del básico, porcentaje de una agrupación, o por valor?” RESPUESTA: No aplica. Favor remitirse a la respuesta a pregunta No. 43
46. “Módulo de Ahorros La empresa hace aportes adicionales al ahorro? Maneja topes?”
RESPUESTA:
47. “Módulo de Ausentismos Registra ausencias para el pago de la nomina? Que tipo de ausencias maneja? Suspensiones Licencias Licencia luto Permisos Otros Si marco otra indique cual?”
Módulo de Ahorros SI NO
Maneja ahorros? X
Controla el saldo de sus ahorros? X
Hace devoluciones? X
Retorna rendimientos X
Módulo de Ahorros SI NO
La empresa hace aportes adicionales al ahorro? X
Maneja topes? X
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RESPUESTA:
48. “Que afectacion tienes las ausencias en el contrato de trabajo en cuanto pago de dominicales y prestaciones sociales?” RESPUESTA: Se contabilizan las ausencias y se calculan de acuerdo a la normatividad legal vigente.
49. “Módulo de Prestaciones sociales Como consolida sus prestaciones sociales? Indique por favor la formulacion tenida en cuenta para el
salario promedio para el pago de la prima? Indique por por favor que rangos de tiempo tiene en cuenta
para el pago de la prima de servicios? Indique por favor la formulacion tenida en cuenta para el
salario promedio para el pago de las vacaciones Indique por por favor que rangos de tiempo tiene en cuenta
para el pago de las vacaciones? Indique por favor la formulacion tenida en cuenta para el
salario promedio para el pago de las Cesantias?”
RESPUESTA:
Módulo de Ausentismos SI NO
Registra ausencias para el pago de la nomina? X
Que tipo de ausencias maneja?
SI NO
Suspensiones X
Licencias X
Licencia luto X
Permisos X
Otros X
Si marco otra indique cual?
Ausencias Remuneradas o no
Remuneradas
Módulo de Prestaciones sociales
Como consolida sus prestaciones sociales? No se entiende la pregunta
Indique por favor la formulacion tenida en cuenta para el salario
promedio para el pago de la prima?
El proceso de nomina esta tercerizado, se realiza de
acuerdo a lo que indique la ley
Indique por por favor que rangos de tiempo tiene en cuenta para el
pago de la prima de servicios?
El proceso de nomina esta tercerizado, se realiza de
acuerdo a lo que indique la ley
Indique por favor la formulacion tenida en cuenta para el salario
promedio para el pago de las vacaciones
El proceso de nomina esta tercerizado, se realiza de
acuerdo a lo que indique la ley
Indique por por favor que rangos de tiempo tiene en cuenta para el
pago de las vacaciones?
El proceso de nomina esta tercerizado, se realiza de
acuerdo a lo que indique la ley
Indique por favor la formulacion tenida en cuenta para el salario
promedio para el pago de las Cesantias?
El proceso de nomina esta tercerizado, se realiza de
acuerdo a lo que indique la ley
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50. “Maneja novedades de nomina masivas?, Todo se reporta por archivos planos como masivo al proveedor.” RESPUESTA: Sí. Se reportan archivos de Excel, en donde se relaciona número de cedula, detalle de conceptos y valores.
51. “Maneja horas extras?, Las liquida manualmente?” RESPUESTA: Si, se reportan consolidadas y calculadas por trabajador en Excel, en donde se relaciona número de cedula, detalle de conceptos y valores (número de horas).
52. “Maneja archivo de Reloj?” RESPUESTA: No
53. “Maneja Turnos? Cuantas clases de turnos maneja?” RESPUESTA: No. No aplica manejo por turnos.
54. “Maneja embargos” RESPUESTA: Si.
55. “Módulo Embargos Que Clase de Embargos maneja? Civil Alimentos Ejecutivo Descuentan cuotas adicionales?”
RESPUESTA:
56. “Maneja Auxilios?” RESPUESTA: Si. Auxilio de rodamiento.
57. “Maneja primas extralegales”
Módulo EmbargosQue Clase de Embargos maneja?
SI NO CANT
Civil X 2
Alimentos X 2
Ejecutivo X 1
Descuentan cuotas adicionales? X
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RESPUESTA: Si, Prima de vacaciones
58. “Que tipo de auxilios y de prima extralegal maneja?” RESPUESTA: Ver respuesta a las preguntas No. 55 y 56.
59. “Aumento de salarios se hace a principios de cada año?” RESPUESTA: No, los aumentos de salario se realizan en cualquier mes del año.
60. “El año laboral de cuantos dias lo considera?” RESPUESTA: 360 días
61. “Maneja retroactivos?” RESPUESTA: Si.
62. “Indique el operador pila?” RESPUESTA: MI PLANILLA
63. “Indique el dia de pago de la seguridad social?” RESPUESTA: De acuerdo con el último digito del Nit (99) de COLVATEL, corresponde realizar el pago el 16avo día hábil del mes.
64. “Indique los informes de pre-nómina, nómina y otros que requiere: Nombre del informe y Detalles - Fecha de Entrega” RESPUESTA: ver anexo 6 técnico nómina y entregables de los términos de referencia y numeral 1.24.3. OBLIGACIONES DEL OFERENTE.
65. “Enuncie las Certificaciones Laborales que maneja:” RESPUESTA: Se generan certificaciones laborales para empleados activos
66. “Módulo Informes legales En los certificados de Ingresos y Retenciones: Utiliza forma Minerva Utiliza formato preimpreso”
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RESPUESTA:
67. “Aportes Voluntarios, A qué fondos hacen aportes?” RESPUESTA: Si, en diferentes fondos. Por ejemplo: Bancolombia, Davivienda.
68. “Cuales AFC PENSION VOLUNTARIA Y COOPERATIVA maneja?” RESPUESTA: Si, en diferentes fondos. Por ejemplo: Coomeva, Bancolombia, Davivienda, Banco Caja Social.
69. “Maneja conceptos en Especie?” RESPUESTA: No
70. “Maneja Vales?” RESPUESTA: No.
71. “Qué conceptos en especie maneja?” RESPUESTA: No aplica. Ver respuesta pregunta No. 68
72. “CONTABILIZACION” RESPUESTA: En este numeral no se registró una pregunta concreta.
73. “Qué software contable manejan?” RESPUESTA: SAP ECC 6.0
74. “Están implementadas las normas internacionales en la Organización?” RESPUESTA: Si
Módulo Informes legalesEn los certificados de Ingresos y Retenciones: SI NO
Utiliza forma Minerva X
Utiliza formato preimpreso X
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75. “Tiene o maneja sustituciones patronales?” RESPUESTA: Ver respuesta a la pregunta No. 23
76. “Realizan créditos a los colaboradores?” RESPUESTA: Si, son créditos a 6 meses sin intereses.
77. “Los créditos los realizan por nómina?” RESPUESTA: Si la pregunta se refiere al desembolso, la respuesta es no.
78. “En caso de ser afirmativa la pregunta número 83 indique cuáles y si es a corto o largo plazo.” RESPUESTA: No aplica. La numeración tiene una variación. Ver comentario (*) pregunta No. 43.
79. “En caso de tener créditos a largo plazo realizan ajustes IFRS ?” RESPUESTA: No aplica.
80. “Para realizar pago de nómina requieren que al interfaz contable se encuentra cargada en su software?” RESPUESTA: No.
81. “Hay colaboradores con salario Integral o Regimen Anterior?” RESPUESTA: Si hay colaboradores con salario integral, con régimen anterior no hay ninguno.
82. “Registran o causan algún concepto particular que deba quedar en los movimientos de nómina, ejemplo: perdida de herramienta?” RESPUESTA: Si. Se registran por descuentos a los empleados
83. “Cómo realizan la distribución contable, por centro de costos, proyectos o detallada por colaborador?”
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RESPUESTA: Si. El registro se hace por centro de costo.
84. “Cómo causan las incapacidades reconocidas por la administardora de salud o ARL. CXC a la entidad o al gasto y luego lo llevan como recuperación?” RESPUESTA: Cuenta por cobrar a la entidad
85. “Manejan deducción de terceros por nómina?” RESPUESTA: Si.
86. “En caso de ser afirmativa la pregunta número 91 indique cuáles terceros.” RESPUESTA: Medicina prepagada, Seguro funerario, Emermedica, entre otros La numeración tiene una variación. Ver comentario (*) pregunta No. 43.
87. “Manejan algún beneficio o auxilio extralegal, por ejemplo aguinaldo?” RESPUESTA: Ver respuesta pregunta No. 55 y 56.
88. “En caso de ser afiarmativa la pregunta anterior indique cuales y si los provisionan?” RESPUESTA: Sí, se provisiona.
89. “Realizan provisión o consolidación de las prestaciones sociales?” RESPUESTA: Se realiza consolidados de prestaciones sociales
90. “Causan las prestaciones sociales a la cuenta 25 por pagar o a la 26?” RESPUESTA: Por la cuenta 25
91. “Menejan cuentas diferentes para la provisión y otras para los pagos. Por ejemplo causan vacaciones a la 26250501 y cuando es pago a la 25250501?”
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RESPUESTA: No, todo por la misma cuenta 25
92. “los ausentismos afectan prestaciones sociales. En caso de ser afirmativo indique a cuáles conceptos?” RESPUESTA: Si, lo que indique la ley.
93. “El calendario es comercial o Juliano?” RESPUESTA: Se maneja calendario de año por 360 días y meses de 30 días.
94. “El dia 31 afecta prestaciones sociales?” RESPUESTA: No.
95. “En vacaciones provisionan dias no habiles o lo llevan al gasto al momento del pago?” RESPUESTA: Solamente se provisionan días hábiles.
96. “Realizan pago de vacaciones por periodos de pago o de manera anticipada al momento del disfrute?” RESPUESTA: Se realizan de manera anticipada, al momento dl disfrute.
97. “Manejan cuenta transitoria o cuenta puente para la causación del descuento en Salud y Pensión?” RESPUESTA: Sí
98. “En caso de no manejar cuenta puente, indique como registra el descuento al colaborador por el concepto de salud y pensión.” RESPUESTA: N/A
99. “La seguridad social es causada por colaborador o por administradora?” RESPUESTA: La causación del gasto y costo se hace por entidad.
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100. “Realizan descuentos de incapacidades por ARL en la planilla de seguridad social?” RESPUESTA: Si.
101. “Qué informes adicionales a las intefaces contables requieren?” RESPUESTA: Consolidado de Cesantía (Excel), Consolidado de Prima de servicios (Excel) Consolidado de Prima de Vacaciones (Excel) Consolidado de Vacaciones (Excel) Informe de Gastos por trabajador y centros de costos Informe Retención en la fuente por trabajador (Excel), Informe de Seguridad VS Interfaz (Excel), Maestro de Empleados con todos los datos de la base de datos (Excel) Planilla Detallada Seguridad Social (PDF) Contratos Próximos a Vencer (Excel) Relación Embargos (Excel) Liquidación Resumen detallada seguridad social (PDF) Cambios de Entidades de Seguridad Social (Excel) Revisión saldos de contabilidad para proceso de conciliación contable, entre otros relacionados con el proceso de nomina. Conciliación de Acumulados
102. “Fecha hábil para entrega de los cierres contables de fin de mes.”
RESPUESTA: ver numeral 23 de 1.24.3. OBLIGACIONES DEL OFERENTE
103. “Requieren In house tiempo completo, o medio tiempo que maneje la cuenta de Colvatel?” RESPUESTA: No se requiere.
104. “En el caso de ser si, favor indicar sus funciones en: FUNCIONES CONTRATACION - AFILIACION A SEGURIDAD SOCIAL, FUNCIONES NOMINA, FUNCIONES SEGURIDAD SOCIAL, FUNCIONES ATENCION EMPLEADOS, FUNCIONES ADMINISTRACION DE CONTRATOS,” RESPUESTA: No aplica, ver respuesta a pregunta No. 102
105. “Cronograma de trabajo Por favor indicar cual sería la fecha estimada para las audiencias de condiciones?, no lo vemos en el cronograma del proceso”
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RESPUESTA: Los Términos de Referencia de la Solicitud Pública de Ofertas No. DCH-001-18, en el numeral 1.4 “Cronograma del Proceso”, no contemplan una audiencia de condiciones. Únicamente se llevarán a cabo las etapas y audiencias que se encuentran señaladas en el documento.
106. “Elaboración del cálculo mensual y recalculo semestral del porcentaje de retención en la fuente, elaboración de certificados de ingresos y retenciones anuales, entre otros. cuales serian los otros que se mencionan aca?” RESPUESTA: Todos los reportes e informes que se solicitan provienen del proceso de elaboración de nómina, para este caso por ejemplo es el detalle individual del cálculo de retención en la fuente de uno o varios trabajadores en un periodo determinado para efecto de entregar soportes a áreas de control.
107. “Entregar con la periodicidad que COLVATEL solicite, la información que le permita llevar un control de las afiliaciones a cada EPS, AFP, CAJA DE COMPENSACIÓN, con sus correspondientes novedades, inclusiones, exclusiones o traslados, para el afiliado. Confirmar si el servicio incluye que el proveedor realice la contratación del personal de Colvatel en su totalidad?: contratos, enviar a examen medico, etc o solo las afiliaciones a seguridad social?” RESPUESTA: el servicio NO incluye que el proveedor realice la contratación del personal de Colvatel, el control se requiere en el pago de la planilla mensual de seguridad social con las novedades debidamente aplicadas.
108. “De acuerdo al punto anterior del manejo de afiliaciones esta contratación se realizaría en oficinas del proveedor?” RESPUESTA: No. Ver respuesta 106
109. “Rendir y elaborar los informes y conceptos que se soliciten durante el desarrollo de la ejecución del contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al requerimiento. Cuando se trate de informes que requieran desarrollos nuevos, EL OFERENTE informará a COLVATEL el tiempo de desarrollo y tiempo de entrega de los mismos. Si estos reportes incluyen un tiempo importante de desarrollo Colvatel, realizará el pago que implique estos desarrollos al proveedor, previa cotización de los mismos?”
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RESPUESTA: Todos los reportes e informes que se solicitan provienen del proceso de elaboración de nómina, el proveedor deberá informar que procesos o informes se excluyen de su servicio.
110. “Suministrar, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes: reportes mensuales de novedades de personal (ingresos y salidas), permisos, incapacidades, sanciones, ausentismo, licencias, vacaciones, suspensiones etc. La presentación es estadística del mes. A que hace referencia con presentación estadistica del mes, por favor aclarar un poco más” RESPUESTA: Todos los reportes e informes que se solicitan provienen del proceso de elaboración de nómina y de la información histórica del personal, por lo cual los informes que se requieren son estadísticos o de control para los ítem relacionados.
111. “En el tema de reportes Suministrar el listado de reportes a manejar de forma periódica” RESPUESTA: Informes de nómina por trabajador, detalle de nómina por conceptos totales, detalle por conceptos y por trabajador, informe de bancos, Consolidado de Cesantía (Excel), Consolidado de Prima de servicios (Excel) Consolidado de Prima de Vacaciones (Excel) Consolidado de Vacaciones (Excel) Informe de Gastos por trabajador y centros de costos Informe Retención en la fuente por trabajador (Excel), Informe de Seguridad VS Interfaz (Excel), Maestro de Empleados con todos los datos de la base de datos (Excel) Planilla Detallada Seguridad Social (PDF) Contratos Próximos a Vencer (Excel) Relación Embargos (Excel) Liquidación Resumen detallada seguridad social (PDF) Cambios de Entidades de Seguridad Social (Excel) Revisión saldos de contabilidad para proceso de conciliación contable, entre otros relacionados con el proceso de nómina.
112. “Recibir, capturar, procesar y validar las novedades reportadas por COLVATEL de acuerdo al cronograma establecido de común acuerdo entre las partes, respetando siempre los tiempos y horarios establecidos para la entrega de la información. Cual es el mecanismo de entrega de las novedades: medio magnetico, excel o papel?” RESPUESTA: Ver respuesta 49
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113. “Ubicación equipo de trabajo La liquidación de la nómina la realizará el proveedor desde sus instalaciones?” RESPUESTA: Si
114. “Pago de terceros y seguridad social? Para el pago de terceros, seguridad social y demas se debe construir una interfaz específica para tesoreria?” RESPUESTA: Se genera una única interface contable mensual.
115. “Manejo paralelos Existe algún inconveniente para hacer los dos paralelos en el segundo mes, teniendo en cuenta que en el primer mes podría no tenerse la información a migrar por parte de Colvatel?” RESPUESTA: Los dos paralelos pueden realizarse el segundo mes asegurando que se tenga la prueba de dos meses antes de iniciar la operación en vivo.
116. “Contar con un acceso web que permita al OFERENTE consultar en línea la información de la nómina y para ello se requieren los perfiles de administrador y usuario. Por favor indicar que tipo de información consultaría?” RESPUESTA: Por ejemplo nominas por trabajador, reportes de conceptos, reportes de centros de costos, entre otros, Todos los reportes e informes que se solicitan provienen del proceso de elaboración de nómina y de la información histórica del personal.
117. “Liquidar y realizar la transmisión a COLVATEL, (vía internet) de acuerdo al medio establecido (mail, archivos planos, etc.), en los plazos establecidos para el pago de prestaciones sociales, vacaciones y demás derechos laborales que se abonan en cuenta, o suministrar la información pertinente para el pago de aquellas prestaciones, vacaciones y demás derechos laborales que no sean abonadas en cuenta, mediante giro directo. Esta transmision corresponde a la entrega de un archivo plano bancario para el pago de una liquidación de contrato? O a que corresponde?”
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RESPUESTA: Se refiere a la preparación de los archivos de pago de seguridad social (operador PILA), cesantías anuales (operador PILA) o pagos que se generen producto de las relaciones laborales.
118. “El contrato se liquidará por las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación. por favor especificar a que hace referencia este item, si es 6 meses en liquidación del contrato y que se manejaría en este momento?” RESPUESTA: Ver respuesta pregunta 3
119. “Legal Teniendo en consideración que se tiene, Garantía, Indemnidad y Clausula Penal, se puede contemplar eliminar esta última?”
RESPUESTA: La naturaleza de la garantía, la indemnidad y cláusula penal es independiente. COLVATEL tiene prestablecidas una serie de cláusulas que se reflejan en los contratos y no son objeto de modificación o eliminación.
120. “Legal Cual es el límite de la indemnidad?”
RESPUESTA: Los daños y perjuicios ocasionados a terceros o a COLVATEL, por parte del contratista en desarrollo del contrato. Adicionalmente, salir en defensa de la compañía cuando se presenten reclamaciones administrativas laborales o judiciales ante cualquier jurisdicción, con ocasión de la ejecución del contrato.
FIN
