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PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
LÍDER DEL PROCESO: Director(a) General.
1.1.PROCEDIMIENTO: MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
1.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Consolidar, medir y analizar la gestión de la entidad por medio de mecanismos de medición de la gestión determinados
por cada uno de los procesos asociados, haciendo seguimiento mensual del resultado de la información para evaluar de forma independiente la gestión del IDT, con el
fin de propender por el mejoramiento continuo y el fortalecimiento de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.
1.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la definición, consolidación y publicación de los mecanismos de medición de la gestión y finaliza con la toma
de acciones correctivas para buscar el cumplimiento de las actividades programadas en cumplimiento de la misión del IDT.
2. GLOSARIO:
Asignado a Seguimiento: Persona asignada de Planeación y Sistemas encargada de consolidar la información de los indicadores de la entidad.
Comité del Sistema Integrado de Gestión: Del cual hacen parte los líderes de proceso de la entidad. Este comité asume las responsabilidades del Comité de
Calidad, MECI, PIGA.
Plan Operativo Anual (POA): El Plan de Acción es una herramienta de gestión que le permite a la entidad, bajo su propia autonomía y responsabilidad, orientar
sus procesos, instrumentos y recursos disponibles hacia el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo sobre las que tiene responsabilidad.
Equipo de trabajo: Personal subordinado al Líder de Proceso.
Planeación: La etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del plan anual de adquisiciones y la fecha en la cual decide continuar o no con el
proceso de contratación. Durante esta etapa, la Entidad Estatal elabora los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes
Gestión de Indicadores: Consiste en definir, caracterizar, medir, analizar y hacer seguimiento a los indicadores de la Entidad.
Indicador: Conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas
en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
Indicador de Efectividad (impacto): Mide la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía o las partes interesadas.
Indicador de Eficacia: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas.
Indicador de Eficiencia: Establece la relación entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran
los recursos, para la obtención de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos.
Líder de Proceso: Persona responsable del proceso asignada en la caracterización.
SEGPLAN: Sistema de información de seguimiento al Plan de Desarrollo.
PREDIS: Sistema de Presupuesto Distrital.
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
3. CONDICIONES GENERALES
1. Es necesario determinar los diferentes mecanismos de medición de la gestión que permitan medir la gestión de la institución para un periodo determinado
teniendo en cuenta que cumplan los criterios de Eficacia, eficiencia e Impacto, estos mecanismos permiten la medición de la gestión por medio del siguiente
esquema:
Eficacia: Por medio del cumplimiento de las actividades de los POA
Eficiencia: Índice de eficiencia presupuestal
Impacto: Por medio del reporte de información del Observatorio del IDT
2. Los mecanismos de medición de la gestión deben ser definidos por los responsables de cada uno de los procesos, y remitidos mediante correo electrónico
del Líder del Proceso al Asesor(a) de Planeación y Sistemas validando que la información sea veraz, correcta y completa
3. El responsable del proceso es quién avala y remite la información a planeación y sistemas.
4. Las solicitudes de modificaciones de mecanismos de medición de la gestión deben ser remitidas por el líder del proceso al Asesor(a) de Planeación y Sistemas
justificando con claridad la necesidad de la modificación y llevando trazabilidad de los cambios.
4. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS: Esquema grafico de la relación del procedimiento con otros procedimiento y/o procesos
del IDT
Asesor(a) de Planeación y Sistemas.
Proceso de Direccionamiento Estratégico.
Asesor(a) de Comunicaciones.
Proceso Evaluación Institucional.
Plan Estratégico de la Entidad / Fichas EBI-D de los Proyectos de
Inversión / Anteproyecto de Presupuesto de la Vigencia / Plan
Anual de Adquisiciones (PAA) de
la vigencia / Plan Operativo Anual
(POA)
Indicadores estructurados/ Reportes de novedades y alertas a los líderes de
proceso / Solicitudes de Modificaciones
de indicadores / Planes de acción para el mejoramiento / Socializaciones
realizadas
Mejora Continua.
Asesor(a) de Planeación y Sistemas.
Proceso de Direccionamiento Estratégico.
Asesor(a) de Comunicaciones.
Proceso Evaluación Institucional.
Todas las dependencias.
MEDICIÓN DE LA
GESTIÓN POR
MEDIO DE
INDICADORES
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
4.1 CONVENCIONES: Iconografía asociada al procedimiento
:Procedimiento principal
:Procedimiento o instancia relacionada
:Proceso relacionado
:Insumo o producto
5. ICONOGRAFIA DEL DIAGRAMA DE FLUJO:
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1 A partir de los documentos de planeación proporcionados por el proceso de Direccionamiento Estratégico, se establecen con el conjunto de mecanismos de medición
de la gestión por cada uno de los procesos de la entidad teniendo en cuenta que cumplan los criterios de Eficacia, eficiencia e Impacto.
2 Con las versiones preliminares de mecanismos de medición de la gestión, se consolida y ajusta la información allí consignada, para estructurar el documento final
y solicitar la publicación del mismo.
3 En cumplimiento a la Ley 1474 de 2011, se publica en la web del IDT listado de mecanismos de medición de la gestión en la versión de programación final.
4
Los líderes de proceso en colaboración con sus equipos de trabajo realizan el seguimiento, consolidación y reporte de los mecanismos de medición de la gestión
en el formato CS-F02 Hoja de Vida Indicador y lo remiten al Asesor(a) de Planeación y Sistemas el mes siguiente a la información reportada, validando que la
información es veraz, correcta y completa.
5 Con la información provista por cada proceso mediante el formato CS-F02 Hoja de Vida Indicador, se analiza, consolida y estructura reporte de avance de los
mecanismos de medición de la gestión sobre el Plan Distrital de Desarrollo (PDD) y la gestión del IDT.
6
Se realiza el seguimiento a la medición de la gestión, tomando como base las mediciones y reportes en los mecanismos de medición de la gestión trimestralmente.
A partir del análisis se generan alertas a los líderes de proceso respecto al cumplimiento, así como en la coherencia, consistencia y estandarización de la información
reportada.
7 Los líderes de proceso considerando el avance reportado y consolidado en los mecanismos de medición de la gestión y las dificultades presentadas en los reportes
y alertas generados por la Oficina de Planeación, estructuran planes que permitan mejorar la gestión de sus procesos.
8 Los líderes de proceso teniendo en cuenta la revisión de resultados de los mecanismos de medición de la gestión y su pertinencia pueden solicitar por medio de
un correo electrónico a Planeación y Sistemas las modificaciones a los mecanismos correspondientes.
9
El(la) Asesor(a) de Planeación y Sistemas valida la pertinencia de las modificaciones solicitadas por los líderes de proceso, brindando la asesoría sobre las
modificaciones propuestas.
No. 9.1: Autoevaluación de la gestión (Auditoría interna).
No. 9.2: Acciones preventivas y correctivas. Desarrollar los planes de mejoramiento de auditorías.
No. 9.3: Con la participación de los líderes de procesos divulgarán las modificaciones y actualizaciones que sufran los formatos"
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
Los Líderes de Proceso son los responsables de la definición, construcción, medición y análisis de los mecanismos de medición de la gestión de acuerdo a los
parámetros definidos en el formato CS-F01 “Despliegue de objetivos”.
El Asignado a Seguimiento de Planeación y Sistemas es responsable de consolidar la información proveniente de los mecanismos de medición de la gestión y
registrarla en los sistemas oficiales de seguimiento (SEGPLAN y PREDIS).
El Asesor de Control Interno es responsable de verificar que las mediciones y análisis de los mecanismos de medición de la gestión se lleven a cabo oportunamente
y que si no se cumplen las metas se documenten y gestionen las acciones pertinentes de acuerdo al procedimiento ME-P01 “Acciones”.
Aunque los procesos pueden definir mecanismos de medición de la gestión al interior de sus actividades, los mecanismos de medición de la gestión de la entidad
corresponden a los incluidos en el formato CS-F01 “Despliegue de Objetivos”.
Aunque existan asignados en cada dependencia para el desarrollo de las actividades, los Líderes de cada Proceso, Jefes de los asignados, son los responsables de
la ejecución del presente documento.
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
8. POSIBLES PRODUCTOS O SERVICIOS NO CONFORME
ACTIVIDAD PRODUCTO Y/O
SERVICIO
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN CORRECCIÓN REGISTRO
3. En cumplimiento a la Ley
1474 de 2011, se publica en
la web del IDT listado de
indicadores en la versión de
programación final.
Incumplimiento de la ley
1474 de 2011 y del Decreto
1510 de 2013.
Cumplimiento:
Publicación de los
indicadores aprobados en la
página Web
www.bogotaturismo.gov.co
Ministerio de rendición de
cuentas, antes del 25 de
Enero de cada vigencia.
Si no está publicado el 25 de
Enero de la vigencia, es
necesario hacer seguimiento
sobre las actividades
precedentes para su
publicación, garantizando el
cumplimiento de la norma a
más tardar el 31 de Enero.
Correo del Asesor de
Planeación y Sistemas al
Asesor de Comunicaciones
solicitando la publicación de
acuerdo a la corrección
planteada por el producto no
conforme.
9. El (la) Asesor(a) de
Planeación y Sistemas valida
la pertinencia de las
modificaciones solicitadas
por los líderes de proceso,
brindando la asesoría sobre
las modificaciones
propuestas.
9.2: Acciones preventivas y
correctivas.
Las modificaciones de los
mecanismos de medición de
la gestión son evidencias de
acciones tomadas frente al
desempeño de la gestión.
En consecuencia un
incumplimiento sobre los
mecanismos de medición de
la gestión puede ser causal de
incumplimiento de metas y
deficiencias en la gestión del
IDT y deban ser necesarias
acciones preventivas o
correctivas por parte de
algún proceso.
Cumplimiento:
Correo del proceso que
requiere modificaciones al
Asesor de Planeación y
Sistemas justificando la
necesidad de dicha solicitud
y planteando una nueva
estrategia para el
cumplimiento de las metas,
lo que se consignara en una
nueva versión del
mecanismos de medición de
la gestión de referencia o la
estructuración de acciones
preventivas o correctivas que
permitan el cumplimiento.
Aplicación de las estrategias
planteadas para hacer frente
a las deficiencias en la
gestión según los
mecanismos de medición de
la gestión.
Seguimientos trimestrales en
los mecanismos de medición
de la gestión con publicación
trimestral en intranet y la
página Web del IDT.
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
DE-P02 Procedimiento Para la Gestión del Plan de Adquisiciones
DE-F03 Formato Plan Operativo Anual (POA)
DE-F04 Formato Tablero Control de los POA
Fichas EBI-D
Caracterización Proceso de Seguimiento a la Gestión y a la Inversión.
10. NORMATIVA ASOCIADA
Ver Normograma.
11. RECURSOS
Mobiliario Oficina.
Página Web del Instituto Distrital de Turismo.
Sistema Integrado de Gestión -SIG-.
SI CAPITAL - módulos CORDIS Y SISCO.
PREDIS – SDH.
SEGPLAN.
Talento Humano asociado al procedimiento.
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
APROBACIÓN RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
05
06-01-2016
Eduardo Navarro
Contratista Planeación y Sistemas
Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y Sistemas
Se realiza la actualización en la cual incluye el Líder del proceso en el cuadro de generalidades y se
actualiza en el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso.
Se actualiza de acuerdo al Formato MC-F15 V06.
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PROCEDIMIENTO:
MEDICIÓN DE LA GESTIÓN
CÓDIGO: DE-P05
VERSIÓN: 05
FECHA: 06-01-2016
Código: MC-F15
Versión: 06
Fecha: 06-01-2016
CONTROL DE APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA
Juan Carlos Tarapuez
Contratista Planeación y Sistemas
Leonardo Moreno
Contratista Planeación y Sistemas
Ing. Luis Alejandro Reyes Martínez
Contratista Planeación y Sistemas
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
Líder del proceso
Ing. Eduardo Navarro Téllez.
Contratista Planeación y Sistemas
Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta Dirección – SIG
06-01-2016